Geschäftsprozesse automatisieren – so gelingt der Start

Mehr Effizienz, Kostensenkungen, geringere Fehlerquote, Entlastung der Mitarbeiter: Dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen erhebliche Vorteile mit sich bringt und die Wettbewerbsposition von Unternehmen stärkt, liegt auf der Hand. Doch wie gelingt der Einstieg in die Welt digitaler, automatisierter Workflows? Dieser Artikel hält einen konkreten Handlungsleitfaden für Sie bereit, mit dem Sie erfolgreich starten können.

Mögliche Einsatzbereiche im Überblick

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Trotz aller Vorteile: Es sollte nicht Ihr Ziel sein, sofort alles zu automatisieren, was automatisierungsfähig ist. Vielmehr sollten Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, in welchen Bereichen dies besonders zielführend ist. Hierbei ist es hilfreich, wenn Sie bestehende Geschäftsprozesse in zwei Gruppen einteilen:

  • Kernprozesse (Schlüsselprozesse): generieren direkten Mehrwert, Output ist für Kunden wahrnehmbar
  • Unterstützungsprozesse (Back-Office-Prozesse): generieren keinen Mehrwert, unterstützen jedoch die Schlüsselprozesse; prägen das äußere Erscheinungsbild kaum

Kerngeschäftsprozesse sind beispielsweise der Verkauf, der Kundenservice und die Produktentwicklung. Unterstützungsprozesse finden sich hingegen vorwiegend in Bereichen wie der Buchhaltung, dem Finanzwesen, dem Controlling und dem Personalmanagement.

Für den Start bietet es sich aus mehreren Gründen an, mit einem Unterstützungsprozess zu beginnen. Zunächst sind Prozesse dieser Art oft hoch standardisiert, was die Automatisierung einfacher macht. Weiterhin werden die Prozesse häufig in hoher Frequenz durchlaufen, wodurch auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht genügend Potenzial vorhanden ist. Außerdem sind anfängliche Unwegsamkeiten in diesem Bereich eher tolerierbar, da Fehler vom Kunden kaum wahrgenommen werden können. Die Kernprozesse sollten Sie dennoch nicht aus den Augen verlieren, denn auch ihre Digitalisierung und Automatisierung wird mittelfristig relevant sein.

In fünf Schritten erfolgreich in die Prozessautomatisierung starten

Möchten Sie digital durchstarten und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren? Dann hilft Ihnen folgende Vorgehensweise dabei, erfolgreich zu starten:

  • Schritt 1: Geeignete Prozesse identifizieren
  • Schritt 2: Identifizierte Prozesse analysieren, Schwächen beheben
  • Schritt 3: Prozessautomatisierung planen und vorbereiten
  • Schritt 4: Tool auswählen
  • Schritt 5: Lösung implementieren, Automatisierung starten

Betrachten wir diese Schritte im Folgenden genauer, um zu klären, worauf es im Einzelnen ankommt.

Schritt 1: Geeignete Prozesse identifizieren

Im ersten Schritt müssen Sie einen oder einige wenige Geschäftsprozesse identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Nehmen Sie sich für dieses Pilotprojekt nicht zu viel vor. Wählen Sie beispielsweise einen Unterstützungsprozess aus, der sich häufig wiederholt und viele Personalressourcen bindet. Erstellen Sie an dieser Stelle auch eine finanzielle Schätzung hinsichtlich der Einsparpotenziale.

Schritt 2: Identifizierte Prozesse analysieren, Schwächen beheben

Haben Sie sich für einen Workflow entschieden, so sollten Sie ihn in diesem Schritt näher untersuchen. Finden Sie (beispielsweise im Rahmen von Workshops) heraus, an welchen Stellen der Prozess derzeit Schwächen, Unterbrechungen und Ineffizienzen aufweist. Beheben Sie dann die Schwachstellen. Hilfreich sind an dieser Stelle die gängigen Methoden und Tools aus dem Bereich BPM (Business Process Management). Dieser Teilschritt ist sehr wichtig – denn die Automatisierung fehlerbehafteter Prozesse sollte selbstverständlich nicht Ihr Ziel sein.

Bewerten Sie außerdem die Risiken, die mit der Automatisierung des ausgewählten Geschäftsprozesses einhergehen. Betrachten Sie hierbei Gesichtspunkte wie den Datenschutz sowie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Prozessunterbrechungen.

Schritt 3: Prozessautomatisierung planen und vorbereiten

Sobald der optimierte Sollprozess feststeht, kann die Vorbereitungsphase beginnen. Sie besteht im Wesentlichen aus folgenden Schritten:

  • Neue Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren, welche durch die Automatisierung entstehen
  • Ggf. Prozesse dahingehend aktualisieren, dass Sicherheitsrisiken minimiert werden
  • Datenschutzanforderungen definieren
  • Infoveranstaltungen durchführen, um die betroffenen Mitarbeiter zu sensibilisieren

Gerade der letzte Punkt ist wichtig, da es Vorbehalte und sogar Ängste bei den betroffenen Mitarbeitern geben wird. Zeigen Sie daher transparent auf, was sich durch die Prozessautomatisierung ändern wird.

Schritt 4: Tool auswählen

Nun ist es an der Zeit, eine geeignete Software-Lösung für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse auszuwählen. Sie haben an dieser Stelle mehrere Optionen und sollten mit Weitblick vorgehen. Berücksichtigen Sie daher nicht nur die Anforderungen des Pilotprojekts. Denken Sie beispielsweise auch daran, dass Sie in Zukunft weniger standardisierte, variablere und komplexere Workflows automatisieren müssen. Wahrscheinlich wird die Prozessautomatisierung ab einem gewissen Punkt zudem über die Grenzen Ihres Unternehmens hinausgehen. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für geeignete Lösungen ist zudem die Kompatibilität mit vorhandenen (und zukünftigen) Drittsystemen.

Allgemein stehen Ihnen folgende Ansätze zur Verfügung:

  • Robotic Process Automation (RPA)
  • Digital Process Automation (DPA)

Während sich RPA am besten für standardisierte Prozesse mit klar definierten Regeln eignet, ist DPA ein ganzheitlicher Automatisierungsansatz. So stellt Digital Process Automation verschiedene Technologien bereit, mit denen sich sowohl kleine Standardprozesse als auch komplexe, sich häufig ändernde Workflows automatisieren lassen. Eine Ausdehnung auf Kunden und Lieferanten ist mit einer DPA-Software ebenso möglich. Vorteilhaft sind insbesondere Low-Code-DPA-Lösungen, da sie vom Endanwender ohne spezifische Programmierkenntnisse genutzt werden können. RPA und DPA können im Übrigen auch kombiniert eingesetzt werden.

