Digitalisierung im Rechnungswesen So gelingt die Automatisierung

Wer sein Unternehmen digitalisieren und auf die digitalen Anforderungen der Zukunft einstellen will, steht früher oder später auf jeden Fall an diesem Punkt: der Digitalisierung im Rechnungswesen. Dazu gesellen sich Fragen wie: Welche Prozesse lassen sich im Rechnungswesen besonders gut digitalisieren und automatisieren? Und welche Anforderungen und Voraussetzungen gibt es bei der Digitalisierung im Rechnungswesen? Die Beantwortung dieser Fragen ist entscheidend für eine erfolgreiche digitale Transformation. Warum das so ist und welche Antworten Sie kennen sollten, damit Sie die Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben können, erfahren Sie in diesem Beitrag. Der Implementierungsprozess einer (Cloud-basierten) Lösung für die Rechnungsverarbeitung ist einfacher, als viele Unternehmen denken. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wird die Rechnungsverarbeitung zum Kinderspiel. Mit entsprechenden Workflows im DMS kann sie vollständig automatisiert werden.

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Geschäftsprozesse digitalisieren Der größte Mehrwert der Digitalisierung

Was der Buchdruck für das 15. Jahrhundert und der automatische Webstuhl für das 18. Jahrhundert waren, sind heute die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Sie wälzen sämtliche Abläufe in Unternehmen aller Branchen um und verändern die Anforderungen an zukunftsfähige Betriebe. Um da mithalten und gegen den Wettbewerb bestehen zu können, wollen viele Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Warum das so wichtig ist und welche massiven Vorteile digitalisierte sowie automatisierte Prozesse mit sich bringen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Die Grundlage der digitalen Transformation

Eines ist unumstritten: Die Digitalisierung verändert alle Branchen. Automatisierte Prozesse sind in sämtlichen Unternehmen das meistdiskutierte Thema, entscheiden sie doch darüber, wie zukunftsfähig ein Betrieb ist. Fest steht auch, dass Unternehmen, die durch Workflow Management ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, auf Dauer schneller, flexibler und effizienter agieren können. Wer also nicht den Anschluss an Markt und Konkurrenten verlieren will, kümmert sich lieber früher als später um den digitalen Wandel in seinem Unternehmen.

Geschäftsprozesse digitalisieren lautet die Grundlage der digitalen Transformation. Dabei geht es allerdings nicht allein um die Implementierung neuer Software. Auch die in einem Unternehmen bereits bestehende IT-Landschaft muss an die neue Lösung angebunden werden. Denn ein Mehrwert durch digitalisierte Geschäftsprozesse entsteht nur, wenn Digitalisierung und Automatisierung eine durchgängige und konsequente Umsetzung erfahren. Junge Unternehmen und Start-ups haben an dieser Stelle einen entscheidenden Vorteil gegenüber solchen, die es bereits lange am Markt gibt. Sie können ihre IT-Landschaft auf der sprichwörtlichen grünen Wiese errichten, ohne bestehende Strukturen berücksichtigen zu müssen. Das macht sie in Sachen digitaler Wandel schneller und flexibler.

Geschäftsprozesse digitalisieren erfordert Konsequenz

Dennoch – auch alteingesessene und erfahrene Betriebe kommen nicht um eine Automatisierung ihrer Prozesse herum. Per se ist das nichts Schlechtes, immerhin hat sich bereits in etlichen Studien gezeigt, dass genau die Unternehmen messbare Erfolge einfahren, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. So kam die jüngste Studie zum Digitalisierungsindex der Unternehmensberatung techconsult zu dem Ergebnis, dass 35 Prozent der 2.000 befragten, mittelständischen Unternehmen nach erfolgreicher Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse eine Umsatzsteigerung erzielt haben. 45 Prozent erhöhten die Kundenzufriedenheit. 44 Prozent stellten fest, dass sich durch die digitale Transformation die Qualität von Produkten und Services steigern ließ – und das „nur“, weil die Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren.

Dass Workflow Management und automatisierte Geschäftsprozesse den größten Mehrwert der Digitalisierung bilden (können), funktioniert jedoch nur, wenn die Unternehmen konsequent digitalisieren. Konkret bedeutet das: Wer seine Geschäftsprozesse digitalisieren und damit Erfolg haben will, muss wirklich alle Prozesse in den Wandel einbeziehen. Denn halbe Sachen wirken sich in den seltensten Fällen positiv aus.

Besonders deutlich lässt sich das am Beispiel Online-Shop zeigen. Vertreibt ein Geschäft Waren, die sich sowohl über die Webseite, als auch über Social Media-Kanäle und per E-Mail bestellen lassen, sollten alle Bestellwege auf derselben digitalen Grundlage funktionieren. Nur so kann der Shop alle Anfragen gleich schnell und flexibel bearbeiten sowie seinen Kunden eine zufriedenstellende Customer Journey ermöglichen. Liefe die Bearbeitung mal automatisch, mal manuell ab, würde sich das allein schon aus zeitlichen Gesichtspunkten negativ auf die Effizienz des ganzen Unternehmens auswirken. Geschäftsprozesse digitalisieren braucht also vor allem eines: eine konsequente und stringente Umsetzung.

Die Vorteile digitaler Geschäftsprozesse erkennen und nutzen

Genau zwei Abteilungen profitieren entscheidend davon, wenn ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse digitalisieren will – die Buchhaltung und die Personalabteilung. Beide haben jeden Tag mit einer Unmenge an Dokumenten zu tun, die sie zuverlässig und gewissenhaft bearbeiten, weiterleiten und archivieren müssen. Oftmals reichen hier jedoch schon Kleinigkeiten, damit sich ein Verarbeitungsprozess verzögert. Sei es der Kollege, der im Urlaub oder erkrankt ist, sei es die ungeklärte Zuständigkeit für ein bestimmtes Themengebiet oder einfach ein falsch einsortiertes Dokument. Die Möglichkeiten, warum sich die manuelle Bearbeitung von Geschäftsprozessen verzögern kann, sind vielfältig. Und am Ende wirken sie sich alle negativ auf die Effizienz des ganzen Unternehmens aus.

Geschäftsprozesse digitalisieren lautet hier die Lösung. Wer auf automatisierte Prozesse in der Buchhaltung und der Personalabteilung setzt, profitiert entscheidend in Sachen Schnelligkeit, Effizienz und Datenverarbeitung sowie -speicherung. So nehmen digitalisierte Geschäftsprozesse den Mitarbeitern in der Buchhaltung die Aufgabe ab, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumentenarchivierung ganz selbständig. Gleichzeitig identifizieren digitale Prozesse Fehler, Doubletten und Ausnahmen und übermitteln alle Änderungen und Daten an das genutzte Buchhaltungsprogramm. Ähnlich läuft es in der Personalabteilung bei der Verarbeitung von Urlaubs- oder Krankmeldungen, Verträgen und Personalakten oder einfachen Terminabstimmungen ab. Das steigert die Schnelligkeit des ganzen Unternehmens.

Reibungsloses Arbeiten verhilft Unternehmen zu mehr Effizienz

Ein Unternehmen, das seine Geschäftsprozesse digitalisieren will, verschafft seinen Mitarbeitern einen entscheidenden Vorteil: Sie können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren. Sind die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zudem miteinander vernetzt und können auf kurzem Wege über anstehende Aufgaben kommunizieren, fördert das ein effizientes Arbeiten im gesamten Betrieb. Zudem helfen digitalisierte Prozesse dabei, Datensicherheit und Datenschutzgesetze, wie beispielsweise die europäische DSGVO, schneller und einfacher einzuhalten. Zudem vereinfachen sie ein gutes Compliance Management. So sind Unternehmen auch aus rechtlichen Gesichtspunkten auf der sicheren Seite.

Eng verbunden mit digitalen Geschäftsprozessen ist das Thema Cloud-Nutzung. Mit zunehmender Digitalisierung steigt die Menge an täglich anfallenden Daten. Diese wollen alle verarbeitet, gespeichert und gesichert werden. Hier bietet es sich für Unternehmen jeder Größe an, Cloud-Lösungen zu nutzen. Vor allem drei zentrale Vorteile der Cloud-Lösungen kommen ihnen dabei zu Gute. Zunächst bieten Cloud-Lösungen einen unbegrenzten Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks jederzeit anpassen lässt.

Außerdem kann der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Methode, um digitale Daten zu archivieren und zu managen.

