Mauerbach
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Lösungen, bei denen Sie im Mittelpunkt stehen!
Profitieren Sie von unserer langjährigen Projekterfahrung und smarten DMS-Lösungen in Ihrem gesamten Unternehmen und setzen Sie ungeahnte Potentiale frei!
Wir bieten sowohl standardisierte, branchenorientierte „Out of the Box-Lösungen“ für das digitale Arbeiten, als auch die individuelle Abbildung von hochkomplexen Unternehmensprozessen und der damit verbundenen Automatisierung an. Die Lösungen vernetzen alle Abteilungen, beispielsweise vom Einkauf, Verkauf, Controlling, QM, von der Buchhaltung, Logistik Controlling, Produktion usw. bis hin zur HR.
Profitieren Sie von unserer langjährigen Projekterfahrung und smarten DMS-Lösungen in Ihrem gesamten Unternehmen und setzen Sie ungeahnte Potentiale frei!
Wir bieten sowohl standardisierte, branchenorientierte „Out of the Box-Lösungen für das digitale Arbeiten, als auch die individuelle Abbildung von hochkomplexen Unternehmensprozessen und der damit verbundenen Automatisierung an. Die Lösungen vernetzen alle Abteilungen, vom Einkauf, Verkauf, Controlling, QM, von der Buchhaltung, Logistik Controlling, Produktion usw. bis hin zur HR.
Es gibt eine Vielzahl an Lösungsansätzen und es gilt daraus die für Ihre Dokumentenmanagement Lösung passenden auszuwählen um ein erfolgreiche Einführung zu ermöglichen. Generell gilt:
Ihre Inhalte sind schnell und überall verfügbar
Verantwortliche können effektiv mit den Inhalten arbeiten und diese modifizieren
immer wiederkehrende Prozesse laufen automatisch und im Hintergrund ab
alle Inhalte zu einem Vorgang, Projekt oder Thema sind gebündelt auffindbar
Ein Dokumentenmanagement-System einzuführen bedeutet nicht nur, dass Ihre Dokumente elektronisch archiviert werden. Dokumentenmanagement ist weit mehr als das. Begriffe wie Informationsmanagement oder Wissensmanagement werden in Zusammenhang mit Dokumentenmanagement assoziiert. Dabei ist der strategische Ansatz, alle Informationsinseln und Ihre Dokumente an einem gemeinsamen Punkt, in einer integrierten Lösung zusammen zu führen und in zentralen Prozessen zu steuern – und zwar unabhängig davon, ob von zuhause, unterwegs oder am Arbeitsplatz im Büro gearbeitet wird.
So hilft Digitalisierung Ihrer Effizienz.
Bündelung aller Dokumente in einem Dokumentenpool
Für Ihr Unternehmen ist Wissen von unschätzbarem Wert. Um diesen Schatz zu bergen, wenn man ihn nutzen möchte, bedarf es oftmals einer langen Suche, denn die Informationen sind verteilt auf E-Mail-Server, PCs und Aktenschränke. Viele Informationen sind mehrfach abgelegt und der aktuelle Status eines Vorgangs nicht mehr einsehbar.
Durch ein Dokumentenmanagement-System erhalten Sie neben der elektronischen Archivierung ein zentrales, digitales Archiv, auf welches alle Mitarbeiter:innen von überall her flexiblen Zugriff haben. Alle Ihre Belege werden im Zusammenspiel mit den anderen Systemen Ihrer Unternehmens-IT (zum Beispiel Ihr E-Mail-, FiBu- oder ERP-System) dorthin eingescannt, strukturiert und geordnet abgelegt und den verschiedenen Vorgängen automatisch zugeordnet. Durch Suchschlagworte und einer Einteilung in Kategorien können Sie die benötigten Dokumente schnell und einfach wiederfinden. Innerhalb weniger Klicks haben Ihre Mitarbeiter:innen alle Belege zu einem Projekt oder Kund:innen vorliegen und sind über den aktuellen Stand informiert. Das Chaos durch unterschiedliche Dokumenten-Versionen und die langen Suchen gehören der Vergangenheit an. Zusätzlich dazu werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert und die rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten eingehalten, speziell die Anforderungen aus der DSGVO.
