Prozesse digitalisieren im Mittelstand Tipps und Beispiele aus der Praxis

Für jedes modern aufgestellte Unternehmen gibt es mittlerweile keinen Zweifel mehr daran, dass die Zukunft der Prozessautomatisierung gehört. Dank entsprechender Softwarelösungen können strukturierte Abläufe im Betrieb deutlich schneller und präziser umgesetzt werden. Für permanent identisch ablaufende und fehleranfällige Prozesse ergeben sich durch eine Prozessautomatisierung effizientere und ressourcenschonende Lösungen, die der Unternehmensführung wie den Mitarbeitern gleichermaßen zugutekommen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich fehlerfrei und kostengünstig erledigen, unternehmerische Optimierungspotenziale für eine bessere Wettbewerbsfähigkeit schnell umsetzen.

Automatisierungsprozesse administrativer Aufgaben, oft auch als Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet, können eine ineffiziente Verwaltungsspirale durchbrechen und bislang vergeudete Kapazitäten freisetzen. Mehrere Untersuchungen haben aufgezeigt, dass viele Betriebe in Deutschland bei der Business Process Automation und beim Einsatz entsprechender Software-Bots noch ganz am Anfang stehen oder sich mit der Thematik noch gar nicht näher auseinandergesetzt haben. Zwar kommen deutlich positiverer Signale aus den Organisationen in jüngster Zeit, trotzdem gibt es in diesem Bereich nach wie vor eine Menge Luft nach oben.

Wie auch Sie Ihr Unternehmen jetzt mit einer durchdachten und individuell implementierten Prozessautomatisierung fit für die digitale Zukunft machen, um auch künftig erfolgreich am Markt agieren zu können, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Prozessautomatisierung?

Beginnen wir mit der Definition der Prozessautomatisierung: Der vom lateinischen Wort „procedere“ abgeleitete Begriff Prozess beschreibt ein dynamisches Vorgehen, ein Geschehen. In Verbindung mit einem auf technischen Abläufen basierenden System bewirkt dieser Prozess eine Veränderung des Zustands materieller Devices, von Energien oder Informationen. Dabei wird also eine Anfangsgegebenheit überführt in eine Endgegebenheit.

Bei einer Prozessautomatisierung werden selbständig arbeitende technische Systeme eingesetzt mit dem Ziel, Vorgänge mit Hilfe entsprechender Informationsverarbeitungseinheiten zu digitalisieren und damit eben zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen aber nicht nur, manuelle Aufgaben zu automatisieren, sondern auch überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren. In der Phase der Vorabdefinition der notwendigen Schritte, sind einige wichtige Überlegungen erforderlich. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten.

Unter einem Unternehmens-internen Prozess sind demnach auch zusammenhängende oder sich gegenseitig beeinflussende Tätigkeiten innerhalb eines Betriebs zu verstehen, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen.

Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon auch diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch immer auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei wird in den meisten Fällen viel Zeit und Geld verloren – was sich mittels digitaler Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Wie profitieren Unternehmen von Prozessautomatisierungen?

Während der Analyse der innerhalb des Unternehmens bereits bestehenden Prozesse gilt es, eng mit den Fachabteilungen zusammenzuarbeiten, um die Optimierungspotenziale, die sich aus neuen oder erweiterten Prozessautomatisierungen ergeben können, zu definieren. Zur Automatisierung von Abläufen eignen sich insbesondere zyklische Prozesse mit regelbasierten Entscheidungskriterien und gleichbleibenden Informationsgrundlagen. Auch Vorgänge mit einer gesteigerten Fehleranfälligkeit, einem hohen manuellen Arbeitsquotienten oder einer langfristigen Produktionszeit mit prognostiziert geringen Kalibrierungen bieten sich für die Implementierung von Prozessautomatisierungen an.

Zu den sich aus digitalen Automatisierungsprozessen ergebenden unternehmerischen Vorteilen gehören unter anderem:

  • Eine Steigerung der Prozess-basierten Produktivität und Geschwindigkeit
  • Gewinnsteigernde Optimierung der Personal-Ressourcen
  • Anstieg der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Reduzierung potenzieller Fehlerraten
  • Kumulation der Produktivitätsphasen ohne personelle Urlaubs- oder Krankheitszeiten
  • Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit
  • Herstellung der Transparenz für Audits

So erzeugt eine durchdachte digitale Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen für die Unternehmensführung und die Mitarbeiter und damit für strategische Konzepte und gewinnbringende Prozesse. Alle Mitarbeiter können ihre individuellen Talente und Qualitäten besser für das Unternehmen nutzen, indem sie sich auf punktuelle und divergente Aufgaben konzentrieren anstatt auf sich permanent wiederholende Vorgänge, die sich auch von einer Prozessautomatisierung umsetzen lassen. So eröffnen sich ganz neue Werte- und Wachstumschancen für ein Unternehmen.

