E-Akte: So digitalisieren Sie Ihre Verwaltung richtig

Den Strom der ein- und ausgehenden Informationen korrekt zu kanalisieren und möglichst schnell strukturiert zur Verfügung zu stellen: Das ist eines der Geheimnisse unternehmerischen Erfolges und das Prinzip des Verwaltungshandeln in jeder Behörde. Mit Hilfe der E-Akte wird dafür gesorgt, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Dokumente stets zur Hand haben, die sie im Tagesgeschäft benötigen.

Jederzeit informiert, permanent auskunftsfähig

Elektronische Akten bringen also Struktur in die tagtägliche Flut der Informationen: Analog und digital, in Form von E-Mails, Briefen, Verträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Bestellbestätigungen, Reklamationen, Rückfragen und vieler anderer Belege. E-Akten schaffen Transparenz, bringen alle Beteiligten auf einen einheitlichen Wissensstand und sind im Gegensatz zu schweren Aktenordnern äußerst mobil und dezentral zugreifbar. Und das in unterschiedlichster Ausprägung, zum Beispiel als digitale Kundenakte, als digitale Personalakte oder als elektronische Vertragsakte.

Doch was genau ist eine E-Akte?

Elektronische Akten fassen alle sachlich zusammengehörigen Vorgänge und Dokumente in einem „digitalen Ordner“ zusammen, der durch ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bereitgestellt wird. Diese E-Akten enthalten dann alle relevanten E-Mails, sonstige elektronisch erstellte Unterlagen sowie gescannte Papierdokumente (Dateien). Sie stellen also die vollständige Information über einen bestimmten Sachverhalt bereit.

Die E-Akte kann, abhängig vom Bedarf, als eigenständige Lösung implementiert werden oder aber um Workflows zur elektronischen Vorgangsbearbeitung ergänzt werden. Das sind zum Beispiel Rechnungseingang oder Urlaubsantrag. Mögliche Ergänzungen bieten auch Collaboration-Tools, etwa zur Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit, und IT-Systeme wie ERP, HR oder CRM.

Auf diese Weise ersetzt die E-Akte – auch in Behörden – die Aktenführung auf Papierbasis. Die elektronische Akte gliedert sich typischerweise in die eigentliche Akte, den zugehörigen Vorgang bzw. Prozess und die entsprechenden Dokumente. Akte, Vorgang und Dokument werden durch ihre Metadaten beschrieben und haben typische Eigenschaften.

Die E-Akte gibt so beim Dokumenten-Management den formalen und inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Vorgänge und Dokumente vor, die davon nicht abweichen dürfen. E-Akten werden mit Metadaten beschrieben (zum Beispiel Aktenzeichen, Aktentitel, Erstellungs-/Änderungstermin, Laufzeit/Aufbewahrungsfrist usw.) und sind chronologisch oder fachlich geordnet.

Der Vorgang als Teileinheit einer E-Akte ist die kleinste Sammlung zusammengehöriger Dokumente zur Bearbeitung eines Geschäftsprozesses. Er bildet den formalen, inhaltlichen Rahmen der enthaltenen Dokumente und wird ebenfalls durch Metadaten beschrieben (zum Beispiel Vorgangszeichen/-titel, Laufzeit usw.).

Dokumente werden im Vorgang bearbeitet und sind papiergebundene oder elektronisch erstellte Objekte wie Fax, E-Mail, Datenbank-Auszüge und andere Dateien (zum Beispiel Scans, PDF- oder Office-Dateien, Bilder) einschließlich aller ergänzenden Angaben, die zum Verständnis notwendig sind. Zu diesen Angaben gehören vor allem die Metadaten, z. B. Dokumentennummer, Absender, Betreff, Aktenzeichen oder Laufzeit.

Versionierung inklusive

Jedes Dokument ist bei allen Änderungen, Vermerken und Ergänzungen grundsätzlich einem Vorgang zugeordnet; die Versionierung und die Zugriffskontrolle wird automatisch sichergestellt. Alle Metadaten müssen sich in dem durch die Objekthierarchie vorgegebenen Rahmen bewegen. Enthält die Akte zum Beispiel eine Aufbewahrungsfrist, so kann die Aufbewahrungsfrist im Vorgang oder Dokument derjenigen der Akte nicht widersprechen.

Auch Papierdokumente können Bestandteil einer E-Akte sein. Man spricht dann von einer Hybridakte, bei der aus rechtlichen oder praktischen Gründen bestimmte papierbasierte Originale parallel in einer sogenannten „Papierrest-Akte“ geführt werden. Das ist dann eine simple, zum Beispiel chronologisch sortierte, Sammlung von Unterlagen, die entweder nicht gescannt werden können, zum Beispiel gebundene Eingänge, oder aufgrund von Formvorschriften im Original in Papierform aufbewahrt werden müssen.

Aus pragmatischen Gründen können scanbare Papierdokumente digitalisiert und als elektronische Kopien der E-Akte zugeordnet werden. Um Aktenvollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Beziehung zwischen Papierrest-Akte und vollständiger E-Akte zu gewährleisten, werden beiderseitig Verweise angelegt.

Elektronische Akten gibt es im Standardformat oder auch als Individuallösung, die im Rahmen eines Projektes auf Basis von DocuWare konzipiert und wahlweise On-Premises oder in der Cloud bereitgestellt wird. E-Akten ermöglichen es, Daten und Dokumente nach vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und an spezifische Arbeitsabläufe, z. B. im Rahmen des Vertragsmanagements, anzupassen.

Branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen – Beispiele für die E-Akte

Die gute Nachricht: Es gibt längst branchen- und abteilungsspezifische Aktenstrukturen. Sie müssen also bei der digitalen Dokumentenverwaltung nicht bei null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen.

Ein typisches Beispiel ist die digitale Personalakte

Sie bildet heutzutage die Grundlage eines modernen Personalmanagements und ist wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Die Gründe sind vielfältig: Sie ist revisionssicher, ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auch auf Dienstreise oder im Homeoffice und spart Zeit bei der Ablage und Suche. Auch die Versionierung der Dokumente kann automatisch erfolgen.

Digitale Vertragsakten

Digitale Vertragsakten sind inzwischen aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem, Termine, Sonderkonditionen und Lieferbedingungen immer im Blick zu haben.

Die E-Akte Bund

Dieses dritte Beispiel ist ein Kernelement des 2013 verabschiedeten E-Government-Gesetzes (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden, von denen damals 70 Prozent noch keine elektronische Aktenführung betrieben.

Im § 6 EGovG heißt es deshalb: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. […] Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.“ Das erklärte Ziel: Ende 2025 sollen für gleiche Funktionen jeweils nur noch maximal zwei Basisdienste bzw. zwei Querschnittsdienste laufen. Die E-Akte Bund sollte den fachlichen Anforderungen der Ressorts sowie den organisatorischen Anforderungen genügen, die im „Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit“ (OeV) beschrieben sind.

Dabei sind E-Akten weit mehr als nur die digitale Kopie einer Papierakte. Sie sind intelligent und stellen dem Anwender genau die Informationen zur Verfügung, die er für seine Aufgabe benötigt. Dank ergänzender Workflow- und Reporting-Features sorgen E-Akten ganz nebenbei für mehr Effizienz und Transparenz.

Die Personalakte als „intelligente Akte“

Das wird am Beispiel Personalakte deutlich: Adressänderungen, Arbeitsverträge oder Krankenversicherungsnachweise sind typische Vorgänge und Dokumente, die zu den E-Akten der Personalabteilungen gehören. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HR-Abteilung müssen die Informationen in den Dokumenten und Formularen überprüfen und verschiedene Transaktionen nutzen, um die entsprechenden Stammdaten im ERP- und/oder HR-System einzusehen oder zu ändern.

Die Arbeit mit Papierdokumenten ist für die Personalabteilung mühsam, da zusätzliche Zeit benötigt wird, um die Dokumente in Ordnern und Regalen zu finden, die eingehenden Unterlagen zu sortieren und abzulegen und die gedruckten Daten mit den elektronischen Daten im ERP- bzw. HR-System abzugleichen oder sie dort einzutippen. Dieser Prozess wird noch komplizierter, wenn Mitarbeiterakten von einem Standort zum anderen geschickt werden müssen. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der gern auch als „Papiertourismus“ bezeichnet wird, weil „das Papier auf die Reise“ geht. Die E-Akte ist also weit mehr als nur ein „Informationsträger“. Der Zugriff auf die Dokumente in der E-Akte erfolgt bequem über die Anwendungsoberfläche oder einen Browser.

Wenn die Verwaltung digitalisiert werden soll, kommt es nicht nur auf eine detaillierte Planung und sorgfältige Implementierung an, die bestehende IT-Systeme und Prozesse berücksichtigt. Vor allem geht es aber darum, die Belegschaft ins Boot zu holen und durch ihre aktive Beteiligung an der Umsetzung Akzeptanz zu schaffen. Denn auch die beste E-Akte bringt keinen Vorteil, wenn sie nicht genutzt wird. Hier gilt es, unbegründete Vorbehalte – Stichwort „Jobkiller Digitalisierung“ – und Scheu vor der Technik durch Schulungen und praxisnahe Übungen aus dem Weg zu räumen. Das gelingt am besten, wenn die Vorteile für die tagtägliche Arbeit praxisnah kommuniziert werden.

Vorgehensmodell E-Akte Bund

Das Vorgehensmodell „E-Akte Bund“ ist ein gutes Beispiel für einen organisatorischen Handlungsleitfaden, aus dem nicht nur Großkonzerne, sondern auch Mittelständler die für ihr Umfeld relevanten Maßnahmen ableiten können. Darin ist die Einführung der E‐Akte in fünf überschaubare Projektphasen gegliedert:

  1. Anbahnung
  2. Initialisierung
  3. Voraussetzungen
  4. Durchführung
  5. Abschluss

Phase 1, Anbahnung:

In dieser Phase legt das Management Ziele und Strategien fest, stellt personelle und finanzielle Ressourcen bereit und gibt das Projekt in Auftrag.

Phase 2, Initialisierung:

Zu Beginn arbeitet sich das Projektteam thematisch ein und setzt darauf aufbauend das Projektmanagement auf. Das Projektteam legt den Grundstein für Querschnittsaufgaben, die während des gesamten Projektverlaufs fortlaufend geprüft werden. Mit zunehmender Erfahrung können diese Aufgaben, z. B. Projektplanung und -controlling, Wissens- und Veränderungsmanagement sowie Risikomanagement, angepasst werden.

Phase 3, Voraussetzungen schaffen:

Anschließend geht es um die Erarbeitung eines Konzepts und den Aufbau spezifischen Wissens. Dafür sammelt das Projektteam Unterlagen und tauscht sich mit internen und externen Experten aus. Um den Wissenstransfer zu gewährleisten und Spezialprobleme zu behandeln und immer sonst, wenn verschiedene Fachleute zusammenarbeiten, kann die Methode des „Runden Tisches“ gewählt werden.

Phase 4, Durchführung:

Hier gilt es, das erforderliche Wissen für den User-Support aufzubauen, der entscheidende Beiträge zur Zufriedenheit der Userschar leistet. Erfahrungen werden geteilt und dokumentiert, um zu vermeiden, dass bei jeder neuen Rollout-Stufe die immer gleichen Fehler wiederholt werden. Treten Fehler und Probleme auf, werden Lösungswege und Prozesse definiert, um die Zusammenarbeit des Projektteams mit First-, Second- und Third‐Level‐Support effizient zu gestalten.

Phase 5, Abschluss:

Ist die E-Akte erfolgreich implementiert, geht es darum, das im Projektteam gesammelte Wissen allgemein nutzbar zu machen. Das erfolgt idealerweise sukzessive durch die Dokumentation im Projektverlauf. Das Projektteam prüft die gesammelten „Lessons Learned“ im Rückblick daraufhin, ob sie für zukünftige Projekte nützlich und verständlich dokumentiert sind. Außerdem wird ein Expertenregister angelegt, das dann auch gepflegt wird. Denn in der Praxis können sich diese Daten schnell ändern. Dauerhafte Aufgaben werden an die Fachbereiche und die IT-Abteilung übergeben.

Die E-Akte kann die digitale Transformation der Verwaltungsarbeit nicht allein stemmen

Ähnliche Überlegungen für eine Strategie zur Einführung der E-Akte finden sich im Kochbuch für E‐Government, das für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit auf kommunaler Ebene fünf Strategien empfiehlt:

  1. Priorisierung nach Bedarfen und Bedürfnissen der Kunden
  2. Priorisierung nach verwaltungsbezogenem Nutzen
  3. Systematische Veränderung der Arbeitsweise gesamter Organisationseinheiten
  4. Rechtlichen Vorgaben folgen
  5. „Quick Wins“ nutzen

Diese Strategien stellen Typisierungen dar und können miteinander kombiniert werden. Im „Kochbuch“ befinden sich nähere Erläuterungen.

Mit einer reinen E‐Akte, d. h. einer elektronischen Ablage bzw. Dokumentenverwaltungssoftware, können die strategischen Ziele einer digitalen Transformation der Verwaltungsarbeit voraussichtlich nicht erfüllt werden. Somit ist die E‐Akte immer im Kontext zu den anderen Komponenten zu sehen. Dazu gehören neben den klassischen IT-Systemen rund um ERP, CRM und HR auch Collaboration-Software und virtuelle Arbeitsräume für die Teamarbeit sowie Workflow- bzw. RPA-Tools zu Dokumentenlenkung.

So sieht das Rechnungseingangsbuch in der digitalisierten Buchhaltung aus

Buchhalter – dieser Name ist Programm für einen ganzen Berufsstand. Denn die Buchhalter haben alle Dokumente im Griff, die den Geldfluss im Unternehmen dokumentieren. Man spricht auch von der „Buchführung“, zu der laut Handelsgesetzbuch (HGB) jeder Kaufmann verpflichtet ist.

Die „Buchführungspflicht“ ist gesetzliche Verpflichtung aller Kaufleute zur laufenden Herstellung und dem Vorhalten einer systematischen Dokumentation der Entstehung und Abwicklung der Geschäftsvorfälle, um ihnen selbst und gegebenenfalls auch Dritten (Publizität) einen Überblick über die Lage des Unternehmens zu vermitteln (§ 238 I HGB). Buchführungspflichtig ist demnach jeder Kaufmann (zu den Kaufmannseigenschaften vgl. §§ 1–6 HGB), wobei es für Kleinstunternehmer Ausnahmeregelungen gibt (§ 241a HGB, Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz).

