Viele Unternehmer streben eine hohe Produkt- und Service-Qualität an. Ein zentrales Thema im Zuge der Umsetzung entsprechender „Null-Fehler-Strategien“ ist die Archivierungspflicht – mit dem Ziel der besseren Nachverfolgbarkeit der Dokumente. Die Archivierung ist aber nicht nur fester Bestandteil des Qualitätsmanagements, sondern zu einem erheblichen Teil klipp und klar durch Gesetze geregelt.

Darüber hinaus gibt es in fast jedem Unternehmen ganz eigene Anforderungen an das Management der Dokumente. Sei es aufgrund branchenspezifischer Anforderungen, sei es aufgrund vertraglicher Regelungen mit Kunden, Lieferanten oder auch aufgrund eigener Ansprüche. Zu den wichtigsten gesetzlichen Vorgaben zählen in Deutschland HGB und BGB, aber auch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD)-, die DSGVO und das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG).

Außerdem sind die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) ebenso relevant wie die Abgabenordnung, definieren sie doch die Optionen und Sorgfaltspflichten bei der Aufbewahrung steuerlich relevanter Dokumente. Ist das Unternehmen international aktiv, gilt es im Ausland weitere, auch völlig andere nationale Gesetzgebungen und Usancen zu beachten.

Gesetzliche und branchenspezifische Vorgaben

Dazu kommen dann noch branchenspezifischen Vorgaben. All diese Vorgaben lassen sich in ihrer Gesamtheit ohne ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) kaum noch erfüllen. Denn ein DMS kann alle Dokumente jeweils gemäß der gesetzlichen und sonstigen Anforderungen speichern und verarbeiten – und zwar vollautomatisch und hundertprozentig zuverlässig. Weil manipulationssichere Protokoll- und Dokumentationsfunktionen dazugehören, ist das Unternehmen auch für Audits bestens gerüstet.

Archivierungspflichten in der Lebensmittelindustrie

Als Beispiele für branchenspezifische Vorgaben bezüglich der Archivierungspflichten seien hier die Lebensmittelindustrie, das Gesundheitswesen und die Elektroindustrie angeführt. Nach Artikel 5 der Lebensmittelhygieneverordnung 852/2004 ist beispielsweise jeder Lebensmittelunternehmer zur Einrichtung, Durchführung und Aufrechterhaltung sowie zu stetiger Anpassung eines HACCP/Eigenkontrollsystems verpflichtet. HACCP steht dabei für „Hazard Analysis and Critical Control Points“, also für „Gefahrenanalyse und kritische Lenkungspunkte“. Die Einhaltung dieser Vorgaben ist gegenüber der Lebensmittelüberwachungsbehörde nachzuweisen, wozu die Archivierungspflicht einen wichtigen Beitrag leistet.

Eine Verpflichtung zur Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und Kontrollen schreibt das Gesetz selbst allerdings nicht vor; sie ist jedoch dringend anzuraten, um die Nachvollziehbarkeit gegenüber der Überwachungsbehörde zu ermöglichen.

Auch im Gesundheitswesen gelten spezielle Fristen

Vielfältig sind auch Archivierungspflichten im Gesundheitswesen. Wie die Kassenärztliche Vereinigung Bremen in einer Aufstellung für die unterschiedlichsten Dokumente dokumentiert, reichen sie von A wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bis Z wie Zytologie (Präparate und Befunde). Die entsprechenden Fristen liegen oft zwischen ein und fünf Jahren, aber auch bei zehn und manchmal sogar bei 30 Jahren. Zum Beispiel bei der Röntgentherapie oder auch bei der Anwendung von Blutprodukten bzw. gentechnisch hergestellten Plasmarproteinen.

Immer handelt es sich um Mindestaufbewahrungsfristen. Zivilrechtliche Ansprüche eines Patienten gegen seinen Arzt verjähren gemäß BGB aber erst nach 30 Jahren. Daher wird empfohlen, die Dokumente mindestens so lange aufzuheben, bis eindeutig feststeht, dass aus der ärztlichen Behandlung keine Schadensersatzansprüche mehr erwachsen können.

