Dokumente bezeugen unseren Arbeitsfortschritt: Egal ob papiergebunden oder digital, sie geben einen Einblick in den Dokumentenstatus und die erfolgten Aktionen, – beispielsweise ob ein Dokument noch in Bearbeitung ist oder bereits freigegeben wurde, ob es kommentiert werden darf oder nicht mehr veränderbar ist. Dabei durchlaufen Dokumente einen Dokumentenlebenszyklus, der je nach Dokumentenart, Format und Anwendungszweck unterschiedliche Schritte beinhalten kann. Hinzu kommt, dass Unternehmen Dokumente entsprechend ihrer Organisationsstruktur und der zugrunde liegenden Geschäftsprozesse bearbeiten und somit einen individuellen Zyklus definieren. Um nun eine passende und effiziente Lösung für die digitale Dokumentenarbeit zu finden, sollte der Dokumentenlebenszyklus schrittweise durchlaufen und geprüft werden, ob die Software der Wahl alle notwendigen Funktionen mitbringt. Wir stellen die sechs grundlegenden Phasen des digitalen Dokumentenlebenszyklus als kleine Hilfestellung vor.
Was ist ein Dokumentenlebenszyklus?
Mit Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle) werden die unterschiedlichen Bearbeitungsphasen eines Dokuments beschrieben – von der Generierung, über dessen Verarbeitung bis hin zur rechtskonformen Archivierung und Löschung. Es gibt einen analogen Dokumentenlebenszyklus, einen digitalen Dokumentenlebenszyklus und eine Mischform. Die einzelnen Phasen unterscheiden sich jedoch kaum voneinander. Viel deutlicher wird der Unterschied zwischen einem analogen und digitalen Dokumentenlebenszyklus anhand der Bearbeitungsmodi und Möglichkeiten zur Kollaboration. Beim analogen Dokumentenlebenszyklus laufen viele Bearbeitungsschritte manuell ab oder werden von einer Person zur anderen übergeben. Dokumente werden gedruckt, eingescannt oder auf den Arbeitsplatz eines weiteren Verantwortlichen abgelegt. Der Status muss erfragt werden, die Aufbewahrung erfolgt in Aktenordnern, geschreddert wird an der entsprechenden Maschine. Kommt es zu Änderungen am Dokument, müssen viele der Schritte nochmals wiederholt werden, was die Abläufe stark verzögern kann. Beim digitalen Dokumentenlebenszyklus können diese manuellen Zwischenschritte automatisiert werden beziehungsweise das Unternehmen definiert feste Regeln, nach denen der Prozess abläuft, und welche Personen sowie Aktionen involviert sind. Die Transparenz steigt.
Die sechs Phasen des Dokumentenlebenszyklus
Sechs Phasen gliedern den Lebenskreislauf eines Dokuments beziehungsweise der Daten, die für eine Aktion verarbeitet werden. In jeder Phase gibt es eine Dokumentenposition und einen entsprechenden Dokumentenstatus, der im Dokumentenlebenszyklus variabel definiert wird. Sie hängen von den Anforderungen des Unternehmens an die Dokumentenarbeit ab und dem individuellen Dokumentenworkflow sowie von der Art des Dokuments und dem Zweck der Verarbeitung. Jeder Bearbeitungsschritt bringt zudem besondere Anforderungen an die Datenverwaltung und das zugrunde liegende Rechte- und Rollenmanagement. Damit umfasst der digitale Dokumentenlebenszyklus folgende Schritte:
1. Erstellen bzw. Generieren des Dokuments
In dieser Phase entsteht das Dokument oder es kommt dem Unternehmen zu (per Post oder Fax als Scan oder E-Mail). Es kann entweder manuell durch einen Benutzer erstellt werden – auf Papier, am Monitor oder am mobilen Endgerät – oder es wird aus unterschiedlichen Quellen und Daten automatisiert zusammengefügt. Dies ist möglich dank immer besserer Software zur automatisierten Texterkennung und Datenerfassung sowie elektronischen Weiterverarbeitung von Daten und Dokumenten. Wird das Dokument am PC erstellt, kommt zusätzliche Software wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel zum Einsatz, abhängig vom Dokumenttyp. Abschließend kann das Dokument an einem zentralen Speicherort abgelegt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet werden.
