Prozesse digitalisieren im Mittelstand Tipps und Beispiele aus der Praxis

So verschieden die Branchen der Wirtschaft sind, gibt es doch eine Sache, die sie alle eint: die Digitalisierung. Sie betrifft jedes Unternehmen und fordert sowohl ein Umdenken als auch Weiterentwicklung. Damit einher geht die Notwendigkeit, Arbeitsabläufe zu organisieren und zu digitalisieren. Das sollte möglichst zeit- und kosteneffizient sein und gleichzeitig die Prozesse innerhalb eines gesamten Betriebs erleichtern. Wie sich Prozesse digitalisieren lassen und was bei der Umsetzung digitaler Abläufe in der Praxis wichtig ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Dokumentenmanagement ist mehr als die Ablage von Dateien

Ja, ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) ist auch für die Ablage von Dokumenten da. Es hilft, Dateien zu organisieren, zu sortieren und zu archivieren. Dabei ersetzt es ein papierbasiertes Archiv sowie das manuelle Bearbeiten sämtlicher buchhalterischer oder das Personal betreffender Aufgaben durch digitale und automatisierte Abläufe. Das DMS unterstützt zudem die Verwaltung elektronischer Dokumente, erleichtert die Wiederauffindbarkeit mittels Verschlagwortung und Volltextsuche und fördert zeiteffizientes Arbeiten mittels Automatisierung von Routineaufgaben. So lassen sich mit einem DMS hervorragend Prozesse digitalisieren. Das gilt insbesondere für die Buchhaltung und das Personalwesen.

Buchhaltung und Rechnungswesen haben schon immer eine zentrale Rolle innerhalb eines Unternehmens eingenommen. Hier spielen sich einige der wichtigsten Prozesse des Arbeitsalltags ab. Durch die Digitalisierung ist es jedoch unausweichlich, dass sich beide Bereiche verändern werden bzw. sogar verändern müssen. Denn nur wer den Anschluss an die digitale Transformation nicht verpasst, bleibt mit seinem Unternehmen zukunftsfähig. Eine passive Haltung gegenüber dem Thema Prozesse digitalisieren kann leider nur schaden. Denn ein erfolgreiches Unternehmen muss aktiv gestalten, sich sehr gut organisieren sowie offen sein für neue Wege und neue Erfolge. Und dafür ist es notwendig, Prozesse zu digitalisieren. Nur wie funktioniert das in der Praxis?

Wie unterschiedliche Branchen erfolgreich Prozesse digitalisieren

Sie fragen sich, ob ein digitales DMS wirklich das richtige für Ihr Unternehmen ist? Und Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Branche tatsächlich von digitalen Prozessen profitieren kann? Die Antwortet lautet: mit Sicherheit! Warum das so ist, verraten Ihnen die folgenden drei Beispiele.

1. Rechnungen schneller prüfen und sicher verwalten

Gerade Unternehmen, die im Bereich Bildung aktiv sind – also Universitäten, Körperschaften des öffentlichen Rechts oder Volkshochschulen –, haben mit Unmengen an Verwaltungsaufgaben zu tun. Angebote, Auftragsdokumente und Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen und Schriftwechsel oder E-Mails gelangen hier tagtäglich in den Betrieb und wollen alle bearbeitet werden. Hinzu kommen gesetzliche Aufbewahrungsfristen und (nicht zu unterschätzen) die Ungewissheiten durch den Faktor Mensch. Gerade bei einer Flut an Dokumenten gepaart mit Zeitmangel und Stress entstehen schnell Fehler. Eine Rechnung übersehen, falsch abgelegt oder mit großer zeitlicher Verzögerung bearbeitet und schon kann ein ganzes System in Schieflage geraten. Hier kann es Unternehmen entscheidend helfen, wenn sie ihre Prozesse digitalisieren.

Gerade in Bezug auf das Thema Rechnungen prüfen und bearbeiten kann ein DMS eine erhebliche Erleichterung versprechen. Prozesse digitalisieren bedeutet in diesem Zusammenhang nämlich, manuelle, papierbasierte Arbeiten, die täglich und wiederholt anfallen, durch automatisierte Arbeitsprozesse zu ersetzen. Diese benötigen keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit und somit auf gewinnbringende Prozesse konzentrieren – ein entscheidender Vorteil der Digitalisierung von Prozessen im Rechnungswesen.

Konkret bedeutet das: Ein digitales DMS erfasst Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle und kann Rechnungsbeträge leicht splitten. Selbstlernende Services helfen, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferantendaten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht ein Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. Mit wenigen Klicks findet er so die passende Datei. Hinzu kommt, dass eine digitale Buchhaltung mittels automatischer Vorgänge wesentlich schnellere Entscheidungen treffen kann. Auch das spart einiges an Arbeitszeit und die Mitarbeiter haben generell mehr Zeit, sich um andere wichtige Projekte zu kümmern. Prozesse digitalisieren bedeutet also eine nützliche Verbindung von menschlicher Arbeitskraft und digitaler Automation.

2. Dokumente schnell prüfen und Kosten sparen

Unternehmen, die mit vielen Rechnungen von unterschiedlichsten Kunden und Auftraggebern konfrontiert sind, können erheblich davon profitieren, wenn sie Prozesse digitalisieren. Beispielhaft anführen lässt sich dafür die Baubranche. Hier gelangen oft um die hundert Rechnungen pro Tag in einen Betrieb – und das auf unterschiedlichsten Wegen. Denn nicht alle Unternehmen setzen heute schon auf E-Rechnungen und digitalen Rechnungsversand. So geht es zunächst darum, ein System zu haben, dass eingehende Rechnungen quellenunabhängig registriert. Für ein digitales DMS stellt das kein Problem dar. Seine automatisierten Prozesse erleichtern die Arbeit schon beim Rechnungseingang. Es erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch, ganz gleich ob eine Rechnung auf Papier, per E-Mail oder als Scan in Ihr Unternehmen kommt. Wichtige Informationen zu Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträgen lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Diese schnelle Bearbeitung sorgt zeitgleich dafür, dass ein Betrieb einiges an Kosten sparen kann, wenn es seine Prozesse digitalisieren will. Verläuft die Rechnungsverarbeitung und -archivierung nämlich digital und automatisiert, lassen sich nicht nur die Kosten für Papier, Porto, Druck und Lagerraum sparen, sondern auch Skonti und Frühzahlerrabatte ausschöpfen. Ein weiteres Plus: Die Mitarbeiter sparen Arbeitszeit, indem digitale Prozesse ihnen zeitintensive Standardaufgaben abnehmen. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren.

3. Prozesse digitalisieren und höchste Flexibilität genießen

Gerade produzierende Unternehmen müssen heute extrem schnell agieren können. Dafür ist es wichtig, Kundenanfragen zügig aufzunehmen, zu bearbeiten und abzuschließen. Doch je mehr Aufträge pro Tag in einen Betrieb gelangen, umso mehr Dokumente sammeln sich an. Bis zu 300 Dateien pro Tag sind da keine Seltenheit, etwa Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Packzettel, Kalkulationen, Angebote, Konstruktionszeichnungen, DXF- oder CAD-Dateien. Wer hier auf papierbasierte und manuelle Arbeit setzt, kann garantiert weder flexibel noch schnell handeln. Worauf es ankommt, sind eine klare Struktur und eine klare Ablage der Dokumente sowie ein unkomplizierter, orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf diese.

Hier kann ein DMS eine echte Erleichterung sein. Ein automatisiertes Workflow Management sorgt für eine hohe Flexibilität. Unabhängig vom genutzten Endgerät ermöglichen sie eine fachliche Prüfung und Freigabe der Rechnungen von überall aus und zu jeder Zeit. Das bedeutet einen großen Zuwachs an Flexibilität für ein Unternehmen. Und auch die Integration des neuen in ein bestehendes System kann von dieser Flexibilität profitieren, lassen sich digitale Workflows doch ohne Probleme in jede Finanzanwendung integrieren. So kommt es bei einer Umstellung vom papierbasierten auf digitales Arbeiten nicht zu Störungen im normalen Betriebsablauf.

Sie haben Bedenken, dass die Implementierung neuer digitaler Prozesse das Alltagsgeschäft Ihres Unternehmens behindert? Keine Sorge – richtig geplant, lässt sich ein DMS innerhalb weniger Tage einrichten. Dabei sollten Sie darauf achten, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern. So beeinträchtigt sie den laufenden Betrieb so wenig wie möglich.

