Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Ein Leitfaden.

Reibungslose Arbeitsabläufe wünscht sich jedes Unternehmen. Je schneller, unkomplizierter und fehlerfreier die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter läuft am Ende der ganze Betrieb. Auf dem richtigen Weg ist, wer auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse setzt. Denn damit zusammen hängt ein digitales Workflow Management und das ist die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Wie Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Digitalisierung und Prozess-Management – das sind die großen Vorteile

Das richtige Prozess-Management ist das Geheimnis einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Prozess-Management meint dabei alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller zusammenhängenden Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, also aller Geschäftsprozesse. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Dabei profitieren gerade die Abteilungen eines Unternehmens von der Digitalisierung, die sich mit den zentralen Aufgaben beschäftigen. Das sind in erster Linie Buchhaltungs- und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, gestaltet dies ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher.

Als Folge zunehmender Digitalisierung haben Unternehmen in allen Branchen mit einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten umzugehen. Gleichzeitig müssen sie immer ein Augenmerk auf den Wettbewerb legen, um nicht den Anschluss an den Markt zu verpassen und um weiterhin oben mitmischen zu können. Darum ist es für jedes Unternehmen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen sowie umsetzen. Doch für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kommt es maßgeblich auf die gewählte Software für Ihr Prozess-Management sowie den richtigen Anbieter an.

Schritt für Schritt zum digitalen Prozess-Management

Während die gute alte Hauspost langsam, aber sicher ihren Rückzug aus den Unternehmen der heutigen Zeit antritt, ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Damit die digitale Transformation funktioniert und Sie ab Tag eins nach Implementierung von Ihrem Prozess-Management profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Schritte beachten:

1. Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen von oben bis unten

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen bedeutet zugleich, Abschied zu nehmen – und zwar vom Papier. Denn das ist heutzutage ein wirklich unangenehmer Zeitgenosse, kostet papierbasiertes Arbeiten doch eine Menge an Arbeitszeit und Geld. Wer jedoch so weit wie möglich auf Papier verzichtet und die manuelle, fehleranfällige Bearbeitung durch automatisierte und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse ersetzt, hat das Erfolgsrezept für mehr Effizienz gefunden. So können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Prozess-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.

Doch damit Sie so weit wie möglich auf Papier verzichten können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese im Idealfall genau dokumentieren. So sehen Sie genau, an welchen Stellen manuelle Arbeiten die Effizienz Ihres Betriebs bremsen. Auf dieser Grundlage können Sie dann definieren, wo automatisierte Geschäftsprozesse das Ruder übernehmen sollen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich zudem einen Überblick über Ihr Papier-Archiv verschaffen und alles digitalisieren, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital und auf nur einem Server gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.

2. Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)

Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich und kann Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die Ihr Betrieb besitzt: die Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten.

3. Wählen Sie Cloud-basierte Systeme

Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozess-Management ganz entscheidend von Cloud-Lösungen. Denn Cloud Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollten Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf jeden Fall an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Kosten verursachen und Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Hinzu kommt der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. Auch hier können Cloud-Lösungen entscheidend weiterhelfen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für elektronische Rechnungen.

Langwierig oder kurzfristig – so sollte die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ablaufen

Haben Sie die ersten drei Schritte gemacht, so haben Sie die wichtigste Basis zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management gemacht. Denn beides erfordert heute längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Prozess-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Wichtig ist dabei nur, dass Sie wirklich alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation einbeziehen. Denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.

Dokumente digitalisieren: 5 Gründe, warum Sie darauf nicht verzichten können

Zur Realisierung effizienter und kostensparender Arbeitsabläufe in einem modernen Unternehmen ist die Digitalisierung von Papierunterlagen eine essentielle Voraussetzung. Firmen können durch die Dokumentendigitalisierung ihre Geschäftsprozesse deutlich schneller gestalten. Dokumente auf elektronischer Basis sparen Geld und schonen auch noch die Umwelt. Dennoch ist Papier in vielen Betrieben nach wie vor stark verbreitet. Beim Thema Dokumente digitalisieren scheuen viele Firmen den vermeintlich hohen Aufwand des Scannens und die weiteren Schritte hin zu einem papierlosen Büro mittels des Einsatzes eines Dokumentenmanagement-Systems.

Doch dass der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente viel einfacher umzusetzen ist als die Skeptiker denken und dass sich dieser früher oder später ohnehin unvermeidbare Schritt vor allem auch ganz eindeutig für die Unternehmen auszahlt, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag auf.

Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Haben Sie die Entscheidung gefällt, Ihr Unternehmen an die digitalen Anforderungen der heutigen Zeit anzupassen, ist die Digitalisierung der Buchhaltung dabei ein wichtiger Schritt. Damit Ihr Unternehmen und alle alltäglichen Arbeitsprozesse weiterhin reibungslos laufen, sollte dieser jedoch nicht in einer Hauruck-Aktion erfolgen, sondern umfassend geplant sein. Dabei kommt es vor allem darauf an, digitale Workflows zu nutzen und so die Effizienz Ihrer Buchhaltung zu steigern. Empfehlenswert ist deswegen, folgende drei Tipps zu berücksichtigen, um möglichst schnell von einer digitalen Buchführung zu profitieren.

Tipp 1: Buchhaltung automatisieren

Manuelle Arbeiten sind generell fehleranfälliger als automatisierte Arbeiten. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder Unwissenheit können dazu führen, dass einem Mitarbeiter unbeabsichtigt Fehler unterlaufen. So passiert es schnell, dass eine Eingangsrechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Für Ihr Unternehmen bedeutet das Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder -ausgänge. Passiert das nur ab und an, ließe sich wahrscheinlich noch darüber hinwegsehen. Treten diese Dinge jedoch gehäuft auf, so leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Wenn Sie hier auf die Digitalisierung der Buchhaltung und damit auf die Arbeit mit automatisierten Workflows und eine digitale Rechnungsprüfung setzen, können Sie dieses Problem schnell und einfach umgehen.

Was heißt das nun konkret für die Digitalisierung der Buchhaltung? Um für mehr Effizienz durch automatisierte Workflows zu sorgen, sollten Sie in einem ersten Schritt soweit möglich, sämtliche manuellen Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung entfernen. Automatisierte Workflows nehmen Ihren Mitarbeitern die Aufgabe ab, Rechnungen zu erfassen, zu archivieren, an die richtige Person weiterzuleiten und zu begleichen. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dokumentenarchivierung und Freigabe-Routing in einer digitalen Buchhaltung selbständig. Gleichzeitig identifizieren digitale Workflows Fehler, Doubletten und Ausnahmen und übermitteln alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm. Überflüssige Aufgaben lassen sich auf diese Weise eliminieren. Eine automatisierte Buchhaltung fördert ein reibungsloses Arbeiten und verhilft Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz, denn Ihre Mitarbeiter können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren.

Tipp 2: Digitale Workflows für eine papierlose Buchhaltung nutzen

Gerade in der heutigen Gesellschaft entwickelt sich zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zu einem wichtigen Faktor. Das betrifft auch die Digitalisierung der Buchhaltung. Digitale Workflows kommen diesem Wunsch nach Flexibilität nach. Unabhängig vom genutzten Endgerät ermöglichen sie eine fachliche Prüfung und Freigabe der Rechnungen von überall aus und zu jeder Zeit. Das bedeutet einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität für Ihr Unternehmen. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lassen sich digitale Workflows doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren. So kommt es bei einer Umstellung vom papierbasierten auf digitales Arbeiten nicht zu Störungen im normalen Betriebsablauf. Können Ihre Mitarbeiter wie gewohnt arbeiten, sichert das die Effizienz Ihrer gesamten Buchhaltung.

Ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail, wer bei der Digitalisierung der Buchhaltung auf digitale Workflows setzt, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so den passenden Beleg. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus – für die Effizienz der Buchhaltung ist das ein entscheidender Faktor.

Tipp 3: Zeit sparen durch digitales Rechnungsarchiv

Papierbasierte Archive voller Aktenordner können vor allem eines: Zeit stehlen. Denn wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument sucht, aber nicht genau weiß, wo dieses abgelegt ist, können viele Stunden vergehen. Das ist wertvolle Arbeitszeit, die der Buchhaltung dann an anderer Stelle fehlt. Setzen Sie jedoch auf ein digitales Archiv, können Sie dieses Problem ganz einfach umgehen. Digitale Workflows sorgen dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Benötigt einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben, um die richtige Datei zu finden.

Gleiches gilt auch für den Fall eines Audits, denn alle vom Auditor geforderten Dokumente lassen sich mittels digitaler Workflows in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Auch das ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, die Digitalisierung der Buchhaltung sowie die Effizienz der ganzen Abteilung voranzutreiben. Ein weiterer Pluspunkt digitaler Workflows ist in diesem Zusammenhang die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Denn das digital durchsuchbare Rechnungsarchiv erleichtert auch das. Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren möchten, helfen Ihnen digitale Workflows zudem dabei, Mahnungen schneller verschicken zu können. So lässt sich die Effizienz Ihrer gesamten Rechnungsverarbeitungsteigern. 

Digitale Buchhaltung – ganz oder gar nicht

Flexibilität, verringerte Fehlerquoten und Zeitersparnis sind die wesentlichen Punkte, mit denen digitale Workflows Ihrer Buchhaltung zu mehr Effizienz verhelfen. Dennoch sollten Sie nicht einfach so darauf los digitalisieren. Eine erfolgreiche Umstellung von papierbasierter auf digitale Buchhaltung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Wichtig dabei ist eine klare Kommunikation. Nur wenn alle am Unternehmen Beteiligten wissen, was wann zu tun ist, wird es keine Verzögerungen geben und der digitale Wandel Ihrer Buchhaltung wird reibungslos und zügig umgesetzt sein.

Wer digitalisieren will, darf keine halben Sachen machen. Das gilt vor allem in Bezug auf die Mitarbeiter. Denn die sind entscheidend dafür, wie schnell sich die Digitalisierung der Buchhaltung letztendlich umsetzen lässt und wie erfolgreich sie am Ende ist. Ihre Mitarbeiter sind es, die Ihr Unternehmen Tag für Tag am Laufen halten. Sie kennen den Betrieb und all seine Prozesse und Abläufe. Deswegen ist es wichtig, dass alle Beteiligten von der Digitalisierung der Buchhaltung überzeugt sind. Nur wenn alle gemeinsam an der Umstellung von Papier auf digitale Dokumente arbeiten und diese mit gleicher Motivation vorantreiben, ist der Erfolg der digitalen Buchhaltung garantiert. Denn der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich von der Leistung Ihrer Mitarbeiter ab.

