Skonto dank elektronischer Rechnungsverarbeitung

Wer in seinem Unternehmen auf eine analoge Rechnungsverarbeitung setzt, halst sich damit viele Probleme auf. Neben hohen Kosten für Druck, Lagerung und Archivierung ist es vor allem der langwierige und intransparente Verarbeitungsprozess, der Zeit und Geld kostet. Hinzu kommt der finanzielle Verlust durch ungenutzten Skonto. Das muss nicht sein, denn dank elektronischer Rechnungsverarbeitung können Sie durch Skonto bares Geld sparen. Wie das funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum sind Papierrechnungen alles andere als praktisch

Alles hat seine Zeit. Das gilt auch für papierbasierte Rechnungsdokumente. Was viele Jahrhunderte lang die beste Methode war, um Informationen und Daten sicher zu speichern und aufzubewahren, hat durch elektronische Technologien einen würdigen Nachfolger bekommen. Die Vorteile letzterer sind dabei so immens, dass jedes Unternehmen über kurz oder lang Abschied vom Papier nehmen sollte – vor allem, wenn es weiterhin erfolgreich am Markt bestehen möchte. Das liegt insbesondere an den Möglichkeiten, den Skonto auszuschöpfen. Doch dazu später mehr.

Um die Vorteile der elektronischen Rechnungsverarbeitung genau eruieren zu können, geht es an erster Stelle darum, zu verstehen, was die Nachteile einer analogen, papierbasierten Rechnungsverarbeitung sind. Da wäre zunächst die formale und sachliche Prüfung aller eingehenden Dokumente zu nennen. Diese gestaltet sich in den meisten Fällen extrem komplex und damit sehr zeitaufwändig. Eine Rechnung muss zur Bezahlung viele Fachabteilungen und Zuständigkeitsbereiche durchlaufen, bis sie endlich vollständig geprüft, freigeben und bezahlt ist. Das beansprucht wertvolle Mitarbeiterkapazitäten und kostet Zeit, die am Ende fehlt, um einen möglichen Skonto zu nutzen.

So umgehen Sie das Risiko von ungenutztem Skonto

Hinzu kommt, dass die papierbasierte Rechnungsverarbeitung sehr fehleranfällig ist. Schätzungen zufolge gehen in der Unternehmenspraxis rund 0,5 Prozent aller Papierrechnungen verloren. Was dabei an Skonto verfällt, ist eine immense Summe. Das lässt sich vermeiden: durch die Nutzung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung.

Wer beim Rechnungswesen auf die Arbeit mit elektronischen Rechnungen und damit auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten – unabhängig davon, ob eine Rechnung als E-Mail, Fax oder Scan in das Unternehmen gelangt. Zudem helfen selbstlernende Services, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht ein Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb der Buchhaltung aus. So lässt sich wertvolle Zeit einsparen, die dem Unternehmen in Sachen Skonto positiv zu Buche schlägt.

Geld sparen und Skonto effektiv nutzen mittels elektronischer Rechnungen

Zusätzlich zu dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit und durch Porto, Hardware und Lagerung auch viel Geld kostet, ist sie oft unübersichtlich. Hierfür reicht es schon aus, dass ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist: Schon bleibt eine Rechnung liegen, die Zeit vergeht und die Frist, um den Skonto auszuschöpfen, ist verstrichen. Mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten sowie unnötige Arbeitsschritte (Stichwort: sortieren, scannen, ablegen) weg. Denn mittels elektronischem DMS gestaltet sich die Rechnungsverarbeitung einfach, schnell und übersichtlich. Und daraus ergeben sich weitere Einsparpotentiale.

Zunächst hat die elektronische Rechnung den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder andere Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt und dass alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit elektronischen Rechnungen, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge ist eine konsequente Cashflow-Kontrolle.

Eine Theorie, die in der Praxis funktioniert

Verfallen Skonti nicht, so lässt sich die Profitabilität eines ganzen Unternehmens steigern. Denn die elektronische Rechnungsverarbeitung überzeugt durch präzise Schnelligkeit. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung sofort und ohne Umwege an die richtige Stelle gelangt. Dadurch ist es möglich, dass eine Rechnung, die am Morgen im Unternehmen eintrifft, bereits abends bezahlt sein kann – auch wenn mehrere Mitarbeiter das Dokument prüfen und abzeichnen müssen. Für den Buchungsalltag ist das eine erhebliche Erleichterung.

Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten einer neuen Software, die die elektronische Rechnungsverarbeitung unterstützt, sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch sollten die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales Dokumentenmanagement-System gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle die Ermittlung des langfristigen Returns on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Denn der ROI entwickelt sich durch digitale Prozesse garantiert in eine positive Richtung: Verläuft die Rechnungsverarbeitung automatisch und digital, kann ein Unternehmen nicht nur Skonti für sich ausnutzen. Hinzu kommt nämlich auch die Arbeitszeit, die die Mitarbeiter sparen, indem ihnen das digitale DMS zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren und der ROI steigt. Damit amortisieren sich die Kosten für die Software.

Den richtigen Weg finden, um Skonti zu nutzen

Was einfach klingt, will jedoch gut vorbereitet sein. Denn eine erfolgreiche Umstellung von analoger auf elektronische Rechnungsverarbeitung klappt nur dann, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltungsabteilung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten bei der Umsetzung mithelfen, kann die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen gelingen – langfristiger und nachhaltiger Erfolg durch genutzte Skonti inklusive.

 

Was muss auf einer Rechnung stehen

Was muss auf einer Rechnung stehen, damit sie als solche auch vom Finanzamt akzeptiert wird und steuerlich geltend gemacht werden kann? Die Antwort gibt klar und eindeutig § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Nur Rechnungen, die alle nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Pflichtangaben enthalten, berechtigen Unternehmen zum Vorsteuerabzug.

Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Laut GoBD müssen dann die Echtheit der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden. Das heißt: Es muss sowohl die Identität des Rechnungsausstellers überprüft als auch sichergestellt werden, dass keine gesetzlich erforderliche Angabe im Laufe der Zeit geändert wird.

Mit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz im Jahr 2011 wurde die elektronische Rechnung in Deutschland der Papierrechnung grundsätzlich gleichgestellt. Seither erfüllen E-Rechnungen hierzulande uneingeschränkt die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes und berechtigen damit – bei Vorliegen der entsprechenden Pflichtangaben – insbesondere zum Vorsteuerabzug. Dies gilt unabhängig davon, in welchem Format (RTF, PDF, XML, EDIFACT etc.) der elektronische Rechnungsversand erfolgt.

Finanzamt-konforme Pflichtangaben auf Rechnungen

Die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datenformat (Extensible Markup Language, abgekürzt XML) hat hohes Potenzial für die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen. All diese Formate sollte ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) unterstützen.

Diesen Komfort gilt es zu nutzen, auch um mit Software-Unterstützung effizient zu prüfen, ob die Rechnung sachlich korrekt ist und ob tatsächlich alles angegeben ist, was auf einer Rechnung stehen muss. Letzteres legt wie eingangs erwähnt § 14 Umsatzsteuergesetz exakt fest.

Was auf einer Rechnung stehen muss

Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Selbstständige sind das folgende Positionen:

  • Rechnungsdatum
  • Vollständiger Name sowie Anschrift des Rechnungsstellers. Auch Angaben zur Gesellschaftsform, wie z. B. GmbH oder AG, dürfen nicht fehlen.
  • Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers: Die USt-IdNr ersetzt die Steuernummer.
  • Vollständiger Name (inklusive Bezeichnung des Unternehmens) und Anschrift des Leistungsempfängers. Ausnahme: Die Angabe des Postfachs oder die Großkundenadresse werden akzeptiert, falls der Leistungsempfänger eindeutig identifiziert werden kann.
  • Termin oder Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung: Diese Rechnungsangabe ist selbst dann notwendig, wenn der Liefertermin mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang des gelieferten Service, wobei Art bzw. Bezeichnung für den Fiskus nachvollziehbar sein muss, wie z. B. „Beratungsgespräch zum Thema Dokumentenmanagement“. Falsch wäre: „IT-Service“.
  • Netto-Beträge sowie die darauf entfallenden Umsatzsteuersätze und -beträge: Werden Waren und Serviceleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen berechnet, muss auf der Rechnung für die einzelnen Positionen der jeweilige Steuersatz angeben werden. Auf umsatzsteuerfreie Positionen ist gesondert hinzuweisen.
  • Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein und darf vom Aussteller nur einmal vergeben werden. Dabei ist es nicht erforderlich, bei der Nummerierung mit der Ziffer 1 zu beginnen. Die erste Rechnungsnummer darf z. B. auch 4711 sein.
  • Gegebenenfalls kommen vorab vereinbarte Entgeltminderungen hinzu. Sind das Boni, Skonti oder Rabatte, bei denen bei Rechnungsstellung die Höhe nicht feststeht, reicht es aus, in der Rechnung gem. § 31 Abs. 1 UStDV auf die Abmachung hinzuweisen. Bei Skonto-Vereinbarungen reicht auch eine Angabe wie z.B. „3 % Skonto bei Zahlung bis …“
  • Besteht eine Rechnung aus mehreren Belegen (z. B. Verweis für Menge und Art der gelieferten Gegenstände auf dem Lieferschein), bedarf es zusätzlicher Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale für die eindeutige Verknüpfung der Belege.

