Sie ist schnell, unkompliziert und weltweit äußerst beliebt: die E-Mail. Ob privat oder beruflich genutzt – jeden Tag werden über 280 Milliarden Mails versendet, Tendenz steigend. Für Unternehmen kann sich das mittlerweile tatsächlich zu einer Herausforderung entwickeln. Denn nach den GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, ihre gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Und dazu gehören nicht nur Rechnungen. Von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind auch alle E-Mails wichtig. So gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO – und das Chaos ist perfekt.

Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Software geht die Mailarchivierung fast wie von selbst. Worauf Sie dabei achten sollten und wie die Mailarchivierung ohne Schwierigkeiten funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mailarchivierung – darum ist sie so wichtig

Zugegeben, so richtig spannend klingt das Thema Mailarchivierung nicht. Dennoch ist es extrem wichtig für kleine, mittlere und große Unternehmen. Sie alle erhalten jeden Tag eine Fülle an E-Mails, die bearbeitet werden wollen. Nur ist es damit allein nicht getan. Aus rechtlichen Gründen muss jede E-Mail, die entweder steuerlich relevant ist oder geschäftsrelevante persönliche Daten enthält, gespeichert und für viele Jahre archiviert werden.

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen – und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend.

Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO, die einen transparenteren Umgang mit Daten ermöglichen wollen. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, auf Nachfrage detaillierte Auskunft über gespeicherte persönliche Daten geben zu können. Eine strukturierte Mailarchivierung trägt auch in diesem Fall dazu bei, alle von der DSGVO festgesetzten Anforderungen zu erfüllen.

Backup oder Mailarchivierung? Nicht das gleiche, aber gleich wichtig

Wer denkt, ein regelmäßiges Backup aller E-Mails sei die Lösung, um jede gesetzliche Anforderung zu erfüllen, liegt leider falsch. Denn Achtung: Backup und Mailarchivierung sind nicht das gleiche. Wichtig ist jedoch beides.

Während das Backup Daten bzw. E-Mails nur für einen bestimmten Zeitraum sichert, damit sich diese im Bedarfsfall wiederherstellen lassen, gewährleistet die Mailarchivierung eine ständige und auf Wunsch jahrzehntelange Verfüg- und Wiederauffindbarkeit jeder E-Mail. Zudem wird jede eingehende E-Mail durch eine digitale Archivierung sofort erfasst, verschlagwortet, indexiert und gesichert. Bei einem reinen Backup passiert das nicht, und so lassen sich E-Mails ganz einfach löschen, verändern oder manipulieren. Das ist weder sicher noch gesetzeskonform. Hinzu kommt, dass das Backup auf einem Server extrem viel Speicherplatz benötigt, der wiederum Kosten produziert.

Die Vorteile der digitalen Mailarchivierung

Fest steht, irgendwann stoßen Server an ihre Grenzen, und die enorme Menge an E-Mails kann nicht mehr gesichert werden. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens extrem viel Zeit mit dem Sortieren von E-Mails verbringen. Das ist weder effektives Arbeiten noch kann es die Pflicht zur Mailarchivierung zufriedenstellend erfüllen – ganz zu schweigen von den Nerven, die die Mailschwemme die Mitarbeiter kostet.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.

Effektiveres Arbeiten ohne Mehraufwand

Durch eine Ergänzung von Indexbegriffen sowie eine intelligente Volltextsuche sorgt das digitale DMS dafür, dass sich E-Mails und deren Anhänge schnell und einfach wiederfinden lassen. Relevante Unterlagen, z.B. zu einem Kunden, sind mit einem Klick verfügbar – und das inklusive der gesamten E-Mail-Korrespondenz. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis, die sie wiederum in andere gewinnbringende Projekte investieren können. So fördert die Mailarchivierung stressfreies und vor allem effektives Arbeiten. Hinzu kommt, dass die Mailarchivierung mittels digitalem DMS durch den verringerten Zeitaufwand für Ablage und Suche dabei hilft, dass Unternehmen einen wesentlichen Teil ihrer internen Kosten einsparen können.

Die Archivierung der E-Mails im txt-Dateiformat garantiert, dass alle Dateien über viele Jahre hinweg lesbar sind und somit auch sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllen. Hinzu kommt das Thema der Business Continuity. Denn was passiert bei einem Serverausfall? Wer seine E-Mails nur sporadisch per Backup sichert, hat spätestens dann ein Problem. Im Zweifel lassen sich verlorene Korrespondenzen nicht wiederherstellen. Anders ist es bei der Mailarchivierung mittels digitalem DMS. Durch die sofortige, vollautomatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails entstehen keine Lücken in der Ablage. So hält sich das Chaos nach einem Serverausfall in Grenzen und der Betrieb kann schnell weitergeführt werden. Das ist maximaler Datenschutz.

Tausendsassa DMS – das sollte eine Software zur Mailarchivierung können

Wer den Schritt von der manuellen zur digitalen Mailarchivierung gehen möchte, muss sich darüber im Klaren sein, dass er nicht nur neue, sondern auch einige bereits existierende Mails zu verarbeiten hat. Deswegen ist es in erster Linie wichtig, dass die gewählte Software zur Mailarchivierung dazu in der Lage ist, alle schon vorhandenen E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Boxes oder Mailboxes zu identifizieren und abzulegen. Zudem sollte sie mit allen gängigen Mailprogrammen kompatibel sein. Ebenfalls sollten entsprechende Zertifizierungen die Rechtssicherheit des DMS bestätigen.

Wichtig bei der Wahl einer Software für die automatische Mailarchivierung ist zudem ihre Installation und Inbetriebnahme. Beide sollten so unkompliziert wie möglich sein, damit ein Unternehmen schnellstmöglich und effektiv mit dem System arbeiten kann. Sind diese Punkte alle erfüllt, so stellt sich schnell heraus, dass die digitale Mailarchivierung nicht nur aus sicherheitstechnischen, sondern auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen eine gute Wahl ist – und überquellende Postfächer auf überlasteten Servern keine Chance mehr haben.