Geschäftsprozesse digitalisieren und agiler handeln

Digitalisierte und automatisierte Geschäftsprozesse bieten Unternehmen sämtlicher Branchen einen entscheidenden Mehrwert. Sie steigern ihre Agilität und helfen dabei, Schwachstellen und Engpässe zu eliminieren. Hinzu kommt, dass digitale Prozesse zeitraubende und nervenbelastende manuelle Arbeiten ablösen, was die Effizienz eines ganzen Unternehmens maßgeblich steigert. Mit anderen Worten: Eine Automatisierung der Geschäftsprozesse wirkt sich gewinnbringend auf die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens aus – ein entscheidender Mehrwert der Digitalisierung.

Elektronische Aktenführung – Vorteile und Herausforderungen

Eine Software zur elektronischen Aktenführung hilft, Zeit und Kosten zu sparen, denn Prozesse werden verschlankt und die Suche nach Dokumenten vermieden. Idealerweise ist die E-Akte integraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems. Das DMS verhindert, dass Akten verlegt werden oder verloren gehen, weil die Akten wirklich „unverlierbar“ dauerhaft gespeichert sind.

Der Begriff Akte leitet sich von dem lateinischen Wort acta ab – also „die Geschehnisse“ oder vielmehr die Aufzeichnungen darüber. Akten haben sich zur Ordnung von Dokumenten bestens bewährt. Als Form von Schriftlichkeit in der Verwaltung des öffentlichen Dienstes gibt es sie bereits seit dem späten Mittelalter. Im 16. Jahrhundert haben sie sich dann überall in Europa durchgesetzt.

Die Verwaltung von Akten auf Papier kann schnell zeitaufwendig und platzraubend werden. Und: Diese Art der Aktenverwaltung strapaziert die Nerven der Mitarbeiter, die unter Umständen täglich mehrere Runden durch die Archive machen müssen. Selbst wenn die Akten in Schränken in ihrem Büro aufbewahrt werden, müssen sie erst einmal den richtigen Ordner heraussuchen, viele Papiere durchblättern, um das gesuchte Dokument zu finden bzw. das bearbeitete Dokument abzulegen und den Ordner dann wieder an den Aufbewahrungsort zurückbringen. Wird dieser Vorgang mehrmals am Tag wiederholt, kann er jede Woche mehrere Stunden Zeit kosten.

Papier als Kostenfaktor

Allein die Kosten für verloren gegangene Dokumente können sich schnell in beträchtliche Höhen aufsummieren. Einer viel zitierten Studie von Coopers & Lybrand (heute PricewaterhouseCoopers) aus dem Jahr 1998 zufolge gehen 7,5 Prozent aller Papierdokumente einer Organisation verloren – und weitere 3 Prozent werden falsch abgelegt. Es kostete damals schon Arbeitszeit im Wert von 120 Dollar, ein einziges verlorenes Dokument zu finden, und 220 Dollar Arbeitszeit, es wiederzubeschaffen bzw. zu rekonstruieren. Und allein die Ablage eines einzigen Papierdokumentes kostet demnach 20 Dollar.

Mittlerweile ist hinlänglich bekannt, dass elektronische Aktenführung hier Abhilfe schafft, zumal sich viele bereits vorhandene Dokumente automatisch importieren lassen. Die Digitalisierung der Akten im „papierlosen Büro“ macht sie dauerhaft bzw. „unverlierbar“, einfacher zu sichern und weitaus bequemer zu verwalten. DocuWare hat ermittelt, dass ein DMS einem zum Beispiel in der Eingangsrechnungsverarbeitung 95 Prozent der Dateneingaben erspart und insgesamt Schnelligkeit und Präzision im gesamten Prozess steigert.

Vorteile elektronischer Aktenführung

Ein Software-System zur elektronischen Aktenführung hilft auch, Dokumente auf verschiedene Weise gleichzeitig zu organisieren. Auch das trägt dazu bei, Dateien schnell zu finden und Zeit zu sparen – durch Volltextsuche nach Stichworten, mithilfe des Index oder des Aktenplanes, aber auch durch die Suche nach Metadaten wie z.B. Bearbeiter, Zeitpunkt der Erstellung, der letzten Änderung oder letzten Benutzung.

Deshalb setzt sich die elektronische Aktenführung immer weiter durch. In Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung, im Medizin- und Pflegebereich: Überall werden Dokumente mittels eines DMS digitalisiert, um schnell, mobil und zuverlässig Zugriff darauf zu haben. Ganz typische Beispiele für elektronische Akten: Personalakte, Kundenakte, Lieferantenakte, Projektakte oder Patientenakte.

Neben der einfachen und schnellen Suche gibt es viele weitere Vorteile beim DMS-Einsatz:

  • Die Akten lassen sich schnell und automatisiert anlegen.
  • Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dokumente zu organisieren.
  • Die Struktur der Akten kann leicht vereinheitlicht und jederzeit flexibel angepasst werden.
  • Zugriffskontrolle auf Dokumentenebene und andere Sicherheitsfunktionen.
  • Die Akten können gleichzeitig und mobil von mehreren Personen genutzt werden.
  • Sichere Zusammenarbeit bei der Überprüfung und Änderung von Dokumenten.
  • Dokumentversionen lassen sich verfolgen und nachvollziehen.
    Automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Überprüfung, Genehmigung usw.
  • Das Wissen wird zentral allen berechtigten Personen zur Verfügung gestellt.
  • Geschäftsprozesse können mit digitalen Dokumenten effizient automatisiert werden.
  • Per Datensicherung sind die Dokumente vor versehentlicher oder absichtlicher Zerstörung optimal geschützt.

Die elektronische Aktenführung über ein DMS ist der effizienteste Hebel zur Digitalisierung, denn damit werden die Informationen wirklich nutzbar. Unabhängig davon, welche Geschäftsregeln in einer Abteilung und in einer spezifischen Situation auch immer gelten mögen: Die elektronische Aktenführung macht es einfach, diese Regeln direkt in das System zu implementieren. Zum Beispiel kann ein Audit-Trail als Funktion im Hintergrund jede Aktion eines Benutzers innerhalb des Systems sowie jede vom System ausgeführte Aktion verfolgen. Passwortschutz, Versionskontrolle und sichere Dateifreigabe sind ebenfalls Funktionen, die in viele elektronische Aktenführungssysteme integriert sind und helfen, Vorschriften automatisch einzuhalten.

Sicherheit und Compliance gewährleisten

Es ist und bleibt schwierig, den Zugang zu Papierdokumenten zu kontrollieren. Im Allgemeinen wird am Ende die Erlaubnis stehen, entweder auf alle Dokumente oder aber auf keines von ihnen zuzugreifen. Wird ein modernes DMS verwendet, können verschiedenen Benutzern bestimmte Rollen zugewiesen werden.

Einige Mitarbeiter erhalten möglicherweise Zugang zu Buchhaltungsdokumenten, andere zu HR-Dokumenten, und einigen Mitarbeitern kann nur ein sehr eingeschränkter Zugang gewährt werden. Rollenbasierte Sicherheit sorgt für die Sicherheit der Akten. Ganz gleich, ob in der Personalabteilung, der Buchhaltung oder einem anderen Bereich: Ein digitales DMS folgt bewährten Verfahren, um Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.

Das Risiko im Griff behalten

Allerdings: DMS-Projekte sind durchaus komplex und bergen ein erhebliches Risiko des Scheiterns. Das Risiko wird oft dadurch verursacht, dass man sich zu sehr auf die Produktauswahl und zu wenig auf die Implementierung konzentriert. Schon vor der Einleitung von Beschaffungsaktivitäten sollten die Projektleiter laut Gartner Group drei Punkte beachten, die schon bei der Auswahl des Projektpartners für den Implementierungserfolg entscheidende Weichen stellen:

Die für den Implementierungsumfang notwendigen organisatorischen Fähigkeiten bewerten.
Das Risikoprofil des Projekts bewerten, um die notwendigen Maßnahmen zur Risikominderung der Partnerschaft zu erkennen und zu definieren.
Einen für dieses Risikoprofil geeigneten Partnerschaftsansatz wählen, um Fehler während der Partnerschaft zu vermeiden.

Eine sorgfältige Planung hilft nicht nur, böse Überraschungen während des Projektablaufs zu vermeiden, sondern klärt quasi noch ganz nebenbei wichtige Unternehmensfragen und legt das Fundament für die zielgerichtete Einführung des DMS.

Beantwortet werden sollten vor Projektbeginn die folgenden Fragen: Was sind die Geschäftsziele? Was soll bzw. wird sich im Unternehmen durch die Einführung des DMS ändern? Was sollte mit einem solchen „papierlosen Büro“ besser werden? Welche Ziele sollten mit der DMS-Einführung erreicht werden? Welche Risiken können sich während und nach der Einführung ergeben? Haben wir genügend interne Ressourcen, um das Projekt zu planen, zu managen und durchzuführen?

