Archivierungssysteme sind fast so alt wie das Schriftgut selbst. Der Begriff „Archiv“ stammt aus dem Lateinischen und geht auf das Wort „Archivum“ (Aktenschrank) zurück. Das wiederum ist ein Lehnwort, abgeleitet vom altgriechischen Wort „ἀρχεῖον“ (Archeíon, Amtsgebäude). Gemeint ist also eine Instanz oder Organisationseinheit, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt im Rahmen der Zuständigkeit des Archivs oder des jeweiligen Sammlungsschwerpunktes aufbewahrt, nutzbar gemacht und erhalten wird.

Schon die Ableitung vom Wort „Amtsgebäude“ macht deutlich, dass Archivierung mehr ist als die reine Informationssammlung. Denn es gibt zahlreiche rechtliche Vorgaben, die dank Archivierung besser eingehalten werden können. Das sind Themen wie Produkthaftung oder -patente, die teilweise sehr lange Aufbewahrungsfristen für Dokumente erforderlich machen.

Schneller Rückgriff auf alle Daten

Hinzu kommt der steuerrechtlich zentrale Aspekt der „Revisionssicherheit“. Gemeint ist der Schutz aller archivierten Dokumente vor unberechtigtem Zugriff, vor Änderungen und vor Manipulationen. Denn Dokumente können – falls die Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend sind – unbeabsichtigten oder gar böswilligen Aktionen ausgesetzt sein. Sowohl in digitaler Form als auch ganz konventionell auf Papier. Deshalb wurden vom Gesetzgeber Regelungen für die Handhabung von geschäftlichen Dokumenten im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit erlassen.

Weil inzwischen das meiste Schriftgut ebenso digital ist wie die Archivierung selbst, können auch ganz triviale Fragen der Rechnungsprüfung oder der Vorbereitung von Kundengesprächen durch den schnellen digitalen Rückgriff auf alle Daten leichter von der Hand gehen. Darüber hinaus erspart ein digitales Archivierungssystem dem Unternehmen viele Kosten für die Suche, beschleunigt und automatisiert die Prozesse und steigert letztlich die Produktivität. Zu den weiteren Vorteilen der elektronischen Archivierung gehört, dass Produktionssysteme weniger Ressourcen verbrauchen, effizienter laufen und die Speicherkosten insgesamt reduziert werden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht unter Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. „Kontrolliert“, „systematisch“ und „langfristig“ sind weitere häufig mit Archivierung in Verbindung gebrachte Adjektive.

Was ist ein Archivierungssystem?

Die Aufbewahrung aller geschäftlichen Dokumente, z. B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Belege, Verträge oder Geschäftsbriefe, muss in Deutschland den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, letzte Neufassung vom 1. Januar 2020) genügen – und zwar unabhängig davon, ob die Dokumente auf Papierform in digitaler Form als Datei oder E-Mail aufbewahrt werden. Laut GoBD ist auch die Erstellung der Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse absolute Pflicht für jedes Unternehmen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch Versicherungspolicen, Marketingunterlagen (wie Fotos und Videos) oder Personalakten sicher elektronisch zu archivieren. Ebenso Dokumente aus Konstruktion und Fertigung, wie z. B. Stücklisten oder CAD-Zeichnungen. Eine solche digitale Archivierung ist kein Hexenwerk, sondern eine seit mehr als vierzig Jahren bewährte Technologie.

Jedes Archivierungssystem besteht aus drei Komponenten:

1. Der entsprechenden Hardware, bestehend aus einem Archivserver und einem adäquaten Speichersystem. Alternativ bietet sich heute eine Cloud-Lösung an, die wesentlich flexibler und einfacher skalierbar ist.
2. Archivierungssoftware, am besten in Form eines umfassenden Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bzw. einer Suite für das „Enterprise Content Management“ (ECM).
3. Für die Archivierung geeignete Dateiformate. Institutionen wie das BSI empfehlen hier die Beschränkung auf Standardformate, weil dann der Zugriff auch nach vielen Jahren wahrscheinlich noch möglich ist und eine Dokumentenmigration vermieden werden kann.

Auf die Dateiformate achten

Erste Wahl bei den Dateiformaten sind herstellerunabhängige Standards, die von anerkannten Organisationen wie der ISO oder DIN spezifiziert sind, zum Beispiel ASCII, Unicode, SVG und XML. Für die Archivierung infrage kommen aber auch Bildformate wie TIFF. Einige herstellerabhängige Formate haben sich als Quasi-Standards am Markt durchgesetzt, wie etwa PDF von Adobe. Diese Spezifikation ist frei verfügbar, steht aber unter der alleinigen Kontrolle des Eigentümers. Beim BSI gibt es darüber hinaus eine Liste von Formaten, die für die langfristige Archivierung von Text-, Bild-, Audio- und Videodateien empfohlen werden.

Das muss Ihr Archivierungssystem leisten

Das Archivierungssystem bzw. die -software, die entweder inhouse auf adäquat dimensionierter Hardware oder immer häufiger flexibel in der Cloud betrieben wird, erzeugt aus den Dokumenten archivierbare Dateiformate und bietet nützliche Zusatzfunktionen. Beispiel: Da zum Archivierungszeitpunkt oft nicht klar ist, welche Merkmale eines Dokumentes für eine spätere Reproduktion erforderlich sind, wird das Originaldokument oft in mehreren Formaten gespeichert, was als „Rendition“ bezeichnet wird.

