Sobald die vielen Vorteile von Dokumenten-Managementsystemen (DMS) das Management überzeugt haben, beginnt für die IT-Abteilung die eigentliche Arbeit: Die Auswahl der passenden Dokumentenablage-Software, anschließend ihre Implementierung und schlussendlich Roll-out und Inbetriebnahme. Danach geht das neue DMS in den üblichen Routinebetrieb von Wartung, Pflege, Weiterentwicklung und Störungsbehebung über. Dieser muss für alle Software-Systeme des Unternehmens gewährleistet werden.

Mitentscheidend für den Projekterfolg bei der DMS-Einführung ist die Auswahl der „richtigen“ Software zur digitalen Dokumentenablage. Bei der Suche gibt die Antwort auf folgende Frage die Richtung vor: Wozu wird die Dokumentenverwaltungs-Software gebraucht – und welche Vorteile will man sich zunutze machen?

Auf Basis der Antwort kann man sich einen ersten Marktüberblick verschaffen, gibt es doch zahlreiche DMS-Anbieter, die unter Begriffen wie Content Services, Enterprise Content Management (ECM) oder eben Dokumentenmanagement-System ausgereifte, aber auch völlig neue Software-Produkte vermarkten. Weil das Angebot an Standardsoftware sehr groß ist, erübrigt sich die Notwendigkeit einer Individualentwicklung. Denn eine passende Dokumentenablage-Software sollte sich am Markt finden lassen.

Die Softwareauswahl ist aber nicht allein Aufgabe der IT-Abteilung. Besser ist es, einige derjenigen Mitarbeiter ins Boot zu holen, die später mit der Software arbeiten sollen. Zusätzlich empfiehlt es sich, kompetente Fachleute zu Rate zu ziehen, die nach der Beratung bei der Auswahl auch ihre Erfahrung bei der DMS-Einführung mit einbringen und das Projektmanagement unterstützen. Natürlich spielen auch Art, Umfang und Komplexität des Projektes eine Rolle bei Besetzung und Manpower des Projektteams. Kommen Fachleute von außen dazu, sollten diese anhand von Referenzen ähnlicher Projekte ausgewählt werden.

Das Lastenheft, ein Schlüssel zum Projekterfolg

Steht das Team, folgt wie bei der Beschaffung jeder anderen Standardsoftware das Festlegen des Kostenrahmens und das Erstellen des Lastenheftes. Letzteres soll möglichst konkret sowohl die Anforderungen an die Dokumentenablage-Software selbst als auch den Ist-Zustand sowie den gewünschten Zielzustand beschreiben. Die Dokumentation des Ist-Zustandes erleichtert später im Projekt die Definition aller technischen Randbedingungen. Etwa für Schnittstellen oder für nötige Hardware- und Netzwerk-Anpassungen.

Im DMS-Projekt geht es ja nicht nur um die Verarbeitung aktuell eintreffender digitaler Contents, sondern auch um die Digitalisierung eingehender und/oder archivierter Papierdokumente. Wichtig ist außerdem gegebenenfalls die Übernahme der archivierten digitalen Dokumente aus einem Vorgängersystem. Zu berücksichtigen sind dabei alle Geschäftsprozesse, die von der Einführung der Dokumentenablage-Software tangiert sind bzw. damit verbessert werden sollen. Weiterhin alle unter Umständen erforderlichen Anpassungen der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Höchste Sorgfalt im Vorfeld gefragt

Deshalb ist höchste Sorgfalt bei der Bestimmung aller zwingend notwendigen Schnittstellen und der erforderlichen Richtlinien bzw. Standards gefragt, die von der gesuchten Dokumentenablage-Software unterstützt werden müssen. Der Im- und Export von Dokumenten aus anderen IT-Systemen, sowohl aus den eigenen als auch aus denen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, klappt nur dann, wenn die Daten in einem der Software bekannten Format vorliegen. Der Bedarf an Schnittstellen, Datenformaten und aller für das Unternehmen wichtigen Normen und Richtlinien gehört daher als K.O.-Kriterium in jedes Lastenheft.

Die „Must Haves“ festlegen

Bei der Suche nach der passenden Dokumentenablage-Software kommt es aber nicht nur darauf an, dass die Kriterien des Lastenheftes erfüllt werden. Neben den Kriterien des Lastenhefts zählt auch, dass die neue Dokumentenablage-Software mit wachsenden bzw. völlig neuen Anforderungen Schritt halten kann. Diese funktionalen „Must Haves“ spiegeln die DMS-Vorteile, die erwartet werden:

