Große Unternehmen machen es schon lange vor: die Digitalisierung der Buchhaltung. Ganz ohne Papier und mit automatisierten Prozessen zeigen sie, wie die digitale Transformation funktionieren kann. Der deutsche Mittelstand hinkt in diesem Zusammenhang hinterher – noch, denn die Möglichkeiten, mit denen Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren können, sind vielfältig. Fünf davon sowie die besten Tipps zur Umsetzung verrät Ihnen dieser Beitrag.
Den Innovationsmotor antreiben
Mittelständische Unternehmen gelten als der Motor der deutschen Wirtschaft. Sie wirken sich entscheidend auf das Wachstum und den Wohlstand des Landes aus, indem sie Arbeitsplätze schaffen, junge Menschen ausbilden und die Wettbewerbsfähigkeit auf den Märkten der Welt aufrecht erhalten. Ob kleiner Handwerksbetrieb, traditionsreiches Familienunternehmen oder Selbstständige, sie alle sind ein branchenübergreifend wichtiger Faktor für die Volkswirtschaft. Ihre Innovationen entscheiden über die Zukunftsfähigkeit von ganz Deutschland. Zu einer dieser Innovationen gehört zweifelsohne die Digitalisierung mit ihren vielen Facetten. Dabei ist es ein wichtiger Schritt, dass Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren.
Wer seine Spitzenposition in der Wirtschaft behalten will, muss neue, kreative Wege gehen. Innovatives Denken gehört deswegen zur ersten Idee, mit der Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren können:
1. Setzen Sie auf eine Disruption vom Alltag
An zukunftsträchtigen Ideen mangelt es dem Mittelstand nicht. Doch der Arbeitsalltag, eingeschliffene Denkweisen und Zeitdruck wirken wie eine Bremse auf die Digitalisierung. Sie machen es unmöglich, Bestehendes grundlegend zu reflektieren, zu ändern und neue Ansätze zu wagen. Deswegen haben sich viele mittelständische Unternehmen bisher dagegen gewehrt, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Nun sehen sie aber, dass es an der Zeit ist, zu handeln und sich von einer manuellen, papierbasierten Arbeit in der Buchhaltung zu verabschieden.
Der erste Schritt dorthin liegt in der Disruption vom Alltag. Geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, unabhängig von den täglich anfallenden Aufgaben, neue Denkwege zu gehen und sich mit den neuen Methoden der digitalen Buchhaltung auseinanderzusetzen. Ermitteln Sie gemeinsam mit den Arbeitskräften in Ihrer Buchhaltung, wo Verbesserungspotentiale liegen und an welchen Stellen sich wertvolle Arbeitszeit zu Gunsten anderer, gewinnbringender Projekte einsparen lässt. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter dabei aktiv in die Entscheidungsfindung ein. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile ihnen das bringt und warum die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung absolut nötig ist, um zukunftsfähig zu bleiben, werden Sie sich gerne in den Prozess einbringen. Dass alle in Ihrem Unternehmen an einem Strang ziehen, ist essenziell, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen.
2. Verabschieden Sie sich vom Papier – endgültig
Hier noch eine Rechnung aus dem Taxi, da noch ein Bewirtungsbeleg und nicht zu schweigen von den ganzen alten Rechnungen im Archiv. Keine Frage, Papier ist in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor allgegenwärtig. Irgendwo kommt doch immer noch etwas angeflattert, das definitiv nicht digital ist. Doch wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, müssen Sie damit Schluss machen. Eliminieren Sie papierbasierte Vorgänge vollständig. Hier bietet es sich an, zunächst eine Bestandsaufnahme zu machen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Papier-Archiv und digitalisieren Sie alles, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital in einem zentralen Archiv gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS).
Die Nutzung eines DMS kann Ihnen viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen.
3. Die Buchhaltung digitalisieren mittels Prozess-Automatisierung
Derzeit sieht es in vielen mittelständischen Unternehmen ähnlich aus: Etliche Prozesse sind durch Papier und softwaretechnische Insellösungen geprägt. Wer seine Buchhaltung digitalisieren möchte, kommt so allerdings nicht weiter. Denn die Basis des digitalen Erfolgs liegt in der Anbindung sämtlicher Unternehmensbereiche an ein zentrales System. Sind alle Abteilungen, wie zum Beispiel Produktion, Lagerorganisation, Vertrieb, Einkauf, Personalwirtschaft und Buchhaltung, miteinander verbunden, gestalten sich die Kommunikationsprozesse zwischen ihnen wesentlich unkomplizierter und effizienter. Keine langen E-Mail-Verteiler, keine zwischen den Zuständigkeiten herumirrenden Rechnungen, keine Verzögerungen der Bearbeitung im Urlaubs- oder Krankheitsfall – mittels digitalem Dokumentenmanagement-System ist das möglich.
Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie auf ein umfassendes DMS setzen, das ist in der Lage ist, verschiedene Informationen aus unterschiedlichsten Quellen aufzunehmen und zu verarbeiten. Das erleichtert Ihnen nicht nur die innerbetriebliche Kommunikation, sondern auch die zu Ihren Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern. Diese sollten Sie unbedingt einbeziehen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Flexible Schnittstellen machen es möglich. Trotzdem können jederzeit Ausnahmen oder Fehler auftreten. Deswegen sollte ein DMS auch darauf ausgelegt sein, Unstimmigkeiten sofort zu erkennen. Digitale Prozesse sollten für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung sorgen und Fehler oder Doubletten direkt identifizieren. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Sie sehen: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, sind auch die finanziellen Einsparungen nicht unbeachtlich.
4. Heben Sie räumliche Trennungen auf
Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, empfiehlt es sich, auf eine standortübergreifende Vernetzung Ihrer Geschäftsbereiche sowie auf den Einsatz gemeinsam genutzter Software zu setzen. So verliert die räumliche Distanz zwischen Mitarbeitern und Abteilungen an Relevanz und Sie können viele neue Arbeitsmöglichkeiten schaffen. Ortsunabhängige Arbeitsteams oder eine Verknüpfung zu Mitarbeitern im Homeoffice schaffen Ihnen völlig neue Optionen zu Verteilung von Aufgaben. So lassen sich buchhalterische Prozesse effizienter verteilen und effektiver bearbeiten – und das ganz unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter gerade befinden. Damit gestaltet sich die gesamte Rechnungsverarbeitung mittels DMS wesentlich schneller. Davon profitiert am Ende Ihr ganzes Unternehmen.
5. Wählen Sie den richtigen Partner
Auf eigene Faust die Buchhaltung digitalisieren? Geht, ist aber nicht erfolgversprechend. Um die Umstellung von papierbasiert auf digital ohne großartige Zeitverzögerung und Störung der alltäglichen Arbeitsabläufe durchzuführen, bietet es sich an, einen kompetenten Partner zu engagieren. Dieser kann Sie von Anfang an bei der Wahl der richtigen Software unterstützen und Ihnen in der ersten Zeit der Anwendung wertvolle und praktische Tipps zu Ihrem digitalen Dokumentenmanagement-System geben. So können Sie schnellstmöglich mit dem Erfolg Ihrer digitalen Buchhaltung rechnen.
