Langzeitarchivierung: Daten effizient und sicher aufbewahren

Manche Dokumente wollen Unternehmer aufbewahren, andere müssen sie aufbewahren. Prospekte, Kataloge, Fotos oder Image-Broschüren können zur Dokumentation der Firmenhistorie dienen, Verträge, Rechnungen oder Zertifikate sollten so lange greifbar sein, wie sie benötigt werden bzw. der Gesetzgeber es vorschreibt. Das gilt ebenso für Entwicklungs- und Fertigungsunterlagen, wie Konstruktionszeichnungen, Rezepturen oder Qualitätsnachweise.

Auf immer und ewig?

Dabei stehen immer zwei Fragen im Raum: Wie lange müssen die Dokumente aufbewahrt werden – und wie lange will das Unternehmen sie behalten? Bei der Antwort gilt für Dokumente das Gleiche wie für Brautpaare. Die erhalten zur Hochzeit viele Glückwünsche unter dem Motto „auf immer und ewig“, obwohl alle wissen: Viele Ehen werden irgendwann geschieden, die Brautpaare gehen wieder getrennte Wege. Genauso trennen sich Unternehmen und Behörden im Laufe der Jahre von den allermeisten Dokumenten. Manche Dokumente müssen zwar einige Jahre, teilweise Jahrzehnte lang aufbewahrt werden. Viele werden aber nach und nach gelöscht, um Speicherkosten zu sparen und unnützen Informationsballast loszuwerden, der die Suche nach Dokumenten erschwert.

Man spricht bei dieser langjährigen Aufbewahrung der Dokumente von Langzeitarchivierung. Gemeint ist eine Vorrichtung, in der Aufbewahrenswertes zeitlich unbegrenzt untergebracht, zugänglich gemacht und erhalten wird. Hinzu kommt ein Management der Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Vom Eingang in das Archiv über etwaige Änderungen und Ergänzungen oder das Weitergeben bis hin zur Vernichtung.

Langzeitarchivierung – was ist das?

Langzeitarchivierung dient dazu, Dokumente, Akten, Bücher, Fotografien oder Unterlagen von kulturellem, historischem, materiellem oder informellem Wert dauerhaft zu erhalten. Langzeitarchive finden sich unter anderem in Bibliotheken, Unternehmen und in der öffentlichen Verwaltung. Ihr Zweck ist es, das Archivgut nicht nur über Jahrzehnte aufzubewahren, sondern es auch zu schützen, zu erhalten und bei Bedarf jederzeit verfügbar zu machen.

Abschied vom Papier

In der Vergangenheit hat sich die Archivierung auf Papier bestens bewährt, denn es eignet sich auch hervorragend als Träger für Informationen, die rechtskonform und vor allem auch revisionssicher archiviert werden müssen. Wird säurefreies Papier richtig gelagert, kann es mehrere hundert Jahre überdauern.

Doch mittlerweile liegen immer mehr Daten nur noch in elektronischer Form vor: Steuerdokumente, Verträge, Entwicklungsunterlagen oder Umsatzstatistiken. Und an die Stelle des Briefes oder des Fax-Dokuments treten E-Mails und Messages. Deshalb ist längst elektronische Schriftgutverwaltung empfehlenswert. Also die sichere, unveränderbare Langzeitarchivierung von jederzeit wieder reproduzierbaren elektronischen Informationen und Dokumenten mit einer Archivierungssoftware. Optimalerweise mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS).

Die Langzeitarchivierung mit dem DMS automatisiert den Prozess einer langfristigen Erfassung von Daten und Informationen, deren Aufbewahrung und der Bereitstellung der dauerhaften Verfügbarkeit. Dabei spielen drei Aspekte eine entscheidende Rolle, die bei der Aufbewahrung bzw. Archivierung von Dokumenten über kurze Zeiträume zu vernachlässigen sind:

  • Der Inhalt muss lesbar sein,
  • das Medium muss die Information bewahren und
  • es muss diese zur Verfügung stellen können.

In diesem Zusammenhang lohnt sich die Rückbesinnung auf die Anfänge der Schrift: Die sumerische Keilschrift ist die ägyptischen Hieroglyphen. Damals sollten die Gesetze, die das alltägliche Leben und das Handeln miteinander regelten, eindeutig und dauerhaft festgelegt werden, so dass sie bei Streitigkeiten jederzeit zu Rate gezogen werden konnten.

Ohne digitale Transformation keine Transformation

Die Erfindung von Papyrus und Archivierung auf Papier (und später Mikrofilm) machte dann vieles im Sinne des Wortes leichter. Noch viel leichter wird die Langzeitarchivierung, wenn sie zeitgemäß elektronisch erfolgt. Denn ganz nebenbei legt die elektronische Archivierung auch den Grundstein für die Digitale Transformation, setzt sie doch voraus, dass Informationen digital abruf- und verarbeitbar sind. Das heißt: Ohne digitale Informationen keine Transformation.

Die Ursache ist offensichtlich: Abgelegt im physischen Ordner und verstaut im Schrank ist Papier zwar geduldig, aber nicht ein lebendiger Teil des digitalen Informationsflusses. Mit einem elektronischen Archivierungssystem dagegen werden Informationen über und aus Dokumenten in den digitalen Informationsfluss mit eingebracht. Die Langzeitarchivierung sorgt dann dafür, dass wirklich alle – auch sehr alte –Dokumente immer und überall abrufbar sind. So werden Dokumente dann zum integralen Bestandteil des digitalen Transformationsprozesses.

Damit der Zahn der Zeit nicht am Langzeitarchiv nagt, sind in Anbetracht der rasanten IT-Entwicklung einige wichtige Faktoren zu beachten. Sonst droht im Laufe der Jahre eine Sammlung veralteter Informationen bzw. von unverständlichem Informationsmüll zu entstehen. Denn unabhängig davon, aus welchem Grund ein Unternehmen oder eine Behörde Dokumente archiviert, ist der Prozess komplexer als es auf den ersten Blick scheint.

Langzeitarchivierung – aber richtig

Der erste Punkt, den es berücksichtigen gilt, ist das Speichermedium des Langzeitarchivs. Es kommt nur ein Medientyp in Betracht, der mindestens so lange lesbar ist, wie es die Aufbewahrungsfrist vorschreibt. Ein hochwertiges Magnetband sollte zehn Jahre oder länger halten; regelmäßiges Umspeichern kann ein Ausweg sein. Im Gegensatz dazu halten optische Speichermedien 30 bis 50 Jahre.

Auch das Speichersystem sollte überlegt ausgewählt sein. Früher wurden Archive gern auf Zip-Disketten gespeichert, weil die relativ preiswert waren und man – seinerzeit gigantische – 100 MB auf einer einzigen Diskette unterbringen konnte. Heute sind Zip-Disketten jedoch so gut wie ausgestorben – und es gibt kaum noch Laufwerke. Würde man ein altes finden, könnte man es nicht an den Rechner anschließen, denn wie die Zip-Laufwerke selbst sind auch die benötigten parallelen Anschlüsse am Rechner ausgestorben.

Leider lässt sich nicht vorhersagen, welche Arten von Speichermedien die Zeit überdauern werden. Dennoch ist es wichtig, sich bei der Langzeitarchivierung für die Geräte zu entscheiden, die die besten Chancen haben, langfristig unterstützt zu werden. Wie beim Magnetband kann Umspeichern eine Lösung sein, in dem Fall auf ein anderes Medium.

Regelmäßige Überarbeitung der Archive

Wie die verwendeten Speichersysteme werden sich im Laufe der Zeit auch die Archivierungsrichtlinien zweifellos ändern. Es empfiehlt sich daher, die Archive mindestens einmal im Jahr überprüfen. So lässt sich feststellen, ob etwas auf ein anderes Speichermedium migriert werden muss – und ob sich die Richtlinien und Aufbewahrungsfristen geändert haben.

Für Unternehmen ist die Langzeitarchivierung aus mehreren Gründen unverzichtbar. Zum einen erfordern gesetzliche Vorgaben wie das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), dass Firmen Geschäftsdaten bis zu zehn Jahre lang aufbewahren. Diese Daten müssen Firmen Behörden, etwa dem Finanzamt, bei Bedarf umgehend und in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen.

Eine Langzeitarchivierung von Daten bietet weiterhin die Möglichkeit, auf vorhandenes Know-how zurückzugreifen oder dieses bei Bedarf an Interessenten zu verkaufen (Verwertung von Patenten). Für öffentliche Einrichtungen wie Bibliotheken oder staatliche Archive ist die Langzeitarchivierung von Dokumenten die Grundlage ihrer Tätigkeit. Bei Geschäftsunterlagen beträgt der laut HGB und GOB vom Gesetzgeber vorgegebene Archivierungszeitraum bis zu zehn Jahre, bei Patientendaten sind es bis zu 30 Jahre.

Was unter Langzeitarchivierung fällt, ist Ansichtssache

Für Gebäudepläne, Katastereinträge und Unterlagen für medizinische Geräte gilt, dass sie über den gesamten „Lebenszeitraum“ der Objekte hinweg aufbewahrt werden müssen. Anderes Beispiel: Eine der zentralen Anforderungen an die Pharma- und Lebensmittelindustrie sowie die Reinraumüberwachung stellt die Langzeitarchivierung von Produktionsdaten gemäß nationalen und internationalen Anforderungen dar, wie beispielsweise GAMP5, FDA 21 CFR Part 11, VDI 2083 und DIN ISO 14644.

Drittes Beispiel: Aufbewahrungsfristen sind national geregelt. In den USA und in Frankreich sind die Aufbewahrungsfristen von Bankunterlagen von Kunden beispielsweise auf fünf Jahre beschränkt. In der Versicherungsbranche, bei Lebensversicherungen und Todesfallpolicen werden die Dokumente von dem Zeitpunkt des Abschlusses der Versicherung bis zu mehreren Jahren nach dem Tod des Kunden (mindestens fünf Jahre) aufbewahrt. Im Vereinigten Königreich werden Dokumente zum Rentenbezug 40 Jahre lang aufbewahrt, beginnend ab dem Tag der Unterschrift oder der Erneuerung des Vertrags durch den Kunden.

Die Langzeitarchivierung dient ganz nebenbei auch der Beweissicherung, beispielsweise im Rahmen eines Schadenersatzprozesses wegen angeblicher Konstruktionsfehler eines Produkts. Dann müssen auch noch nach Jahrzehnten die Originalunterlagen vorgelegt werden – also ist Revisionssicherheit gefragt; das bedeutet nebenbei bemerkt, dass auch die Verfahrensdokumentation archiviert werden muss.

Damit ein archiviertes elektronisches Dokument als Beweismittel zugelassen wird, ist es allerdings erforderlich, über kryptografisch signierte Dokumente den Beweiswert zu sichern und nötigenfalls zusammen mit den Metadaten, Signaturen und Beweissicherungen sogenannte „Evidence Records“ zu erstellen. Details dazu hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Technischen Richtlinie (TR) 03125 festgelegt – und auch schon beweiswerterhaltende Langzeitarchivierungslösungen zertifiziert.

Fazit: Langzeitarchivierung macht sich nicht nebenbei

Aufbewahrungsfristen, ablaufende Speichermedien und die digitale Transformation machen Langzeitarchivierung zu einer Aufgabe, die immer wieder Aufmerksamkeit erfordert. Prüfen Sie Ihre Dokumente regelmäßig, damit aus dem Archiv keine Müllhalde wird!

Digitalisierung im Controlling – mit welchem Ziel?

Die Digitalisierung im Controlling geht mit einer enormen Zeit- und Kostenersparnis einher, selbst wenn sie zunächst einmal Investitionen in Hard- und Software bedeutet. Die Gründe sind vielfältig: Diverse Kommunikationskanäle und -foren ermöglichen einen kostengünstigen, direkten Austausch, auch über Kontinente hinweg. Dokumente werden per Knopfdruck an Kollegen, Lieferanten und Kunden verschickt – und kommen direkt an.

Digitalisierung heißt also auch: Alle an einem Prozess Beteiligten sind auf dem gleichen Informationsstand. Das revolutioniert mitunter sogar die Personalphilosophie im Betrieb. Denn dank schneller Datenverbindungen ist es heute nicht mehr zwingend nötig, dass alle Mitarbeiter in einer Stadt und an einem Ort gemeinsam arbeiten.

Controlling in Echtzeit

Auch im Controlling beschleunigt die Digitalisierung den Datenfluss. Das eröffnet den Controllern und dem Management die Möglichkeit, schnell – quasi in Echtzeit – zu reagieren. Controlling im Unternehmen meint dabei den kompletten Prozess von der Festlegung der Ziele über die Kurz- und Langfristplanung bis hin zur Steuerung, speziell auch in der Finanz- und Leistungswirtschaft.

Während der Manager das Geschäft lenkt und betreibt (und letztlich für das Ergebnis verantwortlich ist), versorgt ihn der Controller mit den dafür nötigen Informationen und übernimmt zudem die Verantwortung für die sogenannte „Ergebnistransparenz“. Dieses Zusammenspiel von Management und Controller macht in der Schnittmenge das eigentliche Controlling aus.

Diese Führungsarbeit ist nicht gebunden an eine bestimmte Unternehmensgröße, sondern muss auch in den kleinsten Unternehmen verbindlich übernommen werden. Controlling ist dabei allerdings nicht zwingend personengebunden. Die Führung muss sich aber an Ziel und Planung orientieren, außerdem antizipativ sein sowie adaptiv und dezentral funktionieren.

Digitalisierung im Controlling

Auch deshalb macht die Digitalisierung im Controlling Sinn, denn sie ermöglicht ein Controlling quasi in Echtzeit. Ein solches Realtime-Controlling erlaubt es den Unternehmen, Soll-Ist-Vergleiche möglichst schnell und durchgängig digital umzusetzen.

Tagesaktuelle Vergleiche zwischen kalkulierten Soll-Kosten und gebuchten Ist-Kosten sind „auf Knopfdruck“ abrufbar und entlasten das Management bei der Zwischen- und Nachkalkulation. Zudem können Soll-Ist-Vergleiche individualisiert für Unternehmens- und Fachbereichsmanagement visualisiert werden. Parallel dazu kann die Digitalisierung im Controlling das Nachtragsmanagement verbessern, den Informationsfluss zwischen Büro und z.B. Shopfloor, Ladengeschäft oder Baustelle fördern, Prozessmängel aufdecken sowie kontinuierlich die kalkulatorischen Zeitansätze für Prozesse anpassen und optimieren.

Entscheidend für die Informationstiefe im Echtzeit-Controlling ist neben dem digitalen Dokumenten-Management vor allem die Art der (mobilen) Datenerfassung. So ist beispielsweise eine Bewertung und Anpassung auf Positionsebene nur dann möglich, wenn schon bei der mobilen Datenerfassung Produktivzeiten den einzelnen Positionen zugeordnet werden.

Auf den Controller kommt es an

Er muss nicht nur die Fähigkeit haben, Vorhaben und Ergebnisse zu präsentieren und verständlich zu erklären. Er muss sich auch den Nachfragen stellen und zu Diskussionen bereit sein. Dabei hilft es natürlich sehr, wenn er ad hoc entsprechende Dokumente zur Hand hat.

Ein klarer Vorteil der Digitalisierung im Controlling ist, wie in anderen Unternehmensbereichen auch, die Prozessautomatisierung. Diese Automatisierung gilt als großer und höchst wirksamer Hebel für Effizienzsteigerungen, vorausgesetzt im Controlling sind die nötigen IT-Kenntnisse und eine gewisse Akzeptanz vorhanden.

In der Controlling-Praxis findet man die meisten typischen Anwendungsfälle von Automatisierung bei der Management-Berichterstattung, bei Prozessen der Datenverwaltung, in der Kostenrechnung oder der Planung, Budgetierung und in der Prognose. Denn all diesen Bereichen gemeinsam sind häufig sich wiederholende Prozesse mit geringen Schwankungen und kaum Abweichungen vom Standard – also Prozesse, die sich ausnehmend gut automatisieren lassen.