 

Genaue Rechnungsprüfung ist empfohlen

Fehlen auf einer Rechnung solche Pflichtangaben oder sind diese fehlerhaft, wird die gesamte Rechnung bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt nicht anerkannt. Das hat zur Folge, dass zunächst berücksichtigte Vorsteuer auch nachträglich noch zurückverlangt wird. Deshalb sollte jede Eingangsrechnung nicht nur auf sachliche, fachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft werden, sondern routinemäßig auch auf Vollständigkeit der Pflichtangaben.

Und was muss auf einer Rechnung stehen, wenn es sich um Kleinbeträge handelt? Da gilt: Keine Regel ohne Ausnahme. Bis zu einem Wert von 150 Euro spricht man von Kleinbetragsrechnungen. Hier reichen gemäß § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung die Angabe folgender Pflichtangaben: Name und Anschrift des Rechnungsausstellers, Rechnungsdatum, Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung, Bruttobetrag und Steuersatz der im Bruttobetrag enthaltenen Umsatzsteuer. Ausreichend ist hier schon die Formulierung: „Im Rechnungsbetrag sind 19 % MwSt. enthalten.“

Die Pflichtangaben in Rechnungen sind also insbesondere in den Paragraphen 14 und 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Mehrere Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und Urteile des Bundesfinanzhofs (BFH) erläutern diese Angaben im Einzelnen. Dies hat Bedeutung insbesondere auch im Hinblick auf den Vorsteuerabzug des Empfängers der Rechnung nach § 15 UStG, weil der demnach die Pflicht hat, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

Rechnungsprüfung als Workflow gestalten

Jedem Unternehmen ist allerdings freigestellt, wie es die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet. Ein Rechnungsprüfungs-Workflow und die anschließende Archivierung in einem DMS kann dafür sorgen und innerbetriebliche Kontrollverfahren etablieren, die einen zuverlässigen Prüfpfad zwischen Rechnungsangaben und Leistung etablieren – egal, ob die Rechnung auf Papier oder elektronisch eintrifft.

An dieser Stelle lohnt es sich, auf die Expertise von unabhängigen Verbändern, aber auch der einschlägigen Hersteller und Berater zurückzugreifen. In Deutschland haben sich verschiedene Unternehmen und Organisationen im „Verband elektronische Rechnung“ (VeR) zusammengeschlossen. Daneben gibt es das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) als nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland; im Juni 2014 hat FeRD ein einheitliches Datenformat für Deutschland spezifiziert, das ZUGFeRD-Format. Auch Branchenverbände wie Bitkom, VDMA, oder die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV) widmen sich dem Thema (elektronische) Rechnung.

Best Practices in der Rechnungsbearbeitung

Auch DocuWare unterstützt Unternehmen im Rechnungswesen dabei, allen Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen Genüge zu tun. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Eine automatische Datenprüfung kann zum Beispiel alle Rechnungsangaben gemäß § 14 UStG kontrollieren, bei Unstimmigkeiten für eine Benachrichtigung sorgen und so alle Rechnungen aufzeigen, die sich nicht ordnungsgemäß buchen lassen. So spart die Digitalisierung im Rechnungswesen nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöht auch die Prozessqualität und die Datensicherheit. Außerdem hilft die E-Rechnung bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften und der Implementierung von Best Practices in der Rechnungsbearbeitung.

Schon beim Erfassen einer Rechnung liest das DMS relevante Schlüsseldaten wie Lieferant, Steuernummer, Rechnungsdatum, den Steuersatz und die Rechnungsbeträge aus. Die Prüfung der eingehenden Rechnungen auf Korrektheit lässt sich dann per Workflow konfigurieren, teilweise automatisieren und individuell für den Rechnungsverarbeitungsprozess im Unternehmen anpassen. Danach ist klar, dass nur bezahlt wird, wenn die Rechnung korrekt ist und außerdem alle Pflichtangaben auch tatsächlich auf der Rechnung stehen. Und die Frage, ob alles da ist, was auf einer Rechnung stehen muss, gehört damit der Vergangenheit an.

E-Rechnungen So gelingt der Umstieg auf elektronische Rechnungsverarbeitung

Bis zu sieben Werktage dauert es, bis ein Brief aus Deutschland die USA erreicht. Eine E-Mail braucht gerade einmal ein paar Sekunden. Der technologische Fortschritt macht es möglich. Für Unternehmen bietet das etliche Vorteile, vor allem wenn es um die Themen Rechnungsverarbeitung und -stellung geht. Denn die E-Rechnung erleichtert nicht nur buchhalterische Aufgaben, sondern spart auch einiges an Zeit und verbessert die Liquidität eines ganzen Betriebes. Wie das funktioniert und wieso die elektronische Rechnungsverarbeitung ein entscheidender Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mit der E-Rechnung wertvolle Zeit sparen

Was glauben Sie, wie viel Zeit vom Eingang einer Rechnung, über ihre Bearbeitung bis hin zu Bezahlung und Archivierung vergehen? Bei einer manuellen Verarbeitung können das Tage, manchmal sogar Wochen sein. Mal ist die Zuständigkeit für Freigaben unklar, mal ist ein Mitarbeiter im Urlaub oder krank, mal geht ein Dokument im Wust an anfallendem Papier einfach unter. Hinzu kommt, dass eine Rechnung auf den unterschiedlichsten Wegen in ein Unternehmen gelangen kann. Ob auf Papier, als E-Mail oder via Scan – nach wie vor gibt es mehrere Möglichkeiten, Rechnungen zu stellen. Das kann schnell zu Unübersichtlichkeit führen, die sich jedoch mit der E-Rechnung garantiert vermeiden lässt.

Wer in seiner Buchhaltungsabteilung auf die Arbeit mit E-Rechnungen und damit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) setzt, profitiert in erster Linie von automatisierten Prozessen. Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen zudem, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus. So gewinnen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie für andere Projekte nutzen können.

Geld sparen mittels E-Rechnung

Neben dem Fakt, dass die Arbeit mit papierbasierten Rechnungen viel Zeit kostet und – bedingt durch die manuelle Verarbeitung – fehleranfällig ist, bedeutet sie für ein Unternehmen einiges an Kosten. Denn Papier kostet Geld. Zum einen ist die Miete für den Lagerraum großer Akten-Archive ein enormer Kostenfaktor. Zum anderen sind es Porto, Hardware, wie Drucker und Faxgeräte sowie deren Zubehör, die die Ausgaben in die Höhe treiben. Mit der E-Rechnung sieht das ganz anders aus. Hier fallen nicht nur Material- und Lagerkosten weg, sondern es ergeben sich weitere Einsparmöglichkeiten.

Die E-Rechnung hat den großen Vorteil, dass sie schneller an die richtige Verarbeitungsstelle gelangt. So lässt es sich vermeiden, dass Skonti oder Frühzahlerrabatte verfallen. Automatisierte Workflows und entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass es keine Verzögerungen gibt. Eine digitale Rechnungsprüfung sorgt dafür, dass alle erforderlichen Kontrollen und Genehmigungen schnell erledigt sind. Damit lassen sich Rechnungen direkt begleichen. Mit dieser zügigen Bezahlung können Unternehmen so dank Skonto in der Regel zwischen zwei und drei Prozent Rabatt auf die Gesamtsumme erzielen. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag, der die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens verbessert. Zusätzlich hilft die Arbeit mit E-Rechungen dabei, Überbezahlungen zu vermeiden. Die positive Folge: eine konsequente Cashflow-Kontrolle!

