Viele Unternehmen stehen heute verstärkt vor der Herausforderung, Personalprozesse zur Suche kompetenter und engagierter Mitarbeiter für Ihren Betrieb neu zu definieren. Die Marktregeln bleiben auch im Bereich Human Resources schwierig – und beim weiterhin bestehenden Fachkräftemangel wird die Aufgabe der HR-Abteilungen, motivierte Spezialisten für die jeweiligen Segmente mithilfe spezifischer HR-Prozesse zu finden und zu halten, auch künftig nicht einfacher.

Durch den Einsatz individueller HR-Software-Lösungen lassen sich jedoch viele Aufgaben in diesem Umfeld digitalisieren und damit simplifizieren. Beginnend bei einer automatisierten Erfassung von Bewerberdaten und Bewertungsprozessen gibt es dank Digitalisierungsmaßnahmen zahlreiche Bereiche, die der Personalabteilung viel Zeit sparen und dem HR-Ressort eine ganz neue Effizienz verleihen können. Über digitale HR-Prozesse lassen sich beispielsweise auch Dienst- und Schichtmodelle ausarbeiten sowie die An- und Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern dokumentieren. Auch die digitale Personalakte spielt dabei eine entscheidende Rolle.

Ein enorm wichtiger und auch von Gesetzgeberseite immer essenziellerer Aspekt ist zudem die lückenlose Arbeitszeiterfassung und die sichere und zentrale Speicherung sowie Verarbeitung dieser Daten mithilfe einer HR-Software. Alle Informationen der Mitarbeiter werden dabei in den digitalen Personalakten festgehalten. Die unnötige Verschwendung von Papier gehört der Vergangenheit an. So können auch Anpassungen in den Akten, beispielsweise bei der Änderung einer Gehaltsklasse oder bezüglich der Position eines Mitarbeiters, viel schneller und einfacher umgesetzt werden als bei papierbasierten Methoden.

Wie auch Sie die Vorteile der Prozessautomatisierung im HR-Segment für Ihren Betrieb bestmöglich nutzen und wie Sie das System schnell und einfach im gesamten Unternehmen implizieren und optimieren können, erfahren Sie in diesem Blog.

Was ist ein HR-Prozess / Personalprozess?

Um zeit- und arbeitsintensive Personalprozesse zu automatisieren und damit zu vereinfachen, wird in modernen Unternehmen eine HR-Software, also ein Programm für Human Resources, eingesetzt. Damit lassen sich alle Personaldaten verarbeiten. So kann die Personalverwaltung von der Datenerfassung über die Datenverarbeitung bis hin zur Datenanalyse komplett oder in vordefinierten Segmenten, wie zum Beispiel Recruiting, digitalisiert werden.

Von einem durchdachten HR-Prozess profitieren alle Abteilungen eines Unternehmens, denn das Personal-Management betrifft in unterschiedlichem Maße letztendlich sämtliche bestehenden und potenziellen Mitarbeiter im Betrieb. Am deutlichsten aber profitiert die HR-Abteilung selbst, der intern zahlreiche verwaltungstechnische Aufgaben obliegen und die als Schnittstelle zwischen Vorgesetzten und angestellten oder freien Mitarbeitern fungiert.

Aber ein HR-Prozess entlastet eben nicht nur die Personalabteilung, sondern wirkt sich organisatorisch auch positiv auf die Mitarbeiter selbst aus. Als Beispiel sei hier nur die Möglichkeit der Vereinfachung von Urlaubsanträgen genannt. Durch digitale HR-Prozesse schaffen Unternehmen zudem auch für ihre Mitarbeiter eine zusätzliche Transparenz, denn sie erhalten Zugriff auf ihre eigenen und für sie zusätzlich vom HR-Department freigegebene Daten – was die Mitarbeiter letztendlich auch besser in die HR-Prozesse mit einbindet.

Auch die Verknüpfung der HR-Software mit anderen Programmen, etwa mit der Lohnabrechnungs-Software, bietet zahlreiche Vorteile. Bei miteinander synchronisierten Systemen können die betreffenden Daten lückenlos und sicher untereinander ausgetauscht werden. Dank der Automatisierung zyklischer Prozesse werden zudem zeitliche Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle frei werden und gewinnbringend eingesetzt werden können.