5 juristische Fallen, die Sie mit elektronischer Rechnungsstellung umgehen

Die elektronische Rechnungsstellung spart Unternehmen viel Zeit und einiges an Geld. Schnell, unkompliziert und leicht einzusetzen, vereinfacht sie auch kleinen Betrieben die Buchhaltung und trägt einen großen Teil dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter und effektiver zu machen. Doch damit das Finanzamt die elektronischen Rechnungen anerkennt und ein Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten. Welche fünf juristischen Fallen Sie auf jeden Fall kennen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Elektronische Rechnungsstellung richtig angehen

Generell gilt, die elektronische Rechnungsstellung ist über viele Wege realisierbar. Als Mail mit oder ohne PDF- oder Textanhang, als Web_Download, via De-Mail oder E-Post oder als Computer-Fax – die Möglichkeiten zur Übermittlung sind vielfältig. Eine bestimmte Technologie zur Übermittlung ist nicht vorgeschrieben. Dennoch lauert bereits hier die erste juristische Falle, die Sie auf jeden Fall kennen sollten.

1. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers

Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen entschieden haben, ist das sicher eine kostengünstige und effiziente Alternative zum herkömmlichen Papierversand. Nur wenn Ihre Kunden dagegen sind, kommen Sie nicht weiter. Um allen Ansprüche seitens des Finanzamts genügen zu können, ist es essenziell, dass Ihr Rechnungsempfänger die elektronische Rechnungsstellung akzeptiert. Seine Zustimmung kann auf zwei Arten erfolgen: Entweder trifft er eine sogenannte stillschweigende Willenserklärung, indem er Ihnen die geforderten Beträge einfach überweist. Oder, was empfehlenswert ist, Sie setzen auf eine schriftliche Einverständniserklärung. So sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite. Zusätzlich haben Sie damit auch die Option, gemeinsam festzulegen, ob Sie die Rechnung verschlüsselt übermitteln oder nicht.

2. Die Aufzeichnungspflicht beachten

Während die elektronische Rechnungsstellung früher mit hohen technologischen Anforderungen wie beispielsweise einer elektronischen Signatur oder der Anbindung an ein Elektronic Data Interchange (EDI) Verfahren aufwartete, hat sich die Situation heute wesentlich geändert. Durch das Steuererleichterungsgesetz von 2011 und die EU-Rechnungsrichtlinie 2015/45/EU von Juli 2010 gab es wesentliche Vereinfachungen im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Rechtlich gilt seitdem jedes Dokument als Rechnung, das eine Lieferung abrechnet. Der Vorsteuerabzug ist dadurch nicht gefährdet und der Aufwand der Rechnungsstellung erheblich vereinfacht. So lohnt sich dieses Verfahren auch für kleinere Unternehmen. Doch auch hier gibt es eine wichtige juristische Falle zu beachten: die Aufzeichnungspflicht!

Genau wie bei Papierrechnungen ist es erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren. Dabei muss jede Eingangsrechnung mindestens 10 Jahre lang in einem Archiv abgelegt und darüber hinaus jederzeit lesbar sein. Konkret bedeutet das: Der Rechnungseingang muss genau dokumentiert und immer nachweisbar sein. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss spätestens im Falle eines Audits mit Mahngebühren oder hohen Bußgeldern rechnen. Hinzu kommt, dass elektronische Rechnungen in genau dem Format abgelegt sein müssen, in dem sie eingegangen sind. Denn hier lauert eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung.

3. Vorsicht bei Veränderung der Dokumente

Alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung in ihrem Originalzustand ablegen zu müssen, bedeutet auch, dass man diese Dokumente nicht verändern darf. Passiert es, dass ein Mitarbeiter Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt dieser rechtswidrig. Passieren kann es bei alltäglichen Arbeitsprozessen dennoch. Deswegen sollten Sie immer genauestens prüfen, dass alle Rechnungen in dem Format abgelegt sind, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Hinzu kommt, dass alle elektronischen Rechnungen auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens immer vollständig verfügbar bleiben müssen.

Auch umgekehrt gibt es einige Risiken, über die Sie sich bewusst sein sollten. Denn fehlende oder falsche Rechnungsangaben können auch Rechnungen treffen, die Sie selbst zu begleichen haben. Als Empfänger dürfen Sie diese auf keinen Fall korrigieren oder ergänzen. Geben Sie dem Rechnungssteller umgehend Bescheid und greifen Sie nicht in den Prozess ein. Andernfalls erfüllen Sie den Strafbestand der Urkundenfälschung!

4. Echtheit der Dokumente nachweisbar machen

Eine weitere juristische Falle für die elektronische Rechnungsstellung lauert bei der Echtheit der Rechnungsdokumente. Damit Sie die Vorsteuer geltend machen können und das Finanzamt Ihre Rechnungen anerkennt, müssen Sie einige rechtliche Bedingungen beachten. Dazu gehört auch, dass Ihr Unternehmen jede Rechnung überprüft und jede Überprüfung dokumentiert. Wichtig ist hierbei, zwischen zwei Prüfungsarten zu unterscheiden.

Auf der einen Seite gibt es das innerbetriebliche Kontrollverfahren nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Dieses erfordert lediglich den Nachweis und die Kontrolle über die Echtheit Ihrer Rechnungsdokumente. Auf der anderen Seite steht die Forderung, dass all jene Angaben in einer elektronischen Rechnung enthalten sind, die in § 14 Abs. 4 UStG genannt sind. Diese sind besonders wichtig für den Vorsteuerabzug. Ein elektronisches Prüfverfahren hat auch hier entscheidende Vorteile. Es geht wesentlicher schneller als eine manuelle Prüfung, es minimiert Fehlerquellen und es prüft und dokumentiert das Vorgehen in einem Schritt. Für ein Unternehmen bedeutet das eine erhebliche Einsparung an Zeit und Kosten.

Weiterhin wichtig für die elektronische Rechnungsstellung ist auch, dass Ihre Dokumente vier Punkte hinsichtlich ihrer Authentizität erfüllen: die Echtheit der Herkunft, einen unversehrten Rechnungsinhalt, die Lesbarkeit und die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn.

5. Fristen beachten

Gerade für Unternehmen wie beispielsweise Vermessungstechniker, Bauunternehmen oder Immobilienmakler, deren Arbeit mit Grundstücken zusammenhängt, gibt es eine wichtige Regelung für die elektronische Rechnungsstellung zu beachten. Sie sind dazu verpflichtet, alle Rechnungen an andere Unternehmen und Personen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, innerhalb von nur sechs Monaten auszustellen. Missachten Sie diese Vorschrift, drohen Ihnen Bußgelder bis zu einer Höhe von 5.000 Euro. Geld, das sich sicher sinnvoller investieren ließe.

Juristische Fallen vermeiden mit Hilfe eines DMS

Mit Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist die elektronische Rechnungsstellung auf dem Vormarsch, denn die Richtlinie fordert einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Für ein Unternehmen, dass bei seiner Buchhaltung und Rechnungsstellung lediglich auf ein Standardprogramm des jeweiligen Betriebssystems wie beispielsweise Excel sowie auf die Ablage in manuell angelegten Ordnern setzt, ist es schwer, dieser Forderung nachzukommen. Aus diesem Grund bietet es sich an, mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) zu arbeiten. Ein leistungsfähiges DMS übernimmt und automatisiert Routineaufgaben und vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung erheblich.

Ob automatische Annahme von Rechnungen und deren elektronische Zeiterfassung mit Zeitstempel, Rechnungsbearbeitung oder Ablage und Archivierung – ein digitales DMS kann zeitaufwändige Aufgaben schnell und einfach erledigen und erfüllt zudem die gesetzliche Forderung einer Verfahrensdokumentation. Zudem minimiert es die Fehlerquellen manueller Arbeit und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen alle anderen gesetzlichen Richtlinien ebenfalls einhält. So sind Sie in Sachen juristischer Fallen bei der elektronischen Rechnungsstellung immer auf der sicheren Seite. 

Dieser Artikel ist auf Grundlage eingehender Recherchen und nach besten journalistischen Grundsätzen verfasst. DocuWare kann dennoch keine Rechtsberatung geben. Wenden Sie sich deswegen im Zweifel an einen Fachanwalt.

Lohnt sich die Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen

Wer hat als Kind nicht davon geträumt – ein Roboter, der Hausaufgaben macht und das Zimmer aufräumt? Der Wunsch nach einer Automatisierung zeitintensiver, aber notweniger Aufgaben ist wohl uralt. Heute, im Zeitalter der Digitalisierung zeigt er sich nicht nur bei Kindern, sondern vor allem bei großen Unternehmen: in der Prozessautomatisierung. Welche Vorteile Firmen durch digitale und automatisierte Prozesse haben und wann sich die Prozessautomatisierung auch für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Prozesse definieren und ihre Potenziale erkennen

Geht es in einem Unternehmen darum, manuelle Aufgaben zu automatisieren und überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren, so ist die passende Prozessautomatisierung gefragt. Doch um die zu finden, sind im Vorfeld einige wichtige Schritte und Überlegungen zu machen. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten. Aus diesem Grund geht es an erster Stelle darum, festzulegen, was sich überhaupt hinter dem Begriff des Prozesses verbirgt.