| Prozesse mithilfe digitaler Workflows optimieren |
Sämtliche Prozesse und internen Arbeitsabläufe eines Unternehmens werden als Workflows bezeichnet. Ab einer bestimmten Anzahl an Workflow-Schritten kann es für ein Unternehmen schwierig werden, die Kontrolle über den Prozess zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft. Ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu steuern, bedeutet nicht nur, dass Sie schneller und kostengünstiger arbeiten können, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter:innen mühselige und immer wiederkehrende Tätigkeiten dem Dokumentenmanagement-System überlassen können. Dokumente werden auf elektronischem Wege bearbeitet und zur Ansicht, zur Weiterbearbeitung, Kontrolle und Freigabe einfach digital zu den verantwortlichen Kolleg:innen weitergeleitet. Von der Rechnungsbearbeitung über Vertragsverwaltung und Posteingang bis zur Bearbeitung von Personalthemen wie Urlaubsanträgen etc. können Sie so eine korrekte und pünktliche Bearbeitung sicherstellen. Jeder Ablauf und jede Entscheidung werden nachvollziehbar protokolliert und der Informationsaustausch zwischen Ihren Kolleg:innen, Stellvertreter:innen, anderen Abteilungen und sowie externen Standorten wird deutlich verbessert. |
Die zentrale Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente erfüllt die Funktion als digitale Akte oder Vorgänge.
Unterstützende Systeme analysieren Ihre Dokumente und unterstützen Sie mit vorgeschlagenen Index-Kriterien.
Dies erlaubt ermöglicht Ihnen eine rasche Verarbeitung und ständigen Zugriff in allen Arbeitsschritten auf Ihre relevanten Geschäftsinformationen.
Abteilungsübergreifende Arbeitsweise:
zentrales Archivieren / Intelligentes Indexieren
Die zentrale Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente als digitale Akte oder Vorgänge.
Unterstützende Systeme analysieren Ihre Dokumente und unterstützen Sie mit vorgeschlagenen Index Kriterien.
Dies ermöglicht Ihnen rasche Verarbeitung und ständigen Zugriff in allen Arbeitsschritten auf Ihre relevanten Geschäftsinformationen.
Abteilungsübergreifende Arbeitsweise:
Intelligente Verteilung / Workflow
Elektronische Workflows steuern Ihre Dokumente nach Definition und Notwendigkeit innerhalb zuvor festgelegter Fristen.
Ihre Prozesse werden somit übersichtlicher, transparenter und können einfacher automatisiert werden.
Das Ergebnis: besseres Workflowmanagement, Minimierung von Fehlerquellen und eine effektive Kostenersparnis.
Verteilen zur Prüfung
Smarte Integration
Der große Vorteil einer DMS-Lösung von DatenTräger ist die reibungslose Integration in Ihre vorhandene IT-Landschaft – sprich, ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme.
Das Ergebnis sind effizientere Geschäftsprozesse und eine durchgängige Dokumenten-Management-Infrastruktur.
So können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen ortsunabhängig dasselbe Dokument lesen, teilen und bearbeiten. Profitieren auch Sie davon!
Führende Aplikationen
So hilft Digitalisierung Ihrer Effizienz.
Bündelung aller Dokumente in einem Dokumentenpool
Für Ihr Unternehmen ist Wissen von unschätzbarem Wert. Um diesen Schatz zu bergen, wenn man ihn nutzen möchte, muss man jedoch oftmals lange auf die Suche gehen, denn die Informationen sind verteilt auf E-Mail Server, PCs und Aktenschränke im Keller. Viele Informationen sind mehrfach abgelegt und der aktuelle Status eines Vorgangs nicht mehr einsehbar.