Welche Personalprozesse gibt es?

Mehr oder weniger alle Aufgaben der Abteilung für Human Resources können von einer intelligenten und flexibel gestalteten HR-Software übernommen beziehungsweise von ihr zumindest unterstützt werden. Die so optimierten HR-Prozesse revolutionieren beispielsweise:

Die Personalbeschaffung

Zur Rekrutierung neuer Mitarbeiter müssen entsprechende Ausschreibungen erstellt und die Beschaffungskanäle organisiert werden. Nach erfolgter Personalauswahl erfolgen die Einstellungen sowie die Erteilung der Absagen. Abgeschlossen wird die erfolgreiche Personalbeschaffung mit der Durchführung von Onboarding-Maßnahmen.

Die Personalplanung

Ein entscheidender Faktor ist die prinzipielle Planung des Personalbedarfs und die Organisation des Personaleinsatzes. Dabei gilt es auch, Unter- und Überbesetzungen im Auge zu behalten und zu eliminieren oder, noch besser, gar nicht erst entstehen zu lassen.

Die Personalbetreuung

Der große Bereich der Personalbetreuung umfasst primär das Verwalten von Arbeits- und Fehlzeiten, die Vergütung der Mitarbeiter mit Löhnen, Gehältern oder Honoraren, die Bearbeitung von Urlaubsanträgen sowie nicht zuletzt das Abführen der spezifischen Steuern und Abgaben.

Die Personalentwicklung

Neben permanenten Mitarbeitergesprächen gehören die Durchführung von Beurteilungen und das Organisieren von Zielvereinbarungen zur Personalentwicklung. Entsprechende Maßnahmen zur Umsetzung der Entwicklung von Mitarbeitern und Führungskräften müssen umgesetzt, Entwicklungspläne erstellt werden. Auch hier spielt die Digitalisierung der Personalentwicklung eine maßgebliche Rolle.

Die Personalfreisetzung

Am Ende der Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und einem Mitarbeiter steht die Personalfreisetzung. Hierbei werden personelle Austritte abgewickelt, Zeugnisse ausgestellt und das Offboarding auf technischer Ebene durchgeführt.

Keine Angst vor der Digitalisierung von Prozessen in der Personalabteilung

Selbst viele Unternehmen, die der Digitalisierung aufgeschlossen gegenüberstehen, haben hinsichtlich der Automatisierung, Standardisierung und Optimierung der Personalabteilung immer noch Hemmungen. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seien ein sogenanntes „People’s business“, also eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Schließlich geht es hier um die Mitarbeiter eines Betriebs. Ob Recruting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alles dreht sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg des ganzen Unternehmens beteiligt ist.

Alle HR-Prozesse innerhalb eines Unternehmens sind von entscheidender Wichtigkeit und bedürfen einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Doch die können Mitarbeiter nur erledigen, wenn sie genügend Zeit dafür haben, wenn sie nicht von langwierigen Routinearbeiten aufgehalten werden und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. An dieser Stelle bietet die Standardisierung von HR-Prozessen ein großes Optimierungspotenzial innerhalb von Personalabteilungen, etwa bei der Team-Vernetzung oder bei der Erstellung zuverlässiger Workflows für Recruiting oder Mitarbeitergespräche.

Diese HR-Prozesse profitieren am meisten von einer Optimierung

Generell ergibt sich aus einer Standardisierung und Optimierung der HR-Prozesse eine Reduktion von Papier. Bei der Transformation von einer analogen zu einer digitalen Personalabteilung werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert. Die digitale Personalakte sorgt dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort sicher aufbewahrt werden und jederzeit schnell aufzufinden sind. Aus diesem Grund bietet das Digitalisieren, Bündeln und Organisieren von Personalunterlagen ein großes Optimierungspotenzial für HR-Prozesse.

Wer auf die Digitalisierung der Personalabteilung setzt, profitiert zudem von vorgefertigten, digitalen Workflows, die eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis begünstigen. Das wiederum führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im gesamten Unternehmen.

