Mit einem Aktenplan zur strukturierten Ablage

Unter einem „Aktenplan“ versteht man die systematische Ordnung des gesamten Schriftgutes einer Behörde, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation – also der Akten. Geht es um die Digitalisierung in Behörden, lässt sich ein solcher Aktenplan ohne weiteres vollständig durch eine moderne Dokumentenmanagement-Software (DMS) oder ein Enterprise Content Management System (ECM) abbilden. Spezielle Systeme für das sogenannte Records Management, wie sie in den USA entwickelt worden sind, werden daher zur digitalen Schriftgutverwaltung oder Aktenführung heute nicht mehr benötigt.

Die Bedeutung eines Aktenplans steigt mit der Zahl der Personen, die arbeitsteilig einen Vorgang bearbeiten (z. B. in Projekten). Der Aktenplan wird aber auch immer dann wichtig, wenn Dokumente nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters noch gefunden und genutzt werden müssen.

Darum lohnt sich ein Aktenplan

Ein Aktenplan ist außerdem vor allem dann sinnvoll, wenn es viele unterschiedliche Arten von Dokumenten gibt, wenn die Dokumente nach mehreren Kriterien abgelegt werden können oder wenn häufig nach Dokumenten gesucht wird. Letzteres kommt meistens dann vor, wenn diese oft falsch abgelegt werden oder sich nicht rein alphabetisch oder numerisch zuordnen lassen. Allein die schiere Menge an Dokumenten, die täglich entsteht, kann Anlass dafür sein, über einen Aktenplan nachzudenken.

Wenn ein digitales DMS oder ein ECM eingeführt wird, kann der Aufbau eines Aktenplanes ein erster Schritt zur Strukturierung des digitalen Archivs sein. Ist die Ablage erst einmal strukturiert, lassen sich intelligent indexierte Dokumente aber auch über frei definierbare Ordnerstrukturen abbilden und schnell wiederfinden. Auch deshalb scheiden sich bei dem Thema Aktenplan in der Praxis die Geister.

Der Aktenplan in der Praxis

Heute übernimmt das DMS die Aufgaben, für die vor der Büroreform in den 1920er- und 1930er-Jahren die sogenannte Registratur zuständig war – als die mit der Schriftgutverwaltung eigens beauftragte Stelle. Kommt in der Verwaltung bereits ein Aktenplan zum Einsatz, wie es bei Behörden die Regel ist, sollte dieser in das digitale Dokumenten-Management übernommen werden.

Wird aber ein Aktenplan in der Praxis nicht „gelebt“, muss dessen Übernahme in das DMS nicht zwingend erfolgen, denn mit einem DMS können sogar Aufbewahrungs-/Aussonderungsfristen schon direkt bei Anlage einer digitalen Akte automatisch mitgegeben werden. Sie müssen also nicht über den Aktenplan geregelt werden, beispielsweise zur Abdeckung von HGB- oder GOBD-Anforderungen. Also lohnt es sich, sich bei der Produktauswahl für ein DMS zu entscheiden, das sowohl Aktenpläne abbilden kann als auch eine geordnete Ablage ohne Aktenplan unterstützt. So kann auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Abteilungen besser reagiert werden.

Das DMS als ganzheitliche Lösung

Integrierte DMS-Lösungen zeichnen sich durch einen ganzheitlichen Ansatz aus; Records Management ist dabei nur einer von vielen Bausteinen, mit denen das DMS den Prozess der Dokumentenverarbeitung durchgängig unterstützt – vom Eingang der Dokumente über Änderungen und Weitergabe bis hin zur Löschung.

Vorteilhaft ist dabei die gemeinsame Benutzung der Dokumente in unterschiedlichsten Anwendungen (z.B. Workflow, Desktop-Bearbeitung, Records Management, Search, Publishing, Archivierung etc.) und die breite Unterstützung von Server-Plattformen und Speichersystemen sowie ERP- und CRM-Programmen.

Aus Anwendersicht ist hier darauf zu achten, dass das DMS die Anforderungen an ein Records Management auch tatsächlich und vollumfänglich erfüllt, denn oft wird lediglich die ohnehin vorhandene Funktionalität der elektronischen Archivierung als Records Management tituliert.

DMS und Records Management

Spezialisiert auf dieses Thema sind Records Management-Systeme, die ihre Wurzeln meistens im anglo-amerikanischen Markt haben. Sie verfügen logischerweise über sämtliche Kernfunktionen: Aktenplan, Life-Cycle-Regeln, Berechtigungsschemata und Metadatenverwaltung.

Das ist bei der Aktenführung per DMS anders, falls das DMS auch Records Management „kann“ und die wichtigen Merkmale der Aktenführung unterstützt. Neben Aufbewahrungsfristen, Vernichtungsregeln sowie langfristig stabilen und neutralen Berechtigungen zählen dazu vor allem einheitliche Metadaten für alle Objekte. Um die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen zu erfüllen, sind darüber hinaus folgende Eigenschaften und Funktionen wichtig:

  • Aktenpläne: Ein aufgabenbezogenes, mehrstufiges Ordnungssystem mit hierarchischer Gliederung erlaubt das Bilden und Kennzeichnen von Akten und das Zuordnen von Schriftstücken.
  • Visualisierung der Ordnungsstrukturen: Anwender können über eine grafische Oberfläche gezielt zu Dokumenten oder anderen Objekten navigieren.
  • Kontrollierte Ordnungs- und Begriffsbildung: Änderungen werden entweder ausgeschlossen oder aber kontrolliert und bleiben nachvollziehbar.
  • Audit-Trails: Information über alle Aktivitäten, die einen Einfluss auf die Records haben, werden so gespeichert, dass eine Rekonstruktion dieser Aktivitäten möglich ist.
  • Medien- und Formatunabhängigkeit in Bezug auf die verwalteten Objekte.
    Ordnungsmäßigkeit: Regional und branchenspezifische gesetzliche bzw. regulatorische Anforderungen werden erfüllt.

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Der Aktenplan schafft Ordnung

Der Aktenplan wird durch das Hinzufügen von Ebenen aufgebaut, die aus Kategorien und Ordnern bestehen. Dabei gelten die folgenden Regeln:

  • Die oberste Ebene des Aktenplans kann nur Datensatzkategorien enthalten.
  • Eine Kategorie kann andere Kategorien und Ordner enthalten.
  • Ein Ordner kann nur Datensätze enthalten.

Nur wenige Benutzer erhalten überhaupt die Möglichkeit, Ordner und Kategorien hinzuzufügen. Dies wird streng kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Ablage konform zum Aktenplan bleibt. Manche Benutzer dürfen nur Ordner, aber keine Kategorien erstellen, andere können lediglich Datensätze hinzufügen. Diese Fähigkeiten, die einer Benutzerrolle zugewiesen werden, sind nicht dasselbe wie Berechtigungen.

Fähigkeiten definieren generell, was man im DMS tun darf, während Berechtigungen spezifisch für Abschnitte des Aktenplans sind und auf Kategorie- und Ordnerebene angewendet werden. Sie entscheiden darüber, welche Benutzer einen Abschnitt des Aktenplans sehen können – und ob sie in diesem Abschnitt nur lesen oder auch ablegen dürfen.

Aufbau eines neuen Aktenplans

Vor dem Aufbau eines neuen Aktenplans steht immer die Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen überhaupt an – Lieferscheine, Verträge, Bestellungen? Dann werden alle Sachbegriffe erfasst, zu denen Dokumente abgelegt werden, z.B. Kunden, Produkte oder Regionen. Anschließend werden sinnvolle Hauptgruppen gebildet, zum Beispiel Kontinente oder Branchen. Hier kann es Synonyme geben; deshalb muss sich das Team beim Aufbau des Aktenplans bei den Gruppen sowie Unter- bzw. Sachgruppen immer auf eine Begrifflichkeit einigen, beispielsweise entweder auf „Holland“ oder „Niederlande“. Dann wird der Aktenplan um zusätzliche Arbeitshilfen ergänzt, zum Beispiel um Ablageregeln, Stichwortregister oder Hinweise zu Aufbewahrungsfristen.