Auch die Datenerfassung aus diversen IT-Systemen und anderen Quellen gehört zu den ersten Automatisierungsaufgaben, die in Angriff genommen werden. All diese Prozesse können von höheren Verarbeitungsgeschwindigkeiten, einer ständigen Verfügbarkeit bis zu 24/7 und einer konstanten Qualität der IT-Unterstützung profitieren.

Digitalisierung im Controlling sichert Compliance – und damit die Existenz des Unternehmens

Automatisierung kann später jedoch durchaus auch zum Problem werden, falls die technische Basis nicht stimmt. Oft werden die potenziellen Erträge über- und die Aufwände unterschätzt, die mit der Implementierung von Automatismen verbunden sind. Wartung, Ausnahmebehandlung, Governance, Abstimmung und Koordination mit den Compliance-Teams und der IT-Abteilung werden oft vergessen. Auch die durch die Automatisierung verursachten Betriebsrisiken sollten sorgfältig geprüft werden, bevor Automatisierungsprojekte in Angriff genommen werden.

Die Koordination mit den Compliance-Teams ist aber nicht nur ein Risiko bei der Digitalisierung im Controlling, sondern kann dem Unternehmen auch sehr zum Vorteil gereichen. Der Grund ist einfach: Controlling und Compliance sind nicht nur gleichermaßen für die Wertschöpfung mitverantwortlich, sondern essenziell für die langfristige Existenzsicherung des Unternehmens.

Compliance dient dabei der Vermeidung finanzieller Risiken sowie der Aufrechterhaltung der Reputation des Unternehmens, weil alle Gesetze und Regelungen eingehalten werden – auch international. Das Controlling dagegen dient als Führungsinstrument der konsequenten Ausrichtung des ganzen Unternehmens auf den Oberzweck der Wertschöpfung.

Zwischen Controlling und Compliance bestehen demnach vielfältige Wechselwirkungen, die ein digitales Dokumenten-Managementsystems (DMS) nachhaltig und effizient unterstützt. Beispielsweise im Berichtswesen. Das Berichtswesen wird vom Controlling vor allem zur Bereitstellung von Informationen zur Unternehmensführung genutzt. Diese Informationen sind zwar aus Controlling-Perspektive vorrangig Wertschöpfungswissen, helfen aber oft auch bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

Buchhaltung optimieren

Auch im Controlling-Hauptprozess „Planung, Budgetierung und Forecast“ kann die Digitalisierung enorm hilfreich sein. Der Planungsprozess wird sich zunehmend durch die Nutzung treiberbasierter Simulationsmodelle verändern, die sukzessive zu einer top-down-orientierten Planung führen. „Big Data“ und „Predictive Analytics“ sind weitere elementare Effizienz- und Effektivitätstreiber, die insbesondere die Willensbildung im Führungs-Team verbessern. Etwa durch präzisere Aussagen über die Zukunft, den automatisierten und stärker integrierten Planungsprozess sowie eine schnelle Prognose-Erstellung dank „Digital Forecasts“.

Speziell in der Budgetierung findet man Automatisierung und Standardisierung bisher kaum, weshalb dieser Prozess oft besonders große Potenziale für das digitale Dokumenten-Management bietet. Zum Beispiel können diejenigen Prozesse, die bisher hauptsächlich manuell von den Controllern abgearbeitet wurden, teils sogar vollständig, applikationsübergreifend und ohne Programmierung automatisiert werden. Die Budgetierung gilt deshalb als einer derjenigen Prozesse im Controlling, die am stärksten von der digitalen Transformation profitieren können.

Digitalisierung im Controlling stützt das Rechnungswesen 4.0

Es hilft hier sehr, dass oft die Buchhaltung eine der ersten Abteilungen des Unternehmens ist, deren Prozesse digitalisiert werden. Denn eine Beschleunigung der Rechnungswesen-Prozesse bringt geldwerte Vorteile. Beispielsweise vermeiden Rechnungs-Workflows typische Übertragungsfehler bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen – und beschleunigen den gesamten Prozess deutlich.

Ist das digitale Fundament in der Buchhaltung einmal gelegt, wird der Controller davon profitieren. Die Digitalisierung im Rechnungswesen kann auch weitere Bereiche der Buchhaltung optimieren, beispielsweise durch eine digitale Rechnungsprüfung, eine digitale Rechnungsbearbeitung und die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerprüfer.

Digitalisierung wird die Arbeit des Controllers grundlegend verändern

Mit der Digitalisierung im Controlling geht ein Wandel von Rollenverständnis und Image des Controllers im Unternehmen einher. Die Zeiten des „Erbsenzählers“ sind endgültig passé. Ob als Business-Partner, Change-Agent, Unternehmensberater oder ökonomisches und ökologisches Gewissen – die unterschiedlichen Rollen, in die der Controller schlüpfen wird, sind komplexer und mit höheren Anforderungen verbunden.

Stehen solche gravierenden Veränderungen an, kostet es oft viel Energie, andere von den Vorteilen des Neuen zu überzeugen und sie obendrein noch zum Mitmachen zu animieren. Insbesondere Umstellungsprozesse in Unternehmen führen doch zunächst zum Widerstand in der Belegschaft. Mit einer durchdachten Vorgehensweise werden Betroffene jedoch zu Beteiligten, sodass das Umstellungsprojekt schließlich zum Erfolg wird.

Die beste Nachricht ist aber: Die Digitalisierung – nicht nur im Controlling – macht vieles sehr viel einfacher. Von der Optimierung der internen Kommunikation bis hin zur Nutzung einer Cloud, über die alle Prozessbeteiligten auf alle wichtigen Dokumente zugreifen können – in Echtzeit und unabhängig von ihrem Standort.

6 Gründe, warum Prozesse mehr Effizienz ins Dokumentenmanagement bringen

Es gibt mindestens vier Typen von Dokumentenmanagementsystemen. Doch eigentlich ist nur ein Typ wichtig: Der, der Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung weiterhilft. Es kann sein, dass für einen bestimmten Anwendungsfall ein isoliertes Dokumentenmanagementsystem ausreicht. In der Regel entfalten DMS- oder ECM-Systeme dann aber das tatsächliche Potenzial des Unternehmens, wenn sie vollständig in die IT-Infrastruktur integriert sind. Erfahren Sie in diesem Blogpost, wieso der Prozess für Ihre Dokumentenarbeit ausschlaggebend ist und worauf Sie bei der Software-Lösung achten sollten.

1. Das Dokument als Auslaufmodell: Darum stehen Prozesse im Fokus

Abläufe definieren unseren Arbeitsalltag. Die Prozesse, die diesen zugrunde liegen, verbinden Aufgaben, Mitarbeiter und Software in einem geregelten System. Im besten Fall laufen diese Prozesse nach einem vorgegebenen Schema und entlang eines definierten Rechte- und Rollen-Managements. Im allerbesten Fall laufen sie soweit möglich automatisiert und digital, um dem Unternehmen den größtmöglichen Nutzen zu bringen. Unsere Arbeitsgrundlage beschreiben folglich Prozesse, Workflows, Abläufe.

Und genau hier liegt die Krux: Es ist in der Historie der Dokumenten-Management-Systeme begründet das Dokument als Dreh- und Angelpunkt der Büroarbeit zu denken. Vom Dokument aus werden Prozesse definiert, Rechte vergeben und Workflows etabliert. Die Grenzen des Dokumenten-Management-Systems bilden dann ebenso oft auch die Grenzen des digitalen Potenzials eines Unternehmens oder des Digitalisierungsgrades. Denn nicht jeder Prozess enthält Dokumente, nicht jede Rolle kann an einem Dokument beschlossen, nicht jedes Recht anhand eines Dokuments vergeben werden. Deshalb kommt es nicht selten vor, dass alle nicht digitalisierbaren Zwischenschritte von Hand bearbeitet oder mit weiteren „Insellösungen“ überbrückt werden müssen. Der Dokumenten-Workflow greift nicht alle Prozessschritte ab und bindet Regeln und Berechtigungen nicht an unternehmensweite Rollen.

2. Prozesse bilden das Grundgerüst unserer Arbeit

Prozesse definieren unseren Arbeitsablauf. Sie beschreiben Rollen und verbinden diese mit Berechtigungen, Aufgaben und schließlich Personen. Es gibt datengetriebene, dokumentenbezogene oder Meta-Prozesse, die alle in einem bestimmten Verhältnis in einem Workflow vorkommen. Es zeigt sich also, dass Abläufe unabhängig von Dokumenten digital abgebildet werden sollten – und das vollumfänglich: im End-to-End-Workflow. Um diesem Ziel vom papierlosen Büro so nah wie möglich zu kommen, ist der Workflow innerhalb des Dokumenten-Management-Systems ausschlaggebend. Sofern sich das Unternehmen nicht für eine Plattform entscheidet, um alle Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Die Workflow-Lösung innerhalb einesguten Dokumentenmanagementsystems sollte eine Reihe von Funktionen mitringen, die den digitalen Arbeitsalltag unterstützen, feste Regeln einhalten und dabei nicht an Flexibilität verlieren. Abgesehen von den Standard-Funktionen, sind folgende Zusätze besonders wichtigю

3. Moderne Dokumentenmanagementsysteme benötigen eine breite Kernfunktionalität

  • Schnittstellen und Integrationen zu Drittsystemen
  • regelbasierte Workflows
  • erfasst strukturierte und nicht strukturierte Daten durch integrierte OCR-Erkennung
  • Unterbau eines Rechte- und Rollen-Managements inkl. Positionsbezogener Schwärzung
  • gestuftes Eskalationsmanagement
  • revisionssicheres Archiv mit regelbasierter Archivierung
  • Verschlagwortung und automatische Anreicherung mit Metadaten
  • Vorgangsmonitoring
  • Versionierung
  • Protokollierung
  • Dunkelbuchung
  • Rechtssicheres Stempeln inkl. Metadatenspeicherung
  • Rechtskonforme digitale Signatur
  • gemeinsame Informationsbasis durch webbasierten / Cloud-basierten Zugriff
  • gesicherte Bereitstellung von Informationen

Dokumente digitalisieren, erstellen, teilen, verwalten und digital archivieren: Die Liste der allgemeinen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems oder Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) liest sich bei allen Software-Anbietern weitestgehend gleich. Der Unterschied muss folglich in der Arbeit liegen, die zwischen den einzelnen Schritten und Funktionen entsteht. Wie automatisiert und medienbruchfrei einzelne Zwischenschritte durchlaufen, hängt von der Leistung der Prozessautomatisierung ab. Ist diese global angesetzt, wird die Organisation vernetzt – und manuell ergänzende oder Prüfarbeit reduziert.

4. Manuelle Nacharbeiten schädigen Ihr Unternehmenswachstum

Jeder Entscheider sollte sich bewusst sein, dass sich jede Unterbrechung eines digitalen Prozesses negativ auf die Gesamteffizienz des Unternehmens auswirkt. Beispielsweise durch manuelle Zwischenschritte oder die manuelle Prüfung. Ein kontinuierliches oder sogar exponentielles Unternehmenswachstum, das die Geschäftsprozessdigitalisierung verspricht, wird gehemmt. Überall dort, wo Medienbrüche entstehen, kann es zu langen Liegezeiten kommen: Aufgaben werden nach Empfinden des Mitarbeiters erledigt, eine Nachverfolgung, Erinnerung oder Vertreterregelung ist nicht automatisiert möglich. In der zwingenden Konsequenz, müssen alle Folgeschritte warten. Wichtiges Potenzial geht verloren – mitunter auch marktorientierte Entscheidungsvorteile oder Skonti.

Jeder Prozess, der nicht automatisiert geregelt ist, birgt eine höhere Gefahr für Flüchtigkeitsfehler, Auslassungen oder einen unzureichenden Informationsaustausch. Dies kann sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. In einem weiteren Schluss, können darunter die Arbeitseffizienz und Güte leiden, was sich abermals negativ auf das Gesamtergebnis des Unternehmens übertragen kann. Lange Wartezeiten, Unsicherheiten, erhöhte Fehlerpotenziale, Unterbrechungen im Prozessdurchlauf – sie alle schmälern den Tageserfolg.

5. Dokumentenmanagementysteme auf Workflowbasis sind leistungsstärker

Ein Dokumentenmanagementsystem, das eine starke Prozessautomatisierung im Kern der Software hat, automatisiert sowohl dokumentbasierte als auch datengetriebene Prozesse. Der Mitarbeiter bleibt flexibel und kann einen Prozess von Anfang bis Ende digital bearbeiten. Denn: der Workflow steuert die Dokumentenarbeit unternehmensweit.

Acht Funktionen im Prozessmanagement, die den Unterschied machen:

  1. Partner und Externe können leicht eingebunden werden (Link, Webbrowser, Rechtemanagement)
  2. Dokumente können im Laufe eines Prozesses erstellt, bearbeitet oder kommentiert werden
  3. Dokumente können rechtsverbindlich digital signiert werden, sowohl durch Mitarbeiter als auch Externe
  4. Dokumente können mit unterschiedlichsten Daten aus angebundenen Systemen automatisch angereichert werden
  5. Dokumente bzw. entsprechende Daten erreichen alle Personen und Systeme im Unternehmen
  6. Manuelles Nacharbeiten, Zwischenarbeiten oder Korrekturen entfallen weitestgehend
  7. Daten werden automatisch erkannt und entsprechend der Rollen und Rechte unternehmensweit weitergeleitet
  8. Prozesse werden vollumfänglich und durchgängig dokumentiert

6. Durchgängige Prozesse maximieren den Unternehmenserfolg

Im Vergleich dazu zeigt eine jüngst veröffentlichte Studie auf, dass rund 19 Prozent der befragten Unternehmen ihre Profitabilität in Form höherer Gewinne bereits frühzeitig durch die Einführung einer Digitalisierungs-Software steigern konnten. Ziel war oftmals die Automatisierung von Abläufen. Des Weiteren hatte die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zur Folge, dass die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden konnte. Auch wenn diese in einigen Fällen erstmals Mehrarbeit hatten.

Ausschlaggebend für den messbaren Erfolg des Unternehmens war in jedem Fall die gewählte Digitalisierungsstrategie. Dafür spielt die wachstumsorientierte Auswahl der Software ebenso eine Rolle wie die durchgängige, digitale Abbildung von Geschäftsprozessen.

Prozessmanagement – ein Überblick

Im Englischen als Business Process Management (BPM) bezeichnet, heißt es im Deutschen Prozessmanagement oder Geschäftsprozessmanagement. Doch was ist das? Erhalten Sie hier eine einfache Definition mit verständlichen Beispielen, eine Übersicht zu den Methoden und hilfreiche Tipps für die Praxis – zum Beispiel zur Auswahl einer geeigneten BPM-Software.

Definition: Was ist Prozessmanagement oder Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM) ist eine Methode, um Geschäftsprozesse zu analysieren, zu gestalten, zu steuern und letztendlich zu verbessern. Idealerweise sind bei der Analyse alle Prozesse eines Unternehmens einbezogen. Diese können zum Bespiel Abläufe mit anderen Unternehmen, Systemen, Kunden, Lieferanten oder Partnern umfassen. Das Ziel ist es, Geschäftsprozesse so zu verbessern, dass sie optimal zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Prozessmanagement oder Geschäftsprozessmanagement sind die deutschen Bezeichnungen für BPM und werden synonym verwendet. Prozessmanagement umfasst allgemein gesprochen sowohl analoge als auch digitale Prozesse.

Zusammenfassend sorgt Prozessmanagement für

  • transparente Kosten und Verantwortlichkeiten,
  • effiziente, abteilungsübergreifende Abläufe,
  • Informations- und Wissensaustausch zwischen unterschiedlichen Abteilungen, der sich anhand eines Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen, sie beinhalten aber in der Regel eine Modellierungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase.

Wie unterscheidet sich BPM von Workflow-Management?