Mit Personalprozessen ganz einfach Routinearbeiten standardisieren

Jede Personalabteilung hat mit detaillierten HR-Prozessen zu tun, die wichtig für den gesamten Betrieb sind. Denn hier operiert jede Abteilung früher oder später mit Abläufen, die die Mitarbeiter betreffen. Von Einarbeitungen und Kündigungen über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich eines Unternehmens vertraut sein und alle dazugehörigen Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten können. Und das funktioniert am besten mittels standardisierter HR-Prozesse.

So bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potenzial zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Eine Standardisierung verhindert an dieser Stelle lange E-Mail-Ketten sowie einen Zeitverlust durch permanente Statusabfragen.

Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören zu jenen HR-Prozessen, die von standardisierten Abläufen profitieren. Mit der richtigen Software lassen sich diese nämlich noch besser planen, strukturieren und auswerten. Und je besser ein Gespräch strukturiert ist, desto schneller lässt es sich durchführen.

Mit digitalen HR-Prozessen auf dem richtigen Weg

Doch nicht nur Routinearbeiten verfügen über Optimierungspotenzial. Auch das Recruiting sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter lassen sich durch Standardisierung wesentlich verbessern. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ein, so kann ihm eine optimale Planung den Eintritt sehr erleichtern. Digitale HR-Prozesse sorgen an dieser Stelle dafür, dass alle wichtigen Informationen direkt ab dem ersten Tag für ihn verfügbar sind. Außerdem können alle relevanten Abteilungen jegliche, den neuen Mitarbeiter betreffende Aufgaben digital einsehen und ihm in seinen ersten Arbeitstagen behilflich sein. So können auch neue Arbeitskräfte ein Unternehmen innerhalb kürzester Zeit mit ihrem Können unterstützen.

Gleiches gilt für das Recruiting: Wer hier auf standardisierte und optimierte HR-Prozesse setzt, sorgt für ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Hierzu gehört es, dass die Anforderungsprofile an Bewerber detailliert mit den betreffenden Abteilungen abgestimmt sind. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich potenzielle neue Mitarbeiter schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Dieses lässt sich wiederum ebenso schnell für alle Berechtigten einsehbar machen. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss. Hinzu kommt die Vereinfachung in der Koordination und Organisation von Terminabstimmungen für Bewerbungsgespräche.

HR-Prozesse sicherer gestalten

Gerade in Personalabteilungen ist Sicherheit ein Thema von höchster Priorität. Denn hier geht es um die Bearbeitung vertraulicher Unterlagen. Deswegen ist es besonders wichtig, Zugriffsberechtigungen klar zu definieren und den Zugang zu den jeweiligen Dokumenten ausreichend zu sichern. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Digitale HR-Prozesse bieten folglich etliche Ansatzpunkte für eine Standardisierung und Optimierung, um einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Dennoch gibt es innerhalb mancher Unternehmen Bedenken, dass menschliche Arbeitskraft dadurch überflüssig werden könnte – lassen sich doch mittlerweile viele Vorgänge automatisieren.

In der Realität sieht das jedoch anders aus, denn einige wichtige Aufgaben einer Personalabteilung sind nicht durch automatisches Arbeiten zu ersetzen. So zum Beispiel die Förderung von Kompetenzen, die Auswahl der besten Talente sowie der Aufbau eines Talentpools. Dafür braucht es tatsächlich den Menschen selbst.

Gleiches gilt für das Führen von Bewerbungsgesprächen. Nur ein Mensch kann entscheiden, wer auch auf mentaler und emotionaler Ebene in ein Team passt. So ist es am Ende die Mischung aus manuellen und automatisierten HR-Prozessen, die ein Unternehmen langfristig erfolgreich macht.