Fristen einhalten und Audits sicher über die Bühne bringen

Auch in Sachen Fristeinhaltung kann die E-Rechnung Ihnen viel Geld sparen. Während bei der manuellen Rechnungsverarbeitung das eine oder andere Dokument untergehen kann, erfassen automatisierte Workflows lückenlos alle eingehenden Rechnungen und verarbeiten diese direkt. So kommen Sie nicht in die Situation, Mahn- oder Bußgelder wegen nicht oder zu spät beglichener Rechnungen zahlen zu müssen. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, erleichtert hierdurch die Vorbereitung und Durchführung von Audits. Mit Hilfe weniger Klicks lassen sich sämtliche angeforderten Rechnungsdaten abrufen und schnell und vollständig elektronisch an den Auditor übermitteln.

Darüberhinaus unterstützen E-Rechnung und digitales Dokumentenmanagement Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Hinzu kommt, dass jeder Betrieb gesetzlich dazu verpflichtet ist, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren. Auch hier bietet die E-Rechnung entscheidende Vorteile, garantiert sie gemeinsam mit einem intelligenten DMS doch die Einhaltung sämtlicher Gesetze.

So steigert die E-Rechnung den Gewinn Ihres ganzen Unternehmens

Gerade in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung gewinnen Flexibilität, verringerte Fehlerquoten und Zeitersparnis zunehmend an Bedeutung. Gleichzeitig sind sie genau die Faktoren, die Ihrer Buchhaltung zu mehr Effizienz verhelfen und den Cashflow Ihres ganzen Unternehmens optimieren. Geht man zum Thema E-Rechnung und deren Verarbeitung ins Detail, so offenbart sich schnell, wo die Chancen der elektronischen Rechnungsstellung liegen. Denn gerade in der Buchhaltung sparen Unternehmen durch den Verzicht auf papierbasierte Arbeit nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Ein digitales DMS wandelt umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital.

Dennoch – einfach so darauf los zu digitalisieren, ist selten die beste Idee. Denn eine Umstellung von papierbasierter auf digitale Arbeit ist nur dann erfolgreich, wenn jeder Schritt detailliert geplant ist. Dazu gehören neben der umfassenden Analyse des Ist-Zustandes Ihrer Buchhaltung auch eine genau Erhebung über den Optimierungsbedarf Ihrer Rechnungsverarbeitung sowie die Einbindung und Schulung Ihrer Mitarbeiter. Nur wenn alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten am gleichen Strang ziehen, kann die Umstellung von Papier- auf E-Rechnung langfristigen und nachhaltigen Erfolg garantieren.

Übrigens: Zu lange warten, ob Sie die E-Rechnung auch in Ihrem Unternehmen nutzen wollen, sollten Sie nicht. Denn spätestens seit der Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung auf dem Vormarsch. Immerhin fordert die Richtlinie einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Seit 2019 sind Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber sogar dazu verpflichtet, alle Vorgaben der Richtlinie zu erfüllen. Und auch Unternehmen aus der privaten Wirtschaft können sich besser eher als später darauf einstellen.

Großer Mehrwert durch ECM-Integration

Sobald Dokumente manuell gesucht oder abgelegt werden, geht Zeit verloren oder Fehler treten auf. Das passiert auch beim digitalen Dokumenten-Management. Tippfehler im Dateinamen oder das Speichern des Dokuments an einem falschen Ort kann die Suche erschweren, sobald das Dokument erneut benötigt wird. Wie lässt sich das verhindern?

Ein durchdachter Ansatz bei der Integration des digitalen Enterprise Content Management (ECM) in die vorhandene IT-Landschaft des Unternehmens eliminiert viele potentielle Fehlerquellen und verkürzt somit die Suchzeiten nachhaltig. Dabei bringt die Integration der ECM-Lösung in die folgenden drei Anwendungssysteme die größten Vorteile für das Unternehmen:

1. Die Integration in das kaufmännische System: Die nahtlose Verbindung von ECM- und ERP-System eröffnet viele neue Wege zur Beschleunigung und Verbesserung der Buchhaltungsprozesse, weil über das ERP-System alle Informationen fließen, die an die Buchhaltung gehen beziehungsweise aus ihr stammen.

In der Debitorenbuchhaltung beispielsweise müssen keine Rechnungen mehr ausgedruckt und dennoch digitalisiert gespeichert werden. Stattdessen werden die Rechnungen virtuell in das ECM-System gedruckt, das es dann in der vom Kunden bevorzugten Weise – als PDF per E-Mail, als Fax oder als Brief – verschickt und automatisch eine Kopie für die firmeneigenen Unterlagen archiviert. Dies spart zum Beispiel viel Zeit bei Inkasso-Anrufen, da dann bei der Diskussion mit Spätzahlern alle relevanten Informationen auf Knopfdruck verfügbar sind: Die Rechnung, der Liefernachweis, die originale Bestellung und das erste Angebot. Weil außerdem die Fehler seltener werden, verkürzt diese Integration die Zahlungsdauer und verbessert den Cashflow.

Die Kreditorenbuchhaltung kann die Information dank dieser ECM-Integration einfacher in das ERP-System übertragen. Schon bei der Bearbeitung von Rechnungen und deren Genehmigung werden viele Daten erfasst, wie etwa der Firmenname des Lieferanten, seine Adresse oder der Rechnungsbetrag. Sind die Systeme nicht integriert, werden diese Daten normalerweise noch einmal in das ERP-System eingetippt. Erfolgt das automatisch, wird Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert, weil Tippfehler ausgeschlossen sind und keine Eingaben vergessen werden.

2. Integration in das Customer Relationship Management: Digitale Brücken zwischen CRM- und ECM-System sorgen für Effizienz bei der Ablage von und Suche nach Dokumenten des Kunden wie Schriftwechsel, E-Mails, Bestellungen oder Reklamationen. Umgekehrt kann auch die eigene Korrespondenz mit dem Kunden verbessert werden, beispielsweise durch Vorlagen und Musterbriefe im ECM-System. Die CRM-Software ruft dann zum Beispiel ein Word-Dokument aus dem ECM-System auf, dessen Variablen wie Kundenname oder Adresse automatisch aus der Kundendatenbank ergänzt werden. Ist der Brief fertiggestellt, wird er vom ECM-System automatisch entweder per E-Mail verschickt oder ausgedruckt und auf dem Postweg versendet – je nachdem, wie der Kunde es wünscht. Außerdem wird automatisch eine Briefkopie archiviert. Erfolgt der Ablauf manuell, gibt es viele Fehlerquellen beim Verschicken und Archivieren. Das ECM-System schließt Tippfehler beim Dateinamen aus. Falls mehrere Kopien des Briefes abgelegt werden sollen, sorgt das ECM-System auch automatisch dafür, dass diese Kopien auch wirklich erstellt und an den richtigen Stellen archiviert werden.

Dank ECM-Integration erfolgt die gesamte Archivierung und Verschlagwortung automatisch im Hintergrund. Das heißt: Es gibt auch keinen Ermessensspielraum bei der Eingabe der Metadaten mehr; vielmehr werden alle Metadaten vollständig und fehlerfrei angelegt, für Rechnungen beispielsweise Firmenname und Rechnungsnummer. Auf diese Weise sind die Metadaten des digitalen Archivs immer vollständig, korrekt und aktuell, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

3. Integration mit dem E-Mail-System: Kommt im Unternehmen Microsoft Exchange oder Outlook zum Einsatz, ist der E-Mail-Ordner eines jeden Mitarbeiters ein regelrechtes „Informationssilo“. Denn Informationen darin lassen sich nicht gemeinsam nutzen – außer sie werden weitergeleitet und damit auch vervielfacht.

Stattdessen können aber E-Mails, die für das Unternehmen relevant sind, auch in einem zentralen Dokumenten-Pool verwaltet werden, in dem sie dann allgemein zugänglich sind. Die Integration von ECM- und E-Mail-System erlaubt den Usern die selektive Archivierung ein- und ausgehender E-Mails in dieses zentrale Archiv. Dazu überwacht das ECM-System einen besonderen Archiv-Ordner in der Inbox des E-Mail-Clients, in den der User dann einfach die aufbewahrenswerten oder allgemein relevanten E-Mails zieht. Dieser Archiv-Ordner wird vom ECM-System verwaltet, das alle E-Mails darin automatisch zentral archiviert und auch mit Schlagworten versieht, über die diese E-Mails direkt wiedergefunden werden können. Von Vorteil ist auch, dass die E-Mails mit zusammengehörigen Dokumenten abgelegt werden können.