Im Allgemeinen meint ein Prozess einen Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen. Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei verlieren sie in den meisten Fällen viel Zeit und Geld, was sich mittels Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt. Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Klar ist, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Zwei Abteilungen, die in jedem Unternehmen maßgeblich davon profitieren, sind zweifelsohne die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung. Erstere zieht dabei erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Auf diese Weise sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie wiederum für andere gewinnbringende Projekte investieren können. Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert und das ab dem ersten Tag.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Unternehmen, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet. Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen. Zwar steht auf der einen Seite die Investition einer größeren Summe für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen. Das kommt am Ende nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch dem gesamten Unternehmen zu Gute.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen mittlerweile viel Wert darauf, wie zukunftsfähig ein Unternehmen ist. Und auch für Sie liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

Tune your DATEV – so erhöht ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware

Ohne Buchhaltung geht es nicht. Das weiß jeder, der ein Unternehmen führt. Denn ganz unabhängig von ihrer Größe sind alle Betriebe dazu verpflichtet, eine Gewinnermittlung durchzuführen. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen bedeutet das jedoch einen zusätzlichen Zeitaufwand, der wiederum Kosten produziert. Im Vorteil ist deswegen, wer auf Software-Lösungen wie DATEV und DMS setzt.

Wie Sie mit Zusatzlösungen die Funktionalität Ihrer Finanzsoftware verbessern können und welche entscheidenden Vorteile eine Kombination aus DATEV und einem DMS hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.

DATEV – das steckt dahinter

DATEV-Lösungen unterstützen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten bei der Buchführung. Da das Finanzamt genaueste Vorgaben dazu macht, wie eine korrekte Buchführung auszusehen hat, ist es für Unternehmen extrem wichtig, diese nicht nur zu kennen, sondern auch einzuhalten. Andernfalls drohen hohe Mahn- und Bußgelder.

Um das zu vermeiden, unterstützt DATEV bei einer rechtssicheren Bearbeitung aller buchhalterischen Aufgaben. So weist die Buchführungssoftware bei der Gewinnermittlung automatisch darauf hin, wenn Angaben falsch sind oder Informationen fehlen. Dennoch lässt sich die Performance einer DATEV Finanzsoftware steigern – mit der richtigen Zusatzlösung. Hier bietet es sich an, auf ein DMS zu setzen.

Das kann die Kombination von DATEV und DMS

Ein digitales Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, dient der Erfassung, Indizierung, Archivierung, Automatisierung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten. Einer der größten Vorteile dabei? Fehleranfällige manuelle Arbeiten entfallen zugunsten automatisierter Vorgänge. Das macht Unternehmen effizienter und fördert ihre Liquidität.

Doch was bedeutet das im Zusammenhang mit dem Thema DATEV? Wenn es um die Buchführung geht, haben die meisten Unternehmen ein Ziel: reibungslose Abläufe und einen störungsfreien Datenfluss. Genau das ist durch die Arbeit mit DATEV und einem DMS umsetzbar: Durch seine digitalen Workflows ermöglicht eine DMS Software eine zügige, automatisierte und rechtskonforme Bearbeitung sämtlicher Dokumente, mit denen sich ein Betrieb jeden Tag konfrontiert sieht.

DATEV in Kombination mit DMS – diese Vorteile sollten Sie kennen

Dass die Kombination von DATEV und einem DMS die Buchführung in Ihrem Unternehmen entscheidend verbessern kann, steht außer Frage – und das ab dem ersten Moment der Nutzung. Denn die reibungslose Integration des DMS in DATEV stellt eine systemübergreifende Datenintegrität sicher. Das verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Daten und bildet die Basis dafür, dass alle Kernprozesse der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sicher und fehlerfrei ablaufen. Das wiederum hilft Ihnen, Ihre Mitarbeiter effizienter einzusetzen, die gesamte Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern und Informationen besser zugänglich zu machen. 

Wie genau das funktioniert und welche enormen Vorteile Sie durch eine entsprechende Zusatzlösung wie ein DMS haben, zeigen Ihnen die folgenden drei Punkte:

1. Keine Zeit vergeuden: Gemeinsam sorgen DATEV und DMS für einen zügigen Informationsfluss

Finanzleiter und ihre Teams müssen heute auf Knopfdruck Schlüsselkennzahlen liefern, die zeigen, wo das eigene Unternehmen im Marktvergleich steht und wie es um seine Wirtschaftlichkeit und Liquidität bestellt ist. Die Nutzung eines in eine DATEV-Lösung integrierten DMS spart Ihnen dabei eine Menge Zeit. Das betrifft vor allem die Rechnungsverarbeitung, genauer die Kreditoren- und die Debitorenbuchhaltung. Sind DATEV und DMS nahtlos verbunden, lassen sich Rechnungen zeitnah verarbeiten. So behalten Sie Fälligkeiten und Statusänderungen stets im Blick und Sie erzielen spürbare Verbesserungen beim Cashflow-Management. Denn ein DMS verhilft Ihnen zu schnellen und akkuraten Abläufen und forciert auf diese Weise einen schnelleren Geldeingang.

Gerade wenn noch nicht alle Rechnungen in digitaler Form in Ihrem Unternehmen eintreffen, ist es wichtig, den Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Mittels eines in DATEV integrierten DMS ist die Rechnungserfassung jedoch kein Problem. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch und gleicht sie direkt ab. Eine entsprechende Schnittstelle überträgt die im DMS abgelegten Eingangsrechnungen direkt als Buchungsstapel in DATEV. Alle Belege müssen somit nur einmal erfasst werden. Dadurch entfällt eine erneute manuelle Verbuchung in DATEV. Das erspart die Doppelerfassung und verringert Fehlerquellen.

Schlüsseldaten, wie Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann ein DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. So sorgen die Verknüpfung und das Zusammenspiel von DATEV und DMS für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sämtliche Buchungsbelege und dazugehörige E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich auch nach der Archivierung umgehend abrufen.

2. Mit dieser Lösung hat das Suchen ein Ende

Wer suchet, der findet – und zwar schnell. Denn die Kombination von DATEV und DMS eröffnet Unternehmen große Potenziale, wenn es um eine korrekte Archivierung und die einfache Wiederauffindbarkeit von Dokumenten geht. So sorgt ein digitales DMS dafür, dass alle Dokumente einheitlich verschlagwortet und so abgelegt sind, dass Ihre Mitarbeiter sie jederzeit mit wenigen Klicks wieder zur Hand haben – an jedem Arbeitsplatz und standortübergreifend.

Tolle Möglichkeiten eröffnen an dieser Stelle auch cloudbasierte DMS-Lösungen, bieten sie doch einen kompletten Funktionsumfang. Durch den Wegfall mühseliger Installationen auf Ihren Servern können Sie die Arbeit mit dem DMS direkt und schnell beginnen. Zudem garantieren cloudbasierte DMS-Lösungen eine hohe IT-Sicherheit, was entsprechende Zertifizierungen, wie beispielsweise SOC 2 oder ähnliche, beweisen. Weiterhin erfüllen sie alle gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Vorgaben zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Außerdem sorgen regelmäßige Updates dafür, dass Sie immer die neueste Version des DMS nutzen.

Hinzu kommt der Vorteil des bedarfsabhängig skalierbaren Speicherplatzes. Wer ein DMS als Cloud-Lösung nutzt, kann den Speicher mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern. Da etliche Anbieter auf flexible Kostenmodelle setzen, muss der Nutzer lediglich das zahlen, was er wirklich verbraucht. Aber: Eine Cloud-Lösung ist kein Muss. Denn ein DMS lässt sich auch als On-Premises-Lösung auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur installieren und problemlos an Ihr DATEV-Rechnungswesen anbinden.

3. Revisionssichere Archivierung: So finden Sie alle Dokumente wieder

Sobald es um die Archivierung von Dokumenten geht, taucht das Thema Gesetzeskonformität auf. Penible Sorgfalt ist ein Muss, um alle für die Buchführung nötigen Informationen abrufen und dem Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt zur Verfügung stellen zu können. An dieser Stelle kann ein DMS die Performance Ihrer Finanzsoftware verbessern, indem es alle Originaldokumente über einen automatisierten Workflow langfristig, revisionssicher und richtig archiviert sowie mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen problemlos abrufbar macht. Zudem können Sie Ihre Buchungen mit den archivierten Rechnungen verknüpfen und jederzeit aus DATEV heraus auf diese zugreifen.

