Digitale Zusammenarbeit: Grundlagen, Vorteile, Chancen

Allgegenwärtige Trends wie Cloud Computing, soziale Netzwerke, digitale Zusammenarbeit oder mobiles Arbeiten helfen generell bei der digitalen Transformation der Unternehmen. Insbesondere helfen diese Trends aber auch bei der Minimierung der gesundheitlichen und wirtschaftlichen Risiken der Pandemie. Doch sie verändern auch Bedürfnisse und bringen neue Herausforderungen mit sich. Deshalb ist Wandlungsfähigkeit – der Mitarbeiter, der Prozesse und vor allem auch der IT – entscheidend für die Gestaltung einer effizienten und agilen Zusammenarbeit im Unternehmen der Zukunft – dem „Enterprise 4.0“.

Nur mit der richtigen Atmosphäre gedeiht digitale Zusammenarbeit

Analystin Christie Struckman stellt in einem Gartner-Bericht fest: „Kollaboratives Arbeiten erfordert die Bereitschaft von Einzelpersonen und Gruppen, die Arbeit auf andere Art und Weise zu erledigen, Entscheidungen anders zu treffen und spezialisierte und einseitig genutzte Ressourcen aufzugeben.“ Die Analystin weist darauf hin, dass dazu eine Atmosphäre oder Unternehmenskultur erforderlich ist, in der die Zusammenarbeit gedeiht, was wiederum eine Änderung sowohl der Denkweise als auch der Nutzung von Technologie erfordert. Es geht darum, die Mitarbeiter aufzufordern, über die in ihren Stellenbeschreibungen definierten Aufgaben hinaus mitzudenken und zu überlegen, wie sie Mehrwerte für das Unternehmen als Ganzes schaffen können. Das bildet die Grundlage für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit.


Diese moderne Form des Teamworking erfolgt vollständig oder zumindest teilweise in digitaler Form, denn moderne Software kann heutzutage sämtliche Prozesse im Unternehmen digitalisieren. Digitale Zusammenarbeit kann darüber hinaus die gesamte Belegschaft, alle Führungskräfte und jede Abteilung zu einer vernetzten Community machen. Damit sind alle (eigen-)verantwortlich in die Prozesse und Informationsflüsse eingebunden. Die einfachere Zusammenarbeit über die Grenzen von Abteilungen und Standorten oder auch Generationen hinweg steigert einerseits Innovation, Synergien und Transparenz, ist aber auch mit der Förderung von Unternehmenskultur und Mitarbeiterloyalität verbunden.

Digitale Zusammenarbeit mit Collaboration-Tools

Moderne Collaboration-Tools fördern die Zusammenarbeit – sowohl „Peer-to-Peer“, d.h. auf einer Unternehmensebene, als auch über Abteilungen, Hierarchien und Standorte hinweg. Die Systeme sind meistens relativ einfach gehalten, so dass einigermaßen versierte Mitarbeiter auch ohne Schulung damit umgehen können. Stichwort: „Form follows Function“. Die Systeme stehen letztlich auch für Agilität, denn sie gehen weg vom hierarchisch organisierten Informationsfluss – hin zu Transparenz bei Arbeits- bzw. Wissensständen.

Unternehmen, die Arbeit 4.0 und einen Digital Workplace vorantreiben wollen, können am Markt auf für sie passende Plattformen zurückgreifen. Das sind vor allem Enterprise Content- oder Dokumentenmanagement-Systeme, die eine zuverlässige und sichere Infrastruktur für den „Modern Workplace“ und mobiles Arbeiten bilden und ganz nebenbei die Dokumentation und Archivierung aller Vorgänge übernehmen.

Technische Herausforderungen: Kein Hexenwerk

So kann moderne Dokumentenverwaltungssoftware dafür sorgen, dass der Start in die Digitalisierung wesentlich einfacher und schneller gelingt. Die technischen Herausforderungen sind kein Hexenwerk, sondern mit den am Markt vorhandenen Produkten beherrschbar. Egal ob On-Premises oder in der Cloud – auch die Anbindung an bereits vorhandene ERP-, FiBu- oder HR-Systeme ist über Webservices, APIs und Adapter unkompliziert möglich.