Interne Kommunikation und Change-Management gefragt

Ein solches Projekt benötigt Zeit. Interne Kommunikation und Change-Management sind zwei essenzielle Faktoren in diesem Projekt, an die man nicht immer direkt denkt. Entscheidend ist aber vor allem eine Erkenntnis: Die DMS-Einführung im Unternehmen (oder auch zunächst nur in einzelnen Abteilungen) ist mehr als nur ein IT-Projekt, denn damit wird ein Change-Prozess im Unternehmen angestoßen! Warum? Weil es das Ziel des Projektes sein wird, mit der elektronischen Aktenführung „etwas“ zu optimieren, besser zu machen, effizienter zu gestalten. Dafür werden bisher gewohnte Dinge und Prozesse aus dem Arbeitsalltag hinterfragt, und es wird in die Tiefe der jeweiligen Arbeitsabläufe geschaut und ein „besseres“ Arbeiten ohne lästiges Suchen vorbereitet!

Tipp vom Experten: Zunächst einzig und allein den größten Pain-Point im Unternehmen adressieren, der mit dem neuen DMS beseitigt werden soll. Daraus kann dann eine Art „Pilot-Projekt“ werden, dass – sobald es sich etabliert hat – auf weitere Anwendungsfälle / Abteilungen ausgeweitet wird. So können Sie schon bald papierlos in die Zukunft starten.

 

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen Ein Leitfaden.

Reibungslose Arbeitsabläufe wünscht sich jedes Unternehmen. Je schneller, unkomplizierter und fehlerfreier die Mitarbeiter arbeiten, umso effizienter läuft am Ende der ganze Betrieb. Auf dem richtigen Weg ist, wer auf die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse setzt. Denn damit zusammen hängt ein digitales Workflow Management und das ist die Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse. Wie Sie die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten umsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.


Digitalisierung und Prozess-Management – das sind die großen Vorteile

Das richtige Prozess-Management ist das Geheimnis einer erfolgreichen Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Prozess-Management meint dabei alle Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller zusammenhängenden Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens, also aller Geschäftsprozesse. Diese können von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Inhalte und Schwerpunkte haben. Dabei profitieren gerade die Abteilungen eines Unternehmens von der Digitalisierung, die sich mit den zentralen Aufgaben beschäftigen. Das sind in erster Linie Buchhaltungs- und Personalabteilungen. Diese haben entscheidende Vorteile, wenn sie auf automatisierte und digitalisierte Arbeitsabläufe setzen, gestaltet dies ihre alltägliche Arbeit doch wesentlich schneller und einfacher.

Als Folge zunehmender Digitalisierung haben Unternehmen in allen Branchen mit einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten umzugehen. Gleichzeitig müssen sie immer ein Augenmerk auf den Wettbewerb legen, um nicht den Anschluss an den Markt zu verpassen und um weiterhin oben mitmischen zu können. Darum ist es für jedes Unternehmen essenziell, ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung von Dokumenten und den dazugehörigen Arbeitsabläufen zu haben. Nur so lassen sich letztere effizient und effektiv planen sowie umsetzen. Doch für die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse kommt es maßgeblich auf die gewählte Software für Ihr Prozess-Management sowie den richtigen Anbieter an.

Schritt für Schritt zum digitalen Prozess-Management

Während die gute alte Hauspost langsam, aber sicher ihren Rückzug aus den Unternehmen der heutigen Zeit antritt, ist die Digitalisierung der Geschäftsprozesse auf dem Vormarsch. Damit die digitale Transformation funktioniert und Sie ab Tag eins nach Implementierung von Ihrem Prozess-Management profitieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Schritte beachten:

1. Durchleuchten Sie Ihr Unternehmen von oben bis unten

Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse umzusetzen bedeutet zugleich, Abschied zu nehmen – und zwar vom Papier. Denn das ist heutzutage ein wirklich unangenehmer Zeitgenosse, kostet papierbasiertes Arbeiten doch eine Menge an Arbeitszeit und Geld. Wer jedoch so weit wie möglich auf Papier verzichtet und die manuelle, fehleranfällige Bearbeitung durch automatisierte und damit schnelle sowie anpassungsfähige Prozesse ersetzt, hat das Erfolgsrezept für mehr Effizienz gefunden. So können sich Ihre Mitarbeiter wieder mehr auf wesentliche Aufgaben konzentrieren und den Fokus ihrer Arbeit auf strategische und gewinnbringende Projekte richten. Ein effizientes Prozess-Management bedeutet nämlich auch, dass Sie alle Scans, Office-Dateien, Mails sowie sämtliche andere Dokumente in nur einem einzigen sicheren, durchsuchbaren, elektronischen Archiv kombinieren und aufbewahren können – eine automatische Verschlagwortung zur besseren Auffindbarkeit inklusive.

Doch damit Sie so weit wie möglich auf Papier verzichten können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen und diese im Idealfall genau dokumentieren. So sehen Sie genau, an welchen Stellen manuelle Arbeiten die Effizienz Ihres Betriebs bremsen. Auf dieser Grundlage können Sie dann definieren, wo automatisierte Geschäftsprozesse das Ruder übernehmen sollen. In diesem Zusammenhang sollten Sie sich zudem einen Überblick über Ihr Papier-Archiv verschaffen und alles digitalisieren, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital und auf nur einem Server gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System.

2. Nutzen Sie ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS)

Geschäftsprozesse automatisieren lohnt sich und kann Ihnen bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Gleiches gilt für die Personalabteilung. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die Ihr Betrieb besitzt: die Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, die in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein müssen – Geschäftsprozesse, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten.

3. Wählen Sie Cloud-basierte Systeme

Gerade, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmenge innerhalb eines Unternehmens geht, profitieren Sie in Bezug auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozess-Management ganz entscheidend von Cloud-Lösungen. Denn Cloud Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Deswegen sollten Sie bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens auf jeden Fall an Cloud-Lösungen denken. Als komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglichen diese ihren Nutzern den Verzicht auf zusätzliche Hardware. Die Zeiten von externen Festplatten, die unnötig Kosten verursachen und Platz beanspruchen, sind damit vorbei. Wer seine Daten in der Cloud speichert, profitiert von einem unbegrenzt skalierbaren Speicherplatz, der sich mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern lässt. Doch das ist längst nicht alles. Etliche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht.

Hinzu kommt der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. Auch hier können Cloud-Lösungen entscheidend weiterhelfen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Dokumente einsehen kann. Zudem hosten diese ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören ebenfalls regelmäßige Backups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für elektronische Rechnungen.

Langwierig oder kurzfristig – so sollte die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse ablaufen

Haben Sie die ersten drei Schritte gemacht, so haben Sie die wichtigste Basis zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management gemacht. Denn beides erfordert heute längst keine langwierige und schwere Planung mehr. In kürzester Zeit implementiert, schafft die richtige Software für das Prozess-Management produktive Geschäftsprozesse, von denen Ihr gesamtes Unternehmen nur profitieren kann. Kostensparend, effizient und flexibel können Sie so den Anforderungen des digitalen Zeitalters standhalten und sich gleichzeitig gegen den Wettbewerb behaupten. Wichtig ist dabei nur, dass Sie wirklich alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation einbeziehen. Denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.

5 Tipps zur Auswahl einer DMS-Software

Zwei Dinge sind bei der Umstellung des DMS von manuell und analog auf automatisch und digital entscheidend: Schnelligkeit und Einfachheit. Denn wer auf Automatisierung setzt, erwartet in erster Linie eine Arbeitserleichterung. Damit dieses Ziel auch wirklich erreichbar ist, kommt es auf die Auswahl der richtigen DMS-Software an. Welche Kriterien Sie dabei unbedingt beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Individuelle Anforderungen brauchen individuelle Lösungen

Eines vorweg: In Sachen DMS-Software gibt es keine Pauschallösung. Jedes Unternehmen arbeitet anders, nutzt unterschiedliche Dokumente und hat andere Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System. Darum sollte eine Software individuell an die Wünsche eines Betriebs angepasst sein – ein Grund, weswegen der Markt etliche Produkte anbietet. Zu sagen, Software A ist besser als Software B, ist jedoch auch nicht der richtige Weg. Wer eine für sein Unternehmen perfekt passende DMS-Software finden möchte, sollte klare Faktoren definieren, die ihm bei der Auswahl der richtigen Software helfen. Eine Orientierung geben dabei die folgenden fünf Tipps:

1. Flexibilität ist entscheidend

Ein Betrieb, der jeden Tag mit nur einer Art von Dokumenten zu tun hat? Das ist so gut wie unmöglich. In der Realität gestaltet es sich immer so, dass ein Unternehmen mit den unterschiedlichsten Dokumententypen arbeiten muss. Ob eingescannte Papierunterlagen, elektrisch erzeugte PDF-Dateien oder E-Mails und deren Anhänge – eine Dokumentenmanagement Software sollte im Umgang mit den unterschiedlichsten Arten von Dokumenten flexibel sein.

