Die elektronische Rechnungsstellung spart Unternehmen viel Zeit und einiges an Geld. Schnell, unkompliziert und leicht einzusetzen, vereinfacht sie auch kleinen Betrieben die Buchhaltung und trägt einen großen Teil dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu machen. Doch damit das Finanzamt die elektronischen Rechnungen anerkennt und ein Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Welche fünf juristischen Fallen Sie auf jeden Fall kennen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.
Elektronische Rechnungsstellung richtig angehen
Generell gilt, die elektronische Rechnungsstellung ist über viele Wege realisierbar. Als Mail mit oder ohne PDF- oder Textanhang, als Web_Download, via De-Mail oder E-Post oder als Computer-Fax – die Möglichkeiten zur Übermittlung sind vielfältig. Eine bestimmte Technologie zur Übermittlung ist nicht vorgeschrieben. Dennoch lauert bereits hier die erste juristische Falle, die Sie auf jeden Fall kennen sollten.
1. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers
Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen entschieden haben, ist das sicher eine kostengünstige und effiziente Alternative zum herkömmlichen Papierversand. Nur wenn Ihre Kunden dagegen sind, kommen Sie nicht weiter. Um allen Ansprüche seitens des Finanzamts genügen zu können, ist es essenziell, dass Ihr Rechnungsempfänger die elektronische Rechnungsstellung akzeptiert. Seine Zustimmung kann auf zwei Arten erfolgen: Entweder trifft er eine sogenannte stillschweigende Willenserklärung, indem er Ihnen die geforderten Beträge einfach überweist. Oder, was empfehlenswert ist, Sie setzen auf eine schriftliche Einverständniserklärung. So sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite. Zusätzlich haben Sie damit auch die Option, gemeinsam festzulegen, ob Sie die Rechnung verschlüsselt übermitteln oder nicht.
2. Die Aufzeichnungspflicht beachten
Während die elektronische Rechnungsstellung früher mit hohen technologischen Anforderungen wie beispielsweise einer elektronischen Signatur oder der Anbindung an ein Elektronic Data Interchange (EDI) Verfahren aufwartete, hat sich die Situation heute wesentlich geändert. Durch das Steuererleichterungsgesetz von 2011 und die EU-Rechnungsrichtlinie 2015/45/EU von Juli 2010 gab es wesentliche Vereinfachungen im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Rechtlich gilt seitdem jedes Dokument als Rechnung, das eine Lieferung abrechnet. Der Vorsteuerabzug ist dadurch nicht gefährdet und der Aufwand der Rechnungsstellung erheblich vereinfacht. So lohnt sich dieses Verfahren auch für kleinere Unternehmen. Doch auch hier gibt es eine wichtige juristische Falle zu beachten: die Aufzeichnungspflicht!
Genau wie bei Papierrechnungen ist es erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren. Dabei muss jede Eingangsrechnung mindestens 10 Jahre lang in einem Archiv abgelegt und darüber hinaus jederzeit lesbar sein. Konkret bedeutet das: Der Rechnungseingang muss genau dokumentiert und immer nachweisbar sein. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss spätestens im Falle eines Audits mit Mahngebühren oder hohen Bußgeldern rechnen. Hinzu kommt, dass elektronische Rechnungen in genau dem Format abgelegt sein müssen, in dem sie eingegangen sind. Denn hier lauert eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung.
3. Vorsicht bei Veränderung der Dokumente
Alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung in ihrem Originalzustand ablegen zu müssen, bedeutet auch, dass man diese Dokumente nicht verändern darf. Passiert es, dass ein Mitarbeiter Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt dieser rechtswidrig. Passieren kann es bei alltäglichen Arbeitsprozessen dennoch. Deswegen sollten Sie immer genauestens prüfen, dass alle Rechnungen in dem Format abgelegt sind, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Hinzu kommt, dass alle elektronischen Rechnungen auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens immer vollständig verfügbar bleiben müssen.