Fazit

Ablage und Archiv effektiv nutzbar machen heißt also: Standards entwickeln und durchsetzen – mit einem Aktenplan. Darin wird festgehalten, wo welches Dokument abgelegt wird. Und das unabhängig davon, ob das auf Papier oder in einem digitalen Speichersystem erfolgt. Die Struktur dieses Aktenplans ergibt sich aus den Sachgebieten (= Haupt- oder Obergruppen), entsprechenden Untergruppen und Stichworten. Außerdem wird eindeutig festgelegt, wie die Dokumente benannt werden und nach welchem Ordnungssystem abgelegt wird – zum Beispiel alphabetisch, numerisch, zeitlich oder geografisch.

DMS-Start ohne Analyse-Blockade

Will ein Unternehmer Effizienz und Produktivität seiner Belegschaft verbessern, bietet sich die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) an – und zwar möglichst schnell. Je früher das DMS genutzt werden kann, desto mehr profitiert das Unternehmen davon.

Verzögerungen oder gar ein Scheitern des DMS-Projektes wären fatal. Genau das droht aber bei einem produktzentrierten Ansatz. Dabei werden fälschlicherweise Geschäftsprozesse und die Organisation des Unternehmens in den technischen Rahmen eines bestimmten DMS-Produktes hineingezwängt anstatt diese Technik an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Die Folge: Frustration aller Beteiligten und das, was wir „Paralyse durch Analyse“ nennen. Die Probleme bleiben nicht nur ungelöst – sie verschlimmern sich oft sogar noch.

Dieser produktzentrierte Ansatz ist typisch für Newcomer, die sich erstmals mit der DMS-Technologie befassen. Auf der Suche nach den Vorteilen wenden sie sich an vier oder fünf Hersteller, die dann ihre Produkte demonstrieren und dabei in der Regel deren Features in den Fokus rücken. Auf dieser Informationsbasis entwickeln die Entscheider erste Ideen, wie ihr Unternehmen die DMS-Technologie nutzen kann. Dabei vergleichen sie Funktionen und Features der Produkte, ein selten zielführender Ansatz. Besser sollten die folgenden drei Fragen im Vorfeld beantwortet werden:

1. Welche Probleme im Tagesgeschäft sollen durch elektronisches Dokumenten-Management gelöst werden?
2. Wie werden diese Probleme mit einem DMS am besten gelöst?
3. Welches DMS-Produkt eignet sich dafür und liefert den besten Return on Investment (ROI)?

Die Kosten des Nichtstuns

Wer nur verschiedene Produkte vergleicht statt den Nutzen der DMS-Technologie für sein Unternehmen auszuloten, wird kaum ein für seine Zwecke passendes Produkt finden. Statt sich zu entscheiden, wird er weiter seine Optionen prüfen und Features analysieren. Diese Furcht vor der Auswahl der falschen Software lähmt Projekte in den frühen Phasen von DMS-Projekten und bremst das Vorhaben aus.

Dabei fällt der Startschuss für ein DMS-Projekt ja meistens wegen ganz konkreter Probleme im Tagesgeschäft. Verzögerungen bei der DMS-Einführung haben somit signifikante Mehrkosten zur Folge. Das wird am Beispiel eines Unternehmens mit mehreren Standorten deutlich, wo noch Bestellungen und Rechnungen per Brief oder Fax eintreffen, die dann gesammelt und täglich oder wöchentlich an die Zentrale geschickt werden. Die Kosten für Versand und Porto sowie die manuelle Bearbeitung dieser Papierdokumente summieren sich rasch. Das Unternehmen mag erfolgreich sein, doch es verschwendet viel Arbeit, Zeit und Geld mit Problemen, die ein digitales Dokumentenmanagement-System sofort löst.

Die Blockade lösen

Diese Blockade lässt sich am besten durch die Entscheidung für ein bestimmtes System lösen, das ein besonders gravierendes Problem des Unternehmens beseitigt. In einem nächsten Schritt kann man einen weiteren Arbeitsprozess in diesem Bereich optimieren oder das DMS in einer anderen Abteilung einführen.

Die Entscheidung fällt nicht immer leicht. Einige DMS-Produkte sind für bestimmte Anwendungen wie die Buchhaltung oder aber für Branchen wie Krankenhäuser, Finanzdienstleister oder den öffentlichen Sektor maßgeschneidert, andere sind universeller nutzbar. Welcher DMS-Typ im konkreten Fall für das Unternehmen am besten geeignet ist, lässt sich nicht allgemein sagen. Die Entscheidung wird auf jeden Fall immer dann schwierig, wenn sich alle Abteilungen auf eine Lösung einigen sollen. Dann droht die erwähnte Gefahr der Über-Analyse mit der fatalen Folge, dass das DMS-Projekt nur noch stagniert oder ganz ausgesetzt wird.

Das heißt natürlich nicht, dass die Auswahl des DMS-Produktes durch faule Kompromisse beschleunigt werden sollte. Gefragt ist aber meistens ein DMS-Produkt mit breiter Funktionalität und der notwendigen Skalierbarkeit, das mit dem Unternehmen wachsen kann und in die vorhandene IT-Infrastruktur passt. Erfolgt dann die Auswahl auf Basis des ROI bei der Beseitigung eines signifikanten Problems, wird die Entscheidung einfach. Dennoch erfolgt auch die Beseitigung der nächsten Probleme beim Dokumenten-Management mit dem ausgewählten DMS-Produkt – ein willkommener Mehrwert.

Manche Unternehmer wollen das Paralyse-Problem durch einen externen Berater vermeiden. Der Berater wird engagiert, um einen Anforderungskatalog zu erstellen, die beste Lösung zu finden und für deren Wirtschaftlichkeit zu sorgen. Das mag in manchen Fällen eine gute Option sein, doch kann man damit durchaus auch die Anbieter bzw. Hersteller der DMS-Produkte betrauen. Auch da trennt sich schnell die Spreu vom Weizen: Wenn es darum geht, die Probleme des Kunden beim Dokumenten-Management zu adressieren und eine wirtschaftliche Lösung dafür zu konzipieren.

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Papierlose Buchhaltung dank elektronischem Dokumenten-Management

Jedes Unternehmen, ob Industriebetrieb, Händler oder beispielsweise Dienstleister, erzeugt und erhält jede Menge Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen. All diese Dokumente müssen durch den Engpass Buchhaltungsabteilung geschleust werden. Ohne elektronisches Dokumenten-Management wird allein dabei jede Menge Zeit und Geld vergeudet.

Fragt man einen Buchhalter, wie lange er braucht, um ein Papierdokument aus dem Aktenschrank zu holen, wird er vielleicht zwei Minuten schätzen. Dabei vergisst er aber die Fälle, in denen das Dokument falsch abgelegt ist oder sich schon gar nicht mehr in der Buchhaltung vor Ort befindet, sondern beispielsweise in das Kellerarchiv ausgelagert wurde. Er könnte nach zehn Minuten mit dem Dokument aus dem Archiv zurück sein, falls er sich auf dem Weg nicht noch einen Kaffee aus der Kantine holt oder mit Kollegen plaudert, die er zufällig trifft. Dann kann der Suchvorgang schnell 20 Minuten dauern – oder länger. Vielleicht hat gerade jemand anderes dasselbe Dokument benötigt und es ruht auf irgendeinem Schreibtisch.

Papierlose Prozesse sparen Zeit und Geld

Glücklicherweise lässt sich das Papier in der Buchhaltung heute durch elektronisches Dokumenten-Management beziehungsweise Enterprise Content Management (ECM) ersetzen. Papierlos sind alle Prozesse in der Buchhaltung viel effizienter, was vor allem aus fünf Gründen viel Zeit und Geld spart.

