Rechnungsprüfung mit Überblick | Mesonic WinLine Vollintegration

Problem analoge Prüfung

● formelle Rechnungsprüfung (z.B. Lieferdatum, Umsatzsteuer-Konformität)

● Mehrfachprüfung der Einzelposten und des Netto-, MWSt- und Gesamtbetrags

● Rahmenvereinbarungen und Sonderkonditionen

● Unkontrollierter Rechnungskontrolle- und Freigabeprozess

● Fotokopieren von Rechnungen

● Mehrfachablage in unterschiedlichen Abteilungen

● Dokumente bleiben liegen, sind nicht auffindbar oder verschwinden gar

● Skonto-Verluste durch lange Durchlaufzeiten

● teilweise Doppelbezahlungen von Rechnungen

● manuelle Überprüfung von Zahlungskonditionen

● Rückfragen aufwendig und nicht Dokumentiert

 

Lösung digitale Prüfung

● Alle Rechnungen und relevanten Dokumente als Vorgang im Überblick

● Benachrichtigungsdienst informiert Anwender automatisiert

● alle arbeiten mit dem Original Beleg

● transparente Vorgänge mit Protokollierung und Historisierung

● Wiedervorlage

● Stellvertreter

● Mehrstufige Eskalationen

● Live Zugriff im Prozess auf Mesonic WinLine Daten zur Kontierung / Buchung

● Übergabe der Prozess Daten in die Mesonic Buchung

● Synchronisierung der Zahlungsvorschlagsliste

● Synchronisierung der gebuchten Zahlung

● Rechtesystem (Gruppen, Rollen, dynamisch wer am Vorgang beteiligt war)

Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist Voraussetzung für effizientes Cash-Management, insbesondere für die Wahrung von Skontofristen. Der meist von Papierdokumenten gesteuerte Prozesse wird durch Abwesenheit von Verantwortlichen oder Fehlleitung der Belege oft behindert. Mitarbeiter verbringen kostbare Zeit mit Nachtverfolgung und halten Zahlungstermine nicht ein.

 

- Web Anwendung

- JobRouter (JobTable, JobTimer)

- DocuWare (Cloud / onPremise)

- Datenträger Lösungsprozess

- Datenträger JobStart

- MS SQL Server

JobRouter

- JobSub

- JobShift

- JobSelect

- JobMultiLingual

- JobData

 

DocuWare

- Intelligent Indexing

- AutoIndex

- Connect to Outlook

 

Kofax

- Express Scan Client

 

Datenträger

- AutoStamp

- OutlookSync Kalender / Aufgaben

- OutlookWebUrl

- EMailRobot

- DateiActiveImport

 

Ablauf Logik

technisches Vorbereiten >

Verteilen > Prüfen Sachbearbeiter > Prüfen Verantwortlicher > Kontrollstelle > Prüfen Vorgesetzter > Kontrollstelle >

Fibu > Mesonic

 

Mandanten fähig

beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet

 

Fibu Jahr / Buchungsperiode

Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen

- Konten (Soll, Haben)

- Kostenstelle

- Kostenart

- Kostenträger

- Steuercode

- Zahlkondition

Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden

Pro Mandant und Buchhalter separierte Mesonic Stapel

Automatisches Verbuchen

 

Verteilung - Linear

Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt

 

Verteilung - Parallel 

Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit

Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.

Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.

 

Betragslimit für Prüfer

 Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer - Vorgesetzter - Vorstand)

 

4 Augen Prinzip

 Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung - es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt

 

Kostenarten übersteuern Kostenstellen

 Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen mit alternativen Verantwortlichen

 

Portfolio Regelung

 Die Standard Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert (interne Verrechnungen benötigen keinen Vorstand)

  - Kreditoren Konten (Verbundene Unternehmen)

  - Kostenarten

  - Kombination von Kreditoren und Kostenarten

  - Kombination von Kreditoren und Kostenträgern

  - Kostenstellen

 

Vertreterregelung

 Die Vertreter Regelung wird auch eingehalten wenn ein Vertreter bereits als Prüfer freigegeben hat.

 

Dubletten Kontrolle

Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.

 

Eingaben Validierung

Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.

Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler - als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.

 

Individualisierte Dialoge

Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die Anforderungen individualisiert werden

 

Automatisch ermittelte interne Belegnummer

Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt.

 

Vorgänge Aussteuern

Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System

und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.

 

Nachverfolgung

Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.

Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde

Zeitstempel der Zustellung und Bearbeitung

 

Digitalte Beleginfo

In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden

 

Interne Kommunikation – Frage / Antwort

Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.

 

Zeitüberwachung

Eine Zeitüberwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via Email oder verteilt den Schritt neu.

Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skontoverlust aufzuzeigen.

 

Dokumente sammeln im Prüfprozess

 Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden.

 

Elektronische Vorgangsmappe

 Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung ...)

 

Lückenlose Historisierung

Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte

der Dialoge werden lückenlos gespeichert. Dazu gehören auch die an Mesonic übertragenen Buchungssätze.

 

Buchhalterische Prüfung in Mesonic

Die Buchungslogik verbleibt in WinLine.

Die übertragenen Buchungssätze werden in Winline als Stapel eingelesen und verbucht.

 

Beleg Aufruf aus Mesonic

Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen der Mesonic integriert werden.

Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.

 

Natürlich kann die Lösung auf Ihre persönlichen Wünsche angepasst werden. Ebenso wie Rechnungen können auch Kontoauszüge oder Barbelege gebucht werden.

Der Ausbau ist modular gestaltet, und kann individuell „mitwachsen“. Eine Mehrsprachigkeit ist möglich abhängig von den verwendeten JobRouter Lizenz.

Umgesetzt ist die Lösung als Web Anwendung.

 

Datenträger EDV-Dienstleistungs GmbH | A-3300 Amstetten . Graben 1 | UID: ATU62023811 . Firmenbuch: 268544v . GF: Heimo Günther

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