Aber auch der Datenschutz ist beim Thema Prozessautomatisierung natürlich von hoher Relevanz. So garantiert etwa ein automatisierter Rechnungsworkflow eine Maximierung der Datensicherheit. Daten werden in digitalisiert automatisierten Vorgängen nicht nur vollständig, fehlerfrei und sicher erfasst – vertrauliche Informationen gelangen außerdem auch nur an die Mitarbeiter, die über eine Befugnis für die jeweilige Datenverarbeitung verfügen. Auch die automatisierte Überprüfung und Protokollierung von Vorgängen trägt zu einem höchstmöglichen Datenschutz bei.

Nicht zuletzt werden gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungspflichten von Daten sowie die Datenschutzrichtlinien der DSGVO oder der GoBD ohne fehleranfälligen manuellen Aufwand sichergestellt. Sie haben permanent einen perfekten Überblick über Ihr Business und sind dank hoher Transparenz auch für Betriebsprüfungen jederzeit bestens vorbereitet.

Alle Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt.

Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden.

Wie bereits erwähnt, unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen außerdem dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist somit ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Für die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung ergeben sich also erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt.

Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert – und das ab dem ersten Tag der implementierten Prozessautomatisierung.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Betrieb, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet.

Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort sicher zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den digitalen Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse durch Workflow Management gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die geringe Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen.

Zwar steht auf der einen Seite die Investition für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte und digitalisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen in Zeiten von New Work viel Wert auf die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens.

Und auch für Sie als Unternehmer liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

Fazit

Selbst für kleinere und mittlere Unternehmen lohnt es sich also ganz zweifellos, primär wiederkehrende Abläufe im Daily Business über eine Prozessautomatisierung zu optimieren. Betriebskosten lassen sich im Zuge dieses Bereichs der digitalen Transformation minimieren, sich wiederholende Aktionen können deutlich effizienter gestaltet, Fehlerquellen vermieden werden. Prozessbezogene Daten werden überwacht und verwaltet, Up- und Cross-Selling-Möglichkeiten maximiert sowie die Compliance sichergestellt. Die oft artikulierte Furcht davor, dass die menschliche Arbeitskraft durch den Einsatz von Prozessautomatisierung überflüssig werden könnte, ist dabei übrigens unbegründet. Denn für die Mitarbeiter werden dank Investitionen in die Prozessautomatisierung zeitliche Ressourcen frei, die sie anstatt in monotone und ständig wiederkehrende Aufgaben besser in kreative oder strategische Überlegungen zum gesunden Wachstum ihres Unternehmens investieren können.

So finden Sie die passende DMS-Software für Ihr Kleinunternehmen

Gut Ding will Weile haben, weiß der Volksmund. Das gilt auch und ganz besonders für die gelungene Einführung von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Kleinunternehmen, also Digitalisierung aller Papierdokumente und Speicherung der Dateien in einem zentralen digitalen Dokumentenarchiv. Das ist ein gutes Projekt, weil die automatisierte Dokumentenverwaltung jedem Kleinunternehmen sehr viele Vorteile beschert. Angefangen bei der spürbaren Erleichterung alltäglicher Arbeitsabläufe. Allerdings muss man sich dafür auch die nötige Zeit für die Vorbereitung und Einführung des DMS nehmen, speziell auch für die Auswahl des passenden Produkts.

Das bringt ein DMS Ihrem Kleinunternehmen

Der Einsatz eines DMS in Kleinunternehmen bedeutet wertvolle Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer digitalen Dokumente. Denn die Arbeit läuft normalerweise dann am besten, wenn dank DMS die Erfassung, die Archivierung und die Verwaltung von Dokumenten automatisiert wird – also ebenso schnell, sicher und effizient erfolgt wie der Zugriff darauf. Ohne umständliche Workflows, ohne Schwierigkeiten bei der Suche nach Informationen, ohne Angst vor Datenverlust. So beseitigt ein DMS die Ineffizienzen der Arbeit mit Papierdokumenten und viele mühsame manuelle Abläufe, die sich negativ auf Produktivität und Motivation der Belegschaft auswirken.

Gründliche Vorbereitung gefragt

Allerdings sollten sich gerade Kleinunternehmen die nötige Zeit für eine gründliche Vorbereitung des DMS-Projektes nehmen. Denn es gibt durchaus Stolperfallen und Hürden, die es aus dem Weg zu räumen gilt. Das beginnt schon damit, zunächst viele unbegründete Vorbehalte aus dem Weg zu räumen. Oft gilt ein DMS zu Unrecht als kompliziert und kostspielig. Das führt dazu, dass viele Kleinunternehmen zu den Nachzüglern bei der Digitalisierung zählen, wie der Branchenverband Bitkom im „Digital Office Index 2020“ ermittelt hat. Betrachtet man die Unternehmensgröße, liegen hier die Großunternehmen (500 Mitarbeiter oder mehr) mit 67 Punkten deutlich vor den kleinen und mittleren Unternehmen mit 53 bzw. 59 Punkten.