Auch Ihr Steuerberater kann auf Wunsch ganz einfach per Web-Browser auf Ihre Rechnungen zugreifen, weitere Bearbeitungen vornehmen oder bereits Buchungen durchführen – und das ohne zusätzliche Installationen. Das vereinfacht Ihre Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erheblich. Durch die Digitalisierung aller Arbeitsprozesse profitieren Sie so von einer lückenlosen Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte – einen Schutz vor unerwünschten Zugriffen inklusive. Zudem hilft ein DMS dabei, wichtige Compliance-Anforderungen, wie z.B. Sarbanes-Oxley, GDPR, GoBD oder Basel II, einzuhalten.

Zeitersparnis und eine lückenlose Bearbeitung aller buchhalterischen Dokumente, höchste Sicherheit und ein ortsunabhängiges Arbeiten mittels Cloud sind also die größten Vorteile, die Sie durch die Kombination von DATEV und DMS haben können.

Messen Sie den Erfolg Ihres DMS-Projekts

Sie wollen Ihr Unternehmen vollständig vom Papier befreien und haben bereits ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) implementiert sowie die dazu notwendigen Strategien und Prozesse definiert? Glückwunsch! Jetzt kann Ihr Unternehmen effizient arbeiten. Doch wie stellen Sie sicher, dass das auch so bleibt? Dass die Software sich mit neuen Anforderungen weiterentwickelt?

Dazu ist die saubere Dokumentation der installierten Lösungen und ein konsequentes Monitoring des DMS-Einsatzes notwendig. Durch Vorher-Nachher-Vergleiche lässt sich beispielsweise der durch das DMS erreichte Effizienzgewinn nachweisen. Außerdem wird durch Fortschritte das Verständnis für die Digitalisierung gefördert.

Installation und Konfiguration unter der Lupe

Zu Beginn des Projekts lohnt es sich besonders, Installation und Konfiguration des DMS unter die Lupe zu nehmen. Der beste Maßstab für den Erfolg der DMS-Einführung ist dabei der erreichte Umfang der Digitalisierung in drei Schlüsselbereichen: Informationserfassung, -weiterleitung und -suche.

Erfassung von Informationen: Werden alle Dokumente einfach, schnell und vollständig digitalisiert und im elektronsichen Archiv gespeichert? Gibt es weniger redundante Kopien? Erfolgt das Capturing wirklich effektiv, werden die Mitarbeiter Dokumente nicht mehr für ihre Arbeitsunterlagen ausdrucken oder auf den eigenen PC kopieren, um einen „schnellen“ Zugriff auf die Informationen zu haben?

Weiterleitung von Informationen: Lassen sich die Dokumente im digitalen Workflow schnell und unkompliziert bearbeiten? Das wird am besten anhand der Dauer von Genehmigungen und Freigaben gemessen. Dauerten diese Prozesse vor der Digitalisierung im Schnitt fünf Tage und jetzt nur noch einen Tag oder sogar nur noch wenige Stunden, ist das ein riesiger Effizienzgewinn.

Suche nach Informationen: Wie schnell können die Mitarbeiter archivierte Dokumente finden? Hier ist der beste Benchmark das Vertrauen der Anwender in das digitale Archiv. Starten sie eine Suche im DMS – oder haben sie doch sicherheitshalber eine Kopie angefertigt?

Selbst wenn das DMS-Projekt aus Management-Perspektive ein voller Erfolg ist und alle Ziele der Digitalisierung erreicht wurden, stellen sich folgende Fragen: Erleichtert das papierlose Büro den Arbeitsalltag im Unternehmen? Steigert es die Zufriedenheit der Mitarbeiter in ihrem Job? Hier gibt es vielleicht noch Bereiche, in denen sich ein Feintuning von Konfiguration und/oder Prozessen lohnt.

Dokumentation der DMS-Prozesse

Die richtige Bewertung der DMS-Lösung durch das Management entscheidet mit über den Projekterfolg: Ein DMS ist keine Software, die einmal installiert wird und dann einfach weiterläuft. Jedes System ist vielmehr ein sich ständig weiter entfaltendes Ökosystem, das mit dem Unternehmen wächst und laufend auf neue Anwendungsfelder und Prozesse erweitert wird.

Aus diesem Grund ist auch die aktuelle Dokumentation der installierten Lösung so wichtig – inklusive der Ergebnisse der frühen Phasen Softwareauswahl, Systemdesign und Konfiguration. Aus dieser Dokumentation lassen sich zum Beispiel Anknüpfungspunkte für Folgeprojekte ableiten; außerdem geraten wichtige Einschränkungen nicht in Vergessenheit. Diese Dokumentation sollte auch die Administratoren und Power-User identifizieren, die sich mit dem DMS am besten auskennen und – sollten Fragen auftauchen – sofort kontaktiert werden können.

Verantwortung für den DMS-Einsatz

Auf keinen Fall sollte die Verantwortung für den DMS-Einsatz im Laufe der Zeit an jemanden übergeben werden, dem die Funktionsweise des Systems fremd ist. Dann läuft das DMS vielleicht über Jahre im Back Office weiter, ohne dass sein Einsatzbereich erweitert wird, weil niemand mehr seine Vorteile zu schätzen weiß.

Sobald die Vorteile des DMS nicht mehr offensichtlich sind und es keine Fürsprecher mehr gibt, droht die DMS-Investition auf Dauer totes Kapital zu werden. Das lässt sich durch die Dokumentation des „papierlosen Büros“ wirksam verhindern. Diese Dokumentation sorgt auch für die nötige Konsistenz des DMS mit den IT-Systemen und Prozessen im Unternehmen. Diese Konsistenz erleichtert die Arbeit mit der Software für alle Beteiligten und trägt zur gewünschten Nachhaltigkeit der Investition bei.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

Dokumente digitalisieren So profitieren Sie von der Digitalisierung

Für viele scheint es ein ewiger Traum zu sein: das papierlose Büro. Einfach alle Dokumente digitalisieren, Aktenberge minimieren und keinen Papierstau im Drucker haben. Mit einigen wenigen, aber effektiven Schritten lässt sich dieser Traum in die Realität umsetzen. Lesen Sie hier, wie das Digitalisieren von Dokumenten funktioniert und was die fünf wichtigsten Gründe sind, um direkt damit zu beginnen.

Alles in unserer Welt entwickelt sich in Richtung smarte Technologien. Autos, Computer oder Handys – sie alle setzen auf die digitale Vernetzung, um ihren Nutzern den (Arbeits-) Alltag zu erleichtern. Nur in Büros herrscht aus heutiger Sicht oft noch Steinzeit. Berge von Papier füllen Schreibtische, Ordner und Lagerräume. Sie beanspruchen Platz, erfordern Geld und benötigen vor allem Arbeitszeit. Gerade das Suchen von Dokumenten in etlichen Ablagen kostet Mitarbeiter Zeit und Nerven. Einen großen Vorteil hat, wer hier auf die Arbeit mit digitalen Dokumenten setzt. Denn Dokumente digitalisieren verspricht garantiert einen dauerhaft geringeren Arbeitsaufwand sowie effizientere Prozesse und ist ganz nebenbei auch noch schnell realisierbar.

5 entscheidende Gründe, jetzt Ihre Dokumente zu digitalisieren

Dokumente digitalisieren spart nicht nur Kosten, sondern vor allem auch Stauraum und Arbeitszeit. Für Sie bedeutet das erhebliche Vorteile, die Ihren gesamten Arbeitsalltag neu gestalten:

1. Digitalisierung und Automatisierung durch Workflows

Dokumente digitalisieren bedeutet in erster Linie, dem langen Suchen von benötigten Dokumenten ein Ende zu setzen. Technisch richtig eingerichtet, können sich alle berechtigten Mitarbeiter schnell Zugriff auf entsprechende Dateien verschaffen. Stehen alle relevanten Informationen mit wenigen Klicks bereit, lassen sie sich innerhalb weniger Sekunden an beliebig viele Mitarbeiter in den unterschiedlichsten Abteilungen verteilen, unabhängig davon, mit welchen IT-Systemen diese gerade arbeiten. Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht eine Automatisierung vieler Routineaufgaben. So entfallen manuelle Vorgänge und Geschäftsprozesse gestalten sich effizienter. Das erleichtert nicht nur mühsame Arbeiten, sondern begünstigt darüber hinaus auch eine schnellere und genauere Bearbeitung von Rechnungen, Aufträgen und Serviceanfragen.

Vor allem die elektronische Rechnungsstellung birgt ein riesiges Potenzial zur Verbesserung betrieblicher Workflows. Übermittelt beispielsweise ein Lieferant digitale Informationen zu einer Bestellung, lassen sich alle für die Bearbeitung nötigen Daten automatisch aus den Dateien der digitalisierten Dokumente und elektronischen Formulare extrahieren. Sachbearbeiter müssen Daten nur einmalig erfassen und können danach unbegrenzt auf sie zugreifen. Das fördert eine effiziente Bearbeitung betrieblicher Vorgänge.