Dabei sind drei Arten von Büchern zu unterscheiden:

  • Grundbücher: Das Rechnungseingangsbuch ist eines der Grundbücher, in denen alle Geschäftsvorfälle in chronologischer Reihenfolge erfasst und anschließend in das Hauptbuch übertragen werden. Das Kassenbuch ist das wohl wichtigste Grundbuch, denn hier werden alle Kasseneinnahmen und -ausgaben erfasst. Ein weiteres wichtiges Grundbuch ist das Bankbuch, das sämtliche Geschäftsvorfälle mit Banken in chronologischer Reihenfolge auflistet.
  • Hauptbuch: Im Hauptbuch erfolgt die sachliche Zuordnung und systematische Gliederung aller Buchungen.
  • Nebenbücher: Um das Hauptbuch übersichtlich zu gestalten, werden auch noch Nebenbücher geführt, in die einzelne Konten aus dem Hauptbuch ausgegliedert werden.

In kleineren Unternehmen wird meistens nur ein Grundbuch geführt, die Anzahl hängt letztlich von organisatorischen und praktischen Gegebenheiten ab. In größeren Unternehmen kann jede Filiale oder Abteilung ein Grundbuch führen.

Das Rechnungseingangsbuch

Im Rechnungseingangsbuch werden alle nicht sofort bar bezahlten Rechnungen eingetragen, egal ob sie als E-Rechnung, per E-Mail oder EDI oder ganz klassisch auf Papier eintreffen. Nach dem Posteingang werden diese Rechnungen zentral erfasst und verwaltet. Der Bruttobetrag ist einzutragen, Skonto wird nicht berücksichtigt. Dokumentiert werden Informationen zu Rechnungen, Wareneingängen, Gutschriften und Storno-Wareneingängen. Weder Umbuchungen vom Finanzamt noch Aufstellungen zum Lastschrifteinzug oder Mahnungen gehören in das Rechnungseingangsbuch, das die Schnittstelle zwischen Einkauf und Buchhaltung bildet.

Die umgehende zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen verschafft einen vollständigen und möglichst frühzeitigen Überblick über sämtliche Zahlungsverpflichtungen. Darüber hinaus lässt sich dank der Führung eines Rechnungseingangsbuches die bei der Umsatzsteuervoranmeldung abzugsfähige Vorsteuer sehr einfach und vollständig ermitteln. Wie jedes Grundbuch muss auch das Rechnungseingangsbuch folgende Angaben enthalten:

  • Buchungsdatum
  • Laufende Journalnummer
  • Soll- & Habenkonto
  • Buchungsbetrag
  • Buchungstext
  • Belegdatum & Belegnummer

Das Gegenstück zum Rechnungseingangsbuch ist das Rechnungsausgangsbuch im Verkauf. In beiden Büchern werden sämtliche Roh- und Hilfsstoffe, Halb- und Fertigwaren sowie Dienstleistungen chronologisch nach Datum und wertmäßig erfasst.

Nach dem bewährten Konzept der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle sowohl nach zeitlichen als auch nach sachlichen Ordnungskriterien erfasst. Es gilt der Leitsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Jedem Geschäftsfall muss also ein Beleg zugrunde liegen. Die zeitliche Erfassung erfolgt dabei jeweils in den Grundbüchern, während das Hauptbuch nach sachlichen Kriterien gegliedert ist. Aufgrund der doppelten Buchführung werden bei der Erfassung eines jeden Geschäftsvorfalls im Hauptbuch mindestens zwei Konten angesprochen.

Das digitale Rechnungseingangsbuch

Wird das Rechnungseingangsbuch digital geführt, müssen Buchhalter nie mehr nach Rechnungen suchen, können diese komfortabel archivieren und vermeiden Mahngebühren. Für den Vorsteuerabzug müssen die Eingangsrechnungen im abgelaufenen Monat eingereicht werden. Das digitale Rechnungseingangsbuch unterstützt die Eingangsbelegkontrolle und beschleunigt durch Workflows und Automatisierungen die Verarbeitung der Rechnungen.

Beispielsweise muss jede eingehende Rechnung sachlich und formal geprüft und dann zur Zahlung freigegeben werden, bevor sie überwiesen wird. Bei der formalen Prüfung wird zudem festgestellt, ob das Dokument auch tatsächlich alle Angaben enthält, die auf einer Rechnung stehen müssen. 

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Im digitalen Rechnungseingangsbuch lassen sich mit entsprechender Software-Unterstützung erforderliche Prozesse wie Prüfung, Erfassung von Brutto/Vorsteuer, Vorkontierung, Freigabe, Zahlungsanweisung etc. automatisieren. Die digitale Führung eines Rechnungseingangsbuches sorgt durch diese Automatisierung ganz nebenbei für Compliance, durch die Automatisierung aller wichtigen Prozesse und durch die Archivierung aller nachweispflichtigen Dokumente. Außerdem schafft das digitale Rechnungseingangsbuch mehr Transparenz über den finanziellen Status und verbessert den Service der Buchhaltung für die Fachabteilungen, insbesondere für den Einkauf.

Mit dem digitalen Rechnungseingangsbuch fällt es leichter,

  • Fälligkeiten und Skonti zu ermitteln,
  • die Eingangsrechnungen zu priorisieren,
  • kurzfristige Ausfälle zu bearbeiten und
  • den Bearbeitungsstand der Rechnungen und die zuständigen Mitarbeiter herauszufinden.

Monatsabschlüsse werden schneller fertig, weil das digitale Rechnungseingangsbuch genau darstellt, welche Rechnung aus dem alten Monat noch nicht gebucht ist und was die Ursache dafür ist.

Mussten in der analogen Zeit vor den Monatsabschlüssen noch eigens Rückstellungen für größere Rechnungsbeträge gebildet werden, so ist dank des digitalen Rechnungseingangsbuchs sofort ersichtlich, ob die betreffende Rechnung bereits gebucht ist und folglich auf die Rückstellung verzichtet werden kann. Für das digitale Rechnungseingangsbuch spricht auch die einfachere und schnellere Ermittlung von Fälligkeiten, Ausfällen oder Skonti. Das wiederum erleichtert die bereits angesprochene Priorisierung der Aufgaben bei der Rechnungsverarbeitung und die Einhaltung von Terminen und Fristen.

Zeit sparen, Fehler vermeiden

Wird sie manuell und papiergebunden erledigt, ist die Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Dieser Prozess wird wesentlich schneller, sicherer und fehlerfreier, wenn er komplett digital per Software abgewickelt wird. Beschleunigt wird der Prozess insbesondere durch die digitale Übermittlung der Rechnungen und diverse Workflows, die wichtige Prozesse digital abbilden.

Was bedeutet das? Ganz einfach: Der zuständige Bearbeiter für die digitale Rechnungsprüfung bekommt die hochgeladene Rechnung sofort in seinen digitalen Eingangskorb. Das funktioniert so:

Die Software erkennt in der Rechnung z. B. den Namen des Lieferanten. In der Software wurde Frau Dr. Meier als zuständige Sachbearbeiterin angegeben. Also geht die Rechnung zur Prüfung per Workflow digital an Frau Dr. Meier. Sobald diese ihren Prüfvermerk gesetzt hat, landet die Rechnung ebenfalls automatisch beim Freigabe-Berechtigten, zum Beispiel beim Geschäftsführer. Ist der z.B. auf Kundenbesuch, kann er dennoch per App die Rechnung bequem und ohne Zeitverzug unterwegs genehmigen. Postwendend geht die genehmigte Rechnung zurück in die Buchhaltung, wo sie dann automatisiert gebucht werden kann. Alles, was der Buchhalter zu tun hat, ist die Buchungsvorschläge derjenigen Fälle zu prüfen, bei denen sich das System nicht ganz sicher ist. Die anschließende Überweisung erfolgt im Rahmen eines gleichfalls automatisierten Rechnungslaufs oder auch vorab, wenn es gilt, Skonto auszunutzen.

Überall wo Menschen arbeiten, können auch Fehler passieren. Zahlendreher, kleine Versäumnisse, Belege vertauschen, die Vertretung weiß nicht, wer zuständig ist, der Lehrling zeichnet versehentlich eine Rechnung frei. Solche Fehler werden wahrscheinlicher, wenn mehrere Abteilungen und Hierarchie-Ebenen und viele Menschen in den Eingangsrechnungsprozess eingebunden sind. Dann können Rechnungen sogar mehrere „Ehrenrunden drehen“, bis sie genehmigt werden. Oder sie bleiben im Eingangskörbchen einer Person liegen, die gerade krank ist oder Urlaub hat. Selbst wenn alles wie am Schnürchen läuft, kann die Bearbeitung so lange dauern, dass die Skontofrist bereits verstrichen ist.

Skontofristen kein Thema mehr

Die digitale Rechnungsbearbeitung erspart solche Probleme. Automatisierte Eingangsrechnungs-Workflows gewährleisten, dass alle Rechnungen ihren vorgeschriebenen Pfad einhalten und pünktlich bearbeitet werden. Die Volltexterkennung nach dem Digitalisieren aller Rechnungen, die noch nicht als elektronische Rechnungen eintreffen, erspart viel Erfassungsaufwand, auch beim Buchen, und verhindert Zahlendreher. Routinearbeiten werden minimiert, so dass mehr Zeit für konzeptionelle und strategische Aufgaben bleibt.

Über ein digitales Rechnungseingangsbuch lassen sich Prüf- und Genehmigungsprozesse und die anschließende Buchung voll digital abwickeln. Workflows geben nicht nur Sicherheit – sie ermöglichen weitreichende Automatisierungen. Die digitale Verarbeitung ist um ein Vielfaches schneller als herkömmliche Prozesse – und sorgt für Rechtssicherheit und Compliance. Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch im zentralen Rechnungseingangsbuch erfasst. Ein gut gemachtes digitales Rechnungseingangsbuch bietet folgende Vorteile:

  • Transparenz: Mittels Suchfunktion können im digitalen Rechnungseingangsbuch bestimmte Rechnungen schnell und mühelos gefunden werden. Es schafft außerdem einen Überblick aller Rechnungen mit Angaben über die Rechnungshöhe.
  • Compliance: Ohne digitales Rechnungseingangsbuch bedeutet es viel Arbeit, den Anforderungen an die Dokumentation und der HGB-Konformität gerecht zu werden.
  • Automatisierung: Das digitale Rechnungseingangsbuch dokumentiert die aktuellen Schritte der Rechnungsverarbeitung, vom Eintreffen der Rechnungsbelegs bis zur endgültigen Buchung. Das Rechnungseingangsbuch wird automatisch gefüllt und enthält den gesamten Rechnungsbestand.
  • Reporting. Aus dem Reporting kann man ableiten, wo Fehlerquellen liegen. So lassen sich Optimierungspotenziale erkennen, um bei der Rechnungsverarbeitung Zeit zu sparen.
  • Archivierung: Die Eingangsrechnungen werden zentral und revisionssicher archiviert.
  • Besserer Service: Bei Nachfragen aus den Fachabteilungen oder vom Lieferanten können die betreffenden Dokumente leicht gefunden und eventuell noch ausstehende Prüfungen aufgezeigt werden.

Ein digitales Rechnungseingangsbuch bietet Vorteile für das gesamte Unternehmen

Die digitale Buchhaltung liefert so jederzeit einen aktuellen Überblick über die laufenden Prozesse im Unternehmen. Durch geeignete Selektionskriterien werden frühzeitig Vorgänge erkannt, die kritisch werden könnten. Eine solche Selektion könnte beispielsweise die Anzeige aller Rechnungen sein, deren Zahlungsziel in einer Woche erreicht ist. Und nicht zuletzt wird mit „Rechnungswesen 4.0“ – wenn also auch Haupt-, Kassen-, Bank- und Rechnungsausgangs-Buch sowie die Nebenbücher digital geführt werden – ganz nebenbei eine entscheidende Voraussetzung für die erfolgreiche Digitalisierung des Unternehmens geschaffen.

Aufbewahrungsfristen im Überblick: Das gilt für Unternehmen

Was währt schon ewig? Ein Dokument jedenfalls nicht, selbst wenn es archiviert wurde. Das machte die traurige Katastrophe des Kölner Stadtarchivs deutlich, bei der wertvolle historische Dokumente unwiederbringlich verloren gingen. Gottseidank konnten die meisten aber so gerettet werden, dass sie sich rekonstruieren lassen – selbst wenn das noch dreißig Jahre dauern wird. Innovative Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten leisten dabei wertvolle Hilfe.

Bei digitalen Archiven der Unternehmen und Behörden stellt sich die Frage nach der „Lebensdauer“ bzw. den Aufbewahrungsfristen von Dokumenten gleichermaßen, auch wenn sie – anders als klassische Aktenarchive in Papierform – nicht die räumlichen Grenzen in den Gebäuden zu sprengen drohen. Denn auch Speicherplatz kostet Geld – und mit jedem Terabyte wächst bei der Suche nach Dokumenten auch die Wartezeit, bis der Rechner das Ergebnis anzeigt.

Sollten Dokumente ewig leben?

In einigen Branchen ist die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten für die Unternehmen existenziell wichtig. Wussten Sie, dass es in der Versicherungsbranche Dokumente mit Aufbewahrungsfristen von 100 Jahren gibt? Und dass vor der Industrie gefordert wird, die medizinischen Unterlagen von Personen, die mit Gefahrstoffen arbeiten, mindestens 30 Jahre lang aufzubewahren? Oder denken Sie an Behörden, wie Grundbuch- oder Standesamt. Durch Datenverlust sollte weder eine Ehe annulliert werden noch ein Eigenheim verloren gehen.