Dabei liegen die Vorteile eines DMS auf der Hand: Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt. Experten schätzen, dass ein DMS bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, da diese zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren.

Automatisch und individuell

Der Grund ist einfach: Das DMS sortiert die Dokumente automatisch nach individuellen Kriterien des Mitarbeiters und gleichzeitig gemäß der Vorgaben des Unternehmens. Falsche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Eine optische Zeichenerkennung automatisiert die Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente zusätzlich. Das hilft entscheidend mit, die Vorgaben des Finanzamtes und des Gesetzgebers bei der Buchführung zu erfüllen – neben AO, HGB, UStG vor allem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die GoBD gelten für sämtliche Unternehmer im Sinne des Einkommensteuer- und Umsatzsteuerrechts – auch für Kleinunternehmen. Werden die GoBD nicht eingehalten, droht bei einer Steuerprüfung die Schätzung – und die kann teuer werden.

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2015 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden:

  • Im Original
  • Unverlier- und unveränderbar
  • Jederzeit sofort und lückenlos verfügbar
  • Maschinell auswertbar

Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Ohne DMS kann das sehr schnell sehr aufwendig, zeitraubend und fehleranfällig werden. Vorschriften wie GoBD, aber auch die DSGVO lassen sich durch Funktionen wie Versionierung, Rechtevergabe und das Eingeben von Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch einhalten. Der Verband Bitkom hat – ausgehend von den Anforderungen der GoBD – eine Checkliste für konkreten Anforderungen an ein DMS zusammengestellt und gibt zusätzliche diverse Tipps für die Umsetzung innerhalb der Unternehmens-IT.

So finden Sie das passende DMS für Ihr Kleinunternehmen

Vor allem DMS-Anbieter, die sich auf Mittel- und Kleinunternehmen spezialisieren, werben mit individuellen Funktionen und der Ausrichtung auf den spezifischen Bedarf eines Unternehmens. Das kann zwar sehr von Vorteil sein, erhöht aber das Risiko, sich für eine Software zu entscheiden, die nicht ideal auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist. Daher sollte im Zweifel – oder wenn keine eigene Expertise im Unternehmen vorhanden ist – ein erfahrener Berater hinzugezogen werden, der dann auch die Einführungsphase begleitet.

Die Unterschiede bei Produkten im DMS-Markt sind ebenso groß wie die Spezialisierung auf Branchen und Aufgabenfelder (wie Buchhaltung, Personalwesen, Konstruktion oder Logistik). Neben Branche und Funktionsschwerpunkten können weitere Auswahlkriterien eine entscheidende Rolle spielen:

  • Die Anzahl der Mitarbeiter
  • Das Volumen der Dokumente oder die Frequenz ihrer Zugänge und/oder Änderungen
  • Die Internationalität sowie die Art der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern
  • Die benötigte Hardware-Infrastruktur
  • Die Art der Schnittstellen zu vorhandenen Systemen
  • Mobilität und Cloud-Unterstützung

Am Anfang steht die Frage nach der Branche

Das ist bei der DMS-Auswahl für Ihr Kleinunternehmen wichtig. Auch wenn die DMS-Produkte im Allgemeinen nicht für bestimmte Branchen entwickelt werden, weil Hersteller (bzw. ihre Partner) mit Erfahrung in der Branche die jeweiligen Geschäftsprozesse schneller verstehen und die Implementierung reibungsloser gestalten.

Ein ebenfalls entscheidendes Kriterium ist die Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens. Die Frage ist auch: Benötigen alle einen Zugang für die Software? Falls nicht: Wie viele Zugänge werden in etwa benötigt? Das ist wichtig zu klären, denn nicht alle Mitarbeiter nutzen Dokumente auf dieselbe Art und Weise. Oft wird eine kleine Gruppe von „Administratoren“ die Dokumente verwalten und anpassen, andere Mitarbeiter werden Dokumente nur einsehen oder weiterleiten können. Bei der DMS-Auswahl für Kleinunternehmen ist es daher wichtig zu wissen, wie viele Benutzer Schreibrechte und wie viele nur Leserechte haben müssen. Schreibberechtigungen erfordern mehr Komplexität bei der Verwaltung und Absicherung der Zugriffe – und können letztlich auch teurer sein als die Lizenzen für Leserechte.