2. Digitalisierung von Dokumenten spart Kosten und verbessert Inkassovorgänge 

Vor allem die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens profitiert davon, Dokumente zu digitalisieren. Gerade im Inkasso bzw. in der Debitorenbuchhaltung gestalten sich Zahlungsangelegenheiten oft schwierig. Hat ein Kunde seine Rechnung noch nicht bezahlt und erhält neben Mahnungen auch telefonische Aufforderungen, ist es oft schwierig, alle Unterlagen zu seiner Bestellung direkt parat zu haben. Alle Dokumente digitalisieren kann hier Abhilfe schaffen. Intelligente Sortierungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen direkt und mit wenigen Klicks abrufen können und das zeitintensive Suchen in Papierarchiven entfällt. Das spart nicht nur Platz, sondern auch Nerven und beschleunigt den Zahlungseingang. So lässt sich der gesamte Cashflow eines Unternehmens signifikant verbessern.

Mit der Digitalisierung von Dokumenten lässt sich zudem auch einiges an Kosten sparen: Allein für Erstellung, Bearbeitung, Versand und Archivierung von Papierrechnungen geben deutsche Unternehmen jährlich rund 30 Milliarden Euro aus. Geld, das sich an anderen Stellen sicher sinnvoller investieren ließe.

3. Größere Agilität herstellen

Schnelligkeit und Flexibilität sind absolut notwendig, um im Wettbewerb mit der Konkurrenz mithalten zu können. Wer seine Daten gut strukturiert und sortiert hat, kann alle Anfragen, die sein Unternehmen betreffen, direkt und ohne Verzögerung bearbeiten. Dokumente digitalisieren bedeutet also eine hohe Zeitersparnis. Das wiederum lässt Unternehmen konkurrenzfähig bleiben und schafft oft sogar entscheidende Vorteile gegenüber dem Wettbewerb. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch die Kunden. Und zufriedene Kunden kaufen mehr, was wiederum eine Steigerung des Umsatzes bedeutet.

4. Durch digitale Dokumente werden unternehmerische Risiken minimieren

Dokumente digitalisieren verspricht nicht nur einen schnelleren Arbeitsfluss, sondern macht ein Unternehmen auch zuverlässiger. Zunächst sorgen dauerhafte Backups dafür, dass alle Daten ausreichend gesichert sind. So sinkt das Risiko eines Datenverlustes. Außerdem sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, Dokumente über einen gewissen Zeitraum, oftmals Jahrzehnte, aufzubewahren und jederzeit im Originalzustand zur Verfügung zu haben. Sind alle Dokumente digitalisiert und gesichert, liegen sie auch nach Jahren noch unverändert vor. Wenn ihre Sicherung den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien entspricht, sind sensible Daten wie beispielsweise Personalakten oder Verträge durch eine digitale Aufbewahrung ebenfalls besser archiviert. 

5. Verwaltung von digitalen Dokumenten ermöglicht mehr Transparenz

Nehmen Unternehmen Abstand von der Arbeit mit Papier und arbeiten stattdessen mit digitalen Dokumenten, erleichtert das auch dem Management seine Arbeit. Fortschritte der Geschäftsprozesse lassen sich in Echtzeit überwachen und Probleme oder Verbesserungschancen direkt ausmachen. So behält das Management den Überblick über alle wichtigen Aufgaben innerhalb des Unternehmens und kann bei Bedarf sofort handeln. Vor allem transparente Zahlungsprozesse ermöglichen eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung. Bei eventuellen Verzögerungen kann das Management direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden.

Die Grundlage der Dokumentendigitalisierung: Hard- und Software finden

Dokumente digitalisieren hat nicht nur entscheidende Vorteile, sondern ist zudem schnell im Arbeitsalltag realisierbar. Ist die Entscheidung für ein digitales Dokumentenmanagement gefallen, startet die Arbeit bei der Suche nach der richtigen Hardware. Viele der bereits vorhandenen Dokumente in Papierform müssen eine digitale Form bekommen. Zur Digitalisierung eignet sich am besten ein Scanner. Je nach Anforderungen und Größe des Büros kann man entweder einen mobilen oder einen Arbeitsplatzscanner wählen. Wichtig hierbei ist, dass die Hardware einfach zu bedienen ist und eine zügige Arbeit begünstigt. Der Blatteinzug sollte mehrere Papiergrößen und -dicken verarbeiten können und alle Dokumente gerade und fehlerfrei einziehen. Diverse Elektronikhersteller bieten hier unterschiedlichste Produkte an, die sich für die meisten Anforderungen eignen.

Auch die Software ist essenziell, wenn es um die reibungslose Digitalisierung von Papierdokumenten geht. Diese sollte unterschiedliche Dateiformate erzeugen können. Für die langfristige Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Eine OCR-Funktion erkennt den Textinhalt eines Dokumentes und stellt ihn separat als Volltext zur Verfügung.

Betriebssystem oder digitales Dokumentenmanagement-System?

Zunächst eignet sich jedes Betriebssystem für die digitale Archivierung von Dokumenten. So setzen die meisten Unternehmen bereits auf eine Ablage elektronisch erstellter Dokumente in digitalen Ordnern. In vielen Fällen aber ist die Sortierung unübersichtlich und nicht von allen Abteilungen einheitlich strukturiert. Das erschwert die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten eher, als dass es sie erleichtert. Kommen dann noch Scans, gespeicherte Mails und andere Dateien hinzu, ist das Chaos vollendet. Je mehr Dateien also verfügbar sind, desto unübersichtlicher wird es. Die einzig sinnvolle Lösung, die hier Abhilfe schaffen kann, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS). Neben seinen umfangreichen Such- und Filterfunktionen bietet es viele Möglichkeiten, Dokumente zu verschlagworten und mit zusätzlichen Infos zu versehen. Eine standardisierte und gut nachvollziehbare Benennung der Dokumente begünstigt zudem das leichte Wiederfinden. Cloud-basiert oder lokal installiert bietet eine DMS Software also entscheidende Vorteile, wenn es um den schnellen Zugriff auf Dateien geht.

Sind alle Dokumente in digitaler Form vorhanden und gut strukturiert abgelegt, geht es vor allem darum, die Mitarbeiter ausreichend für das neue System zu schulen. Zwar ist das mit Kosten verbunden, die sich in einer direkten Gegenüberstellung mit den Einsparungen aber als sinnvoll herausstellen. Sind nämlich alle Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeiten vertraut, lernen sie schnell, die Vorteile des Systems zu schätzen und Dokumente digitalisieren als erhebliche Effizienzsteigerung zu nutzen.

Weshalb elektronische Rechnungen die Zukunft sind

Täglich werden in Deutschland Tausende Rechnungen verschickt – rund 32 Millionen sind es Schätzungen zufolge pro Jahr. Und so fortschrittlich viele deutsche Unternehmen auch sein mögen: Etliche dieser Rechnungen werden noch immer in Papierform bearbeitet und auf dem Postweg verschickt. Weshalb eine Umstellung auf elektronische Rechnungen die Effizienz Ihres Unternehmens deutlich verbessert und welches Einsparungspotenzial elektronische Rechnungen bieten, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Schnell und unkompliziert: Wie elektronische Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Das Erstellen und Bearbeiten papierbasierter Rechnungen kann jede Menge Zeit und Nerven kosten. Jede Position muss manuell geprüft werden, und schleicht sich trotz gründlicher Prüfung ein Fehler ein, steigt der ursprünglich eingeplante Zeitaufwand schnell um ein Vielfaches – vor allem dann, wenn der Fehler erst erkannt wird, wenn die Rechnung bereits auf dem Postweg zugestellt wurde. Und selbst wenn alles glattgeht, ist der Zeitaufwand enorm: 27 Minuten dauert das Bearbeiten einer papierbasierten Rechnung im Schnitt – viel Zeit für eine Aufgabe, die mithilfe digitaler Technik in nur fünf Minuten erledigt sein könnte.

Immer mehr Unternehmen erkennen die Zeitersparnis, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht, und stellen ihr Billing sukzessive um. Die Vorteile liegen auf der Hand: Leistungsfähige Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme nehmen eingehende Rechnungen automatisch entgegen und und archivieren sie gesetzeskonform –  ohne Medienbruch lassen sie sich mit anderen Unternehmensdaten abgleichen. Die manuelle Bearbeitung und das umständliche Hin- und Herschicken zwischen den einzelnen Fachabteilungen entfallen. Stattdessen profitieren alle Beteiligten von schnellen Arbeitsschritten, die den Umgang mit Rechnungen deutlich vereinfachen.