Office 4.0: Der Weg zum digitalen Büro

Corona, Digitalisierung, Fachkräftemangel – allein schon diese drei Stichworte liefern gute Gründe dafür, dass sich die Arbeitswelt aktuell in einem fundamentalen Umbruch befindet. Die umfassende Vernetzung mit hohen Bandbreiten und ständiger Verfügbarkeit, neue Technologien wie „Robotic Process Automation“ oder innovative Collaboration-Tools sowie flexible Arbeitsmodelle verändern die Art und Weise erheblich, wie, wo und wann Mitarbeiter und Entscheider ihre Aufgaben erfüllen. Diese „Work Transformation“ in Richtung „New Work“ und „Büro 4.0“ ist im Kern ein Resultat der Umsetzung der digitalen Transformation direkt am Arbeitsplatz jedes einzelnen Mitarbeiters.

Die Marktanalysten von IDC definieren die Zukunft der Arbeit als einen grundlegenden Wandel des Arbeitsmodells – in eine Richtung, die nicht nur eine Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine fördert, sondern auch die Mitarbeiter beim Erwerb neuer Fähigkeiten und Erfahrungen unterstützt. Diese Arbeitswelt der Zukunft findet statt in einer intelligenten und dynamischen Arbeitsumgebung, die nicht durch Zeit oder Raum begrenzt ist. „Future of Work“-Initiativen werden von leitenden Angestellten und Vorständen vorangetrieben und sind nur erfolgreich, wenn sie unternehmensweit gedacht werden.

Definition des Begriffs Office, bzw. Büro 4.0

Bei diesen Initiativen sind neben der Digitalisierung zwei weitere Aspekte ganz wesentlich: Die Gestaltung des Arbeitsmodells und die Weiterentwicklung des eigentlichen Arbeitsplatzes. Geht es unter der Überschrift „Arbeitswelt 4.0“ vornehmlich um die Digitalisierung der Arbeit, ist der Begriff „Büro 4.0“ enger gefasst: Mit „Büro 4.0“ ist nur der Büroarbeitsplatz an sich gemeint – und zwar neben seiner Digitalisierung auch sein Raumkonzept.

Die meisten Arbeitsplätze werden immer mobiler, weil auch ihre digitale Ausstattung mit mobilen Rechnern, schnellen Netzen sowie Cloud-Zugriff immer leistungsstärker wird. Der Wunsch nach Bewegungsfreiheit im Arbeitsalltag ist nicht mehr nur verlockend, sondern realistisch. Deshalb wird die Zahl der reinen Bürogebäude, wie sie vor der Pandemie üblich waren, quantitativ zurückgehen.

Homeoffice mit Meerblick

Dabei wird sich der moderne Büroarbeitsplatz stetig wandeln. Schlüsselworte sind hier: Büro der Zukunft oder Büro 4.0. Allein schon auf die Frage, wo sich das befindet, gibt es immer seltener eine eindeutige Antwort. Der moderne Mitarbeiter ist flexibel unterwegs, egal ob real oder virtuell. Er nutzt verschiedene Räume, verbringt Zeit in Meetings und wechselt von Projekt zu Projekt. Remote Work und Homeoffice sind keine Modeerscheinung oder Notlösung mehr, sondern etabliert – manchmal sogar als Homeoffice mit Meerblick. Dann arbeitet man da, wo andere Urlaub machen.

Dennoch brauchen wir auch einen festen Arbeitsplatz, an dem wir „Anker setzen“ und uns mit Kollegen austauschen können. Eine Umgebung, die unterschiedliche Raumqualitäten bereitstellt. Ein Büro, das auf alle neuen Anforderungen angepasst ist und Mitarbeiter bei ihren verschiedenen Tätigkeiten unterstützt – oder besser noch – fördert: Das Büro 4.0.

Die Corona-Pandemie hat die „Work Transformation“ dahin enorm beschleunigt, weil sie wie ein Katalysator fungiert, der die digitale Transformation in vielen Unternehmen vorantreibt. Sie wurden quasi über Nacht gezwungen, hybride Arbeitsmodelle umzusetzen und neue Technologien zu nutzen. Doch welche Veränderungen davon sind beständig und bleiben uns langfristig erhalten? Wie wird das Arbeiten im „Neuen Normal“ und im Büro 4.0 künftig aussehen?

Ende der Homeoffice-Pflicht – Büro 4.0 braucht langfristige Konzepte

Zumindest die Möglichkeit zu haben, auch nach dem Ende der Homeoffice-Pflicht weiterhin von zu Hause zu arbeiten, ist für viele Büroangestellte inzwischen Bedingung – und wird es auch nach Corona bleiben. Der Komfort in den eigenen vier Wänden, der gesparte Arbeitsweg, an einem schlechten Tag zu Hause bleiben oder die Vereinbarkeit von Familie und Beruf – die vielen Vorteile überwiegen.

Aktuell besteht ein großes Momentum, hier langfristige und nachhaltige Konzepte zu entwickeln und umzusetzen. Vielen Unternehmen fällt es allerdings äußerst schwer, den Spagat zwischen Ressourcen-Optimierung, kultureller Transformation und Technologie-Modernisierung zu meistern. Das gilt auch für die Digitalisierung der Arbeit und die Einführung zeitgemäßer Bürokonzepte. Die neuen Büros, die ja durchaus in Konkurrenz zum Homeoffice stehen, sollen ja auf jeden Fall so attraktiv werden, dass die Mitarbeiter weiterhin gerne in die Firma kommen.

Moderne Technik für mobiles Arbeiten

Das Büro 4.0 ist multifunktional und ergonomisch. Es kann dank innovativer Raumgestaltung ein produktives und angenehmes Arbeitsumfeld schaffen, das die Kreativität, Motivation und Zufriedenheit aller Mitarbeiter fördert. Eine der wichtigsten Voraussetzungen für solch ein Büro 4.0 ist – analog zu Industrie 4.0 – eine gemeinsame Kommunikations- und Datenaustauschplattform. Beispielsweise mit einem modernen Dokumentenmanagement-System (DMS) und einem digitalen Posteingang.

Darüber haben dann alle Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente, die sie für ihre Arbeit benötigen – und zwar nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice oder unterwegs. Und natürlich auch innerhalb der Firma an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Büros.

Für das Büro 4.0 sind also technische Voraussetzungen zu schaffen. Neben dem DMS sind das vor allem flexible Arbeitsplätze, wahlweise mit stationärer oder mobiler Technik bzw. mit Docking-Station und Lademöglichkeiten – natürlich performant und sicher vernetzt. Digitalisierung und Prozessoptimierung sind weitere wichtige Grundvoraussetzungen für die erforderliche Flexibilität im Büro 4.0. Ein modernes DMS ermöglicht z.B. durch den Cloud-Zugriff mobiles Arbeiten (Remote Work) und vermeidet die zeitraubende und fehleranfällige Zettelwirtschaft. So entsteht ein papierloses Büro, in dem die Post digitalisiert wird und die Büroablage automatisch organisiert und strukturiert ist.

Das Smart Office auf dem Weg zum Büro 4.0 nebenher verwirklichen

Sind die technischen Voraussetzungen geschaffen, wird auf dem Weg zum Büro 4.0 das Smart Office im Unternehmen realisiert. Dazu gehören unter anderem:

  • Intelligente Steuerung von Licht und Raumtemperatur
  • Reservierungen und Freigaben von Büro- und Konferenzräumen
  • Tracking der Raumbelegung

Erste Unternehmen haben sich längst von der fixen Schreibtischzuteilung verabschiedet; hier gehört ein eigener Schreibtisch nicht mehr zum Arbeitsalltag. Vielmehr muss man jeden Tag (oder manchmal auch mehrmals täglich) entscheiden, welche Arbeiten anstehen und welcher Raum dafür am geeignetsten ist: Das ruhige Einzelbüro, das Konferenzzimmer, der große Besprechungsraum für Meetings oder die Lounge zum kreativen Brainstorming. Dementsprechend multifunktional sollte das Büro 4.0 also sein.

Eine Option ist das Baukasten-Prinzip, mit dem Großraumbüros nach Bedarf durch mobile Wände in Einzelbüros umgewandelt werden oder sich entsprechend zu anderen Formen verschieben lassen. Außerdem wird das Arbeitsumfeld immer wohnlicher – das Homeoffice lässt grüßen. Die Umgebung passt sich den individuell persönlichen Bedürfnissen durch flexible Möbel an. Diese lassen sich je nach Bedarf spezifisch ein- und umstellen. So kann heutzutage der Ort und die Ausstattung des Büros die Entscheidung beeinflussen, welcher Job angenommen wird.

Auch stationäre Computer werden in den Büros oft durch Laptops und Tablets abgelöst. Denn wenn der feste Schreibtisch für jeden Mitarbeiter wegfällt, dann muss sich auch die Technik anpassen. Abwechslungsreiche Arbeitsplätze fördern nicht nur die Kreativität, sie sind auch gesünder als das permanente Sitzen. Sofas, Stehpulte oder gar Sitzsäcke und schaukelnde Korbstühle erlauben es den Mitarbeitern, die Füße hochzulegen oder zumindest die Sitzposition häufiger zu wechseln.

Büro 4.0: Der Weg ist das Ziel

Das Konzept Büro 4.0 ist also der Schlüssel für Unternehmen, um die Chancen und Vorteile der Digitalisierung durchgängig und nachhaltig zu nutzen. So gestaltet sich die Arbeit effizienter und effektiver. Dabei wird dieser Weg nicht nur von technischen Aspekten bestimmt, sondern mehr noch von organisatorischen, ergonomischen und psychologischen Gesichtspunkten. Gefragt ist ein systemischer, ganzheitlicher und nachhaltiger Veränderungsprozess in der gesamten Administration des Unternehmens. Für die unbedingt nötige Akzeptanz dieses Veränderungsprozesses kann ein von der Geschäftsleitung initiiertes Change Management-Projekt sorgen, das dann gemeinsam mit allen Mitarbeitern geplant und konsequent umgesetzt wird.
Den moderne Arbeit findet in Teams und Projekten statt. Hier kommt es auf konstruktive Zusammenarbeit und gute Vernetzung an. Trotz der Videokonferenzen und Cloud-Lösungen bleiben physische Orte für den persönlichen Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen wichtig. Kommunikation und Interaktionen sind Inspiration für neue Ideen, fördern die Kreativität und machen letztendlich alle Mitarbeitenden produktiver bei der Arbeit. Das Büro 4.0 ist also nicht nur ein Anker für die Belegschaft, sondern erzeugt gleichzeitig Identifikation und Bindung.