Wichtige Werkzeuge für die digitale Zusammenarbeit sind auch Add-ons zu diesen ECM- und DMS-Plattformen, wie etwa für den Rechnungseingang oder die Personalakte. Ergänzend hinzu kommen Lösungen wie klassisches Intranet, Social Intranet, Portale und/oder eventuell eine Prozess-Plattform zur Implementierung der Workflows, falls die nicht ohnehin schon in der eingesetzten DMS-/ECM-Lösung enthalten ist.

Last but not least prägt eine ergänzende Collaboration-Suite den Modern Workplace ganz augenfällig. Tools wie Zoom, Slack, Jira, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco Webex ermöglichen eine einfache interne Kommunikation, die die digitale Zusammenarbeit unterstützt. Sie bringen viele weitere Vorteile für die agile Zusammenarbeit. Zusätzlich zu den Messaging-Tools gehören die gemeinsame Dokumentenbearbeitung und -ablage sowie Ressourcenplanung für Projekte in das Collaboration-Repertoire. Arbeitsfortschritte sowie -ergebnisse lassen sich so nachvollziehen und visualisieren. Weitere Anwendungsbeispiele sind Datenaustausch, -analyse und -reporting.

Dezentrale Teams arbeiten mit den richtigen Tools problemlos zusammen

Die digitale Zusammenarbeit gelingt mit entsprechenden Tools auch Teams, deren Mitglieder an unterschiedlichen Standorten aktiv sind und manche Aufgaben auch aus dem Homeoffice oder unterwegs erledigen. Weiterhin erleichtern die Collaboration-Tools das informelle Lernen, das Auffinden von Informationen und die Identifikation von Experten im eigenen Unternehmen. Die Reduktion der Belastung durch die Bearbeitung von Mails gehört natürlich auch zu den Erwartungen. Ein großer Vorteil ist das schnelle Finden der richtigen Informationen und Dokumente mit Hilfe einer Suchfunktion für die tagtägliche Recherche.

Bei der Auswahl der passenden Lösung kommt es auf die Skalierbarkeit des Systems, die notwendigen Konnektoren und Adapter sowie natürlich auf die Qualität der Trefferliste mit den Suchergebnissen an. Über eine smarte Vorschau sollte man auf einen Blick erkennen, ob das Dokument relevant ist oder nicht, ohne dafür jeden Treffer separat öffnen zu müssen. Dabei sollten alle Änderungen in der IT-Infrastruktur – auch von Zugriffsrechten – und im Datenbestand von der Suchfunktion automatisch berücksichtigt werden.

Wichtige Dokumente existieren oft nur in Papierform

Bei Homeoffice und mobilem Arbeiten hapert es mit der Dokumentation oft noch
Aktuell werden bei Collaboration-Projekten auch Themen wie Homeoffice und Mobile Work adressiert. Hier hapert es oft noch. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Dokumente sind das organisatorische Grundgerüst eines jeden Unternehmens. Nichts geht ohne Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Lohnnachweise oder Materialzeugnisse.

Leider sind diese Dokumente in manchen Unternehmen immer noch nicht digital, sondern nur auf Papier vorhanden. Speziell im Homeoffice und im Bereich des mobilen Arbeitens ist das ein großes Problem. Ohne Zugriffsmöglichkeit auf diese Dokumente steht die digitale Zusammenarbeit administrativ oft still. Somit ist die Grundlage für Homeoffice und Mobile Work ein gut geführtes digitales Dokumenten-Management.

Eine aktuelle Forrester-Studie im Auftrag von Adobe zeigt, dass sich die Digitalisierung von Zusammenarbeit und Dokumentenprozessen vom operativen Bedarf zur strategischen Notwendigkeit verlagert. Digitale Dokumenten-Workflows verbessern demnach sowohl die Kundenzufriedenheit (dank digitaler Kundenprozesse) als auch die Remote-Arbeit, beispielsweise im Homeoffice. Digitale Zusammenarbeit beschleunigt Entscheidungen und erhöht die Transparenz. Junge Mitarbeiter können von älteren lernen und umgekehrt. Und falls ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist ein guter Teil seines schriftlichen Outputs in der Plattform bewahrt – und wird nicht wie beim Mailfile einfach gelöscht.

