Mit einem Aktenplan zur strukturierten Ablage

Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. Geht es um die Digitalisierung in Behörden, lässt sich ein solcher Aktenplan ohne weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) abbilden. Spezielle Systeme für das sogenannte Records Management, wie sie in den USA entwickelt worden sind, werden daher zur digitalen Schriftgutverwaltung oder Aktenführung heute nicht mehr benötigt.

Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten (z. B. in Projekten). Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.

Darum lohnt sich ein Aktenplan

Ein Aktenplan ist außerdem vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird. Letzteres kommt meistens dann vor, wenn diese oft falsch abgelegt werden oder sich nicht rein alphabetisch oder numerisch zuordnen lassen. Allein die schiere Menge an Dokumenten, die täglich entsteht, kann Anlass dafür sein, über einen Aktenplan nachzudenken.

Wenn ein digitales DMS oder ein ECM eingeführt wird, kann der Aufbau eines Aktenplanes ein erster Schritt zur Strukturierung des digitalen Archivs sein. Ist die Ablage erst einmal strukturiert, lassen sich intelligent indexierte Dokumente aber auch über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und schnell wiederfinden. Auch deshalb scheiden sich bei dem Thema Aktenplan in der Praxis die Geister.

Der Aktenplan in der Praxis

Heute übernimmt das DMS die Aufgaben, für die vor der Büroreform in den 1920er- und 1930er-Jahren die sogenannte Registratur zuständig war – als die mit der Schriftgutverwaltung eigens beauftragte Stelle. Kommt in der Verwaltung bereits ein Aktenplan zum Einsatz, wie es bei Behörden die Regel ist, sollte dieser in das digitale Dokumenten-Management übernommen werden.

Wird aber ein Aktenplan in der Praxis nicht „gelebt“, muss dessen Übernahme in das DMS nicht zwingend erfolgen, denn mit einem DMS können sogar Aufbewahrungs-/Aussonderungsfristen schon direkt bei Anlage einer digitalen Akte automatisch mitgegeben werden. Sie müssen also nicht über den Aktenplan geregelt werden, beispielsweise zur Abdeckung von HGB- oder GOBD-Anforderungen. Also lohnt es sich, sich bei der Produktauswahl für ein DMS zu entscheiden, das sowohl Aktenpläne abbilden kann als auch eine geordnete Ablage ohne Aktenplan unterstützt. So kann auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Abteilungen besser reagiert werden.

Das DMS als ganzheitliche Lösung

Integrierte DMS-Lösungen zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Ansatz aus; Records Management ist dabei nur einer von vielen Bausteinen, mit denen das DMS den Prozess der Dokumentenverarbeitung durchgängig unterstützt – vom Eingang der Dokumente über Änderungen und Weitergabe bis hin zur Löschung.

Vorteilhaft ist dabei die gemeinsame Benutzung der Dokumente in unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Workflow, Desktop-Bearbeitung, Records Management, Search, Publishing, Archivierung etc.) und die breite Unterstützung von Server-Plattformen und Speichersystemen sowie ERP- und CRM-Programmen.

Aus Anwendersicht ist hier darauf zu achten, dass das DMS die Anforderungen an ein Records Management auch tatsächlich und vollumfänglich erfüllt, denn oft wird lediglich die ohnehin vorhandene Funktionalität der elektronischen Archivierung als Records Management tituliert.

DMS und Records Management

Spezialisiert auf dieses Thema sind Records Management-Systeme, die ihre Wurzeln meistens im anglo-amerikanischen Markt haben. Sie verfügen logischerweise über sämtliche Kernfunktionen: Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschemata und Metadatenverwaltung.

Das ist bei der Aktenführung per DMS anders, falls das DMS auch Records Management „kann“ und die wichtigen Merkmale der Aktenführung unterstützt. Neben Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregeln sowie langfristig stabilen und neutralen Berechtigungen zählen dazu vor allem einheitliche Metadaten für alle Objekte. Um die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen, sind darüber hinaus folgende Eigenschaften und Funktionen wichtig:

  • Aktenpläne: Ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung erlaubt das Bilden und Kennzeichnen von Akten und das Zuordnen von Schriftstücken.
  • Visualisierung der Ordnungsstrukturen: Anwender können über eine grafische Oberfläche gezielt zu Dokumenten oder anderen Objekten navigieren.
  • Kontrollierte Ordnungs- und Begriffsbildung: Änderungen werden entweder ausgeschlossen oder aber kontrolliert und bleiben nachvollziehbar.
  • Audit-Trails: Information über alle Aktivitäten, die einen Einfluss auf die Records haben, werden so gespeichert, dass eine Rekonstruktion dieser Aktivitäten möglich ist.
  • Medien- und Formatunabhängigkeit in Bezug auf die verwalteten Objekte.
    Ordnungsmäßigkeit: Regional und branchenspezifische gesetzliche bzw. regulatorische Anforderungen werden erfüllt.