Die Frage ist auch: Welche Abteilungen sollen hauptsächlich mit dem DMS arbeiten – und welche Funktionen sind dabei am wichtigsten? Es macht einen Unterschied, ob Archivierung, Versionsverwaltung oder die Digitalisierung von Dokumenten den Einsatzschwerpunkt des DMS bilden. Oder ob Compliance (Standards und Gesetzgebung), Revisionssicherheit, Verbesserung der Zusammenarbeit und Workflow-Management, eine möglichst leistungsfähige Suchfunktion oder aber ganz spezielle Features besonders gefragt sind. Etwa bei Rechnungseingang oder Personalakte. Jedes DMS hat hier seine Stärken und Schwächen. Wer weiß, wofür er das DMS in seinem Kleinunternehmen einsetzen möchte, findet schneller diejenigen Anbieter, die sich dabei hervortun.

Integrationsfähigkeit gefragt

Aber auch technische Fragen spielen bei der Suche nach dem passenden DMS für Kleinunternehmen eine entscheidende Rolle: Läuft es auf der vorhandenen IT-Infrastruktur – oder müssen neue Server- und Speichersysteme angeschafft werden? Soll das DMS in andere Software integriert werden, z.B. in das ERP- oder CRM-System, in die Personalsoftware, den Webshop oder das Portal, soll eine Verbindung zum CAD-Programm oder Collaboration- bzw. E-Mail-System bestehen? Das ist bei der DMS-Auswahl wichtig, weil sich die Funktionen der verschiedenen Systeme überschneiden können. Zum Beispiel könnten kundenbezogene Dokumente wie Rechnungen auch im ERP-System verwaltet werden, wobei wichtige Informationen sich nicht an zwei verschiedenen Orten befinden sollten. Leider ist dies technisch nicht immer einfach zu realisieren – und einige Anbieter sind hier mehr geeignet als andere.

Andere typische Fragen, die vor der Auswahl beantwortet werden sollten, sind:

  • Muss das DMS mobil genutzt werden können?
  • Sollte die Offline-Arbeit damit möglich sein?
  • Soll es für mehrere Niederlassungen – auch international – bereitgestellt werden?
  • Gibt es spezielle Anforderungen, die zu berücksichtigen sind?

Durch die Beantwortung dieser Fragen wird die Suche nach dem passenden DMS für Ihr Kleinunternehmen zielgerichteter erfolgen können.

DMS in der Cloud – auch für Kleinunternehmen eine interessante Möglichkeit

Außerdem sollte darüber Klarheit herrschen, ob eine klassisch Server-basierte Software oder aber eine moderne Cloud-Lösung gesucht wird. Letztere weist deutlich mehr Flexibilität durch örtliche Unabhängigkeit und einfache Skalierbarkeit auf. Fällt die Wahl auf ein Cloud-basiertes System ist zu beachten, dass der Europäische Gerichtshof am 16. Juli 2020 das sogenannte „Privacy-Shield“-Abkommen gekippt hat, das den Datentransfer zwischen der EU und den USA erlaubt. Das wirkt sich auch auf Cloud-Dienstleister aus. Bevor Sie sich für ein Cloud-basiertes DMS in Ihrem Kleinunternehmen entscheiden, sind daher unbedingt die Datenschutzrichtlinien des Anbieters zu prüfen. Denn einige Dienstleister berufen sich weiterhin auf dieses Abkommen. Solange dies der Fall ist, machen Sie sich bei der Nutzung dieser Cloud-Dienste möglicherweise strafbar.

Egal, ob Server- oder Cloud-basiert: Um ein passgenaues DMS für Ihr Kleinunternehmen zu finden, müssen Sie sich über Ihre An- und Herausforderungen im Klaren sein. Weil niemand das Unternehmen besser kennt als die eigenen Mitarbeiter, sollten Externe die Aufgabe der DMS-Auswahl niemals allein übernehmen. Weil Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und Kosten-Nutzen-Relation bei Kleinunternehmen immer zu den wichtigsten Auswahlkriterien gehören, sollte beim Dokumentenmanagement im Mittelstand eine Cloud-Lösung in der Regel besser passen als eine On-Premises-Installation.

Schon allein die Vielfalt der Fragen und der Umfang der einschlägigen Checklisten macht klar: Eile mit Weile ist das Gebot der Stunde, denn unnötige Hektik bei der DMS-Auswahl wird später bei Einführung und Betrieb unweigerlich zu Problemen führen. Gefragt ist also höchste Sorgfalt bei der Auswahl des am geeigneten Produkts. Diese Sorgfalt macht sich später bezahlt, weil unnötige Probleme vermieden werden. Dann lässt sich die DMS-Einführung problemlos in 90 Tagen meistern.

