Für ein Unternehmen sind seine Mitarbeiter der entscheidende Faktor, wenn es um den Erfolg des gesamten Betriebs geht. Als Teil des strategischen Managements ist die Verwaltung aller Personalangelegenheiten deswegen einer der wichtigsten Bereiche, mit denen sich ein Unternehmen jeden Tag befasst. Unterlagen wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen müssen aus diesem Grund sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein. Viele Unternehmen setzen hier noch auf die Arbeit mit traditionellen Personalakten aus Papier. Damit haben sie alle relevanten Daten ausgedruckt und können theoretisch jederzeit darauf zurückgreifen. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung hat die Papierakte jetzt eine ernsthafte Konkurrenz bekommen, die Unternehmen einen großen Zugewinn an Effizienz garantiert: die digitale Personalakte. Worin genau ihre Vorteile liegen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Personalabteilungen entlasten – mit der digitalen Personalakte

Mit vielen Vorzügen in Sachen Personalmanagement überzeugt die digitale Personalakte mehr und mehr Unternehmen, ruft auf der anderen Seite aber auch Kritiker hervor. Der Datenschutz sei nicht gewährleistet und Kriminelle könnten Daten abgreifen, die am Ende Personal und Betrieb schadeten. Dass diese Argumente haltlos sind, zeigt sich schnell, ist die Implementierung digitaler Akten doch mit strengen Datenschutzbestimmungen verknüpft, denen jede Personalabteilung genügen muss.

Wie auch bei herkömmlichen Personaldokumenten müssen die sensiblen Daten in einer digitalen Personalakte so geschützt sein, dass sie nicht in die Hände Dritter gelangen. So sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten und ihre Mitarbeiter für ein ausgeprägtes Datenschutzbewusstsein zu sensibilisieren. Zusätzlich zu den allgemeinen Anforderungen wie Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der Daten, sind im Zusammenhang mit Personaldaten auch Vorgaben zu internen Kontrollsystemen gegeben. Wer hier auf die richtige Softwarelösung setzt, hat schon den ersten Schritt in Richtung Datensicherheit gemacht.

Datenschutz auf höchstem Niveau

Hinzu kommt, dass ab Mai 2018 ein neues europäisches Regelwerk zum Datenschutz und zu Data Governance in Kraft tritt: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie dreht sich rund um den Schutz personenbezogener Daten, das heißt aller Informationen, die es jemandem ermöglichen, direkt oder indirekt eine andere natürliche Person zu identifizieren. Das beinhaltet neben dem Namen, physischer, psychologischer oder genetischer Informationen und medizinischer Daten unter anderem auch Social-Media-Posts, E-Mail-Adressen, Cookies und Bankverbindungen. Die DSGVO richtet sich dabei sowohl an alle europäischen Unternehmen und Behörden als auch an jede Organisation, die innerhalb Europas oder mit europäischen Kunden Geschäfte macht. Diese dürfen personenbezogene Informationen ihrer Kunden nur mit deren Einwilligung übertragen. Zudem spricht die Verordnung den Kunden neue Rechte zu, mit denen sie die Übertragung ihrer persönlichen Informationen besser kontrollieren können. Wer die Regelungen der DSGVO nicht einhält, muss mit Strafen von bis zu 20 Millionen Euro rechnen. Doch mit der richtigen Software lassen sich auch diese strengen Vorgaben einhalten.

Der Markt offeriert eine Vielzahl an Softwareanwendungen und Lösungen für die Arbeit mit digitalen Personalakten. Die Wahl des richtigen Systems bedarf deswegen der Prüfung mehrerer Faktoren, von denen die Sicherheitsfrage sicherlich eine der wichtigsten ist. Hier sollte man darauf achten, dass die Software den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht und Dokumente nur sicher verschlüsselt übermittelt. Da Personalakten sensible Daten enthalten, deren Zugriff strikt auf wenige Personen limitiert ist, muss die Software zudem die Einrichtung unterschiedlicher Nutzerrollen ermöglichen und sorgfältig dokumentierte Zugriffsprotokolle anlegen. So ist der korrekte Umgang mit sensiblen Daten in jedem Fall gewährleistet – und Kritiker sind entkräftet.

