Wer bei der Büroarbeit auf Papier verzichtet, hat klare Vorteile im Wettbewerb. Doch sowohl Großkonzerne als auch Kleinunternehmen kommen heute im Tagesgeschäft nur selten völlig ohne Papier aus. Das hat unterschiedliche Gründe.
Jedem ist es bewusst – der Umgang mit Papier kostet unnötig viel Zeit und verursacht Folgekosten für Drucker und Tinte bzw. Toner, für Aktenordner und Regale oder für Platz in den Büros und Archiven. Doch der Umstieg fällt den meisten schwer.
Arbeitet ein Unternehmen heute bereits vollständig ohne Papier, gehört es zu der noch seltenen Spezies der „Digital Natives“. Doch selbst diese Pioniere sind weiter mit Papierdokumenten konfrontiert, weil manche Kunden und Lieferanten Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine noch immer ganz klassisch per Post oder Fax schicken. Auch die DMS-Pioniere brauchen also Strategien für den Umgang mit Papierdokumenten, um nicht über eine der folgenden 7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro zu stolpern:
1. Der gewohnte Umgang mit Papier: Dieses Arbeitsmittel haben wir im Laufe der Jahre kennen und schätzen gelernt; manche Menschen scheuen auch die Lektüre längerer Texte am Bildschirm und drucken die Dokumente deshalb aus. Dabei handelt es sich um erlerntes Verhalten. Das wirksamste Gegenmittel sind nicht Verbote, sondern bessere Technologien.
Wenn beispielsweise interaktive Bildschirme die Lesbarkeit von Texten verbessern und ihre Bearbeitung am PC oder Tablet vereinfachen, dann wird das digitale Dokumenten-Management eher akzeptiert. Manche Unternehmen werden parallel auch die Arbeit mit Papier dulden, weil die Umstellung ein evolutionärer Prozess ist. Die Generation Y hat den Umgang mit digitalen Dokumenten längst verinnerlicht; dieser Trend zur Digitalisierung wird sich mit Sicherheit fortsetzen und die Akzeptanz von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) fördern.
2. Hindernisse durch den Gesetzgeber: Anwender sind sich oft nicht sicher, ob die Aufbewahrung von Originaldokumenten auf Papier noch nötig ist, eventuell sogar diese mit manueller Unterschrift versehen sein müssen. Deshalb lohnt sich die regelmäßige Prüfung, ob sich die konkreten Compliance-Anforderungen an das Dokumenten-Management des Unternehmens geändert haben. Viele Regularien stecken tief in den Köpfen der Anwender und sind oft die größte Hürde auf dem Weg zum papierlosen Büro.
In Deutschland beispielsweise gibt es das Schreiben des Finanzministeriums vom 14. November 2014 zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Hier sind Vorgaben an IT-gestützte Prozesse aus Sicht der Finanzverwaltung beschrieben – und gegenüber den bisher geltenden Vorschriften GoBS und GDPdU nachhaltig modernisiert worden, so dass dem konsequenten DMS-Einsatz im Finanz- und Rechnungswesen hierzulande nichts mehr entgegensteht. Hilfreiche Tipps erhalten Unternehmen beispielsweise durch zahlreiche Publikationen, die der Branchenverband Bitkom auf seiner Website bereitstellt.
3. Die unkomplizierte Nutzung von Druckern: Nie war es so einfach wie heute, eine Datei auszudrucken. Drucker stehen überall im Unternehmen und erstellen bunte Dokumente in jedem gewünschten Format – und das über WLAN und Bluetooth sogar vom Smartphone aus.
Weil das Drucken so unkompliziert ist, fehlt hier ein Anreiz für den Abschied vom Papier – zumindest kurzfristig. Auf Sicht jedoch werden alle Unternehmen sich auf den Weg zum papierlosen Büro machen. Der Markt wird sie dazu zwingen, sobald die Konkurrenz durch den DMS-Einsatz schneller und effizienter wird.