Digitale Personalakte So werden Prozesse in der Personalabteilung effizienter

Für ein Unternehmen sind seine Mitarbeiter der entscheidende Faktor, wenn es um den Erfolg des gesamten Betriebs geht. Als Teil des strategischen Managements ist die Verwaltung aller Personalangelegenheiten deswegen einer der wichtigsten Bereiche, mit denen sich ein Unternehmen jeden Tag befasst. Unterlagen wie Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen müssen aus diesem Grund sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein. Viele Unternehmen setzen hier noch auf die Arbeit mit traditionellen Personalakten aus Papier. Damit haben sie alle relevanten Daten ausgedruckt und können theoretisch jederzeit darauf zurückgreifen. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung hat die Papierakte jetzt eine ernsthafte Konkurrenz bekommen, die Unternehmen einen großen Zugewinn an Effizienz garantiert: die digitale Personalakte. Worin genau ihre Vorteile liegen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Personalabteilungen entlasten – mit der digitalen Personalakte

Mit vielen Vorzügen in Sachen Personalmanagement überzeugt die digitale Personalakte mehr und mehr Unternehmen, ruft auf der anderen Seite aber auch Kritiker hervor. Der Datenschutz sei nicht gewährleistet und Kriminelle könnten Daten abgreifen, die am Ende Personal und Betrieb schadeten. Dass diese Argumente haltlos sind, zeigt sich schnell, ist die Implementierung digitaler Akten doch mit strengen Datenschutzbestimmungen verknüpft, denen jede Personalabteilung genügen muss.

Wie auch bei herkömmlichen Personaldokumenten müssen die sensiblen Daten in einer digitalen Personalakte so geschützt sein, dass sie nicht in die Hände Dritter gelangen. So sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten und ihre Mitarbeiter für ein ausgeprägtes Datenschutzbewusstsein zu sensibilisieren. Zusätzlich zu den allgemeinen Anforderungen wie Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der Daten, sind im Zusammenhang mit Personaldaten auch Vorgaben zu internen Kontrollsystemen gegeben. Wer hier auf die richtige Softwarelösung setzt, hat schon den ersten Schritt in Richtung Datensicherheit gemacht.

Datenschutz auf höchstem Niveau

Hinzu kommt, dass ab Mai 2018 ein neues europäisches Regelwerk zum Datenschutz und zu Data Governance in Kraft tritt: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie dreht sich rund um den Schutz personenbezogener Daten, das heißt aller Informationen, die es jemandem ermöglichen, direkt oder indirekt eine andere natürliche Person zu identifizieren. Das beinhaltet neben dem Namen, physischer, psychologischer oder genetischer Informationen und medizinischer Daten unter anderem auch Social-Media-Posts, E-Mail-Adressen, Cookies und Bankverbindungen. Die DSGVO richtet sich dabei sowohl an alle europäischen Unternehmen und Behörden als auch an jede Organisation, die innerhalb Europas oder mit europäischen Kunden Geschäfte macht. Diese dürfen personenbezogene Informationen ihrer Kunden nur mit deren Einwilligung übertragen. Zudem spricht die Verordnung den Kunden neue Rechte zu, mit denen sie die Übertragung ihrer persönlichen Informationen besser kontrollieren können. Wer die Regelungen der DSGVO nicht einhält, muss mit Strafen von bis zu 20 Millionen Euro rechnen. Doch mit der richtigen Software lassen sich auch diese strengen Vorgaben einhalten.

Der Markt offeriert eine Vielzahl an Softwareanwendungen und Lösungen für die Arbeit mit digitalen Personalakten. Die Wahl des richtigen Systems bedarf deswegen der Prüfung mehrerer Faktoren, von denen die Sicherheitsfrage sicherlich eine der wichtigsten ist. Hier sollte man darauf achten, dass die Software den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht und Dokumente nur sicher verschlüsselt übermittelt. Da Personalakten sensible Daten enthalten, deren Zugriff strikt auf wenige Personen limitiert ist, muss die Software zudem die Einrichtung unterschiedlicher Nutzerrollen ermöglichen und sorgfältig dokumentierte Zugriffsprotokolle anlegen. So ist der korrekte Umgang mit sensiblen Daten in jedem Fall gewährleistet – und Kritiker sind entkräftet.

Kostensparend und effizienzverbessernd – die digitale Personalakte

Abgesehen von der erleichterten Einhaltung der Vorgaben des BDSG und der DSGVO bietet eine digitale Personalakte viele entscheidende Vorteile im Bereich der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung eines Unternehmens. Im Grunde funktioniert sie wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier. Das spart in erster Linie eine Menge an Platz, entfällt doch der benötige Raum für die Aufbewahrung der Ordner und die Archivierung aller Unterlagen. Zudem muss ein Unternehmen so weniger Kosten für die Beschaffung von Papier und den Verbrauch an Druckerfarbe aufwenden. Doch der Kostenfaktor schlägt sich nicht nur in materiellen Werten nieder, sondern vor allem auch in Bezug auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter.