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Der Aktenplan schafft Ordnung

Der Aktenplan wird durch das Hinzufügen von Ebenen aufgebaut, die aus Kategorien und Ordnern bestehen. Dabei gelten die folgenden Regeln:

  • Die oberste Ebene des Aktenplans kann nur Datensatzkategorien enthalten.
  • Eine Kategorie kann andere Kategorien und Ordner enthalten.
  • Ein Ordner kann nur Datensätze enthalten.

Nur wenige Benutzer erhalten überhaupt die Möglichkeit, Ordner und Kategorien hinzuzufügen. Dies wird streng kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Ablage konform zum Aktenplan bleibt. Manche Benutzer dürfen nur Ordner, aber keine Kategorien erstellen, andere können lediglich Datensätze hinzufügen. Diese Fähigkeiten, die einer Benutzerrolle zugewiesen werden, sind nicht dasselbe wie Berechtigungen.

Fähigkeiten definieren generell, was man im DMS tun darf, während Berechtigungen spezifisch für Abschnitte des Aktenplans sind und auf Kategorie- und Ordnerebene angewendet werden. Sie entscheiden darüber, welche Benutzer einen Abschnitt des Aktenplans sehen können – und ob sie in diesem Abschnitt nur lesen oder auch ablegen dürfen.

Aufbau eines neuen Aktenplans

Vor dem Aufbau eines neuen Aktenplans steht immer die Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen überhaupt an – Lieferscheine, Verträge, Bestellungen? Dann werden alle Sachbegriffe erfasst, zu denen Dokumente abgelegt werden, z.B. Kunden, Produkte oder Regionen. Anschließend werden sinnvolle Hauptgruppen gebildet, zum Beispiel Kontinente oder Branchen. Hier kann es Synonyme geben; deshalb muss sich das Team beim Aufbau des Aktenplans bei den Gruppen sowie Unter- bzw. Sachgruppen immer auf eine Begrifflichkeit einigen, beispielsweise entweder auf „Holland“ oder „Niederlande“. Dann wird der Aktenplan um zusätzliche Arbeitshilfen ergänzt, zum Beispiel um Ablageregeln, Stichwortregister oder Hinweise zu Aufbewahrungsfristen.

Fazit

Ablage und Archiv effektiv nutzbar machen heißt also: Standards entwickeln und durchsetzen – mit einem Aktenplan. Darin wird festgehalten, wo welches Dokument abgelegt wird. Und das unabhängig davon, ob das auf Papier oder in einem digitalen Speichersystem erfolgt. Die Struktur dieses Aktenplans ergibt sich aus den Sachgebieten (= Haupt- oder Obergruppen), entsprechenden Untergruppen und Stichworten. Außerdem wird eindeutig festgelegt, wie die Dokumente benannt werden und nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird – zum Beispiel alphabetisch, numerisch, zeitlich oder geografisch.

DMS-Start ohne Analyse-Blockade

Will ein Unternehmer Effizienz und Produktivität seiner Belegschaft verbessern, bietet sich die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) an – und zwar möglichst schnell. Je früher das DMS genutzt werden kann, desto mehr profitiert das Unternehmen davon.

Verzögerungen oder gar ein Scheitern des DMS-Projektes wären fatal. Genau das droht aber bei einem produktzentrierten Ansatz. Dabei werden fälschlicherweise Geschäftsprozesse und die Organisation des Unternehmens in den technischen Rahmen eines bestimmten DMS-Produktes hineingezwängt anstatt diese Technik an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Die Folge: Frustration aller Beteiligten und das, was wir „Paralyse durch Analyse“ nennen. Die Probleme bleiben nicht nur ungelöst – sie verschlimmern sich oft sogar noch.