Am Ende des Weges zum Büro 4.0 steht dann das Lean Office: Hier werden alle Prozesse schlank gehalten, es gibt keine Ablenkungen und keine Zeitverschwendung mehr. Nicht zuletzt sorgt das papierlose Büro für Übersichtlichkeit und Transparenz – und ermöglicht somit den vollen Durchblick für alle Involvierten.

Digitale Prozesse im Unternehmen effizient gestalten

Die Welt wandelt sich immer schneller und in hohem Tempo kommen neue Anforderungen hinzu. Der Weg zu einem zukunftsfähigen Unternehmen, das sich diesen Anforderungen stellen kann, gelingt jedoch nur über digitale Prozesse. Denn diese setzen Ressourcen frei und ermöglichen ein effizienteres Arbeiten.

Digitale Prozesse: Am Anfang steht die Frage nach dem „Warum“

„Prozesse“ – das ist ein weit gefasster Begriff. Grundsätzlich ließe sich jede Art von Tätigkeit als Prozess bezeichnen. Werfen wir einen Blick in die DIN EN ISO 9000:2015, lesen wir dort:

„Ein Prozess ist ein Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehenden Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.“

Oder anders formuliert: Prozesse in einem Unternehmen sind alle logisch aufeinander aufbauenden Tätigkeiten, bei denen Informationen oder Ressourcen in ein Produkt oder eine Leistung umgewandelt werden. Sei es für das Unternehmen selbst oder für den Kunden. Prozesse sind dabei immer inhaltlich abgeschlossen (d.h. am Ende steht ein Ziel) und meist auch voneinander abhängig. So wird etwa der Onboardingprozess neuer Mitarbeiter nicht effizient laufen, wenn es zuvor schon beim Bewerbermanagement und dem Einstellungsprozess gehapert hat.

In einer Zeit, in der immer neue Anforderungen hinzukommen und sich vieles ändert, bedeuten zahlreiche Prozesse jedoch zunehmend Stress für Mitarbeiter. Besonders, wenn es sich dabei um Routineprozesse handelt, die die Zeit für Wichtigeres blockieren. Es wird daher immer wichtiger, diese Prozesse zu identifizieren und zu digitalisieren. Idealerweise steht am Ende der Digitalisierung der Geschäftsprozesse eine möglichst weitgreifende Prozessautomatisierung.

Was bedeutet es, Prozesse zu digitalisieren?

Ganz einfach: Es bedeutet, analoge Prozesse ins Digitale zu übertragen. Digitale Prozesse sind weniger fehleranfällig, entlasten Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben und verbessern das Workflow-Management. Auf den Punkt gebracht, sorgen digitale Prozesse für effizientere Arbeit – sofern sie denn korrekt eingeführt wurden.

Grundsätzlich können Unternehmen jeden Standardprozess digitalisieren. Hier einige Beispiele:

  • HR: Onboarding, Bewerbermanagement, Urlaubsplanung
  • Buchhaltung: Dokumentenbearbeitung, Rechnungseingang und -ausgang, Posteingang, Vertragsmanagement, (Stamm-) Datenverwaltung

Die Prozessdigitalisierung benötigt dabei immer auch eine grundlegende Digitalisierung des Unternehmens selbst. Schließlich können Sie keine Wände hochziehen, wenn Sie nicht zuvor ein stabiles Fundament errichtet haben.

Wie kann die Einführung digitaler Prozesse effizienter gestaltet werden?

Halten Sie sich bei der Einführung digitaler Prozesse an fünf Schritte, um am Ende auch tatsächlich das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

  1. Identifizieren Sie, welche Prozesse denn überhaupt digitalisierbar sind. Binden Sie dabei die Mitarbeiter ein, indem Sie ihnen zwei Fragen stellen: An was arbeitest du? Wie gehst du dabei vor bzw. was nutzt du dafür?
  2. Bewerten Sie ehrlich, wie es um die generelle Digitalisierung im Unternehmen steht. Wie viele Prozesse laufen noch komplett analog ab? Welche sind schon teils digitalisiert? Welche vielleicht bereits vollständig?
  3. Analysieren Sie die Wirtschaftlichkeit. Um Geschäftsprozesse wirklich zu optimieren, sollten Sie stets einen Blick auf finanzielle Sinnhaftigkeit werfen. Schließlich findet die Digitalisierung nicht im luftleeren Raum statt. Digitale Prozesse benötigen neue Software, einen Umzug vom Analogen ins Digitale sowie eine Schulung, um Mitarbeiter mit den neuen, digitalen Workflows vertraut zu machen. Erstellen Sie zudem einen Plan, welche konkreten Verbesserungen Sie hinsichtlich Ressourcennutzung und Effizienz anstreben.
  4. Priorisieren Sie nun die zu digitalisierenden Prozesse. Eine Workflow-Automatisierung ist umso wichtiger, je öfter der Prozess angewendet wird und je mehr von ihm abhängt.
  5. Digitalisieren Sie dann Ihre Prozesse der Reihe nach. Evaluierung und Qualitätsmanagement sollten dabei immer gegeben sein. Dokumentieren Sie unerwartete Fehler und Learnings, die für anstehende Digitalisierungsprojekte hilfreich sein könnten.
  6. Evaluieren Sie in regelmäßigen Abständen, ob sich die Ergebnisse wie erwartet einstellen. Vermeiden Sie den Fehler, einen digitalisierten Prozess als erledigt abzuhaken und ihn nie wieder eines Blickes zu würdigen. Gerade in der Anfangsphase werden sich viele Aspekte bemerkbar machen, in denen der neue digitale Prozess noch Optimierungsbedarf aufweist. Auch hier gilt wieder: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und holen Sie sich deren Meinung ein.

Der digitale Prozess als Bedrohung

Damit digitale Prozesse effizient die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sichern, müssen auch die Mitarbeiter ihren Teil beitragen. Genau deren Unterstützung (bzw. der Mangel an Unterstützung) kann sich jedoch als echte Hürde erweisen. Denn Digitalisierung empfinden viele Mitarbeiter als Bedrohung für ihren Arbeitsplatz – besonders, wenn die Prozessautomatisierung ihnen Aufgaben abnimmt und sie so vermeintlich ersetzbar macht. Daher gilt:

Change Management ist zentral für den Erfolg digitaler Prozesse

Digitalisieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse niemals nur Top-down. Den langfristigen Erfolg und die Unterstützung der Mitarbeiter sichert gutes Change Management. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die in den neuen Prozessen beteiligt sind und die am Ende entlastet werden sollen. Dann nützt es wenig, wenn sie mit der neuen Fahrweise nicht einverstanden sind und sich ihr verweigern.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter also ab Tag 1 ein. Informieren Sie transparent, warum Sie Prozesse nun digitalisieren wollen, welchen Nutzen das für jeden hat und wie die Umsetzung aussieht. Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar: Du bist trotzdem noch wichtig und wirst deinen Arbeitsplatz nicht verlieren! Falls es dennoch Mitarbeiter gibt, deren Aufgaben komplett an digitale Prozesse übergehen, sollten Sie sich überlegen: Wie können Sie diese Mitarbeiter anderweitig qualifizieren und einsetzen?

Kommunikation ist bei der Digitalisierung das A und O. Nehmen Sie Fragen an, ignorieren Sie Zweifel keinesfalls. Es gilt: Je größer der Umfang der Automatisierung und je mehr Aufgaben betroffen sind, desto wichtiger sind Transparenz, klare Worte und ein offenes Ohr.

Anschließend geht es darum, die neuen, digitalen Prozesse in den gelebten Unternehmensalltag zu integrieren. Unterstützen und begleiten Sie Mitarbeiter und heben Sie Erfolge bei der Umsetzung hervor.

Damit die digitalen Prozesse schlussendlich wirklich effizient sind, muss die Veränderung beibehalten werden. Achten Sie darauf, dass jeder im Unternehmen die neuen Workflows nutzt. Gerade in der Anfangszeit, wenn alles ungewohnt ist, greift man gerne einmal auf gewohnte Routinen zurück. Teamleiter und Geschäftsführer sollten also mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Workflows konsequent nutzen.

Nur so lässt sich das Ziel erreichen: Ein Unternehmen, das den neuen Anforderungen genügend Ressourcen widmen kann, um diese erfolgreich umzusetzen.

Digitaler Urlaubsantrag: Schnell und einfach umgesetzt

Die Urlaubszeit naht – die Vorfreude wächst. Ein schönes Reiseziel aussuchen, das passende Domizil und eine günstige Reisegelegenheit finden. Dann muss der Arbeitgeber „nur“ noch den Urlaub genehmigen. Erfolgt das noch traditionell auf Papier, ist der Frust vorprogrammiert. Urlaubsantragsformular in der Personalabteilung abholen, den Antrag beim Chef einreichen und dann warten, bis nach vielen Tagen endlich die Genehmigung auf dem Schreibtisch landet. Denn dann kann es zu spät sein, zum Beispiel weil das Hotel ausgebucht ist oder das Sonderangebot für den Flug nicht mehr gilt.

Das muss nicht mehr sein. Denn im Zeitalter der Digitalisierung sollte der digitale Urlaubsantrag von jedem Gerät und Ort aus längst gang und gäbe sein.

Der digitale Urlaubsantrag spart Zeit und Geld

… und schafft ein hohes Maß an Transparenz. Dennoch: In manchen mittelständischen Unternehmen erfolgt die Urlaubsplanung noch ganz analog wie zu Vorväterzeiten auf Papier. Das heißt: Es gibt zum Beispiel keine Übersicht über den Resturlaub, es ist eine händische Prüfung erforderlich und die Verwaltung erfolgt per Wandkalender.