So makaber es klingt, aber Dokumente können diejenigen überdauern, die sie erstellt haben. Und auch die Technologien, mit denen sie erstellt wurden. Denken Sie an Microsoft Works, das 2009 eingestellt wurde. Natürlich sind zwölf Jahre keine Ewigkeit, aber wenn man erst einmal googeln muss, wie man ein altes Works-Format öffnet, kann einem das wie eine Ewigkeit vorkommen. Erst recht die Zeit, bis man dann endlich mit diesem Dokument arbeiten kann. Haben Sie Dokumente auf Medien wie Disketten, FloppyDisks oder QIC Cartridge gespeichert, wird es erst recht schwierig.

Die Frage nach dem Zeithorizont von Aufbewahrungsfristen

Wer sich über die Zukunft seiner Dokumente Gedanken macht, muss keineswegs in Jahrhunderten denken. Was passiert mit gescannten Forderungen in fünf Jahren? Mit Finanzunterlagen in drei Jahren? Oder mit einem Arbeitsvertrag nach sechs Monaten? Auch für Versicherungspolicen, Marketingunterlagen (Fotos wie Videos) und viele Dokumente aus Konstruktion und Fertigung sollte man sich Gedanken über die Mindestdauer, aber auch die maximale Zeitspanne der Archivierung machen.

Ein triftiger Grund: Es gibt viele gesetzliche bzw. vertragliche Vorgaben für die Dokumentenverwaltung, die manchmal sehr lange Aufbewahrungsfristen von Dokumenten erfordern. Denn wer braucht schon schlechte Karten bei einer Abmahnung wegen der Patente oder des Copyrights eines Produktes? Wer will schon vom Finanzamt geschätzt werden, weil die Steuerunterlagen unvollständig sind? Und wer braucht die Klage eines ehemaligen Mitarbeiters wegen Datenschutzverstößen?

Bei den Aufbewahrungsfristen der Dokumente ist minimale und maximale Dauer der Archivierung zu beachten. Das heißt zum Beispiel: Bestimmte Personalunterlagen dürfen nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht länger aufbewahrt werden. Aber auch andersherum wird ein Schuh daraus: Steuerlich relevante Dokumente sollten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren tunlichst gelöscht werden, um bei einer etwaigen Steuerprüfung keine unnötigen Stolpersteine zu hinterlassen.

Ein DMS hat die Aufbewahrungsfristen für Sie im Blick

Hier kommt das Schöne an einem digitalen Archiv voll zum Tragen: Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) können jedem Dokument die Aussonderungs- und Aufbewahrungsfristen direkt bei der Archivierung mitgegeben werden. Zu gegebener Zeit wird dieses Dokument dann automatisch gelöscht. Über die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen muss sich dann niemand mehr Gedanken machen – die ist vollautomatisch sichergestellt. Dank digitaler Dokumentenablage können Fristen automatisch eingehalten werden – etwa bei Versicherungsschutz, Produkthaftung, Patenten oder Copyright.

Das DMS kann entsprechend klare Prozesse zur Löschung dieser Dokumente etablieren, sicher steuern und weitgehend automatisieren. Die Richtlinien betreffen in der Regel auch die Sicherheitsempfindlichkeit und andere wichtige Parameter. Nehmen wir zum Beispiel geschäftliche Dokumente wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Belege, Verträge oder Geschäftsbriefe: All das muss in Deutschland den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, letzte Neufassung vom 1. Januar 2020) genügen – und zwar unabhängig davon, ob die Dokumente auf Papier oder in digitaler Form als Datei oder E-Mail aufbewahrt werden. Laut GoBD ist zusätzlich die Erstellung der Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse absolute Pflicht für jedes Unternehmen. Die GoBD gelten für alle Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts. Auf den Umfang – haupt- oder nebenberuflich – kommt es nicht an. Ebenso unerheblich ist die Art der Gewinnermittlung (Bilanzierung oder Einnahmenüberschussrechnung). Die GoBD gelten in jedem Fall.

Aufbewahrungsfristen immer im Blick

Mit einer modernen DMS Software sind die durch die GoBD definierten Aufbewahrungspflichten und -fristen kein Problem. Ein- und Ausgangsrechnungen etwa müssen zehn Jahre, Geschäftsbriefe wie Bestellungen und Lieferscheine sechs Jahre aufbewahrt werden. Danach sollten sie aber gelöscht werden. Diverse Branchen habe wie die Versicherungen zusätzlich noch eigene Aufbewahrungsfristen; in der Braubranche gelten für manche Unterlagen zum Beispiel bis zu dreißig Jahre.

Anderes Beispiel: Auch die Personalabteilung muss verschiedene Richtlinien im Blick behalten. Sobald ein Mitarbeiter ausscheidet, sollten Dokumente in Personalakten in der Regel noch drei Jahre danach verfügbar bleiben, um die im BGB geregelte Verjährungsfrist abzudecken. Gehaltsabrechnungen – da steuerlich relevant – bleiben sechs Jahre gespeichert. Abgelehnte Bewerbungen dürfen maximal sechs Monate aufbewahrt werden, außer der Bewerber willigt einer längeren Nutzung ein.

Ziehen Sie Dokumente aus dem Verkehr, sobald sie nicht mehr nützlich sind

Das schafft freien Speicherplatz und spart Ressourcen. Eine ordnungsgemäße Vernichtungs- oder Löschungspolitik ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass nichts, was für eine spätere Verwendung archiviert werden sollte, versehentlich gelöscht wird. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass alle geltenden Vorschriften bekannt sind. Die Dokumente müssen dementsprechend behandelt werden, sodass die Einhaltung aller Vorschriften immer gewährleistet bleibt. Deshalb empfiehlt es sich, auch die Dokumente zu digitalisieren, die auch heute immer noch in Papierform archiviert werden.

Die automatische Löschung veralteter Dokumente kann zwar eine auf den ersten Blick durchaus beängstigende Aussicht sein, ist aber die effektivste Methode, um Platz zu schaffen. Sicherungskopien, Kopien, Informationen, die an vertrauenswürdige Dritte weitergegeben wurden, und alle anderen Orte, an die sie kopiert wurden, müssen nachverfolgt und vernichtet werden. Für die Vernichtungsregeln sollten Sie strenge Prozesse definieren, befolgen und prüfen, um sicherzustellen, dass dies auch wie erwartet geschieht.

Archivierung oder Vernichtung?

Es ist also absolut unpraktisch, archivierte Dokumente auf unbestimmte Zeit zu speichern. Vielmehr sollte von Anfang an ein Plan stehen, der automatisch sicherstellt, dass die Dokumente mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen entsorgt werden. Auch die Versionierung der Dokumente muss hier einfließen, denn beispielsweise kann eine Änderung des Vertrages eine Verlängerung seiner Aufbewahrungsfrist zur Folge haben.

Falls die Aufbewahrungsfristen nicht an die Gesetzgebung gebunden oder vertraglich geregelt sind, legen in der Regel die Dokumenteneigentümer die Aufbewahrungsdauer „ihrer“ Dokumente fest. Es sollten dabei auch schon Überprüfungszeitpunkte festgelegt werden, etwa wenn Personen das Unternehmen verlassen oder ihre Rolle wechseln. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch ihr Zugang widerrufen werden und eine Überprüfung aller Dokumente stattfinden, auf die sie Zugriff haben, weil auf ihren Geräten möglicherweise veraltete oder vertrauliche Informationen gespeichert sind.

Ewig ist eine verdammt lange Zeit. Selbst Connor MacLeod, der legendäre Highlander aus dem Kultfilm der 80er Jahre, dachte so, nachdem er vier Jahrhunderte lang unsterblich war. In einigen Fällen existieren Dokumente jedoch fast ewig. Zumindest aus der Sicht eines Menschen. Weil sich in der digitalisierten Welt von heute die Werkzeuge aber schneller ändern als je zuvor, müssen sich die Verantwortlichen für das Dokumentenmanagement auch Gedanken über zukunftssichere Formate machen, in denen Dokumente langfristig archiviert werden sollen. Damit Kollegen auch in ferner Zukunft noch das eine wichtige Dokument in diesem Format öffnen, bearbeiten und gemeinsam nutzen können, das von den heutigen Tools erstellt worden ist.

PDF – die Zeitkapsel

Hier bietet sich das PDF- oder PDF/A-Format an, das auch Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren und mehr überdauern sollte. Seit den frühen 90er-Jahren hat sich das Portable Document Format (PDF) aus vielen guten Gründen zum Standardformat für den Austausch von Dokumenten entwickelt. Vor allem, weil PDF archivierungsfreundlicher ist als ein Word-Dokument. Es garantiert, dass alle Dokumente so aussehen wie bei der Erstellung – völlig unabhängig von Anwendungssoftware, Hardware und Betriebssystem. Werden Dateien über mehrere Plattformen weitergegeben, bietet PDF eine bessere Vorschau als native Office-Dokumente. Es ist für den Empfänger viel einfacher zu handhaben und viel sicherer, mit Blick auf unerwünschte Änderungen am Dokument.

Der digitale Posteingang – ein Meilenstein auf dem Weg zum papierlosen Büro

„A very little key will open a very heavy door!“ Das wusste schon Charles Dickens – wobei er an alles andere dachte als an die digitale Transformation von Unternehmen. Dennoch passt das Bild auf die Digitalisierung, die allgemein als Mammutaufgabe betrachtet wird. Denn auch der längste Weg beginnt mit dem ersten Schritt. Und der sollte bei der Digitalisierung des Unternehmens die Einführung des digitalen Posteinangs sein.

Der Grund liegt auf der Hand: In vielen Unternehmen kommt Eingangspost heute noch auf Papier – per Brief oder per Fax – an die Arbeitsplätze. Von der Verteilung per Hauspost über die Bearbeitung bis hin zur Archivierung und Recherche wird alles manuell oder nur halbautomatisch bearbeitet. Das papierlose Büro ist ebenso noch Utopie wie das Schlagwort „Industrie 4.0“.

Digitalisierung beginnt an der Inbox

Das gilt es zu ändern – etwa durch die Digitalisierung der Posteingangsprozesse. Das heißt: Die gesamte Eingangspost, ob auf Papier oder digital und in dem Fall unabhängig von Dateiformat oder Quelle, wird zentral erfasst. Gegebenenfalls kommen das Scannen und Umwandeln in ein PDF hinzu. Anschließend wird die Post gezielt an die Adressaten weitergeleitet. Mit heutigen Scannern kann jeder Brief zum PDF-Dokument werden, das dank OCR sogar fit ist für die Volltextsuche. So können die Mitarbeiter direkt auf alle Daten im digitalen Posteingang zugreifen, was hilft, die Prozesse enorm zu beschleunigen und zu optimieren.

Die Kommunikation wird also viel einfacher, wenn es nur eine einzige „Inbox“ gibt. Ob E-Mail, Fax, Terminanfrage oder Rechnung – alles ist dann direkt im digitalen Posteingang des Mitarbeiters zu finden. Die Eingangspost gelangt auf direktem Weg in vielleicht schon bestehende digitale Prozesse. Ohne Umwege, ohne Ortsbindung, mit organisierter Ablage und ohne Ausfälle durch Urlaub oder Krankheitstage. Zuverlässig und mit 24/7.

Weniger wichtige Dokumente, wie Werbung oder Ähnliches, lassen sich vor der Übernahme in den digitalen Posteingang direkt aussortieren, vollautomatisch löschen oder in einen Spam-Ordner verlegen. So erhalten alle Mitarbeiter nur genau die Informationen, die sie wirklich brauchen! Auf diese Weise spart der digitale Posteingang wertvolle Arbeitszeit – vorausgesetzt, die Inbox ist unkompliziert zu benutzen und direkt in die vorhandene IT-Landschaft integriert.

Digitaler Posteingang – alles in einem Topf?

Gern genutzt werden dazu Sammel-Inboxen. Bei E-Mail sind Postfächer wie info@… oder service@… typisch dafür – der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt. Wer an seine eigene Korrespondenz denkt, merkt aber schnell, wohin das führt. Ob Anfrage, Bestellung, Reklamation, Stornierung einer Bestellung oder Adressänderung – all das landet im selben Postfach. Die fatale Folge: Manchmal wartet der Absender tagelang auf eine Antwort, wird ungeduldig und schreibt schließlich eine weitere E-Mail, um sich nach dem Stand der Dinge zu erkundigen.

Aus Sicht des Empfängers bedeutet ein schlecht verwaltetes Sammelpostfach immensen manuellen Aufwand beim Sortieren und Verteilen eingehender Post. Abhilfe schafft deren automatische Klassifizierung und Indexierung. Dann kann der digitale Posteingang nicht nur die Verarbeitung der gesamten Eingangspost aus einzelnen Organisationseinheiten oder gar des gesamten Unternehmens automatisieren. Der digitale Posteingang kann dabei auf spezifische Bedürfnisse und Anforderungen abgestimmt werden. Je nach Systemumgebung, Kernprozessen und Eingangskanälen. Dafür gibt es in der Regel keine einfache Lösung von der Stange. Eine besondere Kompetenz der Anbieter liegt daher darin, diese Anforderungen des Kunden richtig zu verstehen und die Inbox an die kundenspezifische Situation anzupassen. 

Was beim digitalen Posteingang wichtig ist

Auf jeden Fall muss ein digitaler Posteingang Multi-Channel-fähig sein. Für den digitalen Posteingang spielt es keine Rolle, ob die Dokumente auf Papier oder elektronisch eingehen. Alle Dokumente werden in einem einzigen, zentralen Prozess verarbeitet. Über entsprechende Schnittstellen, Konvertierungsschritte und Teilprozesse können alle Dokumente aus allen Eingangskanälen auf einer Plattform zentral verarbeitet werden. Wichtig ist auch die Erweiterbarkeit, sollten in Zukunft weitere Eingangskanäle – oder auch neue Dateiformate wie Audio oder Video – hinzukommen.

Das Herzstück des digitalen Posteingangs ist aber die Klassifizierung. Es sollte keine technische Obergrenze für die Anzahl der Dokumenttypen oder -klassen geben. Solange die Unterscheidungsmerkmale für die Klassifizierung eindeutig sind, wird das Dokument der richtigen Klasse zugeordnet.

Je nach Klasse kann das Dokument dann dem nächsten Verarbeitungsschritt zugeführt werden. Die Klassifizierung kann inhaltsbezogen, z. B. Text, oder layoutbezogen, z. B. Bild, erfolgen. Enthält eine E-Mail verschiedene Dokumenttypen, müssen diese automatisch getrennt und dem richtigen Bearbeitungsprozess zugeführt werden. Am Ende dieses Prozesses sollen die Dokumente bei Bedarf zusammengeführt und im Originalformat an das nachfolgende Drittsystem oder das Archiv übergeben werden können.