Für E-Mails an Kunden bietet die ECM-Integration im E-Mail-Client die Zusatzfunktion „Senden und Archivieren”. Klickt der User diese Funktion an, wird die E-Mail nicht nur an den Kunden verschickt, sondern gleichzeitig auch im ECM-System archiviert, wo dann auch Kollegen – abhängig von ihrer Berechtigung – Zugriff darauf haben.

Aus diesen Gründen ist ECM auch viel mehr als nur eine zentrale Ablage für alle wichtigen Dokumente und Geschäftsinformationen. Es wird zu einem vielseitigen Werkzeug für die effiziente Erfassung, Abfrage und gemeinsame Benutzung der Informationen. Die Integration der bereits vorhandenen IT-Systeme – insbesondere ERP, CRM und E-Mail – verspricht dann vielfältige Vorteile für das gesamte Unternehmen – in Form von Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer deutlichen Verbesserung der Informationsqualität.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.

Checkliste So gelingt die Einführung eines DMS

Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für viele Firmen eine Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe. Es eignet sich insbesondere zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente und fördert dabei ein effizientes und effektives Arbeiten. Auf der einen Seite spart ein Unternehmen mit einem DMS einiges an Kosten, denn der Verzicht auf Papier bedeutet zugleich eine Einsparung von Druckermaterialien, Porto und Platz. Auf der anderen Seite lässt sich durch die Arbeit mit einem DMS und der damit zusammenhängenden Automatisierung von Routineaufgaben auch viel Arbeitszeit sparen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens wiederum in andere, komplexere Aufgaben investieren können. Wie die Umstellung auf ein DMS gelingt, verrät Ihnen diese Checkliste zur Einführung eines DMS.

Bevor Sie überhaupt mit der Planung zur Einführung eines DMS beginnen, sollten Sie sich mit allen betroffenen Fachabteilungen beraten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass ein digitales DMS zwar eine Umstellung ist, diese auf lange Sicht aber nicht mehr, sondern erheblich weniger Arbeit bedeutet. Fragen Sie die Fachabteilungen vorab nach ihrer Meinung und erfahren Sie darüber mögliche Verbesserungspotentiale. Sind alle Mitarbeiter von der Arbeit mit einem digitalen DMS überzeugt, kann die Planung starten. Wie Sie dabei konkret vorgehen sollten, zeigen Ihnen die folgenden Punkte der Checkliste zur Einführung eines DMS.

1. Vorstudie und Orientierung

Zuerst ist es nötig, dass Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen ermitteln, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und ermitteln Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potenzial zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – die Möglichkeiten sind vielfältig. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein Ziel gesetzt, gilt es, einen kompetenten Berater zu kontaktieren. Nennen Sie diesem die „Must-Haves“ und die „Nice-to-Haves“, damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine Lösung erarbeiten. Damit haben Sie bereits den ersten Punkt der Checkliste zur Einführung einer DMS Software erfüllt.

2. Die Lösungspräsentation des Anbieters

Hat der Anbieter auf Grundlage Ihrer Zielformulierung einen ersten Lösungsvorschlag erarbeitet, wird er ihn in Ihrem Unternehmen präsentieren. Professionelle Anbieter bieten diese Präsentation in den meisten Fällen kostenfrei an, gehört das doch zum Service eines kompetenten Partners. Zeigen Sie sich deswegen erkenntlich, indem sie alle wichtigen Mitarbeiter des Betriebs zur Präsentation dazu bitten. Dabei sollten Sie sowohl die zukünftigen Anwender wie auch budgetverantwortliche Entscheider und IT-Verantwortliche berücksichtigen. Ein wichtiger Punkt dieser Checkliste zur Einführung eines DMS an dieser Stelle: Entscheiden Sie gemeinsam mit allen Beteiligten, ob Ihnen die präsentierte Lösung zusagt oder nicht. Schließlich sollen am Ende alle von der Arbeit mit dem DMS profitieren. Und das geht nur, wenn alle mit der Lösung zufrieden sind.

Aus Ihrer vorhergehenden Orientierungsphase ist dem Anbieter bereits bekannt, wo die groben Einsatzgebiete liegen und welchen Nutzen Sie sich von der Einführung des DMS erhoffen. Bei seiner Präsentation wird ein professioneller Anbieter einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende DMS geben. Wichtig hierbei ist, dass beide Seiten miteinander einen offenen, vertrauensvollen Umgang mit dem Thema pflegen. Im Idealfall bietet Ihnen der Anbieter eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung mit dem gewünschten Funktionsumfang inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an. Sind Sie nicht von seinem Lösungsvorschlag überzeugt, ist es natürlich möglich, dass Sie ein zusätzliches Angebot von einem weiteren Anbieter einholen.

3. Workshops zur gewählten Lösung veranstalten

Sie haben sich für einen Anbieter entschieden und sind nun bereit für den nächsten Schritt? Dann sollten Sie mit dem ausgewählten Anbieter einen Lösungsworkshop vereinbaren. So kann er ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot erstellen. Professionelle Anbieter stellen Ihnen diese Leistung bereits in Rechnung, doch es ist eine Investition, die sich lohnt. Nur so bekommen Sie ein wirklich individuelles Angebot, das Sie schon einen Schritt weiter in Richtung Ihrer Zielvorstellung bringt.

Ein wichtiger Punkt, der sich in einem Lösungsworkshop klären lässt, ist zudem der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand. Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung sein? Oder wollen Sie den Altbestand in Eigenleistung digitalisieren? Fragen wie diese lassen sich bestens in einem Workshop beantworten. Die Überlegung, welchen Nutzen die Anwender haben sollen, ist an dieser Stelle auch ein wichtiger Aspekt der Checkliste zur Einführung des DMS. Damit alle vom DMS überzeugt sind, sollte sich dieses flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.

4. Angebot und Kauf 

Als nächster Punkt auf Ihrer Checkliste zur Einführung eines DMS sollte ein professionelles Angebot inklusive verbindlicher Preise stehen. Dieses muss in jedem Fall die Preisangaben für Software, Hardware und sämtliche Dienstleistungen enthalten. Ein gutes Angebot ist zudem so strukturiert, dass es auch für Dritte gut nachvollziehbar ist. Weiterhin sollte es die eingangs von Ihnen formulierte Zielvorstellung inkludieren. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte System alle notwendigen rechtlichen Vorgaben, z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Umsatzsteuergesetz, abdeckt. Gefordert ist dabei nicht nur eine fachgerechte digitale Archivierung aller Dokumente, sondern auch die Dokumentation über die Eingangszeit von Dokumenten sowie die Sicherheit vertraulicher Daten. Gerade im Hinblick auf den Umgang mit Personalakten ist es unabdingbar, dass diese gut geschützt sind. 

Ein kompetenter Partner, der auch Ihre Checkliste zur Einführung des DMS berücksichtigt, verfügt dabei über folgende Eigenschaften: Er bietet Ihnen als verlässlicher Partner einen weitergehenden Service an, er verwendet eine Technik auf neuestem Stand und er ist flexibel. Falls Sie sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden, achten Sie darauf, dass er Ihnen bei Bedarf auch einen einfachen Wechsel zu einer Cloud-Lösung ermöglichen kann. Im besten Fall macht er Ihnen dazu direkt ein zweites Angebot, bevor es mit dem nächsten Schritt der Checkliste zur Einführung des DMS weitergehen kann.

5. Einrichtung des DMS und Mitarbeiterschulung

Damit die Einführung des DMS sich nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie mit Hilfe der Checkliste zur Einführung des DMS darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.

6. Review-Workshop

Ist das DMS bereits erfolgreich eingeführt, sollten Sie noch einen letzten Punkt der Checkliste zur Einführung des DMS beachten: den Review-Workshop. Damit sich das Investment in ein DMS wirklich lohnt, empfiehlt es sich, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Betrachtung zu engagieren. Dieser besucht den laufenden Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit. So kann er unmittelbare Tipps geben und den Anwendern zu Produktivitätsfortschritten verhelfen. Das steigert nicht nur die allgemeine Zufriedenheit, sondern sichert darüber hinaus die Einhaltung Ihrer Ziele. Auf diesem Weg wird die Einführung des DMS auch in Ihrem Unternehmen zum Erfolg.