Entsprechende Software-Produkte sollten als Teilkomponenten einer DMS- oder ECM-Lösung in der Lage sein, zu archivierende Dokumente möglichst automatisch zu verschlagworten und die Dokumente so aufzubereiten, dass aus deren Inhalt Metadaten gewonnen werden können. Enthaltene Texte werden während der Bearbeitung hinterlegt. Sie können jedoch auch nachträglich, wie etwa bei gescannten Dokumenten, mittels OCR ergänzt werden. Über eine integrierte Suchfunktion lassen sich dann archivierte Dokumente über Schlagworte oder per Volltextsuche finden.

Ganz wichtig mit Blick auf die Revisionssicherheit: Über ein ausgefeiltes Berechtigungssystem steuert und protokolliert das Archivierungssystem, wer wann welche Dokumente lesen, bearbeiten oder löschen darf. Werden archivierte Dokumente bearbeitet, stellt die Archivierungssoftware sicher, dass dies mit entsprechenden Dokumentversionen nachvollziehbar ist – Stichwort Versionierung.

Eine gute Archivierungssoftware ist auch in der Lage, zu archivierende Dokumente über unterschiedliche Eingangskanäle zu verarbeiten. Sie kann also nicht nur gescannte Papierdokumente oder elektronisch erzeugte PDFs verarbeiten, sondern auch E-Mails und – ganz entscheidend – deren Anhänge automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen. Mit den richtigen Methoden und der passenden Software geht die Mailarchivierung fast wie von selbst. Last but not least macht es eine Archivierungssoftware möglich, alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch Projekten übersichtlich in elektronischen Akten an einem Ort zu bündeln. Die Akten-Archivierung beschleunigt die Suche und hilft bei der Vorgangsbearbeitung.

Aufbewahrungsfristen immer im Blick – 3 Praxisbeispiele

Die durch die GoBD definierten Aufbewahrungspflichten und -fristen behalten Sie mit einem modernen DMS immer im Blick

• Ein- und Ausgangsrechnungen etwa müssen zehn Jahre, Geschäftsbriefe wie Bestellungen und Lieferscheine sechs Jahre aufbewahrt werden.
• Auch im Personalmanagement gilt es, verschiedene Richtlinien im Blick zu behalten. Scheidet ein Mitarbeiter aus, sollten Dokumente in Personalakten in der Regel noch drei Jahre danach verfügbar bleiben, um die im BGB geregelte Verjährungsfrist abzudecken.
• Gehaltsabrechnungen bleiben sechs Jahre gespeichert, da sie steuerlich relevant sind.
• Bei abgelehnten Bewerbungen liegt die Aufbewahrungsfrist bei maximal sechs Monaten, außer der Bewerber willigt einer längeren Nutzung ein.
• Zusätzlich haben diverse Branchen eigene Aufbewahrungsfristen, in der Braubranche gelten für manche Unterlagen zum Beispiel bis zu dreißig Jahre.

Um diesen sehr unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, kann ein DMS für jeden Zeitrahmen Geschäftsdokumente vorschriftsmäßig archivieren, ohne Platzverschwendung und sicher vor Verlust. Das ist von entscheidender Bedeutung, denn Löschen kann sogar zum Muss werden, sobald die Pflicht zur Aufbewahrung entfällt. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, fällt in der Regel der zweckgebundene Aufbewahrungsgrund weg, was bedeutet: Alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, dürfen laut Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht länger aufbewahrt werden. Das DMS kann entsprechend klare Prozesse zur Löschung dieser Dokumente etablieren, sicher steuern und weitgehend automatisieren.

Zenit automatisiert seine Verwaltung mit einem digitalen Archivierungssystem

Die Vorteile eines DMS werden in der Praxis schnell deutlich, so zum Beispiel beim Salzburger Logistikunternehmen Zenit. Im ersten Schritt wurden im Verwaltungsbereich die Aus- und Eingangsrechnungsprozesse automatisiert. In der Folge wurden im Bereich der operativen Abwicklung branchenspezifische Dokumente indexiert und digital abgelegt. Die Ausgangsrechnungen werden im Hauptsystem generiert, den Verkehrsakten zugeordnet und im Hintergrund automatisch archiviert.

Das Rote Kreuz von Ulm und Heidenheim digitalisiert seine Buchhaltung

Anderes Beispiel: Damit die verantwortungsvolle Arbeit im Rettungswesen nicht durch aufwendige Verwaltungsarbeiten auf Papier ausgebremst werden, hat sich das Rote Kreuz in Ulm und Heidenheim für ein effizientes DMS entschieden; es wurde sowohl mit der Buchhaltungssoftware DATEV als auch mit CareMan, einer Branchensoftware für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen, integriert. So werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert – und sind gleichzeitig auf Knopfdruck verfügbar.

Die BMK Gruppe verknüpft amerikanische und deutsche Rechnungsprozesse in Sekunden

Als drittes Beispiel sei die DMS-Einführung bei der schwäbischen BMK Gruppe angeführt. Im Vorfeld wurden bei dem 1972 gegründeten Hersteller für Imprägnate die erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem so Varial integriert, dass die selbst erstellten Dokumente direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden können. Dabei erwies sich die zuvor getroffene Entscheidung für die Cloud als Riesenvorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorgenommen werden konnte. Heute kann die kaufmännische Leitung in Deutschland nach wenigen Sekunden einen Beleg digital prüfen, sobald in den USA eine Rechnung gebucht wird.