Automatisch zu optimalen Ergebnissen

Das adäquate Mittel zum Zweck der Realisierung des digitalen Posteingangs sind Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die sich On-Premises oder in der Cloud betreiben lassen. Mit dem DMS als integralem Backend lässt sich die Post digitalisieren, wobei Automationsfunktionen wie das „Intelligent Indexing“ die Effizienz steigern. Hier liest das DMS beispielsweise automatisch Daten wie Lieferanten, Datum und Betrag aus dem Dokument aus – aus eingescannten Rechnungen ebenso wie aus Dokumenten, die bereits digital im E-Mail-Postfach liegen. Das macht es möglich, fehlende und falsche Rechnungsdetails sowie Dubletten automatisch zu erkennen.

Die so digitalisierte Post speichert das DMS nach der Indexierung in einem zentralen Dokumenten-Pool. Involvierte Mitarbeiter werden automatisch über den digitalen Posteingang benachrichtigt – und sind direkt in die entsprechenden Workflows wie Rechnungseingangsprüfung, Reklamation oder Urlaubsantrag eingebunden. Schneller als per Hauspost – weniger fehleranfällig – und mit automatischer Weiterleitung bei Abwesenheit. Das DMS kooperiert dabei mit E-Mail-, ERP- und CRM-Systemen. Und unterstützt Unternehmen so dabei, den Postausgang zu digitalisieren. Dadurch sparen Betriebe neben der Bearbeitungszeit auch Kosten für Kuverts und Porto.

Deshalb kann der digitale Posteingang mit Fug und Recht als ein erster, wenn auch kleiner Schritt hin zur digitalen Transformation des Unternehmens gelten.

Pragmatisch definiert meint „digitale Transformation“ den organisatorischen Wandel durch den Einsatz digitaler Technologien und Geschäftsmodelle, um die Performance des Unternehmens zu verbessern und ein neues Niveau an Kundennutzen zu schaffen. Das betrifft alle Branchen. Angesichts dieser Definition kann die digitale Transformation viele Formen annehmen. Vom Online-Geschäft über digitale Marketingkampagnen bis hin zum Umstieg von physischen auf virtuelle Teams.

Doch was es für ein Geschäftsmodell oder einen Prozess bedeutet, „digital transformiert“ zu werden, ändert sich im Laufe der Jahre. Vor fünfzehn Jahren zum Beispiel war „Mobilität“ für kein Unternehmen Teil der digitalen Transformation. Seither jedoch hat Mobilität fast jede Branche radikal verändert, von Transportwesen und Fertigung bis hin zum Gesundheitswesen, aber auch Freizeit und Unterhaltung.

Das papierlose Büro

Auch die Ablösung papierbasierter durch digitale Prozesse gehört dazu: Geschäftsunterlagen, Memos und andere Dokumente, die früher ausschließlich auf Papier existierten, werden dann digital verwaltet, und zwar nicht nur durch die Verwendung von E-Mails anstelle von Papiermemos. Dokumente werden routinemäßig erstellt, geändert (mit vollständiger Versionskontrolle und Änderungsverfolgung) und dann zur Genehmigung mit elektronischen Unterschriften über Online-Zusammenarbeitstools weitergeleitet. Ganze Prozesse werden nicht länger manuell, sondern teilweise oder sogar vollständig automatisiert abgewickelt.

Außerdem ermöglicht das Internet den Einsatz vieler digitaler Tools für die Zusammenarbeit, sodass über Länder und Zeitzonen verstreute Teammitglieder genauso effektiv arbeiten können wie zentrale Teams. Die gesamte Eingangspost wird in verschiedene Dokumenttypen aufgeteilt. Auf diese Weise kann sie schneller zugeordnet werden. Auf Wunsch kann der Inhalt der Briefe zur leichteren Handhabung auch ausgelesen werden. Und „Business Intelligence“ unterstützt die Entscheidungsfindung in Unternehmen durch die Nutzung der täglich gesammelten Geschäftsdaten, die messbare, datengesteuerte Veränderungen ermöglichen.

Der digitale Posteingang bringt viele Vorteile

Neben der Zeit- und Kostenersparnis dank optimierter Dokumentenbearbeitung bringt der digitale Postkorb eine höhere Sicherheit für die Geschäftsprozesse, etwa durch die Minimierung von Falschablagen, Irrläufern oder Dokumentenverlust. Der kontrollierte, dezentrale Zugriff erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern macht auch innovative Arbeitsformen (Stichwort: New Work) überhaupt erst möglich.

Die gelungene Umstellung auf einen digitalen Posteingang bringt also sehr schnell greifbare positive Effekte. Vor allem aber eine Beschleunigung vieler Geschäftsprozesse, die Vermeidung von Fehlern und die Erleichterung der Arbeit für große Teile der Belegschaft. Das führt direkt zu einer besseren „User Experience“ für alle Kunden, Interessenten, Lieferanten und Geschäftspartner, zum Beispiel weil Anfragen papierlos schneller und kompetenter als zuvor möglich beantwortet werden.

Auch wenn der Digitale Wandel ein langfristiges und komplexes Projekt ist, kann die Einführung des digitalen Posteingangs ein gelungener Einsteig in die Digitalisierung der Arbeitswelt sein. Und anders als der Volksmund sagt, ist dieser Anfang gar nicht so schwer. Und das ist umso wichtiger, als schon der griechische Philosoph Aristoteles sagte: „Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen!“

Die passende Dokumentenablage-Software finden

Sobald die vielen Vorteile von Dokumenten-Managementsystemen (DMS) das Management überzeugt haben, beginnt für die IT-Abteilung die eigentliche Arbeit: Die Auswahl der passenden Dokumentenablage-Software, anschließend ihre Implementierung und schlussendlich Roll-out und Inbetriebnahme. Danach geht das neue DMS in den üblichen Routinebetrieb von Wartung, Pflege, Weiterentwicklung und Störungsbehebung über. Dieser muss für alle Software-Systeme des Unternehmens gewährleistet werden.

Mitentscheidend für den Projekterfolg bei der DMS-Einführung ist die Auswahl der „richtigen“ Software zur digitalen Dokumentenablage. Bei der Suche gibt die Antwort auf folgende Frage die Richtung vor: Wozu wird die Dokumentenverwaltungs-Software gebraucht – und welche Vorteile will man sich zunutze machen?

Auf Basis der Antwort kann man sich einen ersten Marktüberblick verschaffen, gibt es doch zahlreiche DMS-Anbieter, die unter Begriffen wie Content Services, Enterprise Content Management (ECM) oder eben Dokumentenmanagement-System ausgereifte, aber auch völlig neue Software-Produkte vermarkten. Weil das Angebot an Standardsoftware sehr groß ist, erübrigt sich die Notwendigkeit einer Individualentwicklung. Denn eine passende Dokumentenablage-Software sollte sich am Markt finden lassen.

Die Softwareauswahl ist aber nicht allein Aufgabe der IT-Abteilung. Besser ist es, einige derjenigen Mitarbeiter ins Boot zu holen, die später mit der Software arbeiten sollen. Zusätzlich empfiehlt es sich, kompetente Fachleute zu Rate zu ziehen, die nach der Beratung bei der Auswahl auch ihre Erfahrung bei der DMS-Einführung mit einbringen und das Projektmanagement unterstützen. Natürlich spielen auch Art, Umfang und Komplexität des Projektes eine Rolle bei Besetzung und Manpower des Projektteams. Kommen Fachleute von außen dazu, sollten diese anhand von Referenzen ähnlicher Projekte ausgewählt werden.

Das Lastenheft, ein Schlüssel zum Projekterfolg

Steht das Team, folgt wie bei der Beschaffung jeder anderen Standardsoftware das Festlegen des Kostenrahmens und das Erstellen des Lastenheftes. Letzteres soll möglichst konkret sowohl die Anforderungen an die Dokumentenablage-Software selbst als auch den Ist-Zustand sowie den gewünschten Zielzustand beschreiben. Die Dokumentation des Ist-Zustandes erleichtert später im Projekt die Definition aller technischen Randbedingungen. Etwa für Schnittstellen oder für nötige Hardware- und Netzwerk-Anpassungen.

Im DMS-Projekt geht es ja nicht nur um die Verarbeitung aktuell eintreffender digitaler Contents, sondern auch um die Digitalisierung eingehender und/oder archivierter Papierdokumente. Wichtig ist außerdem gegebenenfalls die Übernahme der archivierten digitalen Dokumente aus einem Vorgängersystem. Zu berücksichtigen sind dabei alle Geschäftsprozesse, die von der Einführung der Dokumentenablage-Software tangiert sind bzw. damit verbessert werden sollen. Weiterhin alle unter Umständen erforderlichen Anpassungen der Organisationsstruktur des Unternehmens.

Höchste Sorgfalt im Vorfeld gefragt

Deshalb ist höchste Sorgfalt bei der Bestimmung aller zwingend notwendigen Schnittstellen und der erforderlichen Richtlinien bzw. Standards gefragt, die von der gesuchten Dokumentenablage-Software unterstützt werden müssen. Der Im- und Export von Dokumenten aus anderen IT-Systemen, sowohl aus den eigenen als auch aus denen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, klappt nur dann, wenn die Daten in einem der Software bekannten Format vorliegen. Der Bedarf an Schnittstellen, Datenformaten und aller für das Unternehmen wichtigen Normen und Richtlinien gehört daher als K.O.-Kriterium in jedes Lastenheft.

Die „Must Haves“ festlegen

Bei der Suche nach der passenden Dokumentenablage-Software kommt es aber nicht nur darauf an, dass die Kriterien des Lastenheftes erfüllt werden. Neben den Kriterien des Lastenhefts zählt auch, dass die neue Dokumentenablage-Software mit wachsenden bzw. völlig neuen Anforderungen Schritt halten kann. Diese funktionalen „Must Haves“ spiegeln die DMS-Vorteile, die erwartet werden:

  • Automatisierte Unterstützung von dokumentbasierten Unternehmensprozessen.
  • Definition von Workflows und ganzen Prozessen, die dann vollautomatisch oder mit minimalem Input von Menschen abgewickelt werden – mit Funktionen für die Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten sowie Kommentarfunktionen zur Erläuterung von Entscheidungen inklusive Automatismen für den Fall, dass Dokumente nicht genehmigt werden.
  • Eine „Workflow-Engine“ für die Verteilung, Archivierung und Disposition von Dokumenten. Sie „schiebt“ Dokumente durch eine Reihe aufeinanderfolgender Schritte, um die zuvor definierten Geschäftsprozesse zu unterstützen.
  • Einbinden von Mitarbeitern/Außenstehenden in transparente, nachvollziehbare Workflow-Prozesse.
  • Unterstützung für den Lebenszyklus aller Contents, von der Informationserfassung über die Organisation, Speicherung und Aufbewahrung bis hin zur unwiderruflichen Vernichtung.
  • Bibliotheksdienste für das Aus- und Einchecken von Dokumenten und Verfahren, um bei der Teamarbeit Konflikte bei der Aktualisierung von Dateien zu vermeiden.
  • Eine Versionierung speichert alle Änderungen an Dokumenten automatisch als neue Version des Dokuments. Bei einem guten DMS ist auch die Bearbeitung von Dokumenten mit und ohne Veränderung des Originals sowie die automatische Verlinkung möglich.
  • Revisionssicherheit: Die Dokumente sind vor unberechtigten Zugriffen, Änderungen oder Manipulationen geschützt.
  • Life-Cycle-Management z.B. mit Audit-Protokollen, um die Verarbeitung von Dokumentenwährend ihres gesamten Lebenszyklus überprüfen zu können, und Warnmeldungen, die rechtzeitig anstehende Verarbeitungsschritte während des Lebenszyklus von Inhalten signalisieren.
  • Unveränderbare Archivierung digitaler Dokumente
  • Verwaltung der Metadaten, um Dateien mit vordefinierten Schlüsselwörtern zu kennzeichnen („Indexieren“) sowie automatisch generierte Attribute, z. B. Datums-Zeitwerte zum Auffinden von Dokumenten.
  • Die Möglichkeit, Inhalte nach Schlüsselwörtern, Dokumentbeschreibungen und anderen vordefinierten Attributen zu suchen.

DMS: Cloud oder On-Premises-Installation?

Last but not least sollte die Bedienung der Software zur Dokumentenverwaltung ebenso zeitgemäß sein wie ihre Konfiguration. Das heißt erstens: Die Arbeit mit dem DMS sollte im Webbrowser ebenso möglich sein wie in einer Microsoft Office-Anwendung – und das sowohl in einem Desktop-Client als auch in mobilen Apps auf Smartphones und Tablets. Zweitens steht die Frage des Betriebskonzeptes im Raum: Ist eine Cloud-Lösung gewünscht oder ist eine On-Premises-Installation Pflicht? Oder sollte das DMS als SaaS- oder Outsourcing-Lösung gehostet werden?

Deswegen ist neben den funktionalen Vorgaben abschließend auch eine Liste der „Must Haves“ für Bereitstellung, Performance und Verwaltung nötig. Typisch sind:

  • Ein über das Netzwerk zugängliches Content-Repository für große Datenspeicher.
  • Verwaltungen von Medien und anderen inhaltsorientierten Dateitypen.
  • Integrierte Funktionen für die Verwaltung von E-Mails.
  • Unterstützung aller vorhandenen Clients.
  • Bereitstellungsfunktionen für den Betrieb vor Ort oder in öffentlichen, privaten und hybriden Cloud-Infrastrukturen.
  • Interoperabilität mit den übrigen Backoffice-Systemen.
  • Erfassung von Contents aus externen Systemen, z. B. ERP-und CRM-Systemen oder Dokumentenscannern (um Papierdokumente zu digitalisieren).
  • Dateiorganisation und -zuordnung in einer Art und Weise, die den Geschäftszielen des Unternehmens entspricht.
  • Skalierbar nach oben oder unten, um sich an wechselnde Workloads anzupassen.
  • Redundante Backups, um Daten jederzeit schnell und unkompliziert wiederherstellen zu können.
  • Recovery mit Abrufzeiten, die den Anforderungen entsprechen, falls gesicherte Inhalte wiederhergestellt werden müssen.
  • Zugriffskontrollen und Berechtigungen zum Erstellen, Lesen, Aktualisieren und Löschen von Dokumenten innerhalb des Repositorys – zur Gewährleistung von Datensicherheit bzw. gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen.
  • Umfassende und flexible Sicherheitsfunktionen, die die vorhandene Sicherheitsarchitektur des Unternehmens so weit wie möglich nutzen.
  • Skripting-Tools für die zeitgesteuerte Ausführung von Automatismen.
  • Tools zur Überwachung und Verwaltung des Speicherplatzes und für das Entwerfen und Verwalten von Workflows, für das Konfigurieren von Lebenszyklen der Dokumente und für die Definition von Zugriffskontrolllisten.