Workflow-Management ist ein weiterer Begriff, der oft im Zusammenhang mit Prozessmanagement erwähnt wird. Während es beim Workflow-Management um das Koordinieren und Organisieren von Abläufen geht, ist Prozessmanagement dazu da, diese einzelnen Geschäftsprozesse in ein großes Ganzes einzuordnen. Workflow-Management ist demnach ein Teilgebiet, keineswegs jedoch ein Synonym von Prozessmanagement. Das Bestreben nach effizienten Prozessen ist hingegen bei beiden Ansätzen gleich.

Abgrenzung Digital Process Automation (DPA) und Prozessmanagement

Digital Process Automation (DPA) ist die Weiterentwicklung von Prozessmanagement und unterstützt Unternehmen bei ihrer ganzheitlichen digitalen Transformation. Prozessmanagement hat im Gegensatz zu DPA zunächst nichts mit digitaler Transformation zu tun. Um die angestrebten Verbesserungen zu erreichen, geht damit aber in der Regel auch einher, dass Unternehmen Prozesse digitalisieren und letztendlich automatisieren. Bei DPA rücken unternehmensweite Geschäftsprozesse mit externen Beteiligten stärker in den Fokus. DPA ist eine Technologie, die dafür sorgt, dass Prozesse und Systeme nicht nur digitalisiert, sondern Schrittabfolgen automatisiert werden, die normalerweise manuelles Zutun erfordern.

Der BPM-Lebenszyklus

Prozessmanagement ist eine fortlaufende Tätigkeit, die verschiedene Schritte beinhaltet und sich anhand eines Lebenszyklus abbilden lässt. Je nach Gegebenheit variieren die einzelnen Phasen, sie beinhalten aber in der Regel eine Modellierungs-, Ausführungs- und Überwachungsphase.

Beispielhafte Phasen von Business Process Management (BPM)

Analyse

In der Analysephase werden Prozesse zunächst ermittelt und analysiert (Personen, Tätigkeiten, einzelne Schritte, Zeitpunkte usw.)

Modellierung

Die Modellierungsphase beinhaltet im Kern das Auswählen und Anpassen von Prozessen, die umgesetzt werden sollen.

Ausführung

Sobald die Prozesse festgelegt sind, beginnt die Ausführungsphase, einschließlich dem Bestreben, Geschäftsprozesse zu automatisieren.

Überwachung

Die Überwachungsphase ist die Voraussetzung für die spätere Optimierung und dient der gezielten Prozesssteuerung.

Optimierung

In einem weiteren Schritt beginnt dann die Optimierungsphase. Durch die gewonnenen Erkenntnisse ist es nun möglich, die Prozesse zu verbessern. Es ist beispielsweise denkbar, dass Teilaufgaben noch nicht automatisiert sind, unnötige Schritte ausgeführt werden oder generell die Datenstruktur ein Nachjustieren notwendig macht.

Digitales Prozessmanagement: Beispiele für die Anwendung

In ganzen Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen gibt es verschiedene Workflows, die einzelne Schritte, Handlungsanweisungen und Verantwortlichkeiten beinhalten. Diese Prozesse können sowohl intern als auch extern ablaufen. Beispiele für interne Prozesse sind die Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbieter oder die Bestellung von Bürobedarf. Rechnungsprozesse (Eingangsrechnungsverarbeitung oder auch Rechnungserstellung) sind dagegen externe Abläufe, da Außenstehende (Kunden, Partner oder Lieferanten) involviert sind.

Einsatzszenarien, die das gesamte Unternehmen betreffen, sind zum Beispiel:

  • Buchhaltung und Finanzen
  • Einkaufsentscheidungen
  • Verwaltungtätigkeiten
  • Kundenservices
  • Gebäudemanagement
  • Personalmanagement
  • Auftragsabwicklung
  • Leistungsmessung
  • Lagerhaltung, Logistik
  • Standard-Arbeitsanweisungen
  • Leistung und Schulung der Mitarbeiter
  • Lieferanten- und Kundenportale

Zusätzlich gibt es Vorgänge, deren Ursprung einer bestimmten Abteilung zuzuordnen ist. All diese Workflows lassen sich digital abbilden. Auch wenn das eigentliche Prozessmanagement losgelöst von digitalen Lösungen ist, lässt es sich damit wesentlich einfacher umsetzen. Digitale und automatisierte Geschäftsprozesse verbessern die Leistungsfähigkeit in allen Abteilungen – das senkt den Overhead und ermöglicht Flexibilität im Unternehmen.

Personalwesen

Mit dem Fortschritt digitaler Strukturen ändert sich auch die HR-Abteilung – und gewinnt an Bedeutung. Neben administrativen Aufgaben wie Urlaubsanträge freigeben oder Bewerbungen prüfen, kommt der Personalabteilung zudem im „War for Talents“ eine strategische Rolle zu. Dabei sollen zukünftig weniger administrative Aufgaben auf der Agenda stehen als kreative, intelligente Tätigkeiten im Unternehmensumfeld. Das setzt wiederum voraus, dass Unternehmen ehemals aufwendige HR-Prozesse digitalisieren, automatisieren und diese mit den entsprechenden Daten sowie Abteilungen vernetzen. Flexiblere Arbeitsstrukturen, die Unternehmenskultur weiterentwickeln und Mitarbeiter bei der digitalen Transformation (Stichwort: Change-Management) begleiten, sind heute schon die neue Priorität. Um Zeit für diese strategischen und wertschöpfenden Tätigkeiten zu erhalten, müssen HR-Mitarbeiter bei Ihren administrativen Aufgaben entlastet werden. Das geschieht durch gezieltes Geschäftsprozessmanagement. Hier kommen einige Workflows, die sich im Personalwesen digitalisieren und automatisieren lassen:

  • Urlaubsantrag
  • Digitale Personalakte
  • Reisekostenabrechnung
  • Bewerbungsmanagement
  • Mitarbeiter-Onboarding
  • Spesenabrechnung
  • Dienstreiseantrag

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung gerade im HR-Bereich lohnt:

  • Förderung von New Work und mobilem Arbeiten
  • Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelle Abwicklung
  • Transparenz bei der Mitarbeiterverantwortung
  • Vereinfachtes Change-Management
  • medienbruchfreier Informationsaustausch

Verwaltung

Wer hat nicht schon mal einen Vertrag abgewickelt oder eine Genehmigung eingeholt? Auf dem analogen Weg sind diese Aufgaben oft zeitintensiv. Administrative Prozesse digital abzubilden, gehört deshalb zu einer jeden Digitalisierungsstrategie dazu. Auch nehmen sie oft wegen ihrer abteilungsübergreifenden Rolle eine dominanten Part im Prozessmanagement ein. Arbeitsabläufe können jedoch erst dann wirksam beschleunigt werden, wenn alle Systeme, Anwendungen und Unternehmensbereiche lokal und dezentral vernetzt sind. Dafür müssen Unternehmen analoge Abläufe überdenken, manchmal neugestalten und in der Regel straffen. Die Folge: Die heterogene IT-Landschaft wird vernetzt, das Unternehmen bleibt agil und Entscheider können sich auf Managementaufgaben konzentrieren, während Mitarbeiter ihre Zeit effektiver nutzen – und stets die Kontrolle über alle physischen und elektronischen Unterlagen behalten. Zusätzlich hilft die neugeschaffene Transparenz dabei, betriebliche Engpässe zu identifizieren und Abläufe kontinuierlich zu verbessern. Hier kommen einige Workflows, die sich in der Verwaltung digitalisieren und automatisieren lassen:

  • Vertragsverwaltung
  • Schulungsverwaltung
  • Genehmigungsprozesse
  • Digitale Bauakte / Digitale Projektakte
  • Werkstattauftrag
  • Fuhrparkmanagement

Und das sind die Gründe, warum sich die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen lohnt:

  • Enorme Zeitersparnis über alle Abteilungen hinweg
  • Schnellere und aktuellere Buchführung
  • Schneller, sicherer Zugriff auf alle Unterlagen und Daten
  • Effiziente Abläufe dank durchgängiger Prozesse
  • Optimierter Service durch zeitnahen, proaktiven Kontakt
  • Tagesaktuelle Buchhaltungs- und Lohnauswertungen
  • Reduzierte Gesamtprozesskosten
  • Fundierte Entscheidungen durch erhöhte Transparenz
  • Strenge Sicherheitsstandards für Dokumente und Datenaustausch

Finanzbuchhaltung

Noch füllen administrative Aufgaben das Tagesgeschäft, doch laut einer KPMG-Studie gehen 96 Prozent der Entscheider davon aus, dass sich ein beträchtlicher Teil der klassischen Aufgaben in der Finanzbuchhaltung zukünftig vollautomatisiert abwickeln lässt. Experten sind überzeugt: Mitarbeiter in Finanzabteilungen entwickeln sich mit der Digitalisierung zu Businesspartnern, sie beantworten richtungsweisende Fragen, interpretieren Daten und leisten einen steigenden Wertbeitrag für ihre Organisation. Problematisch wird es, wenn die Zahl an abteilungsübergreifenden, steuerungsrelevanten Daten weiter zunimmt – Prozessmanagement und daraus anlysierte, nutzstiftende Prozesse zur Verwaltung aber nicht implementiert werden. Da Echtzeit- und Ad-hoc-Analysen entlang der gesamten Wertschöpfungskette an Bedeutung zunehmen, wird es in der Praxis also darum gehen, ein vernetztes Wertschöpfungssystem aufzusetzen. Hier kommen einige Workflows, die sich in der Finanzbuchhaltung digitalisieren und automatisieren lassen:

  • Treasury Management
  • Risikobewertung
  • Purchase-to-Pay
    • Rechnungseingangsprüfung
    • Rechnungsausgangsbearbeitung
  • Ausgabenplanung
  • Bankenreport
  • Datencontrolling
  • Debitorenanlage

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung lohnt:

  • Mehr Leistung durch integrierten Datenaustausch
  • Erstellung elektronischer Rechnungen mit Informationsverknüpfung
  • Etablierung einer papierlosen Ablage als zentrales Nachschlagewerk für alle Unterlagen
  • Möglichkeit, Belege ohne Materialkosten auszutauschen und zu archivieren
  • Optimierte Kostenkontrolle

Einkauf

Dass sich digitale Beschaffungsprozesse mittlerweile vollständig automatisieren lassen, ist kein Geheimnis. Unternehmen setzen zusätzlich auf operative und innerbetriebliche digitale Prozesse wie Bedarfserfassung und Preisgestaltung, deren Daten aus unterschiedlichen Quellen vernetzt werden. Erst aber der umfassende Austausch von Informationen bringt den Vorteil der Digitalisierung im Einkauf ans Tageslicht: Nachhaltige Prozesse erfordern mehr als ein strategisches Daten-Management. Der Vernetzungsgrad zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Systemen bestimmt, wie digital und leistungsfähig der Einkauf ist. Einen bessere Vernetzung lässt sich wiederum mit Geschäftsprozessmanagement erreichen. Im Tagesgeschäft zeigt sich das an der Optimierung der Lieferkette oder der Maximierung der Reaktionszeit: Der moderne Einkäufer behält mit einem gezielten Prozessmanagement bei der großen Anzahl an Einkaufsprozessen jederzeit volle Kontrolle und Transparenz über Prozesse, Aufgaben und Zahlen, während er Entscheidungen in Echtzeit trifft. Hier kommen einige Workflows, die sich im Einkauf digitalisieren und automatisieren lassen:

  • Investitionsantrag
  • Wareneingangsprozess
  • Bestellprozess
  • Auftragsbearbeitung
  • Inventurprozess
  • Lieferfreigabe

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Einkauf lohnt:

  • Vertrags-, Lieferanten- und Beschaffungsmanagement ohne Medienbrüche
  • Optimierte Lieferketten
  • Maximierte Reaktionsgeschwindigkeit
  • Automatisierte Routineabläufe (Artikeldispositionen, Erstellen von Bestellvorschlägen oder Preisanfragen)
  • Transparente Buchungen und Lagerbestände
  • Neue Einsparungspotenziale
  • Reduzierte Bearbeitungszeit

Vertrieb

Heute gehören schon über 50 Prozent der neuen Mitarbeiter zur Generation „Digital Native“, die mit digitalen Hilfsmitteln und veränderten Arbeitsweisen aufgewachsen ist und diese in den Arbeitsalltag überträgt. Sie halten nicht viel von Dokumentenbergen, Excellisten mit manuell aufbereiteten Daten oder Zettelwirtschaft. Ebenso haben Kunden neue Informationskanäle erschlossen: Bis zum Erstkontakt mit dem Vertrieb ist die Entscheidung oft bereits gefallen, deshalb muss – auf allen Kanälen – vorgearbeitet werden. Denn der Kunde sollte die Wahl haben, wie er in Kontakt treten möchte; und der Angestellte sollte nahtlos zwischen den Kanälen wechseln können, um einen Lead effizient zu qualifizieren. Informationsüberfluss und Aufmerksamkeitsdefizite der Interessenten fordern, dass Unternehmen alle Vertriebsprozesse straffen und mit Business Process Management digital optimieren. Informationen müssen schnell und einfach auffindbar, Daten effizient nutzbar sein. Hier kommen einige Workflows, die sich im Vertrieb digitalisieren und automatisieren lassen:

  • Auftragsabwicklung
  • Informationsdownload
  • Angebotsfreigabe
  • Zusammenstellen von Produktblättern
  • B2B-Vertriebsprozess

Und das sind die Gründe, warum sich Digitalisierung im Vertrieb lohnt:

  • Vereinfachung von Abläufen, Kommunikation und Beratung
  • Höhere Reichweite und gesteigerter Umsatz
  • Optimierte Vertriebsproduktivität
  • Vertrauen aufbauen und Misstrauen verhindern
  • Geminderte Kosten für Verwaltung und Organisation
  • Erhöhte Effektivität und verringerte Fehleranfälligkeit
  • Vereinfachte Kontaktaufnahme, Datenpflege & Kollaboration
  • Nachhaltiger Wettbewerbsvorteil

Personal-, Finanz- und Rechnungsthemen digital hoch im Kurs

Aus einer aktuellen Studie des Digitalisierungsverbands Bitkom geht hervor, dass Unternehmen vor allem im Personal-, Finanz- und Rechnungswesen digital an Fahrt gewinnen, jedoch noch lange nicht alle Möglichkeiten ausschöpfen. Voraussetzung für die Digitalisierung dieser Bereiche ist dabei das Prozessmanagement. Denn um Prozesse digitalisieren zu können, müssen Sie zunächst erfasst und beschrieben werden. Unternehmen, die Prozessmanagement einführen wollen, sollten in der Theorie einen ganzheitlichen Plan verfolgen und in der Praxis in kleinen Schritt vorangehen. Ob andere Bereiche erst später auf der Agenda stehen und deshalb digital hinterherhinken, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.

Wie lässt sich Prozessmanagement umsetzen?

Wie Prozessmanagement in der Theorie funktioniert, lässt sich mit dem BPM-Lebenszyklus erklären. Doch Theorie und Praxis sind oft nur bedingt vergleichbar. In der Praxis sollte Ihnen bewusst sein, dass Prozessmanagement kein starres Abarbeiten von To-Do-Listen ist, sondern viel mit Kommunikation und Teamarbeit zu tun hat. Eine Studie von Accenture belegt, dass in Unternehmen viele Pilotprojekte zur Digitalisierung isoliert voneinander starten. Das Ergebnis: Vier von fünf Pilotprojekten werden gestoppt oder erfolglos beendet. Gehen Unternehmen digitales Prozessmanagement von vorneherein ganzheitlich mit der notwendigen Kommunikation an, kann das Scheitern möglicherweise verhindert werden. Wichtig ist es zudem, den Rückhalt aller Beteiligten inklusive des Managements zu haben, um Prozessmanagement in Gänze einführen und vorantreiben zu können.

Erfahren Sie hier drei essenzielle Schritte, um Prozessmanagement umzusetzen.