Digitale Zusammenarbeit im „Enterprise 4.0“

Wirklich kommunikativer und kollaborativer werden Unternehmen letztlich aber nur dann, wenn die Einführung der Tools zur digitalen Zusammenarbeit sorgfältig vorbereitet und gut begleitet wird. Die Einführung ist immer auch ein Veränderungsprozess. Sie erfordert (und fördert) eine andere, direktere Zusammenarbeit. Abhängig von der Unternehmenskultur fällt die Umstellung in einigen Firmen leicht, bei anderen dauert es länger. Entscheidende Erfolgskriterien sind wie fast immer bei ehrgeizigen IT-Projekten die Unterstützung durch die Unternehmensführung und die Integration mit den anderen IT-Systemen. Auch ein Coach – ob intern oder extern – macht sich sehr schnell bezahlt, wenn er hilft, „Use Cases“ zu identifizieren und umzusetzen.

Folglich ist der Umstieg von analoger auf digitale Zusammenarbeit einfacher gesagt als getan. Klar ist nur: Kollaborative Teams sind meistens produktiver, insbesondere wenn sich die Fähigkeiten der Team-Mitglieder ergänzen. Solche Teams treffen auch bessere Entscheidungen, weil sie über bessere Informationen verfügen, mit denen sie auch knifflige Probleme lösen können. Übertrieben sein sollten die Erwartungen aber auch nicht. Manche Mitarbeiter werden ihre Arbeitsweise nicht oder kaum ändern. Wer sich 20 Jahre an die Arbeit mit E-Mails gewöhnt hat, wird immer wieder einmal Informationen per Mails verschicken, die besser direkt in der Collaboration-Plattform geteilt worden wären.

Fazit: Digitale Zusammenarbeit als Zukunftsprojekt

Die Einführung digitaler Zusammenarbeit ist daher logischerweise als Teilprojekt der digitalen Transformation und als gemeinsames Unterfangen von IT, HR und Unternehmenskommunikation zu sehen. Weil aber sowohl Innovation als auch Zusammenarbeit soziale Aktivitäten sind, machen die akuten Bedingungen in einem Unternehmen einige der Collaboration-Initiativen weniger nützlich als im Durchschnitt. Leider ist es alles andere als einfach, Menschen dazu zu bringen, miteinander zu kommunizieren – und dann zu hoffen, dass sich daraus Innovationen ergeben.

Dann kann digitale Zusammenarbeit zu einem der Garanten dafür werden, dass die Wirtschaft auch in Zeiten von Ausgangssperren, Kontaktverboten und Produktionsstopps lebendig bleibt. Die Corona-Krise kann daher auch als eine Aufforderung an Politik und Wirtschaft verstanden werden, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die Arbeitswelt schnellstmöglich umfassend, rechtssicher und human digitalisiert werden kann.

Digitale Dokumentenablage – ein großer Schritt zu mehr Effizienz

Auch wenn Sie bisher nur in Großunternehmen Standard ist: Der Einsatz einer digitalen Dokumentenablage lohnt sich für Unternehmen und Organisationen aller Art und jeder Größe.

Digitales Dokumentenmanagement leistet einen großen Beitrag bei der Verbesserung und Erleichterung aller internen Abläufe, aber auch bei der Optimierung der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. Denn eine digitale Dokumentenablage ist weit mehr als die simple Speicherung digitaler Dateien in einem klassischen Filesystem. Es handelt sich dabei um eine zentrale digitale Ablage für alle Dateien und Dokumente des Unternehmens, organisiert durch eine Dokumentenmanagement-Software (DMS).


Die digitale Dokumentenablage ermöglicht nicht nur das einfache und schnelle Auffinden von Daten, sondern auch die Versionierung von Dokumenten und deren rechtssichere Aufbewahrung. Die digitale Dokumentenablage sorgt für einen zusätzlichen Effizienzschub, sobald Dokumenten-bezogene Prozesse wie der Rechnungseingang oder das Bewerbermanagement durch Workflows automatisiert werden. So wird eine Rechnung beispielsweise nach der Bearbeitung durch Kollegen A zur Prüfung direkt an Kollegen B weitergeleitet, der zusätzlich noch in einer Aufgabe mitgeteilt bekommt, was er nun genau zu prüfen hat und bis wann.

Abschied nehmen vom Papier

Mittels Collaboration lässt sich zusätzlich Zeit sparen, indem ein Team gemeinsam an einem Dokument arbeiten und in Echtzeit sehen kann, welche Korrektur ein Kollege in dem Moment vornimmt. Muss der Kollege – bevor die anderen weitermachen können – in Ruhe etwas überarbeiten, kann er per Checkout das Dokument so lange für sich exklusiv haben, bis er die Bearbeitung abgeschlossen hat. Das verhindert, dass die Kollegen mit unfertigen Passagen weiterarbeiten.