Dieser produktzentrierte Ansatz ist typisch für Newcomer, die sich erstmals mit der DMS-Technologie befassen. Auf der Suche nach den Vorteilen wenden sie sich an vier oder fünf Hersteller, die dann ihre Produkte demonstrieren und dabei in der Regel deren Features in den Fokus rücken. Auf dieser Informationsbasis entwickeln die Entscheider erste Ideen, wie ihr Unternehmen die DMS-Technologie nutzen kann. Dabei vergleichen sie Funktionen und Features der Produkte, ein selten zielführender Ansatz. Besser sollten die folgenden drei Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

1. Welche Probleme im Tagesgeschäft sollen durch elektronisches Dokumenten-Management gelöst werden?
2. Wie werden diese Probleme mit einem DMS am besten gelöst?
3. Welches DMS-Produkt eignet sich dafür und liefert den besten Return on Investment (ROI)?

Die Kosten des Nichtstuns

Wer nur verschiedene Produkte vergleicht statt den Nutzen der DMS-Technologie für sein Unternehmen auszuloten, wird kaum ein für seine Zwecke passendes Produkt finden. Statt sich zu entscheiden, wird er weiter seine Optionen prüfen und Features analysieren. Diese Furcht vor der Auswahl der falschen Software lähmt Projekte in den frühen Phasen von DMS-Projekten und bremst das Vorhaben aus.

Dabei fällt der Startschuss für ein DMS-Projekt ja meistens wegen ganz konkreter Probleme im Tagesgeschäft. Verzögerungen bei der DMS-Einführung haben somit signifikante Mehrkosten zur Folge. Das wird am Beispiel eines Unternehmens mit mehreren Standorten deutlich, wo noch Bestellungen und Rechnungen per Brief oder Fax eintreffen, die dann gesammelt und täglich oder wöchentlich an die Zentrale geschickt werden. Die Kosten für Versand und Porto sowie die manuelle Bearbeitung dieser Papierdokumente summieren sich rasch. Das Unternehmen mag erfolgreich sein, doch es verschwendet viel Arbeit, Zeit und Geld mit Problemen, die ein digitales Dokumentenmanagement-System sofort löst.

Die Blockade lösen

Diese Blockade lässt sich am besten durch die Entscheidung für ein bestimmtes System lösen, das ein besonders gravierendes Problem des Unternehmens beseitigt. In einem nächsten Schritt kann man einen weiteren Arbeitsprozess in diesem Bereich optimieren oder das DMS in einer anderen Abteilung einführen.

Die Entscheidung fällt nicht immer leicht. Einige DMS-Produkte sind für bestimmte Anwendungen wie die Buchhaltung oder aber für Branchen wie Krankenhäuser, Finanzdienstleister oder den öffentlichen Sektor maßgeschneidert, andere sind universeller nutzbar. Welcher DMS-Typ im konkreten Fall für das Unternehmen am besten geeignet ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Die Entscheidung wird auf jeden Fall immer dann schwierig, wenn sich alle Abteilungen auf eine Lösung einigen sollen. Dann droht die erwähnte Gefahr der Über-Analyse mit der fatalen Folge, dass das DMS-Projekt nur noch stagniert oder ganz ausgesetzt wird.

Das heißt natürlich nicht, dass die Auswahl des DMS-Produktes durch faule Kompromisse beschleunigt werden sollte. Gefragt ist aber meistens ein DMS-Produkt mit breiter Funktionalität und der notwendigen Skalierbarkeit, das mit dem Unternehmen wachsen kann und in die vorhandene IT-Infrastruktur passt. Erfolgt dann die Auswahl auf Basis des ROI bei der Beseitigung eines signifikanten Problems, wird die Entscheidung einfach. Dennoch erfolgt auch die Beseitigung der nächsten Probleme beim Dokumenten-Management mit dem ausgewählten DMS-Produkt – ein willkommener Mehrwert.

Manche Unternehmer wollen das Paralyse-Problem durch einen externen Berater vermeiden. Der Berater wird engagiert, um einen Anforderungskatalog zu erstellen, die beste Lösung zu finden und für deren Wirtschaftlichkeit zu sorgen. Das mag in manchen Fällen eine gute Option sein, doch kann man damit durchaus auch die Anbieter bzw. Hersteller der DMS-Produkte betrauen. Auch da trennt sich schnell die Spreu vom Weizen: Wenn es darum geht, die Probleme des Kunden beim Dokumenten-Management zu adressieren und eine wirtschaftliche Lösung dafür zu konzipieren.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.