4. Hohe DMS-Kosten befürchtet: Die Umstellung auf digitales Dokumenten-Management ist mit Anschaffungskosten verbunden. Hard- und Software müssen gekauft werden, Schulungen sind erforderlich, beispielsweise für die Umstellung von Prozessen und die nötige Einarbeitung der Belegschaft in die neue Technik und die digitalen Workflows.
Wer vor diesen Kosten zurückschreckt, hat die Wirtschaftlichkeit der Umstellung auf DMS noch nicht richtig analysiert. Es lohnt sich auf jeden Fall, die Effekte des DMS-Einsatzes auf Mitarbeiter, Prozesse und andere IT-Systeme abzuschätzen. Die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell, zum Beispiel in Form gesparter Arbeitszeit, höherer Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit oder zusätzlicher Geschäftschancen.
5. Technische Schranken: Ist das Unternehmen technisch nicht auf der Höhe der Zeit, wird der Sprung zum vollständig papierlosen Büro schwierig. Verfügen die Mitarbeiter noch nicht über Tools für die Bearbeitung eines PDF oder zur Zusammenarbeit an Dokumenten, drohen Probleme durch unterschiedliche Versionen von Dokumenten.
In solchen Situationen sehen insbesondere Mittelständler oft als einzige Lösung die Rückkehr zum Papierdokument. Das ist allerdings ein Irrweg. Die richtige Lösung des Versionsproblems ist die Modernisierung der IT-Infrastruktur, sodass die komplette Belegschaft direkt mit allen digitalen Dokumenten arbeiten kann. Steht diese Infrastruktur parat, ist der Weg zum papierlosen Büro geebnet.
6. Papierbasiertes Umfeld des Unternehmens: Arbeiten die meisten Kunden und Lieferanten noch mit Papier, bringt das papierlose Büro auf den ersten Blick wenig. Das Unternehmen erhält weiterhin Unmengen an Briefpost – und stapelweise Schriftsätze von Anwälten und Partnern, seien es Verträge, Konzepte, Rechnungen oder auch Anregungen und Beschwerden. Dennoch wäre es fatal, einfach beim Papier zu bleiben.
Der richtige Weg ist es, den Posteingang des Unternehmens konsequent zu digitalisieren. Auf welchem Weg auch immer ein Papierdokument eintrifft: Sinnvollerweise wird es sofort gescannt und digitalisiert, sodass keine Workflows und Prozesse im Unternehmen gebremst werden.
7. Unternehmenskultur: Falls eine gewisse Trägheit zur „Corporate Identity“ gehört, wird die Digitalisierung des Dokumenten-Managements alles andere als einfach, weil sie ja Veränderungen voraussetzt. Oft sträuben sich Menschen resolut gegen Innovationen – ohne ihre Auswirkungen überhaupt näher kennenzulernen, denn sie erwarten keinen Nutzen für sich.
Hier muss die Einführungsstrategie ansetzen – und bereits im Vorfeld des Projektes nicht nur den Nutzen des DMS für das Unternehmen herausarbeiten, sondern auch für jede Abteilung und jeden einzelnen Mitarbeiter. Glücklicherweise hilft auch das Aufkommen des cloudbasierten Dokumenten-Managements, diese Verhaltensmuster zu überwinden. Die Cloud senkt den Einstiegsaufwand, weil weder eigene DMS-Hardware noch -Software im Unternehmen zu installieren ist. Das beschleunigt die DMS-Einführung und macht den Nutzen auch für jeden Einzelnen viel schneller deutlich. Alles, was der Mitarbeiter für das papierlose Büro noch braucht, ist ein Scanner und Browser mit Internet-Zugang.
Wer die 7 Hürden identifiziert und nacheinander aus dem Weg räumt, wird das Endziel „Papierloses Büro“ schneller als die Konkurrenz erreichen – und von den damit verbundenen Effizienzvorteilen und Einsparungen früher profitieren.
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