Wer die digitale Transformation erfolgreich gestalten will, muss also Abschied nehmen. Abschied von eingespielten manuellen Prozessen, Abschied vom geduldigen Papier. Denn auf lange Sicht führt an automatisierten Workflows auf Basis einer digitalen Dokumentenablage kein Weg vorbei. Workflows, die über eine Dokumentenmanagement-Software (DMS) bereitgestellt werden – wahlweise noch On-Premises im eigenen Rechenzentrum, im Outsourcing bei einem Dienstleister oder zeitgemäß aus der DMS Cloud, was immer populärer wird. Die innovativen DMS-Anbieter präferieren daher inzwischen ganz offensichtlich einen „Cloud First“-Ansatz.

Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.

Das Organisieren aller wichtigen Informationen und Unterlagen in der digitalen Dokumentenablage bietet klare Vorteile

Von den zahlreichen DMS-Vorteilen profitieren letztlich alle Abteilungen eines Unternehmens im Tagesgeschäft. Suchzeiten reduzieren sich deutlich, da die Dokumente schnell gefunden werden können. Informationen in Dokumenten, die im DMS gespeichert sind, stehen ortsunabhängig bereit – und das natürlich auch unterwegs oder im Homeoffice. Für das Unternehmen insgesamt bringt die digitale Dokumentenablage neben dem schnellen Informationszugriff und den optimierten Arbeits-Workflows vor allem mehr Flexibilität und Transparenz, Fortschritte mit Blick auf Compliance und Risikominimierung, verbesserte Kundenbeziehungen und last not least eine positive Ökobilanz.

Weil mit einer Dokumentenverwaltungssoftware nicht nur digitale Dokumente abgelegt werden können, sondern sich auch Daten aus Papierdokumenten nach der Digitalisierung am Scanner mittels Texterkennung integrieren lassen, macht die Verwendung eines DMS die Papierablage überflüssig. Hinzu kommt, dass die Daten automatisch in andere Anwendungen des Unternehmens integriert werden können, zum Beispiel in das ERP, CRM oder die Buchhaltungssoftware. Nicht zuletzt erhöht sich durch die digitale Dokumentenverwaltung die Kundenzufriedenheit, da der Service durch schnellere Reaktionszeiten ebenfalls verbessert wird.

Rechtskonformität und Sicherheit

Alle Unternehmen sind verpflichtet, sich bei der Dokumentenverarbeitung und -archivierung an die jeweils geltenden nationalen und internationalen rechtlichen Vorgaben zu halten. Dazu ist eine ausreichende Dokumentation nötig. Rechnungen, Personalakten, Patente und Verträge sind sensible rechtliche Angelegenheiten, die es adäquat zu handhaben gilt. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff zu sensiblen Dokumenten erhalten und diese auch bearbeiten können. Die Versionierungsfunktion dokumentiert, wer wann was verändert hat.

Alle Unterlagen werden in dem DMS inklusive aller Versionen und Änderungen dokumentiert und fristgerecht aufbewahrt, Rechnungen beispielsweise über die vom Finanzminister geforderten zehn Jahre. Nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist werden Dokumente automatisch gelöscht. Verträge beispielsweise dürfen nicht einfach verändert werden. Sollte das doch einmal irrtümlich geschehen, enthält jedes gute DMS für diesen Fall ein Wiederherstellungssystem, mit dem sich ältere Versionen einen Dokuments rekonstruieren lassen.

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften aufzubewahren – Stichwort Compliance. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins digitale Archiv verlorengehen darf – und darin erst recht nicht. Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt.

Ein Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, muss garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf das digitale Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz die Befugnis, alle relevanten Unterlagen anzusehen und auszuwerten; dazu gehören auch die Protokolle jeder Veränderung im Archiv und die Verfahrensdokumentation. Die wichtigsten Regelungen haben wir in einem Beitrag zur elektronischen Archivierung für Sie zusammengestellt.