Der letzte Schritt, um die passende DMS-Software zu finden

Sobald die Liste aller „Must Haves“ festgelegt ist, geht es im nächsten Schritt darum, die Ausschreibung zu erstellen und dann die marktführenden Produkte zu prüfen. So werden diejenigen Produkte und Hersteller ermittelt, die die spezifischen Anforderungen des Unternehmens am besten erfüllen.

Schließlich erfolgt in den Gesprächen mit den ins Auge gefassten DMS-Anbietern die Endauswahl. Dabei geht es nicht nur um die optimale Abdeckung der „Must Haves“, sondern natürlich auf um die Kosten und das Timing des Vorhabens. Bei diesen Gesprächen wird dann auch sehr schnell deutlich, ob die Chemie zwischen allen Projektbeteiligten stimmt. Und das ist erfahrungsgemäß eine nicht zu unterschätzende Voraussetzung für eine erfolgreiche DMS-Einführung. Denn mit der passenden Software, einem kompetenten Team und dem richtigen Projektpartner kann kaum etwas schief gehen.

Rechnungseingang automatisieren – als Schritt in Richtung Digitalisierung

Besonders in kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann die Rechnungsverarbeitung Kopfzerbrechen verursachen. Die manuelle Bearbeitung eingehender Rechnungen kostet Zeit und erhöht das Risiko von Fehlern und Korrekturen, die zu weiteren Zahlungsverzögerungen führen.

In Rechnungen wird festgehalten, welches Produkt oder welche Dienstleistung das Unternehmen wann und von wem gekauft hat, die Kosten pro Einheit, die Gesamtmenge der gekauften Einheiten, die Zahlungsbedingungen, die möglichen Zahlungsarten, die anfallenden Steuern und andere finanzielle Informationen, wie z. B. Rabatte oder Skonti für frühzeitige Zahlungen oder zusätzliche Gebühren für verspätete Zahlungen.


All das muss geprüft werden, denn wer will schon zu viel bezahlen? Diese Prüfung dauert. Denn neben der Buchhaltung ist in der Regel auch die Fachabteilung und gelegentlich auch die Geschäftsführung involviert. Deshalb macht das Automatisieren des Rechnungseingangs viel Sinn: Das papierlose Arbeiten spart Zeit und schaltet den Fehlerteufel aus. So muss das Unternehmen nicht auf Skonti oder Rabatte verzichten und läuft erst recht nicht in Gefahr, als säumiger Zahler zu gelten.

Manuelle Rechnungsbearbeitung

Traditionell erstellt der Lieferant eine Rechnung für die geleistete Arbeit oder das verkaufte Produkt und schickt diese per Brief oder Fax an den Kunden. Der gibt die Rechnungsdaten manuell in sein ERP- oder Buchhaltungs-System ein. In dieser Phase wird auch eine Kopie der Lieferantenrechnung zu Sicherungs- und Prüfungszwecken in das Archiv eingescannt – oder auch noch in einem Ordner abgeheftet. Die Rechnung wird dann manuell im System mit den richtigen Lieferantendaten abgeglichen.

Der Kunde prüft dabei die Rechnungsdaten. In dieser Phase kommt es oft zu Engpässen, besonders in großen Unternehmen. Dann kann der Genehmigungsprozess aufgrund von vielen Genehmigern und komplexeren Genehmigungsabläufen länger dauern. Wurde die Rechnung erfolgreich geprüft, in das System eingegeben und sicher abgelegt, wird sie genehmigt und dann auch bezahlt.

Erster Schritt beim Automatisieren des Rechnungseingangs: Digitaler Posteingang

Um den Rechnungseingang zu automatisieren, gilt es zunächst die Rechnungen zu digitalisieren. Dazu werden Scanner und Computer mit intelligenter Software eingesetzt, die sowohl die manuelle Dateneingabe als auch andere mühsame Aufgaben im Rechnungsprozess überflüssig machen. Im ersten Schritt werden alle Eingangsrechnungen digitalisiert, die noch auf Papier eintreffen – sei es per Fax oder Briefpost. Diese Rechnungen werden gescannt und als digitales Dokument abgespeichert.

Danach werden aus allen, nunmehr digitalen, Rechnungen die relevanten Daten ausgelesen. Also auch aus den z. B. per Mail oder EDI eingehenden Rechnungen. Dieser Prozess kann bei strukturierten EDIFACT-Dokumenten simpel sein, bei eingescannten Bilddateien oder PDF-Dokumenten aber auch beliebig komplex. Zur Verarbeitung solcher Rechnungen muss der Empfänger ja alle Rechnungsdaten mit Hilfe optischer Zeichenerkennung (OCR) in das System einpflegen. Dabei können Verfahren der Künstlichen Intelligenz bzw. des Maschinellen Lernens gute Dienste leisten.

Zweiter Schritt: Automatisierung von Standardprozessen

Sind die Dokumente in der Buchhaltung erst einmal digitalisiert, sieht das Automatisieren des Rechnungseingang so aus: Die Buchhalter sammeln, scannen und extrahieren die Daten für die Validierung sowie die anschließende Übergabe in die Beschaffungs- und Buchhaltungssysteme. Dort erfolgt ein automatisierter Abgleich mit den Bestellungen und den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen. Digitalisierung hilft also auch, im Büro die Ablage zu organisieren. Zum anderen ist das genau der richtige Zeitpunkt, das Rechnungswesen insgesamt in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung“ und Revisionssicherheit auf den Prüfstand zu stellen.

Automatisierung in dieser Phase spart zusätzlich auch Zeit bei der Eingabe der Lieferantendaten, da in der Regel auch Abgleich automatisiert werden kann. Auch alle Genehmiger werden automatisch benachrichtigt, dass sie Rechnungen zu prüfen und zu genehmigen haben. Sind sie im Urlaub oder krank, werden automatisch ihre Stellvertreter informiert. Sind Genehmiger auf Dienstreise oder im Homeoffice, ist das kein Problem, weil auch die mobilen Geräte in die Workflows einbezogen sind. Zudem haben die Genehmiger Zugriff auf sämtliche Informationen, die sie für die Rechnungsprüfung brauchen.

Hier spart die Automatisierung sehr viel Zeit, denn oft sind mehrere Genehmigungsrunden erforderlich. Wieviel Zeit verstreicht, wenn mehrere E-Mails und/oder Anrufe bei den involvierten Genehmigern nötig sind, um sie an ihre Aufgabe zu erinnern? Und wie lange dauert es, die Rechnungen möglicherweise neu einzugeben, falls Fehler entdeckt werden? All das erübrigt das Automatisieren des Rechnungseingangs.

Ist sie freigegeben, kann die Rechnung bezahlt werden. Auch dieser Schritt lässt sich automatisieren, um noch mehr Zeit zu sparen. Automatische Zahlungen können über z. B. Online-Zahlungsplattformen oder das Electronic Banking für vorgegebene Zeitpunkte terminiert werden, um sicherzustellen, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen. Mit der Automatisierung sinkt auch hier der Spielraum für menschliche Fehler drastisch, und es lässt sich Zeit sparen, die sonst für die Behebung solcher Fehler nötig wäre.

Eingebaute Fehlerkontrollen sind ein weiterer Vorteil beim Automatisieren des Rechnungseingangs

Eingebaute Fehlerkontrollen und automatischer Abgleich stellen sicher, dass das Geld an den richtigen Lieferanten geht. Diese automatisierten Prozesse im Rechnungswesen helfen außerdem auch dabei, potenzielle Überzahlungen zu erkennen, wenn z. B. die Rechnung nicht mit der Bestellung übereinstimmt oder die Lieferung nicht vollständig war. Die Automatisierung hilft auch doppelte Rechnungen automatisch zu erkennen, was verhindert, dass aufgrund eines Flüchtigkeitsfehlers beim Abgleich mit dem ERP-System eine Rechnung mehrfach bezahlt wird.

Automation sorgt so für einen reibungsloseren Arbeitsablauf, weniger Kopfzerbrechen im Finanzteam und insgesamt für ein wettbewerbsfähigeres Unternehmen. Die Mitarbeiter können ihre Zeit und Ressourcen auf andere Aufgaben konzentrieren und so zu Wachstum und Innovation beitragen. Der automatisierte Rechnungseingang bedeutet auch, dass alle Lieferanten eine bessere Erfahrung mit Ihnen als Geschäftspartner machen, da pünktliche Zahlungen zu einer insgesamt hervorragenden Servicequalität beisteuern. Ein wichtiger Beitrag zu Aufbau und Pflege guter Kundenbeziehungen!

Die Einhaltung von Vorschriften

Das Automatisieren des Rechnungseingangs kann ebenfalls dafür sorgen, dass Sicherungskopien von Rechnungen zuverlässig gespeichert werden, sodass beispielsweise das Gerangel bei der Suche nach Dokumenten für Audits vermieden wird. Außerdem sinkt in einer digitalen Buchhaltung die Gefahr, dass eine Rechnung verloren geht. Die Möglichkeit, in Echtzeit auf alle Finanzdaten zuzugreifen, hilft etwaige Unstimmigkeiten möglichst früh zu erkennen.

Eine anschließende Automatisierung der Debitorenbuchhaltung verschafft dann sogar einen Echtzeit-Überblick über den Cashflow des gesamten Unternehmens und erlaubt es, den Status der ausstehenden Rechnungen zu verfolgen. Außerdem spart dieser Schritt Geld für Papier, Tinte, Kuverts und Porto ausgehender Rechnungen – und schont gleichzeitig die Umwelt.

In der schnelllebigen, technologiegetriebenen Welt von heute erhöhen automatisierte Rechnungsworkflows die Flexibilität des gesamten Teams, das sich weniger um zeitraubende Routinetätigkeiten kümmern muss. Sie verschafft dem Unternehmen zusätzlich das Image eines modernen Arbeitgebers – ein nicht zu unterschätzender Pluspunkt in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels.

Die Vorteile des E-Invoicing sind vielfältig, zumal es viele potenziellen Probleme der manuellen Rechnungsverarbeitung mildert. Wer sich also auf die Suche nach der besten Software für sein Unternehmen macht, sollte nicht nur auf die Funktionalität und die Kosten achten. Auch die Integration mit der bereits verwendeten Hardware- und Software-Welt ist von Bedeutung, ebenso wie die Frage, ob in Zukunft der Schritt in die Cloud möglichst reibungslos möglich ist.

Automatisieren des Rechnungseingangs als wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation

Die Digitalisierung des Rechnungswesens ist nicht zuletzt eine wichtige Voraussetzung für das Gelingen der digitalen Transformation des Unternehmens insgesamt. Dass die Digitalisierung ja sämtliche Grenzen im Unternehmen sprengt und verschiedenste, bisher separierte Bereiche miteinander verbindet, steht längst außer Frage. Systeme und Organisationen, Unternehmen und Institutionen erfahren auf digitalen Wegen eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation.

Innerhalb eines Unternehmens haben alle Abteilungen mit radikalen Veränderungen umzugehen. Im Zentrum des Umbruchs steht das Rechnungswesen als Herz und Hirn des Unternehmens, das daher als einer der ersten Bereiche digitalisiert werden soll.

Bisher spielen Buchhaltung und Rechnungswesen eine ganz zentrale Rolle innerhalb eines jeden Unternehmens. Auch in Zukunft muss das so bleiben, weil hier einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Betriebs ablaufen. Mit einer passiven Haltung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht das Rechnungswesen eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge. Das papierlose Büro inklusive des Automatisierens vom Rechnungseingangs ist ein Meilenstein auf dem Weg dahin.

Buchhaltung automatisieren: Die Zukunft der Buchhaltung ist digital

Die Buchhaltung nutzt den Maßstab Geld, um den Überblick über den aktuellen Stand der Prozesse zu erhalten. Damit misst sie alle Aktivitäten des Unternehmens, fasst sie sinnvoll zusammen und teilt die Ergebnisse der Geschäftsleitung und anderen Parteien mit. Jeweils dem Informationsbedarf dieser Parteien angepasst, sowohl auf formaler als auch auf inhaltlicher Ebene. Nicht jede Partei muss alles wissen – und auch nicht immer sofort. Andere Parteien schon.

Das Management beispielsweise benötigt genaue, teilweise auch sehr detaillierte und auf jeden Fall möglichst aktuelle Finanzdaten, um gute Entscheidungen zu treffen. Die Buchhalter sind diejenigen, die diese Informationen produzieren. Sie sammeln dazu nicht nur Daten und bereiten diese in verschiedenster Art verständlich auf. Sie helfen auch, die Bedeutung ihrer Berichte zu interpretieren und schlagen Wege vor, dieses Wissen zur Lösung aktueller Probleme oder zur Planung neuer Projekte zu nutzen. Die Buchhaltung zu automatisieren, kann hier einen neuen Effizienzschub verpassen. Wie genau, das erfahren Sie in diesem Beitrag.

Buchführung für staatliche Vorschriften

Mittel zum Zweck ist u.a. das Rechnungswesen. Es kann in zwei Bereiche unterteilt werden: Management und Finanzen. Die Betriebsbuchhaltung hilft bei der Führung des Unternehmens, während die Finanzbuchhaltung darüber berichtet, wie gut das Unternehmen läuft – und die Rechnungen stellt bzw. Eingangsrechnungen bezahlt. Natürlich sind auch staatliche Vorschriften einzuhalten und Steuern, Sozialversicherungsabgaben oder Löhne zu zahlen. Die Buchhalter sorgen also dafür, dass die Steuererklärungen korrekt und pünktlich eingereicht werden und dass die Mitarbeiter versichert sind.