 

Warum Buchhalter die ECM-Pioniere sein sollten

Wichtige IT-Systeme wie ein Enterprise Content Management (ECM) werden üblicherweise Zug um Zug im Unternehmen eingeführt. Bei manchen Technologien liegt es auf der Hand, in welcher Abteilung oder bei welchem Projekt die Einführung beginnen sollte. Aber wie sollte eine ECM-Einführung priorisiert werden, von der letztendlich alle Unternehmensbereiche profitieren?

Die Frage stellt sich umso mehr, weil einer der Hauptgründe für ECM oder elektronisches Dokumenten-Management ja der Abschied von Papier auf dem Schreibtisch ist. Das Arbeiten mit Papier ist eine teure Last und ineffizient für jedes Unternehmen. Es ist eine Bürde, von der ein ECM-System jeden einzelnen Mitarbeiter entlastet – vom Geschäftsführer bis zum Azubi, von den Verkäufern über die Ingenieure und Sachbearbeiter bis hin zum Personalreferenten.

Gute Gründe sprechen dafür, dass ECM zuerst in der Buchhaltung eingeführt wird. Hier amortisiert sich die ECM-Investition am schnellsten, weil die Einführung in der Abteilung erfolgt, die üblicherweise das meiste Papier verarbeitet; viele Rechnungen treffen immer noch per Briefpost ein. Und wie oft erstellen die Buchhalter die Rechnungen zwar am Computer, drucken sie dann aber aus und verschicken sie per Post. Wenn es schnell gehen soll, wird die Rechnung gescannt und manuell per E-Mail zugestellt. Von elektronischem Dokumenten-Management ist das noch meilenweit entfernt.

Dazu kommen in der Buchhaltung aufwendige Verfahren für Berichtswesen und Dokumentation, die oft noch massenweise Papier verschlingen, digital aber viel einfacher, schneller und fehlerärmer sind.

Außerdem wird ECM den spezifischen Erfordernissen der Buchhaltung sehr gut gerecht: Der stringenten und klar strukturierten Arbeit, häufig mit Formularen und Spreadsheets oder mit gesetzlich definiertem „Content“. Behörden wie die Finanz- und Zollämter, mit denen es die Buchhalter zu tun haben, geben klipp und klar vor, wann und wie bestimmte Dokumente erstellt, gespeichert, aktualisiert und vorgelegt werden müssen. Bei der Einhaltung von Fristen und Terminen hilft ECM ebenfalls – nichts gerät mehr in Vergessenheit oder wird übersehen.

Um ihre „Compliance“ zu wahren, müssen die Buchhalter zwingend für Datensicherheit sorgen und den Zugriff auf viele Dokumente beschränken, um sie vor Diebstahl, Verfälschung oder Zerstörung zu schützen. All das leistet ein ECM fast automatisch nebenbei.

Hinzu kommt, dass ECM in der Buchhaltung hilft, Skonto-Fristen einzuhalten, da eingehende Rechnungen deutlich schneller verarbeitet werden. Durch die bessere Organisation werden auch Überzahlungen verhindert, die Kostenstruktur verbessert und der Cashflow verbessert. So trägt ECM in der Buchhaltung sehr unmittelbar zur Profitabilität des gesamten Unternehmens bei. Das ist das beste Argument für die Pole-Position der Buchhaltung bei der schrittweisen ECM-Einführung: Hier bringen ECM und der Abschied vom Papier schlicht und ergreifend die größten Vorteile. Nicht nur für die Mitarbeiter dieser Abteilung, sondern auch für das Unternehmen insgesamt.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

Digitale Archivierung: Leitfaden für die elektronische Archivierung

Papier ist ein lästiger Staubfänger, verursacht horrende Kosten und beansprucht viel Platz: Anstatt Aktenordner in Regalen zu stapeln, gehen heute immer mehr Unternehmen dazu über, Systeme zur digitalen Archivierung zu nutzen. Welche Vorteile eine elektronische Archivierung mit sich bringt, wie man diese einführt und worauf Sie bei der Auswahl einer digitalen Archivierungssoftware achten müssen, lesen Sie im folgenden Beitrag.

Definition: Was ist digitale Archivierung?

Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet sie viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht.

Eine digitale Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. 

Fakten und Vorteile elektronischer Archivierung

Der große Vorteil der digitalen Archivierung für Sie und Ihr Unternehmen liegt zunächst darin, dass diese technologieneutral ist. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, frei zu sein in der Wahl des entsprechenden Systems. Dennoch muss dieses einigen rechtlichen Vorgaben genügen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software zur digitalen Archivierung darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen. 

Auch wichtig ist, dass die Archivierungssoftware eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die digitale Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen kann, noch sich verändern lässt. Nur so ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Wenn Sie sich in diesem Zusammenhang für eine Lösung des Enterprise Content Management (ECM) oder ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) entscheiden, sollte dieses darüberhinaus auch die folgenden zehn Punkte berücksichtigen und deren Umsetzung ermöglichen.

10 Anforderungen für die digitale Archivierung von Dokumenten

An erster Stelle ist es wichtig für die digitale Archivierung, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren. Dazu gehört, dass Sie für Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die oben genannten Grundsätze in Bezug auf die digitale Archivierung einhalten. Je nach Branche unterscheiden sich die verarbeiteten Dokumente. Aus diesem Grund ist es für Sie empfehlenswert, eigene spezifische Regeln für Ihr Unternehmen aufzustellen. So garantieren Sie die sicherste und beste revisionssichere Archivierung Ihre Dokumente.

Unbedingt berücksichtigten sollten Sie an zweiter Stelle auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle.

Damit im Zusammenhang steht auch ein dritter wichtiger Punkt – der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das auf die digitale Archivierung setzt, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen.

Dazu gehört auch der vierte grundlegende Punkt für die digitale Archivierung – das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lässt sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern.

Der fünfte Punkt, der für die digitale Archivierung besonders wichtig ist, liegt in der Sicherheit. Die von Ihnen gewählte Software muss garantieren, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die ein ECM-System oder DMS berücksichtigen muss.

Digitale Archivierung spart Zeit und Organisationsaufwand

Punkt sechs und sieben der Basics zur digitalen Archivierung betreffen die Organisation. Zum einen ist jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. Das begünstigt eine zeitnahe Verarbeitung von Dokumenten und verhindert das Anhäufen von Arbeit. Je eher ein Dokument abgelegt ist, desto weniger Arbeitszeit beansprucht es. Denn ist ein Thema erst einmal in Vergessenheit geraten, so muss sich der entsprechende Mitarbeiter erst wieder in dieses einarbeiten und eventuell dazugehörige Dokumente aufsuchen. Das beansprucht unnötig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter. Zudem bedeutet eine zeitnahe Bearbeitung auch, dass Ihr ECM-System oder DMS alle Dokumente vollständig, in ihrer Struktur gesichert und jederzeit verfügbar aufbewahren muss. Auf der anderen Seite ist es ein Muss für die digitale Archivierung, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet.

Eine weitere wichtige Grundlage, die für die digitale Archivierung entscheiden ist, zeigt sich in der Zeitersparnis durch ein ECM-System oder DMS. So muss jedes abgelegte Dokument in kürzester Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Dafür benötigt die Software eine leistungsstarke Volltextsuche sowie eine Möglichkeit zur Kategorisierung. Können Sie nämlich Dokumente mit Hilfe spezifischer Zusatzinformationen und inhaltlichen Bezügen mit anderen Dokumenten gemeinsam ablegen, so haben Sie alle nötigen Dateien sofort griffbereit. Dabei empfiehlt es sich auch, mit einem festen Index zu arbeiten. An dieser Stelle kann Ihnen auch ein hoher Automatisierungsgrad Ihrer Archivierungssoftware helfen. Dieser unterstützt den Umgang mit großen Datenmengen und kann Dokumente automatisch sortieren und ablegen. Das spart Ihren Mitarbeitern viel Zeit, die sonst für die Erledigung von Routineaufgaben nötig ist.

Außerdem ist es eine wichtige Grundlage der digitalen Archivierung, dass ein Dokument erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden darf. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Als Unternehmen sollten Sie zudem sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die zehn Basics für die digitale Archivierung kennen.