1. Einfaches Dokumenten-Handling: Arbeitet die Buchhaltung noch mit Papier, ist beim Eintreffen der Post jedes Mal manuelle Arbeit des Sachbearbeiters erforderlich. Bei einer Bestellung wird unter Umständen eine neue Sammelmappe geholt und beschriftet, in der diese Bestellung abgelegt wird. Sobald dann die zugehörige Rechnung vorliegt, wird der Buchhalter diese Mappe wieder heraussuchen und die Rechnung dort ebenfalls archivieren. Ist die Rechnung genehmigt, wird er seine Ablage um eine Kopie der Zahlungsunterlagen ergänzen, den Bestellvorgang abschließen und die Sammelmappe ins Archiv schicken. Mit einem DMS dauern diese Aufgaben nur wenige Mausklicks.

2. Keine Raum- und Materialkosten: Aktenschränke, Ordner und Mappen sowie Papier und Tinte kosten ebenso Geld wie der Archivraum und eventuell die Heizung. Werden die Papierdokumente digitalisiert, fällt nur noch ein Bruchteil der Raum- und Materialkosten an.

3. Prompter Dokumentenzugriff: Elektronisch archivierte Unterlagen findet ein Buchhalter innerhalb von Sekunden. Er muss nicht mehr zu einem Aktenschrank oder ins Archiv gehen und dort das entsprechende Dokument suchen. Mit einer unternehmensweiten ECM-Lösung kann jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz auf benötigte Unterlagen zugreifen und so seine Aufgaben deutlich schneller erledigen.

4. Erhöhte Auskunftsbereitschaft: Greifen Buchhalter nicht mehr auf Papier zurück, können sie viele Fragen von Kunden oder Lieferanten zu Rechnungen oder Bestellungen direkt beantworten. Sie müssen bei einem Anruf nicht mehr ihre Arbeit unterbrechen, die Akten zu dem betreffenden Auftrag suchen und die Frage später per Rückruf beantworten, sondern können unmittelbar im DMS den Vorgang aufrufen und schon nach wenigen Mausklicks die gewünschte Auskunft erteilen.

5. Schnellere Rechnungsverarbeitung: Sowohl Zeitaufwand als auch Fehlerhäufigkeit in der Buchhaltung sinken drastisch, wenn die bisher auf Papier eingehenden Bestellungen und Rechnungen digitalisiert eintreffen. Dann werden beispielsweise der Scan-Prozess am Arbeitsplatz und die manuelle Datenerfassung in das Fibu- oder ERP-System überflüssig. Erfolgt die Rechnungsverarbeitung papierlos, kann dies positive Domino-Effekte im gesamten Unternehmen auslösen, die sowohl produktivitätssteigernd als auch kostensenkend wirken.

Doch trotz all dieser Vorteile bleibt das papierlose Büro oft noch Utopie, zeigt eine aktuelle Studie. Demnach drucken sogar 69 Prozent der Unternehmen elektronisch eingegangene Rechnungen zur Weiterbearbeitung auf Papier aus – auch weil sie unsicher sind in Bezug auf die Umsetzung der rechtlichen Anforderungen. Immerhin ergab die Studie, dass die Digitalisierung der internen Prozesse oftmals schon weit fortgeschritten ist: Über ein Drittel der Unternehmen bevorzugt bereits elektronische Rechnungen.

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Fehler bei der DMS-Auswahl erkennen und vermeiden

Aktenschränke rauben in Ihrem Unternehmen viel Bürofläche und Papierunterlagen lassen Schreibtische überquellen? Es ist definitiv an der Zeit, nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) Ausschau zu halten. Lassen Sie dabei aber Vorsicht walten. Viele Unternehmen machen bei der Entscheidung für eine bestimmte Plattform oder einen bestimmten Anbieter Fehler, die anschließend viel Geld kosten. Und zwar dann, wenn das gewählte System längst nicht alle Dokumentenprobleme ihres Unternehmens löst. Diese Fehler lassen sich jedoch leicht vermeiden, wenn Sie sie im Vorfeld bereits identifizieren.

Fünf häufige Fehler:

1) Ziele für das Dokumenten-Management sind nicht genau definiert: In der Planungsphase machen sich viele Unternehmen nicht ausreichend Gedanken darüber, was sie mit dem Dokumentenmanagement-System erreichen möchten. Sie erhöhen so das Risiko, sich für die falsche Lösung bzw. den falschen Anbieter zu entscheiden.

Es ist äußerst wichtig, im Vorfeld beispielsweise Folgendes zu klären: In welchen Abteilungen möchten Sie die Lösung in erster Linie einsetzen? Welche Dokumenttypen bearbeitet Ihr Unternehmen? Welche spezifischen Geschäftsprozesse möchten Sie verbessern? In welche vorhandenen Anwendungen soll das DMS integriert werden?

2) Dokumenten-Speicherung und Dokumenten-Management werden verwechselt: Diese Begriffe klingen zwar ähnlich, werden aber oft verwechselt. Viele Unternehmen verfügen bereits über Methoden, um ihre Dokumente an einem zentralen Ort zu speichern, sei es auf dem Unternehmensserver oder einem cloudbasierten Speicher wie Dropbox oder OneDrive. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Mitarbeiter keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verschwenden müssen.

Elektronisches Dokumenten-Management beinhaltet nicht nur eine Archivierungsfunktion; ein DMS bietet auch leistungsstarke Indexierungsfunktionen, um Dokumente strukturiert in einem zentralen Dokumenten-Pool abzulegen. Der Wert von Enterprise Content Management (ECM) liegt vor allem darin, alle für einen bestimmten Geschäftsprozess relevanten Dokumente auf Knopfdruck zur Verfügung zu haben und in Geschäftsprozesse einzubinden.

3) Es ist unklar, welche Möglichkeiten elektronisches Dokumenten-Management bietet: Wenn Sie nicht wissen, was mit einem DMS alles möglich ist, neigen Sie dazu, nur nach einer Lösung für die offensichtlichsten Probleme zu suchen. Vielleicht benötigt Ihr Unternehmen momentan nur eine effiziente Methode zum Speichern und Abrufen von Dokumenten. Erst später erkennen Sie, wie zum Beispiel die elektronische Weiterleitung dieser Dokumente die Effizienz in Ihrem Unternehmen erhöhen könnte. Dann wäre es natürlich von Nachteil, wenn das von Ihnen gewählte ECM-System nicht über die Funktionen verfügt, die Sie brauchen, um digitale Workflow zu erstellen.

Ein weiteres Beispiel ist die Indexierung. Wer kennt in der Orientierungsphase schon die verschiedenen Indexierungsmethoden? Oft versteift man sich auf einen bestimmten Ansatz. Eine eingeschränkte Indexierungsfunktion kann verhindern, dass Sie zu einem späteren Zeitpunkt bestimmte Prozesse automatisieren können. Deshalb sollten Sie eine Plattform wählen, die mehrere Indexierungsoptionen enthält – von manueller Indexierung über Volltextindexierung bis hin zur Nutzung externer Datenbanken.

4) Die Gesamtbetriebskosten werden übersehen: Dieser Fehler gehört bei den verschiedensten IT-Projekten zu den Häufigsten. Der Beschaffungspreis darf nicht mit den Gesamtbetriebskosten verwechselt werden. Fnden Sie heraus, wie viel Sie zukünftig für die Schulung Ihrer Mitarbeiter, die Konfiguration des Systems sowie für Support- und Wartungsleistungen ausgeben müssen. Wie bei anderen Investitionen auch, ist eine langfristige Perspektive von wesentlicher Bedeutung.