Erfolgreiche Unternehmer erstellen Pläne, um ihre Ziele zu erreichen. Zu diesen Plänen gehören u.a. Cashflow-Projektionen, Umsatzplanungen, Beschaffungen von Anlagevermögen und die Disposition der Lagerbestände. Eine buchhalterische Analyse historischer Daten bildet die Grundlage für die Entwicklung solcher Pläne, für den Soll-Ist-Vergleich während der Umsetzung und letztlich auch dafür, dass die Ziele erreicht werden.

Ein Beispiel ist die Kostenrechnung für Produkte: Fertigungsunternehmen nutzen sie, um den Aufwand für die Herstellung ihrer Produkte zu berechnen, die kostendeckende Verkaufsmenge zu ermitteln und optimale Lagerbestände festzulegen. Das Management muss wissen, was die Herstellung der Produkte kostet, um Preis- und Marketingstrategien zu entwickeln, die einen angemessenen Gewinn ermöglichen.

Rechnungswesen 4.0 – Buchhaltung automatisieren

Dieses einfache Beispiel macht klar: Die Buchhaltung spielt eine zentrale Rolle für den Unternehmenserfolg. Daher ist diese Abteilung oft einer der ersten Bereiche des Unternehmens, der digitalisiert wird. Dabei geht es dann in der Regel um viel mehr als nur die Digitalisierung von Rechnungen, Lieferscheinen und Berichten. Beim Automatisieren der Buchhaltung geht es darauf aufbauend vielmehr um das Optimieren, Vereinfachen und Automatisieren aller Finanzvorgänge, etwa durch smarte Workflows und intelligente Prozessautomation.

Die Rede ist schon längst vom Rechnungswesen 4.0. Das ist kein Hexenwerk, sondern vielerorts gelebte Praxis. Aus diesem Grund gibt es für die Digitalisierung der Buchführung im Unternehmen auch schon bestens bewährte Leitfäden. Mit 9 Tipps für die Buchhaltung helfen wir Ihnen darüber hinaus auch ganz praktisch dabei, Mehrwerte zu schaffen und die Performance Ihres Unternehmens zu erhöhen.

Nicht nur „digitalisieren“, sondern auch „automatisieren“?

Die Digitalisierung aller Dokumente ist also nur der erste Schritt bei der digitalen Transformation der Buchhaltung, denn anschließend werden sukzessive auch die Prozesse digitalisiert. Vorher empfiehlt es sich, alle Prozesse der Buchhaltung entsprechend zu optimieren, besser zu integrieren und weiter zu automatisieren. Typische Beispiele für solche Prozesse im Rechnungswesen sind:

  • Der intelligente „Post“-Eingang
  • Die digitale Rechnungsverarbeitung, also das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen, E-Mahnungen etc.
  • Die rechtssichere Archivierung der Dokumente
  • Der Transfer von Kontodaten
  • Das Überwachen von Kontoständen, Verbindlichkeiten, Liquidität etc.
  • Das Erstellen von Berichten, Auswertungen, Analysen etc.
  • Die Konvertierung elektronischer Rechnungsformate
  • Integrierte Workflows
  • Die Optimierung von Datenqualität und -volumen
  • Die Übermittlung von Unterlagen an Steuerberater und/oder Finanzamt

Bei der Automation ist ein integriertes Zusammenspiel von Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-System (DMS) gefragt, damit das Erstellen, Verändern, Versenden und Löschen von Finanzdokumenten nahtlos mit dem revisionssicheren Speichern, Verwalten und Archivieren dieser Dokumente einhergeht. Und zwar möglichst sowohl On-Premises im Rechenzentrum als auch in der Cloud. Zu beachten ist an dieser Stelle, dass die Finanzbuchhaltungs- bzw. Fibu-Software in größeren und mittelständischen Unternehmen in der Regel eine Reihe von Spezialisierungen aufweist. Zum Beispiel Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung, Rechnungsstellung, Prognosen, Controlling und mehr.

Funktioniert das Zusammenspiel von Fibu-Software und DMS, kann man Finanztransaktionen mit Hilfe der dabei erzeugten Daten „realtime“ verfolgen und auf dieser Basis ein leistungsstarkes Compliance-Management aufbauen. So kann die integrierte Lösung auf Anhieb die Unternehmens-Performance verbessern, die finanzielle Effizienz steigern und die Back-Office-Kosten senken.

Digitale Rechnungs-Workflows

Beispielsweise sorgen digitale Rechnungs-Workflows für die einfache, übersichtliche, fehlerfreie und schnelle Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Skonti werden besser genutzt, Mahnungen vermieden und gleichzeitig die Papierflut eingedämmt. Alle Rechnungen werden schnell geprüft und sicher verwaltet. Die doppelte Bezahlung einer Rechnung ist automatisch ausgeschlossen.

Anderes Beispiel: Das Automatisieren der Buchhaltung erleichtert komplexe Aufgaben wie das Führen mehrdimensionaler Kontenpläne, die alle wesentliche Facts in Echtzeit liefern. Sie hilft nebenbei bemerkt, die Periodenabschluss-Zyklen zu verkürzen. Denn dank automatischer Berechnung der kumulierten Budgets von Jahr zu Jahr und für jede Periode lassen sich die Bücher schneller abschließen.

Vorteile einer automatisierten Buchhaltung

Ein weiterer Vorteil, den das Automatisieren der Buchhaltung neben der Zeit- und Kostenersparnis bringt, ist das Vermeiden typischer Erfassungs- und Übertragungsfehler. Ganz nebenbei macht das weniger Korrekturen erforderlich. Nicht nur das Management, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen Zeit für Planung und Analyse, weil lästige Routineaufgaben wegfallen. Das wiederum steigert die Motivation in der Belegschaft, weil Kreativität gefragt ist, weil weniger Termindruck nervt und weil die daraus resultierenden peinlichen Flüchtigkeitsfehler seltener werden.

Wie sich eine nachhaltige Prozessautomation so implementieren lässt, dass Mitarbeiterzufriedenheit und Umsätze gleichermaßen wachsen, haben wir in unserem E-Book zu Automation beschrieben.

Vieles hängt aber auch von der Auswahl der richtigen Software ab, wenn Sie Ihre Buchhaltung erfolgreich automatisieren wollen. Daher sollten Sie bei der Software-Auswahl vor allem darauf achten, dass DMS und Fibu reibungslos zusammenspielen und die Integration in andere Anwendungssysteme – CRM, PPS, Warenwirtschaft, HR, EDI etc. – unkompliziert ist. Ebenso wichtig ist die möglichst große Wahlfreiheit bei der Antwort auf die Frage, ob der Betrieb der Software ganz oder teilweise On-Premises oder in der Cloud erfolgen kann, denn diese Frage wird sich in absehbarer Zeit immer wieder stellen und zu einem späteren Zeitpunkt unter Umständen anders beantwortet werden als heute.

Fazit: Arbeitsweisen wandeln sich – Halten Sie Schritt, indem Sie Ihre Buchhaltung automatisieren

Corona, Lieferengpässe und Klimawandel: Die aktuelle Situation macht deutlich, wie überlebenswichtig die Innovation für alle Unternehmen ist – und damit die Digitalisierung und Automation der Geschäftsprozesse. Die Unternehmen müssen innovativ bleiben, wenn sie am Markt bestehen wollen. Das bedeutet zwangsläufig, dass sich auch die Arbeit ändert – und damit natürlich auch die Methoden und Werkzeuge sowie die Jobprofile der Beschäftigten.

Für die Buchhaltung heißt das: Automatisieren, Prozesse verschlanken und schneller agieren, indem das Rechnungswesen digital transformiert wird. Aufgaben wie Finanzplanung oder Steuerprüfung werden so einfacher. Digitale Rechnungsprozesse, sprich das E-Invoicing, spielen sogar eine Schlüsselrolle bei der digitalen Transformation. Sie sind ein maßgeblicher Erfolgsfaktor, weil die Digitalisierung im Rechnungswesen sehr schnell sehr große Vorteile bringt und weil sie in der Regel auf breite Akzeptanz bei allen Beteiligten stößt.

Schon seit jeher spielen Buchhaltung und Rechnungswesen eine Schlüsselrolle in jedem Unternehmen. Das soll auch in Zukunft so bleiben, denn in der Buchhaltung spielen sich viele der zentralen Prozesse ab. Mit einer passiven oder gar ablehnenden Grundeinstellung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht die Digitalisierung der Buchhaltung eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge. Automatisierung, Digitalisierung und neu gewonnene Freiheiten wie Mobility oder Home Office lassen sich ohne digitale Workflows kaum realisieren. Deshalb ist die Zukunft der Buchhaltung in jedem Fall digital.

Mobiles Arbeiten rechtssicher im Unternehmen einführen

Im Verlauf der Pandemie haben Homeoffice, Telearbeit und mobiles Arbeiten deutlich an Verbreitung gewonnen. Während sich die Arbeitsstättenverordnung, im Jargon kurz „ArbStättV“ genannt, auch auf die Arbeit im Homeoffice anwenden lässt, gibt es für das „mobile Arbeiten“ noch keine arbeitsrechtlichen Vorgaben. Immerhin: Erste Gesetzentwürfe werden bereits diskutiert.

Viele Unternehmen haben den Homeoffice-Arbeitsplatz in der Pandemie aus der Not heraus in kürzester Zeit entweder eingeführt oder stark propagiert. Um das Infektionsrisiko bei der Arbeit zu senken, ist Abstand immer noch Gebot der Stunde – und wird es, aller Voraussicht nach, auch auf absehbare Zeit bleiben. Also gilt es, Homeoffice und mobile Arbeit rechtssicher einzuführen. Denn auch wenn mobiles Arbeiten sich als probates Mittel im Kampf gegen die wirtschaftlichen und gesundheitlichen Konsequenzen des Virus bewährt hat, gilt es neben allen technischen und organisatorischen Fragen auch die rechtlichen Risiken nicht zu vergessen. Beispielsweise bei Arbeitsschutz, Versicherung etc.

Im eigenen Haushalt des Heimarbeiters scheint es unter anderem gerechtfertigt zu sein, den Versicherungsschutz zum Beispiel auch auf die mit der Kinderbetreuung oder dem Essen zusammenhängenden Wege zu erstrecken. Wie bei der Tätigkeit an einer betrieblichen Arbeitsstätte besteht ja durchaus ein Interesse des Unternehmers an der Unterbringung der Kinder und der Ernährung, um die Ausübung der beruflichen Tätigkeit der Versicherten überhaupt erst zu ermöglichen. Auch wenn er natürlich auf dessen Heim keinen gestalterischen Einfluss hat.

Was genau bedeutet „mobiles Arbeiten“?

Das ist aber durchaus differenziert zu sehen für das „mobile Büro“, also z. B. für den Vertreter, der sich im Café oder im Zug auf den nächsten Termin vorbereitet. Also steht die Frage im Raum: Was genau bedeutet „mobiles Arbeiten“? Telearbeit oder Homeoffice bezeichnet ja die übliche Büroarbeit – nur ohne die Anwesenheit im Unternehmen. Dafür gibt es gesetzliche Regelungen, allen voran die ArbStättV. Das ist beim mobilen Arbeiten noch anders, weil es bisher tatsächlich noch keine gesetzliche Definition dafür gibt. Es ist auch nicht zwingend eine Vereinbarung vorgeschrieben – und es gibt keine besonderen Auflagen an den Arbeitgeber bezogen auf den Arbeitsschutz.

In der Praxis mobiler Arbeit ist aber nicht nur die Dienstreise oder das Arbeiten während einer Dienstreise gemeint. Immerhin: Die im August 2020 veröffentlichte SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel nennt mobile Arbeit eine Arbeitsform, „die nicht in einer Arbeitsstätte gemäß § 2 Arbeitsstättenverordnung oder an einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gem. § 2 Absatz 7 Arbeitsstättenverordnung im Privatbereich des Beschäftigten ausgeübt wird, sondern bei dem die Beschäftigten an beliebigen anderen Orten (z. B. beim Kunden, in Verkehrsmitteln, in einer Wohnung) tätig werden.“

Das heißt mit anderen Worten: Homeoffice am Notebook oder Laptop ist eine spezielle Ausprägung der mobilen Arbeit, die es Beschäftigten ermöglicht, nach vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber zeitweilig im Privatbereich unter Nutzung von mobilen IT-Systemen für den Arbeitgeber tätig zu sein. Regelungen zur klassischen Telearbeit (fest eingerichteter Arbeitsplatz zuhause) bleiben unberührt.

Die aktuelle Gesetzeslage

Die Frage liegt also auf der Hand: Kann mobiles Arbeiten „einfach so“ im Unternehmen eingeführt werden? „Es kommt drauf an!“, wird der Jurist antworten. Um für alle Beteiligten – also diverse Teams, Führungskräfte, Personaler, Betriebsräte und Geschäftsführung – möglichst viel Klarheit und Transparenz zu schaffen und damit die digitale Zusammenarbeit zu unterstützen, hat sich für die Einrichtung von Homeoffice als eben auch mobiles Arbeiten in der Praxis eine solche Vereinbarung sehr bewährt. Auch wenn das in kleinen Unternehmen vielleicht nicht notwendig sein muss.

Die bisherigen Gesetzeslücken werden wie gesagt geschlossen. Aktuell sind zwei Entwürfe für eine gesetzliche Regelung in Arbeit, die die Rahmenbedingungen für Arbeitnehmer festlegen, die regelmäßig mobil – entweder von zu Hause oder einem anderen Ort aus – arbeiten möchten. Während der Arbeitsminister bereits konkrete Formulierungsvorschläge für ein Gesetz zur mobilen Arbeit (Mobile Arbeit-Gesetz – MAG) unterbreitet hat, wartet der „Arbeitskreis der Zukunft“ der CDU/CSU-Bundestagsfraktion mit ersten Eckpunkten für ein Gesetz zur „Erleichterung mobiler Arbeit“ (EMAG) auf.