Auf einen Blick zusammengefasst geht es dabei konkret um folgende Punkte:

  • Jedes Dokument ist gemäß rechtlicher und interner Anforderungen aufzubewahren.
  • Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv verloren gehen.
    Sachverständige müssen Ihr Archivierungsverfahren jederzeit prüfen können.
  • Jede Veränderung im Archivsystem bedarf eines Protokolls.
  • Die Software muss höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen.
  • Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein.
  • Alle Dokumente müssen im Originalzustand und unverändert archiviert sein.
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  • Ein Dokument darf erst nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsfrist gelöscht werden.
  • Ihre Mitarbeiter müssen die zehn Basics der digitalen Archivierung kennen.

Beachten Sie diese Punkte, sollte die digitale Archivierung auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Verpassen Sie nicht den Anschluss

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist ein entscheidender Faktor bei der digitalen Transformation von Unternehmen. Finanzfunktionen werden zunehmend digital. Unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche ist die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen und damit die Automatisierung der Prozesse in diesen Bereichen ein wichtiges Thema, das für ein Unternehmen zwar einige Veränderungen mit sich bringt, allerdings durchaus positive.

Die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG gibt einen wichtigen Überblick zum Ablauf der Digitalisierung, den zu erwartenden Hürden und darüber, wo die deutschen Unternehmen im Prozess der Digitalisierung und im Bereich Automatisierung Rechnungswesen stehen.

Das internationale Wirtschaftsprüfungsunternehmen PricewaterhouseCoopers (PwC) zeigt mit der Untersuchung „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ die aktuellen Trends zur Digitalisierung im Rechnungswesen auf.

Wir gehen in diesem Blogbeitrag tiefer auf die Erkenntnisse beider Studien ein und erklären Ihnen alles Wesentliche, was Sie zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen unbedingt wissen müssen.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Status Quo und Ausblick

Der Digitalisierungsvorgang im Finanzwesen bedeutet vor allem, dass Prozesse im Rechnungswesen homogenisiert, digitalisiert und möglichst automatisiert werden. Dafür kommen Technologien wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise Content Management-Systeme zum Einsatz, aber auch andere Lösungen, die dabei helfen, die Abläufe zu digitalisieren.

Wer sein Unternehmen der digitalen Transformation unterziehen und auf die unausweichlichen digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall vor dieser Aufgabe: der Digitalisierung des Rechnungswesens. Dabei ergeben sich Fragen wie:

  • Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren?
  • Und welche Voraussetzungen und Anforderungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für den Gesamterfolg einer digitalen Transformation.

Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist trotz all sich ergebender Fragen einfacher, als viele Unternehmer denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Rechnungsverarbeitung gar zum Kinderspiel. Durch den Einsatz entsprechender Workflows im DMS kann sie zudem vollständig automatisiert werden.

Studie zeigt eindeutigen Trend zu mehr Digitalisierung im Rechnungs- und Finanzwesen

In der eingangs bereits erwähnten Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ von PwC wurden die Verantwortlichen von 100 deutschen, mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen befragt. Dabei gaben lediglich 29 Prozent der Teilnehmer an, der Technologieeinsatz in ihrem Unternehmen sei im Bereich Finanz- und Rechnungswesen fortschrittlich. Das zeigt, dass gerade in diesem Segment noch einiges an Potenzial verborgen ist, um durch Digitalisierung die Effektivität zu steigern.

Viele Entscheider in den Unternehmen sehen innerhalb ihrer Organisation also nicht umsonst eine noch immer zu langsame Entwicklung in Richtung Digitalisierung. In der Befragung geben 26 Prozent an, dass der Einsatz von Technologie im Bereich des Finanz- und Rechnungswesens eher konservativ im eigenen Unternehmen gehandhabt wird. 2017 waren übrigens nur 21 Prozent dieser Meinung. Dies belegt, dass sogar immer mehr Entscheider nicht zufrieden mit der technologischen Ausstattung des Finanz- und Rechnungswesens sind und sich eine modernere Infrastruktur wünschen.

Gleichzeitig geben 56 Prozent der Befragten in der Studie an, dass in ihrem Unternehmen noch keine künstliche Intelligenz (KI, AI) eingesetzt wird, während immerhin 75 Prozent der KI-affinen Unternehmen bereits künstliche Intelligenz zum automatisierten Auslesen von Rechnungen nutzen. 2017 haben nur 39 Prozent KI-Technologien dafür eingesetzt.

Firmen und Organisationen, die den Schritt zu modernen KI-Technologien schon gewagt haben, nutzen diesen Vorteil und erweitern den Einsatz kontinuierlich auf verschiedene Bereiche – auch auf das Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen der Digitalisierung in diesem Segment sollten also auch KI-gestützte Anwendungen in Betracht gezogen werden. Unternehmen, die KI bereits implementiert haben, bauen ihren Vorsprung auf diesem Gebiet immer weiter aus. Für alle anderen Firmen wird es nun höchste Zeit, sich mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen auseinanderzusetzen, um ihre Buchhaltung zu optimieren.

Im Rahmen der PwC-Studie gaben 83 Prozent der Unternehmen außerdem an, die Belegerkennung nutzen zu wollen (2017: 22 Prozent). Der direkte Datenaustausch und die direkte Datenverarbeitung sind mittlerweile für 74 Prozent wichtig (2017: 20 Prozent). Den Zahlungsverkehr wollen 70 Prozent digitalisieren und automatisieren (2017: 19 Prozent). Der Trend hin zur digitalen Rechnungsprüfung und verbesserten Prozessen im Rechnungswesen ist also ganz eindeutig.

In der Studie gibt es noch mehr Szenarien, in denen Unternehmen aller Größenordnung planen, in Zukunft auf mehr Technologie im Finanz- und Rechnungswesen zu setzen. Die Texterkennung von Verträgen möchten zum Beispiel 39 Prozent umsetzen – und damit 26 Prozent mehr Unternehmen als noch 2017. Einen Ersatz von Excel-Spreadsheets planen 40 Prozent der Unternehmen, gegenüber 14 Prozent zwei Jahre zuvor. Diese Beispiele machen nebenbei deutlich, dass nahezu jeder Prozess im Finanz- und Rechnungswesen digitalisiert werden kann.

Digitalisierung im Rechnungswesen: Ja! Aber wie?

Für die Digitalisierung im Rechnungswesen braucht es ein klares Konzept und natürlich auch ein entsprechendes Budget. Mit einem Digitalisierungsplan können Sie die Modernisierung im Finanz- und Rechnungswesen strukturiert vorantreiben. Im Verlauf der Digitalisierung sollten Sie gleichzeitig auch Prozesse in der Buchhaltung optimieren. Die digitale Rechnungsprüfung kann Eingangsrechnungen weitgehend automatisiert bearbeiten und hilft bei der Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung. Dadurch können zum Beispiel Rabatte, Skonto und andere Vorteile genutzt werden.

Um die Digitalisierung im Rechnungswesen einzuführen, sollten Sie in den ersten Schritten analysieren, bei welchen Prozessen die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen am meisten Sinn ergibt und wo der größte Nutzen zu erwarten ist. Hier ist anfangs häufig der Bereich der Eingangsrechnung interessant, da bei eingehenden Rechnungen durch die Digitalisierung und die damit verbundene Automatisierung von Prozessen schnell ein unmittelbarer Nutzen für alle Beteiligten zu erwarten ist.

Cloud-Lösungen sind ein idealer Weg, um kurzfristig und unkompliziert neue Software und IT-Infrastruktur im Unternehmen zu implementieren. Der Betreiber kümmert sich um die notwendige Technik im Hintergrund und die Implementation in Ihre Umgebung. Die Anwender können sofort mit dem System arbeiten, das Unternehmen profitiert schnell von dessen Nutzen.

Ein wichtiger Punkt bei der Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen sind die Prozesse, die digitalisiert werden sollen. Ideal sind homogene Prozesse und das Ablösen veralteter IT-Systeme im Finanz- und Rechnungswesen. Alte Systeme bedeuten häufig auch heterogene Prozesse, was die Umstellung zu einer einheitlichen Plattform zur Digitalisierung erschwert. Hinzu kommen Datenmodelle, die möglichst einheitlich sein sollten. Um eine erfolgreiche Digitalisierung durchführen zu können, sollte zunächst eine gesunde Basis geschaffen werden. In diesem Zusammenhang standardisieren Sie am besten die Prozesse, IT-Systeme und auch die Datenlandschaft. Anschließend bauen neue Systeme auf diese homogene Landschaft auf und binden diese ein.