Hinsichtlich Format und Übertragungsweg haben Unternehmen übrigens die freie Wahl. Ob im Textfeld einer E-Mail oder als angehängte Datei – solange die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten sind, können Sie Ihre elektronischen Rechnungen verschicken, wie Sie möchten.

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld es Ihr Unternehmen kostet, papierbasierte Rechnungen zu erstellen? Seien es Papier, Toner, Porto, Umschläge oder Lagerplatz – in der Summe ergeben diese Positionen Beträge, die so hoch sind, dass sie in anderen Unternehmensbereichen über Erfolg und Misserfolg entscheiden können. Ebenfalls unterschätzt wird häufig die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die oft unzählige Stunden in die Bearbeitung von Papierrechnungen investieren, obwohl ihre Expertise an anderer Stelle vermutlich weit mehr gefragt wäre.  In einer Zeit, in der die Konkurrenz immer härter wird, können sich zukunftsorientierte Unternehmen ein solches Verhalten nicht mehr leisten.

Nutzen Sie deshalb elektronische Rechnungen, um eine Menge Ressourcen einzusparen. Konkret gehen Experten davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro freisetzen könnte. Sie möchten wissen, was das für Ihr Unternehmen bedeutet? Laut der Billentis-Studie „E-Invoicing / E-Billing. Digitisation & Automation“ von 2016 können Betriebe, die Rechnungen auf elektronischem Weg empfangen, 11,20 Euro pro Rechnung einsparen. Wird eine elektronische Rechnung versendet, ergibt sich laut der Studie eine Kostenersparnis von durchschnittlich 6,60 Euro.

Wie viele papierbasierte Rechnungen bearbeiten Sie pro Jahr? Wenn Sie die Antwort darauf kennen, können Sie sich leicht ausrechnen, ob sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen in Ihrem Fall lohnt.

Und noch eine Überlegung sollten Sie in Ihre Kalkulation einbeziehen: Rechnungen, die auf digitalem Weg eingehen, werden in der Regel auch schneller bezahlt. Diese Tatsache ist leicht nachzuvollziehen, denn anstatt sich auf den zeitintensiven Postweg verlassen zu müssen, können Unternehmen elektronische Rechnungen mit einem einzigen Knopfdruck übermitteln. Besonders kurz wird die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, wenn alle Beteiligten in der Lage sind, elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Auf Empfängerseite wird jede elektronische Eingangsrechnung in diesem Fall von dem gewählten ERP-System überprüft, ehe sie dann – falls gewünscht – automatisiert freigegeben werden können. Grundsätzlich gilt: Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung in einem Unternehmen digitalisiert sind, desto optimaler können die Vorteile elektronischer Rechnungen genutzt werden. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen darauf bestehen, dass potenzielle Geschäftspartner für die elektronische Rechnungsbearbeitung gerüstet sind. 

Professionell und zuverlässig: Wie elektronische Rechnungen Arbeitsabläufe optimieren

Elektronische Rechnungen stehen für höchste Effizienz. Und das nicht nur wegen der bereits angesprochenen Schnelligkeit der Rechnungsbearbeitung durch automatisierte Workflows, sondern auch wegen der hohen Qualität, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht. Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wird deutlich reduziert, und die Bearbeitung elektronischer Rechnungen kann im Vergleich zu papierbasierten Prozessen deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Ein weiteres Plus: Das genannte Höchstmaß an Transparenz und Effizienz gilt nicht nur für die tatsächliche Rechnungsbearbeitung, sondern auch für die Archivierung. Statt bezahlte Rechnungen manuell in Ordnern abheften zu müssen, die dann über Jahre hinweg in Kisten verstauben und eine Menge Lagerplatz benötigen, genügt bei elektronischen Rechnungen ein einziger Mausklick (oder nach Wahl auch ein automatisierter Prozess), um sie sicher zu archivieren – und das mit dem guten Gefühl, jederzeit unkompliziert auf die archivierten Rechnungen zugreifen zu können. Die Zeiten, in denen falsch abgelegte oder verlorengegangene Dokumente für Hektik sorgten, sind damit vorbei. 

Sie möchten in Ihrem Unternehmen von den genannten Vorteilen elektronischer Rechnungen profitieren? Dann beginnen Sie so bald wie möglich mit der Umstellung, um bereits in naher Zukunft noch effizienter und wirtschaftlicher arbeiten zu können.

Warum die Digitalisierung im Unternehmen keine Angst auslösen muss

Manipulation, Kontrollverlust, der gläserne Mensch – Schlagworte wie diese tauchen nicht selten im Zusammenhang mit der Digitalisierung auf. Viele Menschen haben Angst vor Entwicklungen, die sie nicht steuern, beeinflussen oder gar vorhersehen können. So halten sich auch nach wie vor viele Unternehmen dabei zurück, in digitale Prozesse zu investieren. Doch das ist keine kluge Einstellung, ist die Digitalisierung im Unternehmen aktuell doch der Faktor, der auf lange Sicht über die Zukunftsfähigkeit eines jeden Betriebes entscheiden wird. Und fest steht: Die Chancen der Digitalisierung überwiegen jede Angst. Warum das so ist und wie die gesamte Gesellschaft profitieren kann, lesen Sie in diesem Beitrag.

Entscheidungsträger Mensch – oder Maschine?

Eine der größten Ängste der Menschen liegt im Entscheidungsverlust. Roboter, die operieren, Autos, die in brenzligen Situationen entscheiden, oder der Kühlschrank, der selbst Nahrung bestellt. Was im privaten Alltag an Befürchtungen auftritt, lässt sich auch auf die Digitalisierung im Unternehmen übertragen. Hier haben Mitarbeiter und Fachkräfte die Befürchtung, dass über kurz oder lang nur noch Maschinen dazu befugt sind, Entscheidungen zu fällen, und dass menschliche Arbeitskraft dadurch überflüssig werden könnte.

In der Realität sieht das jedoch ganz anders aus. Etliche wichtige Aufgaben lassen sich nämlich nicht durch eine Maschine ersetzen. Nehmen Sie zum Beispiel eine Personalabteilung. Kein automatisierter Prozess kann die Förderung von Kompetenzen, die Auswahl der besten Talente oder der Aufbau eines Talentpools erledigen. Dafür braucht es tatsächlich den Menschen selbst. Gleiches gilt für das Führen von Bewerbungsgesprächen. Nur ein Mensch kann entscheiden, wer auch auf mentaler und emotionaler Ebene in ein Team passt. Dennoch – Menschen machen Fehler und Computer sowie Algorithmen können helfen, diese zu minimieren. Digitalisierung im Unternehmen funktioniert deswegen genau dann besonders gut, wenn dieses auf eine gesunde Mischung aus Mensch und Maschine setzt.

Keine Angst vor Arbeitsplatzverlust durch Digitalisierung im Unternehmen

Fest steht: Die Arbeitswelt verändert sich. Fest steht auch, dass Arbeitsplätze wegfallen. Doch eine Angst vor steigenden Arbeitslosenzahlen ist unbegründet. So hat jüngst eine Studie des BKK Gesundheitsreports herausgefunden, dass viele der Beschäftigten dem Thema Digitalisierung im Unternehmen positiv gegenüberstehen und darin keine Bedrohung des Arbeitsmarktes sehen. Nur rund 38 Prozent der Befragten haben Angst, ihren Job durch die Digitalisierung zu verlieren. 45 Prozent hingegen sind der Meinung, dass sich Wegfall und Zuwachs der Arbeitsplätze die Waage halten werden. Sie glauben, dass die Digitalisierung generell viele Dinge erleichtert und zudem eine Basis für die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle bildet.

Zu ähnlichen Ergebnissen kommen auch andere repräsentative Umfragen. Nur ein geringer Teil aller Befragten sieht seine Jobs tatsächlich bedroht, während der Großteil an Arbeitnehmern der Digitalisierung im Unternehmen gespannt und aufgeschlossen entgegensieht. Hinzu kommt, dass durch neue Technologien neue Aufgaben und damit neue Anforderungsprofile entstehen. Und genau darin liegt die Chance für Arbeitnehmer. Denn vor allem in den Bereichen Technologie, Medien und Telekommunikation liegt ein hohes Potenzial für die Entstehung neuer Jobs. Wichtig ist es an dieser Stelle für Unternehmen, aber auch für Arbeitnehmer, sich frühzeitig zu informieren, sich weiterzubilden und sich auf die neuen Anforderungsprofile einzustellen. So lassen sich die Chancen der Digitalisierung frühzeitig nutzen.