Hinzu kommen unternehmensspezifische Dokumente, wie beispielsweise CAD-Zeichnungen, Material- und Stücklisten oder Fotos und Videos. Auch diese sollte eine DMS-Software problemlos verarbeiten können. Hier empfiehlt es sich, vor Auswahl der Software eine Liste anzulegen, auf der alle für das Unternehmen notwendigen Dokumententypen aufgeführt sind. Diese bildet eine gute Grundlage beim Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Funktionen der Software-Lösung.

Achten Sie zudem darauf, dass die von Ihnen gewählte DMS-Software wirklich jedes Dokument automatisch erkennt und direkt an die Stelle leitet, an der es weiterbearbeitet oder abgelegt werden soll. Das geschieht im besten Fall, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

2. Automatisches Aktenanlegen

Einer der Vorteile des DMS ist es, dass sich hierbei alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort bündeln lassen – mithilfe elektronischer Akten. Deswegen ist es ratsam, bei der Auswahl Ihrer DMS-Software zu prüfen, ob diese über eine Funktion für das automatische Anlegen von elektronischen Akten verfügt. So können Sie alle Daten zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und auch Projekten gebündelt speichern und abteilungsübergreifend ohne Papier von A nach B transportieren. Geschieht dies automatisch, sparen Sie eine ganze Menge an Zeit, die Ihre Mitarbeiter besser an anderer, wichtigerer Stelle einbringen können.

3. Einfache Arbeitsschritte beim digitalen Dokumenten-Management

Dass sich jedes digitale Dokumenten-Management um die Verarbeitung Ihrer Dokumente kümmert, steht außer Frage. Entscheidend ist jedoch, wie unkompliziert das abläuft. Eine zentrale und extrem wichtig Frage, die Sie sich bei der Auswahl Ihrer Dokumentenmanagement-Software stellen sollten, lautet deswegen: Was muss ein Mitarbeiter alles tun, um Dokumente digitalisieren bzw. bearbeiten zu können?

Bei der Beantwortung dieser Fragen sollte die Einfachheit ein relevanter Faktor sein. Denn je weniger ein Mitarbeiter für die digitale Bearbeitung der Dokumente tun muss und je schneller und einfacher ein Dokument genau an die richtige Stelle gelangt, umso besser. Bedeutet die DMS-Software nämlich weniger Arbeit, so fällt nicht nur die Umstellung auf das neue System leichter, sondern es wird auch von Mitarbeiterseite schneller akzeptiert.

Beispielhaft zeigen lässt sich das beim Thema Archivierung. Das lange Suchen von Dokumenten in den Tiefen eines Archivs kennt sicher jeder. Es kostet nicht nur Zeit, sondern meistens auch eine Menge Nerven. Da sich eine DMS-Software zeitsparend auf die Arbeitsprozesse im Unternehmen auswirken sollte, ist es wichtig, dass die verarbeiteten Dokumente nicht alle einzeln und aufwendig verschlagwortet werden müssen. Klar im Vorteil sind Sie hier mit einer Software, die Ihre Dokumente weitestgehend automatisch verschlagwortet. In Sachen Zeiteffizienz bietet das einen enormen Vorteil.

Lassen Sie sich deswegen bei der Auswahl Ihrer DMS-Software vom Anbieter unbedingt genau zeigen, welche Schritte beim Umgang mit der Software in Ihrem Arbeitsalltag nötig sind. Hier gilt: Weniger ist mehr!

4. Dokumente schnell und einfach wiederfinden

Um beim Thema Archivierung zu bleiben – bei allen verfügbaren Software-Lösungen gibt es große Unterschiede in Sachen Suchfunktion. Daher ist es wichtig, dass Sie im Vorfeld abklären, wie genau sich die Filter der Suchfunktion einstellen lassen und wie komplex oder verschachtelt die Suche angelegt sein darf. Je feiner die Suche gefiltert werden kann, desto besser ist es für Sie.

Ebenfalls vorteilhaft ist es, wenn Sie häufig benötigte Suchanfragen als Vorlage speichern können. So müssen Sie bei immer wiederkehrenden Suchen nicht jedes Mal aufs Neue alle Parameter eingeben, sondern haben diese mit wenigen Klicks verfügbar. Das spart ebenfalls eine Menge Zeit.

5. Rechtskonformität und Sicherheit

Wer seine Dokumente digital und automatisch managt, muss darauf achten, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren. Das bedeutet, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verlorengehen darf. Konkret bedeutet das: Eine DMS-Software muss wirklich alle Dokumente vollständig erfassen. Die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle ist an dieser Stelle ein großer Pluspunkt. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das auf eine DMS-Software setzt, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lässt sich eine nachträgliche und gegebenenfalls unberechtigte Veränderung der Dokumente verhindern.

Zudem muss die von Ihnen gewählte DMS-Software so programmierbar sein, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Diese beinhalten neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die Ihre Software-Lösung berücksichtigen muss.

Haben Sie diese fünf Tipps bei der Auswahl Ihrer DMS-Software im Kopf, so finden Sie garantiert die richtige Lösung – für ein schnelles und sicheres Arbeiten.

So wird Ihr Büro papierlos

Die Idee vom „papierlosen Büro“ klingt großartig. Dass diese dreißig Jahre alte Idee trotzdem in vielen Unternehmen längst noch nicht gelebte Praxis ist, hat gute Gründe.

Oft werden Rechnungen oder Bestellungen, die Lieferanten und Kunden noch per Fax oder Briefpost schicken, nicht direkt beim Eintreffen gescannt und digital weiter bearbeitet, sondern landen nach wie vor in Papierform auf dem Schreibtisch des zuständigen Mitarbeiters. Der arbeitet dann mit einem wilden Wust aus digitalen und Papierdokumenten, was den Überblick erschwert und verwirrend sein kann. Oft arbeiten die Unternehmen auch weiter wie gewohnt auf Papier, weil niemand weiß, wo man mit der Digitalisierung beginnen sollte. Es droht ein Teufelskreis, der aber an drei Stellen leicht zu durchbrechen ist. Hier sind drei erste Schritte raus aus dem Teufelskreis und hin zum papierlosen Büro:

Eine Inventur aller verwendeten Papierdokumente:

  • Welche Art von Unterlagen wird aktuell noch auf Papier bearbeitet?
  • Welche dieser Dokumente werden auch weiterhin benötigt – und wie lange noch?
  • Eine Klassifikation des Verwendungszwecks hilft, die Papierberge im Unternehmen sauber zu segmentieren.

So kann einfacher zwischen wichtigen Informationen und wertlosen Dokumenten unterschieden werden, etwa überflüssiger Werbung, die eigentlich in den Papierkorb gehört. Es wäre eine ungeheure Verschwendung, würden alle Papierdokumente gescannt und digitalisiert. Die Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Dokumenten ist außerdem extrem hilfreich bei der Automatisierung der Prozesse und bei der Ausgestaltung der Workflow.   

 Analyse der Prozesse, die jedes dieser Papierdokumente begleiten:

  • Genauso wichtig wie die Klassifikation aller Typen von verwendeten Papierdokumenten ist das exakte Verständnis der Art der sie begleitenden Geschäftsprozesse.
  • Ist ein Dokument essentiell für ein laufendes Kundenprojekt, dürfte es bei der Digitalisierung eine andere Behandlung erfordern als ein Steuerbescheid oder ein Rechnungsbeleg.1) Wer erstellt diese Dokumente, wer trägt zu ihrem Inhalt bei? 2) Wer prüft und/oder genehmigt sie? Welche Rolle spielen diese Dokumente für die Compliance?
    Optimierung der Geschäftsprozesse für die digitale Welt: Auf dem Weg zum papierlosen Büro lassen sich viele Abläufe deutlich straffen, weil der digitale Workflow so manchen Arbeitsschritt überflüssig macht. Weil Unternehmen hier die Phantasie fehlt, wie das „Enterprise 2.0“ funktioniert, und weil die Belegschaft sich bequem im gewohnten Umgang mit Papier eingerichtet hat, bleiben die Prozesse trotz DMS auf dem Status Quo – und die größten Vorteile der Digitalisierung kommen nicht zum Tragen.