5) Benutzererfahrung missachten: Wenn Unternehmen über den DMS-Einsatz nachzudenken beginnen, konzentrieren sie sich in der Regel zunächst auf das Backend sowie auf die Gesamtfunktionalität. Stattdessen sollten sie sich fragen: „Eignet sich dieses System für unseren Durchschnittsanwender?“ Die besten Funktionen sind nicht viel wert, wenn Ihr halbes Team diese nicht zu nutzen weiß. Bedenken Sie, dass elektronisches Dokumenten-Management eine plattformübergreifende Anwendung ist, deren optimale Nutzung allen Mitarbeitern möglich sein sollte. Um das Optimum aus Dokumenten-Management herauszuholen, muss es für alle nutzbar sein, von der Geschäftsführung über Buchhalter und Ingenieure bis hin zu Fabrikarbeitern.

Viele Fehler sind darauf zurückzuführen, dass Entscheidungen auf Basis aktueller Anforderungen getroffen werden, anstatt die langfristigen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen. In Ihrem Unternehmen kann sich vieles ändern, und Ihr Dokumentenmanagement-System sollte flexibel genug sein, um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten.

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Wie digitales ECM das Vertragsmanagement optimiert

Nach der Einführung eines modernen Systems für das Enterprise Content Management (ECM) kann auch das Vertragsmanagement digitalisiert werden. Das erleichtert und verbessert die Verwaltung und das Controlling der wichtigen Verträge. Digitales Vertragsmanagement spart nicht nur deutlich Zeit und Kosten ein, sondern führt vor allem auch zu transparenten Prozessen sowie zu einem Mehr an Vertraulichkeit und Rechtssicherheit. Last but not least ist damit auch ohne Weiteres die Einbindung der Verträge in digitale Geschäftsprozesse möglich.

Digitales Vertragsmanagement hilft allen Unternehmen, ihre Kosten zu senken und den Umsatz zu steigern. Unternehmen in regulierten Umgebungen können damit problemlos selbst sehr strenge Vorschriften und Richtlinien für Vertragsverwaltung und -controlling einhalten. Das gilt beispielsweise für das Gesundheitswesen, die Lebensmittelbranche oder für Finanzdienstleistungen.

Missmanagement von Verträgen verhindern

Schlechte Prozesse in der Vertragsverwaltung stellen jedoch ein großes Problem für das Risikomanagement und die Governance der Compliance dar. Ein Missmanagement von Verträgen kann zu einem gravierenden Mangel an grundlegenden Informationen führen. Doch gerade diese Informationen machen es erst möglich, die richtigen Prioritäten im Geschäftsbetrieb zu setzen – mit Blick auf all die vertraglich vereinbarten Klauseln, Bestimmungen, Garantien, Bedingungen und Einschränkungen, Verpflichtungen, Meilensteine sowie Termine. Wird all das für jeden Vertrag während seines gesamten Lebenszyklus automatisch verfolgt und verwaltet, können sowohl der geschäftliche Nutzen maximiert als auch das Kosten- und Risikopotenzial minimiert werden.

Das ist bares Geld wert, denn die allermeisten Business-to-Business-Transaktionen sind heutzutage durch rechtsverbindliche Verträge und Vereinbarungen untermauert. Allerdings werden diese allzu oft noch auf Papier dokumentiert. Ob aus alter Gewohnheit oder wegen juristischer Bedenken – sind die Verträge ausverhandelt, wandern sie in die Aktenschränke der beteiligten Abteilungen oder in das Zentralarchiv im Keller. Angefasst werden Sie nie wieder, außer es tritt ein Problem auf. Dann ist in der Regel Suchen angesagt.

Digitales Vertragsmanagement schafft dieses Dilemma durch eine proaktive Verwaltung aller Verträge aus der Welt. Werden die Verträge zentral mit einem Dokumentenmanagement-System archiviert und verwaltet, resultiert daraus im ganzen Unternehmen ein tieferes und kontextbezogenes Verständnis für die mit jedem Vertrag verbundenen Risiken, Verpflichtungen und Vorteile.

Verbesserung der Unternehmenseffizienz

Das Geschäftsumfeld in vielen Branchen wird wettbewerbsintensiver. Der Druck ist größer denn je, mit weniger Ressourcen effizienter zu arbeiten. Fast nirgendwo trifft dies mehr zu als im Einkauf. Dieser hat die Aufgabe, Produkte und Dienstleistungen zu niedrigeren Kosten und/oder besserer Qualität zu beschaffen. So müssen die Einkäufer einerseits knallhart mit den Lieferanten verhandeln, andererseits die Verträge juristisch wasserdicht ausgestalten.

Das wiederum führt zu erheblichen Rechtskosten im Zusammenhang mit der Vertragserstellung, -genehmigung und -pflege, vor allem wenn die Vertragsarbeit an externe Anwaltskanzleien ausgelagert wird. Aber auch interne Juristen können kostspielig werden, sobald sie übermäßig viel Zeit in die Erstellung, Genehmigung und Aufrechterhaltung der rechtlichen Integrität von Verträgen investieren. Auch hier kann digitales Vertragsmanagement dabei helfen, Kosten zu sparen.

Evergreening kann kostspielig werden

Noch wichtiger sind jedoch die während der Vertragslaufzeit anfallenden direkten und indirekten Kosten für die Administration der Verträge. Diese Kosten können in Form von ungünstigen Geschäftsbedingungen anfallen, die eine Business Unit ausgehandelt hat. Einer anderen kann es dagegen gelungen sein, mit demselben Lieferanten bessere Konditionen auszuhandeln. Sie entstehen aber teilweise auch dadurch, dass sich der Markt ändert und der Vertrag deshalb nachverhandelt werden muss.

Viele Einkaufsverträge enthalten Klauseln für eine automatische Vertragsverlängerung, falls der Vertrag nicht spätestens zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Dieses sogenannte „Evergreening“ sieht oft auch automatische Preiserhöhungen vor. Ohne rechtzeitiges manuelles Eingreifen durch eine pünktliche Kündigung des Vertrags wird ein Unternehmen allerdings nicht nur mit Lieferanten weiterarbeiten müssen, die es nicht unbedingt behalten will, sondern vielleicht auch zu höheren Kosten als nötig.

Auch auf der Verkaufsseite sind Verlängerungen, zum Beispiel für Wartungs- oder Supportverträge, sehr wichtig. Besonders das Verständnis der Verträge, die zur Verlängerung anstehen, eröffnet Optionen der proaktiven Zusammenarbeit mit Kunden. Damit soll durch frühzeitige und maßgeschneiderte Verhandlungsangebote eine höhere Verlängerungsrate erreicht werden.

Verträge sowohl auf der Kauf- als auch auf der Verkaufsseite enthalten häufig Bestimmungen für Kostensenkungen oder Boni, wenn definierte Meilensteine erreicht werden – oder Strafgebühren, falls diese nicht erreicht werden. Die simple Archivierung eines einmal unterschriebenen Vertrags kann also dazu führen, dass mögliche Boni verpasst werden oder auch Pönalien zu zahlen sind, die vermeidbar gewesen wären.

Stufen des Vertragsmanagements

Verträge spielen besonders am Quartals- oder Jahresende eine wichtige Rolle. Oft wird dieses nahende Ende dann zu dem entscheidenden Faktor, der die Vertragsverhandlungen beschleunigt und zu einem Ende bringt. Für die Unterhändler resultiert aus dem Termindruck eine Krise, die sich mit digitalem Vertragsmanagement völlig vermeiden oder besser bewältigen lässt. Damit lassen sich die Verhandlungen systematisch in Phasen unterteilen sowie organisiert und strukturiert abwickeln.