Durch die Digitalisierung der Personaldokumente, ihre Integration in ein digitales Dokumentenmanagement-System und eine zentrale Verwaltung, erlaubt die digitale Personalakte den Mitarbeitern einen dezentralen Zugriff. Egal, wann und wo – berechtige Personen können zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Mit entsprechenden Applikationen geht das auch über mobile Endgeräte. So sind Daten schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich schneller bearbeiten. Musste man bestimmte Aufgaben früher, zum Beispiel auf Grund von Dienstreisen, verschieben, lassen sie sich heute direkt von überall aus bearbeiten. Das beschleunigt den Workflow und macht die Arbeit wesentlich flexibler.

Arbeitserleichterung durch automatisierte Prozesse

Auch die Erstellung von Personalakten lässt sich durch die automatisierte Handhabung vereinfachen und beschleunigen. Texte oder Fotos direkt auffinden? Mit der digitalen Personalakte kein Problem mehr. Mittels Schlagwortsuche und Texterkennung können Mitarbeiter wesentlich schneller auf die von ihnen gesuchten Dateien zugreifen und diese weiterbearbeiten. Das entlastet bei Routineaufgaben und der gesamte Workflow der Abteilung gestaltet sich damit effizienter. Unternehmen sparen so langfristig Arbeitszeit und damit Geld.

Wenn es um die Entscheidung für oder gegen ein digitales Personalmanagement geht, ist eine klare Kommunikationsstrategie von Vorteil. Je besser die zuständigen Sachbearbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung des Systems. Eingehende Schulungen zur Software sind in diesem Zusammenhang von entscheidendem Nutzen. Denn nur, wenn alle Mitarbeiter die digitale Personalakte optimal nutzen können, profitiert das ganze Unternehmen. Andersherum: je effizienter die digitale Arbeit, desto effektiver die Prozesse der gesamten Personalabteilung.

Die richtige Digitalisierungsstrategie finden

Letztlich stellt sich vor der Etablierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems und damit der digitalen Personalakte noch die Frage, welche Art der Installation man wählen soll. Hier stehen sich die Nutzung einer Cloud- und die Inhouse-Installation gegenüber. Während bei einer Inhouse-Lösung das Unternehmen für die Sicherheit der Daten sorgen muss, überzeugt das Cloud-System zum Beispiel mit dem Vorteil, dass der Provider hier in der Pflicht ist. Weitere Vorteile sind, dass sich die verfügbare Speicherkapazität eines Cloud-Dienstes individuell anpassen lässt und die Abrechnung bei vielen Anbietern nach dem tatsächlichen Verbrauch erfolgt, was die Cloud-basierte Arbeit zu einer kostengünstigen Alternative macht. Generell gilt jedoch: Wenn die digitale Personalakte schnell und mit Erfolg in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden soll, müssen alle Mitarbeiter gleichermaßen an der Umstrukturierung mitarbeiten.

Großer Mehrwert durch ECM-Integration

Sobald Dokumente manuell gesucht oder abgelegt werden, geht Zeit verloren oder Fehler treten auf. Das passiert auch beim digitalen Dokumenten-Management. Tippfehler im Dateinamen oder das Speichern des Dokuments an einem falschen Ort kann die Suche erschweren, sobald das Dokument erneut benötigt wird. Wie lässt sich das verhindern?

Ein durchdachter Ansatz bei der Integration des digitalen Enterprise Content Management (ECM) in die vorhandene IT-Landschaft des Unternehmens eliminiert viele potentielle Fehlerquellen und verkürzt somit die Suchzeiten nachhaltig. Dabei bringt die Integration der ECM-Lösung in die folgenden drei Anwendungssysteme die größten Vorteile für das Unternehmen:

1. Die Integration in das kaufmännische System: Die nahtlose Verbindung von ECM- und ERP-System eröffnet viele neue Wege zur Beschleunigung und Verbesserung der Buchhaltungsprozesse, weil über das ERP-System alle Informationen fließen, die an die Buchhaltung gehen beziehungsweise aus ihr stammen.

In der Debitorenbuchhaltung beispielsweise müssen keine Rechnungen mehr ausgedruckt und dennoch digitalisiert gespeichert werden. Stattdessen werden die Rechnungen virtuell in das ECM-System gedruckt, das es dann in der vom Kunden bevorzugten Weise – als PDF per E-Mail, als Fax oder als Brief – verschickt und automatisch eine Kopie für die firmeneigenen Unterlagen archiviert. Dies spart zum Beispiel viel Zeit bei Inkasso-Anrufen, da dann bei der Diskussion mit Spätzahlern alle relevanten Informationen auf Knopfdruck verfügbar sind: Die Rechnung, der Liefernachweis, die originale Bestellung und das erste Angebot. Weil außerdem die Fehler seltener werden, verkürzt diese Integration die Zahlungsdauer und verbessert den Cashflow.

