Mauerbach
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Abholen von E-Mails aus E-Mail-Postfächern oder Shared Mailboxen vom Mailserver. Automatische Archivierung der E-Mail oder des Anhangs (div. Einstellungsmöglichkeiten) in DocuWare Archive oder Briefkörbe. Die E-Mail Metadaten werden systemisch übernommen.
Die E-Mails werden direkt aus dem Posteingang oder aus einem Unterordner abgeholt. Dabei werden alle Metadaten, wie Absender, Betreff, Text, usw. gespeichert. Ergänzend können auch Festwerte definiert werden um beispielsweise Prozesse zu starten („Neue Rechnung“).
In der Konfiguration des EmailRobot lassen sich beliebig viele E-Mail-Konten hinterlegen, um aus diversen Postfächern archivieren zu können. Jede Konfiguration hat eine eigene Indexierungs-Konfiguration und lässt sich individuell anpassen.
Einen wesentlichen Vorteil bieten RegularExpressions, mit deren Hilfe „Filter“ aufgebaut werden können. RegularExpressions werden verwendet, um dynamische Texte zu identifizieren.
Man kann im Filter fixe und dynamische Teile definieren. Beispielsweise „Rechnung [0-9]{2-5}“, was konkret jede Rechnungsnummer zwischen 00 und 9999 einschließt. Damit können wir jede E-Mail, welche im Betreff eine Rechnungsnummer mit vorstehendem „Rechnung“ beinhaltet ablegen, ohne dabei die genaue Rechnungsnummer wissen zu müssen. Alle anderen Mails werden bei dieser Definition ausgeschlossen und nicht archiviert. Diese RegularExpression können bei Absender, Betreff, und E-Mail-Text angewendet werden.
Ebenso sind Filter für den Anhang-Dateityp und die Anhang-Dateigröße konfigurierbar, damit Logos oder Begleitdokumente vom Speichern ausgeschlossen werden.
Die Reihenfolge der Anhänge / des E-Mails können je nach Konfiguration beliebig gewählt werden. Die E-Mails können als E-Mail (.msg oder .eml), E-Mail mit Anhang, Anhang mit E-Mail, nur Anhang oder alle Anhänge als einzelnes Dokument gespeichert werden. Im Anschluss wird die E-Mail in einen anderen Ordner verschoben oder automatisch nach einem Zeitlimit von -x Tagen gelöscht.
Neben den E-Mail Standard-Attributen wie Mail-Absender, Absender-Name (wenn in der Kontaktliste vorhanden), E-Mail-Empfänger, CC, BCC-Empfänger, Sendedatum, Empfangsdatum, E-Mail-ID, Betreff und E-Mail-Text sind auch erweiterte E-Mail Attribute wie Dateiname, Dokumentdatum, alle E-Mail-Adressen kumuliert für die Indexierung verfügbar.
Einen wesentlichen Vorteil bieten RegularExpressions, mit deren Hilfe „Filter“ aufgebaut werden können. RegularExpressions werden verwendet, um dynamische Texte zu identifizieren.
Man kann im Filter fixe und dynamische Teile definieren. Beispielsweise „Rechnung [0-9]{2-5}“, was konkret jede Rechnungsnummer zwischen 00 und 9999 einschließt. Damit können wir jede E-Mail, welche im Betreff eine Rechnungsnummer mit vorstehendem „Rechnung“ beinhaltet ablegen, ohne dabei die genaue Rechnungsnummer wissen zu müssen. Alle anderen Mails werden bei dieser Definition ausgeschlossen und nicht archiviert. Diese RegularExpression können bei Absender, Betreff, und E-Mail-Text angewendet werden.
Ebenso sind Filter für den Anhang-Dateityp und die Anhang-Dateigröße konfigurierbar, damit Logos oder Begleitdokumente vom Speichern ausgeschlossen werden.