Werden die Vertragsdokumente manuell erstellt, kann das sehr zeitaufwendig sein. Denn der Prozess umfasst die neun folgenden Schritte, die teilweise mehrfach wiederholt werden müssen:

Erste Anfragen: Der Vertragsmanagement-Prozess beginnt mit der Identifizierung bereits vorhandener Verträge und relevanter Dokumente, die den Zweck des neuen Vertrags unterstützen.
Verfassen von Vertragsentwürfen: Das handschriftliche Verfassen eines Vertragsentwurfs ist und bleibt zeitaufwendig. Es kann aber durch den Einsatz digitaler Tools rationalisiert werden.
Den Vertrag aushandeln: Nach Vorlage des Entwurfs sollten die Mitarbeiter in der Lage sein, Änderungen vorzunehmen, Vertragsvarianten zu vergleichen und etwaige Unstimmigkeiten zu notieren. So lässt sich die Verhandlungsdauer verkürzen.
Den Vertrag genehmigen: Die meisten Engpässe treten bei der Genehmigung durch das Management auf. Hier können präventiv maßgeschneiderte Genehmigungs-Workflows entgegenwirken, etwa durch parallele Genehmigungen.
Vertragsabschluss: Das Prozedere zur Beschaffung aller Unterschriften kann durch den Einsatz elektronischer Signaturen beschleunigt werden.
Die Verwaltung der Verpflichtungen: Sie erfordert ein gut funktionierendes Projekt- und Versionsmanagement.
Revisionen und Änderungen: Ohne digitales Vertragsmanagement ist es schwierig, alle Dokumente zusammenzutragen, die für den ursprünglichen Vertragsentwurf relevant waren. Falls wichtige Faktoren übersehen wurden, müssen Systeme vorhanden sein, um den ursprünglichen Vertrag zu ändern und die Ergebnisse von Nachverhandlungen einzupflegen.
Rechnungsprüfung und Reporting: Vertragsmanagement bedeutet nicht, Verträge zu entwerfen und dann ohne Weiteres im Aktenschrank verschwinden zu lassen. Vertragsprüfungen sind wichtig, um die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch beide Vertragspartner ebenso festzustellen wie etwaige Probleme.
Erneuerung bzw. Verlängerung: Die Automatisierung des Prozesses ermöglicht es, Zeitpunkte und Optionen bei Vertragsverlängerung rechtzeitig zu identifizieren und neue Verträge zu erstellen.

Bei der Verwaltung der erstellten Verträge ist ihr individueller Lebenszyklus von entscheidender Bedeutung. Während die verschiedenen Vertragsarten ihre Phasen des Lebenszyklus durchlaufen, müssen alle potenziellen Änderungen oder Vertragsbrüche erkannt und gemanagt werden. Sobald eine Abteilung oder ein ganzes Unternehmen mit einem Vertrag unzufrieden ist, kann es sich lohnen, Änderungen daran vorzunehmen. Es ist aber für das Unternehmen genauso entscheidend, selbst alle vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten und sicherzustellen, dass beide Vertragspartner zufrieden sind und bleiben.

Digitales Vertragsmanagement in einem ECM macht es also möglich, dass Sachbearbeiter, Abteilungsleiter oder Controller jederzeit nachprüfen können, ob alle Produkte und Dienstleistungen im Einklang mit den Vertragsanforderungen und Budgets geliefert werden. Es zeigt außerdem an, ob das Unternehmen selbst weiterhin auf einem guten Weg ist, seine vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten. Dabei ist es dann auch kein Problem, Vertragselemente wie Servicekosten und Zeitrahmen miteinander zu vergleichen. Diese sind normalerweise in Word-Dokumenten, Rechnungen, Stundenzetteln und unterschiedlichsten Excel-Tabellen enthalten. All diese Dokumente sind dann digital im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt.

Digitale Transformation greifbar – die einfache Umsetzung eines kryptischen Themas

Social Media, Internet of Things, Big Data, Blockchain, Cloud Services, Smart Devices – das digitale Leben bringt so viele Technologien mit sich, dass manch einem der Kopf brummt. Verständlich, sind doch die Veränderungen, die die neuen digitalen Technologien mit sich bringen, immens. Sie zu verstehen ist eine Wissenschaft für sich. Das beginnt schon bei der Abgrenzung der Begriffe „Digitale Transformation“, „Digitalisierung“ und „Automatisierung“.

Was sich hinter welchem Thema versteckt und wie sich die (vermeintlich) komplizierte Digitale Transformation ganz einfach erklären lässt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Digitalisierung versus Automatisierung

Um die Digitale Transformation zu erklären, geht es zunächst um ihre Abgrenzung von Digitalisierung und Automatisierung. Nach wie vor hält sich der Irrtum, dass alle drei Begriffe synonym zu verwenden sind. Korrekt ist das nicht. Zwar wirken alle drei Aspekte aufeinander ein, beschreiben dabei jedoch jeder für sich einen ganz eigenständigen Bereich.

Allgemein bedeutet Digitalisierung die Umwandlung von analogen Informationen zu digitalen Informationen. Wer denkt, dabei handele es sich bloß um die Überführung von Papierkram in elektronische Dokumente, liegt allerdings falsch. Denn nicht nur die Inhalte von Aktenordnern, sondern auch Arbeitsabläufe und Prozesse lassen sich digitalisieren – was nicht unter die Begriffe Digitale Transformation und Automatisierung fällt.

Automatisierung meint die Umwandlung analoger, manuell durchgeführter Arbeitsschritte in digitale Arbeitsschritte. Das können in einem Unternehmen beispielsweise die automatische Erfassung eingehender Rechnungen, deren Weiterleitung sowie ihre Archivierung sein. Aber: Eine vollständige Automatisierung ist nicht das Endziel der Digitalisierung. Vielmehr ist sie ein Teil von dieser und eine Grundlage für die Digitale Transformation.

Digitale Transformation oder Digitalisierung? Das ist der Unterschied

Einfach gesagt, steht die Digitale Transformation an dritter Stelle, hinter Digitalisierung und Automatisierung. Sie fragt, ob ein Prozess in seiner bestehenden Form überhaupt benötigt wird und wie er sich vereinfachen lässt. Sie erstreckt sich über eine gesamte Geschäftsidee und kann so die Denkweise eines ganzen Unternehmens verändern, während sich die Digitalisierung auf ein bestehendes Geschäftsmodell auswirkt und dieses mit Maßnahmen innerhalb bekannter Markt- und Branchengrenzen verändert.

Konkret bedeutet das: Digitalisierung und Digitale Transformation haben sowohl eine unterschiedliche Zielsetzung als auch verschiedene Aufgabengebiete. Die Digitalisierung will Produkte und Dienstleistungen verbessern, jedoch kein völlig neues Angebot erschaffen. Dabei erstreckt sie sich über reine Optimierung von Prozessen und Produkten. Das bedeutet, dass die Digitalisierung endlich ist, denn irgendwann ist jede Verbesserung abgeschlossen. Ganz anders ist es bei der Digitalen Transformation, die Produkte und Prozesse ständig hinterfragt und verbessert.

So entwickelt sich die Gesellschaft durch die Digitale Transformation

Die Digitale Transformation, auch „Digitaler Wandel“ genannt, beschreibt einen fortlaufenden, in digitalen Technologien begründeten Veränderungsprozess. Dieser betrifft die ganze Gesellschaft. Ganz gleich, ob Landwirtschaft, Handwerk, Wirtschaftsunternehmen oder Industrien, Privatmenschen oder öffentliche Institutionen – sie alle kommen auf unterschiedliche Weise mit der Digitalen Transformation in Berührung.

Ein zentrales Element der Digitalen Transformation stellt das Smartphone dar. Für die meisten Menschen ist es heute ein fester Bestandteil ihres Alltags, den sie für eine schnelle, flexible und globale Vernetzung mit anderen nutzen. So ermöglicht es die Digitale Transformation, Kommunikation durch neue Technologien zu automatisieren. Sie bietet dem Menschen eine Schnittstelle zwischen virtueller und realer Welt.

Neue Technologien eröffnen neue Welten

Eng verknüpft mit dem Thema Digitale Transformation sind die Bereiche Virtual Reality und Augmented Reality, also die Simulation von Realität für den Menschen sowie die Erweiterung seiner Realität durch elektronisch generierte Informationen. Als technologische Basis der Digitalen Transformation erfordern sie eine stetige Weiterentwicklung, um den Weg für weitere, neue digitale Technologien freizumachen. Das wiederum hat entscheidende Auswirkungen auf Wirtschaft und Unternehmen.