 

Diese drei Schritte helfen jedem Unternehmen aus dem Teufelskreis heraus – unabhängig von der Art und Größe des Unternehmens und unabhängig von der Branche. Abhängig von diesen Parametern ist jedoch die Gewichtung dieser drei Schritte. Eine fünf Mitarbeiter starke Rechtsanwaltskanzlei dürfte beispielsweise die Art ihrer Dokumente viel einfacher klassifizieren können als etwa ein Maschinenbauunternehmen mit 500 Mitarbeitern, bei dem es mehrere Abteilungen mit eigenen Dokumententypen und Prozessen gibt. Außerdem machen die branchenspezifischen Compliance-Anforderungen einen großen Unterschied; sie können für wenig oder sehr viel Komplexität im Dokumenten-Management sorgen.

Auch wenn das papierlose Büro heute noch unerreichbar fern scheint, kann sich kein Unternehmen ineffiziente Prozesse im Dokumenten-Management länger leisten. Die führen automatisch zu Nachteilen im Wettbewerb. Deshalb sind diese drei ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro auch so wichtig: Mit ihnen ist der Weg Richtung digitalem Dokumenten-Management eingeschlagen – und der Erfolg späterer Implementierungsschritte bei einer Ausweitung des DMS-Einsatzes sichergestellt. Werden die Inhalte schon ganz zu Beginn des DMS-Projektes klassifiziert, wird später der Zugang zu den Dokumenten und die Automatisierung der Prozesse ebenso vereinfacht wie das Löschen all der Informationen, die nicht länger aufbewahrt werden müssen – weil dann das DMS den kompletten Lebenszyklus aller Dokumente im Unternehmen effizient und lückenlos verwaltet.

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Wie Sie HR-Prozesse standardisieren und optimieren

Kaum eine andere Abteilung innerhalb eines jeden Unternehmens ist so vielseitig, wie diese eine: die Personalabteilung. Mehr als in allen anderen Bereichen geht es hier um unterschiedlichste Aufgaben, die die Mitarbeiter eines Betriebs und damit alle seine Bereiche betreffen. Die Personalabteilung ist Ansprechpartner für sämtliche Fachbereiche und verknüpft diese durch verschiedenste HR-Prozesse miteinander. Keine Frage, das braucht Manpower. Dennoch haben viele HR-Prozesse ein großes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung. Worin diese liegen und welche Chancen eine Standardisierung bietet, lesen Sie in diesem Beitrag.

Keine Angst vor der Digitalisierung von Prozessen in der Personalabteilung

Viele Unternehmen, die der Digitalisierung ausgeschlossen gegenüberstehen, haben hinsichtlich der Automatisierung, Standardisierung und Optimierung der Personalabteilung Hemmungen. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seinen ein sogenanntes „people’s business“, also eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Schließlich geht es hier in jedem Fall um die Mitarbeiter eines Betriebs. Ob Recruting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alle drehen sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg eines ganzen Unternehmens beteiligt ist.

Alle HR-Prozesse innerhalb eines Unternehmens sind von entscheidender Wichtigkeit und bedürfen einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Doch die können Mitarbeiter nur erledigen, wenn sie genügend Zeit dafür haben, nicht von langwierigen Routinearbeiten aufgehalten werden und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. An dieser Stelle bietet die Standardisierung von HR-Prozessen ein großes Optimierungspotential innerhalb von Personalabteilungen. Hier können zum Beispiel sichere, digitale Personalakten sämtliche Arbeitsabläufe vereinfachen und zuverlässige Workflows für Recruiting oder Mitarbeitergespräche eine bessere Vernetzung aller Teams in einem Unternehmen begünstigen.

Diese HR-Prozesse profitieren am meisten von einer Optimierung

Generell bedeutet eine Standardisierung und Optimierung der HR-Prozesse eine Reduktion von Papier. Bei der Transformation von einer analogen zu einer digitalen Personalabteilung werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert. Die digitale Personalakte sorgt dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort sicher aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden sind. Aus diesem Grund bietet das Digitalisieren, Bündeln und Organisieren von Personalunterlagen ein großes Optimierungspotential für HR-Prozesse.

In diesem Zusammenhang ist es auch ratsam, das Archiv eines Unternehmens und seiner Personalabteilung in eine digitale Form zu überführen. Mit Hilfe von Verschlagwortung, Kategorisierung und verschiedenen Filteroptionen ist dieses schnell und einfach durchsuchbar. Das spart den Mitarbeitern wertvolle Zeit, die sie wiederum in andere Projekte investieren können. Wer auf die Digitalisierung seiner HR-Prozesse setzt, profitiert zudem von vorgefertigten, digitalen Workflows, die eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis für das Bewerbermanagement, das Onboarding neuer Mitarbeiter, Mitarbeiterbeurteilungen und -gespräche sowie Urlaubsanträge und vieles mehr begünstigen. Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.

Personalprozesse optimieren: Routinearbeiten standardisieren

Jede Personalabteilung hat mit detaillierten HR-Prozessen zu tun, die wichtig für den gesamten Betrieb sind. Denn hier hat jede Abteilung früher oder später mit Abläufen zu tun, die die Mitarbeiter betreffen. Von Einarbeitungen und Kündigungen, über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich eines Unternehmens vertraut sein und alle dazugehörigen Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten können. Und das funktioniert am besten mittels standardisierter HR-Prozesse.

So bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potenzial zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Eine Standardisierung verhindert an dieser Stelle lange E-Mail-Ketten sowie einen Zeitverlust durch permanente Statusabfragen. Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören zu jenen HR-Prozessen, die von standardisierten Abläufen profitieren. Mit der richtigen Software lassen sich diese nämlich noch besser planen, strukturieren und auswerten. Und je besser ein Gespräch strukturiert ist, desto schneller lässt es sich durchführen. Das wiederum spart Zeit, die die Mitarbeiter ebenfalls in gewinnbringende Projekte investieren können.

Mit digitalen HR-Prozessen auf dem richtigen Weg

Doch nicht nur Routinearbeiten verfügen über Optimierungspotenzial. Auch das Recruiting sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter lassen sich durch Standardisierung wesentlich verbessern. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ein, so kann ihm eine optimale Planung den Eintritt sehr erleichtern. Digitale HR-Prozesse sorgen an dieser Stelle dafür, dass alle wichtigen Informationen direkt ab dem ersten Tag für ihn verfügbar sind. Außerdem können alle relevanten Abteilungen jegliche den neuen Mitarbeiter betreffende Aufgaben digital einsehen und ihm in seinen ersten Arbeitstagen behilflich sein. So können auch neue Arbeitskräfte ein Unternehmen schnell mit ihrem Können unterstützen.

Gleiches gilt für das Recruiting. Wer hier auf standardisierte und optimierte HR-Prozesse setzt, sorgt für ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Hierzu gehört es, dass die Anforderungsprofile an potenzielle Bewerber detailliert mit den betreffenden Abteilungen abgestimmt sind. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich potentielle neue Mitarbeiter schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Dieses lässt sich wiederum ebenso schnell für alle Berechtigten einsehbar machen. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss. Hinzu kommt die Vereinfachung in der Koordination und Organisation von Terminabstimmungen für Bewerbungsgespräche.

HR-Prozesse sicherer gestalten

Gerade in Personalabteilungen ist Sicherheit ein Thema von höchster Priorität. Hier geht es um die Bearbeitung von vertraulichen Unterlagen. Deswegen ist es besonders wichtig, Zugriffsberechtigungen klar zu definieren und den Zugang zu den jeweiligen Dokumenten ausreichend zu sichern. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Digitale HR-Prozesse bieten folglich etliche Ansatzpunkte für eine Standardisierung und Optimierung, um einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Dennoch gibt es innerhalb mancher Unternehmen Bedenken, dass menschliche Arbeitskraft dadurch überflüssig werden könnte, lassen sich doch viele Vorgänge automatisieren. In der Realität sieht das anders aus, denn einige wichtige Aufgaben einer Personalabteilung sind nicht durch automatisches Arbeiten zu ersetzen. So zum Beispiel die Förderung von Kompetenzen, die Auswahl der besten Talente sowie der Aufbau eines Talentpools. Dafür braucht es tatsächlich den Menschen selbst. Gleiches gilt für das Führen von Bewerbungsgesprächen. Nur ein Mensch kann entscheiden, wer auch auf mentaler und emotionaler Ebene in ein Team passt. So ist es am Ende die Mischung aus manuellen und automatisierten HR-Prozessen, die ein Unternehmen langfristig erfolgreich macht.

Vorteile durch die Kombination von Sage und DMS So ziehen Sie den optimalen Nutzen aus Ihrer Finanzsoftware

Cristiano Ronaldo ist einer der besten Fußballer der Welt. Dennoch kann er alleine keine Weltmeisterschaft gewinnen. Warum? Weil ein gewonnenes Spiel niemals die Leistung eines einzelnen Spielers ist, sondern immer die eines ganzen Teams. Die Summe der Fähigkeiten aller führt zum Sieg. Sie fragen sich, was das mit der Finanzsoftware Sage und einem DMS zu tun hat? Im übertragenen Sinn eine ganze Menge, denn auch hier kommt es auf die „Teamarbeit“ verschiedener Software-Lösungen an, die Ihr Unternehmen in Sachen Finanzen ganz weit nach vorne bringen.