Auch umgekehrt gibt es einige Risiken, über die Sie sich bewusst sein sollten. Denn fehlende oder falsche Rechnungsangaben können auch Rechnungen treffen, die Sie selbst zu begleichen haben. Als Empfänger dürfen Sie diese auf keinen Fall korrigieren oder ergänzen. Geben Sie dem Rechnungssteller umgehend Bescheid und greifen Sie nicht in den Prozess ein. Andernfalls erfüllen Sie den Strafbestand der Urkundenfälschung!
4. Echtheit der Dokumente nachweisbar machen
Eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung lauert bei der Echtheit der Rechnungsdokumente. Damit Sie die Vorsteuer geltend machen können und das Finanzamt Ihre Rechnungen anerkennt, müssen Sie einige rechtliche Bedingungen beachten. Dazu gehört auch, dass Ihr Unternehmen jede Rechnung überprüft und jede Überprüfung dokumentiert. Wichtig ist hierbei, zwischen zwei Prüfungsarten zu unterscheiden.
Auf der einen Seite gibt es das innerbetriebliche Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Dieses erfordert lediglich den Nachweis und die Kontrolle über die Echtheit Ihrer Rechnungsdokumente. Auf der anderen Seite steht die Forderung, dass all jene Angaben in einer elektronischen Rechnung enthalten sind, die in § 14 Abs. 4 UStG genannt sind. Diese sind besonders wichtig für den Vorsteuerabzug. Ein elektronisches Prüfverfahren hat auch hier entscheidende Vorteile. Es geht wesentlicher schneller als eine manuelle Prüfung, es minimiert Fehlerquellen und es prüft und dokumentiert das Vorgehen in einem Schritt. Für ein Unternehmen bedeutet das eine erhebliche Einsparung an Zeit und Kosten.
Weiterhin wichtig für die elektronische Rechnungsstellung ist auch, dass Ihre Dokumente vier Punkte hinsichtlich ihrer Authentizität erfüllen: die Echtheit der Herkunft, einen unversehrten Rechnungsinhalt, die Lesbarkeit und die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn.
5. Fristen beachten
Gerade für Unternehmen wie beispielsweise Vermessungstechniker, Bauunternehmen oder Immobilienmakler, deren Arbeit mit Grundstücken zusammenhängt, gibt es eine wichtige Regelung für die elektronische Rechnungsstellung zu beachten. Sie sind dazu verpflichtet, alle Rechnungen an andere Unternehmen und Personen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, innerhalb von nur sechs Monaten auszustellen. Missachten Sie diese Vorschrift, drohen Ihnen Bußgelder bis zu einer Höhe von 5.000 Euro. Geld, das sich sicher sinnvoller investieren ließe.
Juristische Fallen vermeiden mit Hilfe eines DMS
Mit Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung auf dem Vormarsch, denn die Richtlinie fordert einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Für ein Unternehmen, dass bei seiner Buchhaltung und Rechnungsstellung lediglich auf ein Standardprogramm des jeweiligen Betriebssystems wie beispielsweise Excel sowie auf die Ablage in manuell angelegten Ordnern setzt, ist es schwer, dieser Forderung nachzukommen. Aus diesem Grund bietet es sich an, mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) zu arbeiten. Ein leistungsfähiges DMS übernimmt und automatisiert Routineaufgaben und vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung erheblich.
Ob automatische Annahme von Rechnungen und deren elektronische Zeiterfassung mit Zeitstempel, Rechnungsbearbeitung oder Ablage und Archivierung – ein digitales DMS kann zeitaufwändige Aufgaben schnell und einfach erledigen und erfüllt zudem die gesetzliche Forderung einer Verfahrensdokumentation. Zudem minimiert es die Fehlerquellen manueller Arbeit und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen alle anderen gesetzlichen Richtlinien ebenfalls einhält. So sind Sie in Sachen juristischer Fallen bei der elektronischen Rechnungsstellung immer auf der sicheren Seite.
Dieser Artikel ist auf Grundlage eingehender Recherchen und nach besten journalistischen Grundsätzen verfasst. DocuWare kann dennoch keine Rechtsberatung geben. Wenden Sie sich deswegen im Zweifel an einen Fachanwalt.
