Was der Buchdruck für das 15. Jahrhundert und der automatische Webstuhl für das 18. Jahrhundert waren, sind heute die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie wälzen sämtliche Abläufe in Unternehmen aller Branchen um und verändern die Anforderungen an zukunftsfähige Betriebe. Um da mithalten und gegen den Wettbewerb bestehen zu können, wollen viele Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Warum das so wichtig ist und welche massiven Vorteile digitalisierte sowie automatisierte Prozesse mit sich bringen, lesen Sie in diesem Beitrag.
Die Grundlage der digitalen Transformation
Eines ist unumstritten: Die Digitalisierung verändert alle Branchen. Automatisierte Prozesse sind in sämtlichen Unternehmen das meistdiskutierte Thema, entscheiden sie doch darüber, wie zukunftsfähig ein Betrieb ist. Fest steht auch, dass Unternehmen, die durch Workflow Management ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, auf Dauer schneller, flexibler und effizienter agieren können. Wer also nicht den Anschluss an Markt und Konkurrenten verlieren will, kümmert sich lieber früher als später um den digitalen Wandel in seinem Unternehmen.
Geschäftsprozesse digitalisieren lautet die Grundlage der digitalen Transformation. Dabei geht es allerdings nicht allein um die Implementierung neuer Software. Auch die in einem Unternehmen bereits bestehende IT-Landschaft muss an die neue Lösung angebunden werden. Denn ein Mehrwert durch digitalisierte Geschäftsprozesse entsteht nur, wenn Digitalisierung und Automatisierung eine durchgängige und konsequente Umsetzung erfahren. Junge Unternehmen und Start-ups haben an dieser Stelle einen entscheidenden Vorteil gegenüber solchen, die es bereits lange am Markt gibt. Sie können ihre IT-Landschaft auf der sprichwörtlichen grünen Wiese errichten, ohne bestehende Strukturen berücksichtigen zu müssen. Das macht sie in Sachen digitaler Wandel schneller und flexibler.
Geschäftsprozesse digitalisieren erfordert Konsequenz
Dennoch – auch alteingesessene und erfahrene Betriebe kommen nicht um eine Automatisierung ihrer Prozesse herum. Per se ist das nichts Schlechtes, immerhin hat sich bereits in etlichen Studien gezeigt, dass genau die Unternehmen messbare Erfolge einfahren, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. So kam die jüngste Studie zum Digitalisierungsindex der Unternehmensberatung techconsult zu dem Ergebnis, dass 35 Prozent der 2.000 befragten, mittelständischen Unternehmen nach erfolgreicher Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse eine Umsatzsteigerung erzielt haben. 45 Prozent erhöhten die Kundenzufriedenheit. 44 Prozent stellten fest, dass sich durch die digitale Transformation die Qualität von Produkten und Services steigern ließ – und das „nur“, weil die Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren.
Dass Workflow Management und automatisierte Geschäftsprozesse den größten Mehrwert der Digitalisierung bilden (können), funktioniert jedoch nur, wenn die Unternehmen konsequent digitalisieren. Konkret bedeutet das: Wer seine Geschäftsprozesse digitalisieren und damit Erfolg haben will, muss wirklich alle Prozesse in den Wandel einbeziehen. Denn halbe Sachen wirken sich in den seltensten Fällen positiv aus.
Besonders deutlich lässt sich das am Beispiel Online-Shop zeigen. Vertreibt ein Geschäft Waren, die sich sowohl über die Webseite, als auch über Social Media-Kanäle und per E-Mail bestellen lassen, sollten alle Bestellwege auf derselben digitalen Grundlage funktionieren. Nur so kann der Shop alle Anfragen gleich schnell und flexibel bearbeiten sowie seinen Kunden eine zufriedenstellende Customer Journey ermöglichen. Liefe die Bearbeitung mal automatisch, mal manuell ab, würde sich das allein schon aus zeitlichen Gesichtspunkten negativ auf die Effizienz des ganzen Unternehmens auswirken. Geschäftsprozesse digitalisieren braucht also vor allem eines: eine konsequente und stringente Umsetzung.