Mal sind es neue Technologien, mal eine bessere Kundenkommunikation, mal innovative Möglichkeiten für neue Geschäftsmodelle – die Digitale Transformation berührt sämtliche Bereiche und Branchen. Wer nicht den Anschluss an den Wettbewerb verlieren will, muss sich dem Digitalen Wandel öffnen und mit der Zeit gehen. Das bedeutet nicht allein, einen Betrieb vom analogen aufs digitale Arbeiten umzustellen, sondern fordert vor allem auch ein Überdenken der Geschäftsidee. Nur wenn diese zu den Anforderungen der Zeit passt, kann ein Unternehmen zukunftsfähig bleiben bzw. überhaupt erst einmal werden.

Die Digitale Transformation verändert Kundenanforderungen

Ja, durch den digitalen Wandel steigt die Geschwindigkeit aller täglichen Interaktionen. Egal, ob Bestellungen beim Online-Shopping, die Tischreservierung im Restaurant oder das Team-Meeting via Video-Chat – feststeht: Unternehmen müssen umdenken, um den Ansprüchen ihrer Kunden weiterhin gerecht zu werden. Denn bedingt durch neue technologische Möglichkeiten entwickeln Letztere gänzlich andere Bedürfnisse. Keine Frage, dass Unternehmen diesen Input von außen aufnehmen und die Digitale Transformation mitmachen müssen.

Alle Maßnahmen, die ein Unternehmen vornimmt, um im digitalen Zeitalter bestehen zu bleiben, bündeln sich unter dem Begriff der Digitalen Transformation. Diese dehnt sich über alle Bausteine einer Geschäftsidee aus und setzt auf die kontinuierliche Verbesserung von digitalen Produkten und Dienstleistungen. Das Ende? Ist offen. Solange der technologische Fortschritt nicht stehen bleibt, hat die Digitale Transformation genügend Futter, um sich weiterzuentwickeln. Denn gemeinsam mit den veränderten Kundenanforderungen sind gerade neue Technologien, wie beispielsweise Cloud Computing, Big Data, Software Engineering oder Data Analytics, die hauptsächlichen Treiber des Digitalen Wandels.

Angst vor dem Digitalen Wandel?

Mit neuen technischen Möglichkeiten steigt auch die Ungewissheit darüber, was diese alles leisten können. So liegt eine der größten Ängste der Menschen im Entscheidungsverlust und der Sorge, dass menschliche Arbeitskraft überflüssig werden könnte. In der Realität sieht das jedoch ganz anders aus. Etliche wichtige Aufgaben, wie zum Beispiel die Förderung von Kompetenzen, die Auswahl der besten Talente oder der Aufbau eines Talentpools, lassen sich nämlich nicht durch eine Maschine ersetzen. Dafür braucht es tatsächlich den Menschen selbst. Dennoch – Menschen machen Fehler und die Digitale Transformation kann helfen, diese zu minimieren. Den Erfolg macht am Ende die gesunde Mischung aus (analogem) Menschen und (digitaler) Technik.

Dokumente archivieren – einfach und effizient

Spätestens seit dem Einsturz des Kölner Stadtarchivs ist das Thema Dokumente archivieren von öffentlichem Interesse. Hinzu kommen die Fragen nach der korrekten Archivierung, dem richtigen Vorgehen und der Dringlichkeit eines sicheren Archivsystems. Das gilt nicht nur für die Archive größerer und kleinerer Städte, sondern vor allem auch für die Ablagen und Sicherungen von Unternehmen. Dokumente archivieren und digitalisieren ist gerade bei letzteren eine wichtige alltägliche Aufgabe. Wie Sie dabei korrekt vorgehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Vorteile Dokumentenarchivierung: Warum Dokumente archivieren?

Unumstritten ist, dass ein digitales Dokumenten-Archiv gegenüber einem papierbasierten Archiv einiges an Platz spart. Ersteres benötigt weder Ordner und Regale noch zusätzliche Räumlichkeiten. Hinzu kommt eine deutliche Reduktion von Arbeitszeit und Kosten, denn ein digitales Archiv kostet keine Miete und ist durch umfassende Filterfunktionen und Verschlagwortung schnell durchsuchbar. Das erleichtert Mitarbeitern insofern die alltägliche Arbeit, als dass es ein zügiges Auffinden von Dokumenten begünstigt. Doch das Archivieren von Dokumenten ist trotz aller Vorteile kein Prozess, der sich von heute auf morgen umsetzen lässt.

Eine gute Vorbereitung ist das A und O, wenn ein Unternehmen seine Dokumente archivieren und dabei die Umstellung auf ein papierloses Büro vornehmen möchte. Dabei gilt es in jedem Fall zu beachten, dass ein papierloses Büro kein statisches IT-System ist, sondern vielmehr eine Art lebendes Ökosystem. Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich auch das Archiv. Deswegen ist es von Anfang an wichtig, sich für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM)– System zu entscheiden, das auf eine permanente Weiterentwicklung ausgelegt ist. Damit steht man vor einer wichtigen Frage, die sich jedes Unternehmen stellen muss, wenn es seine Dokumente digitalisieren will.

Die Wahl der passenden Archivierungssoftware: 

Ist also die Entscheidung zugunsten digitalem Dokumentenmanagement gefallen, geht es mit der Suche nach der richtigen Hardware weiter. Viele der in einem Unternehmen vorhandenen Dokumente liegen oftmals nur auf Papierbasis vor und müssen in eine digitale Form gebracht werden. Zur Digitalisierung eignet sich am besten ein Scanner. Je nach Anforderungen und Größe Ihres Büros können Sie entweder einen mobilen oder einen Arbeitsplatz-Scanner wählen. In jedem Fall sollte die Hardware einfach zu bedienen sein und eine zügige Arbeit begünstigen. Der Blatteinzug sollte mehrere Papiergrößen- und -stärken verarbeiten können und alle Dokumente gerade und fehlerfrei einziehen. Diverse Elektronikhersteller bieten hier unterschiedlichste Produkte an, die sich in der Regel zum Archivieren von Dokumenten eignen.

Ohne Software gibt es keine digitale Archivierung. Denn sie macht neben der Hardware einen entscheidenden Part aus, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren. Sie ist ein essenzieller Bestandteil einer reibungslosen Digitalisierung von Papierdokumenten. Aus diesem Grund sollte sie unterschiedliche Dateiformate verarbeiten können. Zur langfristigen Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Außerdem sollte die gewählte Scannersoftware eine OCR-Funktion beinhalten. Diese erkennt den Textinhalt eines Dokuments und stellt ihn separat als Volltext zur Verfügung. Mit Hilfe der Erzeugung eines 2-Ebenen-PDF, das ein originalgetreues Abbild der Papiervorlage sowie den gesamten erkannten Text enthält, ist das digitale Dokument vollständig durchsuchbar und lässt sich schnell auffinden 

Die Struktur für das digitale Archiv aufbauen

Haben Sie alle Dokumente digitalisiert, geht es darum, eine Struktur für das digitale Archiv zu finden. Diese sollte vor allem einheitlich, konsequent und einfach sein. Unbedingt abzuraten ist beim Dokumente archivieren von Bezeichnungen, die so kompliziert sind, dass sie sich niemand merken kann. Wählen Sie daher am besten Bezeichnungen, die auch nach mehreren Jahren noch nachvollziehbar und leicht auffindbar sind. Gerade Dateinamen mit Datumsbezeichnungen und eindeutige Titel nach dem Schema Jahr-Monat-Tag-Thema bieten sich an dieser Stelle an.