Wie genau das funktioniert, wie Sie mit Zusatzlösungen die Funktionalität Ihrer Finanzsoftware erhöhen können und welche entscheidenden Vorteile eine Kombination aus Sage und einem Dokumentenmanagement hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mehr Performance durch Workflow-gesteuerte Dokumentenverwaltung

Mit seinen Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Handwerksbetriebe unterstützt Sage Unternehmen in allen Vorgängen rund um Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Human Resources und Finanzen. Doch trotz digitaler Bearbeitung fallen hier nach wie vor Unmengen an Papier an: ausgedruckte Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsbelege und vieles mehr. Das ist weder effizient noch nachhaltig – und lässt sich durch die Kombination von Sage-Software und einem DMS vermeiden.

Nahezu die wichtigste Währung eines jeden Unternehmens ist Zeit – vor allem in Form von eingesparter Zeit. Denn je weniger Aufwand für alltägliche Routinearbeiten anfällt, umso mehr Kosten lassen sich sparen. Ein Wunsch, der sich durch die Kombination von Sage und einem DMS schnell in die Realität umsetzen lässt. Denn in die kaufmännische Lösung integriert ermöglicht ein DMS die Workflow-gesteuerte Dokumentenverwaltung, und zwar direkt aus den Masken der Sage-Software. So gestalten sich das Aufrufen und Archivieren sämtlicher Dokumente ganz einfach. Und zwar aus jedem Modul, egal ob aus der Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Personalverwaltung oder Finanzbuchhaltung.

So funktioniert die Kombination aus Sage und DMS

Durch digitale Workflows ermöglicht ein DMS eine zügige, automatisierte und rechtskonforme Bearbeitung sämtlicher Dokumente, mit denen sich ein Betrieb jeden Tag konfrontiert sieht. Ab dem ersten Moment der Nutzung verbessert die Kombination von Sage und einem DMS zum Beispiel die Buchführung in Ihrem Unternehmen entscheidend. Denn die reibungslose Integration des DMS in Sage verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Daten und bildet die Basis dafür, dass alle wichtigen Prozesse etwa Ihrer Buchhaltung, Ihres Personalwesens sowie Ihres Projekt- und Verwaltungsmanagements reibungslos und schnell ablaufen.

So verbessern Sage und DMS in Kombination nicht nur Ihren Service (Stichwort: schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen dank besserer Auffindbarkeit von Dokumenten), sondern helfen Ihnen gleichzeitig, Ihre Mitarbeiter effizienter einzusetzen, die gesamte Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern und Informationen besser zugänglich zu machen. Transparenz im Umgang mit Dokumenten sowie ein wirklich effektives Arbeiten gehören somit fest zum Arbeitsalltag Ihres Unternehmens dazu.

Modernes Arbeiten ist unabhängiges Arbeiten

Fragt man die Arbeitskräfte jüngerer Generationen, deren Anzahl auf dem heutigen Jobmarkt stetig steigt, so steht ein Wunsch ganz oben: flexibles sowie zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten. Das betrifft nahezu alle Branchen und sämtliche Bereiche eines Unternehmens – auch Buchhaltung, Personalabteilung und Customer-Relationship-Management. Für Betriebe, die auf die Arbeit mit Sage in Kombination mit einem DMS setzen, ist das jedoch keine Herausforderung. Vor allem Cloud-basierte DMS-Lösungen sind hier die Zauberworte, da sie auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich sind.

Cloud-basierte DMS-Lösungen ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf alle notwendigen Daten sowie eine flexible Ver- und Bearbeitung derselben, ganz unabhängig davon, an welchem Ort sich der entsprechende Mitarbeiter befindet. Gleichzeitig garantiert ein Cloud-basiertes DMS eine hohe IT-Sicherheit, die vor unbefugten Zugriffen schützt. Entsprechende Zertifizierungen, wie beispielsweise SOC 2 oder ähnliche, belegen dies. Zudem erfüllen die DMS-Lösungen alle gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Vorgaben zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Regelmäßige Updates erfolgen ohne Aufwand und sorgen dafür, dass Sie immer die neueste Version des DMS nutzen.

Reibungsloser Datenaustausch bei Cloud- und On-Premises-Lösungen

Ein weiterer Vorteil für alle, die auf eine Kombination von Sage und Cloud-basiertem DMS setzen, ist der bedarfsabhängig skalierbare Speicherplatz. Wer eine Cloud-Lösung nutzt, kann den Speicher mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern. Da etliche Anbieter auf flexible Kostenmodelle setzen, muss der Nutzer lediglich das zahlen, was er wirklich verbraucht.

Ein zusätzlicher Pluspunkt von Cloud-Lösungen zeigt sich in ihrem kompletten Funktionsumfang. Durch den Wegfall mühseliger Installationen auf Ihren Servern können Sie die Arbeit mit dem DMS direkt und schnell beginnen. Eine Schritt-für-Schritt-Konfiguration, spezielle Konnektor-Module sowie eine individuelle Programmierung machen es möglich. Ganz wichtig ist dabei: Eine Cloud-Lösung ist kein Muss. Denn ein DMS lässt sich auch als On-Premises-Lösung auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur installieren und problemlos an Ihr Sage anbinden.

Sage und DMS – das sind die Kernfunktionen

Finden statt suchen, lautet das Motto für alle, die von der Kombination aus Sage und DMS profitieren. Denn ein DMS unterstützt bei alltäglichen Arbeiten und hilft dabei, wirklich alle Dokumente mittels korrekter, einheitlicher und nachvollziehbarer Archivierung wieder aufzufinden. Und das mit nur wenigen Klicks: Schlüsseldaten wie Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge kann ein DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnungen bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. So sorgt die Verknüpfung von Sage und DMS für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sämtliche Buchungsbelege und dazugehörige E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich nach der Archivierung umgehend abrufen.

Vorteilhaft ist, dass Sie direkt über die gewohnte Oberfläche Ihrer Sage-Software komfortabel auf Belege zugreifen, bereits implementierte Suchmasken inklusive Verschlagwortung nutzen und Dokumente weiterbearbeiten können. Ob Sie Dokumente archivieren, suchen oder bearbeiten wollen – die integrierte Sage-DMS-Lösung ist ein Garant für ein schnelles und effektives digitales Arbeiten im ganzen Unternehmen.

So optimiert ein ECM Ihr Geschäftsprozess Management

Die oft langwierige Suche nach wichtigen Informationen und die intelligente Steuerung von Prozessen sind typische Herausforderungen für Unternehmen. Diese Herausforderungen sollen mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) gemeistert werden. Dahinter steht die Erkenntnis, dass für das Geschäftsprozess-Management der Zukunft die Integration eines digitalen DMS bzw. einer Software für das Enterprise-Content-Management (ECM) unverzichtbar ist.

Der Grund für diese Erkenntnis liegt auf der Hand: Zu viel Zeit geht mit Nachfragen oder Doppelarbeiten verloren. Außerdem können manche Kunden- oder Partneranfragen nicht direkt beantwortet werden. Hier setzen Systeme zur Informations- und Vorgangssteuerung an. Außer digitalen DMS sind das z.B. Systeme für Business-Process-Management bzw. -Automation (BPM und BPA), Systeme für Workflow-Management und Vorgangsbearbeitung oder für die Robotic-Process-Automation (RPA). All diese Systeme haben die Aufgabe, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren, fehlertolerant zu gestalten und die Menschen in den Geschäftsprozessen von langweiliger Routine zu entlasten.

DMS als Basis für das Geschäftsprozess-Management

Ziel ist einerseits die Optimierung des Geschäftsprozess-Managements, andererseits die Verbesserung von Risikomanagement und Compliance. Unter Geschäftsprozess-Management versteht man die funktionsübergreifende Gestaltung der Ablaufarchitektur eines Unternehmens, indem die wertschöpfenden Aktivitäten verkettet werden. Ziel ist die Integration von Führung, Organisation und Controlling der Prozesse, um die Unternehmens- und Produktstrategien konsequent umzusetzen und die Kundenerwartungen möglichst effektiv und effizient zu erfüllen.

Letzteres ist die Ursache dafür, dass zunehmend die Notwendigkeit wächst, sämtliche Formen von Content zu automatisieren und zu verwalten. Es geht heute darum, immer mehr unterschiedliche Content-Typen in das digitale DMS einzubeziehen und dann mittels systematischer Inhaltsanalyse neue Erkenntnisse zu gewinnen. Auf diese Weise lassen sich die Aktivitäten besser am Kundenbedarf ausrichten und durch permanente Messung und Analysen weiter optimieren.