Die Folge: Übertragungsfehler, vergessene Einträge, unklare Vertretungen. Bei diesen typischen Problemen ist nachträglich zeitaufwendiger Abstimmungsaufwand ebenso die Regel wie kurzfristig die Suche nach Stellvertretern und unnötige Streitigkeiten – Stichwort: „ich hab doch schon gebucht“. Je mehr Mitarbeiter das Unternehmen hat, desto ineffizienter wird es, Urlaub NICHT digital zu verwalten.

Die Vorteile digitaler Urlaubsverwaltung

Der große Mehrwert digitaler Urlaubsplanung liegt klar auf der Hand, und zwar sowohl für jedes einzelne Mitglied der Belegschaft, die Personalabteilung und das Unternehmen insgesamt:

Einfachere Abwicklung & Genehmigung des digitalen Urlaubsantrags

Kein Papierchaos, kein händisches Eintragen im Kalender und keine Übertragungsfehler. Weniger Rückfragen (weil der aktuelle Status für jeden Antragsstellenden jederzeit ersichtlich ist). Statt mündlicher Urlaubsbestätigung (eventuell quick & dirty zwischen Tür und Angel) immer eine schriftliche, verlässliche und nachvollziehbare Zusage. Und zuletzt ein wesentlich schnellerer Genehmigungsprozess.

Geht es nur um die Urlaubsgenehmigung, kann das mündlich oder auf Papier sogar noch funktionieren. Sind jedoch Absprachen, Rückfragen oder Ablehnungsbegründungen nötig, ist der digitale Urlaubsantrag deutlich effizienter.

Personalübersicht mit einem Klick

Als Führungskraft haben Sie stets im Blick, welche Mitarbeiter gerade im Urlaub sind oder auch aus anderen Gründen nicht anwesend. Zudem gibt die transparente Anzeige des Resturlaubs Planungssicherheit für die Verfügbarkeit der Teammitglieder. Und auch für jeden Mitarbeiter selbst ist die automatische Kalkulation des verbleibenden Urlaubsanspruchs praktisch. Aufwändiges Summieren genommener und bereits genehmigter zukünftiger Urlaubstage gehört der Vergangenheit an.

Klar definierte und automatisierte Workflows ohne Absprache-Schnickschnack

Dabei helfen die klare Rollenverteilung im System und problemlose Anpassungsmöglichkeiten des digitalen Urlaubsantrags bei notwendigen Änderungen, etwa wenn sich der jährliche Urlaubsanspruch ändert. Das passiert häufiger als vermutet: bei Änderung der Anzahl der Arbeitstage pro Woche, aus tariflichen oder auch aus gesundheitlichen Gründen. Die wesentlich höhere Datenqualität verbessert die Ergebnisse aller Auswertungen und Analysen.

Und nicht zu vergessen: Es werden Kosten eingespart, z.B. für Druck und Papier oder für die Ablagen. Und auch die Zeitersparnis ist erwähnenswert, in der HR-Abteilung, für die Führungskräfte und vor allem auch beim Warten auf die Urlaubsgenehmigung. Kommt die schnell und verlässlich, wächst die Mitarbeiterzufriedenheit.

Trotz all dieser Vorteile hapert es in vielen Unternehmen aber immer noch bei der Digitalisierung

Oftmals ist gerade der HR-Bereich noch verbesserungswürdig, denn hier fehlen vielerorts noch die digitalisierten Prozesse. Ist das der Fall, eignet sich gerade die Urlaubsplanung hervorragend als Einstieg in die Digitalisierung der Personalabteilung. Denn die Motivation aller Prozessbeteiligten zur aktiven Nutzung des digitalen Urlaubsantrages ist sehr hoch. Sowohl auf der Führungsetage und in der HR-Abteilung wegen der Entlastung von zeitraubenden Routine-Aufgaben als auch bei den Mitarbeitern, die spontan ihren Urlaub beantragen können, schnell eine verbindliche Antwort erhalten und dann buchen können – oder umplanen. Auch letzteres lässt sich umso besser ertragen, je früher klar ist, dass der Antrag abgelehnt wird und warum.

Der digitale Urlaubsantrag ist einer der Prozesse mit der einfachsten Umsetzung und größten Wirkung im Personalwesen zugleich. Häufig wird der Verwaltungs- und Abstimmungsaufwand bei der analogen Bearbeitung von Urlaubsanträgen unterschätzt. Und: Wegen seiner hohen Akzeptanz eignet sich speziell der elektronische Urlaubsantrag sogar ganz hervorragend für den Einstieg in die Digitalisierung der Personalabteilung. Ist nach seiner Einführung in der Belegschaft erst einmal klar geworden, dass die Digitalisierung kein Jobkiller ist und im Gegenteil für alle viele Vorteile bringt, kann die Digitalisierung anderer HR-Prozesse folgen. Zum Beispiel die elektronische Gehaltsabrechnung, Recruiting, Talentmanagement oder die Digitalisierung der Personalentwicklung. Mangelnde Akzeptanz dürfte dann kein Problem mehr werden.

Digitalisierung des Urlaubsantrages

Die Digitalisierung des Urlaubsantrages beginnt mit der Definition des Prozessmodells, das in vielen Unternehmen sehr ähnlich aussehen wird und in den viele verschiedene Parteien – mal mehr, mal weniger – involviert sind.

Entscheidende Bausteine für die Digitalisierung und die weitgehend automatisierte Ausführbarkeit des Prozessmodells für den digitalen Urlaubsantrag sind sowohl die Rollen aller Beteiligten inklusive ihrer Verantwortlichkeiten als auch die Stellvertretungen. Der gesamte Prozess „Urlaubsantrag“ wird dann digital verarbeitet.

Zunächst wird beispielsweise ein Formular im Firmen-Intranet oder -Portal integriert, über das alle Mitarbeiter zentral ihre Urlaubsanträge ausfüllen und absenden. Verarbeitet werden sie dann zum Beispiel über ein modernes Dokumenten-Managementsystem (DMS), das automatisch die Anträge per Workflow an alle jeweils Beteiligten weiterleitet. Sowohl der Mitarbeiter als auch der Vorgesetzte erhalten über Dashboards mit jeweils individuellen Ansichten einen Überblick über die offenen Aufgaben und wichtige Informationen über den Status des Antrags, wie Bearbeitungszeiten, Antragsteller oder Bearbeiter. Jede Weiterleitung im Workflow erfordert beim digitalen Urlaubsantrag maximal einen Mausklick.

Im Workflow sind auch alle Prüfungs- und Genehmigungskriterien festgelegt, was der Führungskraft die Entscheidung erleichtert. Der Mitarbeiter, stellt seinen Urlaubsantragntrag und der Workflow des Prozesses „Urlaubsantrag“ wird gestartet. Diese einfachen Workflows sind hochgradig standardisiert, schnell umgesetzt und dabei hocheffizient.

Zusätzlich zum digitalen Urlaubsprozess lässt sich mit einem modernen DMS nahezu jeder andere Workflow-Prozess im Personalwesen standardisieren und digitalisieren, u.a. On-Boarding-Prozesse, Mitarbeiter-, Feedback- und Gehaltsgespräche oder die Arbeitsmittelbeschaffung. Mit Hilfe entsprechender Reporting- und Analyse-Tools erhalten die Verantwortlichen nützliche Informationen wie Durchlaufzeiten oder Eskalationen auf Prozessebene und können eingreifen, falls es nötig ist. Und auch die digitale Personalakte ist per DMS direkt umsetzbar.

Urlaubsantrag als Einstieg in die Digitalisierung

Urlaubsantrag per Workflow gestellt – Urlaub genehmigt – fertig! Davon profitieren alle Beteiligten: Führungskräfte behalten selbst bei einem großen Team den Überblick über die individuellen Urlaubsansprüche und Urlaubszeiten sowie den Arbeitszeitausgleich. Alle Mitarbeiter können ganz einfach und direkt Urlaub beantragen oder sich darüber informieren, wie es um den Resturlaub bestellt ist. Die Bearbeitung von Urlaubsanträgen mithilfe digitaler Workflows schafft somit Transparenz, erspart unnötigen Stress, schont die Nerven und erhöht so die Mitarbeiterzufriedenheit. Last but not least bleibt mehr Zeit für die eigentlich wichtige Arbeit – und die Vorfreude auf den Urlaub wird nicht getrübt.

So kann der gelungene DMS-Einsatz bei der Digitalisierung des Urlaubsantrages den Einstieg bilden für die Digitalisierung weiterer Prozesse im Unternehmen. Und das nicht nur in der Personalabteilung (wie etwa mit der Einführung der elektronischen Personalakte). Sondern zum Beispiel auch in der Buchhaltung (Stichwort: Rechnungseingang), im Vertragsmanagement oder generell bei der elektronischen Aktenführung.

Vier Gründe, weshalb Sie Ihr Dokumentenmanagement umstellen sollten

Der Toner ist leer, das Papier ist ausgegangen, und die Kollegen springen vor Frust im Dreieck. Vermutlich kennen Sie solche Szenen, die in vielen Unternehmen zum Alltag gehören. Und wenn dann auch noch wichtige Akten verschwunden sind, fragt sich so mancher Mitarbeiter, was er eigentlich verbrochen hat, dass er seine wertvolle Arbeitszeit mit derartigen Banalitäten verschwenden muss.

Keine Frage, ein veraltetes Dokumentenmanagement ist ärgerlich – doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Welche stichhaltigen Gründe es sonst noch für eine Umstellung gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

1) Zeit ist Geld

Seien es elektronische Daten oder handschriftliche Notizen, die nicht dort abgelegt sind, wo sie sein sollten: Die Suche nach Informationen bereitet vielen Unternehmensmitarbeitern enormes Kopfzerbrechen. In der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016″ haben 42 Prozent der Befragten angegeben, dass ihr Arbeitsalltag dadurch beeinträchtigt wird – und das trotz der vielfältigen technischen Möglichkeiten, die heute theoretisch schnell Abhilfe schaffen könnten.

Theoretisch – das ist das Schlüsselwort, denn in etlichen Unternehmen ist der technische Fortschritt noch längst nicht im gewünschten Maß angekommen. „Irgendwie wird es schon auch ohne ein professionelles Dokumentenmanagement gehen“, denken sich die zuständigen Führungskräfte und merken gar nicht, wie sie sehr sie ihrem Unternehmen damit schaden.

