Mehr Effizienz, Kostensenkungen, geringere Fehlerquote, Entlastung der Mitarbeiter: Dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen erhebliche Vorteile mit sich bringt und die Wettbewerbsposition von Unternehmen stärkt, liegt auf der Hand. Doch wie gelingt der Einstieg in die Welt digitaler, automatisierter Workflows? Dieser Artikel hält einen konkreten Handlungsleitfaden für Sie bereit, mit dem Sie erfolgreich starten können.
Mögliche Einsatzbereiche im Überblick
Automatisierung von Geschäftsprozessen
Trotz aller Vorteile: Es sollte nicht Ihr Ziel sein, sofort alles zu automatisieren, was automatisierungsfähig ist. Vielmehr sollten Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, in welchen Bereichen dies besonders zielführend ist. Hierbei ist es hilfreich, wenn Sie bestehende Geschäftsprozesse in zwei Gruppen einteilen:
- Kernprozesse (Schlüsselprozesse): generieren direkten Mehrwert, Output ist für Kunden wahrnehmbar
- Unterstützungsprozesse (Back-Office-Prozesse): generieren keinen Mehrwert, unterstützen jedoch die Schlüsselprozesse; prägen das äußere Erscheinungsbild kaum
Kerngeschäftsprozesse sind beispielsweise der Verkauf, der Kundenservice und die Produktentwicklung. Unterstützungsprozesse finden sich hingegen vorwiegend in Bereichen wie der Buchhaltung, dem Finanzwesen, dem Controlling und dem Personalmanagement.
Für den Start bietet es sich aus mehreren Gründen an, mit einem Unterstützungsprozess zu beginnen. Zunächst sind Prozesse dieser Art oft hoch standardisiert, was die Automatisierung einfacher macht. Weiterhin werden die Prozesse häufig in hoher Frequenz durchlaufen, wodurch auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht genügend Potenzial vorhanden ist. Außerdem sind anfängliche Unwegsamkeiten in diesem Bereich eher tolerierbar, da Fehler vom Kunden kaum wahrgenommen werden können. Die Kernprozesse sollten Sie dennoch nicht aus den Augen verlieren, denn auch ihre Digitalisierung und Automatisierung wird mittelfristig relevant sein.
In fünf Schritten erfolgreich in die Prozessautomatisierung starten
Möchten Sie digital durchstarten und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren? Dann hilft Ihnen folgende Vorgehensweise dabei, erfolgreich zu starten:
- Schritt 1: Geeignete Prozesse identifizieren
- Schritt 2: Identifizierte Prozesse analysieren, Schwächen beheben
- Schritt 3: Prozessautomatisierung planen und vorbereiten
- Schritt 4: Tool auswählen
- Schritt 5: Lösung implementieren, Automatisierung starten
Betrachten wir diese Schritte im Folgenden genauer, um zu klären, worauf es im Einzelnen ankommt.
Schritt 1: Geeignete Prozesse identifizieren
Im ersten Schritt müssen Sie einen oder einige wenige Geschäftsprozesse identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Nehmen Sie sich für dieses Pilotprojekt nicht zu viel vor. Wählen Sie beispielsweise einen Unterstützungsprozess aus, der sich häufig wiederholt und viele Personalressourcen bindet. Erstellen Sie an dieser Stelle auch eine finanzielle Schätzung hinsichtlich der Einsparpotenziale.
Schritt 2: Identifizierte Prozesse analysieren, Schwächen beheben
Haben Sie sich für einen Workflow entschieden, so sollten Sie ihn in diesem Schritt näher untersuchen. Finden Sie (beispielsweise im Rahmen von Workshops) heraus, an welchen Stellen der Prozess derzeit Schwächen, Unterbrechungen und Ineffizienzen aufweist. Beheben Sie dann die Schwachstellen. Hilfreich sind an dieser Stelle die gängigen Methoden und Tools aus dem Bereich BPM (Business Process Management). Dieser Teilschritt ist sehr wichtig – denn die Automatisierung fehlerbehafteter Prozesse sollte selbstverständlich nicht Ihr Ziel sein.
