Zur Realisierung effizienter und kostensparender Arbeitsabläufe in einem modernen Unternehmen ist die Digitalisierung von Papierunterlagen eine essentielle Voraussetzung. Firmen können durch die Dokumentendigitalisierung ihre Geschäftsprozesse deutlich schneller gestalten. Dokumente auf elektronischer Basis sparen Geld und schonen auch noch die Umwelt. Dennoch ist Papier in vielen Betrieben nach wie vor stark verbreitet. Beim Thema Dokumente digitalisieren scheuen viele Firmen den vermeintlich hohen Aufwand des Scannens und die weiteren Schritte hin zu einem papierlosen Büro mittels des Einsatzes eines Dokumentenmanagement-Systems.

Doch dass der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente viel einfacher umzusetzen ist als die Skeptiker denken und dass sich dieser früher oder später ohnehin unvermeidbare Schritt vor allem auch ganz eindeutig für die Unternehmen auszahlt, zeigen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag auf.

Was versteht man unter der Digitalisierung von Dokumenten?

Haben Sie die Entscheidung gefällt, Ihr Unternehmen an die digitalen Anforderungen der heutigen Zeit anzupassen, ist die Digitalisierung der Buchhaltung dabei ein wichtiger Schritt. Damit Ihr Unternehmen und alle alltäglichen Arbeitsprozesse weiterhin reibungslos laufen, sollte dieser jedoch nicht in einer Hauruck-Aktion erfolgen, sondern umfassend geplant sein. Dabei kommt es vor allem darauf an, digitale Workflows zu nutzen und so die Effizienz Ihrer Buchhaltung zu steigern. Empfehlenswert ist deswegen, folgende drei Tipps zu berücksichtigen, um möglichst schnell von einer digitalen Buchführung zu profitieren.

Tipp 1: Buchhaltung automatisieren

Manuelle Arbeiten sind generell fehleranfälliger als automatisierte Arbeiten. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder Unwissenheit können dazu führen, dass einem Mitarbeiter unbeabsichtigt Fehler unterlaufen. So passiert es schnell, dass eine Eingangsrechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Für Ihr Unternehmen bedeutet das Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder -ausgänge. Passiert das nur ab und an, ließe sich wahrscheinlich noch darüber hinwegsehen. Treten diese Dinge jedoch gehäuft auf, so leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Wenn Sie hier auf die Digitalisierung der Buchhaltung und damit auf die Arbeit mit automatisierten Workflows und eine digitale Rechnungsprüfung setzen, können Sie dieses Problem schnell und einfach umgehen.

Was heißt das nun konkret für die Digitalisierung der Buchhaltung? Um für mehr Effizienz durch automatisierte Workflows zu sorgen, sollten Sie in einem ersten Schritt soweit möglich, sämtliche manuellen Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung entfernen. Automatisierte Workflows nehmen Ihren Mitarbeitern die Aufgabe ab, Rechnungen zu erfassen, zu archivieren, an die richtige Person weiterzuleiten und zu begleichen. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dokumentenarchivierung und Freigabe-Routing in einer digitalen Buchhaltung selbständig. Gleichzeitig identifizieren digitale Workflows Fehler, Doubletten und Ausnahmen und übermitteln alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm. Überflüssige Aufgaben lassen sich auf diese Weise eliminieren. Eine automatisierte Buchhaltung fördert ein reibungsloses Arbeiten und verhilft Ihrem Unternehmen zu mehr Effizienz, denn Ihre Mitarbeiter können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren.

Tipp 2: Digitale Workflows für eine papierlose Buchhaltung nutzen

Gerade in der heutigen Gesellschaft entwickelt sich zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten zu einem wichtigen Faktor. Das betrifft auch die Digitalisierung der Buchhaltung. Digitale Workflows kommen diesem Wunsch nach Flexibilität nach. Unabhängig vom genutzten Endgerät ermöglichen sie eine fachliche Prüfung und Freigabe der Rechnungen von überall aus und zu jeder Zeit. Das bedeutet einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität für Ihr Unternehmen. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lassen sich digitale Workflows doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren. So kommt es bei einer Umstellung vom papierbasierten auf digitales Arbeiten nicht zu Störungen im normalen Betriebsablauf. Können Ihre Mitarbeiter wie gewohnt arbeiten, sichert das die Effizienz Ihrer gesamten Buchhaltung.

Ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail, wer bei der Digitalisierung der Buchhaltung auf digitale Workflows setzt, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so den passenden Beleg. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus – für die Effizienz der Buchhaltung ist das ein entscheidender Faktor.

Tipp 3: Zeit sparen durch digitales Rechnungsarchiv

Papierbasierte Archive voller Aktenordner können vor allem eines: Zeit stehlen. Denn wenn ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument sucht, aber nicht genau weiß, wo dieses abgelegt ist, können viele Stunden vergehen. Das ist wertvolle Arbeitszeit, die der Buchhaltung dann an anderer Stelle fehlt. Setzen Sie jedoch auf ein digitales Archiv, können Sie dieses Problem ganz einfach umgehen. Digitale Workflows sorgen dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Benötigt einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben, um die richtige Datei zu finden.

Gleiches gilt auch für den Fall eines Audits, denn alle vom Auditor geforderten Dokumente lassen sich mittels digitaler Workflows in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Auch das ist ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, die Digitalisierung der Buchhaltung sowie die Effizienz der ganzen Abteilung voranzutreiben. Ein weiterer Pluspunkt digitaler Workflows ist in diesem Zusammenhang die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Denn das digital durchsuchbare Rechnungsarchiv erleichtert auch das. Wenn Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren möchten, helfen Ihnen digitale Workflows zudem dabei, Mahnungen schneller verschicken zu können. So lässt sich die Effizienz Ihrer gesamten Rechnungsverarbeitungsteigern. 

Digitale Buchhaltung – ganz oder gar nicht

Flexibilität, verringerte Fehlerquoten und Zeitersparnis sind die wesentlichen Punkte, mit denen digitale Workflows Ihrer Buchhaltung zu mehr Effizienz verhelfen. Dennoch sollten Sie nicht einfach so darauf los digitalisieren. Eine erfolgreiche Umstellung von papierbasierter auf digitale Buchhaltung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Wichtig dabei ist eine klare Kommunikation. Nur wenn alle am Unternehmen Beteiligten wissen, was wann zu tun ist, wird es keine Verzögerungen geben und der digitale Wandel Ihrer Buchhaltung wird reibungslos und zügig umgesetzt sein.

Wer digitalisieren will, darf keine halben Sachen machen. Das gilt vor allem in Bezug auf die Mitarbeiter. Denn die sind entscheidend dafür, wie schnell sich die Digitalisierung der Buchhaltung letztendlich umsetzen lässt und wie erfolgreich sie am Ende ist. Ihre Mitarbeiter sind es, die Ihr Unternehmen Tag für Tag am Laufen halten. Sie kennen den Betrieb und all seine Prozesse und Abläufe. Deswegen ist es wichtig, dass alle Beteiligten von der Digitalisierung der Buchhaltung überzeugt sind. Nur wenn alle gemeinsam an der Umstellung von Papier auf digitale Dokumente arbeiten und diese mit gleicher Motivation vorantreiben, ist der Erfolg der digitalen Buchhaltung garantiert. Denn der Erfolg Ihres Unternehmens hängt maßgeblich von der Leistung Ihrer Mitarbeiter ab.