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie viel Zeit dadurch verloren geht, dass Ihre Mitarbeiter sich erst durch irrelevante Datenmengen wühlen müssen, bevor sie an die gewünschten Dokumente kommen? Es sind durchschnittlich 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages, und der daraus resultierende Produktivitätsverlust ist enorm. Ebenso zeitintensiv: das Kopieren und Abheften von Dokumenten, die entweder für den eigenen Gebrauch benötigt werden oder im Anschluss von einer dritten Person weiterverarbeitet werden müssen. Insbesondere Letzteres führt in vielen Unternehmen zu Chaos, denn je mehr Personen in die Bearbeitung eines Dokuments involviert sind, desto größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Prozess unnötig verzögert – entweder, weil sich die beteiligten Mitarbeiter nicht zeitnah erreichen können oder, weil menschliche Nachlässigkeiten dazu führen, dass wesentliche Informationen bei der Übermittlung vergessen werden.

Häufiger als viele Führungskräfte denken, gehen Dokumente sogar ganz verloren. Laut IDC ist das in großen Unternehmen etwa alle zwölf Sekunden der Fall. Die Folge: frustrierte Teammitglieder, unnötige Mehrarbeit und hohe Folgekosten.

Möchten Sie all diese potenziellen Nachteile vermeiden, ist ein professionelles und zentralisiertes Dokumentenmanagementsystem der einzig logische Weg! Mit seiner Hilfe können Dokumente nicht nur innerhalb weniger Sekunden archiviert und wieder gefunden werden, sondern es ermöglicht es Ihnen auch, wichtige Arbeitsschritte automatisiert abzuwickeln. Falsche Ablagen oder Verzögerungen bei der Weiterleitung gehören damit der Vergangenheit an. Stattdessen garantieren digitale Workflows, dass Genehmigungsprozesse nachweislich eingehalten werden und dass Ihre Mitarbeiter jederzeit mobil auf die benötigten Dokumente zugreifen können. All das spart nicht nur Nerven, sondern vor allem auch jede Menge Geld.

2) Haben Sie die Folgekosten im Blick?

Wie kostenintensiv ein veraltetes papierbasiertes Dokumentenmanagement ist, können Sie sich leicht ausrechnen. Zwar ist ein Stapel Papier nicht teuer und auch eine einzelne Druckerpatrone fällt kaum ins Gewicht, doch in der Summe ergeben sich hohe Ausgaben, die an anderer Stelle deutlich besser investiert wären. Beginnen wir bei den offensichtlichsten Posten: Seien es Stifte, Papier, Toner oder Aktenordner – ein papierbasiertes Dokumentenmanagement erzeugt Kosten, die sich mit moderner Technik leicht einsparen lassen.

Auch die Gebühren für eine häufige Wartung von Druckern und Kopierern sowie die Ausgaben für eine sichere und unkomplizierte Verwahrung wichtiger Dokumente fallen ins Gewicht. Insbesondere letztere ist übrigens gar nicht so einfach zu bewerkstelligen, denn zum einen benötigen Aktenordner jede Menge Platz und zum anderen passiert es leicht, dass Dokumente nicht dort abgelegt werden, wo sie sein sollten. Und damit schließt sich der Kreis: Die lästige Suche nach Informationen verursacht Produktivitätseinbußen, die schnell teuer werden können. Alles zusammengerechnet betragen die Folgekosten, die ein falsch abgelegtes Dokument mit sich bringt, im Schnitt 100 Euro. Geht ein Dokument verloren, gehen Experten sogar von einem Betrag zwischen 280 und 560 Euro aus. Von möglichen Mahngebühren für verspätete Zahlungen oder Strafen für Verstöße gegen den Datenschutz ganz zu schweigen.

Möchten Sie dieses Risiko wirklich eingehen? Falls nein, ist ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem der bessere Weg. Es garantiert Ihnen nicht nur eine hohe Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit durch effizientere Prozesse, sondern es kann auch Ihre Bürokosten um bis zu 50 Prozent reduzieren.

3) Datenschutz ist Chefsache

Wer hat wann und in welchem Ausmaß Zugriff auf vertrauliche Dokumente? In einer Zeit, in der die zu bewältigenden Datenmengen stetig zunehmen, ist diese Frage wichtiger denn je, und wer sich darauf verlässt, dass der Schlüssel zum Aktenschrank schon nicht verschwinden wird, handelt grob fahrlässig. Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Wollen Sie rechtlich in jeder Situation auf der sicheren Seite sein, sind Sie mit einem professionellen elektronischen Dokumentenmanagement am besten beraten, denn es gibt Ihnen die Möglichkeit, ganz genau zu definieren, welchen Mitarbeitern Sie welche Rechte einräumen wollen.

Zudem können Sie mit Hilfe moderner Technik sicherstellen, dass wichtige Dokumente Ihr Unternehmen nicht verlassen. Vertrauliche Informationen ausdrucken oder auf elektronischem Weg weiterleiten? Fehlanzeige! Außer natürlich, Sie haben es ausdrücklich erlaubt.

Außerdem lässt sich genau festlegen, in welcher Form und wie lange Dokumente gespeichert werden dürfen, ob Sie auf mobilen Geräten bearbeitet werden können und wer welche Änderungen vornehmen darf. Komfortabler kann Datensicherheit kaum sein.

Denken Sie immer daran: Die Strafen für mangelhaften Datenschutz sind hoch, und der Reputationsverlust, den bereits ein einziger leichtfertiger Fehler zur Folge haben kann, hat schon so manches Unternehmen in Existenznöte gebracht. Nehmen Sie den Datenschutz deshalb nicht auf die leichte Schulter, sondern nutzen Sie die Sicherheitsstandards, die Ihnen ein elektronisches Dokumentenmanagement bietet.

4) Können Sie Rechenschaft ablegen?

Klopft die Aufsichtsbehörde an die Tür, wird es ernst: Jedes Unternehmen muss auf Nachfrage in der Lage sein, Rechenschaft über seine Tätigkeit abzulegen. Verwaltet ein Unternehmen wichtige Dokumente in Papierform kann es schnell schwierig werden, den Compliance-Anforderungen gerecht zu werden. Setzen Sie hingegen auf ein elektronisches Dokumentenmanagement, wird das Zusammenstellen der notwendigen Informationen zum Kinderspiel und Sie können sich innerhalb kürzester Zeit wieder Ihrem Kerngeschäft widmen.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie von einem qualitativ hochwertigen und effizienten elektronischen Dokumentenmanagement profitieren können? Dann holen Sie sich unser kostenfreies eBook „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“!

 

Digitalisierung der Buchhaltung: So gelingt die Automatisierung

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist nicht mehr aufzuhalten. Statt altmodisch Papier in Ordner abzuheften und damit unnötig Zeit, Geld und Stauraum zu verschwenden, setzen viele Unternehmen auf eine moderne, kostengünstige und vor allem zeit- bzw. platzsparende Verarbeitung von Papierdokumenten. Tipps und Tricks, wie die digitale Buchhaltung in kürzester Zeit gelingt, erfahren Sie hier.

Drei Tipps, um die Digitalisierung der Buchhaltung voranzutreiben

Haben Sie die Entscheidung gefällt, Ihr Unternehmen an die digitalen Anforderungen der heutigen Zeit anzupassen, ist die Digitalisierung der Buchhaltung dabei ein wichtiger Schritt. Damit Ihr Unternehmen und alle alltäglichen Arbeitsprozesse weiterhin reibungslos laufen, sollte dieser jedoch nicht in einer Hauruck-Aktion erfolgen, sondern umfassend geplant sein. Dabei kommt es vor allem darauf an, digitale Workflows zu nutzen und so die Effizienz Ihrer Buchhaltung zu steigern. Empfehlenswert ist deswegen, folgende drei Tipps zu berücksichtigen, um möglichst schnell von einer digitalen Buchführung zu profitieren.

Tipp 1: Buchhaltung automatisieren

Manuelle Arbeiten sind generell fehleranfälliger als automatisierte Arbeiten. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder Unwissenheit können dazu führen, dass einem Mitarbeiter unbeabsichtigt Fehler unterlaufen. So passiert es schnell, dass eine Eingangsrechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Für Ihr Unternehmen bedeutet das Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder -ausgänge. Passiert das nur ab und an, ließe sich wahrscheinlich noch darüber hinwegsehen. Treten diese Dinge jedoch gehäuft auf, so leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Wenn Sie hier auf die Digitalisierung der Buchhaltung und damit auf die Arbeit mit automatisierten Workflows und eine digitale Rechnungsprüfung setzen, können Sie dieses Problem schnell und einfach umgehen.

Was heißt das nun konkret für die Digitalisierung der Buchhaltung? Um für mehr Effizienz durch automatisierte Workflows zu sorgen, sollten Sie in einem ersten Schritt soweit möglich, sämtliche manuellen Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung entfernen. Automatisierte Workflows nehmen Ihren Mitarbeitern die Aufgabe ab, Rechnungen zu erfassen, zu archivieren, an die richtige Person weiterzuleiten und zu begleichen. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dokumentenarchivierung und Freigabe-Routing in einer digitalen Buchhaltung selbständig. Gleichzeitig identifizieren digitale Workflows Fehler, Doubletten und Ausnahmen und übermitteln alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm. Überflüssige Aufgaben lassen sich auf diese Weise eliminieren. Eine automatisierte Buchhaltung fördert ein reibungsloses Arbeiten und verhilft Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz, denn Ihre Mitarbeiter können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren.

Tipp 2: Digitale Workflows für eine papierlose Buchhaltung nutzen

Gerade in der heutigen Gesellschaft entwickelt sich zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zu einem wichtigen Faktor. Das betrifft auch die Digitalisierung der Buchhaltung. Digitale Workflows kommen diesem Wunsch nach Flexibilität nach. Unabhängig vom genutzten Endgerät ermöglichen sie eine fachliche Prüfung und Freigabe der Rechnungen von überall aus und zu jeder Zeit. Das bedeutet einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität für Ihr Unternehmen. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lassen sich digitale Workflows doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren. So kommt es bei einer Umstellung vom papierbasierten auf digitales Arbeiten nicht zu Störungen im normalen Betriebsablauf. Können Ihre Mitarbeiter wie gewohnt arbeiten, sichert das die Effizienz Ihrer gesamten Buchhaltung.

Ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail, wer bei der Digitalisierung der Buchhaltung auf digitale Workflows setzt, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so den passenden Beleg. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus – für die Effizienz der Buchhaltung ist das ein entscheidender Faktor.

Tipp 3: Zeit sparen durch digitales Rechnungsarchiv

Papierbasierte Archive voller Aktenordner können vor allem eines: Zeit stehlen. Denn wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument sucht, aber nicht genau weiß, wo dieses abgelegt ist, können viele Stunden vergehen. Das ist wertvolle Arbeitszeit, die der Buchhaltung dann an anderer Stelle fehlt. Setzen Sie jedoch auf ein digitales Archiv, können Sie dieses Problem ganz einfach umgehen. Digitale Workflows sorgen dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Benötigt einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben, um die richtige Datei zu finden.

Gleiches gilt auch für den Fall eines Audits, denn alle vom Auditor geforderten Dokumente lassen sich mittels digitaler Workflows in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Auch das ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, die Digitalisierung der Buchhaltung sowie die Effizienz der ganzen Abteilung voranzutreiben. Ein weiterer Pluspunkt digitaler Workflows ist in diesem Zusammenhang die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Denn das digital durchsuchbare Rechnungsarchiv erleichtert auch das. Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren möchten, helfen Ihnen digitale Workflows zudem dabei, Mahnungen schneller verschicken zu können. So lässt sich die Effizienz Ihrer gesamten Rechnungsverarbeitungsteigern. 

Digitale Buchhaltung – ganz oder gar nicht

Flexibilität, verringerte Fehlerquoten und Zeitersparnis sind die wesentlichen Punkte, mit denen digitale Workflows Ihrer Buchhaltung zu mehr Effizienz verhelfen. Dennoch sollten Sie nicht einfach so darauf los digitalisieren. Eine erfolgreiche Umstellung von papierbasierter auf digitale Buchhaltung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Wichtig dabei ist eine klare Kommunikation. Nur wenn alle am Unternehmen Beteiligten wissen, was wann zu tun ist, wird es keine Verzögerungen geben und der digitale Wandel Ihrer Buchhaltung wird reibungslos und zügig umgesetzt sein.

Wer digitalisieren will, darf keine halben Sachen machen. Das gilt vor allem in Bezug auf die Mitarbeiter. Denn die sind entscheidend dafür, wie schnell sich die Digitalisierung der Buchhaltung letztendlich umsetzen lässt und wie erfolgreich sie am Ende ist. Ihre Mitarbeiter sind es, die Ihr Unternehmen Tag für Tag am Laufen halten. Sie kennen den Betrieb und all seine Prozesse und Abläufe. Deswegen ist es wichtig, dass alle Beteiligten von der Digitalisierung der Buchhaltung überzeugt sind. Nur wenn alle gemeinsam an der Umstellung von Papier auf digitale Dokumente arbeiten und diese mit gleicher Motivation vorantreiben, ist der Erfolg der digitalen Buchhaltung garantiert. Denn der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich von der Leistung Ihrer Mitarbeiter ab.

Workflow-Management-System einfach erklärt: So unterstützt Software das Workflow Management

Software für das Rechnungsmanagement digitalisiert und automatisiert die wichtigsten Prozesse im Rechnungswesen – das Erstellen, Empfangen und Archivieren aller Rechnungen und die damit verbundenen Arbeitsschritte, wie zum Beispiel das Prüfen, Bezahlen oder Korrigieren. Ziel ist die digitale Buchhaltung, denn die automatisiert und beschleunigt nicht nur die Rechnungsverarbeitung und ihre Workflows maßgeblich. Ganz nebenbei stellt sie auch die Einhaltung nationaler und internationaler Vorschriften ebenso sicher wie die Qualität aller Daten und Prozessschritte.

Oft wird Rechnungsmanagement auch auf die Methode reduziert, mit der Unternehmen Lieferantenrechnungen verfolgen, bezahlen und gesetzeskonform archivieren. Im einfachsten Fall besteht der Prozess darin, eine Rechnung von einem Dritten zu erhalten, sie als rechtmäßig anzuerkennen, den Lieferanten zu bezahlen und diese Zahlung in den Unternehmensunterlagen zu vermerken.

Komplizierter, als es scheint

Das klingt gar nicht so kompliziert. Aber in der Regel sind mehrere Personen und Abteilungen beteiligt – was Zeit kostet und viele Fehlerquellen schafft.

Zum einen werden Rechnungen in der Regel an den Ansprechpartner in einem Unternehmen geschickt – den Nutzer der Dienstleistung. Meist handelt es sich dabei nicht um einen Sachbearbeiter in der Buchhaltung, was bedeutet, dass diese Rechnung intern weitergeleitet werden muss. Gibt es irgendwelche Probleme mit der Rechnung (die der Sachbearbeiter in der Buchhaltung entdeckt), geht die Rechnung zurück an den Ansprechpartner und dann wieder an den Lieferanten. Dieser nimmt entsprechende Änderungen vor. Schon jetzt gibt es jede Menge Doppelarbeit.

Doch selbst wenn die Rechnung einwandfrei in der Buchhaltung ankommt, müssen die Daten immer noch in eine Tabellenkalkulation oder ein ERP-System eingegeben werden. Danach wird ein Manager oder Geschäftsführer bestätigen, dass die Rechnung rechtmäßig ist und die Zahlung (über eine Bank) erfolgen kann.

All diese Daten müssen erneut in das ERP-System eingegeben werden. Das ist eine Standardprozedur. In großen Unternehmen ist dieser Teil des Rechnungsmanagements in der Regel Aufgabe einer darauf spezialisierten Kreditorenbuchhaltung. Die kann über das Rechnungsmanagement hinaus auch die Beziehungen zu den Lieferanten verbessern und Rabatte ausfindig machen. Automation kann dafür sorgen, dass die Buchhalter auch tatsächlich in der Lage sind, diese strategischen Aufgaben wahrzunehmen. Denn in der Praxis vertun die meisten heute noch viel Zeit mit Dateneingaben und der Behebung von Fehlern, die von anderen Mitarbeitern gemacht wurden.

Rechnungsmanagement keine Belastung mehr

Aus diesem Grund droht das Rechnungsmanagement – wie viele andere Finanzprozesse auch – in Unternehmen zu einer echten Belastung zu werden. Der Grund: Die Finanzabteilungen sind mit der großen Zahl von Rechnungen, die sie täglich bearbeiten müssen, und mit der enormen Vielfalt der Formen und Formate, in denen diese Rechnungen heute noch eingehen, enorm gefordert.

Eintreffen können die Rechnungen nach wie vor auf Papier per Briefpost oder Fax, aber auch elektronisch in irgendeinem EDI-Format oder per E-Mail als PDF-Dokument. Vielleicht auch ganz modern als E-Rechnung. Deshalb sind vielerorts Notlösungen entstanden, die manche Spezialaufgaben zwar deutlich erleichtern, aber auf Dauer allen das Leben schwer machen. Vor allem, weil sie nie wirklich als langfristige Lösungen gedacht waren, hapert es an Integration, übergreifender Automatisierung und Optimierung der Prozesse und an einem aktuellen Reporting.

Digitalisiert, integriert, optimiert und automatisiert wurden in der Vergangenheit häufig nur – wenn überhaupt – wichtige Teilprozesse, wie etwa die Rechnungseingangsverarbeitung. Eingebunden sind hier Konverter für elektronische Rechnungsformate oder Scan-Prozesse zur Digitalisierung aller noch auf Papier eintreffenden Rechnungen.

Neben dem Rechnungsempfang laufen aber auch andere wichtige sekundäre Geschäftsprozesse wie der Rechnungsausgang und die ordnungsgemäße Archivierung aller Belege und Dokumente seit Jahren nahezu unverändert ab: Papierbasiert, arbeitsintensiv und fehleranfällig.

Teilautomatisierung des Rechnungsmanagements reicht nicht

Eine Teilautomatisierung an dieser Stelle war zwar schon ein erster und wichtiger Schritt in die richtige Richtung, reicht aber nicht aus. Erst das sogenannte Rechnungswesen 4.0, bei dem durchgängig in allen Prozessen des Rechnungswesens digitale Rechnungen verarbeitet werden, kann die Buchhaltung nachhaltig optimieren.

Kluge Unternehmer suchen deshalb nach Möglichkeiten, zwei Dinge zu vermeiden:

  1. Manuelle Dateneingabe, die immer zeitaufwendig ist und zu vielen Fehlern führen kann
  2. Doppelte Bearbeitung bzw. übermäßige Kommunikation

All diese Rechnungs-E-Mails sind lästiger, als den meisten von uns bewusst ist.

Die Automatisierung des Rechnungsmanagements ist hier der Schlüssel. Anstatt eine PDF-Datei zur Überprüfung durch das Unternehmen zu schicken, kann der Ansprechpartner die entsprechenden Daten einfach in ein Tool oder eine Plattform eingeben, sobald er sie erhält. Das würde folgendermaßen aussehen:

  • Die Kontaktperson erhält eine Rechnung von einem Lieferanten per E-Mail (oder sogar per Post).
  • Sie gibt die Daten in das ERP ein oder stößt einen Prozess an, der das Dokument über ein DMS oder ECM Modul einliest und die Daten extrahiert.. 
  • Der Vorgesetzte wird automatisch benachrichtigt und kann die Zahlung im selben System genehmigen oder ablehnen.
  • Der Finanzmanager (oder der Sachbearbeiter für die Rechnungsstellung) wird dann benachrichtigt und kann die Rechnung bezahlen.
  • Diese Daten werden dann aus dem Electronic Banking automatisch wieder in das ERP-System des Unternehmens exportiert.
  • Interne Abstimmung mittels E-Mail wird von automatisierten Workflows aus dem DMS bzw. ECM abgelöst.

Im Idealfall kann sogar der Lieferant selbst seine Rechnungsdaten direkt in die Software eingeben. Er muss sich also gar nicht die Mühe machen, eine PDF-Datei zu erstellen und an eine Mail anzuhängen – er kann einfach seine Rohdaten schicken.

Prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen

Gefragt ist dafür eine prozessübergreifende Automatisierung im Rechnungswesen. Am besten von Rechnungsein- und -ausgang über Rechnungsprüfung, Zahlung und Kontierung bis hin zur Archivierung oder Weiterleitung an den Steuerberater. Es heißt also entweder Abschied nehmen von vielleicht sogar lieb gewonnenen Insellösungen oder aber Integration all dieser Insellösungen in ein stimmiges Gesamtkonzept für das digitale Rechnungsmanagement.

Ergebnis ist ein besserer Cashflow durch rationalisierte Arbeitsabläufe, weil zum Beispiel der Versand von Mahnungen beschleunigt und der Zahlungszyklus verkürzt werden kann. Letzteres wiederum führt zu einer pünktlicheren Bezahlung von Lieferanten und einer höheren Wahrscheinlichkeit dafür, dass eingeräumte Skonti auch tatsächlich genutzt werden.

Auf diese Weise kann eine Automatisierung aller entsprechenden Routing-, Workflows-, Genehmigungs- und Zahlungsprozesse die Produktivität im Rechnungsmanagement nachhaltig steigern. Das wirkt sich nebenbei auch positiv auf zahlreiche abteilungsübergreifende Kernprozesse in Einkauf, Warenwirtschaft oder Kundenservice aus.

Ergebnis ist eine genaue, pünktliche Finanzberichterstattung mit automatischem Zugriff auf alle aktuellen Informationen, was wiederum andere Aufgaben wie das Controlling oder die Vertriebsplanung erleichtert. Das lohnt sich aus vielen Gründen:

  • Menschliche Fehler werden dadurch fast vollständig eliminiert.
  • Es ist ein geringeres Maß an Überwachung erforderlich.
  • Doppelte Zahlungen sind praktisch ausgeschlossen.
  • Ausnahmen, die genehmigt werden müssen, sind automatisch gekennzeichnet.
  • Berichterstattung, Budgetierung und Rechnungsprüfung sind viel effizienter und genauer.
  • Sobald eine Rechnung im System ist (mit OCR-Software ad-hoc), gibt es kaum noch Möglichkeiten für Fehler.

Auch die anschließende Digitalisierung der Zusammenarbeit mit der Steuerberatung kann zeitraubende Belegsuche und Terminstress vermeiden helfen; Schnittstellen zu Programmen wie DATEV oder ADDISON helfen hier deutlich. Und weil praktisch alle Bereiche des Unternehmens von diesen Prozessen tangiert werden, kann die Digitalisierung des Rechnungsmanagements ein sehr wichtiger (erster) Schritt in Richtung Digitalisierung des gesamten Unternehmens sein.

Deutliche Zeitersparnis, weniger Fehler durch digitales Rechnungsmanagement

Eine deutliche Zeitersparnis gibt es nicht nur in den Prozessen im Rechnungsmanagement selbst, sondern dank der Archivierung auch später. Zum Beispiel, wenn eine Rechnung gesucht wird. Der Verlust von Rechnungsdokumenten gehört ebenso der Vergangenheit an wie Mahngebühren, falls ein Zahlungsziel nicht eingehalten wird. Dazu kommt die Kostenersparnis, weil Drucker, Papier und Porto wegfallen, und die verbesserte Dokumentation der einzelnen Prozessschritte, die zudem auch nicht hochgradig individualisierbar sind und mit entsprechenden Nutzerrechten abgesichert werden können.

Akzeptanzfördernd ist bei der Digitalisierung des Rechnungsmanagements eine Klarstellung bereits im Vorfeld: Die Automatisierung ist alles andere als ein Jobkiller oder Überwachungs-Tool, sondern ganz im Sinne aller Mitarbeiter. Wird die häufig kolportierte Fehleinschätzung vom Jobkiller nicht durch gezielte Aufklärung und offene Kommunikation frühzeitig entkräftet, droht als logische Konsequenz:

  • Die digitalen Werkzeuge bleiben ungenutzt.
  • Die Motivation sinkt.
  • Frustration macht sich breit.
  • Die erhofften Effizienzgewinne bleiben aus.

Steuern Sie dieser Gefahr bewusst entgegen, indem Sie Ihre Teams bei Digitalisierungsprojekten von Anfang an einbinden und auf Einwände offen eingehen. Gerade beim Einsatz von leicht zu bedienenden Tools werden Sie schnell folgende Effekte beobachten können:

  • Die digitalen Werkzeuge werden gerne genutzt.
  • Die Motivation steigt, weil zum Beispiel zeitraubende Dateneingabe entfällt und mehr Raum für interessante Projektarbeit ist.
  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zufrieden.
  • Die Effizienz steigt.

Es ist alles andere als einfach, gut etablierte und eingespielte Prozesse im Unternehmen zu ändern, selbst wenn diese Prozesse schlecht sind. Oftmals kann es auf den ersten Blick günstiger erscheinen, einfach so weiterzumachen wie bisher – also nicht in eine neue Software zu investieren, keine Prozesse zu ändern und keine Mitarbeiter zu schulen. Aber so werden Sie mit Ihrem Unternehmen nicht wachsen und sich nicht für die Zukunft aufstellen können. Wie überall anders beginnt auch im Rechnungsmanagement diese Veränderung mit der Anschaffung einer neuen Software. Mit den Tools arbeitet man fast immer schneller, sauberer und effizienter als mit der Beibehaltung der bisherigen Struktur. Die einzige Frage, die sich eigentlich noch stellt, ist: Wann anfangen mit der digitalen Buchhaltung?

Inputmanagement: Definition und Tipps zur Optimierung

Inputmanagement ist beileibe nichts Neues, sondern so alt wie die Büroarbeit selbst. Im Prinzip geht es darum, den Informationseingang vollständig zu erfassen und bedarfsgerecht im Unternehmen zu kanalisieren – unabhängig davon, ob diese Informationen klassisch per Brief oder Fax eintreffen, elektronisch per Mail oder EDI, telefonisch oder auch per Social Media. Dabei können völlig unterschiedliche Akzente gesetzt werden, doch das Ziel bleibt stets dasselbe.

Inputmanagement ist daher nicht mehr und nicht weniger als der Geschäftsprozess, der alle Formen eingehender Informationen effizient verwaltet – sei es mittels Scanner und OCR oder sei es mittels Middleware, Extraktion und Klassifizierung durch KI. Scanner kommen zum Einsatz, weil viele Informationen immer noch in Papierform eingehen. Die effizienteste Methode, diesen Input zu managen, ist das Scannen des Dokumentes und die anschließende Verarbeitung des resultierenden Bildes durch möglichst „intelligente“ Software ist.

Logischerweise ist Inputmanagement deshalb Bestandteil moderner Systeme für das Dokumenten- bzw. EnterpriseContent-Management. Ein DMS bzw. ECM-System implementiert dazu verschiedene Vorgehensweisen, um geschäftsrelevanten Content zu erfassen sowie digital zusammenzuführen und später auch zu archivieren. Unter Content sind dabei sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten zu verstehen – und zwar aus allen papierbasierten sowie digitalen Quellen. Aufgabe des Inputmanagements ist die

  • Registrierung des Dokumenteneingangs,
  • Regelung der Verteilung,
  • Sicherung der Qualität und
  • Organisation der Ablage.

Dokumente digitalisieren

Die erfolgreiche Bewältigung dieser Aufgaben mithilfe dafür optimierter Hard- und Software bildet die „digitale Basis“ für die anschließende Abwicklung der Geschäftsprozesse. Daher kommt es entscheidend auf die Wahl der für das Unternehmen geeigneten Hard- und Software an. Vor allem mit Blick auf die Verbindung des Inputmanagements zu nachfolgenden Anwendungen, wie zum Beispiel zu den ERP-, CRM-, oder HR-System, und zur Dokumentenverwaltungssoftware.

Idealerweise ist das Inputmanagement ein Modul der eingesetzten Software für die digitale Dokumentenablage. Für das Digitalisieren der analogen Dokumente können nebst Scannern oder OCR/ICR-Techniken auch Barcodes verwendet werden. Das eigentliche Inputmanagement lässt sich dann in folgende Schritte unterteilen:

  • Eingang verschiedenartigster Dokumente auf unterschiedlichen Wegen, z. B. EDI, Mail, Post, Fax oder Social Media
  • Umwandlung der analog auf Papier eintreffenden Dokumente, beispielsweise mit Hilfe von Scannern und Texterkennung durch OCR und/oder KI
  • Überprüfung des Input und ggf. Korrektur bzw. Ergänzung
  • Klassifizierung des Inputs und Extraktion der relevanten Informationen, Indexierung und Verschlagwortung zur intelligenten Dokumentenverwaltung
  • Reduzierung juristischer Risiken durch einheitliche Dokumentenbearbeitung (Compliance-Richtlinien)
  • Weitergabe an nachfolgende Systeme (z.B. ERP) oder bestimmte Stellen im Unternehmen

Der Nutzen von effizientem Inputmanagement liegt auf der Hand, weil es die Bearbeitung eingehender Dokumente deutlich vereinfacht und beschleunigt. Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und an die richtige Stelle im Unternehmen oder ein bestimmtes System weitergeleitet. Außerdem werden viele Flüchtigkeitsfehler bei der Bearbeitung und Weiterleitung der Dokumente (z. B. „Irrläufer“ oder Fehlablagen) verhindert. Weil das Inputmanagement digitale Dokumente und den Content in Papierform einheitlich zusammenführt, entfallen Redundanzen und damit einhergehende Ungenauigkeiten. Last but not least wird eine zentrale Dokumentenverwaltung und die Volltextsuche in der dann lupenrein digitalen Dokumentenablage möglich.

Mehrkanaliges Inputmanagement ist eine Herausforderung des digitalen Zeitalters

Heute kommunizieren die Unternehmen aber längst nicht mehr nur per Brief, Telefon oder E-Mail mit ihren Kunden, sondern dank Internet und Smartphone auch per Social Media. Unternehmen und ihre Kunden tweeten sich gegenseitig; sie haben Profile in sozialen Netzwerken wie Instagram und LinkedIn. Fast jeder Mensch hat durch sein Handy eine Kamera in der Tasche, mit der er z. B. Fotos von Schecks oder Filme von Autounfällen per E-Mail an seine Bank und Versicherung schicken kann.