Die Reihenfolge der Anhänge / des E-Mails können je nach Konfiguration beliebig gewählt werden. Die E-Mails können als E-Mail (.msg oder .eml), E-Mail mit Anhang, Anhang mit E-Mail, nur Anhang oder alle Anhänge als einzelnes Dokument gespeichert werden. Im Anschluss wird die E-Mail in einen anderen Ordner verschoben oder automatisch nach einem Zeitlimit von -x Tagen gelöscht.
Neben den E-Mail Standard-Attributen wie Mail-Absender, Absender-Name (wenn in der Kontaktliste vorhanden), E-Mail-Empfänger, CC, BCC-Empfänger, Sendedatum, Empfangsdatum, E-Mail-ID, Betreff und E-Mail-Text sind auch erweiterte E-Mail Attribute wie Dateiname, Dokumentdatum, alle E-Mail-Adressen kumuliert für die Indexierung verfügbar.
DocuWare bildet den zentralen Dokumentenpool. Damit ist auch das Berechtigungskonzept sichergestellt und ermöglicht die Forderungen aus der DSGVO. Alle Mitarbeiter:innen der im System angelegt ist, hat damit nur Zugriff auf seine eigenen E-Mails . Global an die Firma gerichtete E-Mails werden für die jeweiligen Fachbereiche berechtigt.
Der MailRobot beinhaltet ein integriertes Fehlerreporting. Im Fall eines Fehlers, bei dem ein E-Mail nicht abgeholt oder nicht in DocuWare archiviert werden kann, wird eine entsprechende Fehlermeldung erstellt und in Form einer Log-Datei oder als E-Mail dem Administrator zur Verfügung gestellt wird. Das betroffene E-Mail selbst bleibt am Mail Server erhalten.
Viele Lieferant:innen verschicken ihre Rechnungen ausschließlich via E-Mail. Für diese Mails werden oft eigene Ordner und Regeln, oder verschiedene E-Mail-Konten eingerichtet.
Diese können von unserem MailRobot überwacht werden. Sobald eine neue E-Mail mit einer Rechnung eingeht, wird diese abgerufen, indexiert und in DocuWare archiviert. Dabei wird automatisch auch der bestehende Rechnungsprüfungs-Worfklow angestoßen und die Rechnung wird dem:der zuständigen Bearbeiter:in zugestellt.
Die originalen E-Mails werden dann in einen „Processed-Folder“ verschoben und bei Bedarf nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht.
Sind in einem E-Mail mehrere Rechnungen enthalten, können diese als einzelne Dokumente gespeichert werden und sind trotzdem durch die eindeutige E-Mail-ID zusammenhängend abrufbar.
Viele Lieferant:innen verschicken ihre Rechnungen ausschließlich via E-Mail. Für diese Mails werden oft eigene Ordner und Regeln, oder verschiedene E-Mail-Konten eingerichtet.
Diese können von unserem MailRobot überwacht werden. Sobald eine neue E-Mail mit einer Rechnung eingeht, wird diese abgerufen, indexiert und in DocuWare archiviert. Dabei wird automatisch auch der bestehende Rechnungsprüfungs-Worfklow angestoßen und die Rechnung wird dem:der zuständigen Bearbeiter:in zugestellt.
Die originalen E-Mails werden dann in einen „Processed-Folder“ verschoben und bei Bedarf nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht.
Sind in einem E-Mail mehrere Rechnungen enthalten, können diese als einzelne Dokumente gespeichert werden und sind trotzdem durch die eindeutige E-Mail-ID zusammenhängend abrufbar.
Jeder Unternehmer kennt die Anforderung der lückenlosen Archivierung aller Dokumente zur Geschäftsanbahnung. Im Fall der E-Mals ist dies in der Regel dem Anwender überlassen inklusive die Möglichkeit auch E-Mails zu löschen. Der Unternehmer kann diese Forderung damit nicht erfüllen.