Anders sieht es bei der Telearbeit aus

Telearbeit wird entweder durch Arbeitsvertrag oder durch Betriebsvereinbarungen, seltener in Tarifverträgen, im europäischen Ausland häufiger auch durch Gesetz geregelt. Sie zieht aber nicht nur einen arbeitsrechtlichen Regulierungsbedarf nach sich, sondern berührt darüber hinaus eigentums-, datenschutz- oder haftungsrechtliche Fragen. Diese sind im Rahmen des Arbeitsvertrages, der Betriebsverfassung oder durch die Tarifparteien nicht immer vollständig zu lösen.

Die Telearbeit gehört – auch wenn sie dort nicht erwähnt wird – formal zum Heimarbeitsgesetz (HAG), weil das auch Bürotätigkeiten umfasst. Demnach ist Heimarbeiter, wer in selbstgewählter Arbeitsstätte (eigener Wohnung oder selbstgewählter Betriebsstätte) allein oder mit Familienangehörigen im Auftrag erwerbsmäßig arbeitet, jedoch die Verwertung der Arbeitsergebnisse dem unmittelbar oder mittelbar auftraggebenden Gewerbetreibenden überlässt (§ 2 Abs. 1 HAG).

Das „mobile Arbeiten“ (Stichwort „Digital Workplace“) baut zwar ebenso wie das Homeoffice auf einer Verbindung zur Informations- und Kommunikationstechnik des Arbeitgebers auf. Diese Arbeitsform zeichnet sich aber vor allem dadurch aus, dass sie weder an das Büro noch an den häuslichen Arbeitsplatz gebunden ist. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können von beliebigen anderen Orten mithilfe von Laptop, Tablet oder Smartphone als „Modern Workplace“ arbeiten. Über das mobile Netz geschieht das unabhängig von festen Arbeitszeiten und -plätzen. Auch mit Blick auf Arbeits- und Datenschutz unterscheidet sich Mobilarbeit von Homeoffice.

Die spontane mobile Arbeit fällt nicht unter die geplanten gesetzlichen Regelungen

Ist sie anlassbezogen, etwa zur Kinderbetreuung, zum Empfang von Handwerkern oder auch infolge pandemiebedingter Beschränkungen, kann ja per se die vorgesehene Ankündigungsfrist von drei Monaten nicht eingehalten werden.

Auf jeden Fall muss ein geeigneter Arbeitsplatz mit Infrastruktur zur Verfügung stehen. Auch Fragen in den Bereichen Datenschutz und -sicherheit, Arbeitsschutz und -sicherheit sowie Versicherung müssen beantwortet sein. Mobiles Arbeiten erfordert, ähnlich wie bei flexiblen Arbeitszeiten, besondere Vorkehrungen, um an Besprechungen teilzunehmen. Das wären etwa eine Zusicherung der Anwesenheit seitens der Mitarbeiter, ihre Zuschaltung durch Videokonferenztechnik oder ihre nachträgliche Information durch Protokolle.

Schwierigkeiten können sich zum Beispiel daraus ergeben, dass die Einflussmöglichkeiten des Arbeitgebers auf mobile Arbeitsplätze begrenzt sind. Ein innovativer Lösungsansatz findet sich in dem erwähnten EMAG-Entwurf: Mit Hilfe einer App soll der Arbeitsplatz mit dem Smartphone aufgenommen und einer näheren Gefährdungsbeurteilung unterzogen werden. Durch Bereitstellung der App hätte der Arbeitgeber dann seine Begutachtungspflichten erfüllt.

Vor- und Nachteile des mobilen Arbeitens

Unternehmen bringt mobiles Arbeiten einiges an Vorteilen:

  • Es wird weniger Bürofläche gebraucht.
  • Die Kompetenzen der Beschäftigten sind auch in Situationen nutzbar, in denen sie aus privaten Gründen eigentlich nicht zur Verfügung stehen. Kinderbetreuung oder die Pflege Angehöriger lassen sich so beispielsweise für die Arbeitnehmer verbinden.
  • Mobiles Arbeiten wird oft positiv bewertet und kann den Ruf eines Arbeitgebers verbessern.
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation sowie der Arbeitseffektivität.

Eine große Herausforderung beim mobilen Arbeiten ist für die Arbeitgeber das Zuweisen von Aufgaben und Aufträgen und das Bereitstellen der erforderlichen Informationen. Insoweit gilt es bei der Vorbereitung des Umstiegs, den Schwerpunkt auf die mitlaufende Unterstützung und kooperative Steuerung zu legen – und nicht auf die Kontrolle. Diese neue Art des Arbeitsverhältnisses setzt ein hohes Vertrauen voraus. Ziel: eine ergebnisorientierte Arbeit. Als einzig tragfähiges Managementkonzept gilt hier das „Management by Objectives“ – mit einer Zielvereinbarung und einer „Vertrauensarbeitszeit“.

Viele Arbeitnehmer begrüßen mobiles Arbeiten wegen der einfacheren Verbindung von Beruf und Familie, freier Zeiteinteilung und besserer Möglichkeiten zur Nutzung kreativer Phasen. Der Wegfall des Weges zur Arbeit, Unabhängigkeit von Witterungsbedingungen, höhere Eigenverantwortung und Motivation oder ungestörte Arbeitsmöglichkeit kommen ebenfalls gut an. Beliebt ist mobiles Arbeiten z. B. bei jungen Eltern, denen so der Wiedereinstieg in das Berufsleben erleichtert wird. Die Arbeitsleistung kann verteilt erbracht, Kinder können trotzdem versorgt werden. Als Nachteile werden die Gefahr der sozialen Isolation, erschwerter Informationsfluss ohne unmittelbaren Kontakt und weniger informelle Informationen genannt. Auch Scheinselbstständigkeit, erschwertes kollaboratives Arbeiten oder Schwierigkeiten bei der Trennung von Berufs- und Privatleben gelten als Kritikpunkte.

Die Praxis zeigt: Sowohl Homeoffice als auch mobiles Arbeiten sind arbeitsrechtlich kein brisantes Thema

Die Herausforderung der Arbeit 4.0 ist vielmehr die Realität des Alltags, wie zum Beispiel die Größe der Wohnung, das Alter und die Anzahl der Kinder oder pflegebedürftige Angehörige. Hier können weder der Staat noch Unternehmen einwirken – und Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten einfacher machen. Eines muss aber nicht sein: Dass durch unzureichende Technologie- und Kommunikations-Tools in der Remote-Arbeit die Unternehmenskultur leidet, wie gemäß einer neuen europaweiten Ricoh-Studie 42 Prozent der Arbeitnehmer meinen.

Archivierungssystem: Definition und Beispiele

Archivierungssysteme sind fast so alt wie das Schriftgut selbst. Der Begriff „Archiv“ stammt aus dem Lateinischen und geht auf das Wort „Archivum“ (Aktenschrank) zurück. Das wiederum ist ein Lehnwort, abgeleitet vom altgriechischen Wort „ἀρχεῖον“ (Archeíon, Amtsgebäude). Gemeint ist also eine Instanz oder Organisationseinheit, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt im Rahmen der Zuständigkeit des Archivs oder des jeweiligen Sammlungsschwerpunktes aufbewahrt, nutzbar gemacht und erhalten wird.

Schon die Ableitung vom Wort „Amtsgebäude“ macht deutlich, dass Archivierung mehr ist als die reine Informationssammlung. Denn es gibt zahlreiche rechtliche Vorgaben, die dank Archivierung besser eingehalten werden können. Das sind Themen wie Produkthaftung oder -patente, die teilweise sehr lange Aufbewahrungsfristen für Dokumente erforderlich machen.

Schneller Rückgriff auf alle Daten

Hinzu kommt der steuerrechtlich zentrale Aspekt der „Revisionssicherheit“. Gemeint ist der Schutz aller archivierten Dokumente vor unberechtigtem Zugriff, vor Änderungen und vor Manipulationen. Denn Dokumente können – falls die Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend sind – unbeabsichtigten oder gar böswilligen Aktionen ausgesetzt sein. Sowohl in digitaler Form als auch ganz konventionell auf Papier. Deshalb wurden vom Gesetzgeber Regelungen für die Handhabung von geschäftlichen Dokumenten im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit erlassen.

Weil inzwischen das meiste Schriftgut ebenso digital ist wie die Archivierung selbst, können auch ganz triviale Fragen der Rechnungsprüfung oder der Vorbereitung von Kundengesprächen durch den schnellen digitalen Rückgriff auf alle Daten leichter von der Hand gehen. Darüber hinaus erspart ein digitales Archivierungssystem dem Unternehmen viele Kosten für die Suche, beschleunigt und automatisiert die Prozesse und steigert letztlich die Produktivität. Zu den weiteren Vorteilen der elektronischen Archivierung gehört, dass Produktionssysteme weniger Ressourcen verbrauchen, effizienter laufen und die Speicherkosten insgesamt reduziert werden.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) versteht unter Archivierung „die dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“. „Kontrolliert“, „systematisch“ und „langfristig“ sind weitere häufig mit Archivierung in Verbindung gebrachte Adjektive.

Was ist ein Archivierungssystem?

Die Aufbewahrung aller geschäftlichen Dokumente, z. B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Belege, Verträge oder Geschäftsbriefe, muss in Deutschland den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD, letzte Neufassung vom 1. Januar 2020) genügen – und zwar unabhängig davon, ob die Dokumente auf Papierform in digitaler Form als Datei oder E-Mail aufbewahrt werden. Laut GoBD ist auch die Erstellung der Verfahrensdokumentation für alle Geschäftsprozesse absolute Pflicht für jedes Unternehmen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch Versicherungspolicen, Marketingunterlagen (wie Fotos und Videos) oder Personalakten sicher elektronisch zu archivieren. Ebenso Dokumente aus Konstruktion und Fertigung, wie z. B. Stücklisten oder CAD-Zeichnungen. Eine solche digitale Archivierung ist kein Hexenwerk, sondern eine seit mehr als vierzig Jahren bewährte Technologie.

Jedes Archivierungssystem besteht aus drei Komponenten:

  1. Der entsprechenden Hardware, bestehend aus einem Archivserver und einem adäquaten Speichersystem. Alternativ bietet sich heute eine Cloud-Lösung an, die wesentlich flexibler und einfacher skalierbar ist.
  2. Archivierungssoftware, am besten in Form eines umfassenden Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bzw. einer Suite für das „Enterprise Content Management“ (ECM).
  3. Für die Archivierung geeignete Dateiformate. Institutionen wie das BSI empfehlen hier die Beschränkung auf Standardformate, weil dann der Zugriff auch nach vielen Jahren wahrscheinlich noch möglich ist und eine Dokumentenmigration vermieden werden kann.

Auf die Dateiformate achten

Erste Wahl bei den Dateiformaten sind herstellerunabhängige Standards, die von anerkannten Organisationen wie der ISO oder DIN spezifiziert sind, zum Beispiel ASCII, Unicode, SVG und XML. Für die Archivierung infrage kommen aber auch Bildformate wie TIFF. Einige herstellerabhängige Formate haben sich als Quasi-Standards am Markt durchgesetzt, wie etwa PDF von Adobe. Diese Spezifikation ist frei verfügbar, steht aber unter der alleinigen Kontrolle des Eigentümers. Beim BSI gibt es darüber hinaus eine Liste von Formaten, die für die langfristige Archivierung von Text-, Bild-, Audio- und Videodateien empfohlen werden.

Das muss Ihr Archivierungssystem leisten

Das Archivierungssystem bzw. die -software, die entweder inhouse auf adäquat dimensionierter Hardware oder immer häufiger flexibel in der Cloud betrieben wird, erzeugt aus den Dokumenten archivierbare Dateiformate und bietet nützliche Zusatzfunktionen. Beispiel: Da zum Archivierungszeitpunkt oft nicht klar ist, welche Merkmale eines Dokumentes für eine spätere Reproduktion erforderlich sind, wird das Originaldokument oft in mehreren Formaten gespeichert, was als „Rendition“ bezeichnet wird.

Entsprechende Software-Produkte sollten als Teilkomponenten einer DMS- oder ECM-Lösung in der Lage sein, zu archivierende Dokumente möglichst automatisch zu verschlagworten und die Dokumente so aufzubereiten, dass aus deren Inhalt Metadaten gewonnen werden können. Enthaltene Texte werden während der Bearbeitung hinterlegt. Sie können jedoch auch nachträglich, wie etwa bei gescannten Dokumenten, mittels OCR ergänzt werden. Über eine integrierte Suchfunktion lassen sich dann archivierte Dokumente über Schlagworte oder per Volltextsuche finden.

Ganz wichtig mit Blick auf die Revisionssicherheit: Über ein ausgefeiltes Berechtigungssystem steuert und protokolliert das Archivierungssystem, wer wann welche Dokumente lesen, bearbeiten oder löschen darf. Werden archivierte Dokumente bearbeitet, stellt die Archivierungssoftware sicher, dass dies mit entsprechenden Dokumentversionen nachvollziehbar ist – Stichwort Versionierung.

Eine gute Archivierungssoftware ist auch in der Lage, zu archivierende Dokumente über unterschiedliche Eingangskanäle zu verarbeiten. Sie kann also nicht nur gescannte Papierdokumente oder elektronisch erzeugte PDFs verarbeiten, sondern auch E-Mails und – ganz entscheidend – deren Anhänge automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen. Mit den richtigen Methoden und der passenden Software geht die Mailarchivierung fast wie von selbst. Last but not least macht es eine Archivierungssoftware möglich, alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch Projekten übersichtlich in elektronischen Akten an einem Ort zu bündeln. Die Akten-Archivierung beschleunigt die Suche und hilft bei der Vorgangsbearbeitung.

