Dokumentenzentrierte HR Software 5 Vorteile für Ihr Personalmanagement

Schluss mit Papier und Routineaufgaben, die Zeit kosten und fehleranfällig sind. Die digitale Transformation erleichtert das Personalmanagement und schafft Ressourcen für Ihr Kerngeschäft. Lernen Sie hier fünf Vorteile eines in eine HR Software integrierten DMS kennen. 

Dienstagmorgen im Büro eines mittelständischen Unternehmens in Frankfurt: Die To-do-Liste der Human-Ressources-Abteilung platzt aus allen Nähten. Per E-Mail und Post trudeln Bewerbungsunterlagen ein. Die Grippewelle greift um sich. Und Mitarbeiterbeurteilungen stehen ebenfalls auf dem Programm. Doch es gibt keine Spur von Stress in der Abteilung. Denn das Unternehmen gehört zu den Pionieren der digitalen Transformation. 

Der Betrieb setzt auf eine Enterprise-Content-Management (ECM) Software. Sämtliche Dokumente des Unternehmens, darunter auch Personalunterlagen, sind in einem zentralen digitalen Archiv zusammengefasst. Mitarbeiter greifen auf dieses Archiv mit PCs, Laptops, Tablets und Smartphones zu. Von überall auf der Welt. Mussten sie früher Aktenschränke durchforsten und bis zum Hals bepackt durch Abteilungen hasten, bearbeiten sie heute Personalinformationen im digitalen Dokumentenpool, darunter Lebensläufe, Zeugnisse, Zertifikate, Beurteilungen, Einarbeitungspläne sowie Gehalts- und Lohnabrechnungen. Informationen sind blitzschnell gefunden und bearbeitet.

Ebenso einfach ist es, Arbeitsschritte zu automatisieren. So ist es nicht mehr nötig, irgendwo zu notieren, dass im Juni das Zertifikat eines Angestellten abläuft. Der HR Workflow schickt stattdessen eine Benachrichtigung per E-Mail. Es ist zudem möglich, einen Talentpool mit Bewerbungsunterlagen aufzubauen. Dank automatischer Indexierung sind Kandidaten bei Bedarf in Sekundenschnelle gefunden. Auch alle Urlaubs- und Abwesenheitszeiten behalten die Kollegen mit dem DMS im Überblick. Das Beispiel zeigt: Die Digitalisierung macht Menschen nicht überflüssig. Sie schafft Ressourcen für das Kerngeschäft.

Studie zeigt: Betriebe lieben die Digitalisierung von Büro und Verwaltung

Dass die wenigsten Betriebe die digitale Transformation bereuen, zeigt auch eine Studie des IT-Branchenverbands BITKOM. 94 Prozent der Unternehmen, die eine Lösung zur Digitalisierung von Büro und Verwaltungsprozessen einsetzen, bescheinigen ihrer Software einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz beim Zugriff auf Informationen. 78 Prozent sehen zudem die Daten- und Informationssicherheit im Umgang mit Dokumenten verbessert.

Haben Personaldienstleister früher Personalunterlagen, etwa Tätigkeitsnachweise und Abrechnungen für die Arbeitnehmerüberlassung, in Papierform in Akten und Schränken archiviert, können sie heute in die digitale Personalakte aufgenommen werden. Durch die Integration des DMS in eine HR Software wird die Prozessoptimierung in zentralen Personal- und Finanzabrechnung vorangetrieben und Kunden erhalten dadurch einen besseren Service.

Vorteil 1: HR Workflows machen Personalmanagement produktiver

Daten eingeben und abgleichen, Informationen verteilen, Fehler korrigieren: Mitarbeiter sind häufig durch Routineaufgaben blockiert, auch in HR-Abteilungen. Wenn die HR-Prozesse im Unternehmen hingegen mit einem DMS digitalisiert und automatisiert werden, geraten Workflows nicht ins Stocken. Produktivität und Innovation steigern sich unternehmensweit.

