„Gut Ding will Weile haben“ weiß der Volksmund. Diese Erfahrung gilt auch für die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems. Ein modernes DMS sorgt zwar letztlich für mehr Effizienz und beschleunigt viele Geschäftsprozesse deutlich, sollte aber trotzdem nicht hastig, sondern wohlüberlegt ausgewählt und eingeführt werden – nach dem Motto: Erst wägen, dann wagen. Eine übereilte Auswahl und Einführung kann all die Vorteile einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse zunichtemachen.
Produktivitätsgewinn ist eines der Hauptziele, das die Unternehmen mit einer Investition in Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management (ECM) verfolgen. Denn mit ECM und DMS können sie ihre Prozesseffizienz so sehr verbessern, dass sie viel mehr erreichen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen – zum Beispiel durch schnelleren Informationszugriff und weniger Aufwand für die (notwendige) Archivierung. So kann ein gut geplantes digitales Dokumenten-Management wesentlich zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen, während eine übereilte Implementierung von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist.
Zwar klingen manche Abkürzungen methodischer Einführungsstrategien ebenso verlockend wie der Gedanke, bei der Hardware-Ausstattung zu sparen; die meisten irreführenden Sparideen lassen sich auf eigentlich gut gemeinte Eile bei der Implementierung zurückführen. Beispielsweise sind die in die Auswahl des Systems involvierten Entscheidungsträger oft so begeistert von den Möglichkeiten der neuen Technologie, dass sie deren Vorteile kaum abwarten können. Wenn sie jedoch vor der ECM-Einführung nicht zunächst die Ineffizienzen ihrer Geschäftsprozesse analysieren, werden sie diese nicht mit dem DMS beseitigen. Sie werden die gleichen Fehler machen wie bisher – nur schneller.
Deshalb ist es so wichtig, sich vor der Entscheidung für eine ECM-Lösung die nötige Zeit für eine sorgfältige Ist-Analyse der Ausgangslage zu nehmen. Diese Analyse definiert dann den notwendigen Projektumfang und die passende Konfiguration. Werden die aktuellen Schwierigkeiten im Umgang mit Dokumenten klar erkannt, ergeben sich daraus die Prioritäten für das Projekt und ein realistischer Plan, um den Nutzen und die Chancen einer ECM-Implementierung auch in die Praxis umzusetzen. Dazu kann zum Beispiel die Elektronische Rechnungsbearbeitung ebenso gehören wie die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten nach den Möglichkeiten, die der Gesetzgeber jetzt durch die GOBD eröffnet – die seit Jahresbeginn geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Eine andere fatale Folge überhasteter Entscheidungen ist eine mangelnde Unterstützung für das ECM-Projekt. Weil die bei der ECM-Anschaffung involvierten Manager möglichst rasch mit der neuen Software durchstarten wollen, haben sie sich manchmal vielleicht nicht die Zeit genommen, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen – etwa die IT-Abteilung oder andere einflussreiche Stellen im Unternehmen. Selbst wer sich die Zeit für eine saubere Planung nimmt droht dann zu scheitern, weil die bei der Kaufentscheidung übergangenen „Grauen Eminenzen“ interne Widerstände gegen das ECM-Projekt organisieren. Deshalb ist es so wichtig, wirklich alle für das Projekt relevanten Gruppen von Anfang an mit einzubeziehen. Zuerst sollte wirklich jeder von der ECM-Einführung überzeugt sein – und erst dann sollten die Projektziele gemeinsam festgelegt werden. Alles andere führt in die Irre.
Der Erfolgsdruck bei einem ECM-Projekt ist oft auch so groß, dass Zeit an der falschen Stelle eingespart wird und Fehler beim methodischen Vorgehen gemacht werden. Um schnell live zu gehen, werden zum Beispiel Checkpoints übersprungen oder Testergebnisse beschönigt. Diese Hektik schadet nur und gefährdet den Projekterfolg, der nur durch gründliche Tests garantiert werden kann.
Wer die DMS-Einführung übers Knie bricht, nimmt in Kauf, dass es nicht richtig funktioniert. Ergebnis ist oft ein hybrides Szenario, in dem das neue System nur für einige Aufgaben genutzt wird, während andere weiter wie bisher erledigt werden. Im besten Fall wird die Effizienz zwar etwas gesteigert, doch die eigentlichen Ziele bleiben unerreichbar. Wahrscheinlicher ist es aber, dass das Projekt scheitert und mehr Probleme macht als löst.
Wer also eine DMS- oder ECM-Implementierung plant, sollte an das Sprichwort „Eile mit Weile“ denken. Immer dann, wenn die Versuchung im Raum steht, bei Planung, Analyse, Test oder Training Zeit zu sparen, gilt es daran zu erinnern, dass die Vermeidung unnötiger Hektik hier zwar kurzfristig Zeit kostet, langfristig aber für Effizienz und Geschwindigkeit der Prozesse sorgt.
Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.