Prozesse strukturieren

Haben Sie die Gunst im Unternehmen hinsichtlich dieses Themas gewonnen, kommt der erste Schritt: Verschaffen Sie sich einen Überblick über die externen wie internen Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen und skizzieren Sie alle Arbeitsabläufe. Optimalerweise halten Sie bereits alle Prozesse, die sich im Unternehmen abspielen, fest. Alternativ können Sie abteilungsspezifisch herangehen und zum Beispiel zuerst Geschäftsprozesse im Personalwesen oder in der Verwaltung analysieren. Nützlich ist dabei zu wissen, dass es verschiedene Prozessarten gibt, die unterschiedliche Aufgaben und Zwecke erfüllen und Ihnen letztendlich helfen, Geschäftsprozesse zu strukturieren. In der Regel werden Wertschöpfungs-, Support- und Managementprozesse voneinander unterschieden.

Wertschöpfungsprozesse

Wertschöpfungsprozesse sind für die Erstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung unabdingbar. Sie umschreiben alle Unternehmenstätigkeiten, die auf Kundenbedürfnisse ausgerichtet sind. Welche Wertschöpfungsprozesse ein Unternehmen hat, hängt stark von seiner Branchenausrichtung beziehungsweise seinen Kernkompetenzen ab. Typischerweise gehören Vertriebs- und Marketingprozesse fast immer zu den Wertschöpfungsprozessen. Charakteristisch ist zusätzlich, dass unterschiedliche Abteilungen eines Unternehmens in die Wertschöpfungsprozesse integriert sind.

Supportprozesse

Supportprozesse –auch unterstützende Prozesse genannt – sind erstmal nicht kundenorientiert, aber notwendig, um Wertschöpfungs- und Managementprozesse durchführen, steuern und optimieren zu können. Dazu gehört beispielsweise die Personalauswahl und -qualifizierung sowie der Einkauf oder die Begleichung von Rechnungen. Im Gegensatz zu den Wertschöpfungsprozessen lassen sich Supportprozesse oft einer einzigen Abteilung zuordnen.

Managementprozesse

Managementprozesse beziehen sich auf das Unternehmen als Ganzes, tragen zur Planung und Kontrolle der Kern- und Supportprozesse bei und dienen dazu, ein Unternehmen strategisch zu führen. Ähnlich wie die Supportprozesse hängt diese Prozessart nicht unmittelbar mit der Wertschöpfung eines Unternehmens zusammen. Beispiele für Managementprozesse sind: Unternehmen strategisch ausrichten, Unternehmensleitbild definieren oder Unternehmensziele formulieren.

Prozesslandkarte erstellen

Der zweite Schritt geht aus den Gesprächen mit internen und externen Beteiligten hervor. Die Prozesslandkarte bildet alle Prozesse im Unternehmen grafisch ab. Die Einteilung nach Kern-, Support- und Managementprozessen wird um die Wechselwirkungen/Abhängigkeiten von Geschäftsprozessen untereinander ergänzt. Bildlich gesprochen ist die Prozesslandkarte Ihr Kompass, um auf dem Weg zum Prozessmanagement den Fokus zu behalten. Außerdem kann die Prozesslandkarte hinzugezogen werden, um Mitarbeitern das Prozessmanagement-Projekt zu erklären. Die transparente Darstellung hilft, Verständnis für das (Change-)Projekt zu gewinnen. Außerdem lassen sich anhand einer grafischen Darstellung Optimierungspotentiale besonders leicht ermitteln. Eine Prozesslandkarte erstellen Sie, indem Sie Ihre Kern-, Support und Managementprozesse mit weiteren Informationen (zum Beispiel verantwortliche Abteilung/Mitarbeiter) anreichern und diese nochmal weiter in Teilprozesse (sofern sinnvoll) unterteilen sowie um benötigte Drittsysteme, Dokumente, Kennzahlen ergänzen.

Prozesse realisieren und optimieren

Ist nun eine Übersicht geschaffen, können Sie Schritt für Schritt die Geschäftsprozesse aus Ihrer Landkarte abarbeiten, digitalisieren und sogar automatisieren. Mit der anschließenden Prozessoptimierung beginnt der BPM-Lebenszyklus dann wieder erneut.

Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, sollten Sie jedoch wichtige Aufgaben erledigt haben:

  • Beziehen Sie Mitarbeiter frühzeitig ein und bieten Sie Schulungen an.
  • Halten Sie Prozessschritte, Verantwortlichkeiten und weitere wichtige Informationen in einer Dokumentation fest.
  • Identifizieren und kontaktieren Sie alle Stakeholder rechtzeitig. Denken Sie auch an diejenigen, die zwar keine direkten Berührungspunkte mit dem Prozess haben, ihn aber freigeben müssen – zum Beispiel Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte.

Es empfiehlt sich außerdem, regelmäßige Abstimmungs- und Reviewtermine noch vor der Einführung festzulegen. So sorgen Sie von Beginn an dafür, dass Prozesse immer wieder neu hinterfragt, gegebenenfalls angepasst oder gar eliminiert werden.

Wir haben Ihnen zusätzlich fünf weitere Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, Ihr Projektmanagement erfolgreich umzusetzen.

5 Tipps für erfolgreiches Prozessmanagement

Aus der Praxis denken

Nehmen wir einen Bestellprozess als Beispiel: Wissen Sie, wer was in Ihrem Unternehmen bestellt und welche Genehmigungen dafür eingeholt werden müssen? Nein? Dann geht es Ihnen wie vielen anderen auch. Lösen Sie sich daher von der Idee, dass Sie oder das Management selbst, Prozesse nachvollziehen können und denken Sie aus der Praxis. Die besten Ansprechpartner sind immer noch diejenigen, die regelmäßig mit dem Prozess arbeiten. Hängen Sie sich nicht zu sehr an der Theorie auf: Im Gespräch mit Kollegen erfahren Sie bereits einzelne Prozessschritte und alles Weitere, was Sie für den Anfang wissen müssen.

Klein anfangen

„Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen“ oder „Aller Anfang ist schwer“ – zwei Redewendungen, die für Prozessmanagement nicht treffender sein könnten. Machen Sie es sich daher nicht unnötig schwer und fangen Sie klein an. Suchen Sie sich einfache Prozesse aus, die den IST-Zustand abdecken und vermeiden Sie Überforderung. Gerade wenn Prozessmanagement neu ist, sollten Sie kleine Etappen ansteuern, die sich schnell und unkompliziert umsetzen lassen. Der Erfolg beflügelt zu mehr – so können Sie schrittweise weitere, noch unerprobte Prozesse im Unternehmen angehen.

Zeitplan erstellen

Sie werden wahrscheinlich schnell merken, dass vieles deutlich länger dauert als anfangs angenommen. Es ist dennoch sinnvoll, einen Zeitplan zu erstellen, der großzügig Meilensteine einplant und von Ihnen regelmäßig überprüft sowie angepasst wird. Prozessmanagement ist nichts, was man mal so eben nebenbei macht. Wichtig ist es deshalb, allen involvierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genügend Zeit einzuräumen. Nur dann können Sie sich mit dem Thema ausführlich auseinandersetzen und ihre Aufgaben erfolgreich umsetzen.

Austausch ermöglichen

Wie bei jedem neuen großen Projekt, tauchen früher oder später Herausforderungen auf. Umstrukturierungen, neue Dienstleister und vieles mehr kann dazu führen, dass Sie Ihren so gut durchdachten Plan schon wieder über Bord werfen müssen. Um Veränderungen frühzeitig zu erfahren und um sich gegenseitig zu unterstützen, sind regelmäßige Meetings geeignet. Bringen Sie sich auf den neuesten Stand, diskutieren Sie Problemstellungen und inspirieren Sie sich gegenseitig. In welchen zeitlichen Abständen Sie Meetings einplanen, hängt davon ab, wie viel Besprechungsbedarf Sie haben. Es empfiehlt sich gerade zu heißen Phasen, etwa zu Beginn, geringere Abstände zu wählen. Wenn sich schließlich alles eingespielt hat, sind auch wöchentliche oder monatliche Besprechungen denkbar.

Hilfsmittel einsetzen

Mit Ihrer Prozesslandkarte haben Sie bereits ein starkes Hilfsmittel an der Hand. Sie ist Grundlage für Analysen, Besprechungen und Weiterentwicklungen und sollte daher in den regelmäßigen Abstimmungsterminen nicht fehlen. Aber auch die Wahl eines geeigneten Kommunikationsmittels ist von entscheidender Bedeutung. E-Mails führen oft zu Missverständnissen und tragen letztendlich mehr zur Verwirrung bei, als dass sie den Ablauf unterstützen. Schreiben Sie E-Mails daher nur, wenn sich Ihr Anliegen kurz und bündig erklären lasst und legen Sie wichtige Dokumente zusätzlich an einem vereinbarten Ort ab. Hier haben sich Projektmanagement-Tools als Mittel der ersten Wahl erprobt, da sie die komplette Kommunikation bestehend aus Dokumenten, Zeitplänen, To-Do-Listen etc. bündeln. Es gibt eine Reihe von Software-Angeboten, die sich sogar teilweise kostenlos nutzen lassen – zum Beispiel Asana oder Trello.

 

 

Geschäftsprozesse automatisieren – so gelingt der Start

Mehr Effizienz, Kostensenkungen, geringere Fehlerquote, Entlastung der Mitarbeiter: Dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen erhebliche Vorteile mit sich bringt und die Wettbewerbsposition von Unternehmen stärkt, liegt auf der Hand. Doch wie gelingt der Einstieg in die Welt digitaler, automatisierter Workflows? Dieser Artikel hält einen konkreten Handlungsleitfaden für Sie bereit, mit dem Sie erfolgreich starten können.

Mögliche Einsatzbereiche im Überblick

Automatisierung von Geschäftsprozessen

Trotz aller Vorteile: Es sollte nicht Ihr Ziel sein, sofort alles zu automatisieren, was automatisierungsfähig ist. Vielmehr sollten Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen, in welchen Bereichen dies besonders zielführend ist. Hierbei ist es hilfreich, wenn Sie bestehende Geschäftsprozesse in zwei Gruppen einteilen:

  • Kernprozesse (Schlüsselprozesse): generieren direkten Mehrwert, Output ist für Kunden wahrnehmbar
  • Unterstützungsprozesse (Back-Office-Prozesse): generieren keinen Mehrwert, unterstützen jedoch die Schlüsselprozesse; prägen das äußere Erscheinungsbild kaum

Kerngeschäftsprozesse sind beispielsweise der Verkauf, der Kundenservice und die Produktentwicklung. Unterstützungsprozesse finden sich hingegen vorwiegend in Bereichen wie der Buchhaltung, dem Finanzwesen, dem Controlling und dem Personalmanagement.

Für den Start bietet es sich aus mehreren Gründen an, mit einem Unterstützungsprozess zu beginnen. Zunächst sind Prozesse dieser Art oft hoch standardisiert, was die Automatisierung einfacher macht. Weiterhin werden die Prozesse häufig in hoher Frequenz durchlaufen, wodurch auch in betriebswirtschaftlicher Hinsicht genügend Potenzial vorhanden ist. Außerdem sind anfängliche Unwegsamkeiten in diesem Bereich eher tolerierbar, da Fehler vom Kunden kaum wahrgenommen werden können. Die Kernprozesse sollten Sie dennoch nicht aus den Augen verlieren, denn auch ihre Digitalisierung und Automatisierung wird mittelfristig relevant sein.

In fünf Schritten erfolgreich in die Prozessautomatisierung starten

Möchten Sie digital durchstarten und Ihre Geschäftsprozesse automatisieren? Dann hilft Ihnen folgende Vorgehensweise dabei, erfolgreich zu starten:

  • Schritt 1: Geeignete Prozesse identifizieren
  • Schritt 2: Identifizierte Prozesse analysieren, Schwächen beheben
  • Schritt 3: Prozessautomatisierung planen und vorbereiten
  • Schritt 4: Tool auswählen
  • Schritt 5: Lösung implementieren, Automatisierung starten

Betrachten wir diese Schritte im Folgenden genauer, um zu klären, worauf es im Einzelnen ankommt.

Schritt 1: Geeignete Prozesse identifizieren

Im ersten Schritt müssen Sie einen oder einige wenige Geschäftsprozesse identifizieren, die Sie automatisieren möchten. Nehmen Sie sich für dieses Pilotprojekt nicht zu viel vor. Wählen Sie beispielsweise einen Unterstützungsprozess aus, der sich häufig wiederholt und viele Personalressourcen bindet. Erstellen Sie an dieser Stelle auch eine finanzielle Schätzung hinsichtlich der Einsparpotenziale.

Schritt 2: Identifizierte Prozesse analysieren, Schwächen beheben

Haben Sie sich für einen Workflow entschieden, so sollten Sie ihn in diesem Schritt näher untersuchen. Finden Sie (beispielsweise im Rahmen von Workshops) heraus, an welchen Stellen der Prozess derzeit Schwächen, Unterbrechungen und Ineffizienzen aufweist. Beheben Sie dann die Schwachstellen. Hilfreich sind an dieser Stelle die gängigen Methoden und Tools aus dem Bereich BPM (Business Process Management). Dieser Teilschritt ist sehr wichtig – denn die Automatisierung fehlerbehafteter Prozesse sollte selbstverständlich nicht Ihr Ziel sein.

Bewerten Sie außerdem die Risiken, die mit der Automatisierung des ausgewählten Geschäftsprozesses einhergehen. Betrachten Sie hierbei Gesichtspunkte wie den Datenschutz sowie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Prozessunterbrechungen.

Schritt 3: Prozessautomatisierung planen und vorbereiten

Sobald der optimierte Sollprozess feststeht, kann die Vorbereitungsphase beginnen. Sie besteht im Wesentlichen aus folgenden Schritten:

  • Neue Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren, welche durch die Automatisierung entstehen
  • Ggf. Prozesse dahingehend aktualisieren, dass Sicherheitsrisiken minimiert werden
  • Datenschutzanforderungen definieren
  • Infoveranstaltungen durchführen, um die betroffenen Mitarbeiter zu sensibilisieren

Gerade der letzte Punkt ist wichtig, da es Vorbehalte und sogar Ängste bei den betroffenen Mitarbeitern geben wird. Zeigen Sie daher transparent auf, was sich durch die Prozessautomatisierung ändern wird.

Schritt 4: Tool auswählen

Nun ist es an der Zeit, eine geeignete Software-Lösung für die Digitalisierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse auszuwählen. Sie haben an dieser Stelle mehrere Optionen und sollten mit Weitblick vorgehen. Berücksichtigen Sie daher nicht nur die Anforderungen des Pilotprojekts. Denken Sie beispielsweise auch daran, dass Sie in Zukunft weniger standardisierte, variablere und komplexere Workflows automatisieren müssen. Wahrscheinlich wird die Prozessautomatisierung ab einem gewissen Punkt zudem über die Grenzen Ihres Unternehmens hinausgehen. Ein weiteres wichtiges Entscheidungskriterium für geeignete Lösungen ist zudem die Kompatibilität mit vorhandenen (und zukünftigen) Drittsystemen.

Allgemein stehen Ihnen folgende Ansätze zur Verfügung:

  • Robotic Process Automation (RPA)
  • Digital Process Automation (DPA)

Während sich RPA am besten für standardisierte Prozesse mit klar definierten Regeln eignet, ist DPA ein ganzheitlicher Automatisierungsansatz. So stellt Digital Process Automation verschiedene Technologien bereit, mit denen sich sowohl kleine Standardprozesse als auch komplexe, sich häufig ändernde Workflows automatisieren lassen. Eine Ausdehnung auf Kunden und Lieferanten ist mit einer DPA-Software ebenso möglich. Vorteilhaft sind insbesondere Low-Code-DPA-Lösungen, da sie vom Endanwender ohne spezifische Programmierkenntnisse genutzt werden können. RPA und DPA können im Übrigen auch kombiniert eingesetzt werden.