Vorteile der digitalen Rechnungsprüfung

Die Einführung der digitalen Rechnungsprüfung ist für alle Abteilungen im Unternehmen ein Mehrwert: Durch die Automatisierung im Rechnungswesen werden beispielsweise die Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung entlastet. Fehler werden vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das ist bei einer elektronischen Rechnungsverarbeitung ausgeschlossen.

Der Prozess der Rechnungsprüfung wird beschleunigt, da er eben zum großen Teil automatisiert ist. Alle Vorgänge lassen sich transparent überwachen und sind nachvollziehbar. Digitale Workflows bringen dem Management auch eine bessere Kontrolle über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Dadurch kann bei Verzögerungen sofort und direkt eingegriffen werden.

Aufgaben lassen sich auch mobil durchführen, sodass Mitarbeiter nicht auf ihren Desktop-PC angewiesen sind. Durch die hohe Geschwindigkeit des Prozessdurchlaufs können Skonti und Gutschriften genutzt werden. Mahngebühren werden vermieden, da die Vorgehensweise der digitalen Rechnungsprüfung sicherstellt, dass alle Abläufe rechtzeitig erledigt werden.

Eine Studie von Billentis kommt zu dem Ergebnis, dass die Bearbeitung einer Papierrechnung mit fast 20 Euro zu Buche schlägt. Die digitale Rechnungsprüfung kostet dagegen nur einen Bruchteil davon.

Kommt es zu Reklamationen, ist es in Betrieben mit papierbasierten Systemen sehr schwer, alle notwendigen Fakten zusammen zu tragen. Es ist kaum nachvollziehbar, in welchem Ordner oder auf welchem Schreibtisch sich die Dokumente des aktuellen Vorgangs befinden. Durch den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems und der digitalen Rechnungsprüfung ergeben sich aber auch noch weitere Vorteile für die verschiedenen Abteilungen:

Vorgesetzte oder Urlaubsvertretungen können eingreifen, wenn ein Prozess abgebremst wird, zum Beispiel weil einem Mitarbeiter eine Genehmigung fehlt.
Da die Rechnung in digitaler Form vorliegt, gibt es weniger verlorene Dokumente, eine teure Wiederbeschaffung lässt sich von vornherein vermeiden.
Gibt es Rückfragen zur Rechnung, lässt sich diese in wenigen Sekunden digital aufrufen.
Buchprüfungen und Audits sind schneller und einfacher durchführbar.
Die Daten aus der digitalen Rechnung lassen sich jederzeit weiterverarbeiten
Anforderungen an eine Digitalisierung im Rechnungswesen

Ist die Entscheidung für die Digitalisierung im Rechnungswesen gefallen, geht es noch darum, welche Voraussetzungen und Anforderungen ein Unternehmen zur Umsetzung erfüllen muss:

Wichtig ist hier in erster Linie, dass alle Mitarbeiter am digitalen Wandel beteiligt sind.
Die Mitarbeiter müssen die Vorteile der Digitalisierung verstehen und alle an einem Strang ziehen. Nur so wird der Digitalisierungsprozess ein Erfolg.
Entsprechende Schulungen helfen außerdem, sich mit der neuen Software vertraut zu machen und diese sicher benutzen zu können.

Außerdem bietet es sich immer an, einen erfahrenen Partner für die digitale Transformation zu engagieren. Das schützt vor bösen Überraschungen und hilft einem Unternehmen dabei, wirklich die richtige Strategie sowie die passende Software für seine digitale Zukunft zu finden.

Der Weg zum papierlosen Rechnungswesen

Zugegeben, diese Vision gibt es schon länger: Ein Büro, in dem sämtliche Prozesse automatisch ablaufen und in dem es keine Aktenschränke gibt oder Papierstapel viel Platz einnehmen. Geht es jedoch um die Umsetzung der Vision in die Wirklichkeit, hapert es noch immer bei vielen Unternehmen.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist längst nicht in allen Branchen angekommen. Etliche Betriebe setzen nach wie vor auf eine manuelle Bearbeitung buchhalterischer Aufgaben. Und das kann sich schnell zu einem Problem entwickeln, fordert die Digitalisierung doch eine zunehmend schnellere Bearbeitung von Dokumenten. Wer jetzt nicht auf den Zug in Richtung digitale Zukunft aufspringt, kann auf lange Sicht nicht am Markt bestehen.

Rechnungen müssen schnellstmöglich geprüft und genehmigt werden. Nur dann lassen sich Skonti und andere Frühzahler-Rabatte überhaupt nutzen. Damit das funktioniert, ist ein schneller, automatisierter Genehmigungsprozess notwendig. Sobald dieser eingeführt wurde, auch durch Unterstützung der digitalen Dokumentenverwaltung, lassen sich in der Regel zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme einsparen. Das gelingt aber kaum, wenn Rechnungen noch auf Papier mit der internen Hauspost durch das Unternehmen befördert werden. Geht die Rechnung bei diesem Ablauf sogar ganz verloren, steigen unter Umständen die Kosten durch Mahngebühren und Verzugszinsen weiter an, anstatt durch eine zügige Bezahlung gesenkt zu werden.

Einer Untersuchung des Forschungs- und Beratungsunternehmens Gartner zufolge, geben Unternehmen tatsächlich 1 bis 3 Prozent ihres Umsatzes zum Drucken von Dokumenten aus. Dazu kommen noch weitere Punkte, die Geld kosten, wie zum Beispiel Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld einsparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfang von Rechnungen. Denn hierbei werden Rechnungen häufig physisch kopiert.

Rechnungswesen 4.0: Die Chancen der Digitalisierung im Rechnungswesen erkennen

Fest steht, die Digitalisierung der Buchhaltung geht mit der Automatisierung ihrer Abläufe einher. Wer auf die Digitalisierung im Rechnungswesen baut, dem tun sich große Chancen auf – die wiederum entscheidend für ein Unternehmen sind, das sich langfristig erfolgreich am Markt behaupten möchte.

Die Vorteile beginnen bei der Erhöhung der Arbeitsproduktivität, gehen über die Autonomie der Beschäftigten bis hin zur Steigerung der Arbeitsqualität. Denn eine der stärksten Anforderungen der Digitalisierung ist Schnelligkeit. Schnelligkeit in der Bearbeitung von Dokumenten, in der Entscheidung von Sachverhalten, in der Durchsuchung von Archiven, beispielsweise bei Audits.

Setzt ein Unternehmen jedoch überwiegend auf manuelle Prozesse, so kann es häufig zu Fehlern kommen. Unkonzentriertheit, Unwissenheit oder schlicht der Mangel an Zeit führen schnell dazu, dass Mitarbeiter nicht mehr korrekt arbeiten. Je öfter das passiert, desto negativer wirkt sich das am Ende auf das gesamte Unternehmen aus. Ein Zustand, den niemand gerne haben möchte.

Durch die Rechnungsdigitalisierung wird sichergestellt, dass Rechnungen automatisch an die richtigen Stellen übermittelt werden. Das vermeidet auch, dass die Bezahlung von Rechnungen dadurch verzögert wird, dass diese nicht zum richtigen Mitarbeiter weitergeleitet wurden.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann hier Abhilfe schaffen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Fehler zu minimieren sowie regelmäßig wiederkehrende Abläufe zu standardisieren und zu automatisieren. Das macht ganze Abteilungen effizienter und verschafft Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile.

Rechnungswesen digitalisieren – so profitieren Sie am meisten

Hat sich ein Unternehmen dazu entschieden, die Buchhaltung zu digitalisieren, geht es zunächst um die Frage, welche Prozesse sich besonders gut digitalisieren und automatisieren lassen. Dabei gibt es in erster Linie vier Bereiche, die von einer digitalen Transformation und in Zusammenhang damit von einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) profitieren:

1. Der Rechnungseingang

Rechnungen können in verschiedenen Formen in ein Unternehmen gelangen: in Papierform, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf die Digitalisierung im Rechnungswesen mit einem digitalen DMS setzt, kann sich die Rechnungsverarbeitung bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales DMS erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung für später vor.

2. Die Weiterleitung von Rechnungen inklusive Freigabeprozess

Hat das DMS alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt es für ihre reibungslose Weiterleitung zum zuständigen Mitarbeiter. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich dabei durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Für die Digitalisierung im Rechnungswesen ist das ein entscheidender Pluspunkt.