Mit einer digitalen Dokumentenablage die GoBD im Blick behalten

Legt man beispielsweise die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zugrunde, die seit Anfang 2017 in Deutschland für steuerlich relevante Dokumente gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

  • Im Original
  • Unverlier- und unveränderbar
  • Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • Maschinell auswertbar

Zudem muss die DMS-Software natürlich auch alle Sicherheitsbestimmungen erfüllen können. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage.

Auf dem Weg zur digitalen Dokumentenablage sind viele große und kleine Schritte notwendig

Es gilt, eine konsistente Datei-Verzeichnisstruktur zu erstellen, Namenskonventionen und Regeln für das Erstellen von Metadaten festzulegen, Zugriffsberechtigungen und Zugriffsregeln zu definieren, die vorhandene Papierablage aufzuräumen, dann zu digitalisieren und dabei die neue digitale Ablagestruktur anwenden.

Ist die digitale Dokumentenablage erst einmal etabliert, werden sukzessive die wichtigen IT-Systeme und -Anwendungen angebunden und entsprechende Workflows aufgesetzt, um Automatismen zu schaffen. Natürlich muss parallel die Belegschaft im Umgang mit dem DMS geschult werden und für die regelmäßige Qualitätssicherung bzw. Optimierung der neuen DMS-Software muss gesorgt sein. Weil deren Einführung im Normalfall eine Einmalaktion ist, empfiehlt es sich, prozessunterstützend erfahrene DMS-Experten zu Rate zu ziehen – sei es der Hersteller selbst, ein spezialisierter Dienstleister oder ein DMS-Berater.

Ergänzend gibt es zahlreiche Checklisten, die eine Übersicht über diese vielen Maßnahmen schaffen und beim Aufbau einer zielführenden Roadmap für das DMS-Projekt helfen. Beispielsweise seien hier genannt:

So gerüstet, sollten sich zeitraubende Um- und Irrwege bei der Auswahl und Einführung der digitalen Dokumentenablage vermeiden lassen. Das E-Book „Papierlos in 90 Tagen“ beispielsweise zeigt Schritt für Schritt anhand bewährter Methoden auf, wie sich das Unternehmen in nur drei Monaten digitalisieren lässt – vom ersten Konzept bis zur finalen Inbetriebnahme.

Prozesse digitalisieren im Mittelstand Tipps und Beispiele aus der Praxis

Für jedes modern aufgestellte Unternehmen gibt es mittlerweile keinen Zweifel mehr daran, dass die Zukunft der Prozessautomatisierung gehört. Dank entsprechender Softwarelösungen können strukturierte Abläufe im Betrieb deutlich schneller und präziser umgesetzt werden. Für permanent identisch ablaufende und fehleranfällige Prozesse ergeben sich durch eine Prozessautomatisierung effizientere und ressourcenschonende Lösungen, die der Unternehmensführung wie den Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich fehlerfrei und kostengünstig erledigen, unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell umsetzen.

Automatisierungsprozesse administrativer Aufgaben, oft auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, können eine ineffiziente Verwaltungsspirale durchbrechen und bislang vergeudete Kapazitäten freisetzen. Mehrere Untersuchungen haben aufgezeigt, dass viele Betriebe in Deutschland bei der Business Process Automation und beim Einsatz entsprechender Software-Bots noch ganz am Anfang stehen oder sich mit der Thematik noch gar nicht näher auseinandergesetzt haben. Zwar kommen deutlich positiverer Signale aus den Organisationen in jüngster Zeit, trotzdem gibt es in diesem Bereich nach wie vor eine Menge Luft nach oben.

Wie auch Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer durchdachten und individuell implementierten Prozessautomatisierung fit für die digitale Zukunft machen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Prozessautomatisierung?

Beginnen wir mit der Definition der Prozessautomatisierung: Der vom lateinischen Wort „procedere“ abgeleitete Begriff Prozess beschreibt ein dynamisches Vorgehen, ein Geschehen. In Verbindung mit einem auf technischen Abläufen basierenden System bewirkt dieser Prozess eine Veränderung des Zustands materieller Devices, von Energien oder Informationen. Dabei wird also eine Anfangsgegebenheit überführt in eine Endgegebenheit.

Bei einer Prozessautomatisierung werden selbständig arbeitende technische Systeme eingesetzt mit dem Ziel, Vorgänge mit Hilfe entsprechender Informationsverarbeitungseinheiten zu digitalisieren und damit eben zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, manuelle Aufgaben zu automatisieren, sondern auch überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren. In der Phase der Vorabdefinition der notwendigen Schritte, sind einige wichtige Überlegungen erforderlich. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten.

