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Integrierter Workflow | FiBu . DocuWare . JobRouter

Rechnungsprüfung mit Überblick | Vollintegration mit FIBU

Die Freigabe von Eingangsrechnungen ist Voraussetzung für effizientes Cash-Management, insbesondere für die Wahrung von Skontofristen. Die meist von Papierdokumenten gesteuerten Prozesse werden durch Abwesenheit von Verantwortlichen oder Fehlleitung der Belege oft behindert. Mitarbeiter:innen verbringen kostbare Zeit mit Nachtverfolgung und halten Zahlungstermine nicht ein.

Neben den genannten FiBu Lösungen wie Mesonic Winline, Igel Software, Sage 100, dvo, K5, Microsoft Dynamics AX kann so gut wie jedes FiBu-System in den Rechnungsprüfungs-Prozess eingebunden werden. Damit meinen wir auch in einem Prozess können je nach Mandanten unterschiedliche FiBu- oder ERP-Systeme verwendet werden – für die Anwender:innen sieht das jedoch aus wie immer.

Fragen Sie uns gerne, ob wir Ihre FiBu schon realisiert haben oder anbinden können …

Problem Analloge Prüfung
Lösung digitale Prüfung
Plus laptop device
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Problem analoge Prüfung

  • Formelle Rechnungsprüfung (z.B. Lieferdatum, Umsatzsteuer-Konformität)
  • Mehrfachprüfung der Einzelposten und des Netto-, MWSt- und Gesamtbetrags
  • Rahmenvereinbarungen und Sonderkonditionen redundant
  • Kopien / Mehrfachablage in unterschiedlichen Abteilungen
  • Dokumente bleiben liegen, sind nicht auffindbar oder verschwinden gar
  • Skonto-Verluste durch lange Durchlaufzeiten
  • teilweise Doppelbezahlungen von Rechnungen
  • manuelle Überprüfung von Zahlungskonditionen
  • Rückfragen aufwendig und nicht Dokumentiert

 

Problem Analloge Prüfung
Lösung digitale Prüfung

Problem analoge Prüfung

  • Formelle Rechnungsprüfung (z.B. Lieferdatum, Umsatzsteuer-Konformität)
  • Mehrfachprüfung der Einzelposten und des Netto-, MWSt- und Gesamtbetrags
  • Rahmenvereinbarungen und Sonderkonditionen
  • Unkontrollierter Rechnungskontrolle- und Freigabeprozess
  • Fotokopieren von Rechnungen
  • Mehrfachablage in unterschiedlichen Abteilungen
  • Dokumente bleiben liegen, sind nicht auffindbar oder verschwinden gar
  • Skonto-Verluste durch lange Durchlaufzeiten
  • teilweise Doppelbezahlungen von Rechnungen
  • manuelle Überprüfung von Zahlungskonditionen
  • Rückfragen aufwendig und nicht Dokumentiert

Funktionsumfang

  • Verteilen
  • Prüfen Sachbearbeiter:in
  • Prüfen Verantwortliche:r
  • Kontrollstelle
  • Prüfen Vorgesetzte:r
  • Buchen
  • beliebige Buchungsmandanten
  • Pro Mandant unterschiedliche FiBu-Systeme

Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen

  • Konten (Soll, Haben) nach Kontoklassen
  • Kostenstelle
  • Kostenart
  • Kostenträger
  • Steuercode
  • Zahlkondition
  • Top (Immobilienverwaltung)
  • Projekt
  • Offene Buchungsperioden
  • Unterschiedliche FiBu-Stapel
  • Automatisches Verbuchen mit Schnittstellen zur FiBu
  • Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt
  • Verteilung an Kostenstellenverantwortliche parallel
  • Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.
  • Reicht das Prüflimit nicht aus wird der:die nächste Prüfer:in ermittelt
  • Prüfer:in / Verantwortliche:r oder Verantwortliche:r / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg sichergestellt

Gutschriften / Reklamationen werden direkt aus dem Prüfdialog erstellt und an die Lieferant:innen per E-Mail versendet und in die Vorgangsmappe archiviert.

technisches Vorbereiten > Verteilen > Prüfen Sachbearbeiter > Prüfen Verantwortlicher > Kontrollstelle > Prüfen Vorgesetzter > Kontrollstelle > Fibu > ( Mesonic, Igel, Sage, dvo, ….)

beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet

Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen

Konten (Soll, Haben)

Kostenstelle

Kostenart

Kostenträger

Steuercode

Zahlkondition

Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden Pro Mandant und Buchhalter separierte FiBu Stapel Automatisches Verbuchen

Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt

Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit

Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.

Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.

Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer – Vorgesetzter – Vorstand)

Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt

Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen und werden mit alternativen Verantwortlichen ersetzt

Die Standard-Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert. Als Beispiel eine interne Verrechnungen bei der dann kein Vorstandsmitglied nach den regulären Regeln benötigt wird.