Personaldienstleister wollen zunehmend die Papierflut beenden und deshalb eine digitale Lösung einführen. Vorteilhaft ist, wenn über eine Schnittstelle zum DATEV-Lohnprogramm sich auch Informationen wie Lohnabrechnungen und Beitragsnachweise automatisch archivieren und den Personalakte zuordnen. Der DMS-Einsatz steigert die Effizienz in vielen Bereichen und Mitarbeiter lassen sich in noch kürzerer Zeit an Kunden vermitteln.

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung: Wände voller Aktenschränke werden in der Regel überflüssig. Büros sind aufgeräumter und heller, die Arbeitsatmosphäre ist angenehmer und inspirierender.

Vorteil 2: Personalabteilungen treffen mit integrierter HR Software fundierte Entscheidungen

Sind Mitarbeiter durch Routineaufgaben blockiert, fehlt ihnen meistens auch die Zeit, Innovationen in der HR-Abteilung anzustoßen. Auch hier unterstützt eine ECM-Software. Sie verwaltet nicht nur E-Mails, Office-Dokumente, PDFs und gescannte Unterlagen. Sie macht es auch möglich, Workflows durch Prozessautomatisierung zu beschleunigen. Mitarbeitern bleibt somit mehr Zeit, sich auf fachlich anspruchsvolle Aufgaben zu konzentrieren und strategische Entscheidungen zu treffen.

Vorteil 3: HR-Mitarbeiter können von überall auf der Welt arbeiten

Die Digitalisierung verändert die Art und Weise, wie Menschen ihrer Arbeit nachgehen. Durch Smartphone, Tablet und 5G sind sie längst nicht mehr an einen PC im Büro gekettet. Viele Mitarbeiter arbeiten im Home-Office – nicht selten tausende Kilometer vom Arbeitgeber entfernt. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und in Zeiten des Fachkräftemangels Flexibilität zu beweisen, müssen Unternehmen mit dieser Entwicklung Schritt halten.

Doch damit Fachkräfte von überall auf der Welt zusammenarbeiten können, gilt es in eine passende HR Software mit DMS-Integration zu investieren. Sie ermöglicht einen Zugriff auf die Unternehmensdaten aus der Ferne. Scans, Microsoft-Office-Dateien, PDFs, Belege aus dem ERP, Web-Formulare und E-Mails lassen sich auch abteilungs- und systemübergreifend innerhalb weniger Sekunden weiterleiten und freigeben. Alles, was Mitarbeiter dazu brauchen: einen Browser und eine Internetverbindung.

Nicht nur HR-Abteilungen profitieren davon, dass Mitarbeiter von überall auf der Welt auf Informationen zugreifen. Diese Möglichkeit entlastet zahlreiche andere Unternehmensbereiche, etwa Vertrieb und Service. 

Vorteil 4: DSGVO & Co.: Dokumentenmanagement unterstützt HR Software beim Datenschutz und schafft Rechtssicherheit

Vom Umgang mit Steuerdokumenten bis hin zum Datenschutz von Personalunterlagen: GoBD, DSGVO oder HIPAA sind nicht selten Begriffe des Schreckens. Doch eine moderne ECM-Software bringt Entlastung. Dank wasserdichter Zugriffsberechtigungen und Datenverschlüsselung haben Mitarbeiter und Kunden eines Unternehmens die Gewissheit, dass Daten geschützt sind. Kollegen steuern, was mit Dokumenten und Daten geschieht. Und verlassen sich darauf, dass das System Daten erfasst, verarbeitet und aufbewahrt – ohne Datenmissbrauch oder Verlust.

Vorteil 5: Ein in die HR Software integriertes Cloud-DMS reduziert Kosten

Digitalisierung und Fachkräftemangel. Zwei Begriffe, die im Alltag für Probleme sorgen. Denn ist der Wille zur digitalen Transformation noch so groß: Viele Unternehmen finden derzeit keine IT-Kräfte, um Digitalisierungsprojekte voranzutreiben. Umso wichtiger sind HR Software, die ebenso wie ein DMS in der Cloud laufen. Um die Wartung der Technik, etwa um Systemupgrades und Sicherheitspatches, kümmert sich der Anbieter.