3. Die Rechnungsstellung

Die Digitalisierung im Rechnungswesen betrifft nicht allein die Bearbeitung von Zahlungsforderungen, die von außen eintreffen. Auch das Stellen und Versenden von Rechnungen erfährt durch digitale Prozesse eine massive Erleichterung. Mittels automatisierter Abläufe lassen sich Rechnungen schneller aufsetzen und direkt an den Empfänger versenden. Je schneller eine Zahlungsforderung gestellt ist, umso eher wird die Rechnung gezahlt. Das verbessert am Ende die Liquidität des Unternehmens. Hinzu kommt, dass die Digitalisierung im Rechnungswesen für transparente Zahlungsprozesse sorgt. So hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste so schon im Vorfeld vermeiden.

4. Die Archivierung

Keine Frage, wer im Archiv stundenlang nach einem bestimmten Dokument suchen muss, macht alles andere als seine Arbeitszeit sinnvoll einzusetzen. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann das ändern. Denn bereits bei Rechnungseingang bereitet ein digitales DMS die Bearbeitung, Indexierung und korrekte Archivierung der Dokumente vor. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert es alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft zudem bei der Einhaltung der Compliance. Und: Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen.

Fazit

Immer mehr Unternehmen setzen verständlicherweise darauf, die Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben einer steigenden Anzahl von Betrieben, die ihre Prozesse in diesem Bereich mit moderner IT-Technologie verbessern, setzen Firmen auch zunehmend auf künstliche Intelligenz und Cloud-Lösungen. Wer bereits KI einsetzt, nutzt diesen Vorsprung in immer mehr Abteilungen – nicht zuletzt auch im Finanz- und Rechnungswesen. Im Rahmen eines individuellen Digitalisierungsplans können die Verantwortlichen festlegen, mit welchen Schritten und Budgets eine Digitalisierungsstrategie optimal umgesetzt werden kann. Dabei spielt die Homogenisierung der IT-Infrastruktur und der Prozesse eine wichtige Rolle. Zuverlässige Anbieter der erforderlichen technischen Lösungen helfen als Partner dabei, die Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen voranzutreiben sowie die richtigen Systeme rasch und gewinnbringend in Unternehmen zu implementieren.

10 Merksätze für elektronische Rechnungen

In Deutschland werden pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post verschickt – 30 Milliarden Euro kosten allein Druck, Papier und Versand. Wirtschaft und Verwaltung können durch effektivere Handhabung bis zu 500 Milliarden Euro sparen, denn elektronische Rechnungen lassen sich einfach erstellen, unkompliziert verschicken und schnell verbuchen. Doch viele Unternehmen wissen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht.

Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue kostenlose Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.

Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:

  • Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
  • Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
  • Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
  • Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
  • Jede Rechnung muss lesbar sein.
  • Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
  • Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
  • Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
  • Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
  • Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.

Wie der ZUGFeRD-Standard den Rechnungsaustausch vereinfacht, erläutert Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, auf der Kundenveranstaltung eines ERP-Anbieters, der sein System an einen ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch angepasst hat.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

5 Gründe, warum Sie vorkonfigurierte Rechnungsworkflows nutzen sollten

Die Buchhaltung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, um welche Branche es geht, spielen sich hier entscheidende Prozesse ab, die letztendlich wesentlich zur Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen. Doch gleichzeitig birgt eine Buchhaltungsabteilung einige Fehlerquellen. Um diese so gering wie möglich zu halten oder gar ganz zu eliminieren, empfiehlt es sich auf die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow zu setzen. Hier erfahren Sie die fünf wichtigsten Faktoren, warum auch Ihre Buchhaltung von vorkonfigurierten Rechnungsworkflows profitiert.

1. Automatisierte Prozesse fördern effizientes Arbeiten

Jede Arbeit, die ein Mitarbeiter manuell erledigt, kann eine mögliche Quelle für Fehler sein. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder in manchen Fällen auch Unwissenheit führen schnell dazu, dass eine Rechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Die Folge: Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder -ausgänge. Treten diese Dinge gehäuft auf, so leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Doch das muss nicht sein – sofern Sie auf die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow setzen.

Konkret bedeutet das, soweit möglich, sämtliche manuellen Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung zu entfernen. Mittels vorkonfiguriertem Rechnungsworkflow ist es nicht mehr die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Denn durch eine Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumentenarchivierung selbständig. Zudem sorgt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow dafür, Fehler, Doubletten und Ausnahmen sofort zu identifizieren sowie alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm zu übermitteln. So lassen sich überflüssige Aufgaben eliminieren, ein reibungsloses Arbeiten fördern und Ihre Mitarbeiter können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren.

2. Völlige Flexibilität erfahren durch vorkonfigurierte Rechnungsworkflows

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, ganz gleich von welchem Endgerät? Für manch ein Unternehmen schien das bisher ein Wunschtraum zu sein. Doch mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow kann dieser Traum schnell zur Realität werden. Denn die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen lässt sich damit von jedem Endgerät aus durchführen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität. Das steigert zudem die Arbeitsmotivation Ihrer Mitarbeiter. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lässt sich ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren.

Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow zurückgreift, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten – ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferanten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. So findet er die passende Datei mit nur wenigen Klicks. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus.

3. Alltägliche Arbeitsprozesse massiv beschleunigen

Das kennen Sie sicher auch: Etliche Rechnungen treffen gleichzeitig ein, der zuständige Mitarbeiter ist krank und die Vertretung kennt sich mit der Rechnungsverarbeitung nicht genügend aus. Also bleibt die Rechnung so lange liegen, bis der Verantwortliche wieder im Haus ist. Wissen Sie, wie viel Geld Sie das am Ende kostet? Mit Sicherheit ist es eine Summe, die Sie besser investieren könnten. Um Situationen wie diese zu vermeiden, hilft ebenfalls ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow. Dieser lässt sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen und beschleunigt damit die Bearbeitung. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert er alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen.

Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks bearbeiten. Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch mittels ERP zur Buchhaltung. Damit trägt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung bei.

4. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow spart bares Geld

Erinnern Sie sich noch an das eben beschriebene Szenario des fehlenden Mitarbeiters? Eine solche Situation, in der Rechnungen zu lange unbearbeitet liegen bleiben, wirkt sich stark auf die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens aus. Denn wenn das Geld nicht fließt, gibt es immer einen Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Arbeiten Sie mit vorkonfigurierten Rechnungsworkflows, können Sie dieses Problem einfach umgehen. Denn Rechnungen gelangen durch automatisierte Prozesse auch ohne manuelle Eingriffe an die richtige Stelle. Es lassen sich alle erforderlichen Arbeitsschritte schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung lässt Mahngebühren gar nicht erst anfallen und spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Daraus kann sich ein beachtlicher Betrag summieren – zugunsten Ihres Unternehmens!

Ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows ist die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Mittels digital durchsuchbarem Rechnungsarchiv funktioniert diese nämlich ganz leicht. Zudem können Sie bei der Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow selbst schneller Mahnungen verschicken. Verzichten Sie dabei sowie bei der Rechnungsverarbeitung generell auf Papier, sparen Sie darüber hinaus einiges an Druck- und Portokosten. Ein Faktor, von dem auch kleine und mittelständische Unternehmen erheblich profitieren. Hinzu kommt die durch die Automatisierung gewonnen Zeit – ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows.

5. Bessere Kontrolle und mehr Sicherheit

Gerade in der Rechnungsverarbeitung haben es Ihre Mitarbeiter mit sensiblen Daten zu tun. Keine Frage, dass diese besonders sorgfältig bearbeitet und geschützt sein müssen. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow kann das gewährleisten. Er sorgt mittels vollständiger und korrekter Datenerfassung dafür, dass Sie alle Arbeitsschritte noch besser kontrollieren können – von der Eingangsrechnung bis zur Zahlung und Archivierung. Hierbei gelangen alle Informationen sicher und vertraulich nur an die zuständigen Personen. Zudem garantiert ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien.

Sorgenkind Audit? Nicht mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow. Denn dieser verhindert, dass Daten gar nicht erst falsch oder lückenhaft erfasst werden. Alle vom Auditor geforderten Dokumente können Sie diesem in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen zusätzlich bei der Einhaltung der Compliance.

Wollen Sie also durch manuelle Arbeiten bedingte Fehler minimieren und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig mehr Zeit für gewinnbringende Projekte verschaffen, ist die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow die beste Methode dazu. Und je eher Sie in die Automatisierung Ihrer Buchhaltung investieren, desto besser sind Sie aufgestellt für die digitale Zukunft – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.