Durch ein Dokumentenmanagement-System erhalten Sie neben der elektronischen Archivierung ein zentrales, digitales Archiv, auf welches alle Mitarbeiter von überall her flexiblen Zugriff haben. All Ihre Belege werden im Zusammenspiel mit den anderen Systemen Ihrer Unternehmens-IT (zum Beispiel Ihr E-Mail-, FiBu- oder ERP-System) dorthin eingescannt, strukturiert und geordnet abgelegt und den verschiedenen Vorgängen automatisch zugeordnet. Durch Suchschlagworte und einer Einteilung in Kategorien können Sie die benötigten Dokumente schnell und einfach wiederfinden. Innerhalb weniger Klicks haben Ihre Mitarbeiter alle Belege zu einem Projekt oder Kunden vorliegen und sind über den aktuellen Stand informiert. Das Chaos durch unterschiedliche Dokumenten-Versionen und die langen Suchen bleiben Vergangenheit. Zusätzlich dazu werden die Aufbewahrungsfristen automatisiert und die rechtlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten eingehalten, speziell die Anforderungen aus der DSGVO.
| Prozesse mithilfe digitaler Workflows optimieren |
Sämtliche Prozesse und internen Arbeitsabläufe eines Unternehmens werden als Workflows bezeichnet. Ab einer bestimmten Anzahl an Workflow-Schritten kann es für ein Unternehmen schwierig werden, die Kontrolle über den Prozess zu behalten und dafür zu sorgen, dass die Zusammenarbeit reibungslos verläuft. Ihre Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu steuern, bedeutet nicht nur, dass Sie schneller und kostengünstiger arbeiten können, sondern auch, dass Ihre Mitarbeiter mühselige und immer wiederkehrende Tätigkeiten dem Dokumentenmanagement-System überlassen können. Dokumente werden auf elektronischem Wege bearbeitet und zur Ansicht, zur Weiterbearbeitung, Kontrolle und Freigabe einfach digital zu den verantwortlichen Kollegen weitergeleitet. Von der Rechnungsbearbeitung über Vertragsverwaltung und Posteingang bis zur Bearbeitung von Personalthemen wie Urlaubsanträge etc. können Sie so eine korrekte und pünktliche Bearbeitung sicherstellen. Jeder Ablauf und jede Entscheidung werden nachvollziehbar protokolliert und der Informationsaustausch zwischen Ihren Kollegen, Stellvertretern, anderen Abteilungen und externen Standorten wird deutlich verbessert. |
Der erste Schritt für Optimierungspotential in Ihrem Unternehmen ist die genaue Analyse Ihrer Dokumente – ganz unabhängig davon, ob die Dokumente in Papierform oder digital vorliegen.
Analysiert wird der Verteiler und der Weg Ihrer Dokumente unter Berücksichtigung der einzelnen Unternehmensprozesse.
Dabei decken wir gezielt Optimierungspotentiale auf und entwickeln eine individuelle und integrierte DMS-Lösung für Ihr Unternehmen.
Es gibt eine Vielzahl an Lösungsansätzen und es gilt daraus die für Ihre Dokumentenmanagement Lösung passenden auszuwählen um ein erfolgreiche Einführung zu ermöglichen.
Generell gilt:
zentrales Archivieren / Intelligentes Indexieren
Die zentrale Archivierung aller geschäftsrelevanten Dokumente als digitale Akte oder Vorgänge.
Unterstützende Systeme analysieren Ihre Dokumente und unterstützen Sie mit vorgeschlagenen Index Kriterien.
Dies erlaubt Ihnen rasche Verarbeitung und ständigen Zugriff in allen Arbeitsschritten auf Ihre relevanten Geschäftsinformationen.
Abteilungsübergreifende Arbeitsweise:
Intelligente Verteilung / Workflow
Elektronische Workflows steuern Ihre Dokumente nach Definition und Notwendigkeit innerhalb überwachter Fristen.
Ihre Prozesse werden somit übersichtlicher, transparenter und können einfacher automatisiert werden.
Das Ergebnis: besseres Workflowmanagement, Minimierung von Fehlerquellen und eine effektive Kostenersparnis.
Verteilen zur Prüfung
Smarte Integration
Der große Vorteil einer datenträger DMS-Lösung ist die reibungslose Integration in Ihre vorhandene IT-Landschaft – also ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme.
Das Ergebnis sind effizientere Geschäftsprozesse und eine durchgängige Dokumenten-Management-Infrastruktur.
So können Sie und Ihre Mitarbeiter ortsunabhängig dasselbe Dokument lesen, teilen und bearbeiten. Profitieren auch Sie davon!
Führende Applikationen:
Nutzen Sie noch heute alle Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements und profitieren Sie davon! Archivieren, prüfen, teilen und verwalten Sie Ihre Unterlagen digital.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation.