• Automatisierte Unterstützung von dokumentbasierten Unternehmensprozessen.
• Definition von Workflows und ganzen Prozessen, die dann vollautomatisch oder mit minimalem Input von Menschen abgewickelt werden – mit Funktionen für die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten sowie Kommentarfunktionen zur Erläuterung von Entscheidungen inklusive Automatismen für den Fall, dass Dokumente nicht genehmigt werden.
• Eine „Workflow-Engine“ für die Verteilung, Archivierung und Disposition von Dokumenten. Sie „schiebt“ Dokumente durch eine Reihe aufeinanderfolgender Schritte, um die zuvor definierten Geschäftsprozesse zu unterstützen.
• Einbinden von Mitarbeitern/Außenstehenden in transparente, nachvollziehbare Workflow-Prozesse.
• Unterstützung für den Lebenszyklus aller Contents, von der Informationserfassung über die Organisation, Speicherung und Aufbewahrung bis hin zur unwiderruflichen Vernichtung.
• Bibliotheksdienste für das Aus- und Einchecken von Dokumenten und Verfahren, um bei der Teamarbeit Konflikte bei der Aktualisierung von Dateien zu vermeiden.
• Eine Versionierung speichert alle Änderungen an Dokumenten automatisch als neue Version des Dokuments. Bei einem guten DMS ist auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.
• Revisionssicherheit: Die Dokumente sind vor unberechtigten Zugriffen, Änderungen oder Manipulationen geschützt.
• Life-Cycle-Management z.B. mit Audit-Protokollen, um die Verarbeitung von Dokumentenwährend ihres gesamten Lebenszyklus überprüfen zu können, und Warnmeldungen, die rechtzeitig anstehende Verarbeitungsschritte während des Lebenszyklus von Inhalten signalisieren.
• Unveränderbare Archivierung digitaler Dokumente
• Verwaltung der Metadaten, um Dateien mit vordefinierten Schlüsselwörtern zu kennzeichnen („Indexieren“) sowie automatisch generierte Attribute, z. B. Datums-Zeitwerte zum Auffinden von Dokumenten.
• Die Möglichkeit, Inhalte nach Schlüsselwörtern, Dokumentbeschreibungen und anderen vordefinierten Attributen zu suchen.

DMS: Cloud oder On-Premises-Installation?

Last but not least sollte die Bedienung der Software zur Dokumentenverwaltung ebenso zeitgemäß sein wie ihre Konfiguration. Das heißt erstens: Die Arbeit mit dem DMS sollte im Webbrowser ebenso möglich sein wie in einer Microsoft Office-Anwendung – und das sowohl in einem Desktop-Client als auch in mobilen Apps auf Smartphones und Tablets. Zweitens steht die Frage des Betriebskonzeptes im Raum: Ist eine Cloud-Lösung gewünscht oder ist eine On-Premises-Installation Pflicht? Oder sollte das DMS als SaaS- oder Outsourcing-Lösung gehostet werden?

Deswegen ist neben den funktionalen Vorgaben abschließend auch eine Liste der „Must Haves“ für Bereitstellung, Performance und Verwaltung nötig. Typisch sind:

• Ein über das Netzwerk zugängliches Content-Repository für große Datenspeicher.
• Verwaltungen von Medien und anderen inhaltsorientierten Dateitypen.
• Integrierte Funktionen für die Verwaltung von E-Mails.
• Unterstützung aller vorhandenen Clients.
• Bereitstellungsfunktionen für den Betrieb vor Ort oder in öffentlichen, privaten und hybriden Cloud-Infrastrukturen.
• Interoperabilität mit den übrigen Backoffice-Systemen.
• Erfassung von Contents aus externen Systemen, z. B. ERP-und CRM-Systemen oder Dokumentenscannern (um Papierdokumente zu digitalisieren).
• Dateiorganisation und -zuordnung in einer Art und Weise, die den Geschäftszielen des Unternehmens entspricht.
• Skalierbar nach oben oder unten, um sich an wechselnde Workloads anzupassen.
• Redundante Backups, um Daten jederzeit schnell und unkompliziert wiederherstellen zu können.
• Recovery mit Abrufzeiten, die den Anforderungen entsprechen, falls gesicherte Inhalte wiederhergestellt werden müssen.
• Zugriffskontrollen und Berechtigungen zum Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Dokumenten innerhalb des Repositorys – zur Gewährleistung von Datensicherheit bzw. gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
• Umfassende und flexible Sicherheitsfunktionen, die die vorhandene Sicherheitsarchitektur des Unternehmens so weit wie möglich nutzen.
• Skripting-Tools für die zeitgesteuerte Ausführung von Automatismen.
• Tools zur Überwachung und Verwaltung des Speicherplatzes und für das Entwerfen und Verwalten von Workflows, für das Konfigurieren von Lebenszyklen der Dokumente und für die Definition von Zugriffskontrolllisten.

Der letzte Schritt, um die passende DMS-Software zu finden

Sobald die Liste aller „Must Haves“ festgelegt ist, geht es im nächsten Schritt darum, die Ausschreibung zu erstellen und dann die marktführenden Produkte zu prüfen. So werden diejenigen Produkte und Hersteller ermittelt, die die spezifischen Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllen.

Schließlich erfolgt in den Gesprächen mit den ins Auge gefassten DMS-Anbietern die Endauswahl. Dabei geht es nicht nur um die optimale Abdeckung der „Must Haves“, sondern natürlich auf um die Kosten und das Timing des Vorhabens. Bei diesen Gesprächen wird dann auch sehr schnell deutlich, ob die Chemie zwischen allen Projektbeteiligten stimmt. Und das ist erfahrungsgemäß eine nicht zu unterschätzende Voraussetzung für eine erfolgreiche DMS-Einführung. Denn mit der passenden Software, einem kompetenten Team und dem richtigen Projektpartner kann kaum etwas schief gehen.