Schritt 5: Lösung implementieren, Automatisierung starten

In diesem letzten Schritt implementieren Sie die ausgewählte Automatisierungslösung und bilden den Pilotprozess in der Software ab. Danach führen Sie Tests durch. Wenn diese erfolgreich verlaufen, müssen Sie nur noch den Schalter umlegen – und ihr ehemals manueller Prozess ist automatisiert.

Nach einem positiven Verlauf des Pilotprojekts können Sie die erzielten Erkenntnisse und Ergebnisse dazu nutzen, Ihre Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen auszuweiten. Nutzen Sie für das entsprechende „Marketing“ am besten konkrete Fakten wie die tatsächlich realisierte Zeit- und Kosteneinsparung.

Geschäftsprozesse automatisieren – jetzt mit den richtigen Lösungen durchstarten

Insgesamt zeigt sich, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein durchaus realisierbares Vorhaben ist. Wenn Sie sich an den zuvor skizzierten Schritten orientieren, sind die Einstiegshürden gering. Zusätzlich wird der Start erleichtert, wenn Sie sich für eine einfach zu implementierende und anzuwendende Low-Code-Lösung entscheiden. Wichtig ist in jedem Fall, zeitnah zu starten – denn die Digitalisierung und Automatisierung von Workflows werden schon bald wichtige Wettbewerbsfaktoren sein.

 

Buchhaltung digitalisieren: 6 Herausforderungen, die Sie mit Prozessautomatisierung überwinden

Wer sich heute erfolgreich am Markt behaupten möchte, muss auf zahlreiche neue Herausforderungen und Unsicherheiten im Tagesgeschäft reagieren. Insbesondere in 2020 wurde der Digitalisierungsgrad zum Zünglein an der Waage: Vor allem Unternehmen mit papierbasierten Prozessen hatten Schwierigkeiten mit den gewandelten Anforderungen. Weitaus mehr, als digital aufgestellte Organisationen. Die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und Prozessen führt seither die Prioritätenliste an.

CFOs, Controller, Fachkräfte im Rechnungswesen und Leiter der Buchhaltung, die bereits Software zur Prozessautomatisierung eingeführt hatten, konnten die Vorteile des digitalen Workflow-Managements längst ausschöpfen: Sie waren in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen. Doch Unternehmen, deren Schwerpunkt auf der Buchhaltung und Rechnungsstellung liegt während sie noch in einer analogen Welt gefangen sind, fallen immer weiter zurück.

Entscheider unterschiedlichster Branchen mussten sich im jahr 2020 verstärkt mit der Frage auseinandersetzen, wie sie ihre Geschäftsprozesse automatisieren können, nicht zuletzt um Mitarbeiter im Homeoffice noch besser zu unterstützen. Wenngleich einige Führungskräfte Wege gefunden haben, die ihren Teams zu mehr Effizienz, Produktivität und Umsatz verhelfen, haben andere das Unvermeidliche hinausgezögert. Wieder andere stehen irgendwo dazwischen. Sie hadern damit, die richtigen Tools zu implementieren, können sich jedoch von einigen manuellen Prozessen nicht lösen. Obwohl sich einzelne Branchen 2021 bereits langsam erholen, suchen Führungskräfte in der Buchhaltung weltweit nach einer Lösung, um ihre Risiken effizient zu managen und ihre Abläufe für eine widerstandsfähigere Zukunft vollständig zu digitalisieren.

6 Herausforderungen in der digitalen Buchhaltung: Grenzen und Gefahren manueller Prozesse

Oft erkennen Unternehmen die hohen Kosten manueller Prozesse erst, wenn sie sehen, welcher Auswirkungen die geringe Produktivität auf ihren Geschäftserfolg hat. Denn selbst wenn das Unternehmen Wachstum erzielen kann, fällt es Führungskräften schwer, reibungslos zu skalieren. Folgende Herausforderungen können sich dabei negativ auf eine weitere Expansion des Unternehmens auswirken:

Gewandelte Compliance-Anforderungen. 

Oft richten Teams Prozesse und Arbeitsabläufe nach geltenden staatlichen oder regionalen Vorschriften aus. Aber wenn sich diese Anforderungen kurze Zeit später ändern, müssen sie ihre Arbeitsabläufe drastisch überarbeiten.

Gehemmte Produktivität.

Manuelle Prozesse können umfangreiche Schulungen für neue Mitarbeiter bedeuten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie eine Bestellanforderung ausfüllen oder Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten müssen. Jedes Teammitglied wird die Aufgaben wahrscheinlich auf seine eigene Weise erledigen, was zu inkonsistenten Ergebnissen führt. Wenn diese das Unternehmen verlassen, nehmen sie wertvolles institutionelles Wissen mit.

Mehrbelastung durch Papierarbeit.

Von der Dokumentensuche bis hin zum Sammeln der richtigen Daten für Compliance-Audits: Papierbasierte Arbeit ist immer mit kostspieligen und inhärenten Verzögerungen verbunden. Zudem müssen Unternehmen oft für die Archivierung der Unterlagen und die externe Aufbewahrung bezahlen.

Mangelnde Übersicht.

Wie ist der Status einer überfälligen Rechnung? Wurde eine Bestellanforderung oder eine Kreditorenrechnung bereits genehmigt? Ohne Überblick über Projekte und Konten besteht die Gefahr, dass Manager fehlerhafte Transaktionen genehmigen oder wachsende Probleme nicht bemerken, bis es zu spät ist.

Folgenschwere Irrtümer.

Der Mensch ist das schwächste Glied im digitalen Zeitalter. Das gilt zwar für jede Branche, aber manuelle Fehler in der Buchhaltung können Kunden oder Lieferanten in arge Bedrängnis bringen und zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen. Die Abteilung holt möglicherweise nicht ein, was ihr wirklich geschuldet wird, zahlt, wenn sie es nicht sollte, verwirrt Lieferanten oder verliert profitable Kunden.

Talentverlust und sinkende Arbeitsmoral.

Es ist mittlerweile sehr wahrscheinlich, dass eine Mischung aus Homeoffice und Bürotätigkeit zum Normalfall wird. Manuelle Prozesse unterstützen dieses Modell jedoch nicht. Hinzu kommt, dass die Kosten der Mitarbeitermotivation für einen analogen Arbeitsplatz im digitalen Zeitalter vergleichsweise hoch sind. Denn Mitarbeiter wissen, dass es verfügbare Tools gibt, die zeitraubende Aufgaben erleichtern können. So sind beispielsweise Mitarbeiter der Generation Z und Millennials besonders unzufrieden mit nicht digitalisierten Arbeitsplätzen. Das erste Mal, dass ein neuer Leiter der Buchhaltung einen Bericht durch manuelle Dateneingabe in eine Tabellenkalkulation erstellen soll, könnte Grund genug für ein Bewerbungsschreiben sein.

Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit: Die Buchhaltung digitalisieren in der Corona-Krise

Die Herausforderungen des vergangenen Jahres haben Schwachstellen in der Buchhaltung aufgedeckt, die von papierbasierten und manuellen Prozessen abhängt. Es wurde deutlich, dass Unternehmen, die ihre digitale Transformation bereits frühzeitig begonnen hatten, bereits zu Beginn der Krise besser aufgestellt waren: Sie konnten die Umstellung auf Homeoffice und den Bedarf an sicheren Remote-Prozessen zügig bewältigen. Dennoch mussten auch diese Unternehmen schnell handeln und kurzfristige Lösungen einführen, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten.

Folglich stand die Digitalisierung und Automatisierung dieser papierbelasteten Prozesse für diejenigen Unternehmen im Vordergrund, die sich in Pandemiezeiten als Vorreiter und Wegbereiter präsentieren konnten. Doch nicht alle waren gleichermaßen erfolgreich. Denn möchten Unternehmen ihre Buchhaltung durch eine Lösung zur Prozessautomatisierung digitalisieren, spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Sie entscheiden über den Mehrwert der digitalen Prozesse und das Potenzial der modernisierten Abläufe.

8 wichtige Funktionen der digitalen Prozessautomatisierung:

  • Low-Code für schnelle und flexible Prozessautomatisierung, Validierung und Optimierung durch Citizen Developer
  • Mobile Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Dokumenten
  • Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen
  • Integration in Ihre bestehende (und zukünftige) IT-Landschaft
  • Dokumente erfassen, extrahieren, verarbeiten, erstellen, speichern und abrufen
  • Flexible Skalierbarkeit je nach Unternehmenswachstum
  • Kontrolle und Compliance mit Audit Trails sowie rollen- und regelbasierten Zugriffskontrollen  

Und zu guter Letzt …

Die Lösung sollte einfach sein:

  • Einfach für Anwender mit Roll-outs, die schnell angenommen werden und wenig oder keine Schulung erfordern, anpassbare User-Dashboards und personalisierbare Sprachauswahl für Anwender in globalen Organisationen
  • Einfach für Manager mit voller Transparenz, automatischen Erinnerungen und Eskalationen sowie zahlreichen Möglichkeiten zur Datenanalyse für die Prozessanpassung und -optimierung
  • Einfach für Führungskräfte mit geplanten Echtzeit- und On-Demand-Berichten, die die datengesteuerte Entscheidungsfindung für das Unternehmen unterstützen

Revolutioniert RPA den Finanzsektor?

Der Ansatz von Robotic Process Automation (RPA) ist schnell erklärt: Die Technologie hilft, wiederkehrende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch auszuführen. Diese Aufgaben übernehmen sogenannte „Bots“, indem sie Arbeitsschritte imitieren, ausführen und mit anderen Softwaresystemen interagieren. So unterstützt  RPA dabei, sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten in einem Unternehmen konzentrieren zu können. Auch im Finanzsektor haben Verantwortliche das Potential von RPA erkannt. Doch welche Rolle spielt die Technologie im Finanzsektor und wie hoch ist ihr Potential wirklich? Ein Überblick.

Ausführlich erklärt

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Bei RPA handelt es sich nicht etwa um einen physischen Roboter, sondern vielmehr um ein Software-Programm (Bot), welches sich wiederholende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch ausführt. RPA imitiert den Anwender bei der Durchführung der Arbeitsschritte, indem es die Aktivitäten auf dem Desktop des Anwenders eigenständig durchführt. Die Bots haben dabei eine eigene „Identität“ (beispielsweise arbeiten sie als eigene SAP-Nutzer) und bewegen sich in einer virtuellen Arbeitsumgebung. Dadurch ist es ohne weitere Schnittstellen möglich, im Laufe eines Prozesses mit verschiedenen inkompatiblen Alt- und Neusystemen, Applikationen, Terminals und Desktops zu arbeiten. Inkompatibel können Systeme beispielsweise sein, wenn keine ausreichende Dokumentation vorhanden ist oder wenn sie in einer Programmiersprache entwickelt wurden, mit der nur wenige IT-Spezialisten vertraut sind.

Die drei größten Vorteile von RPA im Finanzsektor

1. Systeme ohne Schnittstellen verbinden

Robotic Process Automation bietet die Möglichkeit, Systeme miteinander zu verbinden, die über keine Schnittstellen zueinander verfügen. Somit lassen sich unter anderem Kundendaten von historisch gewachsenen IT-Landschaften oder Eigenentwicklungen abgreifen, die ein Mitarbeiter sonst mühsam manuell hätte übertragen müssen.

2. Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöhen

Angestellte können beispielsweise Kreditanträge mit Hilfe von RPA deutlich schneller abwickeln. Zum einen, weil Bots nonstop verfügbar sind und zum anderen, weil sie die für den Kreditantrag relevanten Kundendaten in Sekundenschnelle aus den verschiedensten Subsystemen zusammentragen können. Ergänzend mit anderen Technologien, zum Beispiel der elektronischen Signatur, lässt sich der gesamte Kreditantrag durchweg digital abbilden.

3. Manuelle Bearbeitungsfehler reduzieren

Übertragungs- oder Bearbeitungsfehler sind bei Bots ausgeschlossen. Erfahrungsgemäß liegt die Fehlerquote durch eine unzulängliche Programmierung eines Bots deutlich unter der, die durch fehlerhafte Eingaben bei manuellen Tätigkeiten eintritt. Finanzdienstleister können Kunden somit eine deutlich höhere Qualität bei der Abwicklung ihrer Anfragen bieten.

Betrachtet man alle drei Vorteile zusammen sind Finanzdienstleister damit in der Lage, Anfragen schneller, effizienter und ressourcenschonender zu bearbeiten.

RPA lässt sich neben den typischen kundenbezogenen Prozessen wie Girokontoerstellung, Kreditvergabe oder Baufinanzierung auch in zahlreichen anderen Bereichen innerhalb des Finanzinstituts abbilden: zum Beispiel im Personalwesen, Risikomanagement oder im zentralen Einkauf.

Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor

Die Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor sind vielfältig. Manuelle, wiederkehrende Prozesse und Daten aus Drittsystemen, die Angestellte manuell übertragen müssen, finden sich in nahezu jedem Fachbereich, zum Beispiel in der Buchhaltung, der Kundenbetreuung oder bei übergreifenden Aufgaben wie der Einhaltung der Compliance. Typische Einsatzszenarien von RPA im Finanzsektor sind:

Abgleich von Daten im Meldewesen

Als Meldewesen wird die gesetzliche Pflicht von Finanzdienstleistern gegenüber der Bankenaufsicht bezeichnet, bestimmte Informationen wie Finanzdaten zu melden. Die Qualität dieser Informationen lässt sich mit einem Bot automatisch überprüfen. Das Regelwerk ist dabei durch den Fachbereich flexibel erweiterbar, womit Anpassungen der Meldungen kein Problem darstellen.

Onboarding neuer Kunden

Beim Kunden-Onboarding müssen Kundendaten in verschiedene Systeme übertragen werden. Ein Bot kann diese Aufgabe mühelos übernehmen.

Überprüfung von Kundenanfragen

Bots können beispielsweise Kunden, deren Accounts aus unterschiedlichsten Gründen gesperrt wurden, unterstützen. Dazu prüft dieser die Sperrgründe in verschiedenen Systemen und ermittelt die auslösende Ursache. Außerdem kann ein Bot eingereichte Kundenunterlagen auf Basis einer Checkliste abgleichen und ermöglicht so eine schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen.

Kriterien für den erfolgreichen Einsatz von RPA in Finanzprozessen

Auch wenn RPA viele Vorteile hat, ist nicht jeder Finanzprozess für diese Technologie geeignet. Ein Finanzinstitut sollte vorab die Kosten und Nutzen abwägen, bevor es sich entscheidet, die RPA-Technologie zu implementieren. Je mehr der folgenden Kriterien zutreffen, desto naheliegender ist es, den Prozess mit RPA zu unterstützen:

  • Der Prozess läuft nach einem festen Schema (regelbasiert) ab.
  • Der Prozess hat einen hohen manuellen Aufwand und ist wiederkehrend.
  • Der Prozess ist bereits digitalisiert. Ist dies nicht der Fall, sind vorgelagerte Schritte (wie die Überführung in eine Digitalisierungsplattform) notwendig.
  • Der Prozess weist eine geringe Prozesskomplexität auf.
  • Der Prozess ist möglichst wenig von Systemen abhängig, die in naher Zukunft abgelöst oder aktualisiert werden.

Steht die Entscheidung, Prozesse mit RPA zu automatisieren, braucht es eine passende und vor allem gute Lösung. Auf was sollten Finanzdienstleister bei der Fülle von RPA-Tools achten? Die vier Bausteine, die fast alle Akteure in ihre Entscheidungsfindung einbeziehen, sind: Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Kosten der Lösung.

Die vier wichtigsten Entscheidungsfaktoren

Integrationsfähigkeit

Die RPA Lösung sollte sich gut in die bestehende IT-Landschaft integrieren und mit allen vorhandenen Plattformen und Anwendungen interagieren können. Hierbei ist zu beachten, dass es verschiedene Hosting-Optionen gibt (Cloud oder On-Premises).

Benutzerfreundlichkeit

Die Lösung sollte intuitiv sein, sodass auch Anwender mit geringen Programmierkenntnissen diese leicht bedienen können. 

Skalierbarkeit

Die Lösung muss skalierbar und abteilungsübergreifend anwendbar sein. Der Einsatz von RPA für einen einzelnen automatisierten Prozess ist oft zu aufwendig und lohnt sich daher nicht.

Kosten

Die verschiedenen RPA-Anbieter unterscheiden sich stark in ihren Preismodellen. So gibt es neben den klassischen Lizenzmodellen zum Beispiel auch Pay-Per-Use-Modelle, bei der nur für die tatsächliche Nutzung gezahlt wird.

Fest steht, dass dem Einsatz von RPA immer eine Kosten-Nutzen-Abwägung vorausgeht. Beinhaltet ein Prozess beispielsweise viele Schritte, die nicht regelbasiert oder wiederkehrend ablaufen, übersteigen die Kosten zur Programmierung des Bots manchmal den eigentlichen Nutzen. Deshalb wird RPA oft mit anderen Lösungen zur Prozessautomatisierung ergänzt, die flexibler auf Anforderungen reagieren können. Eine dieser Lösungen ist Digital Process Automation (DPA).

Das Zusammenspiel von RPA und DPA im Finanzsektor

DPA ermöglicht im Gegensatz zu einer isolierten Anwendung von RPA, dass Unternehmen Prozessautomatisierung ganzheitlich und strategisch auf Unternehmensebene umsetzen können. Durch das Einbeziehen weiterer digitaler Technologien lassen sich Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende digitalisieren und in hohem Umfang automatisieren. Daher ist DPA eine sinnvolle, wenn nicht sogar notwendige Erweiterung von RPA.

Am besten lässt sich das Zusammenspiel von DPA und RPA im Finanzsektor an einem Beispiel zeigen: Der Kreditantrag ist ein komplexer Prozess, der mit vielen verschiedenen Aktivitäten einhergeht. Von der Datenerfassung über Abgleiche und Freigaben bis hin zur Archivierung der Unterlagen kommen verschiedene Schritte zusammen. Der zugehörige Workflow wird idealerweise in einer DPA-Plattform umgesetzt, die alle benötigten Abläufe digitalisiert. Sind in diesem Workflow manuelle Interaktionen wie zum Beispiel eine manuelle Nacherfassung von Kundendaten nötig, ist die Integration einer RPA-Lösung sinnvoll. Zudem können in einer DPA-Plattform auch unstrukturierte Daten wie zum Beispiel eine eingehende Mail in natürlicher Sprache mit Rückfragen zum Kreditantrag verarbeitet und für RPA nutzbar gemacht werden.

Ganzheitliche Prozessautomatisierung funktioniert mit RPA nur bedingt

RPA kann im Finanzsektor ein sinnvolles Mittel sein, um Prozessautomatisierung umzusetzen. Die Einsatzszenarien sind vielfältig und Bots helfen, Mitarbeiterkapazitäten und Zeit einzusparen, um sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren zu können, sowie Fehler zu vermeiden. Doch die Kosten und Nutzen für den Einsatz von RPA sollten Finanzinstitute vorab gut abwägen. Auch die Auswahl eines geeigneten Tools muss gut überlegt sein. Ist die Digitalisierung im ganzheitlichen Ansatz geplant, kann RPA allein nicht das Patentrezept für Prozessautomatisierung sein. Finanzinstitute sollten in diesem Fall noch andere digitale Lösungen wie DPA hinzuziehen. Denn nur im Zusammenspiel entwickeln Bots ihr volles Potenzial.

