Aktenschränke rauben in Ihrem Unternehmen viel Bürofläche und Papierunterlagen lassen Schreibtische überquellen? Es ist definitiv an der Zeit, nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) Ausschau zu halten. Lassen Sie dabei aber Vorsicht walten. Viele Unternehmen machen bei der Entscheidung für eine bestimmte Plattform oder einen bestimmten Anbieter Fehler, die anschließend viel Geld kosten. Und zwar dann, wenn das gewählte System längst nicht alle Dokumentenprobleme ihres Unternehmens löst. Diese Fehler lassen sich jedoch leicht vermeiden, wenn Sie sie im Vorfeld bereits identifizieren.

Fünf häufige Fehler:

1) Ziele für das Dokumenten-Management sind nicht genau definiert: In der Planungsphase machen sich viele Unternehmen nicht ausreichend Gedanken darüber, was sie mit dem Dokumentenmanagement-System erreichen möchten. Sie erhöhen so das Risiko, sich für die falsche Lösung bzw. den falschen Anbieter zu entscheiden.

Es ist äußerst wichtig, im Vorfeld beispielsweise Folgendes zu klären: In welchen Abteilungen möchten Sie die Lösung in erster Linie einsetzen? Welche Dokumenttypen bearbeitet Ihr Unternehmen? Welche spezifischen Geschäftsprozesse möchten Sie verbessern? In welche vorhandenen Anwendungen soll das DMS integriert werden?

2) Dokumenten-Speicherung und Dokumenten-Management werden verwechselt: Diese Begriffe klingen zwar ähnlich, werden aber oft verwechselt. Viele Unternehmen verfügen bereits über Methoden, um ihre Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern, sei es auf dem Unternehmensserver oder einem cloudbasierten Speicher wie Dropbox oder OneDrive. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verschwenden müssen.

Elektronisches Dokumenten-Management beinhaltet nicht nur eine Archivierungsfunktion; ein DMS bietet auch leistungsstarke Indexierungsfunktionen, um Dokumente strukturiert in einem zentralen Dokumenten-Pool abzulegen. Der Wert von Enterprise Content Management (ECM) liegt vor allem darin, alle für einen bestimmten Geschäftsprozess relevanten Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben und in Geschäftsprozesse einzubinden.

3) Es ist unklar, welche Möglichkeiten elektronisches Dokumenten-Management bietet: Wenn Sie nicht wissen, was mit einem DMS alles möglich ist, neigen Sie dazu, nur nach einer Lösung für die offensichtlichsten Probleme zu suchen. Vielleicht benötigt Ihr Unternehmen momentan nur eine effiziente Methode zum Speichern und Abrufen von Dokumenten. Erst später erkennen Sie, wie zum Beispiel die elektronische Weiterleitung dieser Dokumente die Effizienz in Ihrem Unternehmen erhöhen könnte. Dann wäre es natürlich von Nachteil, wenn das von Ihnen gewählte ECM-System nicht über die Funktionen verfügt, die Sie brauchen, um digitale Workflow zu erstellen.

Ein weiteres Beispiel ist die Indexierung. Wer kennt in der Orientierungsphase schon die verschiedenen Indexierungsmethoden? Oft versteift man sich auf einen bestimmten Ansatz. Eine eingeschränkte Indexierungsfunktion kann verhindern, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt bestimmte Prozesse automatisieren können. Deshalb sollten Sie eine Plattform wählen, die mehrere Indexierungsoptionen enthält – von manueller Indexierung über Volltextindexierung bis hin zur Nutzung externer Datenbanken.

4) Die Gesamtbetriebskosten werden übersehen: Dieser Fehler gehört bei den verschiedensten IT-Projekten zu den Häufigsten. Der Beschaffungspreis darf nicht mit den Gesamtbetriebskosten verwechselt werden. Fnden Sie heraus, wie viel Sie zukünftig für die Schulung Ihrer Mitarbeiter, die Konfiguration des Systems sowie für Support- und Wartungsleistungen ausgeben müssen. Wie bei anderen Investitionen auch, ist eine langfristige Perspektive von wesentlicher Bedeutung.

5) Benutzererfahrung missachten: Wenn Unternehmen über den DMS-Einsatz nachzudenken beginnen, konzentrieren sie sich in der Regel zunächst auf das Backend sowie auf die Gesamtfunktionalität. Stattdessen sollten sie sich fragen: „Eignet sich dieses System für unseren Durchschnittsanwender?“ Die besten Funktionen sind nicht viel wert, wenn Ihr halbes Team diese nicht zu nutzen weiß. Bedenken Sie, dass elektronisches Dokumenten-Management eine plattformübergreifende Anwendung ist, deren optimale Nutzung allen Mitarbeitern möglich sein sollte. Um das Optimum aus Dokumenten-Management herauszuholen, muss es für alle nutzbar sein, von der Geschäftsführung über Buchhalter und Ingenieure bis hin zu Fabrikarbeitern.

Viele Fehler sind darauf zurückzuführen, dass Entscheidungen auf Basis aktueller Anforderungen getroffen werden, anstatt die langfristigen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. In Ihrem Unternehmen kann sich vieles ändern, und Ihr Dokumentenmanagement-System sollte flexibel genug sein, um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.