Schritt 5: Lösung implementieren, Automatisierung starten

In diesem letzten Schritt implementieren Sie die ausgewählte Automatisierungslösung und bilden den Pilotprozess in der Software ab. Danach führen Sie Tests durch. Wenn diese erfolgreich verlaufen, müssen Sie nur noch den Schalter umlegen – und ihr ehemals manueller Prozess ist automatisiert.

Nach einem positiven Verlauf des Pilotprojekts können Sie die erzielten Erkenntnisse und Ergebnisse dazu nutzen, Ihre Digitalisierungs- und Automatisierungsinitiativen auszuweiten. Nutzen Sie für das entsprechende „Marketing“ am besten konkrete Fakten wie die tatsächlich realisierte Zeit- und Kosteneinsparung.

Geschäftsprozesse automatisieren – jetzt mit den richtigen Lösungen durchstarten

Insgesamt zeigt sich, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen ein durchaus realisierbares Vorhaben ist. Wenn Sie sich an den zuvor skizzierten Schritten orientieren, sind die Einstiegshürden gering. Zusätzlich wird der Start erleichtert, wenn Sie sich für eine einfach zu implementierende und anzuwendende Low-Code-Lösung entscheiden. Wichtig ist in jedem Fall, zeitnah zu starten – denn die Digitalisierung und Automatisierung von Workflows werden schon bald wichtige Wettbewerbsfaktoren sein.

 

Buchhaltung digitalisieren: 6 Herausforderungen, die Sie mit Prozessautomatisierung überwinden

Wer sich heute erfolgreich am Markt behaupten möchte, muss auf zahlreiche neue Herausforderungen und Unsicherheiten im Tagesgeschäft reagieren. Insbesondere in 2020 wurde der Digitalisierungsgrad zum Zünglein an der Waage: Vor allem Unternehmen mit papierbasierten Prozessen hatten Schwierigkeiten mit den gewandelten Anforderungen. Weitaus mehr, als digital aufgestellte Organisationen. Die digitale Transformation von Geschäftsmodellen und Prozessen führt seither die Prioritätenliste an.

CFOs, Controller, Fachkräfte im Rechnungswesen und Leiter der Buchhaltung, die bereits Software zur Prozessautomatisierung eingeführt hatten, konnten die Vorteile des digitalen Workflow-Managements längst ausschöpfen: Sie waren in der Lage, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihren Wettbewerbsvorteil auszubauen. Doch Unternehmen, deren Schwerpunkt auf der Buchhaltung und Rechnungsstellung liegt während sie noch in einer analogen Welt gefangen sind, fallen immer weiter zurück.

Entscheider unterschiedlichster Branchen mussten sich im jahr 2020 verstärkt mit der Frage auseinandersetzen, wie sie ihre Geschäftsprozesse automatisieren können, nicht zuletzt um Mitarbeiter im Homeoffice noch besser zu unterstützen. Wenngleich einige Führungskräfte Wege gefunden haben, die ihren Teams zu mehr Effizienz, Produktivität und Umsatz verhelfen, haben andere das Unvermeidliche hinausgezögert. Wieder andere stehen irgendwo dazwischen. Sie hadern damit, die richtigen Tools zu implementieren, können sich jedoch von einigen manuellen Prozessen nicht lösen. Obwohl sich einzelne Branchen 2021 bereits langsam erholen, suchen Führungskräfte in der Buchhaltung weltweit nach einer Lösung, um ihre Risiken effizient zu managen und ihre Abläufe für eine widerstandsfähigere Zukunft vollständig zu digitalisieren.

6 Herausforderungen in der digitalen Buchhaltung: Grenzen und Gefahren manueller Prozesse

Oft erkennen Unternehmen die hohen Kosten manueller Prozesse erst, wenn sie sehen, welcher Auswirkungen die geringe Produktivität auf ihren Geschäftserfolg hat. Denn selbst wenn das Unternehmen Wachstum erzielen kann, fällt es Führungskräften schwer, reibungslos zu skalieren. Folgende Herausforderungen können sich dabei negativ auf eine weitere Expansion des Unternehmens auswirken:

Gewandelte Compliance-Anforderungen. 

Oft richten Teams Prozesse und Arbeitsabläufe nach geltenden staatlichen oder regionalen Vorschriften aus. Aber wenn sich diese Anforderungen kurze Zeit später ändern, müssen sie ihre Arbeitsabläufe drastisch überarbeiten.

Gehemmte Produktivität.

Manuelle Prozesse können umfangreiche Schulungen für neue Mitarbeiter bedeuten. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie eine Bestellanforderung ausfüllen oder Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten müssen. Jedes Teammitglied wird die Aufgaben wahrscheinlich auf seine eigene Weise erledigen, was zu inkonsistenten Ergebnissen führt. Wenn diese das Unternehmen verlassen, nehmen sie wertvolles institutionelles Wissen mit.

Mehrbelastung durch Papierarbeit.

Von der Dokumentensuche bis hin zum Sammeln der richtigen Daten für Compliance-Audits: Papierbasierte Arbeit ist immer mit kostspieligen und inhärenten Verzögerungen verbunden. Zudem müssen Unternehmen oft für die Archivierung der Unterlagen und die externe Aufbewahrung bezahlen.

Mangelnde Übersicht.

Wie ist der Status einer überfälligen Rechnung? Wurde eine Bestellanforderung oder eine Kreditorenrechnung bereits genehmigt? Ohne Überblick über Projekte und Konten besteht die Gefahr, dass Manager fehlerhafte Transaktionen genehmigen oder wachsende Probleme nicht bemerken, bis es zu spät ist.

Folgenschwere Irrtümer.

Der Mensch ist das schwächste Glied im digitalen Zeitalter. Das gilt zwar für jede Branche, aber manuelle Fehler in der Buchhaltung können Kunden oder Lieferanten in arge Bedrängnis bringen und zu finanziellen Verlusten für das Unternehmen führen. Die Abteilung holt möglicherweise nicht ein, was ihr wirklich geschuldet wird, zahlt, wenn sie es nicht sollte, verwirrt Lieferanten oder verliert profitable Kunden.

Talentverlust und sinkende Arbeitsmoral.

Es ist mittlerweile sehr wahrscheinlich, dass eine Mischung aus Homeoffice und Bürotätigkeit zum Normalfall wird. Manuelle Prozesse unterstützen dieses Modell jedoch nicht. Hinzu kommt, dass die Kosten der Mitarbeitermotivation für einen analogen Arbeitsplatz im digitalen Zeitalter vergleichsweise hoch sind. Denn Mitarbeiter wissen, dass es verfügbare Tools gibt, die zeitraubende Aufgaben erleichtern können. So sind beispielsweise Mitarbeiter der Generation Z und Millennials besonders unzufrieden mit nicht digitalisierten Arbeitsplätzen. Das erste Mal, dass ein neuer Leiter der Buchhaltung einen Bericht durch manuelle Dateneingabe in eine Tabellenkalkulation erstellen soll, könnte Grund genug für ein Bewerbungsschreiben sein.

Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit: Die Buchhaltung digitalisieren in der Corona-Krise

Die Herausforderungen des vergangenen Jahres haben Schwachstellen in der Buchhaltung aufgedeckt, die von papierbasierten und manuellen Prozessen abhängt. Es wurde deutlich, dass Unternehmen, die ihre digitale Transformation bereits frühzeitig begonnen hatten, bereits zu Beginn der Krise besser aufgestellt waren: Sie konnten die Umstellung auf Homeoffice und den Bedarf an sicheren Remote-Prozessen zügig bewältigen. Dennoch mussten auch diese Unternehmen schnell handeln und kurzfristige Lösungen einführen, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten.

Folglich stand die Digitalisierung und Automatisierung dieser papierbelasteten Prozesse für diejenigen Unternehmen im Vordergrund, die sich in Pandemiezeiten als Vorreiter und Wegbereiter präsentieren konnten. Doch nicht alle waren gleichermaßen erfolgreich. Denn möchten Unternehmen ihre Buchhaltung durch eine Lösung zur Prozessautomatisierung digitalisieren, spielen viele Faktoren eine wichtige Rolle. Sie entscheiden über den Mehrwert der digitalen Prozesse und das Potenzial der modernisierten Abläufe.

8 wichtige Funktionen der digitalen Prozessautomatisierung:

  • Low-Code für schnelle und flexible Prozessautomatisierung, Validierung und Optimierung durch Citizen Developer
  • Mobile Funktionen zur Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung von Dokumenten
  • Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen
  • Integration in Ihre bestehende (und zukünftige) IT-Landschaft
  • Dokumente erfassen, extrahieren, verarbeiten, erstellen, speichern und abrufen
  • Flexible Skalierbarkeit je nach Unternehmenswachstum
  • Kontrolle und Compliance mit Audit Trails sowie rollen- und regelbasierten Zugriffskontrollen  

Und zu guter Letzt …

Die Lösung sollte einfach sein:

  • Einfach für Anwender mit Roll-outs, die schnell angenommen werden und wenig oder keine Schulung erfordern, anpassbare User-Dashboards und personalisierbare Sprachauswahl für Anwender in globalen Organisationen
  • Einfach für Manager mit voller Transparenz, automatischen Erinnerungen und Eskalationen sowie zahlreichen Möglichkeiten zur Datenanalyse für die Prozessanpassung und -optimierung
  • Einfach für Führungskräfte mit geplanten Echtzeit- und On-Demand-Berichten, die die datengesteuerte Entscheidungsfindung für das Unternehmen unterstützen

Revolutioniert RPA den Finanzsektor?

Der Ansatz von Robotic Process Automation (RPA) ist schnell erklärt: Die Technologie hilft, wiederkehrende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch auszuführen. Diese Aufgaben übernehmen sogenannte „Bots“, indem sie Arbeitsschritte imitieren, ausführen und mit anderen Softwaresystemen interagieren. So unterstützt  RPA dabei, sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten in einem Unternehmen konzentrieren zu können. Auch im Finanzsektor haben Verantwortliche das Potential von RPA erkannt. Doch welche Rolle spielt die Technologie im Finanzsektor und wie hoch ist ihr Potential wirklich? Ein Überblick.

Ausführlich erklärt

Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

Bei RPA handelt es sich nicht etwa um einen physischen Roboter, sondern vielmehr um ein Software-Programm (Bot), welches sich wiederholende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch ausführt. RPA imitiert den Anwender bei der Durchführung der Arbeitsschritte, indem es die Aktivitäten auf dem Desktop des Anwenders eigenständig durchführt. Die Bots haben dabei eine eigene „Identität“ (beispielsweise arbeiten sie als eigene SAP-Nutzer) und bewegen sich in einer virtuellen Arbeitsumgebung. Dadurch ist es ohne weitere Schnittstellen möglich, im Laufe eines Prozesses mit verschiedenen inkompatiblen Alt- und Neusystemen, Applikationen, Terminals und Desktops zu arbeiten. Inkompatibel können Systeme beispielsweise sein, wenn keine ausreichende Dokumentation vorhanden ist oder wenn sie in einer Programmiersprache entwickelt wurden, mit der nur wenige IT-Spezialisten vertraut sind.

Die drei größten Vorteile von RPA im Finanzsektor

1. Systeme ohne Schnittstellen verbinden

Robotic Process Automation bietet die Möglichkeit, Systeme miteinander zu verbinden, die über keine Schnittstellen zueinander verfügen. Somit lassen sich unter anderem Kundendaten von historisch gewachsenen IT-Landschaften oder Eigenentwicklungen abgreifen, die ein Mitarbeiter sonst mühsam manuell hätte übertragen müssen.

2. Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöhen

Angestellte können beispielsweise Kreditanträge mit Hilfe von RPA deutlich schneller abwickeln. Zum einen, weil Bots nonstop verfügbar sind und zum anderen, weil sie die für den Kreditantrag relevanten Kundendaten in Sekundenschnelle aus den verschiedensten Subsystemen zusammentragen können. Ergänzend mit anderen Technologien, zum Beispiel der elektronischen Signatur, lässt sich der gesamte Kreditantrag durchweg digital abbilden.

3. Manuelle Bearbeitungsfehler reduzieren

Übertragungs- oder Bearbeitungsfehler sind bei Bots ausgeschlossen. Erfahrungsgemäß liegt die Fehlerquote durch eine unzulängliche Programmierung eines Bots deutlich unter der, die durch fehlerhafte Eingaben bei manuellen Tätigkeiten eintritt. Finanzdienstleister können Kunden somit eine deutlich höhere Qualität bei der Abwicklung ihrer Anfragen bieten.

Betrachtet man alle drei Vorteile zusammen sind Finanzdienstleister damit in der Lage, Anfragen schneller, effizienter und ressourcenschonender zu bearbeiten.

RPA lässt sich neben den typischen kundenbezogenen Prozessen wie Girokontoerstellung, Kreditvergabe oder Baufinanzierung auch in zahlreichen anderen Bereichen innerhalb des Finanzinstituts abbilden: zum Beispiel im Personalwesen, Risikomanagement oder im zentralen Einkauf.

Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor

Die Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor sind vielfältig. Manuelle, wiederkehrende Prozesse und Daten aus Drittsystemen, die Angestellte manuell übertragen müssen, finden sich in nahezu jedem Fachbereich, zum Beispiel in der Buchhaltung, der Kundenbetreuung oder bei übergreifenden Aufgaben wie der Einhaltung der Compliance. Typische Einsatzszenarien von RPA im Finanzsektor sind:

Abgleich von Daten im Meldewesen

Als Meldewesen wird die gesetzliche Pflicht von Finanzdienstleistern gegenüber der Bankenaufsicht bezeichnet, bestimmte Informationen wie Finanzdaten zu melden. Die Qualität dieser Informationen lässt sich mit einem Bot automatisch überprüfen. Das Regelwerk ist dabei durch den Fachbereich flexibel erweiterbar, womit Anpassungen der Meldungen kein Problem darstellen.

Onboarding neuer Kunden

Beim Kunden-Onboarding müssen Kundendaten in verschiedene Systeme übertragen werden. Ein Bot kann diese Aufgabe mühelos übernehmen.

Überprüfung von Kundenanfragen

Bots können beispielsweise Kunden, deren Accounts aus unterschiedlichsten Gründen gesperrt wurden, unterstützen. Dazu prüft dieser die Sperrgründe in verschiedenen Systemen und ermittelt die auslösende Ursache. Außerdem kann ein Bot eingereichte Kundenunterlagen auf Basis einer Checkliste abgleichen und ermöglicht so eine schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen.

Kriterien für den erfolgreichen Einsatz von RPA in Finanzprozessen

Auch wenn RPA viele Vorteile hat, ist nicht jeder Finanzprozess für diese Technologie geeignet. Ein Finanzinstitut sollte vorab die Kosten und Nutzen abwägen, bevor es sich entscheidet, die RPA-Technologie zu implementieren. Je mehr der folgenden Kriterien zutreffen, desto naheliegender ist es, den Prozess mit RPA zu unterstützen:

  • Der Prozess läuft nach einem festen Schema (regelbasiert) ab.
  • Der Prozess hat einen hohen manuellen Aufwand und ist wiederkehrend.
  • Der Prozess ist bereits digitalisiert. Ist dies nicht der Fall, sind vorgelagerte Schritte (wie die Überführung in eine Digitalisierungsplattform) notwendig.
  • Der Prozess weist eine geringe Prozesskomplexität auf.
  • Der Prozess ist möglichst wenig von Systemen abhängig, die in naher Zukunft abgelöst oder aktualisiert werden.

Steht die Entscheidung, Prozesse mit RPA zu automatisieren, braucht es eine passende und vor allem gute Lösung. Auf was sollten Finanzdienstleister bei der Fülle von RPA-Tools achten? Die vier Bausteine, die fast alle Akteure in ihre Entscheidungsfindung einbeziehen, sind: Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Kosten der Lösung.

