Für jedes modern aufgestellte Unternehmen gibt es mittlerweile keinen Zweifel mehr daran, dass die Zukunft der Prozessautomatisierung gehört. Dank entsprechender Softwarelösungen können strukturierte Abläufe im Betrieb deutlich schneller und präziser umgesetzt werden. Für permanent identisch ablaufende und fehleranfällige Prozesse ergeben sich durch eine Prozessautomatisierung effizientere und ressourcenschonende Lösungen, die der Unternehmensführung wie den Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich fehlerfrei und kostengünstig erledigen, unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell umsetzen.
Automatisierungsprozesse administrativer Aufgaben, oft auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, können eine ineffiziente Verwaltungsspirale durchbrechen und bislang vergeudete Kapazitäten freisetzen. Mehrere Untersuchungen haben aufgezeigt, dass viele Betriebe in Deutschland bei der Business Process Automation und beim Einsatz entsprechender Software-Bots noch ganz am Anfang stehen oder sich mit der Thematik noch gar nicht näher auseinandergesetzt haben. Zwar kommen deutlich positiverer Signale aus den Organisationen in jüngster Zeit, trotzdem gibt es in diesem Bereich nach wie vor eine Menge Luft nach oben.
Wie auch Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer durchdachten und individuell implementierten Prozessautomatisierung fit für die digitale Zukunft machen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Was ist Prozessautomatisierung?
Beginnen wir mit der Definition der Prozessautomatisierung: Der vom lateinischen Wort „procedere“ abgeleitete Begriff Prozess beschreibt ein dynamisches Vorgehen, ein Geschehen. In Verbindung mit einem auf technischen Abläufen basierenden System bewirkt dieser Prozess eine Veränderung des Zustands materieller Devices, von Energien oder Informationen. Dabei wird also eine Anfangsgegebenheit überführt in eine Endgegebenheit.
Bei einer Prozessautomatisierung werden selbständig arbeitende technische Systeme eingesetzt mit dem Ziel, Vorgänge mit Hilfe entsprechender Informationsverarbeitungseinheiten zu digitalisieren und damit eben zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, manuelle Aufgaben zu automatisieren, sondern auch überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren. In der Phase der Vorabdefinition der notwendigen Schritte, sind einige wichtige Überlegungen erforderlich. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten.
Unter einem Unternehmens-internen Prozess sind demnach auch zusammenhängende oder sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten innerhalb eines Betriebs zu verstehen, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen.
Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon auch diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch immer auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei wird in den meisten Fällen viel Zeit und Geld verloren – was sich mittels digitaler Prozessautomatisierung vermeiden lässt.
Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?
Während der Analyse der innerhalb des Unternehmens bereits bestehenden Prozesse gilt es, eng mit den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um die Optimierungspotenziale, die sich aus neuen oder erweiterten Prozessautomatisierungen ergeben können, zu definieren. Zur Automatisierung von Abläufen eignen sich insbesondere zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen. Auch Vorgänge mit einer gesteigerten Fehleranfälligkeit, einem hohen manuellen Arbeitsquotienten oder einer langfristigen Produktionszeit mit prognostiziert geringen Kalibrierungen bieten sich für die Implementierung von Prozessautomatisierungen an.
Zu den sich aus digitalen Automatisierungsprozessen ergebenden unternehmerischen Vorteilen gehören unter anderem:
- Eine Steigerung der Prozess-basierten Produktivität und Geschwindigkeit
- Gewinnsteigernde Optimierung der Personal-Ressourcen
- Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit
- Reduzierung potenzieller Fehlerraten
- Kumulation der Produktivitätsphasen ohne personelle Urlaubs- oder Krankheitszeiten
- Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
- Herstellung der Transparenz für Audits
So erzeugt eine durchdachte digitale Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen für die Unternehmensführung und die Mitarbeiter und damit für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse. Alle Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Qualitäten besser für das Unternehmen nutzen, indem sie sich auf punktuelle und divergente Aufgaben konzentrieren anstatt auf sich permanent wiederholende Vorgänge, die sich auch von einer Prozessautomatisierung umsetzen lassen. So eröffnen sich ganz neue Werte- und Wachstumschancen für ein Unternehmen.
Aber auch der Datenschutz ist beim Thema Prozessautomatisierung natürlich von hoher Relevanz. So garantiert etwa ein automatisierter Rechnungsworkflow eine Maximierung der Datensicherheit. Daten werden in digitalisiert automatisierten Vorgängen nicht nur vollständig, fehlerfrei und sicher erfasst – vertrauliche Informationen gelangen außerdem auch nur an die Mitarbeiter, die über eine Befugnis für die jeweilige Datenverarbeitung verfügen. Auch die automatisierte Überprüfung und Protokollierung von Vorgängen trägt zu einem höchstmöglichen Datenschutz bei.
Nicht zuletzt werden gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflichten von Daten sowie die Datenschutzrichtlinien der DSGVO oder der GoBD ohne fehleranfälligen manuellen Aufwand sichergestellt. Sie haben permanent einen perfekten Überblick über Ihr Business und sind dank hoher Transparenz auch für Betriebsprüfungen jederzeit bestens vorbereitet.
Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen
Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt.
Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.
In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden.
Wie bereits erwähnt, unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen außerdem dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.
Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist somit ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Für die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ergeben sich also erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt.
Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert – und das ab dem ersten Tag der implementierten Prozessautomatisierung.
Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Betrieb, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet.
Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort sicher zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den digitalen Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.
Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?
Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die geringe Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen.
Zwar steht auf der einen Seite die Investition für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen.
Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte und digitalisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen in Zeiten von New Work viel Wert auf die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.
Und auch für Sie als Unternehmer liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.
Fazit
Selbst für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich also ganz zweifellos, primär wiederkehrende Abläufe im Daily Business über eine Prozessautomatisierung zu optimieren. Betriebskosten lassen sich im Zuge dieses Bereichs der digitalen Transformation minimieren, sich wiederholende Aktionen können deutlich effizienter gestaltet, Fehlerquellen vermieden werden. Prozessbezogene Daten werden überwacht und verwaltet, Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten maximiert sowie die Compliance sichergestellt. Die oft artikulierte Furcht davor, dass die menschliche Arbeitskraft durch den Einsatz von Prozessautomatisierung überflüssig werden könnte, ist dabei übrigens unbegründet. Denn für die Mitarbeiter werden dank Investitionen in die Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen frei, die sie anstatt in monotone und ständig wiederkehrende Aufgaben besser in kreative oder strategische Überlegungen zum gesunden Wachstum ihres Unternehmens investieren können.