Die Kreditorenbuchhaltung kann die Information dank dieser ECM-Integration einfacher in das ERP-System übertragen. Schon bei der Bearbeitung von Rechnungen und deren Genehmigung werden viele Daten erfasst, wie etwa der Firmenname des Lieferanten, seine Adresse oder der Rechnungsbetrag. Sind die Systeme nicht integriert, werden diese Daten normalerweise noch einmal in das ERP-System eingetippt. Erfolgt das automatisch, wird Zeit gespart und die Genauigkeit verbessert, weil Tippfehler ausgeschlossen sind und keine Eingaben vergessen werden.

2. Integration in das Customer Relationship Management: Digitale Brücken zwischen CRM- und ECM-System sorgen für Effizienz bei der Ablage von und Suche nach Dokumenten des Kunden wie Schriftwechsel, E-Mails, Bestellungen oder Reklamationen. Umgekehrt kann auch die eigene Korrespondenz mit dem Kunden verbessert werden, beispielsweise durch Vorlagen und Musterbriefe im ECM-System. Die CRM-Software ruft dann zum Beispiel ein Word-Dokument aus dem ECM-System auf, dessen Variablen wie Kundenname oder Adresse automatisch aus der Kundendatenbank ergänzt werden. Ist der Brief fertiggestellt, wird er vom ECM-System automatisch entweder per E-Mail verschickt oder ausgedruckt und auf dem Postweg versendet – je nachdem, wie der Kunde es wünscht. Außerdem wird automatisch eine Briefkopie archiviert. Erfolgt der Ablauf manuell, gibt es viele Fehlerquellen beim Verschicken und Archivieren. Das ECM-System schließt Tippfehler beim Dateinamen aus. Falls mehrere Kopien des Briefes abgelegt werden sollen, sorgt das ECM-System auch automatisch dafür, dass diese Kopien auch wirklich erstellt und an den richtigen Stellen archiviert werden.

Dank ECM-Integration erfolgt die gesamte Archivierung und Verschlagwortung automatisch im Hintergrund. Das heißt: Es gibt auch keinen Ermessensspielraum bei der Eingabe der Metadaten mehr; vielmehr werden alle Metadaten vollständig und fehlerfrei angelegt, für Rechnungen beispielsweise Firmenname und Rechnungsnummer. Auf diese Weise sind die Metadaten des digitalen Archivs immer vollständig, korrekt und aktuell, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist.

3. Integration mit dem E-Mail-System: Kommt im Unternehmen Microsoft Exchange oder Outlook zum Einsatz, ist der E-Mail-Ordner eines jeden Mitarbeiters ein regelrechtes „Informationssilo“. Denn Informationen darin lassen sich nicht gemeinsam nutzen – außer sie werden weitergeleitet und damit auch vervielfacht.

Stattdessen können aber E-Mails, die für das Unternehmen relevant sind, auch in einem zentralen Dokumenten-Pool verwaltet werden, in dem sie dann allgemein zugänglich sind. Die Integration von ECM- und E-Mail-System erlaubt den Usern die selektive Archivierung ein- und ausgehender E-Mails in dieses zentrale Archiv. Dazu überwacht das ECM-System einen besonderen Archiv-Ordner in der Inbox des E-Mail-Clients, in den der User dann einfach die aufbewahrenswerten oder allgemein relevanten E-Mails zieht. Dieser Archiv-Ordner wird vom ECM-System verwaltet, das alle E-Mails darin automatisch zentral archiviert und auch mit Schlagworten versieht, über die diese E-Mails direkt wiedergefunden werden können. Von Vorteil ist auch, dass die E-Mails mit zusammengehörigen Dokumenten abgelegt werden können.

Für E-Mails an Kunden bietet die ECM-Integration im E-Mail-Client die Zusatzfunktion „Senden und Archivieren”. Klickt der User diese Funktion an, wird die E-Mail nicht nur an den Kunden verschickt, sondern gleichzeitig auch im ECM-System archiviert, wo dann auch Kollegen – abhängig von ihrer Berechtigung – Zugriff darauf haben.

Aus diesen Gründen ist ECM auch viel mehr als nur eine zentrale Ablage für alle wichtigen Dokumente und Geschäftsinformationen. Es wird zu einem vielseitigen Werkzeug für die effiziente Erfassung, Abfrage und gemeinsame Benutzung der Informationen. Die Integration der bereits vorhandenen IT-Systeme – insbesondere ERP, CRM und E-Mail – verspricht dann vielfältige Vorteile für das gesamte Unternehmen – in Form von Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer deutlichen Verbesserung der Informationsqualität.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.

Die wichtigsten Regelungen zur elektronischen Archivierung

Beim Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen müssen eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachtet wSerden. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. Unternehmen stellt sich oft die Frage, wie sie diese Anforderungen erfüllen können.

Die neue kostenlose „GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme“ des Digitalverbands Bitkom erklärt in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.