Bewerten Sie außerdem die Risiken, die mit der Automatisierung des ausgewählten Geschäftsprozesses einhergehen. Betrachten Sie hierbei Gesichtspunkte wie den Datenschutz sowie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Prozessunterbrechungen.
Schritt 3: Prozessautomatisierung planen und vorbereiten
Sobald der optimierte Sollprozess feststeht, kann die Vorbereitungsphase beginnen. Sie besteht im Wesentlichen aus folgenden Schritten:
- Neue Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren, welche durch die Automatisierung entstehen
- Ggf. Prozesse dahingehend aktualisieren, dass Sicherheitsrisiken minimiert werden
- Datenschutzanforderungen definieren
- Infoveranstaltungen durchführen, um die betroffenen Mitarbeiter zu sensibilisieren
Gerade der letzte Punkt ist wichtig, da es Vorbehalte und sogar Ängste bei den betroffenen Mitarbeitern geben wird. Zeigen Sie daher transparent auf, was sich durch die Prozessautomatisierung ändern wird.
Schritt 4: Tool auswählen
Nun ist es an der Zeit, eine geeignete Software-Lösung für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse auszuwählen. Sie haben an dieser Stelle mehrere Optionen und sollten mit Weitblick vorgehen. Berücksichtigen Sie daher nicht nur die Anforderungen des Pilotprojekts. Denken Sie beispielsweise auch daran, dass Sie in Zukunft weniger standardisierte, variablere und komplexere Workflows automatisieren müssen. Wahrscheinlich wird die Prozessautomatisierung ab einem gewissen Punkt zudem über die Grenzen Ihres Unternehmens hinausgehen. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für geeignete Lösungen ist zudem die Kompatibilität mit vorhandenen (und zukünftigen) Drittsystemen.
Allgemein stehen Ihnen folgende Ansätze zur Verfügung:
- Robotic Process Automation (RPA)
- Digital Process Automation (DPA)
Während sich RPA am besten für standardisierte Prozesse mit klar definierten Regeln eignet, ist DPA ein ganzheitlicher Automatisierungsansatz. So stellt Digital Process Automation verschiedene Technologien bereit, mit denen sich sowohl kleine Standardprozesse als auch komplexe, sich häufig ändernde Workflows automatisieren lassen. Eine Ausdehnung auf Kunden und Lieferanten ist mit einer DPA-Software ebenso möglich. Vorteilhaft sind insbesondere Low-Code-DPA-Lösungen, da sie vom Endanwender ohne spezifische Programmierkenntnisse genutzt werden können. RPA und DPA können im Übrigen auch kombiniert eingesetzt werden.
Schritt 5: Lösung implementieren, Automatisierung starten
In diesem letzten Schritt implementieren Sie die ausgewählte Automatisierungslösung und bilden den Pilotprozess in der Software ab. Danach führen Sie Tests durch. Wenn diese erfolgreich verlaufen, müssen Sie nur noch den Schalter umlegen – und ihr ehemals manueller Prozess ist automatisiert.
Nach einem positiven Verlauf des Pilotprojekts können Sie die erzielten Erkenntnisse und Ergebnisse dazu nutzen, Ihre Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen auszuweiten. Nutzen Sie für das entsprechende „Marketing“ am besten konkrete Fakten wie die tatsächlich realisierte Zeit- und Kosteneinsparung.
Geschäftsprozesse automatisieren – jetzt mit den richtigen Lösungen durchstarten
Insgesamt zeigt sich, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein durchaus realisierbares Vorhaben ist. Wenn Sie sich an den zuvor skizzierten Schritten orientieren, sind die Einstiegshürden gering. Zusätzlich wird der Start erleichtert, wenn Sie sich für eine einfach zu implementierende und anzuwendende Low-Code-Lösung entscheiden. Wichtig ist in jedem Fall, zeitnah zu starten – denn die Digitalisierung und Automatisierung von Workflows werden schon bald wichtige Wettbewerbsfaktoren sein.