Die vier wichtigsten Entscheidungsfaktoren

Integrationsfähigkeit

Die RPA Lösung sollte sich gut in die bestehende IT-Landschaft integrieren und mit allen vorhandenen Plattformen und Anwendungen interagieren können. Hierbei ist zu beachten, dass es verschiedene Hosting-Optionen gibt (Cloud oder On-Premises).

Benutzerfreundlichkeit

Die Lösung sollte intuitiv sein, sodass auch Anwender mit geringen Programmierkenntnissen diese leicht bedienen können. 

Skalierbarkeit

Die Lösung muss skalierbar und abteilungsübergreifend anwendbar sein. Der Einsatz von RPA für einen einzelnen automatisierten Prozess ist oft zu aufwendig und lohnt sich daher nicht.

Kosten

Die verschiedenen RPA-Anbieter unterscheiden sich stark in ihren Preismodellen. So gibt es neben den klassischen Lizenzmodellen zum Beispiel auch Pay-Per-Use-Modelle, bei der nur für die tatsächliche Nutzung gezahlt wird.

Fest steht, dass dem Einsatz von RPA immer eine Kosten-Nutzen-Abwägung vorausgeht. Beinhaltet ein Prozess beispielsweise viele Schritte, die nicht regelbasiert oder wiederkehrend ablaufen, übersteigen die Kosten zur Programmierung des Bots manchmal den eigentlichen Nutzen. Deshalb wird RPA oft mit anderen Lösungen zur Prozessautomatisierung ergänzt, die flexibler auf Anforderungen reagieren können. Eine dieser Lösungen ist Digital Process Automation (DPA).

Das Zusammenspiel von RPA und DPA im Finanzsektor

DPA ermöglicht im Gegensatz zu einer isolierten Anwendung von RPA, dass Unternehmen Prozessautomatisierung ganzheitlich und strategisch auf Unternehmensebene umsetzen können. Durch das Einbeziehen weiterer digitaler Technologien lassen sich Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende digitalisieren und in hohem Umfang automatisieren. Daher ist DPA eine sinnvolle, wenn nicht sogar notwendige Erweiterung von RPA.

Am besten lässt sich das Zusammenspiel von DPA und RPA im Finanzsektor an einem Beispiel zeigen: Der Kreditantrag ist ein komplexer Prozess, der mit vielen verschiedenen Aktivitäten einhergeht. Von der Datenerfassung über Abgleiche und Freigaben bis hin zur Archivierung der Unterlagen kommen verschiedene Schritte zusammen. Der zugehörige Workflow wird idealerweise in einer DPA-Plattform umgesetzt, die alle benötigten Abläufe digitalisiert. Sind in diesem Workflow manuelle Interaktionen wie zum Beispiel eine manuelle Nacherfassung von Kundendaten nötig, ist die Integration einer RPA-Lösung sinnvoll. Zudem können in einer DPA-Plattform auch unstrukturierte Daten wie zum Beispiel eine eingehende Mail in natürlicher Sprache mit Rückfragen zum Kreditantrag verarbeitet und für RPA nutzbar gemacht werden.

Ganzheitliche Prozessautomatisierung funktioniert mit RPA nur bedingt

RPA kann im Finanzsektor ein sinnvolles Mittel sein, um Prozessautomatisierung umzusetzen. Die Einsatzszenarien sind vielfältig und Bots helfen, Mitarbeiterkapazitäten und Zeit einzusparen, um sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren zu können, sowie Fehler zu vermeiden. Doch die Kosten und Nutzen für den Einsatz von RPA sollten Finanzinstitute vorab gut abwägen. Auch die Auswahl eines geeigneten Tools muss gut überlegt sein. Ist die Digitalisierung im ganzheitlichen Ansatz geplant, kann RPA allein nicht das Patentrezept für Prozessautomatisierung sein. Finanzinstitute sollten in diesem Fall noch andere digitale Lösungen wie DPA hinzuziehen. Denn nur im Zusammenspiel entwickeln Bots ihr volles Potenzial.

 

 

 

10 Vorteile einer Low-Code-Plattform für die Unternehmensdigitalisierung: Digital durchstarten & IT Ressourcen entlasten

Low-Code-Plattformen gewinnen rasant Marktanteile – und es ist kein Ende in Sicht. So prognostiziert das Marktforschungsunternehmen Gartner ein Wachstum im Bereich der Plattformtechnologien für das Jahr 2021 mit insgesamt 13,8 Milliarden US-Dollar. Dies entspricht einer Steigerung von 23 Prozent im Vergleich zum Vorjahr und sogar 42 Prozent gegenüber 2019. Auch das Analyseunternehmen Forrester bestätigt diese Prognosen: 33 Prozent der IT-Verantwortlichen in Deutschland planen den Einsatz von Low-Code-Plattformen, während 24 Prozent bereits 2019 Erfahrungen mit Low-Code-Development oder Low-Code-Plattformen vorweisen konnten. Warum entscheiden sich Unternehmen immer häufiger für ein Low-Code-Tool? Wir zeigen Ihnen anhand von zehn Vorteilen, wie Sie vom Einsatz einer Low-Code-Plattform profitieren.

Vorteile von Low-Code-Plattformen beflügeln die Unternehmens-IT

Das Marktforschungsunternehmen Gartner sagt weiterhin voraus, dass bis 2024 jedes Unternehmen im Durchschnitt vier unterschiedliche Low-Code-Tools nutzen wird. Doch warum so viele? In erster Linie beschreibt Low-Code nur die zugrundeliegende Technologie, also den grafischen Entwicklungsansatz, und nicht den Anwendungsfall der jeweiligen Software. Während sich einige Plattformen auf spezifische Geschäftsprozesse und Datenbanken fokussieren, sind andere universeller und bilden unterschiedlichste Workflows auf Low-Code-Basis ab.

Als Low-Code-Entwicklung beschrieb Forrester Analyst John Rymer bereits 2014 eine neue Art, Applikationen zu entwickeln und gleichzeitig den Anteil an „hartem Code“ drastisch zu reduzieren:

Seitdem hat sich der Begriff etabliert und mit der verstärkten Nutzung von Low-Code-Plattformen an Bedeutung gewonnen. Sie verändern die Zusammenarbeit von Entwicklern, Fachanwendern und Entscheidern bei der Digitalisierung von Workflows, Anwendungen und Geschäftsprozessen. Die IT rückt mehr und mehr in den Mittelpunkt des Unternehmens, da die Teilhabe an Entwicklungsprozessen für eine größere Mitarbeiterzahl möglich – und verständlich – wird.

Zehn wichtige Vorteile von Low-Code-Plattformen

Hat ein Unternehmen die richtige Low-Code-Plattform für den eigenen Anwendungsfall gefunden, kann es durch den effizienten Einsatz und eine kluge Digitalstrategie zahlreiche Vorteile ausschöpfen. Die herkömmliche Art zu programmieren, bei der viele Zeilen Code neu geschrieben werden müssen, kann dieses Potenzial nicht erreichen:

1. Einfachheit = mehr Engagement

Grafische Entwicklungswerkzeuge, Tabellen oder Flussdiagramme unterstützen die schnelle Entwicklung von Anwendungen – ohne dass zwingend neuer Code produziert werden muss. Die Teams arbeiten agiler, benötigen kaum Einarbeitung und können bereits in kürzester Zeit erste Erfolge verbuchen. Durch Bibliotheken und das Hineinziehen der gewünschten Elemente per Drag-and-Drop fühlen sich auch ungeübte Fachanwender sicher und modellieren an der Benutzeroberfläche oder der Business Logik. Die IT wird ein Stückweit entmystifiziert und in den Büroalltag integriert.

2. Geschwindigkeit = mehr Digitalisierung

Ein weiterer Vorteil von Low-Code-Plattformen ist, dass Entwickler keinen neuen Code schreiben müssen, sie fügen Elemente zusammen. Das bedeutet, dass sie viel Zeit bei der Erstellung von Anwendungen einsparen. Einige Plattformen werben mit 80 Prozent Zeitersparnis gegenüber gewöhnlichen Programmiermethoden. Dadurch können mehr Aufgaben in der gleichen Zeit erledigt werden. Einsatzbereite Applikationen und Prozesse entstehen in wenigen Tagen oder Stunden: Die Effizienz steigt, was mit einer deutlichen Zunahme des durchschnittlichen Digitalisierungsgrads eines Unternehmens einhergeht.

3. Ressourceneffizienz = mehr Produktivität

IT-affine Mitarbeiter aus den Fachabteilungen werden durch die Visualisierung von Low-Code-Plattformen besser abgeholt und bekräftigt, um eigene Anwendungen zu erzeugen. Diese sind nah am Business Case, da das Knowhow des Anwenders in die Anwendungserstellung unmittelbar einfließt. Professionelle Entwickler können sich anderen Aufgaben widmen, die mehr Tiefenkenntnisse erfordern und werden in ihrer Arbeit nochmals produktiver. Viele Ziele können nun mit der gleichen Anzahl an Mitarbeitern erreicht werden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist Low-Code-Entwicklung die perfekte Chance für nachhaltiges Unternehmenswachstum und Mitarbeiterbindung.

4. Visualisierung = mehr Ideen

Low-Code-Plattformen bilden die Brücke zwischen den Ideen aus der Fachabteilung und deren praktischer Umsetzung durch eine bereitgestellte Technologie. Diese liefert mit Bibliotheken, Schnittstellen und Algorithmen das Fundament, um zügig einen grafischen Eindruck von der Idee zu erhalten. Daraus können sich wiederum leichter Analysen ableiten, Schwachstellen entdecken oder Verbesserungen herausarbeiten lassen.

5. Wiederverwendbarkeit = mehr Code

Dank des Einsatzes von Low-Code-Plattformen kann sich die fachliche Qualität einer Anwendung deutlich verbessern – denn der Fachanwender arbeitet produktiv an der Softwareerstellung mit. Möglich wird das unter anderem durch Elemente, die professionell programmiert wurden und über Bibliotheken immer wieder verwendet werden können. Diese Vorlagen können selbstverständlich weiter angepasst und auf den spezifischen Anwendungsfall optimiert werden. Bei dieser Art der Zusammenarbeit sinkt der Aufwand für Optimierung und Wartung. Die Qualität des Endprodukts steigt und wertvoller Code geht nicht verloren.

6. Einheitliche Codequalität = mehr Sicherheit

Jede Digitalisierung von Geschäftsprozessen oder Anwendungen nimmt Auswirkungen auf die Unternehmensstruktur. Low-Code-Plattformen erleichtern es, Kontrolle und Nachvollziehbarkeit über die Qualität der neuen Applikationen zu wahren. Unternehmen sind nicht mehr davon abhängig, ob ein professioneller Entwickler die Code-Richtlinien und -Standards einhält oder einer nachvollziehbaren Logik folgt, die Plattform übernimmt diese Funktionen bis zu einem gewissen Grad: Sie generiert Quellcode automatisch nach der gleichen Struktur, stellt geprüfte und wiederverwendbare Elemente zur Verfügung und gibt den Entwicklern je nach Kompetenz gewisse Berechtigungen, vollständige Dokumentation inklusive! Sofern die Anwendung optimiert werden muss, Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt oder komplexere Abhängigkeiten abbilden muss, werden beispielsweise erfahrene Programmierer einbezogen, die neuen Code produzieren. In Problem- oder Wartungsfällen kann der Fehler somit viel schneller identifiziert werden.

7. Integration = mehr Leistung

In der Regel bringen Low-Code-Plattformen integrierte Konnektoren mit oder eine flexible REST API, um Drittsysteme, Legacy-Systeme oder Insellösungen anbinden und den Datenaustausch im gesamten Unternehmen ermöglichen zu können. Dadurch lassen sich diese Plattformen einerseits einfach in die bestehende IT-Infrastruktur einfügen, andererseits erweitern sie die Performance und Reichweite der eingesetzten Softwares. Systemadministratoren können sich auf die gesicherte Codequalität der Low-Code-Plattform verlassen, während Fachanwender von neuen Funktionen und einer schnellen Wartung/Aktualisierung profitieren.

8. Flexibilität = mehr Spielraum

Weniger Code verspricht geringeren Aufwand bei Anpassungen, Aktualisierungen, Wartungen und Einsatzmöglichkeiten. Und das wiederum sichert einen bedeutenden zeitlichen Vorsprung, der besonders bei gewandelten Markanforderungen ausschlaggebend sein kann. In vielen Fällen reichen die Konfigurationsmöglichkeiten der bestehenden Elemente, um neue Anforderungen oder Features nach und nach zu integrieren. Native Programmierung bleibt aber weiterhin die Option der Wahl bei komplexeren Herausforderungen. Zudem skalieren Low-Code-Plattformen oft auf unterschiedlichsten Ebenen und geben Unternehmen viel mehr Spielraum in ihrem Unternehmenswachstum.

9. Kontrolle & Governance = mehr Einsicht

Ob bereits voll digitalisierte Geschäftsprozesse oder noch papierbehaftetes Tagesgeschäft: Mitarbeiter schaffen sich ihren Büroalltag gerne nach eigenen Komfortvorstellungen – abseits der Unternehmensrichtlinien. Schatten-IT, Open-Source, verschiedene Programmiersprachen und -stile oder unübersichtliche Entwicklungsprozesse können die Kontrolle und Governance negativ beeinflussen. Low-Code-Plattformen bieten einheitliche Elemente an, die nach einem festen Regelwerk aufgebaut sind und den Anforderungen sowie Richtlinien des Unternehmens entsprechen. Hierzu zählt auch eine vollständige Dokumentation, bestehend aus einem zugrundeliegenden Rechte- und Rollen-Management und Zugriffskontrollen bei der Verwendung von nicht autorisierter Software.

10. Kosteneinsparungen = mehr Projektabschlüsse

Digitalisierungsprojekte entscheiden sich oft an der Kostenfrage: Budgetierung und Praxis fallen in mehr als der Hälfte der Fälle so weit auseinander, dass Entscheider immer wieder Angst davor haben, mit einem Projekt oder einer Software zu starten. Insbesondere die Kosten für Integrationsmaßnahmen, überlange Projektlaufzeiten, Mitarbeiterschulungen, Anforderungsanpassungen und externe/interne Ressourcen können den Rahmen sprengen. Der Vorteil von Low-Code-Plattformen besteht darin, dass die erwähnten Vorteile eins bis neun sich aufaddieren: Einfachheit, Geschwindigkeit, Integration, Ressourceneffizienz, Sie haben allesamt eine positive Auswirkung auf das Unternehmensbudget. All diese Vorteile reduzieren das Potenzial für Fehler und nicht kalkulierte Kosten, geben dem Unternehmen Autonomie bei der Gestaltung der Prozesse und der zeitlichen Umsetzung.

Low-Code-Plattformen sind die Antwort auf viele Probleme

Die Anforderungen an Unternehmen, um innerhalb ihres Geschäftsbereichs erfolgreich zu bleiben, sind über die Jahre immer gleichgeblieben: Kosten reduzieren, Effizienz steigern, Business vergrößern. Ihre Dringlichkeit ist aber exponentiell gestiegen und mit den technischen Erweiterungen haben sich die Rahmenbedingungen gewandelt. Low-Code-Plattformen geben den Unternehmen mehr Zeit, mehr Effizienz, mehr Autonomie bei der Digitalisierung und Automatisierung ihrer Anwendungen und Geschäftsprozesse. Damit bringen sie den Werkzeugkasten mit, aus dem Entscheider schöpfen und ihr Fundament weiter ausbauen können – trotz der zugespitzten Marktsituation. Doch das Angebot an Low-Code-Plattformen wird immer unübersichtlicher, da mehr und mehr Player hinzukommen. Es bleibt folglich jedem Unternehmen selbst überlassen, bei der Digitalstrategie praxisgerecht zu prüfen, welche Lösung wirklich passt und das Low-Code-Versprechen tatsächlich einhält.