Tipps für die Optimierung von Personalprozessen

Die technische Komponente ist somit immer nur ein Teil der HR-Digitalisierung. Denn der Prozess hat eben auch einen ganz menschlichen Faktor, bei dem alle involvierten Mitarbeiter inklusive des Managements auf dem Weg hin zur digitalen Personalverwaltung mitgenommen werden müssen. Hierzu geben wir Ihnen nachfolgend einige Tipps:

Einsatzbereiche definieren

Am Anfang steht die Unternehmens-spezifische Entscheidung, in welchen Bereichen die Transformation hin zu digitalen HR-Prozessen am sinnvollsten ist und daher zuerst implementiert werden sollte. Dabei bieten sich in der Regel zusammengefasst primär diese Segmente an:

• Personalentwicklung / Recruiting
• Bewerbermanagement
• Personalverwaltung
• Mitarbeitergespräche
• Weiterbildung
• Digitale Personalakte
• Performance- und Kompetenz-Management

Interne Skills aufbauen

Überlegen Sie sich auch, über welche digitale Kompetenzen die HR-Abteilung selbst für die Anforderungen der digitalisierten HR-Prozesse verfügen muss. Auch das Ressort für HR muss zunächst das digitale Know-how für diese Transformation entwickeln. Diese Skills müssen nicht nur das Wissen zur Anwendung der neuen Software beinhalten, sondern auch ein grundlegendes Verständnis hinsichtlich der Funktionsweise der HR-Software. So verhindern Sie, dass weiterführende und sinnvolle Funktionen der Software gegebenenfalls nicht genutzt werden.

Haben sich sowohl Führungskräfte als auch die übrigen Mitarbeiter mit der HR-Software ausreichend vertraut gemacht und stehen dem System offen gegenüber, können alle Involvierte über so genannte Employee Self Services etwa selbständig Urlaube oder Weiterbildungen beantragen beziehungsweise genehmigen, gemeinsame Betriebsziele definieren und vieles mehr.

Datenschutz-Zertifizierung beachten

Bei jeder Digitalisierung von Daten muss in besonderem Maße an den Datenschutz gedacht werden. Achten Sie darauf, dass die HR-Software Ihres Anbieters entsprechend zertifiziert ist. Natürlich sind auch die Anwender der Software selbst dem Schutz der Daten verpflichtet. Prinzipiell empfiehlt es sich, die sensiblen Daten einer HR-Software nicht in öffentlich zugänglichen Räumen zu nutzen. Eine genau Rechte-und-Rollen-Vergabe stellt zudem sicher, dass Mitarbeiter nur auf für sie freigegebene Daten Zugriff erhalten.

Neue Strukturen intern etablieren

Grundsätzlich bedeutet die Digitalisierung von HR-Prozessen eine enorme Erleichterung für die Mitarbeiter. Die Aufgabe der HR-Division ist es, die sich daraus ergebenden neuen Strukturen der Zusammenarbeit intern zu konstituieren. Dazu gehören in einem modern ausgerichteten Unternehmen auch die Implementierung von Software für eine virtuelle Zusammenarbeit der Mitarbeiter, um auch mobiles Arbeiten und eine Flexibilisierung von Arbeitszeiten zu realisieren.

Viele wichtige Bereiche entfallen in Summe also auf die Human-Resources-Abteilung – doch mit der Nutzung digitalisierter HR-Prozesse lässt sich diese Mammutaufgabe in Unternehmen jeder Größe meistern.

Fazit

In einer Zeit, in der der Fachkräftemangel Unternehmen in Deutschland vor erhebliche Herausforderungen stellt, kommt den Personalabteilungen eine immer entscheidendere Rolle zu. Denn der Kampf um neue Talente wird mit zunehmend harten Bandagen geführt und entwickelt sich für manche Branchen geradezu zur Überlebensfrage. Umso unverzichtbarer ist es, HR-Abteilungen fit für die aktuellen Aufgaben zu machen – und das gelingt am besten über digitale HR-Prozesse.

Die HR-Abteilung operiert naturgemäß mit sensiblen personenbezogenen Daten, für die datenschutzrechtliche Vorgaben zu jeder Zeit und vollumfänglich eingehalten werden müssen. Mit einer sicheren HR-Software haben Sie alle ihre HR-Prozesse in organisatorischer, technischer und rechtlicher Hinsicht immer perfekt im Griff.

Recruiting-Prozesse, das On- und Offboarding von Mitarbeitern, die Lohnbuchhaltung sowie das Daily Business der HR-Abteilung lassen sich mithilfe einer modernen HR-Software spürbar effizienter gestalten. Der gesamte Human-Resources-Bereich wird signifikant entlastet – und kann sich so endlich mehr auf den enorm wichtigen zwischenmenschlichen Part seiner Arbeit konzentrieren.