 

 

 

10 Vorteile einer Low-Code-Plattform für die Unternehmensdigitalisierung: Digital durchstarten & IT Ressourcen entlasten

Low-Code-Plattformen gewinnen rasant Marktanteile – und es ist kein Ende in Sicht. So prognostiziert das Marktforschungsunternehmen Gartner ein Wachstum im Bereich der Plattformtechnologien für das Jahr 2021 mit insgesamt 13,8 Milliarden US-Dollar. Dies entspricht einer Steigerung von 23 Prozent im Vergleich zum Vorjahr und sogar 42 Prozent gegenüber 2019. Auch das Analyseunternehmen Forrester bestätigt diese Prognosen: 33 Prozent der IT-Verantwortlichen in Deutschland planen den Einsatz von Low-Code-Plattformen, während 24 Prozent bereits 2019 Erfahrungen mit Low-Code-Development oder Low-Code-Plattformen vorweisen konnten. Warum entscheiden sich Unternehmen immer häufiger für ein Low-Code-Tool? Wir zeigen Ihnen anhand von zehn Vorteilen, wie Sie vom Einsatz einer Low-Code-Plattform profitieren.

Vorteile von Low-Code-Plattformen beflügeln die Unternehmens-IT

Das Marktforschungsunternehmen Gartner sagt weiterhin voraus, dass bis 2024 jedes Unternehmen im Durchschnitt vier unterschiedliche Low-Code-Tools nutzen wird. Doch warum so viele? In erster Linie beschreibt Low-Code nur die zugrundeliegende Technologie, also den grafischen Entwicklungsansatz, und nicht den Anwendungsfall der jeweiligen Software. Während sich einige Plattformen auf spezifische Geschäftsprozesse und Datenbanken fokussieren, sind andere universeller und bilden unterschiedlichste Workflows auf Low-Code-Basis ab.

Als Low-Code-Entwicklung beschrieb Forrester Analyst John Rymer bereits 2014 eine neue Art, Applikationen zu entwickeln und gleichzeitig den Anteil an „hartem Code“ drastisch zu reduzieren:

Seitdem hat sich der Begriff etabliert und mit der verstärkten Nutzung von Low-Code-Plattformen an Bedeutung gewonnen. Sie verändern die Zusammenarbeit von Entwicklern, Fachanwendern und Entscheidern bei der Digitalisierung von Workflows, Anwendungen und Geschäftsprozessen. Die IT rückt mehr und mehr in den Mittelpunkt des Unternehmens, da die Teilhabe an Entwicklungsprozessen für eine größere Mitarbeiterzahl möglich – und verständlich – wird.

Zehn wichtige Vorteile von Low-Code-Plattformen

Hat ein Unternehmen die richtige Low-Code-Plattform für den eigenen Anwendungsfall gefunden, kann es durch den effizienten Einsatz und eine kluge Digitalstrategie zahlreiche Vorteile ausschöpfen. Die herkömmliche Art zu programmieren, bei der viele Zeilen Code neu geschrieben werden müssen, kann dieses Potenzial nicht erreichen:

1. Einfachheit = mehr Engagement

Grafische Entwicklungswerkzeuge, Tabellen oder Flussdiagramme unterstützen die schnelle Entwicklung von Anwendungen – ohne dass zwingend neuer Code produziert werden muss. Die Teams arbeiten agiler, benötigen kaum Einarbeitung und können bereits in kürzester Zeit erste Erfolge verbuchen. Durch Bibliotheken und das Hineinziehen der gewünschten Elemente per Drag-and-Drop fühlen sich auch ungeübte Fachanwender sicher und modellieren an der Benutzeroberfläche oder der Business Logik. Die IT wird ein Stückweit entmystifiziert und in den Büroalltag integriert.

2. Geschwindigkeit = mehr Digitalisierung

Ein weiterer Vorteil von Low-Code-Plattformen ist, dass Entwickler keinen neuen Code schreiben müssen, sie fügen Elemente zusammen. Das bedeutet, dass sie viel Zeit bei der Erstellung von Anwendungen einsparen. Einige Plattformen werben mit 80 Prozent Zeitersparnis gegenüber gewöhnlichen Programmiermethoden. Dadurch können mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigt werden. Einsatzbereite Applikationen und Prozesse entstehen in wenigen Tagen oder Stunden: Die Effizienz steigt, was mit einer deutlichen Zunahme des durchschnittlichen Digitalisierungsgrads eines Unternehmens einhergeht.

3. Ressourceneffizienz = mehr Produktivität

IT-affine Mitarbeiter aus den Fachabteilungen werden durch die Visualisierung von Low-Code-Plattformen besser abgeholt und bekräftigt, um eigene Anwendungen zu erzeugen. Diese sind nah am Business Case, da das Knowhow des Anwenders in die Anwendungserstellung unmittelbar einfließt. Professionelle Entwickler können sich anderen Aufgaben widmen, die mehr Tiefenkenntnisse erfordern und werden in ihrer Arbeit nochmals produktiver. Viele Ziele können nun mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern erreicht werden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist Low-Code-Entwicklung die perfekte Chance für nachhaltiges Unternehmenswachstum und Mitarbeiterbindung.

4. Visualisierung = mehr Ideen

Low-Code-Plattformen bilden die Brücke zwischen den Ideen aus der Fachabteilung und deren praktischer Umsetzung durch eine bereitgestellte Technologie. Diese liefert mit Bibliotheken, Schnittstellen und Algorithmen das Fundament, um zügig einen grafischen Eindruck von der Idee zu erhalten. Daraus können sich wiederum leichter Analysen ableiten, Schwachstellen entdecken oder Verbesserungen herausarbeiten lassen.

5. Wiederverwendbarkeit = mehr Code

Dank des Einsatzes von Low-Code-Plattformen kann sich die fachliche Qualität einer Anwendung deutlich verbessern – denn der Fachanwender arbeitet produktiv an der Softwareerstellung mit. Möglich wird das unter anderem durch Elemente, die professionell programmiert wurden und über Bibliotheken immer wieder verwendet werden können. Diese Vorlagen können selbstverständlich weiter angepasst und auf den spezifischen Anwendungsfall optimiert werden. Bei dieser Art der Zusammenarbeit sinkt der Aufwand für Optimierung und Wartung. Die Qualität des Endprodukts steigt und wertvoller Code geht nicht verloren.

