Noch immer prägen Papierberge die Schreibtische vieler Büros – und Regalreihen voller Aktenordner sind dort nach wie vor grauer Arbeitsalltag. Deshalb werden typische Büroarbeiten wie die Ablage und das Auffinden von Dokumenten oft zum Zeit- und Kostenfresser. In diesem Beitrag finden Sie wichtige Tipps aus der Praxis für mehr Effizienz in der Dokumenten-Verwaltung.

Das Problem mit den Kostenfressern kann ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) schnell lösen. Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt.

Experten schätzen, dass ein Dokumentenmanagement bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, die zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren. Der Grund ist einfach: Das DMS sortiert die Dokumente automatisch nach individuellen Kriterien des Mitarbeiters und gemäß der Vorgaben des Unternehmens; falsche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Eine optische Zeichenerkennung automatisiert die Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente zusätzlich.

Digitalisierung von Papierdokumenten

Heutzutage erstellen Scanner digitale Versionen von Papierdokumenten in einem Takt von 30 bis 60 Seiten pro Minute. Die Digitalisierung spart dann die Kosten für Material, Versand und Porto für Papierdokumente – und reduziert die Anschaffung und Wartung vieler Drucker und Kopierer.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist mit umfassenden Funktionen ausgestattet. Es kann Papierdokumente nicht nur einscannen und verwalten, sondern organisiert auch andere digitale Dateien, wie etwa E-Mails und Microsoft Office-Dokumente.

Dokumentenmanagement-Systeme sparen viel Zeit

Wenn das digitale Dokumenten-Management den Mitarbeitern jeweils 30 bis 60 Minuten Arbeitszeit am Tag erspart, kann diese Zeit sinnvoll anderweitig genutzt werden – etwa zur Anbahnung neuer Geschäfte oder zur Verbesserung der Servicequalität.

Auch an anderer Stelle spart eine DMS Software viel Zeit, denn alle Dokumente werden zentral elektronisch gespeichert. So sind sie für jedermann einfach und schnell auffindbar. Zumal die Suchfunktion des Dokumentenmanagement-Systems sowohl die Metadaten als auch den Inhalt der Dokumente nutzt.

Egal ob Mailanhänge oder Rechnungsscans – ein gutes DMS übernimmt Dokumente aus allen gängigen Quellen und Anwendungen und stellt diese übersichtlich dar. Seine Benutzeroberfläche ist dabei reduziert – aber intuitiv und mächtig, sie lässt sich auch auf Tablets und Smartphones leicht bedienen.

Sorgfältige Installation des Dokumentenmanagement-Systems

Wichtig ist die sorgfältige Installation und Inbetriebnahme des DMS, so dass die Sicherheit und Vertraulichkeit aller Dokumente jederzeit gewährleistet bleibt. Durch die richtige Vergabe von Rollen und Rechten kann garantiert werden, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten. Durch eine Versionierung bleiben Änderungen der Dokumente jederzeit rechtssicher im Blick – und können bei Bedarf nachvollzogen oder auch wieder rückgängig gemacht werden. Doppelte Bearbeitung lässt sich einfach vermeiden. Eingangsstempel und Anmerkungen können automatisch gesetzt werden.

Damit die papierlosen Prozesse reibungslos funktionieren, ist eine gründliche Planung entsprechender „Workflows“ und etwaiger Erweiterungen der DMS-Funktionen notwendig – eventuell auch die Implementierung individueller Anpassungen. Die Abbildung dokumentenintensiver Prozesse wie Posteingang, Rechnungsprüfung oder Vertragsmanagement ist dann in einem guten DMS vordefiniert oder über Add-ons realisierbar; externe Schnittstellen erlauben außerdem die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse. Beispielsweise lässt sich die Buchhaltungssoftware um eine Schaltfläche erweitern, über die man Zugriff auf alle Buchhaltungsdokumente erhält, die einen Bezug zum Inhalt des aktuellen Bildschirms aufweisen.

Das Dokumentenmanagement-System und digitale Workflows

Weiterer Vorteil: Ein digitaler Workflow erfordert keine umfangreiche Schulung. Tatsächlich ähnelt er meistens dem bisherigen Papiersystem, so dass er intuitiv und einfach zu nutzen ist. Wird zum Beispiel ein digitales Dokument elektronisch gestempelt, sieht das genauso aus, als wäre ein klassischer Papierstempel benutzt worden. Der digitale Workflow leitet das Dokument aber automatisch an die nächste Person im Workflow weiter, so dass es nicht in einem Postkorb für Papierdokumente liegen bleibt.

