Wichtige IT-Systeme wie ein Enterprise Content Management (ECM) werden üblicherweise Zug um Zug im Unternehmen eingeführt. Bei manchen Technologien liegt es auf der Hand, in welcher Abteilung oder bei welchem Projekt die Einführung beginnen sollte. Aber wie sollte eine ECM-Einführung priorisiert werden, von der letztendlich alle Unternehmensbereiche profitieren?
Die Frage stellt sich umso mehr, weil einer der Hauptgründe für ECM oder elektronisches Dokumenten-Management ja der Abschied von Papier auf dem Schreibtisch ist. Das Arbeiten mit Papier ist eine teure Last und ineffizient für jedes Unternehmen. Es ist eine Bürde, von der ein ECM-System jeden einzelnen Mitarbeiter entlastet – vom Geschäftsführer bis zum Azubi, von den Verkäufern über die Ingenieure und Sachbearbeiter bis hin zum Personalreferenten.
Gute Gründe sprechen dafür, dass ECM zuerst in der Buchhaltung eingeführt wird. Hier amortisiert sich die ECM-Investition am schnellsten, weil die Einführung in der Abteilung erfolgt, die üblicherweise das meiste Papier verarbeitet; viele Rechnungen treffen immer noch per Briefpost ein. Und wie oft erstellen die Buchhalter die Rechnungen zwar am Computer, drucken sie dann aber aus und verschicken sie per Post. Wenn es schnell gehen soll, wird die Rechnung gescannt und manuell per E-Mail zugestellt. Von elektronischem Dokumenten-Management ist das noch meilenweit entfernt.
Dazu kommen in der Buchhaltung aufwendige Verfahren für Berichtswesen und Dokumentation, die oft noch massenweise Papier verschlingen, digital aber viel einfacher, schneller und fehlerärmer sind.
Außerdem wird ECM den spezifischen Erfordernissen der Buchhaltung sehr gut gerecht: Der stringenten und klar strukturierten Arbeit, häufig mit Formularen und Spreadsheets oder mit gesetzlich definiertem „Content“. Behörden wie die Finanz- und Zollämter, mit denen es die Buchhalter zu tun haben, geben klipp und klar vor, wann und wie bestimmte Dokumente erstellt, gespeichert, aktualisiert und vorgelegt werden müssen. Bei der Einhaltung von Fristen und Terminen hilft ECM ebenfalls – nichts gerät mehr in Vergessenheit oder wird übersehen.
Um ihre „Compliance“ zu wahren, müssen die Buchhalter zwingend für Datensicherheit sorgen und den Zugriff auf viele Dokumente beschränken, um sie vor Diebstahl, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. All das leistet ein ECM fast automatisch nebenbei.
Hinzu kommt, dass ECM in der Buchhaltung hilft, Skonto-Fristen einzuhalten, da eingehende Rechnungen deutlich schneller verarbeitet werden. Durch die bessere Organisation werden auch Überzahlungen verhindert, die Kostenstruktur verbessert und der Cashflow verbessert. So trägt ECM in der Buchhaltung sehr unmittelbar zur Profitabilität des gesamten Unternehmens bei. Das ist das beste Argument für die Pole-Position der Buchhaltung bei der schrittweisen ECM-Einführung: Hier bringen ECM und der Abschied vom Papier schlicht und ergreifend die größten Vorteile. Nicht nur für die Mitarbeiter dieser Abteilung, sondern auch für das Unternehmen insgesamt.
Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.