Unter einem Unternehmens-internen Prozess sind demnach auch zusammenhängende oder sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten innerhalb eines Betriebs zu verstehen, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen.

Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon auch diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch immer auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei wird in den meisten Fällen viel Zeit und Geld verloren – was sich mittels digitaler Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?

Während der Analyse der innerhalb des Unternehmens bereits bestehenden Prozesse gilt es, eng mit den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um die Optimierungspotenziale, die sich aus neuen oder erweiterten Prozessautomatisierungen ergeben können, zu definieren. Zur Automatisierung von Abläufen eignen sich insbesondere zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen. Auch Vorgänge mit einer gesteigerten Fehleranfälligkeit, einem hohen manuellen Arbeitsquotienten oder einer langfristigen Produktionszeit mit prognostiziert geringen Kalibrierungen bieten sich für die Implementierung von Prozessautomatisierungen an.

Zu den sich aus digitalen Automatisierungsprozessen ergebenden unternehmerischen Vorteilen gehören unter anderem:

  • Eine Steigerung der Prozess-basierten Produktivität und Geschwindigkeit
  • Gewinnsteigernde Optimierung der Personal-Ressourcen
  • Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Reduzierung potenzieller Fehlerraten
  • Kumulation der Produktivitätsphasen ohne personelle Urlaubs- oder Krankheitszeiten
  • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Herstellung der Transparenz für Audits

So erzeugt eine durchdachte digitale Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen für die Unternehmensführung und die Mitarbeiter und damit für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse. Alle Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Qualitäten besser für das Unternehmen nutzen, indem sie sich auf punktuelle und divergente Aufgaben konzentrieren anstatt auf sich permanent wiederholende Vorgänge, die sich auch von einer Prozessautomatisierung umsetzen lassen. So eröffnen sich ganz neue Werte- und Wachstumschancen für ein Unternehmen.

Aber auch der Datenschutz ist beim Thema Prozessautomatisierung natürlich von hoher Relevanz. So garantiert etwa ein automatisierter Rechnungsworkflow eine Maximierung der Datensicherheit. Daten werden in digitalisiert automatisierten Vorgängen nicht nur vollständig, fehlerfrei und sicher erfasst – vertrauliche Informationen gelangen außerdem auch nur an die Mitarbeiter, die über eine Befugnis für die jeweilige Datenverarbeitung verfügen. Auch die automatisierte Überprüfung und Protokollierung von Vorgängen trägt zu einem höchstmöglichen Datenschutz bei.

Nicht zuletzt werden gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflichten von Daten sowie die Datenschutzrichtlinien der DSGVO oder der GoBD ohne fehleranfälligen manuellen Aufwand sichergestellt. Sie haben permanent einen perfekten Überblick über Ihr Business und sind dank hoher Transparenz auch für Betriebsprüfungen jederzeit bestens vorbereitet.

Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt.

Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden.

Wie bereits erwähnt, unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen außerdem dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist somit ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Für die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ergeben sich also erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt.

Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert – und das ab dem ersten Tag der implementierten Prozessautomatisierung.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Betrieb, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet.

Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort sicher zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den digitalen Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die geringe Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen.

Zwar steht auf der einen Seite die Investition für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte und digitalisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen in Zeiten von New Work viel Wert auf die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Und auch für Sie als Unternehmer liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

Fazit

Selbst für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich also ganz zweifellos, primär wiederkehrende Abläufe im Daily Business über eine Prozessautomatisierung zu optimieren. Betriebskosten lassen sich im Zuge dieses Bereichs der digitalen Transformation minimieren, sich wiederholende Aktionen können deutlich effizienter gestaltet, Fehlerquellen vermieden werden. Prozessbezogene Daten werden überwacht und verwaltet, Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten maximiert sowie die Compliance sichergestellt. Die oft artikulierte Furcht davor, dass die menschliche Arbeitskraft durch den Einsatz von Prozessautomatisierung überflüssig werden könnte, ist dabei übrigens unbegründet. Denn für die Mitarbeiter werden dank Investitionen in die Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen frei, die sie anstatt in monotone und ständig wiederkehrende Aufgaben besser in kreative oder strategische Überlegungen zum gesunden Wachstum ihres Unternehmens investieren können.