Will ein Unternehmer Effizienz und Produktivität seiner Belegschaft verbessern, bietet sich die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) an – und zwar möglichst schnell. Je früher das DMS genutzt werden kann, desto mehr profitiert das Unternehmen davon.

Verzögerungen oder gar ein Scheitern des DMS-Projektes wären fatal. Genau das droht aber bei einem produktzentrierten Ansatz. Dabei werden fälschlicherweise Geschäftsprozesse und die Organisation des Unternehmens in den technischen Rahmen eines bestimmten DMS-Produktes hineingezwängt anstatt diese Technik an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Die Folge: Frustration aller Beteiligten und das, was wir „Paralyse durch Analyse“ nennen. Die Probleme bleiben nicht nur ungelöst – sie verschlimmern sich oft sogar noch.

Dieser produktzentrierte Ansatz ist typisch für Newcomer, die sich erstmals mit der DMS-Technologie befassen. Auf der Suche nach den Vorteilen wenden sie sich an vier oder fünf Hersteller, die dann ihre Produkte demonstrieren und dabei in der Regel deren Features in den Fokus rücken. Auf dieser Informationsbasis entwickeln die Entscheider erste Ideen, wie ihr Unternehmen die DMS-Technologie nutzen kann. Dabei vergleichen sie Funktionen und Features der Produkte, ein selten zielführender Ansatz. Besser sollten die folgenden drei Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

1. Welche Probleme im Tagesgeschäft sollen durch elektronisches Dokumenten-Management gelöst werden?
2. Wie werden diese Probleme mit einem DMS am besten gelöst?
3. Welches DMS-Produkt eignet sich dafür und liefert den besten Return on Investment (ROI)?

Die Kosten des Nichtstuns

Wer nur verschiedene Produkte vergleicht statt den Nutzen der DMS-Technologie für sein Unternehmen auszuloten, wird kaum ein für seine Zwecke passendes Produkt finden. Statt sich zu entscheiden, wird er weiter seine Optionen prüfen und Features analysieren. Diese Furcht vor der Auswahl der falschen Software lähmt Projekte in den frühen Phasen von DMS-Projekten und bremst das Vorhaben aus.

Dabei fällt der Startschuss für ein DMS-Projekt ja meistens wegen ganz konkreter Probleme im Tagesgeschäft. Verzögerungen bei der DMS-Einführung haben somit signifikante Mehrkosten zur Folge. Das wird am Beispiel eines Unternehmens mit mehreren Standorten deutlich, wo noch Bestellungen und Rechnungen per Brief oder Fax eintreffen, die dann gesammelt und täglich oder wöchentlich an die Zentrale geschickt werden. Die Kosten für Versand und Porto sowie die manuelle Bearbeitung dieser Papierdokumente summieren sich rasch. Das Unternehmen mag erfolgreich sein, doch es verschwendet viel Arbeit, Zeit und Geld mit Problemen, die ein digitales Dokumentenmanagement-System sofort löst.

Die Blockade lösen

Diese Blockade lässt sich am besten durch die Entscheidung für ein bestimmtes System lösen, das ein besonders gravierendes Problem des Unternehmens beseitigt. In einem nächsten Schritt kann man einen weiteren Arbeitsprozess in diesem Bereich optimieren oder das DMS in einer anderen Abteilung einführen.

Die Entscheidung fällt nicht immer leicht. Einige DMS-Produkte sind für bestimmte Anwendungen wie die Buchhaltung oder aber für Branchen wie Krankenhäuser, Finanzdienstleister oder den öffentlichen Sektor maßgeschneidert, andere sind universeller nutzbar. Welcher DMS-Typ im konkreten Fall für das Unternehmen am besten geeignet ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Die Entscheidung wird auf jeden Fall immer dann schwierig, wenn sich alle Abteilungen auf eine Lösung einigen sollen. Dann droht die erwähnte Gefahr der Über-Analyse mit der fatalen Folge, dass das DMS-Projekt nur noch stagniert oder ganz ausgesetzt wird.

Das heißt natürlich nicht, dass die Auswahl des DMS-Produktes durch faule Kompromisse beschleunigt werden sollte. Gefragt ist aber meistens ein DMS-Produkt mit breiter Funktionalität und der notwendigen Skalierbarkeit, das mit dem Unternehmen wachsen kann und in die vorhandene IT-Infrastruktur passt. Erfolgt dann die Auswahl auf Basis des ROI bei der Beseitigung eines signifikanten Problems, wird die Entscheidung einfach. Dennoch erfolgt auch die Beseitigung der nächsten Probleme beim Dokumenten-Management mit dem ausgewählten DMS-Produkt – ein willkommener Mehrwert.

Manche Unternehmer wollen das Paralyse-Problem durch einen externen Berater vermeiden. Der Berater wird engagiert, um einen Anforderungskatalog zu erstellen, die beste Lösung zu finden und für deren Wirtschaftlichkeit zu sorgen. Das mag in manchen Fällen eine gute Option sein, doch kann man damit durchaus auch die Anbieter bzw. Hersteller der DMS-Produkte betrauen. Auch da trennt sich schnell die Spreu vom Weizen: Wenn es darum geht, die Probleme des Kunden beim Dokumenten-Management zu adressieren und eine wirtschaftliche Lösung dafür zu konzipieren.

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