Die Vertreter Regelung aus dem Kostenstellen Plan wird auch eingehalten, wenn der aktuelle Prüfer als Vertreter jemanden definiert hat, der bereits vor Ihm im Prozess freigegeben hat. Es muss dann ein anderer Vertreter definiert werden

Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.

Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.

Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.

Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die spezifische Anforderungen individualisiert werden

Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt. Diese dient al Match, damit die FiBu Software direkt den Beleg öffnen kann. 

Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen mit alternativen Verantwortlichen

Die Standard Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert (interne Verrechnungen benötigen keinen Vorstand)

Kreditoren Konten (Verbundene Unternehmen)

Kostenarten

Kombination von Kreditoren und Kostenarten

Kombination von Kreditoren und Kostenträgern

Kostenstellen

Die Vertreter Regelung wird auch eingehalten wenn ein Vertreter bereits als Prüfer freigegeben hat.

Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.

Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.

Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.

Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die Anforderungen individualisiert werden

Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt.

Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.

  • Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.
  • Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde

In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden

 

Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.

 

  • Eine Zeit Überwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via E-Mail oder verteilt den Schritt neu.
  • Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skontoverlust aufzuzeigen.

Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden – Digitale Vorgangs Akte.

Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)

Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System

und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.

Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.

Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde

Zeitstempel der Zustellung und Bearbeitung

In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden

 

Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.

 

Eine Zeitüberwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via Email oder verteilt den Schritt neu.

Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skonto- Verlust

aufzuzeigen.

Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden.

Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)

  • Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte
  • Die Daten der Dialoge aller Prüfer werden lückenlos gespeichert.
  • Historie der gesendeten FiBu Buchungssätze
  • Die Buchungslogik verbleibt im FiBu System.
  • Die übertragenen Buchungssätze werden entweder als Stapel von der FiBu eingelesen oder direkt an eine Schnittstelle zum Buchen gesendet.

Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.

Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.

 

Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte

der Dialoge werden lückenlos gespeichert. Dazu gehören auch die an Mesonic übertragenen Buchungssätze.

 

Die Buchungslogik verbleibt in WinLine.

Die übertragenen Buchungssätze werden in Winline als Stapel eingelesen und verbucht.

Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.

Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.

 

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technisches Vorbereiten > Verteilen > Prüfen Sachbearbeiter > Prüfen Verantwortlicher > Kontrollstelle > Prüfen Vorgesetzter > Kontrollstelle > Fibu > ( Mesonic, Igel, Sage, dvo, ….)

beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet

Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen

Konten (Soll, Haben)

Kostenstelle

Kostenart

Kostenträger

Steuercode

Zahlkondition

Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden Pro Mandant und Buchhalter separierte FiBu Stapel Automatisches Verbuchen

Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt

Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit

Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.

Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.

Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer – Vorgesetzter – Vorstand)

Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt

Definierten Kostenarten übersteuern die Kostenstellen-Verantwortlichen mit alternativen Verantwortlichen

Die Standard Steuerung nach Kostenstellen wird übersteuert (interne Verrechnungen benötigen keinen Vorstand)

Kreditoren Konten (Verbundene Unternehmen)

Kostenarten

Kombination von Kreditoren und Kostenarten

Kombination von Kreditoren und Kostenträgern

Kostenstellen

Die Vertreter Regelung wird auch eingehalten wenn ein Vertreter bereits als Prüfer freigegeben hat.

Vorgänge werden laufend geprüft, ob Dubletten Vorgänge (Rechnung per Email / Post) im System vorhanden sind.

Prüfschritte können erst freigegeben werden, wenn die Aufteilung der Kosten dem Rechnungsbetrag entspricht.

Logikprüfungen in den Dialogen verhindern Fehler – als Beispiel das Daum der Rechnung liegt in der Zukunft.

Dialoge für Verteilung oder Prüfung können auf die Anforderungen individualisiert werden

Ist der Vorgang von der Buchhaltung freigegeben wird automatisch die nächste interne Belegnummer ermittelt.

Ausgesteuerte Vorgänge (z.B. doppelt erhalten) bleiben zur Dokumentation im System

und werden zur Prüfung für Dubletten herangezogen.

Alle Workflow Schritte können Sie mit entsprechenden Übersichten verfolgt werden.

Absolute Transparenz welcher Beleg von wem mit welchen Daten bearbeitet wird / wurde

Zeitstempel der Zustellung und Bearbeitung

In jedem Prüfvorgang können Info Schritte vom Anwender versendet werden

 

Die gesamte Kommunikation (Rückfragen im System oder Informationen am Beleg via Annotationen) wird dokumentiert.

 

Eine Zeitüberwachung Informiert über Fälligkeiten der Bearbeitung und informiert via Email oder verteilt den Schritt neu.

Gemessen wir die Zeit der Zustellung an den Prüfer und die Endfälligkeit des Vorganges um möglichen Skonto- Verlust

aufzuzeigen.

Alle zu dem Vorgang relevanten Dokumente können im Workflow angehängt und am Ende automatisch archiviert werden.