Archivierungspflichten in der Elektronikindustrie

Angesichts der Fülle der Archivierungspflichten hat der „Zentralverband der Elektrotechnik- und Elektronikindustrie“ (ZVEI) bereits im Jahr 2009 einen Leitfaden zur „Aufbewahrung von Dokumenten“ für Hersteller, Lieferanten und Anwender von elektronischen Bauelementen und Baugruppen erstellt. Darin sind diejenigen Aufbewahrungsfristen genannt, die vom deutschen Recht gefordert bzw. daraus ableitbar sind. Darüber hinaus gehende Anforderungen können sich aus den Verträgen im Kunden-/Lieferantenverhältnis ergeben; sie sind insoweit zusätzlich zu beachten.

Genannt hat der ZVEI neben HGB und AO unter anderem

• das Arbeitszeitgesetz
• das Bundesbodenschutzgesetz
• das Bundesgesundheitsrecht und die entsprechende -verordnung,
• die Bundesimmissionsschutz- und die Gefahrstoffverordnung,
• das Jugendarbeitsschutzgesetz,
• das Produkthaftungsgesetz oder
• das Kreislaufwirtschafts-/Abfallgesetz.

Aus dem Produkthaftungsgesetz beispielsweise leiten sich zwar direkt keine unmittelbaren Anforderungen zur Archivierung von Dokumenten ab. Im Schadensfall kann sich jedoch der Hersteller durch Vorlegen geeigneter Dokumente entlasten. Welche Dokumente das sein können, hängt von der Komplexität des Fertigungsprozesses und der Komponente ab. Empfohlen werden Nachweise über Konstruktion, Produktion und Instruktion.

Laut ZVEI ist anzuraten, dass der Hersteller mittels Risikoabschätzung den Umfang und die Detailtiefe der Dokumente nach eigenem Ermessen festlegt. Mittelbar folgt aus dem Produkthaftungsgesetz – falls sich der Lieferant abzusichern wünscht – eine maximale Archivierungsdauer der Dokumente von zehn Jahren. Aufzubewahren sind z. B. Fertigungsunterlagen, Reklamationen, Gesprächsprotokolle, Prozessakten, aber auch Marketingunterlagen wie Werbung, Fachartikel oder Presseinformationen.

Andere Branchen, andere Archivierungspflichten

Darüber hinaus kann jedes Unternehmen natürlich auch interne Festlegungen zu Dokumentenarchivierung treffen, die jedoch nicht den gesetzlichen Forderungen widersprechen dürfen – beispielsweise zur Dokumentation einer Vertragshistorie. Mit „Archivierung“ gemeint ist dabei implizit immer auch die Revisionssicherheit, also die wirksame Verhinderung unzulässiger Änderungen und die Sicherstellung der Reproduktionsfähigkeit der aufbewahrungspflichtigen Inhalte (bildlich oder inhaltlich) über die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Gegebenenfalls zulässige Änderungen am Archivgut werden lückenlos protokolliert.

Die Schutzfunktion muss nachweislich implementiert und in Betrieb sein. Sie kann nicht alleine im Rahmen der Verfahrensdokumentation durch eine Arbeitsanweisung gegeben sein, weil ein „sachverständige Dritter“ dann nicht prüfen könnte, ob nicht doch Manipulationen stattgefunden haben. Die Schutzeinrichtung muss daher „prüfbar“ (und somit technischer nicht nur organisatorischer) Natur sein.

In anderen Branchen können noch ganz andere Archivierungspflichten hinzukommen, wobei oft Revisionssicherheit gefragt ist, sei es bei Banken und Versicherungen, sei es in der Chemieindustrie oder bei Behörden. Revisionssicherheit ist die Grundvoraussetzung für die Verarbeitung und Ablage geschäftlicher Korrespondenz. Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen dienen beispielsweise als Beleg dafür, dass ein Kunde die gewünschte Ware pünktlich erhalten und auch den korrekten Betrag dafür bezahlt hat.

Die Gesetze legen nicht fest, in welcher Form die Dokumente archiviert werden

Die Archivierung kann elektronisch in den unterschiedlichsten Text-, EDI-, ERP-, XML- oder Bild-Dateien erfolgen, aber natürlich immer auch noch ganz altmodisch auf Papier. Laut GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, sämtliche zu einem Geschäftsprozess gehörigen Dokumente zu archivieren. Also nicht nur Rechnungen, sondern auch Angebotsanfragen, die Angebote selbst oder der Auftrag. Weil diese heute oft per E-Mail erfolgt, gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Aufbewahrungspflicht von E-Mails

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Archivierungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen. Und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend. Weil hier die Vorgaben der DSGVO zu beachten sind, kann die Mailarchivierung schnell komplex werden. Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Archivierungssoftware geht die Mailarchivierung fast wie von selbst.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.