Bessere Work-Life-Balance und individualisiertes Arbeiten

Arbeiten, wenn es in den Biorhythmus passt, vollausgerüstete Büros stundenweise mieten oder neue branchenübergreifende Kontakte in Coworking-Spaces knüpfen – davon träumen viele Arbeitnehmer. Und für etliche von ihnen ist es schon längst kein Traum mehr. Denn eine Vielzahl an Betrieben hat bereits erkannt, dass eine ausgewogene Work-Life-Balance Teil der Digitalisierung im Unternehmen sein kann und vielleicht auch sein sollte. Und das Modell von Arbeit 4.0 ist längst ein Teil des Arbeitsalltags. So setzen einige Betriebe bereits jetzt darauf, ihren Mitarbeitern ein flexibles raum- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Die digitalen Strukturen unserer Zeit spielen ihnen dabei in die Karten. E-Mails, Messenger oder Video-Chats erleichtern die Arbeit. Die einzige Voraussetzung: Das Internet muss funktionieren. Denn die Verbreitung und Nutzung von Technik hängt maßgeblich von der Infrastruktur zur Datenübertragung ab.

So hat die Digitalisierung im Unternehmen schon jetzt entscheidende positive Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Sie ermöglicht es den Menschen, wesentlich flexibler zu sein. Und das wirkt sich nicht nur auf ihre Leistungen und die Effektivität ihrer Arbeit aus, sondern auch auf die Gestaltung von Freizeit und Privatleben. Arbeitnehmer sind zufriedener, gesünder und vor allem produktiver. Damit entsteht eine echte Win-Win-Situation für Unternehmen und Arbeitskräfte gleichermaßen. Hinzu kommt, dass flexible Arbeitsmodelle die Chancengleichheit von Männern und Frauen unterstützen und damit auch Familien den Alltag erleichtern können. Lässt sich die Arbeit von Eltern nämlich zeit- und ortsunabhängig erledigen, gelingt eine bessere Vereinbarung von Familie und Beruf – ein Faktor, mit dem Unternehmen vor allem beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten können.

Digitalisierung im Unternehmen schützt die Gesundheit

Während viele Menschen durch die Digitalisierung im Unternehmen eine Gefahr sehen, ersetzt zu werden, birgt diese Entwicklung auch etliche Chancen. Nehmen Maschinen und Roboter dem Menschen Routineaufgaben ab, so kann dieser sich mehr auf kognitiv anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Eine ganz besondere Form des Miteinanders von Mensch und Maschine kommt in Form von Exoskeletten zum Ausdruck. Als am menschlichen Körper tragbarer Roboter oder tragbare Maschine, dienen sie diesem als Stütze und entlasten ihn bei schweren Arbeiten. Gerade in Lagerhallen und Produktionsstätten gestalten sich körperlich anstrengende Aufgaben so wesentlich leichter. Das betrifft beispielsweise das Tragen oder das Heben von Waren. Angetrieben durch kleine Motoren, die sich beispielsweise in den Gelenken eines Exoskeletts befinden, unterstützt es die natürlichen Bewegungen des Menschen. Somit gestalten sich Arbeiten einfacher, schneller und effizienter.

Gerade auch im Zusammenhang mit Industrie 4.0 bietet die Digitalisierung im Unternehmen erhebliche Vorteile und eröffnet große Chancen, erleichtert sie dem Menschen doch viele Arbeiten. Smartphones, Tablets, Smart Watches oder Smart Glasses helfen Unternehmen und ihren Mitarbeitern dank neuester Technologien, Produktion, Qualitätssicherung, Logistik, Wartung, Instandhaltung und vieles mehr zu erleichtern. Das macht sämtliche Arbeiten eines jeden Unternehmens genauer und schneller, ressourceneffizienter und produktiver und minimiert darüber hinaus die Entstehung von Fehlern. Für ein zukunftssicheres Bestehen auf den Märkten der Welt ist das ein unabdingbarer Faktor.

Wer sich also von den Ängsten vor der Digitalisierung im Unternehmen distanziert und versucht, ihre Chancen zu ergreifen, ist auf dem sicheren Weg in eine erfolgreiche digitale Zukunft mit zufriedenen Mitarbeitern.

 

Wie digitale Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Jahr für Jahr werden in Deutschland rund 30 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg verschickt. Die Folge: ein enormer Verbrauch von Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller zum Einsatz kommen würden. Welches Einsparungspotenzial digitale Rechnungen bieten und wie sie Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was sind digitale Rechnungen?

Digitale Rechnungen sind Rechnungen, die auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sowohl hinsichtlich des Formats als auch bezüglich des Weges, auf dem sie übermittelt werden, haben Unternehmen die freie Wahl. Wichtig ist nur, dass der Empfänger der digitalen Rechnung zustimmt und dass die gesetzlichen Bestimmungen – die wir in diesem Beitrag noch genauer beleuchten – eingehalten werden.

Schnell und unkompliziert: Digitale Rechnungen und ihre Vorteile

Auf das Einsparungspotenzial digitaler Rechnungen angesprochen, denken viele Unternehmer zunächst an Ressourcen wie Papier und Porto. Damit haben sie Recht – doch der Nutzen, den Unternehmen aus digitalen Rechnungen ziehen können, geht noch viel weiter. Hier einige der wesentlichen Vorteile einer digitalen Rechnung im Überblick:

Schnellere Verarbeitung

Digitale Rechnungen garantieren effiziente Bearbeitungsprozesse. Im Schnitt dauert die Bearbeitung einer Papierrechnung 27 Minuten – setzen Unternehmen hingegen auf die digitale Variante mit (teil-)automatisierten Prozessabschnitten, sind es durchschnittlich nur noch fünf Minuten.

Geringere Kosten

Seien es Druck-, Versand-, Arbeits-, Material- oder Archivierungskosten: Experten gehen davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro sparen könnte.

Bereits eine einzige digitale Rechnung macht einen enormen Unterschied: Laut einer Studie der Deutschen Bank zum Thema E-Rechnung können Unternehmen beim elektronischen Rechnungsempfang durchschnittlich 10,90 Euro pro Rechnung einsparen. Und eine Rechnung auf diesem Weg zu versenden, ist im Schnitt 6,40 Euro günstiger als der Versand auf Papier.

Weniger Fehler

Setzen Unternehmen auf digitale Rechnungen, können die einzelnen Arbeitsprozesse deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Außerdem werden menschliche Fehler mit Hilfe automatisierter Arbeitsschritte wesentlich reduziert.

Schnellere Bezahlung

Eine Eingangsrechnung, die auf digitalem Weg eingeht, wird in der Regel auch schneller bezahlt. Das gilt insbesondere dann, wenn der Rechnungsempfänger in der Lage ist, die Rechnungen elektronisch zu bearbeiten und zu archivieren. Das funktioniert ganz einfach: Die Rechnungsdaten werden in dem entsprechenden ERP-System des Empfängers überprüft und im Anschluss automatisch freigegeben. Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung automatisiert sind, desto besser können die Vorteile von elektronischen Rechnungen ausgeschöpft werden.

Rechtliche Grundlagen

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen ohne digitale Signatur per E-Mail versenden. Damit entfällt eine hohe bürokratische Hürde, doch noch immer gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die in jedem Fall beachtet werden müssen. Aus diesem Grund hat der Bitkom e.V. zehn Merksätze zu den wichtigsten Regelungen und Fragestellungen veröffentlicht. Im Folgenden eine kurze Zusammenfassung, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, sondern lediglich auf einige Bestandteile der Bitkom-Merksätze hinweist.

  • Empfänger digitaler Rechnungen müssen dem Verfahren zustimmen.
  •   Diese Zustimmung kann allerdings völlig unbürokratisch erfolgen. Es reicht, die digitale Rechnung zu akzeptieren und das Verfahren damit stillschweigend zu billigen.
  • Hinsichtlich Format und Übermittlungsweg gelten bei digitalen Rechnungen die Grundsätze Technologieneutralität und Wahlfreiheit.
  • Für jede Rechnung sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.
  • Wenn auch nicht mehr notwendig, sind die bisherigen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens weiterhin als Alternative zulässig.
  • Jede Rechnung muss lesbar sein. Und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg. Diese Voraussetzung gilt als gegeben, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge deutlich erkennbar dargestellt sind.
  • Digitale Rechnungen müssen – wie alle anderen Rechnungen auch – die in § 14 Abs. 4, 14a UStG genannten Pflichtangaben enthalten.
  • Für alle Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren. (Worauf dabei zu achten ist, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF, das Sie sich hier herunterladen können.)
  • Papierrechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert aufbewahrt werden. Das Verfahren muss allerdings den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
  • Für alle Geschäftsprozesse wird eine Verfahrensdokumentation gefordert. In diesem Zusammenhang ist ratsam, nicht nur die Kontrollverfahren nachweisen zu können, sondern auch die Tatsache, dass die einzelnen Rechnungen dieses Verfahren tatsächlich durchlaufen haben.
  • Unternehmen können im Rahmen einer unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau dazu aufgefordert werden, den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten zu gewähren. In diesem Fall müssen Sie in der Lage sein, dieser Aufforderung unverzüglich nachzukommen.