Dokumentenlebenszyklus: 6 Bearbeitungsphasen eines Dokuments in digitalisierten Prozessen

Dokumente bezeugen unseren Arbeitsfortschritt: Egal ob papiergebunden oder digital, sie geben einen Einblick in den Dokumentenstatus und die erfolgten Aktionen, – beispielsweise ob ein Dokument noch in Bearbeitung ist oder bereits freigegeben wurde, ob es kommentiert werden darf oder nicht mehr veränderbar ist. Dabei durchlaufen Dokumente einen Dokumentenlebenszyklus, der je nach Dokumentenart, Format und Anwendungszweck unterschiedliche Schritte beinhalten kann. Hinzu kommt, dass Unternehmen Dokumente entsprechend ihrer Organisationsstruktur und der zugrunde liegenden Geschäftsprozesse bearbeiten und somit einen individuellen Zyklus definieren. Um nun eine passende und effiziente Lösung für die digitale Dokumentenarbeit zu finden, sollte der Dokumentenlebenszyklus schrittweise durchlaufen und geprüft werden, ob die Software der Wahl alle notwendigen Funktionen mitbringt. Wir stellen die sechs grundlegenden Phasen des digitalen Dokumentenlebenszyklus als kleine Hilfestellung vor.

Was ist ein Dokumentenlebenszyklus?

Mit Dokumentenlebenszyklus (document lifecycle) werden die unterschiedlichen Bearbeitungsphasen eines Dokuments beschrieben – von der Generierung, über dessen Verarbeitung bis hin zur rechtskonformen Archivierung und Löschung. Es gibt einen analogen Dokumentenlebenszyklus, einen digitalen Dokumentenlebenszyklus und eine Mischform. Die einzelnen Phasen unterscheiden sich jedoch kaum voneinander. Viel deutlicher wird der Unterschied zwischen einem analogen und digitalen Dokumentenlebenszyklus anhand der Bearbeitungsmodi und Möglichkeiten zur Kollaboration. Beim analogen Dokumentenlebenszyklus laufen viele Bearbeitungsschritte manuell ab oder werden von einer Person zur anderen übergeben. Dokumente werden gedruckt, eingescannt oder auf den Arbeitsplatz eines weiteren Verantwortlichen abgelegt. Der Status muss erfragt werden, die Aufbewahrung erfolgt in Aktenordnern, geschreddert wird an der entsprechenden Maschine. Kommt es zu Änderungen am Dokument, müssen viele der Schritte nochmals wiederholt werden, was die Abläufe stark verzögern kann. Beim digitalen Dokumentenlebenszyklus können diese manuellen Zwischenschritte automatisiert werden beziehungsweise das Unternehmen definiert feste Regeln, nach denen der Prozess abläuft, und welche Personen sowie Aktionen involviert sind. Die Transparenz steigt.

Die sechs Phasen des Dokumentenlebenszyklus

Sechs Phasen gliedern den Lebenskreislauf eines Dokuments beziehungsweise der Daten, die für eine Aktion verarbeitet werden. In jeder Phase gibt es eine Dokumentenposition und einen entsprechenden Dokumentenstatus, der im Dokumentenlebenszyklus variabel definiert wird. Sie hängen von den Anforderungen des Unternehmens an die Dokumentenarbeit ab und dem individuellen Dokumentenworkflow sowie von der Art des Dokuments und dem Zweck der Verarbeitung. Jeder Bearbeitungsschritt bringt zudem besondere Anforderungen an die Datenverwaltung und das zugrunde liegende Rechte- und Rollenmanagement. Damit umfasst der digitale Dokumentenlebenszyklus folgende Schritte:

1. Erstellen bzw. Generieren des Dokuments

In dieser Phase entsteht das Dokument oder es kommt dem Unternehmen zu (per Post oder Fax als Scan oder E-Mail). Es kann entweder manuell durch einen Benutzer erstellt werden – auf Papier, am Monitor oder am mobilen Endgerät – oder es wird aus unterschiedlichen Quellen und Daten automatisiert zusammengefügt. Dies ist möglich dank immer besserer Software zur automatisierten Texterkennung und Datenerfassung sowie elektronischen Weiterverarbeitung von Daten und Dokumenten. Wird das Dokument am PC erstellt, kommt zusätzliche Software wie Microsoft Word, PowerPoint oder Excel zum Einsatz, abhängig vom Dokumenttyp. Abschließend kann das Dokument an einem zentralen Speicherort abgelegt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet werden.

2. Bearbeiten bzw. Nutzbarmachen der Inhalte und Verschlagwortung für Suche

Ist in der ersten Phase oft nur ein User beteiligt, so können bereits in der zweiten Phase mehrere Anwender zusammenarbeiten. Jetzt geht es darum, die Daten und Inhalte des Dokuments für andere nutzbar zu machen sowie Informationen abzustimmen, weiterzugeben, zu dokumentieren und sinnvoll zu verschlagworten. Dies bedeutet, dass Änderungen durch mehrere Personen aus gegebenenfalls unterschiedlichen Abteilungen parallel oder konsekutiv am Dokument vorgenommen werden können. In diesem Schritt spielen Revisionssicherheit, Versionierung, Synchronisierung und Freigabe eine bedeutende Rolle, um Sicherheit und Transparenz in den Kollaborationsprozess zu bringen. Dafür ist eine effiziente Suche (nach Volltext, Metadaten, Parametern), ein geregeltes Ablagesystem sowie die strukturierte Datenverarbeitung und Zugriffskontrolle zwingend. In einem digitalen Dokumentenlebenszyklus ist es zudem möglich, Daten, verknüpfte sowie untergeordnete Dokumente sowie Ausdrucke und Informationen in weiteren Systemen zu vernetzen und in Arbeitsverzeichnissen abzuspeichern. So nimmt der Nutzen eines Dokuments für das Unternehmen stetig zu.

3. Verbreiten des Dokuments

Sobald die interne Vorbereitung und Bearbeitung abgeschlossen sind, kommt das Dokument wieder in Umlauf. Ob es intern zur Verfügung gestellt wird, oder mit externen Partnern geteilt werden muss, ist von untergeordneter Bedeutung. Ausschlaggebend ist, dass die Version freigegeben ist und alle vorherigen Schritte abgeschlossen wurden. So teilen Verantwortliche das Dokument, je nach Typ und Verwendungszweck, weiter. Rein informative Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Notizen legen Beteiligte beispielsweise in elektronischen Akten ab, während Verträge oder Eingangsrechnungen komplexere Geschäftsprozesse durchlaufen und viele Abteilungen sowie involvierte Mitarbeiter vernetzen. Dies regelt im besten Fall eine Software, die alle Zwischenschritte auf Basis eines definierten Ablaufs anstößt, Dokumentversionen kontrolliert und sichert und die Freigaben entsprechend der Freigabematrix einholt. Manuelle Zwischenschritte bringen an dieser Stelle viel Unsicherheit und Ineffizienz in den Dokumentenlebenszyklus. Hinzu kommt, dass die Inhalte jederzeit und von überall abrufbar sein sollten – in einem papiergebundenen Prozess fast unmöglich. Dokumentenmanagementsysteme oder Workflow-Management-Systeme erlauben hingegen den Dokumentenzugriff von jedem Endgerät aus, webbasiert oder über einen speziellen Dokumentenzwischenspeicher. Darüber hinaus werden Wiedervorlagen an zuständige Angestellte automatisiert eingeplant und ausgeführt, lästiges Nachfragen entfällt.

4. Aktive Nutzung des Dokuments

Die vierte Phase definiert, wie Anwender auf ein Dokument zugreifen und dieses sowie dessen Inhalte nutzen. Dabei kann der Zugriff permanent oder einfach festgelegt sein, Inhalte können wiederholt oder einfach abgerufen und Lese- oder Schreib- sowie Freigaberechte hinterlegt werden. Änderungen am Dokument können auch während dieser Phase anfallen. Der Dokumentenlebenszyklus ist jedoch so angelegt, dass ein Dokument bei erneuter Bearbeitung in Phase drei zurückgestuft wird und erst mit der finalen Version die vierte Phase anläuft. So ist sichergestellt, dass alle Änderungen ohne Lücken dokumentiert und nachvollziehbar hinterlegt werden (Änderung, Änderungszeit, Bearbeiter). In einem papiergebunden Dokumentenlebenszyklus ist diese Phase besonders heikel, da die Nachvollziehbarkeit und Eindeutigkeit erschwert wird. Es ist nicht immer klar, welche Version die aktuelle oder freigegebene ist, ob alle Verantwortlichen die Bearbeitung abgeschlossen haben oder alle Kommentare final sind. Digitale Systeme unterstützen das Unternehmen besonders bei rechtlichen Dokumenten und schützen vor Manipulation sowie nachträglichen Änderungen.  

5. Revisionssichere Langzeitarchivierung

Haben alle zuständigen Personen die anfallenden Bearbeitungsschritte abgeschlossen und das Dokument entsprechend zirkuliert, nimmt dessen aktive Nützlichkeit ab. Deshalb schließt die Bearbeitungsphase eines Dokuments im Dokumentenlebenszyklus oft mit der revisionssicheren Langzeitarchivierung oder der einfachen Archivierung. Diese stellt sicher, dass das Dokument nach den geltenden Richtlinien für die Dokumentenart aufbewahrt wird und vor weiterer Manipulation geschützt bleibt. Papiergebunde Archive schützen zwar vor einer nachträglichen Änderung des Dokuments, erschweren jedoch die Suche nach bestimmten Akten sowie die fristgerechte Löschung oder Erneuerung. Die Übersicht wird erschwert. Ein Content-Management-System glättet diese Hürden und bietet die gleiche Sicherheit wie bei Papierdokumenten. Doch es geht dabei weiter: Es speichert jedes Dokument entsprechend den jeweiligen rechtlichen Vorgaben und Löschfristen in einem digitalen Archiv. Jeder Zugriff auf das Dokument wird lückenlos dokumentiert, das Dokument kann dank integrierter Volltext- oder Schlagwortsuche sekundenschnell gefunden und aus dem Archiv heraus geteilt werden. Sollten Verantwortliche ein Dokument nach der Speicherung noch weiter benötigen, greifen sie also schnell und zielgerichtet auf das digitale Archiv darauf zu. Tonnenschwere Papierberge gehören damit der Vergangenheit an.

6. Rechtskonforme Löschung bzw. Vernichtung

Die revisionssichere Aufbewahrung wird oft mit der rechtskonformen Löschung zusammengefasst. Doch besonders bei Unternehmen, die mit papiergebunden Archiven arbeiten, kann es an dieser Stelle zu Verzögerungen kommen. Dokumente werden noch aufbewahrt, obwohl sie bereits entsorgt werden könnten oder gehen verloren, obwohl sie noch gebraucht werden könnten. In der letzten Phase des Dokumentenlebenszyklus definiert also die rechtskonforme Entsorgung bzw. Löschung des Dokuments, wann ein Dokument keinen Nutzen mehr für das Unternehmen bietet. Digitale Archive übernehmen diese Aufgabe automatisiert und löschen ein Dokument samt begleitender Daten endgültig. Auch wenn die digitalen Datenspeicher heute schier endlos erscheinen, so entstehen durch Big Data sowie spezielle Marketingprofile Unmengen an Daten, die gespeichert und gemanagt werden müssen. In jedem Fall ist es sinnvoll, die Fülle an Daten zu sichten und nachhaltig zu löschen.

Sieben Positionen eines Dokuments im Dokumentenlebenszyklus

In Bearbeitung

Das Dokument wird entweder neu erstellt oder es wird eine neue Version eines bestehenden Dokuments angelegt, die bearbeitet werden darf.

Vorgelegt

Das Dokument muss geprüft und ggf. freigegeben werden, einschließlich aller Daten und begleitenden Dokumente.

Genehmigt

Die Dokumentenversion wurde genehmigt, weitere Objekte oder Daten können nicht mit dieser Version verknüpft werden.

Freigegeben

Die Dokumentenversion ist freigegeben und mit allen Dateien definiert. Änderungen an dieser Version sind nicht möglich. 

Abgelehnt

Diese Version des Dokuments wurde nicht akzeptiert. Das Dokument geht in den Bearbeitungsstatus zurück oder wird terminiert.

Zurückgezogen

Bereits freigegebene Dokumente können wieder zurückgezogen werden. Damit wird die bestehende Version blockiert und steht nicht länger zur Verfügung.

Abgelaufen

Die Version des Dokuments steht im Dokumentenlebenszyklus nicht merh aktiv zur Verfügung, so dass keine Folgeaktionen (Druck, Bearbeitung, Versionierung) auf das Dokument durchgeführt werden können.

Um diese Positionen optimal zu bearbeiten, gibt es Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sowie Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), die den Dokumentenlebenszyklus digital begleiten und die Daten entsprechend bereitstellen. Dabei sollte jedoch betont werden, dass viele Funktionen zur digitalen Dokumentenarbeit mittlerweile auch in Workflow-Management-Systemen und Systemen zur Kollaboration integriert sind. Dadurch ist eine Insellösung für das Dokumentenmanagement in den meisten Fällen nicht mehr notwendig.

Wie funktioniert der digitale Dokumentenlebenszyklus?

Der digitale Dokumentenlebenszyklus orientiert sich an den Phasen des analogen Dokumentenlebenszyklus, optimiert diese aber durch digital automatisierte Abläufe und neue Möglichkeiten, die sich dadurch ergeben. Der größte Unterschied besteht darin, dass das Dokument entweder digital vorliegt und die Daten bereits strukturiert sind oder es aus einer papiergebundenen Form in eine digitale übertragen wird. Sind die Daten strukturiert und das Dokument effizient verschlagwortet, kann es in einem digitalen Lebenszyklus direkt am Monitor weiterverarbeitet werden, entlang des gesamten Dokumentenstatus. Um diese Schritte mit einer Software abbilden zu können, müssen die unterschiedlichen Unternehmensabteilungen, Systeme und Anwendungen miteinander verknüpft und Medienbrüche weitestgehend reduziert werden, – beispielsweise mit einer Digitalisierungsplattform. Dann ist die Rede von einem echten digitalen Dokumentenlebenszyklus.

Workflow-Management-System einfach erklärt: So unterstützt Software das Workflow Management

Auf dieser Seite erhalten Sie einen umfassenden Überblick zum Thema Workflow Management. Sie erfahren, was sich hinter dem Begriff verbirgt und wie ein Workflow-Management-System zur Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung Ihrer Prozesse beiträgt.

Definition: Was ist Workflow Management?

Der Begriff Workflow Management (kurz: WflM, deutsch: Arbeitsablaufverwaltung) beschreibt die Modellierung, Simulation, Steuerung, Überwachung, Analyse und Optimierung von Workflows in Unternehmen. Ein Workflow (zu Deutsch Arbeitsablauf) ist wiederum die zeitliche und räumliche Reihenfolge zusammengehöriger Arbeitsvorgänge.

Das Ziel des Workflow Managements ist es, optimale Arbeitsabläufe zu gestalten. Hierfür bezieht es sowohl die Prozessbeteiligten als auch elektronische Systeme mit ein. Oftmals wird eine größere Anzahl an Prozessbeteiligten, welche an unterschiedlichen Orten Teilschritte des Prozesses bearbeiten, durch das Workflow Management koordiniert. Ziel ist es hierbei, Fehler, Zeitverzögerungen, unnötige Aufwände und Redundanzen zu vermeiden. Eine weitere wichtige Aufgabe ist zudem die operative Kontrolle des Prozessverlaufs und des Status der einzelnen Bearbeitungsschritte.

Wie unterscheidet sich Workflow Management von Business Process Management (BPM)?

Häufig wird in Zusammenhang mit Workflow Management auch der Begriff Business Process Management (Geschäftsprozessmanagement oder kurz Prozessmanagement​​​​​​​) genannt. Es handelt sich jedoch nicht um Synonyme. Vielmehr sollten Sie die Begriffe klar voneinander abgrenzen. So besitzt das Business Process Management einen eher fachlich-konzeptionellen Charakter. Es findet zudem auf einer übergeordneten (strategischen) Ebene statt. Hierbei befasst sich BPM auch mit der Einbindung von Geschäftsprozessen in die Organisation, Kultur und Strategie eines Unternehmens.

