Reibungslose Arbeitsabläufe wünscht sich jedes Unternehmen. Je schneller, unkomplizierter und fehlerfreier die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter läuft am Ende der ganze Betrieb. Auf dem richtigen Weg ist, wer auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse setzt. Denn damit zusammen hängt ein digitales Workflow Management und das ist die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Wie Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Digitalisierung und Prozess-Management – das sind die großen Vorteile
Das richtige Prozess-Management ist das Geheimnis einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Prozess-Management meint dabei alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller zusammenhängenden Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, also aller Geschäftsprozesse. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Dabei profitieren gerade die Abteilungen eines Unternehmens von der Digitalisierung, die sich mit den zentralen Aufgaben beschäftigen. Das sind in erster Linie Buchhaltungs- und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, gestaltet dies ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher.
Als Folge zunehmender Digitalisierung haben Unternehmen in allen Branchen mit einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten umzugehen. Gleichzeitig müssen sie immer ein Augenmerk auf den Wettbewerb legen, um nicht den Anschluss an den Markt zu verpassen und um weiterhin oben mitmischen zu können. Darum ist es für jedes Unternehmen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen sowie umsetzen. Doch für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kommt es maßgeblich auf die gewählte Software für Ihr Prozess-Management sowie den richtigen Anbieter an.
Schritt für Schritt zum digitalen Prozess-Management
Während die gute alte Hauspost langsam, aber sicher ihren Rückzug aus den Unternehmen der heutigen Zeit antritt, ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Damit die digitale Transformation funktioniert und Sie ab Tag eins nach Implementierung von Ihrem Prozess-Management profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Schritte beachten:
1. Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen von oben bis unten
Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen bedeutet zugleich, Abschied zu nehmen – und zwar vom Papier. Denn das ist heutzutage ein wirklich unangenehmer Zeitgenosse, kostet papierbasiertes Arbeiten doch eine Menge an Arbeitszeit und Geld. Wer jedoch so weit wie möglich auf Papier verzichtet und die manuelle, fehleranfällige Bearbeitung durch automatisierte und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse ersetzt, hat das Erfolgsrezept für mehr Effizienz gefunden. So können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Prozess-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.
Doch damit Sie so weit wie möglich auf Papier verzichten können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese im Idealfall genau dokumentieren. So sehen Sie genau, an welchen Stellen manuelle Arbeiten die Effizienz Ihres Betriebs bremsen. Auf dieser Grundlage können Sie dann definieren, wo automatisierte Geschäftsprozesse das Ruder übernehmen sollen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich zudem einen Überblick über Ihr Papier-Archiv verschaffen und alles digitalisieren, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital und auf nur einem Server gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.
2. Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)
Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich und kann Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.
Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die Ihr Betrieb besitzt: die Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten.
3. Wählen Sie Cloud-basierte Systeme
Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozess-Management ganz entscheidend von Cloud-Lösungen. Denn Cloud Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollten Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf jeden Fall an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Kosten verursachen und Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.
Hinzu kommt der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. Auch hier können Cloud-Lösungen entscheidend weiterhelfen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für elektronische Rechnungen.
Langwierig oder kurzfristig – so sollte die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ablaufen
Haben Sie die ersten drei Schritte gemacht, so haben Sie die wichtigste Basis zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management gemacht. Denn beides erfordert heute längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Prozess-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Wichtig ist dabei nur, dass Sie wirklich alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation einbeziehen. Denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.