Alle Begleitdokumente werden automatisch zum Prüfvorgang verlinkt (Lieferschein, Auftrag, Bestellung …)

technisches Vorbereiten > Verteilen > Prüfen Sachbearbeiter > Prüfen Verantwortlicher > Kontrollstelle > Prüfen Vorgesetzter > Kontrollstelle > Fibu > ( Mesonic, Igel, Sage, dvo, ….)

beliebige Buchungsmandanten können in einem Workflow abgebildet

Referenzdaten werden pro Mandant und Wirtschaftsjahr herangezogen

Konten (Soll, Haben)

Kostenstelle

Kostenart

Kostenträger

Steuercode

Zahlkondition

Buchungen können auf offene Buchungsperioden eingeschränkt werden Pro Mandant und Buchhalter separierte FiBu Stapel Automatisches Verbuchen

Der Prüfvorgang wird hintereinander an Personen oder Rollen zugestellt

Verteilung nach Kostenaufteilung an Person mit Prüflimit

Verteilung nach Kostenaufteilung an Kostenstellen. Der Kostenstellen wird eine verantwortliche Person oder Gruppe zugewiesen.

Wenn alle Prüfer abgezeichnet haben läuft der Vorgang in die nächste Stufe.

Ab einem bestimmten Betrag wird ein weiterer Vorgesetzter zur Prüfung angesteuert (Prüfer – Vorgesetzter – Vorstand)

Prüfer / Verantwortlicher oder Verantwortlicher / Geschäftsführung – es wird immer der kürzeste Weg ausgewählt

Alle Schritte des Vorganges (Zeit der Zustellung und Zeit der Fertigstellung) sowie die Inhalte

der Dialoge werden lückenlos gespeichert. Dazu gehören auch die an Mesonic übertragenen Buchungssätze.

 

Die Buchungslogik verbleibt in WinLine.

Die übertragenen Buchungssätze werden in Winline als Stapel eingelesen und verbucht.

Der Aufruf der Belege kann in beliebigen Bereichen integriert werden.

Als Beispiel der Belegaufruf am Kontenblatt.

 

Natürlich kann die Lösung auf Ihre persönlichen Wünsche angepasst werden. Ebenso wie Rechnungen können auch Kontoauszüge oder Barbelege gebucht werden.

Der Ausbau ist modular gestaltet, und kann individuell „mitwachsen“. Eine Mehrsprachigkeit ist möglich abhängig von den verwendeten JobRouter Lizenz.

Umgesetzt ist die Lösung als Web Anwendung zur Verwendung als Nutzungslizenz.

Verfügbar als

Web Anwendung

Benötigte Produkte

  • JobRouter (JobTable, JobTimer)
  • DocuWare (Cloud / onPremise)
  • Datenträger Lösungsprozess
  • Datenträger JobStart
  • MS SQL Server

Optionale Produkte

JobRouter

  • JobSub
  • JobShift
  • JobSelect
  • JobMultiLingual
  • JobData

 

DocuWare

  • Intelligent Indexing
  • AutoIndex
  • Connect to Outlook

 

Kofax

  • Express Scan Client

 

Datenträger

  • AutoStamp
  • OutlookSync Kalender / Aufgaben
  • OutlookWebUrl
  • EMailRobot
  • DateiActiveImport

Benötigte Produkte

  • JobRouter (JobTable, JobTimer)
  • DocuWare (Cloud / onPremise)
  • Datenträger Lösungsprozess
  • Datenträger JobStart
  • MS SQL Server

Optionale Produkte

DocuWare

  • Intelligent Indexing
  • AutoIndex
  • Connect to Outlook

 

Kofax

  • Express Scan Client

 

Datenträger

  • AutoStamp
  • OutlookSync Kalender / Aufgaben
  • OutlookWebUrl
  • EMailRobot
  • DateiActiveImport

JobRouter

  • JobSub
  • JobShift
  • JobSelect
  • JobMultiLingual
  • JobData

 

Verfügbar als

Web Anwendung

Benötigte Produkte

  • JobRouter (JobTable, JobTimer),
  • DocuWare (Cloud / onPremise)
  • Datenträger Lösungsprozess
  • Datenträger JobStart
  • MS SQL Server

Optionale Produkte (je nach Ausbaustufe)

JobRouter

  • JobSub, JobData, JobSelect, JobFerd, JobPdf, JobShift, JobMultilingual


DocuWare

  • Intelligent Indexing
  • Connect to Outlook
  • AutoIndex

 

Datenträger

  • AutoStamp
  • OutlookSync Kalender / Aufgaben
  • OutlookWebUrl
  • E-Mail-Robot
  • DW-DateiImport


Kofax

  • Express Desktop – Scan Client

 

Natürlich kann die Lösung auf Ihre persönlichen Wünsche angepasst werden. Ebenso wie Rechnungen können auch Kontoauszüge oder Barbelege gebucht werden. Der Ausbau ist modular gestaltet, und kann individuell „mitwachsen“. Eine Mehrsprachigkeit ist möglich abhängig von den verwendeten JobRouter Lizenz. Umgesetzt ist die Lösung als Web Anwendung.

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