Dem gegenüber ist der Fokus von Workflow Management kleiner. Arbeitsabläufe werden in ihrer Abfolge detailliert analysiert, modelliert (inklusive Verantwortlichkeiten), verbessert und abschließend wieder in das übergeordnete Gesamtkonstrukt eingeordnet. Somit kann das Workflow Management als Teilbereich von BPM und gleichzeitig als operative Ebene des Prozessmanagements bezeichnet werden.

Entsprechend besteht ein Unterschied zwischen BPM-Software und Workflow-Management-Software: BPM-Software hat eine Managementperspektive und erlaubt die End-to-End-Verwaltung von Prozessen aus betriebswirtschaftlicher Sicht. Workflow-Management-Systeme dienen hingegen der aktiven und operativen Steuerung von Geschäftsprozessen (siehe nächster Abschnitt).

Was ist der Unterschied zwischen Workflow Management und Workflow-Management-Software?

Während Workflow Management eine betriebswirtschaftliche Methode ist, handelt es sich bei Workflow-Management-Software um Systeme, die diese Methode unterstützen. Sie bestehen zumeist aus mehreren Komponenten. Das Herzstück sind im Regelfall Funktionen zur (rechte- und rollenabhängigen) Prozessmodellierung und -organisation. Meist erfolgt die Modellierung grafisch in Form von Flussdiagrammen.

Eine weitere wichtige Komponente ist die sogenannte Workflow-Engine. Sie ist für die Steuerung und Überwachung einzelner Workflows sowie für das Anstoßen von Folgeprozessen zuständig. Ebenso ermöglicht sie eine Interaktion zwischen den angebundenen Applikationen und den Prozessbearbeitern. Auch eine Dokumentenmanagement-Anwendung gehört im Regelfall zu einem klassischen Workflow-System.

Weiterhin enthält Workflow-Management-Software Analyse- und Reporting-Features. Diese erlauben einerseits die operative Überwachung der Arbeitsabläufe (zum Beispiel für die Termin- und Aufgabenkontrolle), andererseits globale Analysen für die Prozessoptimierung.

Grundbausteine im Workflow Management

Jeder definierte Workflow folgt einem festen Schema und besteht aus einer Kombination verschiedener Bausteine, die sich wie folgt darstellen:

  • Trigger (auch Auslöser)
  • Rollen (auch Bearbeiter, Mitarbeiter oder Akteure)
  • Arbeitsschritte (auch Aktionen, Steps, Tätigkeiten, Aktivitäten), die sequenziell oder parallel ablaufen
  • Zuordnung von Arbeitsschritten zu Bearbeitern, Teams oder Systemen
  • Ergebnisse (zum Beispiel Lieferungen, Lösungen, Dokumente)
  • Zuordnung der Ergebnisse zu Bearbeitern
  • Zustände (Status zum aktuellen Fortschritt oder Fertigstellungsgrad von Ergebnissen)
  • Kardinalität (Festlegung, wie häufig ein Arbeitsschritt durchgeführt oder ein Ergebnis erzielt werden muss)
  • Definiertes Ende (Workflow-Abschluss)

Welche Workflow-Arten gibt es im Hinblick auf die Workflow-Verarbeitung?

Zwar ist jeder Workflow eine Abfolge bestimmter Arbeitsschritte und Ergebnisse, hinsichtlich der Verarbeitung existieren jedoch Unterschiede. Es gibt fünf verschiedene Arten von Workflows:

Sequenzielle Workflow-Verarbeitung

Die sequenzielle Verarbeitung ist das gängigste Workflow-Muster. Hierbei nutzen Sie ein Flussdiagramm, das Aktivitäten (Arbeitsschritte) der Reihe nach geordnet – also sequenziell – darstellt. Jede Aktivität beginnt erst nach Abschluss des vorangegangenen Arbeitsschritts. Eine Rückwärtsfunktion ist im Regelfall nicht vorgesehen.

Regelbasierte Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante entscheiden Sie nach Abschluss einer Aktivität, ob der nachfolgende Arbeitsschritt angestoßen wird. Die Entscheidung erfolgt anhand definierter Workflow-Regeln. In diesem Rahmen können anhand der vorliegenden Prozessdaten mehrere Bedingungen analysiert werden. Sodann lassen sich Folgeaktivitäten anstoßen, welche parallel oder als Teilschritte verarbeitet werden.

Parallele Workflow-Verarbeitung

Bei der Parallel-Verarbeitung fassen Sie mindestens zwei Schritte in einer Schrittgruppe zusammen. Somit können diese unabhängig voneinander und gleichzeitig ablaufen. Das Vorgehen wird auch „Split“ genannt. Nachfolgende Arbeitsschritte aktivieren Sie erst, sobald alle vorangegangenen Schritte innerhalb der parallelen Schrittgruppe abgeschlossen sind („Join“).

Split-Merge-Workflow-Verarbeitung

Bei dieser Variante teilen Sie Workflows an einem definierten Punkt auf, sodass mehrere Teilprozesse entstehen. Diese Teilprozesse können Sie parallel durchlaufen und so konfigurieren, dass sie voneinander unabhängig sind. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die Teilprozesse in einer späteren Prozessphase wieder zu einem Prozess zu verschmelzen, sobald sie allesamt abgeschlossen sind.

Anwendergesteuerte und Ad-hoc-Workflow-Verarbeitung

Neben den bereits genannten Varianten können Sie Schritte auch so definieren, dass sie von Anwendern kurzfristig an andere Rollen weitergeleitet werden dürfen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, das direkte manuelle Aktivieren anderer Prozessschritte zu erlauben. Auf diese Weise können Ihre Nutzer also das Delegieren oder Überspringen von Arbeitsschritten veranlassen.

Welche Vorteile hat ein Workflow-Management-System?

Workflow-Systeme bringen eine ganze Reihe von Vorteilen für Ihr Unternehmen. Zunächst steigern sie die Qualität Ihrer Arbeitsabläufe, da die Prozesse definierten Schemata und Vorgaben folgen. Unter anderem regelt Workflow-Management-Software die Verwendung bestimmter Vorlagen, den Zugang zu Informationen, die Durchführung von Arbeitsschritten und die Ablagelogik für Dokumente. Inwiefern die definierten Abläufe eingehalten werden, können Sie mit Workflow-Management-Systemen ebenfalls überwachen. Bei Abweichungen sind somit Korrekturen möglich.

Weiterhin erlauben Workflow-Systeme eine Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe im Hinblick auf die Effizienz. So können Sie, durch Regeln, Vorgaben und festgelegte Schritte, Durchlaufzeiten verkürzen und Wartezeiten minimieren. Besonders groß ist das Optimierungspotenzial der Workflow-Automatisierung bei wiederkehrenden Prozessen, die sehr häufig durchlaufen werden.

Ein weiterer Pluspunkt, den softwaregestützte, digitale Workflows mitbringen, ist die Steigerung Ihrer Prozesstransparenz. Beispielsweise können Sie erkennen, welche Arbeitspakete in Bearbeitung sind und wie lange die Fertigstellung voraussichtlich noch dauern wird. Natürlich können Sie die Erkenntnisse auch sammeln und aggregieren, um Schwachstellen zu identifizieren und weitere Optimierungspotenziale aufzudecken.

Nicht zuletzt vereinfachen Sie über Workflows den Zugang zu benötigten Informationen. So können Ihre Bearbeiter zum Beispiel automatisch über neue Aufgaben informiert werden, sobald sie zur Bearbeitung bereitstehen. Dies optimiert die Kommunikation und vermeidet unnötige Rückfragen. Ebenso wird die Zusammenarbeit der Workflow-Beteiligten verbessert. Transparente Zusammenhänge steigern darüber hinaus das gegenseitige Verständnis.

Spezifische Vorteile einer unabhängigen Low-Code-Plattform

Zusätzliche Vorteile entstehen, wenn Sie eine unabhängige Low-Code-Plattform für das Workflow Management einsetzen. Denn in diesem Fall bilden Sie Ihre digitalen Workflows mit visueller Unterstützung ab. Spezifische Programmierkenntnisse benötigen Sie hingegen nicht.

Entscheiden Sie sich darüber hinaus für eine unabhängige Lösung, die daten- und dokumentenbezogene Prozesse gleichermaßen unterstützt, so ist der Mehrwert noch größer. Denn in diesem Fall sind Sie in der Lage, auch anwendungsübergreifende Workflows ohne großen Mehraufwand abzubilden.

Wie funktionieren Workflow-Systeme?

JobRouter® vereint alle Funktionen einer leistungsstarken Workflow-Management-Lösung mit agilem Dokumentenmanagement, integriertem Datenmanagement und den Vorteilen von Digital Process Automation (DPA). Dabei gründet die Digitalisierungsplattform auf einem Low-Code-Ansatz für digitale Prozesse mit minimalem Programmieraufwand. Sie erlaubt es Ihnen nicht nur, Ihre Workflows zu digitalisieren. Auch eine Workflow-Automatisierung ist möglich. Aus technischer Sicht funktioniert dies wie folgt: Nach der Installation verbinden Sie die Plattform mit allen relevanten Systemen im Unternehmen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Datenbanken
  • Archive
  • Betriebssysteme
  • ERP-Systeme
  • FiBu-Lösungen
  • CRM-Systeme
  • Office-Anwendungen
  • unternehmensspezifische Applikationen

JobRouter® fungiert als Standardschnittstelle für all diese Komponenten. Die DPA-Plattform sammelt alle prozessrelevanten Dokumente und Daten aus den angebundenen Quellen, verarbeitet sie und stellt die benötigten Informationen im Geschäftsprozess exakt zum richtigen Zeitpunkt bereit. Dabei geht der Funktionsumfang im Hinblick auf das Workflow Management deutlich über den von klassischen BPM-, DMS- und ERP-Systemen hinaus.

Beispiel: Eingangsrechnungsverarbeitung

Ein gutes Beispiel für die Funktionsweise ist der Anwendungsfall „Eingangsrechnungsverarbeitung“. Dieser Geschäftsprozess ist nur dem ersten Anschein nach simpel. In der Praxis ist er nämlich mit komplexen Anforderungen verbunden, die sich wie folgt darstellen können:

  • Sie möchten Einträge in Dialoge hinzufügen mithilfe von Tabellen (zum Beispiel Rechnungs- oder Bestellpositionen).
  • Vorgänge sollen auf Positionsebene parallelisiert werden (zum Beispiel Aufteilung von Rechnungen auf Kostenstellenverantwortliche).
  • Sie möchten direkt aus dem Vorgangsschritt Rückfragen stellen.
  • Sie müssen sämtliche Änderungen am Rechnungsdokument revisionssicher protokollieren.
  • Sie wollen Rechnungsdaten an Systeme wie SAP übertragen.
  • Der Prozess soll Hintergrundaktivitäten ausführen (zum Beispiel Datenbankeinträge lesen und schreiben, externe Programme starten).
  • Sie möchten individuelle Eingabeformulare bereitstellen.
  • Ihr Unternehmen benötigt mehrsprachige Dialoge und Aufgabenlisten.
  • Einzelne Dialogelemente sollen dynamisch ein- und ausgeblendet werden.
  • Sie möchten bestimmte Felder als Pflichtfelder definieren.

Klassische Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) sind sehr dokumentenlastig und können diese Anforderungen der Rechnungsverarbeitung im Regelfall nicht vollständig erfüllen. Die JobRouter®-Digitalisierungsplattform ist dank ihrer flexiblen Schnittstellen und Module hingegen in der Lage, solch komplexe Szenarien abzudecken. Somit ist es Ihnen möglich, alle Arten von Workflows abzubilden. Auch eine Parallelisierung von Schritten, eine individuelle Verwaltung von Rollen und Berechtigungen, Benachrichtigungen und flexible Eskalationen können Sie umsetzen. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche Schritte im Workflow zu automatisieren. Welche weiteren Einsatzszenarien sich daraus ergeben, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Für welche Einsatzszenarien eignet sich ein Workflow-Management-System?

Ob Finanzwesen, Buchhaltung, Beschaffung, Administration, Kundenservice, HR, Vertrieb, Lagerhaltung, Gebäudemanagement, IT, Logistik oder Schulungswesen: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Workflow Management mit einer umfassenden Digitalisierungsplattform wie JobRouter® zu realisieren, ergeben sich unendlich viele Einsatzmöglichkeiten für Ihre Prozessdigitalisierung und -automatisierung. Möglich wird dies durch die äußerst flexible, anwendungs- und abteilungsübergreifende Vernetzung von Prozessen, Dokumenten und Daten. Einige beispielhafte Einsatzszenarien sind:

  • Digitales Management von Geschäftsreisen
  • Automatisierung der Vertragsverwaltung
  • Digitales Fuhrparkmanagement
  • Mitarbeiter-Onboarding

Betrachten wir diese Use Cases im Folgenden genauer.

Digitales Management von Geschäftsreisen

Mit einem Workflow-Management-System können Sie sowohl den Reiseantrag als auch die spätere Reisekostenabrechnung digitalisieren. Prozessabläufe legen Sie in der Software genau fest. Gleiches gilt für Freigabezyklen und -fristen. Sicherheit und Schnelligkeit erreichen Sie mit klar definierten Rechten, Rollen sowie Eskalationsstufen. Die Formulare stellen Sie ebenfalls in digitaler Form bereit, sodass sie endgeräteunabhängig genutzt werden können. Mit Vorschlagswerten und Konsistenzprüfungen senken Sie hierbei das Fehlerpotenzial. Zudem werden alle Entscheidungen automatisch dokumentiert. Ihr gesamter Workflow wird transparent, nachvollziehbar und auch revisionssicher.

Automatisierung der Vertragsverwaltung

Mit Workflow-Systemen wie der JobRouter®-Plattform können Sie Verträge nicht nur digital abbilden, verwalten und abteilungsübergreifend bereitstellen. Sie realisieren bei Bedarf auch eine weitgehende Workflow-Automation. Zur Verfügung stehen Ihnen beispielsweise folgende Optionen:

  • Verträge automatisch anlegen
  • Vertragsdaten automatisch erfassen
  • Termine und Fristen automatisch überwachen
  • Erinnerungen oder Kündigungen automatisch versenden

Insgesamt sorgt der Ansatz für ein hohes Maß an Informationstransparenz, für Sicherheit und für eine deutliche Reduzierung Ihrer administrativen Aufwände.

Digitales Fuhrparkmanagement

Gerade bei größeren Flotten ist das Fuhrparkmanagement eine komplexe Aufgabenstellung. Zu den Aufgaben zählen etwa die Verwaltung von Fahrzeugakten, die Durchführung von Führerscheinkontrollen sowie das Management von Versicherungen, steuerlichen Angelegenheiten, Tankkarten und Leasingverträgen. Verantwortliche wünschen sich, all diese Informationen an einem zentralen Ort verwalten und überwachen zu können. Gleichzeitig entfällt durch ein digitales Fuhrparkmanagement das manuelle Erfassen und Übertragen von Daten. Exakt an dieser Stelle setzen Digitralisierungsplattformen wie JobRouter® an.

Mitarbeiter-Onboarding

Auch im Human-Ressources-Umfeld generieren Workflow-Management-Systeme einen erheblichen Mehrwert. Ein Beispiel ist der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess. Er hat das Ziel, eine systematische und zielgerichtete Einarbeitung zu gewährleisten. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter schnell über ihre zukünftigen Aufgaben zu informieren, Strukturen und Abläufe verständlich zu erklären, Kontakte aufzubauen, die Unternehmenskultur greifbar zu machen und die wichtigsten Ansprechpartner zu benennen. Hierfür müssen Sie eine ganze Reihe von Informationen, Daten und Dokumenten aus verschiedenen Quellen bereitstellen. Insgesamt sorgt Workflow-Management-Software bei diesem wichtigen HR-Prozess für Klarheit – sowohl bei bestehenden als auch beim neuen Kollegen.