6. Einheitliche Codequalität = mehr Sicherheit

Jede Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder Anwendungen nimmt Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur. Low-Code-Plattformen erleichtern es, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit über die Qualität der neuen Applikationen zu wahren. Unternehmen sind nicht mehr davon abhängig, ob ein professioneller Entwickler die Code-Richtlinien und -Standards einhält oder einer nachvollziehbaren Logik folgt, die Plattform übernimmt diese Funktionen bis zu einem gewissen Grad: Sie generiert Quellcode automatisch nach der gleichen Struktur, stellt geprüfte und wiederverwendbare Elemente zur Verfügung und gibt den Entwicklern je nach Kompetenz gewisse Berechtigungen, vollständige Dokumentation inklusive! Sofern die Anwendung optimiert werden muss, Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt oder komplexere Abhängigkeiten abbilden muss, werden beispielsweise erfahrene Programmierer einbezogen, die neuen Code produzieren. In Problem- oder Wartungsfällen kann der Fehler somit viel schneller identifiziert werden.

7. Integration = mehr Leistung

In der Regel bringen Low-Code-Plattformen integrierte Konnektoren mit oder eine flexible REST API, um Drittsysteme, Legacy-Systeme oder Insellösungen anbinden und den Datenaustausch im gesamten Unternehmen ermöglichen zu können. Dadurch lassen sich diese Plattformen einerseits einfach in die bestehende IT-Infrastruktur einfügen, andererseits erweitern sie die Performance und Reichweite der eingesetzten Softwares. Systemadministratoren können sich auf die gesicherte Codequalität der Low-Code-Plattform verlassen, während Fachanwender von neuen Funktionen und einer schnellen Wartung/Aktualisierung profitieren.

8. Flexibilität = mehr Spielraum

Weniger Code verspricht geringeren Aufwand bei Anpassungen, Aktualisierungen, Wartungen und Einsatzmöglichkeiten. Und das wiederum sichert einen bedeutenden zeitlichen Vorsprung, der besonders bei gewandelten Markanforderungen ausschlaggebend sein kann. In vielen Fällen reichen die Konfigurationsmöglichkeiten der bestehenden Elemente, um neue Anforderungen oder Features nach und nach zu integrieren. Native Programmierung bleibt aber weiterhin die Option der Wahl bei komplexeren Herausforderungen. Zudem skalieren Low-Code-Plattformen oft auf unterschiedlichsten Ebenen und geben Unternehmen viel mehr Spielraum in ihrem Unternehmenswachstum.

9. Kontrolle & Governance = mehr Einsicht

Ob bereits voll digitalisierte Geschäftsprozesse oder noch papierbehaftetes Tagesgeschäft: Mitarbeiter schaffen sich ihren Büroalltag gerne nach eigenen Komfortvorstellungen – abseits der Unternehmensrichtlinien. Schatten-IT, Open-Source, verschiedene Programmiersprachen und -stile oder unübersichtliche Entwicklungsprozesse können die Kontrolle und Governance negativ beeinflussen. Low-Code-Plattformen bieten einheitliche Elemente an, die nach einem festen Regelwerk aufgebaut sind und den Anforderungen sowie Richtlinien des Unternehmens entsprechen. Hierzu zählt auch eine vollständige Dokumentation, bestehend aus einem zugrundeliegenden Rechte- und Rollen-Management und Zugriffskontrollen bei der Verwendung von nicht autorisierter Software.

10. Kosteneinsparungen = mehr Projektabschlüsse

Digitalisierungsprojekte entscheiden sich oft an der Kostenfrage: Budgetierung und Praxis fallen in mehr als der Hälfte der Fälle so weit auseinander, dass Entscheider immer wieder Angst davor haben, mit einem Projekt oder einer Software zu starten. Insbesondere die Kosten für Integrationsmaßnahmen, überlange Projektlaufzeiten, Mitarbeiterschulungen, Anforderungsanpassungen und externe/interne Ressourcen können den Rahmen sprengen. Der Vorteil von Low-Code-Plattformen besteht darin, dass die erwähnten Vorteile eins bis neun sich aufaddieren: Einfachheit, Geschwindigkeit, Integration, Ressourceneffizienz, Sie haben allesamt eine positive Auswirkung auf das Unternehmensbudget. All diese Vorteile reduzieren das Potenzial für Fehler und nicht kalkulierte Kosten, geben dem Unternehmen Autonomie bei der Gestaltung der Prozesse und der zeitlichen Umsetzung.

Low-Code-Plattformen sind die Antwort auf viele Probleme

Die Anforderungen an Unternehmen, um innerhalb ihres Geschäftsbereichs erfolgreich zu bleiben, sind über die Jahre immer gleichgeblieben: Kosten reduzieren, Effizienz steigern, Business vergrößern. Ihre Dringlichkeit ist aber exponentiell gestiegen und mit den technischen Erweiterungen haben sich die Rahmenbedingungen gewandelt. Low-Code-Plattformen geben den Unternehmen mehr Zeit, mehr Effizienz, mehr Autonomie bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Anwendungen und Geschäftsprozesse. Damit bringen sie den Werkzeugkasten mit, aus dem Entscheider schöpfen und ihr Fundament weiter ausbauen können – trotz der zugespitzten Marktsituation. Doch das Angebot an Low-Code-Plattformen wird immer unübersichtlicher, da mehr und mehr Player hinzukommen. Es bleibt folglich jedem Unternehmen selbst überlassen, bei der Digitalstrategie praxisgerecht zu prüfen, welche Lösung wirklich passt und das Low-Code-Versprechen tatsächlich einhält.

Dokumentenlebenszyklus: 6 Bearbeitungsphasen eines Dokuments in digitalisierten Prozessen

Dokumente bezeugen unseren Arbeitsfortschritt: Egal ob papiergebunden oder digital, sie geben einen Einblick in den Dokumentenstatus und die erfolgten Aktionen, – beispielsweise ob ein Dokument noch in Bearbeitung ist oder bereits freigegeben wurde, ob es kommentiert werden darf oder nicht mehr veränderbar ist. Dabei durchlaufen Dokumente einen Dokumentenlebenszyklus, der je nach Dokumentenart, Format und Anwendungszweck unterschiedliche Schritte beinhalten kann. Hinzu kommt, dass Unternehmen Dokumente entsprechend ihrer Organisationsstruktur und der zugrunde liegenden Geschäftsprozesse bearbeiten und somit einen individuellen Zyklus definieren. Um nun eine passende und effiziente Lösung für die digitale Dokumentenarbeit zu finden, sollte der Dokumentenlebenszyklus schrittweise durchlaufen und geprüft werden, ob die Software der Wahl alle notwendigen Funktionen mitbringt. Wir stellen die sechs grundlegenden Phasen des digitalen Dokumentenlebenszyklus als kleine Hilfestellung vor.