Eine Studie der BITKOM zeigt: Da IT-Ressourcen knapp sind, betreiben über die Hälfte der Betriebe ihre ECM-Lösungen mittlerweile in der Cloud, größtenteils in der Public Cloud. Der Mittelstand entscheidet sich zunehmend für den Cloud-Einsatz, inbei großen Unternehmen hingegen hat das On-Premises-Modell immer noch die Nase vorn. Entsprechend wichtig ist es, dass Hersteller von ECM-Software mehrere Möglichkeiten anbieten, die Software zu betreiben – als Cloud-, On-Premises- oder Hybrid-Lösung.

4 praxisorientierte Tipps zur Einführung der elektronischen Personalakte

Die Mitarbeiter sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Ohne sie funktioniert nichts. Sie kümmern sich um Kunden und deren Anliegen, sie treiben Projekte voran und erledigen alltägliche Arbeiten. Zu diesen gehören insbesondere die Aufgaben in der Buchhaltung sowie in der Personalabteilung. Gerade letztere nimmt einen extrem wichtigen Part in jedem Unternehmen ein. Hier ist schnelles, effizientes und vor allem korrektes Arbeiten gefragt. Erhebliche Vorteile haben Unternehmen, die auf eine elektronische Personalakte setzen. Warum das so ist und was die besten Tipps zur Einführung der elektronischen Personalakte sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Am Anfang steht die digitale Transformation

Wer die elektronische Personalakte für seine Personalabteilung nutzen möchte, muss sich zwangsläufig Gedanken um die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) machen. Denn die Einführung einer elektronischen Personalakte bedeutet gleichzeitig eine Standardisierung und HR-Prozesse. Untrennbar damit verbunden ist die Reduktion von Papier. Mit anderen Worten: Die analoge Arbeit in Ihrer Personalabteilung muss digitalen HR-Prozessen weichen. Bei dieser Transformation werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert.

So sorgt die digitale Personalakte dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden sind – digitalisiert, gebündelt und organisiert. Und damit das reibungslos funktioniert, helfen die folgenden vier praxisorientierten Tipps weiter:

Praxistipp Nr. 1: Finden Sie die richtige Digitalisierungsstrategie

Bevor Sie mit der Umstellung von analoger auf digitale Arbeit und damit auf die elektronische Personalakte beginnen, sollten Sie sich eine entscheidende Frage stellen: Welche Art der Installation wollen Sie wählen? Hier haben Sie mit der Nutzung einer Cloud oder einer Inhouse-Installation zwei unterschiedliche Möglichkeiten. Während Inhouse-Lösungen eine starke und vor allem systemkompatible IT-Struktur des Unternehmens als Basis benötigen, überzeugen Cloud-basierte Lösungen mit deutlichen Vorteilen. Zunächst lassen sich Dokumente einfacher und kontrollierter an Externe verteilen. So gestaltet sich die Arbeit insgesamt flexibler. Hinzu kommt, dass sich die verfügbare Speicherkapazität eines Cloud-Dienstes schneller anpassen lässt. Zudem erfolgt die Abrechnung bei vielen Anbietern nach dem tatsächlichen Verbrauch, was die Cloud-basierte Arbeit zu einer kostengünstigen Alternative macht.

Generell gilt jedoch: Wenn die elektronische Personalakte schnell und mit Erfolg in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden soll, müssen alle Mitarbeiter gleichermaßen an der Umstrukturierung mitarbeiten. Nicht selten gibt es in Personalabteilungen Hemmungen hinsichtlich der Digitalisierung der Personalentwicklung. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seien ein sogenanntes „people’s business“ und damit eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Ob Recruiting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alle drehen sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg eines ganzen Unternehmens beteiligt ist. Gerade deswegen ist es extrem wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern deutlich zeigen, warum die elektronische Personalakte eine erhebliche Erleichterung für die alltägliche Arbeit ist und dass sie keine Angst vor Jobverlusten haben müssen – im Gegenteil, wie der zweite Praxistipp zeigt.

