Nach der Einführung eines modernen Systems für das Enterprise Content Management (ECM) kann auch das Vertragsmanagement digitalisiert werden. Das erleichtert und verbessert die Verwaltung und das Controlling der wichtigen Verträge. Digitales Vertragsmanagement spart nicht nur deutlich Zeit und Kosten ein, sondern führt vor allem auch zu transparenten Prozessen sowie zu einem Mehr an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit. Last but not least ist damit auch ohne Weiteres die Einbindung der Verträge in digitale Geschäftsprozesse möglich.

Digitales Vertragsmanagement hilft allen Unternehmen, ihre Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Unternehmen in regulierten Umgebungen können damit problemlos selbst sehr strenge Vorschriften und Richtlinien für Vertragsverwaltung und -controlling einhalten. Das gilt beispielsweise für das Gesundheitswesen, die Lebensmittelbranche oder für Finanzdienstleistungen.

Missmanagement von Verträgen verhindern

Schlechte Prozesse in der Vertragsverwaltung stellen jedoch ein großes Problem für das Risikomanagement und die Governance der Compliance dar. Ein Missmanagement von Verträgen kann zu einem gravierenden Mangel an grundlegenden Informationen führen. Doch gerade diese Informationen machen es erst möglich, die richtigen Prioritäten im Geschäftsbetrieb zu setzen – mit Blick auf all die vertraglich vereinbarten Klauseln, Bestimmungen, Garantien, Bedingungen und Einschränkungen, Verpflichtungen, Meilensteine sowie Termine. Wird all das für jeden Vertrag während seines gesamten Lebenszyklus automatisch verfolgt und verwaltet, können sowohl der geschäftliche Nutzen maximiert als auch das Kosten- und Risikopotenzial minimiert werden.

Das ist bares Geld wert, denn die allermeisten Business-to-Business-Transaktionen sind heutzutage durch rechtsverbindliche Verträge und Vereinbarungen untermauert. Allerdings werden diese allzu oft noch auf Papier dokumentiert. Ob aus alter Gewohnheit oder wegen juristischer Bedenken – sind die Verträge ausverhandelt, wandern sie in die Aktenschränke der beteiligten Abteilungen oder in das Zentralarchiv im Keller. Angefasst werden Sie nie wieder, außer es tritt ein Problem auf. Dann ist in der Regel Suchen angesagt.

Digitales Vertragsmanagement schafft dieses Dilemma durch eine proaktive Verwaltung aller Verträge aus der Welt. Werden die Verträge zentral mit einem Dokumentenmanagement-System archiviert und verwaltet, resultiert daraus im ganzen Unternehmen ein tieferes und kontextbezogenes Verständnis für die mit jedem Vertrag verbundenen Risiken, Verpflichtungen und Vorteile.

Verbesserung der Unternehmenseffizienz

Das Geschäftsumfeld in vielen Branchen wird wettbewerbsintensiver. Der Druck ist größer denn je, mit weniger Ressourcen effizienter zu arbeiten. Fast nirgendwo trifft dies mehr zu als im Einkauf. Dieser hat die Aufgabe, Produkte und Dienstleistungen zu niedrigeren Kosten und/oder besserer Qualität zu beschaffen. So müssen die Einkäufer einerseits knallhart mit den Lieferanten verhandeln, andererseits die Verträge juristisch wasserdicht ausgestalten.

Das wiederum führt zu erheblichen Rechtskosten im Zusammenhang mit der Vertragserstellung, -genehmigung und -pflege, vor allem wenn die Vertragsarbeit an externe Anwaltskanzleien ausgelagert wird. Aber auch interne Juristen können kostspielig werden, sobald sie übermäßig viel Zeit in die Erstellung, Genehmigung und Aufrechterhaltung der rechtlichen Integrität von Verträgen investieren. Auch hier kann digitales Vertragsmanagement dabei helfen, Kosten zu sparen.

Evergreening kann kostspielig werden

Noch wichtiger sind jedoch die während der Vertragslaufzeit anfallenden direkten und indirekten Kosten für die Administration der Verträge. Diese Kosten können in Form von ungünstigen Geschäftsbedingungen anfallen, die eine Business Unit ausgehandelt hat. Einer anderen kann es dagegen gelungen sein, mit demselben Lieferanten bessere Konditionen auszuhandeln. Sie entstehen aber teilweise auch dadurch, dass sich der Markt ändert und der Vertrag deshalb nachverhandelt werden muss.

Viele Einkaufsverträge enthalten Klauseln für eine automatische Vertragsverlängerung, falls der Vertrag nicht spätestens zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Dieses sogenannte „Evergreening“ sieht oft auch automatische Preiserhöhungen vor. Ohne rechtzeitiges manuelles Eingreifen durch eine pünktliche Kündigung des Vertrags wird ein Unternehmen allerdings nicht nur mit Lieferanten weiterarbeiten müssen, die es nicht unbedingt behalten will, sondern vielleicht auch zu höheren Kosten als nötig.