Mit anderen Worten: Informationen gelangen heute über unterschiedlichste Kanäle in die Unternehmen. Dennoch zwingen veraltete Inputmanagementsysteme die Unternehmen immer noch dazu, ihre gesamte Kommunikation über einen einzigen Kanal abzuwickeln, so als ob sie immer noch mit Papier arbeiten würden. Die alte Allianz der Anbieter von Scanner- und Bildworkflow-Software scheint alle dasselbe zu sagen: Konvertiere die verschiedenen Kanäle digitaler Informationen in einen einzigen bildbasierten Kanal und verarbeite sie dann wie Papier.

Das macht wenig Sinn, denn dieser Ansatz verwaltet ja nicht wirklich alle Formen eingehender Informationen effizient. Es ist logischerweise alles andere als effizient, digitale Textinformationen in ein Bild umzuwandeln, dieses dann durch eine OCR-Software zu schicken, dann die fast unvermeidlichen Fehler bei der Zeichenerkennung manuell zu korrigieren und das Bild dann wieder als digitale Textinformation zu speichern. Anderes Beispiel: Wie können einkanalige Inputmanagementsysteme eine Filmdatei effizient verarbeiten? Das Beispiel macht klar: Mehrkanaliges Inputmanagement ist eine Herausforderung des digitalen Zeitalters!

Multi-Channel-fähige Inputmanagementsystem

Der gesunde Menschenverstand sagt, dass für die effiziente Verarbeitung eingehender E-Mails und Anhänge sowie digitaler Feeds wie Twitter, Facebook und LinkedIn ein sogenanntes „Multi-Channel-Inputmanagementsystem“ gefragt ist, das alle eingehenden Informationen in ihrer nativen Form digital verarbeitet.

Das heißt keineswegs, dass bereits getätigte Investitionen – zum Beispiel in die bestens bewährte Ein-Kanal-Lösung für die Rechnungseingangsverarbeitung – obsolet würden. Es macht keinen Sinn, das Rad neu zu erfinden, vor allem dann nicht, wenn solche Systeme über viele Jahre hinweg optimiert und verfeinert wurden und bereits einen sehr hohen Automatisierungsgrad erreicht haben.

Kernbestandteil eines modernen Multi-Channel-Inputmanagementsystems ist deshalb die Fähigkeit, automatisierte, intelligente Entscheidungen darüber zu treffen, wie ein bestimmter Input am effizientesten zu verarbeiten ist. Nehmen wir das obige Beispiel: Kommt bereits eine effiziente scannerbasierte Lösung für die Rechnungsdatenerfassung zum Einsatz, ist die Frage, ob digitale Rechnungen durch denselben Prozess geleitet werden sollten. Der Trick besteht darin, im Multi-Channel-System die eingehende digitale Quelle zu analysieren und dann automatisch zu erkennen, dass es sich z. B. um eine E-Mail mit angehängter Rechnung handelt.

Wenn dann die im E-Mail-Text und im Anhang der Rechnung enthaltenen digitalen Informationen nativ verarbeitet werden, ist die Klassifizierung und Extraktion ein sehr schneller Prozess. Darüber hinaus kann die native digitale Verarbeitung automatisch intelligente Antworten generieren, z. B. um den Empfang der E-Mail zu bestätigen oder fehlende Informationen anzufordern. In der Zwischenzeit können die Original-E-Mail und die PDF-Rechnung komprimiert und sofort archiviert werden, zusammen mit wichtigen Indexinformationen, die aus dem E-Mail-Text extrahiert werden – und das, während die Rechnung nach der Weiterleitung noch im ERP-System verarbeitet wird.

Vorteile der digitalen Verarbeitung

Die native Verarbeitung digitaler Daten in einem Multi-Channel-Inputmanagementsystem bringt aber noch weitere Vorteile mit sich. Werden zum Beispiel elektronische Rechnungen an ein Postfach als Bewerbungen adressiert, dann sind in der Regel schon Workflows im DMS eingerichtet, die z.B. die Weiterleitung von Lebensläufen und den allgemeinen Einstellungsprozess verwalten. Die Implementierung eines Multi-Channel-Inputmanagementsystems am Eingang dieser Dokumente kann diese DMS-Workflows weiter verbessern, etwa durch intelligente Dokumentenlenkung.

Schickt ein Bewerber z. B. eine E-Mail an das Unternehmen, enthält der Text der Mail in der Regel zusätzlich zum angehängten Lebenslauf wertvolle Informationen. Zusammen bilden sie eine nützliche Informationsquelle über den Bewerber. Deshalb sollten sie nativ vom Inputmanagementsystem verarbeitet werden, anstatt getrennt – in TIFF konvertiert – durch ein altes papierbasiertes System geschoben zu werden.

Die native Verarbeitung solcher digitalen Informationen beschleunigt nicht nur die Analyse drastisch und minimiert manuelle Eingaben. Sie ermöglicht auch sofort intelligente Fuzzy-Matches mit der internen Cloud (frühere Bewerber, Referenznummern von Stellenanzeigen usw.) und der externen Cloud (Twitter, LinkedIn, Facebook usw.). Diese zusätzliche Intelligenz kann automatisch Fehler in der Bewerbung korrigieren, z. B. eine falsch geschriebene Stellenreferenznummer. Sie kann auch frühere Bewerber identifizieren und Informationen aus sozialen Medien hinzuzufügen, die dann die Personaler direkt nutzen können.

Ein Multi-Channel-Inputmanagementsystem bietet zusätzlich Vorteile in Bezug auf die Einhaltung von Vorschriften, die sich mit herkömmlichen, papierbasierten Ein-Kanal-Systemen nicht so einfach umsetzen lassen. Denn wird eine E-Mail automatisch auf der Grundlage ihres Inhalts und der Anhänge klassifiziert, lässt sie dabei auch automatisch indizieren und zusammen mit allen automatischen Antworten gesetzeskonform archivieren. Da die E-Mail in ihrer ursprünglichen digitalen Form verarbeitet wurde, bedeutet das auch, dass die Internet-Kopfzeilen ebenfalls im Archiv landen und somit eine gewisse Garantie für die Authentizität des Absenders bieten.

Fazit: Auch ein längst etabliertes Inputmanagement bleibt ein quicklebendiges Konzept

Es muss im Unternehmen vielleicht nur leicht überarbeitet werden. Es ist auf jeden Fall integraler Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie, weil es – richtig eingesetzt – alle externen Kommunikationskanäle zusammenführt und deren Handling drastisch verbessert und vereinfacht. Mittel zum Zweck sind dabei:

  • Automatisierung vollständiger Prozesse
  • Digitalisierung von Dokumenten
  • Verkürzung der Durchlaufzeiten
  • Verlagerung von Service-Tätigkeiten in einen Self-Service für Kunden, Partner und/oder Lieferanten

Jeder Unternehmer muss sich also mit Inputmanagement befassen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Basis dafür liefert eine moderne Dokumentenverwaltungssoftware, die sich idealerweise sowohl On-Premises als auch in der Cloud betreiben lässt, damit sich auf dem Weg zum digitalen Unternehmen keine unnötigen Hemmschwellen auftürmen.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Ein Leitfaden.

Reibungslose Arbeitsabläufe wünscht sich jedes Unternehmen. Je schneller, unkomplizierter und fehlerfreier die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter läuft am Ende der ganze Betrieb. Auf dem richtigen Weg ist, wer auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse setzt. Denn damit zusammen hängt ein digitales Workflow Management und das ist die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Wie Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Digitalisierung und Prozess-Management – das sind die großen Vorteile

Das richtige Prozess-Management ist das Geheimnis einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Prozess-Management meint dabei alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller zusammenhängenden Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, also aller Geschäftsprozesse. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Dabei profitieren gerade die Abteilungen eines Unternehmens von der Digitalisierung, die sich mit den zentralen Aufgaben beschäftigen. Das sind in erster Linie Buchhaltungs- und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, gestaltet dies ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher.

Als Folge zunehmender Digitalisierung haben Unternehmen in allen Branchen mit einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten umzugehen. Gleichzeitig müssen sie immer ein Augenmerk auf den Wettbewerb legen, um nicht den Anschluss an den Markt zu verpassen und um weiterhin oben mitmischen zu können. Darum ist es für jedes Unternehmen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen sowie umsetzen. Doch für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kommt es maßgeblich auf die gewählte Software für Ihr Prozess-Management sowie den richtigen Anbieter an.

Schritt für Schritt zum digitalen Prozess-Management

Während die gute alte Hauspost langsam, aber sicher ihren Rückzug aus den Unternehmen der heutigen Zeit antritt, ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Damit die digitale Transformation funktioniert und Sie ab Tag eins nach Implementierung von Ihrem Prozess-Management profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Schritte beachten:

1. Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen von oben bis unten

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen bedeutet zugleich, Abschied zu nehmen – und zwar vom Papier. Denn das ist heutzutage ein wirklich unangenehmer Zeitgenosse, kostet papierbasiertes Arbeiten doch eine Menge an Arbeitszeit und Geld. Wer jedoch so weit wie möglich auf Papier verzichtet und die manuelle, fehleranfällige Bearbeitung durch automatisierte und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse ersetzt, hat das Erfolgsrezept für mehr Effizienz gefunden. So können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Prozess-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.

Doch damit Sie so weit wie möglich auf Papier verzichten können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese im Idealfall genau dokumentieren. So sehen Sie genau, an welchen Stellen manuelle Arbeiten die Effizienz Ihres Betriebs bremsen. Auf dieser Grundlage können Sie dann definieren, wo automatisierte Geschäftsprozesse das Ruder übernehmen sollen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich zudem einen Überblick über Ihr Papier-Archiv verschaffen und alles digitalisieren, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital und auf nur einem Server gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.

2. Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)

Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich und kann Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die Ihr Betrieb besitzt: die Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten.

3. Wählen Sie Cloud-basierte Systeme

Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozess-Management ganz entscheidend von Cloud-Lösungen. Denn Cloud Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollten Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf jeden Fall an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Kosten verursachen und Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Hinzu kommt der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. Auch hier können Cloud-Lösungen entscheidend weiterhelfen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für elektronische Rechnungen.

Langwierig oder kurzfristig – so sollte die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ablaufen

Haben Sie die ersten drei Schritte gemacht, so haben Sie die wichtigste Basis zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management gemacht. Denn beides erfordert heute längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Prozess-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Wichtig ist dabei nur, dass Sie wirklich alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation einbeziehen. Denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.