2. Bearbeiten bzw. Nutzbarmachen der Inhalte und Verschlagwortung für Suche
Ist in der ersten Phase oft nur ein User beteiligt, so können bereits in der zweiten Phase mehrere Anwender zusammenarbeiten. Jetzt geht es darum, die Daten und Inhalte des Dokuments für andere nutzbar zu machen sowie Informationen abzustimmen, weiterzugeben, zu dokumentieren und sinnvoll zu verschlagworten. Dies bedeutet, dass Änderungen durch mehrere Personen aus gegebenenfalls unterschiedlichen Abteilungen parallel oder konsekutiv am Dokument vorgenommen werden können. In diesem Schritt spielen Revisionssicherheit, Versionierung, Synchronisierung und Freigabe eine bedeutende Rolle, um Sicherheit und Transparenz in den Kollaborationsprozess zu bringen. Dafür ist eine effiziente Suche (nach Volltext, Metadaten, Parametern), ein geregeltes Ablagesystem sowie die strukturierte Datenverarbeitung und Zugriffskontrolle zwingend. In einem digitalen Dokumentenlebenszyklus ist es zudem möglich, Daten, verknüpfte sowie untergeordnete Dokumente sowie Ausdrucke und Informationen in weiteren Systemen zu vernetzen und in Arbeitsverzeichnissen abzuspeichern. So nimmt der Nutzen eines Dokuments für das Unternehmen stetig zu.
3. Verbreiten des Dokuments
Sobald die interne Vorbereitung und Bearbeitung abgeschlossen sind, kommt das Dokument wieder in Umlauf. Ob es intern zur Verfügung gestellt wird, oder mit externen Partnern geteilt werden muss, ist von untergeordneter Bedeutung. Ausschlaggebend ist, dass die Version freigegeben ist und alle vorherigen Schritte abgeschlossen wurden. So teilen Verantwortliche das Dokument, je nach Typ und Verwendungszweck, weiter. Rein informative Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Notizen legen Beteiligte beispielsweise in elektronischen Akten ab, während Verträge oder Eingangsrechnungen komplexere Geschäftsprozesse durchlaufen und viele Abteilungen sowie involvierte Mitarbeiter vernetzen. Dies regelt im besten Fall eine Software, die alle Zwischenschritte auf Basis eines definierten Ablaufs anstößt, Dokumentversionen kontrolliert und sichert und die Freigaben entsprechend der Freigabematrix einholt. Manuelle Zwischenschritte bringen an dieser Stelle viel Unsicherheit und Ineffizienz in den Dokumentenlebenszyklus. Hinzu kommt, dass die Inhalte jederzeit und von überall abrufbar sein sollten – in einem papiergebundenen Prozess fast unmöglich. Dokumentenmanagementsysteme oder Workflow-Management-Systeme erlauben hingegen den Dokumentenzugriff von jedem Endgerät aus, webbasiert oder über einen speziellen Dokumentenzwischenspeicher. Darüber hinaus werden Wiedervorlagen an zuständige Angestellte automatisiert eingeplant und ausgeführt, lästiges Nachfragen entfällt.
4. Aktive Nutzung des Dokuments
Die vierte Phase definiert, wie Anwender auf ein Dokument zugreifen und dieses sowie dessen Inhalte nutzen. Dabei kann der Zugriff permanent oder einfach festgelegt sein, Inhalte können wiederholt oder einfach abgerufen und Lese- oder Schreib- sowie Freigaberechte hinterlegt werden. Änderungen am Dokument können auch während dieser Phase anfallen. Der Dokumentenlebenszyklus ist jedoch so angelegt, dass ein Dokument bei erneuter Bearbeitung in Phase drei zurückgestuft wird und erst mit der finalen Version die vierte Phase anläuft. So ist sichergestellt, dass alle Änderungen ohne Lücken dokumentiert und nachvollziehbar hinterlegt werden (Änderung, Änderungszeit, Bearbeiter). In einem papiergebunden Dokumentenlebenszyklus ist diese Phase besonders heikel, da die Nachvollziehbarkeit und Eindeutigkeit erschwert wird. Es ist nicht immer klar, welche Version die aktuelle oder freigegebene ist, ob alle Verantwortlichen die Bearbeitung abgeschlossen haben oder alle Kommentare final sind. Digitale Systeme unterstützen das Unternehmen besonders bei rechtlichen Dokumenten und schützen vor Manipulation sowie nachträglichen Änderungen.