Kostensparend und effizienzverbessernd – die digitale Personalakte

Abgesehen von der erleichterten Einhaltung der Vorgaben des BDSG und der DSGVO bietet eine digitale Personalakte viele entscheidende Vorteile im Bereich der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung eines Unternehmens. Im Grunde funktioniert sie wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier. Das spart in erster Linie eine Menge an Platz, entfällt doch der benötige Raum für die Aufbewahrung der Ordner und die Archivierung aller Unterlagen. Zudem muss ein Unternehmen so weniger Kosten für die Beschaffung von Papier und den Verbrauch an Druckerfarbe aufwenden. Doch der Kostenfaktor schlägt sich nicht nur in materiellen Werten nieder, sondern vor allem auch in Bezug auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter.

Durch die Digitalisierung der Personaldokumente, ihre Integration in ein digitales Dokumentenmanagement-System und eine zentrale Verwaltung, erlaubt die digitale Personalakte den Mitarbeitern einen dezentralen Zugriff. Egal, wann und wo – berechtige Personen können zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Mit entsprechenden Applikationen geht das auch über mobile Endgeräte. So sind Daten schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich schneller bearbeiten. Musste man bestimmte Aufgaben früher, zum Beispiel auf Grund von Dienstreisen, verschieben, lassen sie sich heute direkt von überall aus bearbeiten. Das beschleunigt den Workflow und macht die Arbeit wesentlich flexibler.

Arbeitserleichterung durch automatisierte Prozesse

Auch die Erstellung von Personalakten lässt sich durch die automatisierte Handhabung vereinfachen und beschleunigen. Texte oder Fotos direkt auffinden? Mit der digitalen Personalakte kein Problem mehr. Mittels Schlagwortsuche und Texterkennung können Mitarbeiter wesentlich schneller auf die von ihnen gesuchten Dateien zugreifen und diese weiterbearbeiten. Das entlastet bei Routineaufgaben und der gesamte Workflow der Abteilung gestaltet sich damit effizienter. Unternehmen sparen so langfristig Arbeitszeit und damit Geld.

Wenn es um die Entscheidung für oder gegen ein digitales Personalmanagement geht, ist eine klare Kommunikationsstrategie von Vorteil. Je besser die zuständigen Sachbearbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung des Systems. Eingehende Schulungen zur Software sind in diesem Zusammenhang von entscheidendem Nutzen. Denn nur, wenn alle Mitarbeiter die digitale Personalakte optimal nutzen können, profitiert das ganze Unternehmen. Andersherum: je effizienter die digitale Arbeit, desto effektiver die Prozesse der gesamten Personalabteilung.

Die richtige Digitalisierungsstrategie finden

Letztlich stellt sich vor der Etablierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems und damit der digitalen Personalakte noch die Frage, welche Art der Installation man wählen soll. Hier stehen sich die Nutzung einer Cloud- und die Inhouse-Installation gegenüber. Während bei einer Inhouse-Lösung das Unternehmen für die Sicherheit der Daten sorgen muss, überzeugt das Cloud-System zum Beispiel mit dem Vorteil, dass der Provider hier in der Pflicht ist. Weitere Vorteile sind, dass sich die verfügbare Speicherkapazität eines Cloud-Dienstes individuell anpassen lässt und die Abrechnung bei vielen Anbietern nach dem tatsächlichen Verbrauch erfolgt, was die Cloud-basierte Arbeit zu einer kostengünstigen Alternative macht. Generell gilt jedoch: Wenn die digitale Personalakte schnell und mit Erfolg in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden soll, müssen alle Mitarbeiter gleichermaßen an der Umstrukturierung mitarbeiten.