Abhilfe schafft hier unser EmailRobot der den kompletten E-Mail Verkehr binnen kürzester Zeit in ein eigenes E-Mail Archiv automatisch archiviert. Durch eine entsprechende Indexierung, die im Vorfeld festgelegt wird, können die E-Mails auch schnell analog des Email Clients wiedergefunden werden. Zusätzliche Vorteile ergeben sich aus der performanten Volltext Suche
Die originalen E-Mails werden dem Anwender in seiner gewohnten Weise zugestellt – die BlackBox Archivierung dient als lückenloser zentraler E-Mail Speicher ohne den Email Server damit zu belasten und kann im Bedarfsfall je nach Betriebsvereinbarung im 4 Augen Prinzip eingesehen werden oder als Integration von DocuWare in Outlook dem Anwender zur Verfügung gestellt werden.
Jede:r Unternehmer:in kennt die Anforderung der lückenlosen Archivierung aller Dokumente zur Geschäftsanbahnung. Im Fall der E-Mails ist dies in der Regel dem:der Anwender:in überlassen, wobei meist auch die Möglichkeit E-Mails zu löschen besteht. Das Unternehmen kann diese Forderung unter dieser Voraussetzung nicht gänzlich erfüllen.
Abhilfe schafft hier unser EmailRobot, der den kompletten E-Mail-Verkehr binnen kürzester Zeit in ein eigenes E-Mail-Archiv automatisch archiviert. Durch eine entsprechende Indexierung, die im Vorfeld festgelegt wird, können die E-Mails ebenso schnell analog vom Email-Client aus wiedergefunden werden. Zusätzliche Vorteile ergeben sich aus der performanten Volltextsuche.
Die originalen E-Mails werden dem:der Anwender:in in deren gewohnter Weise zugestellt – die BlackBox-Archivierung dient als lückenloser, zentraler E-Mail-Speicher, ohne den E-Mailserver zu belasten und kann im Bedarfsfall, je nach Betriebsvereinbarung, im 4-Augen-Prinzip eingesehen, oder als Integration in Outlook den Anwender:innen zur Verfügung gestellt werden.
Sind E-Mails noch nicht mit einer zentralen E-Mail-Archivierung gespeichert, führt das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen oft zu einem erheblichen administrativen Aufwand für die IT, um die E-Mails der Mitarbeiter:innen zu sichern (z.B. .pst Datei). Werden zu einem späteren Zeitpunkt Informationen aus den gesicherten E-Mails benötigt, müssen diese wieder von der IT bereitgestellt werden.
Mit unserem EmailRobot hingegen wird der gesamte E-Mail-Verlauf der Mitarbeiter:innen nach DocuWare archiviert. Ein neuerliches Bereitstellen ist nicht erforderlich. Lediglich die Aktivierung der Zugriffsberechtigung (temporär oder permanent) verbleibt. Damit reduziert sich der administrative Aufwand in der IT enorm und der Mailserver ist gleichzeitig entlastet.
Sind E-Mails noch nicht mit einer zentralen E-Mail-Archivierung gespeichert, führt das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen oft zu einem erheblichen administrativen Aufwand für die IT, um die E-Mails der Mitarbeiter:innen zu sichern (z.B. .pst Datei). Werden zu einem späteren Zeitpunkt Informationen aus den gesicherten E-Mails benötigt, müssen diese wieder von der IT bereitgestellt werden.
Mit unserem EmailRobot hingegen wird der gesamte E-Mail-Verlauf der Mitarbeiter:innen nach DocuWare archiviert. Ein neuerliches Bereitstellen ist nicht erforderlich. Lediglich die Aktivierung der Zugriffsberechtigung (temporär oder permanent) verbleibt. Damit reduziert sich der administrative Aufwand in der IT enorm und der Mailserver ist gleichzeitig entlastet.
Nutzen Sie noch heute alle Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements und profitieren Sie davon! Archivieren, prüfen, teilen und verwalten Sie Ihre Unterlagen digital.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation.