Was ist ein Dokumentenlebenszyklus?

Mit Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle) werden die unterschiedlichen Bearbeitungsphasen eines Dokuments beschrieben – von der Generierung, über dessen Verarbeitung bis hin zur rechtskonformen Archivierung und Löschung. Es gibt einen analogen Dokumentenlebenszyklus, einen digitalen Dokumentenlebenszyklus und eine Mischform. Die einzelnen Phasen unterscheiden sich jedoch kaum voneinander. Viel deutlicher wird der Unterschied zwischen einem analogen und digitalen Dokumentenlebenszyklus anhand der Bearbeitungsmodi und Möglichkeiten zur Kollaboration. Beim analogen Dokumentenlebenszyklus laufen viele Bearbeitungsschritte manuell ab oder werden von einer Person zur anderen übergeben. Dokumente werden gedruckt, eingescannt oder auf den Arbeitsplatz eines weiteren Verantwortlichen abgelegt. Der Status muss erfragt werden, die Aufbewahrung erfolgt in Aktenordnern, geschreddert wird an der entsprechenden Maschine. Kommt es zu Änderungen am Dokument, müssen viele der Schritte nochmals wiederholt werden, was die Abläufe stark verzögern kann. Beim digitalen Dokumentenlebenszyklus können diese manuellen Zwischenschritte automatisiert werden beziehungsweise das Unternehmen definiert feste Regeln, nach denen der Prozess abläuft, und welche Personen sowie Aktionen involviert sind. Die Transparenz steigt.

Die sechs Phasen des Dokumentenlebenszyklus

Sechs Phasen gliedern den Lebenskreislauf eines Dokuments beziehungsweise der Daten, die für eine Aktion verarbeitet werden. In jeder Phase gibt es eine Dokumentenposition und einen entsprechenden Dokumentenstatus, der im Dokumentenlebenszyklus variabel definiert wird. Sie hängen von den Anforderungen des Unternehmens an die Dokumentenarbeit ab und dem individuellen Dokumentenworkflow sowie von der Art des Dokuments und dem Zweck der Verarbeitung. Jeder Bearbeitungsschritt bringt zudem besondere Anforderungen an die Datenverwaltung und das zugrunde liegende Rechte- und Rollenmanagement. Damit umfasst der digitale Dokumentenlebenszyklus folgende Schritte:

1. Erstellen bzw. Generieren des Dokuments

In dieser Phase entsteht das Dokument oder es kommt dem Unternehmen zu (per Post oder Fax als Scan oder E-Mail). Es kann entweder manuell durch einen Benutzer erstellt werden – auf Papier, am Monitor oder am mobilen Endgerät – oder es wird aus unterschiedlichen Quellen und Daten automatisiert zusammengefügt. Dies ist möglich dank immer besserer Software zur automatisierten Texterkennung und Datenerfassung sowie elektronischen Weiterverarbeitung von Daten und Dokumenten. Wird das Dokument am PC erstellt, kommt zusätzliche Software wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel zum Einsatz, abhängig vom Dokumenttyp. Abschließend kann das Dokument an einem zentralen Speicherort abgelegt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet werden.

2. Bearbeiten bzw. Nutzbarmachen der Inhalte und Verschlagwortung für Suche

Ist in der ersten Phase oft nur ein User beteiligt, so können bereits in der zweiten Phase mehrere Anwender zusammenarbeiten. Jetzt geht es darum, die Daten und Inhalte des Dokuments für andere nutzbar zu machen sowie Informationen abzustimmen, weiterzugeben, zu dokumentieren und sinnvoll zu verschlagworten. Dies bedeutet, dass Änderungen durch mehrere Personen aus gegebenenfalls unterschiedlichen Abteilungen parallel oder konsekutiv am Dokument vorgenommen werden können. In diesem Schritt spielen Revisionssicherheit, Versionierung, Synchronisierung und Freigabe eine bedeutende Rolle, um Sicherheit und Transparenz in den Kollaborationsprozess zu bringen. Dafür ist eine effiziente Suche (nach Volltext, Metadaten, Parametern), ein geregeltes Ablagesystem sowie die strukturierte Datenverarbeitung und Zugriffskontrolle zwingend. In einem digitalen Dokumentenlebenszyklus ist es zudem möglich, Daten, verknüpfte sowie untergeordnete Dokumente sowie Ausdrucke und Informationen in weiteren Systemen zu vernetzen und in Arbeitsverzeichnissen abzuspeichern. So nimmt der Nutzen eines Dokuments für das Unternehmen stetig zu.

3. Verbreiten des Dokuments

Sobald die interne Vorbereitung und Bearbeitung abgeschlossen sind, kommt das Dokument wieder in Umlauf. Ob es intern zur Verfügung gestellt wird, oder mit externen Partnern geteilt werden muss, ist von untergeordneter Bedeutung. Ausschlaggebend ist, dass die Version freigegeben ist und alle vorherigen Schritte abgeschlossen wurden. So teilen Verantwortliche das Dokument, je nach Typ und Verwendungszweck, weiter. Rein informative Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Notizen legen Beteiligte beispielsweise in elektronischen Akten ab, während Verträge oder Eingangsrechnungen komplexere Geschäftsprozesse durchlaufen und viele Abteilungen sowie involvierte Mitarbeiter vernetzen. Dies regelt im besten Fall eine Software, die alle Zwischenschritte auf Basis eines definierten Ablaufs anstößt, Dokumentversionen kontrolliert und sichert und die Freigaben entsprechend der Freigabematrix einholt. Manuelle Zwischenschritte bringen an dieser Stelle viel Unsicherheit und Ineffizienz in den Dokumentenlebenszyklus. Hinzu kommt, dass die Inhalte jederzeit und von überall abrufbar sein sollten – in einem papiergebundenen Prozess fast unmöglich. Dokumentenmanagementsysteme oder Workflow-Management-Systeme erlauben hingegen den Dokumentenzugriff von jedem Endgerät aus, webbasiert oder über einen speziellen Dokumentenzwischenspeicher. Darüber hinaus werden Wiedervorlagen an zuständige Angestellte automatisiert eingeplant und ausgeführt, lästiges Nachfragen entfällt.