Auch auf der Verkaufsseite sind Verlängerungen, zum Beispiel für Wartungs- oder Supportverträge, sehr wichtig. Besonders das Verständnis der Verträge, die zur Verlängerung anstehen, eröffnet Optionen der proaktiven Zusammenarbeit mit Kunden. Damit soll durch frühzeitige und maßgeschneiderte Verhandlungsangebote eine höhere Verlängerungsrate erreicht werden.

Verträge sowohl auf der Kauf- als auch auf der Verkaufsseite enthalten häufig Bestimmungen für Kostensenkungen oder Boni, wenn definierte Meilensteine erreicht werden – oder Strafgebühren, falls diese nicht erreicht werden. Die simple Archivierung eines einmal unterschriebenen Vertrags kann also dazu führen, dass mögliche Boni verpasst werden oder auch Pönalien zu zahlen sind, die vermeidbar gewesen wären.

Stufen des Vertragsmanagements

Verträge spielen besonders am Quartals- oder Jahresende eine wichtige Rolle. Oft wird dieses nahende Ende dann zu dem entscheidenden Faktor, der die Vertragsverhandlungen beschleunigt und zu einem Ende bringt. Für die Unterhändler resultiert aus dem Termindruck eine Krise, die sich mit digitalem Vertragsmanagement völlig vermeiden oder besser bewältigen lässt. Damit lassen sich die Verhandlungen systematisch in Phasen unterteilen sowie organisiert und strukturiert abwickeln.

Werden die Vertragsdokumente manuell erstellt, kann das sehr zeitaufwendig sein. Denn der Prozess umfasst die neun folgenden Schritte, die teilweise mehrfach wiederholt werden müssen:

Erste Anfragen: Der Vertragsmanagement-Prozess beginnt mit der Identifizierung bereits vorhandener Verträge und relevanter Dokumente, die den Zweck des neuen Vertrags unterstützen.
Verfassen von Vertragsentwürfen: Das handschriftliche Verfassen eines Vertragsentwurfs ist und bleibt zeitaufwendig. Es kann aber durch den Einsatz digitaler Tools rationalisiert werden.
Den Vertrag aushandeln: Nach Vorlage des Entwurfs sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Änderungen vorzunehmen, Vertragsvarianten zu vergleichen und etwaige Unstimmigkeiten zu notieren. So lässt sich die Verhandlungsdauer verkürzen.
Den Vertrag genehmigen: Die meisten Engpässe treten bei der Genehmigung durch das Management auf. Hier können präventiv maßgeschneiderte Genehmigungs-Workflows entgegenwirken, etwa durch parallele Genehmigungen.
Vertragsabschluss: Das Prozedere zur Beschaffung aller Unterschriften kann durch den Einsatz elektronischer Signaturen beschleunigt werden.
Die Verwaltung der Verpflichtungen: Sie erfordert ein gut funktionierendes Projekt- und Versionsmanagement.
Revisionen und Änderungen: Ohne digitales Vertragsmanagement ist es schwierig, alle Dokumente zusammenzutragen, die für den ursprünglichen Vertragsentwurf relevant waren. Falls wichtige Faktoren übersehen wurden, müssen Systeme vorhanden sein, um den ursprünglichen Vertrag zu ändern und die Ergebnisse von Nachverhandlungen einzupflegen.
Rechnungsprüfung und Reporting: Vertragsmanagement bedeutet nicht, Verträge zu entwerfen und dann ohne Weiteres im Aktenschrank verschwinden zu lassen. Vertragsprüfungen sind wichtig, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch beide Vertragspartner ebenso festzustellen wie etwaige Probleme.
Erneuerung bzw. Verlängerung: Die Automatisierung des Prozesses ermöglicht es, Zeitpunkte und Optionen bei Vertragsverlängerung rechtzeitig zu identifizieren und neue Verträge zu erstellen.

Bei der Verwaltung der erstellten Verträge ist ihr individueller Lebenszyklus von entscheidender Bedeutung. Während die verschiedenen Vertragsarten ihre Phasen des Lebenszyklus durchlaufen, müssen alle potenziellen Änderungen oder Vertragsbrüche erkannt und gemanagt werden. Sobald eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen mit einem Vertrag unzufrieden ist, kann es sich lohnen, Änderungen daran vorzunehmen. Es ist aber für das Unternehmen genauso entscheidend, selbst alle vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten und sicherzustellen, dass beide Vertragspartner zufrieden sind und bleiben.

Digitales Vertragsmanagement in einem ECM macht es also möglich, dass Sachbearbeiter, Abteilungsleiter oder Controller jederzeit nachprüfen können, ob alle Produkte und Dienstleistungen im Einklang mit den Vertragsanforderungen und Budgets geliefert werden. Es zeigt außerdem an, ob das Unternehmen selbst weiterhin auf einem guten Weg ist, seine vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten. Dabei ist es dann auch kein Problem, Vertragselemente wie Servicekosten und Zeitrahmen miteinander zu vergleichen. Diese sind normalerweise in Word-Dokumenten, Rechnungen, Stundenzetteln und unterschiedlichsten Excel-Tabellen enthalten. All diese Dokumente sind dann digital im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.