Wichtig ist zudem, dass Sie jeden Mitarbeiter ausreichend schulen. Auch wenn das mit entsprechenden Kosten verbunden ist, sollten sie diese Investition nicht missachten. Sind nämlich alle Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeiten vertraut, lernen sie schnell die Vorteile des Systems zu schätzen und ein digitales Dokumenten-Archiv zur erheblichen Effizienzsteigerung zu nutzen. In einer direkten Gegenüberstellung von Schulungskosten und gesamten Einsparungen durch ein digitales Archiv zeigt sich dabei schnell, wie sinnvoll eine solche Investition ist.

Rechtliche Aspekte der Dokumenten Archivierung 

Dokumente zu archivieren bedeutet auch gesetzliche Vorgaben und Richtlinien zu beachten. Dabei ist es zunächst wichtig für die digitale Archivierung, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren, denn je nach Branche unterscheiden sich die verarbeiteten Dokumente. Aus diesem Grund ist es für Sie empfehlenswert, eigene spezifische Regeln für Ihr Unternehmen aufzustellen. So garantieren Sie die sicherste und beste Archivierung Ihrer Dokumente.

Verhindern sollten Sie beim Papierdokumente archivieren auf jeden Fall, dass auch nur ein Dokument auf dem Weg ins Archiv verlorengeht. Zur Archivierung müssen also alle Dokumente vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. So können Sie zudem kontrollieren, wer wann auf das Archiv zugegriffen hat und Änderungen an bereits archivierten Dokumenten verhindern. Darüber hinaus gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Einrichtung von internen Zugriffsbeschränkungen. Diese regeln, dass nur bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens auf bestimmte Dokumente zugreifen können – ein Faktor, den Sie beim Dokumenten archivieren nicht außer Acht lassen dürfen. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die das von Ihnen gewählte ECM- oder DMS-System berücksichtigen muss. Über eine Versionierung können Mitarbeiter auf die komplette Historie eines Dokuments zugreifen.

Dokumente archivieren erfordert eine Anpassung von Arbeitsabläufen

So wie alle Veränderungen in einem Unternehmen bedeutet das digitale Archivieren von Dokumenten zunächst ein wenig Mehrarbeit. Gerade wenn es sich um eine komplette Umstellung auf ein papierloses Büro handelt, müssen etliche Prozesse und Arbeitsabläufe angepasst und auf die neue Arbeitsweise eingestellt werden. Keine Frage, dass Sie und Ihre Mitarbeiter deswegen einiges an Arbeit investieren müssen. Dennoch sollte das Dokumente archivieren weder Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen, noch die Mitarbeiter bereits im Vorfeld demotivieren, weil sie die Vorteile eines digitalen Archivs nicht direkt erkennen.

Aus diesem Grund sollten Sie von Anfang an einen erfahrenen Experten hinzuziehen, der Sie beim Dokumente archivieren unterstützt. Als Berater hilft er Ihnen, zu erkennen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht, was die beste Lösung für Sie ist und wie Sie diese am besten in Ihrem Unternehmen implementieren. Er gibt Ihren Mitarbeitern zudem die nötige Unterstützung in Bezug auf Dokumente archivieren und begleitet sie in ihrem Arbeitsalltag. So lassen sich mögliche Schwierigkeiten direkt umgehen und Probleme sofort und in der Praxis lösen. Damit ist auch die Umstellung auf ein digitales Archiv keine Behinderung in Sachen Effizienz und Effektivität im Betriebsablauf – und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Dokumente korrekt archiviert sind.

ECM – Turbo für den Rechnungseingang

Enterprise Content Management gilt zu Recht als das mit Abstand beste Mittel, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. ECM, manchmal auch schlicht Dokumenten-Management genannt, gibt den Buchhaltern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Rechnungseingang zu automatisieren und die Dokumente elektronisch zu bearbeiten, sicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Den größten Nutzen haben Unternehmen durch das automatisierte Weiterleiten der digitalen Rechnungen an die zuständigen Stellen und die daraus resultierende schnelle Rechnungsfreigabe. Skontofristen werden eingehalten, also zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme eingespart.

Mit Dokumenten-Workflows wird viel Zeit eingespart, da Rechnungen automatisch beispielsweise dem Besteller oder der Geschäftsführung zur Prüfung vorgelegt werden. Dabei können auch Vertreter involviert werden, so dass Urlaub, Krankheit oder Dienstreisen keine Verzögerungen mehr bedeuten.

Macht die Rechnung diesen Weg auf Papier, kann das schnell eine Woche oder länger dauern. Mit den digitalen Workflows des ECM-Systems lassen sich darüber hinaus auch alle Hürden bei der Rechnungsprüfung entdecken und beseitigen, etwa durch automatisch generierte Erinnerungsmails an den zuständigen Mitarbeiter oder die Benachrichtigung seines Vorgesetzten nach Ablauf definierter Fristen.

Bei der Rechnungsfreigabe lassen sich Fehler vermeiden, die heute noch entstehen, wenn überlastete Mitarbeiter Rechnungen einfach durchwinken. Liegen Bestellungen und Preislisten nur auf Papier vor, ist es manchmal zu zeitraubend, sie mit der gebotenen Sorgfalt zu prüfen. Dann verlässt man sich darauf, dass die Lieferanten ehrlich und akkurat arbeiten – mit dem Risiko zu viel zu bezahlen.

In einem ECM-System dagegen sind alle für die Rechnungsbearbeitung relevanten Dokumente zentral abgespeichert und auf Knopfdruck genau dann verfügbar, wenn sie gebraucht werden. Der Prüfer gewinnt mehr Sicherheit bei der Genehmigung der Rechnung, weil sich jede offene Frage sehr einfach und schnell durch einen Blick auf Bestellung, Auftragsbestätigung oder Lieferschein beantworten lässt. So verbessert das ECM-System die Rechnungsprüfung, in dem es mehr Akkuratesse in den Prozess bringt und die Entscheidungsfindung erleichtert.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

Feintuning der Prozesse zahlt sich aus

Warum fällt vielen mittelständischen Unternehmen das Management wichtiger Informationen so schwer? Meistens liegt das ganz einfach daran, dass es keine zentrale Stelle für die Ablage ihrer Geschäftsdokumente gibt. Die Dokumente müssen also zunächst an verschiedenen Orten gesucht werden, was den schnellen Zugriff verhindert. Vor allem dann, wenn die Informationen auf Papier und nicht elektronisch gespeichert sind.

Oft sind Informationen sowohl auf Papier als auch digital gespeichert – aber leider nicht sauber strukturiert und geordnet. Mit anderen Worten: Durch Digitalisierung allein werden die Probleme im Dokumenten-Management nicht gelöst.

Digitalisiert ein mittelständisches Unternehmen seine Papierarchive und den Dokumentenfluss, bleiben einige Dokumente trotzdem schwer zugänglich und sind umständlich zu bearbeiten. Das kommt insbesondere dann vor, wenn Prozesse sich dauernd ändern, weil die Organisation der zugehörigen Dokumente – sei es ihre Form oder ihr Name – nicht den Erwartungen der Anwender entspricht.

Ohne das richtige Dokumentenmanagement-System (DMS) als Organisator aller im Unternehmen anfallenden Dokumente im Hintergrund bleibt das digitale Dokumenten-Management genauso chaotisch wie die Papierablage. Denn oft ist es mühsam, Dateien in den digitalen Ordnern des Computers bei Bedarf wiederzufinden.

Wer dabei mit verschiedenen IT-Systemen arbeiten muss und die Informationen nicht auf Anhieb findet, wird sich mit Gedankenstützen und Eselsbrücken behelfen, was neue Ineffizienzen verursacht und das Potential des digitalen Dokumenten-Managements verschenkt. Mit anderen Worten: Ohne ein in die führenden IT-Anwendungen integriertes DMS werden viele Vorteile verschenkt.