4. Aktive Nutzung des Dokuments

Die vierte Phase definiert, wie Anwender auf ein Dokument zugreifen und dieses sowie dessen Inhalte nutzen. Dabei kann der Zugriff permanent oder einfach festgelegt sein, Inhalte können wiederholt oder einfach abgerufen und Lese- oder Schreib- sowie Freigaberechte hinterlegt werden. Änderungen am Dokument können auch während dieser Phase anfallen. Der Dokumentenlebenszyklus ist jedoch so angelegt, dass ein Dokument bei erneuter Bearbeitung in Phase drei zurückgestuft wird und erst mit der finalen Version die vierte Phase anläuft. So ist sichergestellt, dass alle Änderungen ohne Lücken dokumentiert und nachvollziehbar hinterlegt werden (Änderung, Änderungszeit, Bearbeiter). In einem papiergebunden Dokumentenlebenszyklus ist diese Phase besonders heikel, da die Nachvollziehbarkeit und Eindeutigkeit erschwert wird. Es ist nicht immer klar, welche Version die aktuelle oder freigegebene ist, ob alle Verantwortlichen die Bearbeitung abgeschlossen haben oder alle Kommentare final sind. Digitale Systeme unterstützen das Unternehmen besonders bei rechtlichen Dokumenten und schützen vor Manipulation sowie nachträglichen Änderungen.  

5. Revisionssichere Langzeitarchivierung

Haben alle zuständigen Personen die anfallenden Bearbeitungsschritte abgeschlossen und das Dokument entsprechend zirkuliert, nimmt dessen aktive Nützlichkeit ab. Deshalb schließt die Bearbeitungsphase eines Dokuments im Dokumentenlebenszyklus oft mit der revisionssicheren Langzeitarchivierung oder der einfachen Archivierung. Diese stellt sicher, dass das Dokument nach den geltenden Richtlinien für die Dokumentenart aufbewahrt wird und vor weiterer Manipulation geschützt bleibt. Papiergebunde Archive schützen zwar vor einer nachträglichen Änderung des Dokuments, erschweren jedoch die Suche nach bestimmten Akten sowie die fristgerechte Löschung oder Erneuerung. Die Übersicht wird erschwert. Ein Content-Management-System glättet diese Hürden und bietet die gleiche Sicherheit wie bei Papierdokumenten. Doch es geht dabei weiter: Es speichert jedes Dokument entsprechend den jeweiligen rechtlichen Vorgaben und Löschfristen in einem digitalen Archiv. Jeder Zugriff auf das Dokument wird lückenlos dokumentiert, das Dokument kann dank integrierter Volltext- oder Schlagwortsuche sekundenschnell gefunden und aus dem Archiv heraus geteilt werden. Sollten Verantwortliche ein Dokument nach der Speicherung noch weiter benötigen, greifen sie also schnell und zielgerichtet auf das digitale Archiv darauf zu. Tonnenschwere Papierberge gehören damit der Vergangenheit an.

6. Rechtskonforme Löschung bzw. Vernichtung

Die revisionssichere Aufbewahrung wird oft mit der rechtskonformen Löschung zusammengefasst. Doch besonders bei Unternehmen, die mit papiergebunden Archiven arbeiten, kann es an dieser Stelle zu Verzögerungen kommen. Dokumente werden noch aufbewahrt, obwohl sie bereits entsorgt werden könnten oder gehen verloren, obwohl sie noch gebraucht werden könnten. In der letzten Phase des Dokumentenlebenszyklus definiert also die rechtskonforme Entsorgung bzw. Löschung des Dokuments, wann ein Dokument keinen Nutzen mehr für das Unternehmen bietet. Digitale Archive übernehmen diese Aufgabe automatisiert und löschen ein Dokument samt begleitender Daten endgültig. Auch wenn die digitalen Datenspeicher heute schier endlos erscheinen, so entstehen durch Big Data sowie spezielle Marketingprofile Unmengen an Daten, die gespeichert und gemanagt werden müssen. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Fülle an Daten zu sichten und nachhaltig zu löschen.

Sieben Positionen eines Dokuments im Dokumentenlebenszyklus

In Bearbeitung

Das Dokument wird entweder neu erstellt oder es wird eine neue Version eines bestehenden Dokuments angelegt, die bearbeitet werden darf.

Vorgelegt

Das Dokument muss geprüft und ggf. freigegeben werden, einschließlich aller Daten und begleitenden Dokumente.

Genehmigt

Die Dokumentenversion wurde genehmigt, weitere Objekte oder Daten können nicht mit dieser Version verknüpft werden.

Freigegeben

Die Dokumentenversion ist freigegeben und mit allen Dateien definiert. Änderungen an dieser Version sind nicht möglich. 

Abgelehnt

Diese Version des Dokuments wurde nicht akzeptiert. Das Dokument geht in den Bearbeitungsstatus zurück oder wird terminiert.

Zurückgezogen

Bereits freigegebene Dokumente können wieder zurückgezogen werden. Damit wird die bestehende Version blockiert und steht nicht länger zur Verfügung.

Abgelaufen

Die Version des Dokuments steht im Dokumentenlebenszyklus nicht merh aktiv zur Verfügung, so dass keine Folgeaktionen (Druck, Bearbeitung, Versionierung) auf das Dokument durchgeführt werden können.

Um diese Positionen optimal zu bearbeiten, gibt es Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sowie Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), die den Dokumentenlebenszyklus digital begleiten und die Daten entsprechend bereitstellen. Dabei sollte jedoch betont werden, dass viele Funktionen zur digitalen Dokumentenarbeit mittlerweile auch in Workflow-Management-Systemen und Systemen zur Kollaboration integriert sind. Dadurch ist eine Insellösung für das Dokumentenmanagement in den meisten Fällen nicht mehr notwendig.

Wie funktioniert der digitale Dokumentenlebenszyklus?

Der digitale Dokumentenlebenszyklus orientiert sich an den Phasen des analogen Dokumentenlebenszyklus, optimiert diese aber durch digital automatisierte Abläufe und neue Möglichkeiten, die sich dadurch ergeben. Der größte Unterschied besteht darin, dass das Dokument entweder digital vorliegt und die Daten bereits strukturiert sind oder es aus einer papiergebundenen Form in eine digitale übertragen wird. Sind die Daten strukturiert und das Dokument effizient verschlagwortet, kann es in einem digitalen Lebenszyklus direkt am Monitor weiterverarbeitet werden, entlang des gesamten Dokumentenstatus. Um diese Schritte mit einer Software abbilden zu können, müssen die unterschiedlichen Unternehmensabteilungen, Systeme und Anwendungen miteinander verknüpft und Medienbrüche weitestgehend reduziert werden, – beispielsweise mit einer Digitalisierungsplattform. Dann ist die Rede von einem echten digitalen Dokumentenlebenszyklus.