Digitale Rechnungen: Die Archivierung wird zum Kinderspiel

Bevor Sie sich an den Versand digitaler Rechnungen machen, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie diese Rechnungen archivieren möchten. Im Idealfall greifen Sie auf einen ähnlichen Workflow zurück wie bereits bei Ihren Papierrechnungen – nur, dass Sie eben anstelle dicker Aktenordner ein elektronisches Archiv nutzen. Und das ist laut Gesetz Pflicht. Denn die ausschließliche Archivierung in Papierform reicht nicht mehr aus; die Ablage in einem Dokumentenmanagement-System dagegen schon. Der dadurch entstehende Effizienzgewinn ist enorm: Die archivierten Rechnungen stehen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung in digitale Workflows eingebunden werden. Dadurch wird viel Zeit eingespart und Fehler werden vermieden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, worauf bei der Archivierung einer digitalen Rechnung zu achten ist? Dann holen Sie sich unser kostenfreies PDF „Tipps für die Archivierung digitaler Rechnungen“, in dem wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst haben.

Revisionssicherheit im Archiv

Unter einem revisionssicherem Archiv versteht man nicht etwa Archive, die vor den Zugriff von Revisoren geschützt sein sollen, sondern das Gegenteil. Revisoren – oder landläufig Wirtschaftsprüfer – sollen möglichst einfach Zugriff auf alle digitalen Unterlagen erhalten, welche sie zur Durchführung ihrer Prüfung benötigen. Diese müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein.

Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um geschäftliche Korrespondenz und meist Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Aufträge, Verträge und andere Unterlagen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Diese sind in Steuer- und Handelsrecht begründet.

Nicht nur die vereinfachte Vor- und Nachbereitung von Unternehmensprüfungen, sondern auch pragmatische Gründe wie die schnelle und vollständige Auffindbarkeit aller Unterlagen in Bezug auf einzelne Vorgänge oder Projekte sind hilfreich. Insbesondere wenn die zur Beweisführung bei Streitigkeiten herangezogen werden müssen.

Bei der fortschreitenden Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte geht es zwar in erster Linie um Kosten- und Prozesseffizienz, doch Aspekte wie Qualität, Compliance und Rechtssicherheit gewinnen zunehmend an Bedeutung. Insgesamt versuchen die Unternehmen mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), ihre Auskunftsfähigkeit zu verbessern – gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch gegenüber Banken, Versicherungen und Behörden.

Was bedeutet revisionssicher?

Die Frage ist: Was bedeutet bei all dem „revisionssicher“? Die Antwort ist einfach: Vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen geschützt. Denn Dokumente könnten – falls Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend wären – sowohl in digitaler Form als auch ganz konventionell auf Papier, unbeabsichtigten oder gar böswilligen Manipulationen ausgesetzt sein. Deshalb wurden vom Gesetzgeber Regelungen für die Handhabung von geschäftlichen Dokumenten im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit erlassen.

Moderne DMS-Lösungen tragen erheblich zur Einhaltung der Revisionssicherheit bei.. Voraussetzung dafür ist die adäquate Implementierung des DMS, inklusive entsprechender Funktionalitäten, wie zum Beispiel Versionierung oder Vertragsmanagement. Um das volle Potential der Software nutzen zu können, sollten Nutzer und Administratoren entsprechend eingewiesen werden. Intuitive Bedienkonzepte und vorgefertigte Workflows erleichtern nicht nur das tägliche Arbeiten mit dem DMS-System, sondern stellen durch Workflows auch die Einhaltung definierter Prozesse sicher.

Dank automatischer Versionierung werden die ursprüngliche Fassung und alle Evolutionsstufen eines Dokuments weiter vorgehalten, um auch im Nachhinein Nachverhandlungen oder andere Anpassungen nachvollziehen zu können. Dabei dokumentiert das DMS dann automatisch, wer was wann geändert hat.

Qualität, Compliance und Rechtssicherheit

Schauen wir genauer auf den Begriff Revisionssicherheit. Im Wirtschaftslexikon Gabler ist er definiert als „Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher (…) Vorschriften als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“ Der speziellere Begriff Revisionssicherheit eines DMS orientiert sich im technischen und organisatorischen Kontext am allgemeinen Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht; gemeint sind aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Deutschland spielen dabei drei gesetzliche Vorgaben die Hauptrolle: Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, also die Aufbewahrung von Unterlagen und die Führung der Handelsbücher), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB, vormals GoBS und GDPdU).

Auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, verfälschungssicher

Revisionssicherheit beim DMS-Einsatz meint das Verfahren der Aufbewahrung von Dokumenten – also nicht nur die einzelnen Hardware- und Software-Bestandteile, sondern auch deren Zusammenspiel und ihre Nutzung. Revisionssicherheit setzt sichere Abläufe, eine angemessene Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens, den sicheren DMS-Betrieb und eine exakte Verfahrensdokumentation voraus.

Das wesentliche Merkmal revisionssicherer Systeme ist, dass alle Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist daher ein zentraler Bestandteil aller Bestrebungen, die Compliance von Informationssystemen sicherzustellen. Abgeleitet von HGB-Vorschriften sind folgende Kriterien entscheidend für die Revisionssicherheit:

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
    Sicherung vor Verlust
    Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
    Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2017 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden: im Original, unverlier- und unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und nicht zuletzt maschinell auswertbar. Das geht also weit über die Anforderung „revisionssicher“ hinaus. Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden.
„Im Original“ besagt, dass bei digitalen Dokumenten die Ursprungsdatei erhalten bleiben muss. Wird etwa eine Word-Datei nachträglich bearbeitet oder in ein PDF-Dokument umgewandelt, so muss die ursprüngliche Word-Datei auf jeden Fall archiviert bleiben. Ein gescanntes Papierdokument muss nicht aufbewahrt werden, wohl aber der Original-Scan.

Wertvolle Tipps von VOI und Bitkom

„Unverlierbar“ soll heißen, dass keine Dokumente verloren gehen dürfen, weder im Archiv noch auf ihrem Weg dorthin. „Maschinell auswertbar“ bedeutet, dass alle Programme, die ein Dokument lesbar abbilden, dauerhaft vorgehalten werden müssen, zum Beisiel Word, PowerPoint oder Acrobat Reader. Weil das insgesamt eine große Fülle sehr detaillierter Vorschriften ist, sind Merksätze und Tipps hilfreich, wie sie von VOI oder Bitkom veröffentlicht worden sind.

Die erste Version der Merksätze des VOI zur revisionssicheren digitalen Archivierung wurde bereits in den 1990er Jahren veröffentlicht und über die Jahre entsprechend angepasst. In der letzten Neuauflage vom Mai 2019 wurde im Titel der Begriff der Archivierung durch den Begriff der Aufbewahrung ersetzt, um dem Cloud-Trend und den zunehmenden Compliance-Erfordernissen Rechnung zu tragen.

Auch der Digitalverband Bitkom hat in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) die Richtlinien der GoBD in 10 Merksätzen für das revisionssichere elektronische Ablegen von Dokumenten zusammengefasst. Sie stellen die gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung kurz und kompakt dar und geben Tipps für die Unternehmerpraxis.

Verfahrensdokumentation gefordert

Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien schreibt der Gesetzgeber bei der rechtskonformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben. Die Inhalte einer solchen Dokumentation reichen vom

Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das
Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum
Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten.

Praktische Tipps für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation liefert die 2015 erstellte Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Darin werden u.a. auch die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb nach GoBD beschrieben.

Dokumente im direkten Zugriff, aber revisionssicher archiviert

Ein modernes DMS bietet vielfältige Funktionen zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren digitaler Dokumente. Dazu gehören nicht nur Archivierung und Output-Management, sondern auch Business-Process-, Workflow- und Dokumenten-Management sowie Collaboration-Features zur Unterstützung der Teamarbeit. Dazu können weitere Module kommen, etwa zur Verwaltung von Post- und Rechnungseingang, Verträgen oder Personalakten.

Heutige Dokumentenmanagement-Systeme fügen sich nahtlos in ERP-Systeme wie SAP, oder Steuersoftware wie die von DATEV und andere Lösungen ein. Aber auch CRM-Systeme, SharePoint oder Microsoft Office werden an DMS-Systeme angedockt. Die Anwendungsfälle sind kaum begrenzt und die Anbindung an Branchen- und Individualsoftware ist kein Problem. Unternehmen sind auf diese Weise in der Lage, Gesetze und Vorschriften bezüglich Nachweis- und Revisionssicherheit, echter Dokumentation und Aufbewahrungsfristen, einzuhalten.