Herausforderungen Risiko und Compliance

Nicht zuletzt unterstützt ein digitales DMS im Zusammenspiel mit dem ERP-System und den Tools für das Geschäftsprozess-Management die Verbesserung von Governance, Risikomanagement und Compliance (GRC). Werden GRC-Initiativen konsequent in die Praxis umgesetzt, führt das ganz nebenbei zu einer Schärfung des Bewusstseins in der Belegschaft für sich ändernde Vorschriften. Außerdem lässt sich Compliance auf Basis eines digitalen DMS wesentlich einfacher in der Organisation verankern. Darüber hinaus verbessert digitales DMS die Kommunikation von Richtlinien- und Prozessänderungen, die Kontrolle über die Einhaltung der Vorschriften sowie die Dokumentation aller Arbeitsschritte (zum Nachweis der Compliance).

Dokumentenmanagement-Systeme und Geschäftsprozess-Management bilden daher in der IT ein Fundament, das unternehmensweite GRC-Initiativen überhaupt erst praktikabel macht. Im Zusammenspiel befähigen sie Unternehmen zur Implementierung solider Verfahren zur Aktenführung, auf Basis eines sicheren und zuverlässigen zentralen Dokumentenarchivs und mittels konsistenter, prüfbarer und dokumentierter Geschäftsprozesse.

Die Implementierung von Workflow-Schemata verbindet die maximale Standardisierung der Arbeitsabläufe mit absoluter Kontrolle über jeden einzelnen Schritt jeder Aufgabe. Die große Revolution gelingt dadurch, dass das Arbeitsschema von Papier in eine Software überführt wird. Die Tools zur Workflow-Steuerung ermöglichen es dann, die einzelnen Schritte eines Arbeitsablaufes durch Diagramme festzulegen.

Als Beispiel der Geschäftsprozess „Rechnungseingang“: Hier kann das DMS nicht nur die kompletten Rechnungsdaten erfassen, sondern auch automatisch überprüfen, ob alle Beträge rechnerisch in Ordnung sind. Ist der Rechnungssteller bereits bekannt, gleicht das DMS alle wichtigen Details – etwa die Adressdaten oder die Steuernummer – mit den Stammdaten in der Datenbank des ERP-Systems ab. Gibt es im ERP-System für diese Rechnung eine entsprechende Bestellung, ist sogar eine automatische sachliche Freigabe denkbar. Auch elektonische Signaturen können genutzt werden.

Freigabe-Workflow statt Hauspost

In der Praxis allerdings kommt die Rechnung nach der automatischen Prüfung meistens in einen Freigabe-Workflow und wird digital an alle Mitarbeiter geschickt, die für die Prüfung und Freigabe verantwortlich sind. Das kann direkt am Bildschirm erfolgen. Verzögerungen durch die zeitraubende manuelle Weitergabe der Unterlagen per Hauspost gehören ebenso der Vergangenheit an wie verspätete Zahlungen wegen urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheiten, da der Workflow in solchen Fällen direkt die Stellvertreter involviert.

Letztlich hilft das, Skontofristen einzuhalten und Mahngebühren zu vermeiden. Je nachdem, was Sinn ergibt, kann die Kontierung der Rechnung innerhalb der sachlichen, fachlichen oder auch finalen Prüfung erfolgen. Ist die Rechnung geprüft, können die Daten zum Beispiel an ein ERP-System weitergegeben werden. Die digitalisierte Rechnung selbst wird automatisch revisionssicher im DMS archiviert.

Urlaubsanträge, Recruiting, Reisekostenabrechnung, Vertragsmanagement – all das sind weitere Ansatzpunkte, mit denen sich eine DMS-Einführung gut argumentieren lässt. Viele Aufgaben im Geschäftsprozess-Management können per Workflow im DMS bequem direkt am Dokument gestartet werden, ohne dass weiterer manueller Aufwand nötig wäre. Soll zum Beispiel ein Vertrag bearbeitet oder geprüft werden, lässt sich das per Mausklick an eine Person oder eine Gruppe delegieren.

Trends im Informations- und Prozessmanagement

ECM und BPM können so im Zusammenspiel die üblichen Schwierigkeiten bei der Bewältigung von GRC-Herausforderungen aus dem Weg räumen. Als größte Herausforderung gilt hierbei die Änderung der Prozesse wegen der Aktualisierung geltender Gesetze, Richtlinien und Verfahren. Speziell das Reputationsrisiko ist eine große Triebfeder, sobald es um die bessere Einhaltung von Vorschriften in Bereichen wie Datenschutz oder Steuern geht – ganz abgesehen von der Vermeidung von Bußgeldern und Strafen. Und die pünktliche Bezahlung der Rechnungen bringt ebenso Pluspunkte für das Image wie rasche und kompetente Antworten auf Kundenanfragen.

Nicht nur so kann ein digitales DMS die Customer Experience deutlich verbessern. Die Kundschaft erwartet heute schlicht und ergreifend, dass Informationen über diejenigen Kanäle bereitgestellt und ausgetauscht werden können, die sie selbst nutzen will. Innerhalb der Kommunikation muss auch ein Wechsel der Kanäle möglich sein, ohne dass die Informationsqualität darunter leidet. Dies stellt hohe Anforderungen an die Systeme im Hintergrund, weil diese die Daten sammeln, mit dem entsprechenden Kontext verbinden und die Prozesse steuern müssen.

Digitale Dokumentenmanagement-Systeme wurden längst in diese Richtung weiterentwickelt und um entsprechende BPM-, ECM- und Workflow-Funktionen bzw. Integrationsmöglichkeiten mit ERP-, CRM- oder Collaboration-Systemen erweitert. Moderne Systeme unterstützen dabei strukturierte oder auch unstrukturierte Prozesse. Vordefinierte Aufgabenketten lassen sich im Sinne eines automatisierten Geschäftsprozess-Managements mit Daten und Nutzerentscheidungen verbinden. So kann die Belegschaft des Unternehmens sowohl vorhandene Abläufe und Best Practices weiter nutzen als auch flexibel auf Änderungen der Gesetzeslage oder aber auf Sonderwünsche von Kunden reagieren.

Fazit: Der Weg aus der Informationsflut – das System als Freund und Helfer

Die Erfahrungen aus vielen Projekten zeigen, dass sich auch eine anfangs skeptische Belegschaft mit klaren Einsatzszenarien und den damit verbundenen Potenzialen begeistern lässt. BPM und ECM vergrößern die Chance, sehr schnell die richtigen Dinge richtig zu tun. Die Systeme bieten dazu neben den Automatismen und digitalen Workflows vor allem den nötigen Kontext bei der Nutzung von Informationen, indem alle relevanten Akten, Mails etc. eingebunden werden.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen diese Unterstützung in ihren Aufgaben sehr gerne an. Sie werden überdies durch ihre Arbeit mit dem digitalen DMS dazu angeregt, weitere Vorschläge zur Verbesserung ihres Arbeitsumfelds (und damit der Systemnutzung) zu geben. Gut geplante und ausgeführte Projekte können so zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess führen, sodass schnell und gezielt auf die Veränderungen der digitalen Transformation reagiert werden kann. Die Herausforderung wird so zur großen Chance, besser mit Kunden und Partnern zu interagieren.

 

5 Tipps für die Digitalisierung der Personalentwicklung

Flexibilität, Mobilität und Schnelligkeit sind die Schlagworte des digitalen Wandels. Wer als Unternehmen am Markt bestehen will, ohne den Anschluss zu verpassen, muss immer up to date sein, zügig handeln und bereit sein für stetige Veränderung. Das gilt insbesondere für den Human-Resources-Bereich. Warum Arbeit 4.0 und digitale Transformation auch für HR große Themen sind und wie Sie die Digitalisierung der Personalentwicklung richtig angehen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Eine moderne Personalentwicklung braucht moderne Methoden

Die fortschreitende Digitalisierung erfordert bei den meisten Unternehmen ein Umdenken. Das gilt insbesondere für die Personalentwicklung, deren Aufgabe unter anderem die Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter ist. Hier geht es darum, digitale Wege für die Anforderungen der Arbeitswelt 4.0 zu finden. Denn die Personalentwicklung muss dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens digital fit bleiben. So sollte die Digitalisierung der Personalentwicklung ganz oben auf der Agenda eines modernen Unternehmens stehen. Eine besonders wichtige Rolle nimmt in diesem Zusammenhang die digitale Personalakte ein.