Die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse erkennen und nutzen
Genau zwei Abteilungen profitieren entscheidend davon, wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse digitalisieren will – die Buchhaltung und die Personalabteilung. Beide haben jeden Tag mit einer Unmenge an Dokumenten zu tun, die sie zuverlässig und gewissenhaft bearbeiten, weiterleiten und archivieren müssen. Oftmals reichen hier jedoch schon Kleinigkeiten, damit sich ein Verarbeitungsprozess verzögert. Sei es der Kollege, der im Urlaub oder erkrankt ist, sei es die ungeklärte Zuständigkeit für ein bestimmtes Themengebiet oder einfach ein falsch einsortiertes Dokument. Die Möglichkeiten, warum sich die manuelle Bearbeitung von Geschäftsprozessen verzögern kann, sind vielfältig. Und am Ende wirken sie sich alle negativ auf die Effizienz des ganzen Unternehmens aus.
Geschäftsprozesse digitalisieren lautet hier die Lösung. Wer auf automatisierte Prozesse in der Buchhaltung und der Personalabteilung setzt, profitiert entscheidend in Sachen Schnelligkeit, Effizienz und Datenverarbeitung sowie -speicherung. So nehmen digitalisierte Geschäftsprozesse den Mitarbeitern in der Buchhaltung die Aufgabe ab, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumentenarchivierung ganz selbständig. Gleichzeitig identifizieren digitale Prozesse Fehler, Doubletten und Ausnahmen und übermitteln alle Änderungen und Daten an das genutzte Buchhaltungsprogramm. Ähnlich läuft es in der Personalabteilung bei der Verarbeitung von Urlaubs- oder Krankmeldungen, Verträgen und Personalakten oder einfachen Terminabstimmungen ab. Das steigert die Schnelligkeit des ganzen Unternehmens.
Reibungsloses Arbeiten verhilft Unternehmen zu mehr Effizienz
Ein Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse digitalisieren will, verschafft seinen Mitarbeitern einen entscheidenden Vorteil: Sie können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren. Sind die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zudem miteinander vernetzt und können auf kurzem Wege über anstehende Aufgaben kommunizieren, fördert das ein effizientes Arbeiten im gesamten Betrieb. Zudem helfen digitalisierte Prozesse dabei, Datensicherheit und Datenschutzgesetze, wie beispielsweise die europäische DSGVO, schneller und einfacher einzuhalten. Zudem vereinfachen sie ein gutes Compliance Management. So sind Unternehmen auch aus rechtlichen Gesichtspunkten auf der sicheren Seite.
Eng verbunden mit digitalen Geschäftsprozessen ist das Thema Cloud-Nutzung. Mit zunehmender Digitalisierung steigt die Menge an täglich anfallenden Daten. Diese wollen alle verarbeitet, gespeichert und gesichert werden. Hier bietet es sich für Unternehmen jeder Größe an, Cloud-Lösungen zu nutzen. Vor allem drei zentrale Vorteile der Cloud-Lösungen kommen ihnen dabei zu Gute. Zunächst bieten Cloud-Lösungen einen unbegrenzten Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks jederzeit anpassen lässt.
Außerdem kann der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Methode, um digitale Daten zu archivieren und zu managen.
Geschäftsprozesse digitalisieren und agiler handeln
Digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse bieten Unternehmen sämtlicher Branchen einen entscheidenden Mehrwert. Sie steigern ihre Agilität und helfen dabei, Schwachstellen und Engpässe zu eliminieren. Hinzu kommt, dass digitale Prozesse zeitraubende und nervenbelastende manuelle Arbeiten ablösen, was die Effizienz eines ganzen Unternehmens maßgeblich steigert. Mit anderen Worten: Eine Automatisierung der Geschäftsprozesse wirkt sich gewinnbringend auf die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens aus – ein entscheidender Mehrwert der Digitalisierung.