Auch wenn ein Dokumentenmanagement-System an vielen Stellen im Unternehmen Zeit spart und direkte Kosten senkt, spiegelt das den Gesamtvorteil für das Unternehmen nur sehr unvollständig wider. Wichtiger als die Kostenperspektive ist der Blick auf den Mehrwert, den ein DMS liefert – etwa durch die Neugestaltung von Geschäftsprozessen oder den Gewinn an Zeit und Qualität beim Dokumenten-Management. Denn der größte Mehrwert digitaler Dokumentenmanagement-Systeme sind die Einsparungen indirekter und versteckter Kosten durch verbesserte Qualität, Effizienz und Produktivität.

Fünf überflüssige Kostenfresser in Unternehmen – und wie sie mit einem Dokumentenmanagement-System beseitigt werden

Beispielsweise wächst dank DMS die Kundenzufriedenheit durch die schnellere und genauere Information bei Anfragen oder Reklamationen. Das ist zwar eine gute Sache, aber kein Investitionsziel. Ein solches Ziel wäre zum Beispiel, dass zufriedenere Kunden mehr kaufen. Doch lässt sich die größere Kundenzufriedenheit in einen Geldwert umrechnen? Was bedeutet die wachsende Kundenbindung letztlich für die Bilanz? Würde der bessere Kundendienst den Umsatz um fünf oder zehn Prozent steigern, brächte der DMS-Einsatz dem Unternehmen monatlich zigtausend Euro zusätzlichen Gewinn statt nur einige hundert Euro direkte Einsparungen.

In der Praxis bringt die Ausschaltung von fünf versteckten Kostenfressern beim Dokumentenmanagement den Unternehmen die größten Vorteile. Möglich machen das folgende Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems:

• Mobiler Informationszugriff: Die geschäftlichen Dokumente warten nicht länger in Büro und Archiv auf ihren Nutzer. Der Zugriff darauf an jedem Ort und zu jeder Zeit mit beliebigen Endgeräten macht die Mitarbeiter nicht nur viel produktiver, sondern verbessert zudem die Qualität der Entscheidungsprozesse nachhaltig. Die gesparte Zeit kann beispielsweise in die Stärkung der Kundenbindung sein oder das Neukundengeschäft investiert werden.
• Datenschutz: Kann das Unternehmen seinen Mitarbeitern für die Arbeit notwendige Informationen nicht schnell und sicher zur Verfügung stellen, riskiert es Nachteile im Wettbewerb. Die Verbesserung von Dokumentenablage, -zugriff und -sicherheit durch ein DMS vermindert dieses Risiko deutlich.
• Einfacheres Dokumentenhandling: Sind dokumentenlastige Prozesse wie der Rechnungseingang noch auf Papier angewiesen, geht viel Arbeitszeit verloren. Ein gut gestaltetes DMS automatisiert hier viele Routineaufgaben.
• Compliance: Papierdokumente machen es schwer, branchenspezifische und gesetzliche Vorschriften nachweislich einzuhalten. Auch die Vorbereitung auf Audits, beispielsweise für Controlling, Revision oder Qualitätsmanagement oder auch bei Betriebsprüfungen, gestaltet sich langwierig und arbeitsaufwändig.
  Mit einem DMS sind die vom Auditor gewünschten Unterlagen rasch auffindbar – und können dann gezielt aufbereitet werden. Das Risiko einer Strafe wegen Compliance-Verstößen sinkt deutlich, weil alle vorgeschriebenen Dokumente archiviert und einfach zu finden sind.
• Workflows: Die mit der Weiterleitung von Papierdokumenten im Unternehmen verschwendete Zeit verursacht immer noch einen Großteil der Prozesskosten. Nach dem Eingang einer Rechnung in der Buchhaltung kann es zwei bis drei Wochen dauern, bis diese geprüft und genehmigt ist; erst dann darf die Zahlung angewiesen werden, so dass Skonti verloren gehen und im Worst Case sogar Mahngebühren anfallen.
  Der papierbasierte Rechnungseingang dauert vor allem wegen der Transport- und Wartezeiten so lange, die sich ein DMS mit Hilfe digitaler Workflows vermeiden oder zumindest drastisch verkürzen kann. Genehmigungsprozesse werden nachweislich eingehalten, bei Krankheit oder Urlaub automatisch Stellvertreter eingeschaltet – und auf Dienstreisen ist ein mobiler Zugriff auf die Dokumente und eine Genehmigung von unterwegs möglich.

Diese fünf DMS-Features schalten überflüssige Kostenfresser aus und bringen den größten Mehrwert für das Unternehmen. Sie verdeutlichen außerdem jedem an dem Projekt Beteiligten die Einsparpotentiale. Daher sollten sie auch die Basis für die Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vorfeld des DMS-Projektes bilden. Die Herausforderung bei dieser Wirtschaftlichkeitsanalyse liegt darin, dass diese fünf Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems eher qualitativer Natur sind und für die Berechnung des ROI in quantitativ messbare Geldwerte umzurechnen sind.