5. Revisionssichere Langzeitarchivierung
Haben alle zuständigen Personen die anfallenden Bearbeitungsschritte abgeschlossen und das Dokument entsprechend zirkuliert, nimmt dessen aktive Nützlichkeit ab. Deshalb schließt die Bearbeitungsphase eines Dokuments im Dokumentenlebenszyklus oft mit der revisionssicheren Langzeitarchivierung oder der einfachen Archivierung. Diese stellt sicher, dass das Dokument nach den geltenden Richtlinien für die Dokumentenart aufbewahrt wird und vor weiterer Manipulation geschützt bleibt. Papiergebunde Archive schützen zwar vor einer nachträglichen Änderung des Dokuments, erschweren jedoch die Suche nach bestimmten Akten sowie die fristgerechte Löschung oder Erneuerung. Die Übersicht wird erschwert. Ein Content-Management-System glättet diese Hürden und bietet die gleiche Sicherheit wie bei Papierdokumenten. Doch es geht dabei weiter: Es speichert jedes Dokument entsprechend den jeweiligen rechtlichen Vorgaben und Löschfristen in einem digitalen Archiv. Jeder Zugriff auf das Dokument wird lückenlos dokumentiert, das Dokument kann dank integrierter Volltext- oder Schlagwortsuche sekundenschnell gefunden und aus dem Archiv heraus geteilt werden. Sollten Verantwortliche ein Dokument nach der Speicherung noch weiter benötigen, greifen sie also schnell und zielgerichtet auf das digitale Archiv darauf zu. Tonnenschwere Papierberge gehören damit der Vergangenheit an.
6. Rechtskonforme Löschung bzw. Vernichtung
Die revisionssichere Aufbewahrung wird oft mit der rechtskonformen Löschung zusammengefasst. Doch besonders bei Unternehmen, die mit papiergebunden Archiven arbeiten, kann es an dieser Stelle zu Verzögerungen kommen. Dokumente werden noch aufbewahrt, obwohl sie bereits entsorgt werden könnten oder gehen verloren, obwohl sie noch gebraucht werden könnten. In der letzten Phase des Dokumentenlebenszyklus definiert also die rechtskonforme Entsorgung bzw. Löschung des Dokuments, wann ein Dokument keinen Nutzen mehr für das Unternehmen bietet. Digitale Archive übernehmen diese Aufgabe automatisiert und löschen ein Dokument samt begleitender Daten endgültig. Auch wenn die digitalen Datenspeicher heute schier endlos erscheinen, so entstehen durch Big Data sowie spezielle Marketingprofile Unmengen an Daten, die gespeichert und gemanagt werden müssen. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Fülle an Daten zu sichten und nachhaltig zu löschen.
Sieben Positionen eines Dokuments im Dokumentenlebenszyklus
In Bearbeitung
Das Dokument wird entweder neu erstellt oder es wird eine neue Version eines bestehenden Dokuments angelegt, die bearbeitet werden darf.
Vorgelegt
Das Dokument muss geprüft und ggf. freigegeben werden, einschließlich aller Daten und begleitenden Dokumente.
Genehmigt
Die Dokumentenversion wurde genehmigt, weitere Objekte oder Daten können nicht mit dieser Version verknüpft werden.
Freigegeben
Die Dokumentenversion ist freigegeben und mit allen Dateien definiert. Änderungen an dieser Version sind nicht möglich.
Abgelehnt
Diese Version des Dokuments wurde nicht akzeptiert. Das Dokument geht in den Bearbeitungsstatus zurück oder wird terminiert.
Zurückgezogen
Bereits freigegebene Dokumente können wieder zurückgezogen werden. Damit wird die bestehende Version blockiert und steht nicht länger zur Verfügung.
Abgelaufen
Die Version des Dokuments steht im Dokumentenlebenszyklus nicht merh aktiv zur Verfügung, so dass keine Folgeaktionen (Druck, Bearbeitung, Versionierung) auf das Dokument durchgeführt werden können.
Um diese Positionen optimal zu bearbeiten, gibt es Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sowie Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), die den Dokumentenlebenszyklus digital begleiten und die Daten entsprechend bereitstellen. Dabei sollte jedoch betont werden, dass viele Funktionen zur digitalen Dokumentenarbeit mittlerweile auch in Workflow-Management-Systemen und Systemen zur Kollaboration integriert sind. Dadurch ist eine Insellösung für das Dokumentenmanagement in den meisten Fällen nicht mehr notwendig.
Wie funktioniert der digitale Dokumentenlebenszyklus?
Der digitale Dokumentenlebenszyklus orientiert sich an den Phasen des analogen Dokumentenlebenszyklus, optimiert diese aber durch digital automatisierte Abläufe und neue Möglichkeiten, die sich dadurch ergeben. Der größte Unterschied besteht darin, dass das Dokument entweder digital vorliegt und die Daten bereits strukturiert sind oder es aus einer papiergebundenen Form in eine digitale übertragen wird. Sind die Daten strukturiert und das Dokument effizient verschlagwortet, kann es in einem digitalen Lebenszyklus direkt am Monitor weiterverarbeitet werden, entlang des gesamten Dokumentenstatus. Um diese Schritte mit einer Software abbilden zu können, müssen die unterschiedlichen Unternehmensabteilungen, Systeme und Anwendungen miteinander verknüpft und Medienbrüche weitestgehend reduziert werden, – beispielsweise mit einer Digitalisierungsplattform. Dann ist die Rede von einem echten digitalen Dokumentenlebenszyklus.