Aufbewahrungsfristen immer im Blick – 3 Praxisbeispiele

Die durch die GoBD definierten Aufbewahrungspflichten und -fristen behalten Sie mit einem modernen DMS immer im Blick

  • Ein- und Ausgangsrechnungen etwa müssen zehn Jahre, Geschäftsbriefe wie Bestellungen und Lieferscheine sechs Jahre aufbewahrt werden.
  • Auch im Personalmanagement gilt es, verschiedene Richtlinien im Blick zu behalten. Scheidet ein Mitarbeiter aus, sollten Dokumente in Personalakten in der Regel noch drei Jahre danach verfügbar bleiben, um die im BGB geregelte Verjährungsfrist abzudecken.
  • Gehaltsabrechnungen bleiben sechs Jahre gespeichert, da sie steuerlich relevant sind.
  • Bei abgelehnten Bewerbungen liegt die Aufbewahrungsfrist bei maximal sechs Monaten, außer der Bewerber willigt einer längeren Nutzung ein.
  • Zusätzlich haben diverse Branchen eigene Aufbewahrungsfristen, in der Braubranche gelten für manche Unterlagen zum Beispiel bis zu dreißig Jahre.

Um diesen sehr unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden, kann ein DMS für jeden Zeitrahmen Geschäftsdokumente vorschriftsmäßig archivieren, ohne Platzverschwendung und sicher vor Verlust. Das ist von entscheidender Bedeutung, denn Löschen kann sogar zum Muss werden, sobald die Pflicht zur Aufbewahrung entfällt. Sobald die gesetzliche Aufbewahrungspflicht abgelaufen ist, fällt in der Regel der zweckgebundene Aufbewahrungsgrund weg, was bedeutet: Alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten, dürfen laut Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht länger aufbewahrt werden. Das DMS kann entsprechend klare Prozesse zur Löschung dieser Dokumente etablieren, sicher steuern und weitgehend automatisieren.

Zenit automatisiert seine Verwaltung mit einem digitalen Archivierungssystem

Die Vorteile eines DMS werden in der Praxis schnell deutlich, so zum Beispiel beim Salzburger Logistikunternehmen Zenit. Im ersten Schritt wurden im Verwaltungsbereich die Aus- und Eingangsrechnungsprozesse automatisiert. In der Folge wurden im Bereich der operativen Abwicklung branchenspezifische Dokumente indexiert und digital abgelegt. Die Ausgangsrechnungen werden im Hauptsystem generiert, den Verkehrsakten zugeordnet und im Hintergrund automatisch archiviert.

Das Rote Kreuz von Ulm und Heidenheim digitalisiert seine Buchhaltung

Anderes Beispiel: Damit die verantwortungsvolle Arbeit im Rettungswesen nicht durch aufwendige Verwaltungsarbeiten auf Papier ausgebremst werden, hat sich das Rote Kreuz in Ulm und Heidenheim für ein effizientes DMS entschieden; es wurde sowohl mit der Buchhaltungssoftware DATEV als auch mit CareMan, einer Branchensoftware für Rettungsdienste und Krankentransportunternehmen, integriert. So werden heute sämtliche Ausgangsrechnungen automatisch im zentralen Dokumenten-Pool revisionssicher archiviert – und sind gleichzeitig auf Knopfdruck verfügbar.

Die BMK Gruppe verknüpft amerikanische und deutsche Rechnungsprozesse in Sekunden

Als drittes Beispiel sei die DMS-Einführung bei der schwäbischen BMK Gruppe angeführt. Im Vorfeld wurden bei dem 1972 gegründeten Hersteller für Imprägnate die erforderlichen Workflows erstellt und das Finanzbuchhaltungssystem so Varial integriert, dass die selbst erstellten Dokumente direkt im zentralen Dokumenten-Pool archiviert werden können. Dabei erwies sich die zuvor getroffene Entscheidung für die Cloud als Riesenvorteil, da die Implementierung der amerikanischen Prozesse von Deutschland aus vorgenommen werden konnte. Heute kann die kaufmännische Leitung in Deutschland nach wenigen Sekunden einen Beleg digital prüfen, sobald in den USA eine Rechnung gebucht wird.

So finden Sie die passende DMS-Software für Ihr Kleinunternehmen

Gut Ding will Weile haben, weiß der Volksmund. Das gilt auch und ganz besonders für die gelungene Einführung von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Kleinunternehmen, also Digitalisierung aller Papierdokumente und Speicherung der Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv. Das ist ein gutes Projekt, weil die automatisierte Dokumentenverwaltung jedem Kleinunternehmen sehr viele Vorteile beschert. Angefangen bei der spürbaren Erleichterung alltäglicher Arbeitsabläufe. Allerdings muss man sich dafür auch die nötige Zeit für die Vorbereitung und Einführung des DMS nehmen, speziell auch für die Auswahl des passenden Produkts.

Das bringt ein DMS Ihrem Kleinunternehmen

Der Einsatz eines DMS in Kleinunternehmen bedeutet wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente. Denn die Arbeit läuft normalerweise dann am besten, wenn dank DMS die Erfassung, die Archivierung und die Verwaltung von Dokumenten automatisiert wird – also ebenso schnell, sicher und effizient erfolgt wie der Zugriff darauf. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust. So beseitigt ein DMS die Ineffizienzen der Arbeit mit Papierdokumenten und viele mühsame manuelle Abläufe, die sich negativ auf Produktivität und Motivation der Belegschaft auswirken.

Gründliche Vorbereitung gefragt

Allerdings sollten sich gerade Kleinunternehmen die nötige Zeit für eine gründliche Vorbereitung des DMS-Projektes nehmen. Denn es gibt durchaus Stolperfallen und Hürden, die es aus dem Weg zu räumen gilt. Das beginnt schon damit, zunächst viele unbegründete Vorbehalte aus dem Weg zu räumen. Oft gilt ein DMS zu Unrecht als kompliziert und kostspielig. Das führt dazu, dass viele Kleinunternehmen zu den Nachzüglern bei der Digitalisierung zählen, wie der Branchenverband Bitkom im „Digital Office Index 2020“ ermittelt hat. Betrachtet man die Unternehmensgröße, liegen hier die Großunternehmen (500 Mitarbeiter oder mehr) mit 67 Punkten deutlich vor den kleinen und mittleren Unternehmen mit 53 bzw. 59 Punkten.

Dabei liegen die Vorteile eines DMS auf der Hand: Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt. Experten schätzen, dass ein DMS bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, da diese zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren.

Automatisch und individuell

Der Grund ist einfach: Das DMS sortiert die Dokumente automatisch nach individuellen Kriterien des Mitarbeiters und gleichzeitig gemäß der Vorgaben des Unternehmens. Falsche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Eine optische Zeichenerkennung automatisiert die Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente zusätzlich. Das hilft entscheidend mit, die Vorgaben des Finanzamtes und des Gesetzgebers bei der Buchführung zu erfüllen – neben AO, HGB, UStG vor allem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die GoBD gelten für sämtliche Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts – auch für Kleinunternehmen. Werden die GoBD nicht eingehalten, droht bei einer Steuerprüfung die Schätzung – und die kann teuer werden.

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2015 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

  • Im Original
  • Unverlier- und unveränderbar
  • Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • Maschinell auswertbar

Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Ohne DMS kann das sehr schnell sehr aufwendig, zeitraubend und fehleranfällig werden. Vorschriften wie GoBD, aber auch die DSGVO lassen sich durch Funktionen wie Versionierung, Rechtevergabe und das Eingeben von Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch einhalten. Der Verband Bitkom hat – ausgehend von den Anforderungen der GoBD – eine Checkliste für konkreten Anforderungen an ein DMS zusammengestellt und gibt zusätzliche diverse Tipps für die Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT.

So finden Sie das passende DMS für Ihr Kleinunternehmen

Vor allem DMS-Anbieter, die sich auf Mittel- und Kleinunternehmen spezialisieren, werben mit individuellen Funktionen und der Ausrichtung auf den spezifischen Bedarf eines Unternehmens. Das kann zwar sehr von Vorteil sein, erhöht aber das Risiko, sich für eine Software zu entscheiden, die nicht ideal auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist. Daher sollte im Zweifel – oder wenn keine eigene Expertise im Unternehmen vorhanden ist – ein erfahrener Berater hinzugezogen werden, der dann auch die Einführungsphase begleitet.

Die Unterschiede bei Produkten im DMS-Markt sind ebenso groß wie die Spezialisierung auf Branchen und Aufgabenfelder (wie Buchhaltung, Personalwesen, Konstruktion oder Logistik). Neben Branche und Funktionsschwerpunkten können weitere Auswahlkriterien eine entscheidende Rolle spielen:

  • Die Anzahl der Mitarbeiter
  • Das Volumen der Dokumente oder die Frequenz ihrer Zugänge und/oder Änderungen
  • Die Internationalität sowie die Art der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
  • Die benötigte Hardware-Infrastruktur
  • Die Art der Schnittstellen zu vorhandenen Systemen
  • Mobilität und Cloud-Unterstützung

Am Anfang steht die Frage nach der Branche

Das ist bei der DMS-Auswahl für Ihr Kleinunternehmen wichtig. Auch wenn die DMS-Produkte im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt werden, weil Hersteller (bzw. ihre Partner) mit Erfahrung in der Branche die jeweiligen Geschäftsprozesse schneller verstehen und die Implementierung reibungsloser gestalten.

Ein ebenfalls entscheidendes Kriterium ist die Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens. Die Frage ist auch: Benötigen alle einen Zugang für die Software? Falls nicht: Wie viele Zugänge werden in etwa benötigt? Das ist wichtig zu klären, denn nicht alle Mitarbeiter nutzen Dokumente auf dieselbe Art und Weise. Oft wird eine kleine Gruppe von „Administratoren“ die Dokumente verwalten und anpassen, andere Mitarbeiter werden Dokumente nur einsehen oder weiterleiten können. Bei der DMS-Auswahl für Kleinunternehmen ist es daher wichtig zu wissen, wie viele Benutzer Schreibrechte und wie viele nur Leserechte haben müssen. Schreibberechtigungen erfordern mehr Komplexität bei der Verwaltung und Absicherung der Zugriffe – und können letztlich auch teurer sein als die Lizenzen für Leserechte.

Die Frage ist auch: Welche Abteilungen sollen hauptsächlich mit dem DMS arbeiten – und welche Funktionen sind dabei am wichtigsten? Es macht einen Unterschied, ob Archivierung, Versionsverwaltung oder die Digitalisierung von Dokumenten den Einsatzschwerpunkt des DMS bilden. Oder ob Compliance (Standards und Gesetzgebung), Revisionssicherheit, Verbesserung der Zusammenarbeit und Workflow-Management, eine möglichst leistungsfähige Suchfunktion oder aber ganz spezielle Features besonders gefragt sind. Etwa bei Rechnungseingang oder Personalakte. Jedes DMS hat hier seine Stärken und Schwächen. Wer weiß, wofür er das DMS in seinem Kleinunternehmen einsetzen möchte, findet schneller diejenigen Anbieter, die sich dabei hervortun.

Integrationsfähigkeit gefragt

Aber auch technische Fragen spielen bei der Suche nach dem passenden DMS für Kleinunternehmen eine entscheidende Rolle: Läuft es auf der vorhandenen IT-Infrastruktur – oder müssen neue Server- und Speichersysteme angeschafft werden? Soll das DMS in andere Software integriert werden, z.B. in das ERP- oder CRM-System, in die Personalsoftware, den Webshop oder das Portal, soll eine Verbindung zum CAD-Programm oder Collaboration- bzw. E-Mail-System bestehen? Das ist bei der DMS-Auswahl wichtig, weil sich die Funktionen der verschiedenen Systeme überschneiden können. Zum Beispiel könnten kundenbezogene Dokumente wie Rechnungen auch im ERP-System verwaltet werden, wobei wichtige Informationen sich nicht an zwei verschiedenen Orten befinden sollten. Leider ist dies technisch nicht immer einfach zu realisieren – und einige Anbieter sind hier mehr geeignet als andere.

Andere typische Fragen, die vor der Auswahl beantwortet werden sollten, sind:

  • Muss das DMS mobil genutzt werden können?
  • Sollte die Offline-Arbeit damit möglich sein?
  • Soll es für mehrere Niederlassungen – auch international – bereitgestellt werden?
  • Gibt es spezielle Anforderungen, die zu berücksichtigen sind?

Durch die Beantwortung dieser Fragen wird die Suche nach dem passenden DMS für Ihr Kleinunternehmen zielgerichteter erfolgen können.

DMS in der Cloud – auch für Kleinunternehmen eine interessante Möglichkeit

Außerdem sollte darüber Klarheit herrschen, ob eine klassisch Server-basierte Software oder aber eine moderne Cloud-Lösung gesucht wird. Letztere weist deutlich mehr Flexibilität durch örtliche Unabhängigkeit und einfache Skalierbarkeit auf. Fällt die Wahl auf ein Cloud-basiertes System ist zu beachten, dass der Europäische Gerichtshof am 16. Juli 2020 das sogenannte „Privacy-Shield“-Abkommen gekippt hat, das den Datentransfer zwischen der EU und den USA erlaubt. Das wirkt sich auch auf Cloud-Dienstleister aus. Bevor Sie sich für ein Cloud-basiertes DMS in Ihrem Kleinunternehmen entscheiden, sind daher unbedingt die Datenschutzrichtlinien des Anbieters zu prüfen. Denn einige Dienstleister berufen sich weiterhin auf dieses Abkommen. Solange dies der Fall ist, machen Sie sich bei der Nutzung dieser Cloud-Dienste möglicherweise strafbar.

Egal, ob Server- oder Cloud-basiert: Um ein passgenaues DMS für Ihr Kleinunternehmen zu finden, müssen Sie sich über Ihre An- und Herausforderungen im Klaren sein. Weil niemand das Unternehmen besser kennt als die eigenen Mitarbeiter, sollten Externe die Aufgabe der DMS-Auswahl niemals allein übernehmen. Weil Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und Kosten-Nutzen-Relation bei Kleinunternehmen immer zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehören, sollte beim Dokumentenmanagement im Mittelstand eine Cloud-Lösung in der Regel besser passen als eine On-Premises-Installation.

Schon allein die Vielfalt der Fragen und der Umfang der einschlägigen Checklisten macht klar: Eile mit Weile ist das Gebot der Stunde, denn unnötige Hektik bei der DMS-Auswahl wird später bei Einführung und Betrieb unweigerlich zu Problemen führen. Gefragt ist also höchste Sorgfalt bei der Auswahl des am geeigneten Produkts. Diese Sorgfalt macht sich später bezahlt, weil unnötige Probleme vermieden werden. Dann lässt sich die DMS-Einführung problemlos in 90 Tagen meistern.