Heute sind viele Mitarbeiter nicht am Hauptsitz eines Unternehmens, sondern an verschiedenen Projektstandorten tätig. Da kann es leicht passieren, dass scheinbar unkomplizierte Prozesse langsam und ineffizient werden.
Nehmen wir einmal an, Sie führen ein Bauunternehmen mit Sitz in München, das auf einer Baustelle in Frankfurt tätig ist. Ihre Lieferanten und Subunternehmer senden Rechnungen wahrscheinlich an Ihren Hauptstandort; die Ingenieure, die sie überprüfen und freigeben müssen, befinden sich vor Ort in Frankfurt. Die Koordination der Freigaben erfordert dadurch zusätzliche Zeit.

Process Mapping ist eine Art von Geschäftsprozessanalyse, die Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung von Workflows identifiziert. Beim Bauunternehmen würde das Abbilden des Geschäftsprozesses Ihnen beispielsweise ermöglichen, Engpässe im Dokumenten-Workflow zu lokalisieren und anschließend die beste Lösung zu finden. Durch die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems könnten Sie eine Rechnung zum Beispiel direkt nach Eingang in der Zentrale einscannen, sie in einem zentralen Dokumenten-Pool speichern und automatisch zur Freigabe weiterleiten.

Anstatt Rechnungen hin- und herzuschicken und eine Freigabe fortwährend nachverfolgen zu müssen, profitieren Sie so von einem wesentlich effizienteren Prozess. Ein Ingenieur vor Ort in Frankfurt könnte mit seinem Mobilgerät die Rechnung innerhalb von Sekunden prüfen und freigeben.

Da Unternehmen papierbasierte Prozesse zunehmend durch digitales Dokumenten-Management ersetzen, ist diese Art von Geschäftsprozessanalyse ein wichtiger Schritt, um optimal von Ihren technologischen Investitionen zu profitieren.

Vorteile, die eine Geschäftsprozessanalyse mit sich bringt:

Erhöhte Transparenz: Process Mapping ermöglicht Ihnen bessere Einblicke bezüglich des Fortschritts eines Prozesses sowie der daran beteiligten Personen. Diese Transparenz ist entscheidend, um Ineffizienzen zu eliminieren.

Verbesserte Koordination: Ein häufiger Engpass in Geschäftsprozessen entsteht, wenn ein Mitarbeiter abwesend oder nicht verfügbar ist. Wenn Sie ein Papierdokument an einen abwesenden Mitarbeiter schicken, bleibt das Dokument vermutlich bis zu seiner Rückkehr in seinem Postfach. Die Optimierung und Automatisierung Ihrer Prozesse umfasst die Identifizierung von Aufgaben, die parallel ausgeführt werden könnten (anstatt auf den Abschluss einer einzelnen vorangehenden Aufgabe zu warten), sowie das Festlegen von Vertretungen.

Durch den Einsatz von einem Workflow Management können Vertretungen oder Alternativen festgelegt werden. Dadurch reagiert Ihr System automatisch, wenn der berechtigte Mitarbeiter abwesend ist. Die elektronische Rechnung wird dann an einen Stellvertretender weitergeleitet.

Zeitersparnis: Durch die Optimierung von Prozessen und die Automatisierung von Arbeitsschritten müssen Ihre Mitarbeiter weniger Zeit für grundlegende Tätigkeiten wie die Suche nach und das Zusammenstellen von Informationen aufwenden.

Mit Process Mapping lässt sich identifizieren, welche Wege Informationen durch Ihr Unternehmen nehmen. Anschließend kann die Workflow-Struktur verfeinert und die Effizienz erhöht werden. Im Grunde genommen erstellen Sie ein funktionales Modell Ihres Unternehmens, das in der Geschäftsprozessanalyse verwendet wird. Dieses Modell hilft Ihnen dabei, zwei Aspekte des Prozesses zu definieren: zum einen den Informationsfluss durch das Unternehmen, zum anderen die Dokumenttypen (in Papierform oder elektronisch) und den Speicherort der Informationen.

Nachdem Sie diese Aspekte definiert haben, können Sie die effektivste Anordnung der Komponenten bestimmen. Während eine einfache, kostengünstige Lösung für einen Geschäftsprozess ausreichen mag, ist für einen anderen Prozess möglicherweise ein komplexeres System erforderlich.

Letzten Endes erfordern Process Mapping und das Einrichten eines effizienten digitalen Workflows gewisse Anstrengungen. Eventuell zahlt es sich aus, die Dienste von professionellen Beratern oder Dienstleistungsunternehmen in Anspruch zu nehmen, um Unterstützung bei der Bewertung und Verbesserung Ihrer Systeme zu erhalten.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.