Trotz oder vielleicht sogar gerade wegen der Dringlichkeit des Themas zögern etliche Betriebe, den ersten Schritt in Richtung digitale HR-Abteilung zu machen. Laut aktuellen Studien der Unternehmensberatung EY liegt das unter anderem am nicht verfügbaren Personal. 20 Prozent der rund 2.000 befragten mittelständischen Unternehmen gaben an, dass fehlende geeignete Mitarbeiter ein Faktor sind, warum sie (noch) nicht in die Digitalisierung ihrer Personalentwicklung investieren.

Erfolgsfaktor Motivation – darum ist Unterstützung durch den Arbeitgeber so wichtig

Auf der anderen Seite stehen die Mitarbeiter eines Unternehmens. Sie fühlen sich, so die Studien, gar nicht oder nur wenig auf den digitalen Wandel vorbereitet und wünschen sich mehr Unterstützung von Seiten ihres Arbeitgebers. Ein Wunsch, dem Unternehmen unbedingt nachkommen sollten. Denn die Digitalisierung der Personalentwicklung kann nur dann erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter alle Veränderungen mittragen. Oberstes Ziel eines Betriebes sollte es deswegen sein, alle Mitarbeiter zu motivieren und durch entsprechende Unterstützung in Bezug auf die Digitalisierung der Personalentwicklung langfristig zu binden. Am Ende ist es eine Win-Win-Situation: Die Mitarbeiter fühlen sich nicht allein gelassen und das Unternehmen kann wertvolle Arbeitskräfte halten.

Generell gilt es für die Digitalisierung der Personalentwicklung, neue Herangehensweisen an die Anforderungen von Arbeit 4.0 zu finden. Gesucht sind Methoden, die agiles und flexibles Arbeiten sowie die individuellen Talente und Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter fördern. Wie Sie diese finden und worauf Sie im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Personalentwicklung achten sollten, verraten Ihnen die folgenden fünf Tipps:

1. Setzen Sie auf Transparenz und Offenheit

Die Digitalisierung der Personalentwicklung lässt sich nur dann erfolgreich umsetzen, wenn alle an einem Unternehmen Beteiligten hinter den Veränderungen stehen und an einem Strang ziehen. Dafür ist es wichtig, dass Sie offen mit allen über die digitale Transformation in Ihrem Betrieb sprechen. Kommunizieren Sie deutlich, welche Veränderungen anstehen und warum diese für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens unabdingbar sind. Stellen Sie die Vorteile neuer, moderner Methoden dar und nehmen Sie Ihren Mitarbeitern mögliche Ängste, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, diese offen anzusprechen.

Zudem ist es wichtig, dass Sie selbst hinter allen Maßnahmen stehen, die für die Digitalisierung der Personalentwicklung notwendig sind. Geben Sie sich halbherzig und semi-motiviert, so können Sie von Ihren Teams nicht erwarten, dass diese Vollgas in Richtung digitalem Wandel geben. Besser: Zeigen Sie sich den neuen digitalen Methoden gegenüber so offen und lernbereit, wie Sie es sich von Ihren Mitarbeitern wünschen. Denn das ist die Basis für eine erfolgreiche Gestaltung der Digitalisierung – und die liegt in Ihrer Hand.

2. Nutzen Sie die Chancen der Flexibilität

Ob Smartphone, Laptop oder Tablet – die digitalen Methoden der Personalentwicklung laufen heute überwiegend Endgeräte-unabhängig ab. So können sich Ihre Mitarbeiter jederzeit und von überall aus weiterbilden. Facettenreiche Onlineangebote sorgen für ein Höchstmaß an Flexibilität und passen sich damit selbst an die Herausforderungen des modernen, digitalen Arbeitens an. Das gilt nicht allein für ihre Verfügbarkeit, sondern auch für die angebotenen Inhalte. So aktualisieren sich die meisten digitalen Fort- und Weiterbildungsangebote ständig und reagieren damit schnell auf die Anforderungen des Arbeitsmarktes, der sich gleichermaßen schnell verändert. Für die Digitalisierung der Personalentwicklung ist es deswegen entscheidend, auf Flexibilität zu bauen.

Zu beachten ist jedoch, dass durch die zunehmende Mobilität und Flexibilität gleichzeitig auch die Komplexität der Anforderungen an die Personalentwicklung steigen. Die neuen geforderten Kompetenzen sind vielschichtig und müssen erst einmal aufgebaut, entwickelt oder gefördert werden. Das braucht Zeit und die sollten Sie sich nehmen. Denn eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie ist immer auch eine gut durchdachte Digitalisierungsstrategie.

3. Denken Sie an die Individualität Ihrer Mitarbeiter

Menschen lernen dann besonders gut, wenn sie motiviert sind. Deswegen ist es entscheidend, dass Sie Ihre Mitarbeiter in allen Bereichen der digitalen Personalentwicklung unterstützen. Einer Studie des Wirtschaftsprüfungsunternehmen Deloitte zufolge ist es vielen Arbeitnehmern wichtig, dass sie bei der Fort- und Weiterbildung Unterstützung vom Arbeitgeber bekommen. Dazu gehört nicht nur, Maßnahmenangebote zu finden, die zum Aufgabengebiet des Mitarbeiters passen, sondern die gleichzeitig seine individuellen Interessen berücksichtigen. Das beinhaltet außerdem die Hilfe bei der Wahl der passenden Lehrmethode.

Zudem geht es hierbei um das Thema Zeiteffizienz: Suchen Ihre Mitarbeiter selbst im Netz nach Angeboten zur Fortbildung, geht oft viel wertvolle Zeit verloren, da sie nicht unbedingt wissen, was und wo sie suchen sollten. Der Markt bietet bereits einige Anwendungen, die Unternehmen die Digitalisierung der Personalentwicklung leichter machen. Sie helfen beispielsweise mit einem automatischen Abgleich von Ist- und Soll-Anforderungen der Mitarbeiter, das richtige Lernangebot für jeden Lerntypen zu ermitteln. Das ermöglicht eine ganz individuelle Weiterbildung der Mitarbeiter und fördert deren Motivation.

4. Setzen Sie auf Mobile Learning und E-Learning

Jeder Mensch lernt anders. Als Führungskraft sollten Sie das berücksichtigen, um mit der Digitalisierung der Personalentwicklung wirklich erfolgreich zu sein. Hier bietet es sich an, auf E-Learning und Mobile Learning zu setzen. Beide schaffen die Voraussetzungen für ein modernes, zielgerichtetes Lernen. In den meistens Fällen sind ihre Learning-Einheiten zeitlich unabhängig und lassen sich jederzeit und von jedem Ort aus – das heißt dann, wenn der Mitarbeiter wirklich Zeit und Muße hat – durchführen. So sorgen verschiedenste, auf dem Markt erhältliche Apps und Onlineanwendungen für viel Flexibilität und Eigenverantwortung. Und gerade letztere ist nicht unwichtig, wenn es darum geht, eine moderne Kultur der Personalentwicklung zu leben.

Was bedeutet das konkret? Die Digitalisierung der Personalentwicklung braucht motivierte Mitarbeiter. Und eine sehr gute Möglichkeit, um Mitarbeiter zu motivieren, ist Eigenverantwortung. Wenn die Rahmenbedingungen der digitalen Fort- und Weiterbildung geklärt sind, legen Sie diese in die Hände Ihrer Mitarbeiter. Denn je mehr Empowerment Sie ihnen geben, desto stärker ist deren Identifikation mit Ihrem Unternehmen. Kreieren Sie eine perfekte Lernatmosphäre, indem Sie auf zielgerichtete vermittelbare, digitale Lernangebote setzen.

5. Bauen Sie Soft Skills aus

Für die Digitalisierung der Personalentwicklung ist nicht nur fachliche und digitale Kompetenz gefragt, sondern auch soziale. Durch die immensen Möglichkeiten der Vernetzung arbeiten heute weitaus mehr Menschen miteinander als noch vor ein paar Jahren. Hier sind neue Kompetenzen im Bereich Soft Skills gefragt. Fördern Sie mit entsprechenden E-Kursen das Kommunikationstalent, die Organisationsfähigkeit und das Know-how im Projektmanagement, damit alle Teams reibungslos und effektiv zusammenarbeiten können.

Frontalunterricht war gestern!

Individualität ist das Zauberwort, wenn es um die erfolgreiche Digitalisierung der Personalentwicklung geht. Für Sie bedeutet das: Nutzen Sie die Vielfalt der digitalen Angebote in den Bereichen Fort- und Weiterbildung. Denn je individueller sich Ihre Mitarbeiter weiterbilden, desto mehr wird Ihr Unternehmen bereichert – und Sie bleiben immer auf aktuellstem Stand der Entwicklungen.