Integration führt zur Organisation der Dokumente

Ein übergreifendes DMS lässt eine Arbeitsumgebung im Unternehmen entstehen, die sämtliche Geschäftsdokumente aus allen IT-Systemen – inklusive Buchhaltung, CRM und Warenwirtschaft – konsistent und aktuell bereitstellt, und zwar als Single Point of Truth. Widersprüchliche Informationen aus redundanten Quellen mit teilweise veralteten oder veränderten Dokumentenkopien gehören der Vergangenheit an. Wenige Mausklicks genügen und das DMS stellt die gewünschte Information bereit. Diese Integration des DMS in die IT-Infrastruktur bringt drei entscheidende Vorteile im Arbeitsalltag:

1. Beschleunigung von Anfragen und Absprachen

Ist die Fibu-Software, zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics, Sage oder Datev, in das DMS integriert, lassen sich etwa telefonische Rückfragen zu Rechnungen schnell beantworten. Falls der Kunde erklärt, er habe bereits bezahlt oder nie eine Rechnung erhalten, kann das schon während des Telefonats am Bildschirm geprüft werden. So lässt sich feststellen, ob die Rechnungsadresse stimmt oder ob sich bei der Überweisung ein Zahlendreher in die Rechnungsnummer eingeschlichen hat. Das Gleiche gilt für Reklamationen und Bestellungen, wenn DMS und CRM- beziehungsweise ERP-System integriert sind.

2. Fundiertere Entscheidungen

Die Zentralisierung und Integration des Dokumenten-Managements erleichtert den Einsatz von Tools für Business Analytics, zum Beispiel bei der Auswertung der Ergebnisse einer mit dem CRM-System gestarteten Marketing-Kampagne. Dank Vorher/Nachher-Vergleichen wird schnell klar, ob eine Maßnahme sich lohnt oder ob eine Entscheidung falsch war und korrigiert werden muss. Dieser analytische Informationszugriff macht das Unternehmen wettbewerbsfähiger.

3. Vereinfachte und automatisierte Workflows

Auf Basis des DMS lassen sich digitale Workflows schaffen, die den Fluss der Informationen durch das Unternehmen automatisieren. Das beschleunigt die Geschäftsprozesse nachhaltig. Außerdem ist so nachweislich sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen, bevor eine Rechnung bezahlt oder bestellte Ware geliefert wird. Denn alle in den Zahlungs- oder Lieferungsprozess involvierten Mitarbeiter werden automatisch per E-Mail informiert und mit den für ihre Entscheidung oder Prüfung erforderlichen Dokumenten versorgt. Automatische Erinnerungen an die Empfänger oder die Weiterleitung an Stellvertreter verkürzen den Prozess zusätzlich.

Damit die Workflows auch tatsächlich und nachhaltig effizienter werden, lohnt sich also eine genaue Betrachtung der aktuellen Ausprägung der Geschäftsprozesse. Auf Basis dieser Analyse sollten die Prozesse dann noch vor der DMS-Implementierung optimiert werden. Sonst bringt die Digitalisierung wenig – außer einer Beschleunigung des Chaos.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.

5 Möglichkeiten, mit Dokumenten-Management Zeit zu sparen

Vom geschäftlichen Standpunkt aus betrachtet ist es äußerst sinnvoll, sich Taktiken zur Erhöhung von Effizienz und Produktivität im Unternehmen zunutze zu machen. Insbesondere dann, wenn diese nicht nur für eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Projektteam gelten, sondern umfassendere Auswirkungen nach sich ziehen.

Dokumentenmanagement– beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten zur Erhöhung der Effizienz. Da diese Systeme eng in Ihre übrige IT-Infrastruktur integriert sind, bergen sie das Potenzial für Zeiteinsparungen in Ihrem gesamten Unternehmen.

5 Beispiele:

Dokumente schnell finden: Der durchschnittliche Angestellte verschwendet jede Woche 3,5 Stunden mit der Suche nach Dokumenten, die er letzten Endes doch nicht findet. Zu diesem Ergebnis kommt eine IDC-Studie. Mit digitalem Dokumenten-Management reduziert sich die Zeit für die Suche auf Sekunden. Wenn Ihr System über eine leistungsstarke, automatische Indexierung verfügt, müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, dass Dokumente verschwinden und ob Sie diese je wiederfinden.

Geschäftsprozesse beschleunigen: Ob Sie eine Rechnung weiterleiten, Bewerbungen bearbeiten oder Änderungen einer Preisliste verwalten: In der Regel arbeiten mehrere Mitarbeiter, oft abteilungsübergreifend, bis zur endgültigen Freigabe an einem Dokument. Einer IDC-Studie zufolge verbringt der durchschnittliche Angestellte jede Woche 4,3 Stunden damit, Genehmigungen zu verwalten. Mit einem ECM-System lässt sich diese Zeit beträchtlich reduzieren, da Prozessverantwortliche schnell erkennen, wo Dokumente aufgehalten werden und sofort entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Workflows automatisieren: Das Hin- und Herleiten von Papierunterlagen erfordert Zeit und birgt ein großes Potenzial an Fehlern. Ein digitaler Workflow hingegen gibt Ihnen die Möglichkeit, elektronische Dokumente mit Workflow-Regeln zu verbinden, die den Prozess automatisieren. So kann beispielsweise festgelegt werden, dass alle Rechnungen über 5.000 € zur Freigabe automatisch an einen erfahrenen Mitarbeiter, dagegen Rechnungen über einen geringeren Betrag an einen anderen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Das Ergebnis sind weniger Fehler, erhöhte Transparenz sowie eine bessere Prozesseffizienz.

Unproduktive Arbeiten reduzieren: Mitarbeiter verbringen oft viel Zeit damit, Dokumente neu zu formatieren. Laut einer IDC-Studie braucht der durchschnittliche Angestellte jede Woche 2,4 Stunden, um Dokumente von einem Format in ein anderes umzuwandeln, und verbringt 3,8 Stunden mit der Formatierung mehrerer Formate in ein Dokumentformat. Mit digitalem Dokumenten-Management können Sie wertvolle Zeit einsparen, indem Sie die Dokumentformatierung automatisch gemäß Ihren Präferenzen standardisieren.

Sie könnten beispielsweise alle Dokumente automatisch in PDFs konvertieren lassen oder den ursprünglichen Dokumenttyp beibehalten, etwa Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder E-Mails. Dies ist abhängig davon, wie Sie die Dokumente zukünftig nutzen wollen. Erfordert der Inhalt voraussichtlich eine zusätzliche Bearbeitung, sollten Sie das ursprüngliche Dateiformat beibehalten. Wenn Sie beständige Aufzeichnungen möchten, würden Sie üblicherweise in PDF konvertieren und die Informationen in diesem Format weiterleiten.

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern: Die Zusammenführung all Ihrer Dokumenttypen, einschließlich E-Mails und Papierunterlagen, erleichtert es Ihren Mitarbeitern, an Projekten zusammenzuarbeiten und Informationen zu teilen. Wenn Sie beispielsweise in einem Ingenieurbüro arbeiten, könnten Ihre Angebote ein Word-Dokument, eine CAD-Zeichnung sowie eine Tabelle enthalten. Bevor Sie dem Kunden ein Angebot machen, könnten Sie diese Dokumente „zusammenheften“ und zur Überprüfung an verschiedene Abteilungen senden. Anzeigesoftware – als Bestandteil Ihres Dokumentenmanagement-Systems – ermöglicht es den Teammitgliedern, die CAD-Datei anzuzeigen, selbst wenn sie keine CAD-Anwendung im Einsatz haben.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie Ihr Unternehmen Zeit sparen kann, indem es mit elektronischem Dokumenten-Management allgemeine Aufgaben und Geschäftsprozesse optimiert. Ein Dokumentenmanagement-System macht überdies die Notfallwiederherstellung wesentlich effizienter und bietet einen Audit Trail für erhöhte Finanz Compliance und Sicherheit. Und da Dokumenten-Management am besten funktioniert, wenn es in Ihre Unternehmens- und IT-Infrastruktur integriert ist, profitieren zahlreiche Personen und Abteilungen von den potenziellen Vorteilen.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.