Praxistipp Nr. 2: Profitieren Sie von den Vorteilen der elektronischen Personalakte

Sämtliche HR-Prozesse in Ihrem Unternehmen sind von entscheidender Wichtigkeit und bedürfen einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Hinzu kommt, dass es sich um (streng) vertrauliche Dokumente handelt, die entsprechend gesichert sein müssen. Fehler sollten hier im Idealfall nicht passieren. Doch unter Zeitdruck und Stress entwickeln sich gerade bei der manuellen Bearbeitung von Personalunterlagen Fehlerquellen. Das ist ungünstig und zudem auch völlig unnötig. Denn die elektronische Personalakte kann genau das vermeiden.

Die elektronische Personalakte vereinfacht sämtliche Arbeitsabläufe und begünstigt mittels zuverlässiger Workflows eine bessere Vernetzung aller Teams in einem Unternehmen. Im Grunde funktioniert sie dabei wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier, sind doch alle Unterlagen digitalisiert und in einem digitalen Archiv gespeichert. Durch die Ablage der Daten in einem digitalen Dokumentenmanagement-System sowie durch eine zentrale Verwaltung, erlaubt die elektronische Personalakte den Mitarbeitern einen dezentralen Zugriff.

Egal, wann und wo – berechtige Personen können zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Mit entsprechenden Applikationen geht das auch über mobile Endgeräte. So sind Daten schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Musste man bestimmte Aufgaben früher, zum Beispiel auf Grund von Dienstreisen, verschieben, lassen sie sich heute direkt von überall aus bearbeiten. Zudem können mehrere Mitarbeiter parallel an einem Dokument arbeiten, was den Workflow beschleunigt und die Arbeit wesentlich flexibler macht.

Praxistipp Nr. 3: Heben Sie Ihren Datenschutz auf ein neues Level

Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO Mitte 2018 ist Datenschutz ein Thema, das wirklich alle Branchen betrifft. So auch die Personalabteilungen sämtlicher Unternehmen. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, hilft die elektronische Personalakte. Der Markt offeriert eine Vielzahl an Softwareanwendungen und Lösungen für die Arbeit mit elektronischen Personalakten. Die Wahl des richtigen Systems bedarf deswegen der Prüfung mehrerer Faktoren, von denen die Sicherheitsfrage sicherlich eine der wichtigsten ist.

Hier sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Software den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht und Dokumente nur sicher verschlüsselt übermittelt. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Da Personalakten sensible Daten enthalten, deren Zugriff strikt auf wenige Personen limitiert ist, muss die Software zudem die Einrichtung unterschiedlicher Nutzerrollen ermöglichen und sorgfältig dokumentierte Zugriffsprotokolle anlegen. So ist der sichere Umgang mit sensiblen Daten in jedem Fall gewährleistet.

Praxistipp Nr. 4: Vergessen Sie langes Suchen im Archiv

Sie möchten eine Datei ohne langes Suchen direkt auffinden? Die elektronische Personalakte macht es möglich. Denn mittels Schlagwortsuche und Texterkennung können Sie und Ihre Mitarbeiter wesentlich schneller auf gesuchte Dateien zugreifen und diese weiterbearbeiten. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind hier sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert. Das entlastet bei Routineaufgaben und der gesamte Workflow der Abteilung gestaltet sich damit effizienter.

Die elektronische Personalakte zeigt: Wer mit der Bearbeitung seiner HR-Prozesse auf digitales Arbeiten setzt, spart an allen Ecken und Enden. Denn mit ihrer Hilfe benötigen Unternehmen auf Dauer weniger Arbeitszeit, weniger Lagerfläche und haben damit auch weniger Kosten.