Worauf beim unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen zu achten ist, ist übersichtlich im Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ zusammengefasst.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

Was bietet digitales Dokumenten-Management Ihrem Unternehmen

Wenn Sie heute eine Runde durch Ihr Büro drehen und jemanden sehen, der sich durch einen Stapel Papierdokumente wühlt, geht dieser Mitarbeiter nicht seiner eigentlichen Arbeit nach. Kein Unternehmen würde eigens Mitarbeiter einstellen, nur damit diese Papierunterlagen hin- und herschieben. Mitarbeiter werden eingestellt, um wichtige Buchhaltungs-, Entwicklungs- und Vertriebsaufgaben zu übernehmen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Einer der größten Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements besteht darin, dass all Ihre Mitarbeiter sich auf genau das konzentrieren können, wofür sie eingestellt wurden. Ein gutes Dokumentenmanagement-System befreit sie von der zeitaufwändigen und umständlichen Bearbeitung von Papierunterlagen. Produktivität und Prozesseffizienz werden erhöht.

Ohne digitales Dokumenten-Management landet ein Großteil Ihrer wichtigen Geschäftsinformationen in Aktenschränken, E-Mail-Ordnern und auf lokalen Festplatten. Der Zugriff auf diese Dokumente ist umständlich und es können dadurch Engpässe in Ihrem Unternehmens-Workflow entstehen.

Nehmen wir einmal an, Sie müssen die Rechnung eines Anbieters genehmigen, bevor die Buchhaltungsabteilung die Zahlung veranlasst. Dabei stellen Sie fest, dass Sie diese zunächst mit der Bestellanforderung und der aktuellsten Preisliste abgleichen müssen. Also machen Sie sich daran, diese Dokumente zu finden. Nachdem Sie Ihre E-Mails und lokalen Dateien durchsucht haben, fragen Sie vielleicht Kollegen nach den betreffenden Dokumenten, was viel Zeit in Anspruch nimmt. Am Ende legen Sie die Rechnung wieder in Ihrem Posteingang ab, und die Genehmigung (sowie die Bezahlung des Anbieters) muss auf einen anderen Tag verschoben werden.

Es ist offensichtlich, dass ein mangelhafter Zugriff auf erforderliche Dokumente Ineffizienz und Frust bedeutet. Leider sind diese ineffizienten Workflows nur allzu gegenwärtig. Darum bildet ein digitales Dokumentenmanagement- oder Enterprise-Content-Management-System die Grundlage eines effizienten Workflow-Managements und die Grundlage für Prozessverbesserungen.

Wenn Sie Ihre papierbasierten Verfahren durch digitales Dokumenten-Management ersetzen, hat das nur Vorteile. Einige davon:

  • Leistungsstarke Suchfunktionalität: Dank Indexierung und Volltextsuche finden Sie Dokumente innerhalb von Sekunden und erhöhen dadurch die Produktivität.
  • Mehr freier Speicherplatz: Durch die Digitalisierung können Sie den Platz, den Sie gegenwärtig zur Aufbewahrung von Dokumenten nutzen, etwa Aktenschränke oder ganze Archivräume, sinnvoller nutzen.
  • Kosteneinsparungen: Kosten für Papier, Druck, Porto, Versand, Kopiergeräte und deren Wartung entfallen.
  • Einfacher Zugriff: Digitales Dokumenten-Management ermöglicht es, jederzeit auf wichtige Informationen zuzugreifen – auch über mobile Geräte. Dank Versionierung können mehrere Personen gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten und es wird sichergestellt, dass Sie stets über die aktuellste Datei verfügen.
  • Datensicherheit: Es gehen keine Dokumente mehr verloren und Sicherheitsmaßnahmen verhindern den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Dateien. Im Falle eines Sicherheitsverstoßes oder einer Naturkatastrophe stellt das digitale Backup sicher, dass Sie Ihr Geschäft wie gewohnt fortführen können.
  • Mehrere Berechtigungsebenen: Das Workflow-Management wird optimiert und die Compliance gesichert.
  • Automatischer Audit Trail: Sie sind immer informiert darüber, wer zuletzt auf ein Dokument zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden.

 

Mit digitalem Dokumenten-Management als Grundlage können Sie zahlreiche Routineaufgaben durch elektronische Workflows optimieren. Wenn relevante Informationen problemlos ihren Weg zu den zuständigen Mitarbeitern finden, ist es zum Beispiel relativ einfach, Rechnungsgenehmigungen zu automatisieren. Und dadurch können alle Mitarbeiter sich wieder ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden – auch Sie selbst.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.

Wie mittelständische Unternehmen den digitalen Wandel meistern

Der digitale Wandel hat Österreich fest im Griff und mittelständische Unternehmen können von den neuen technischen Möglichkeiten nur profitieren. Weshalb das so ist und worauf der Mittelstand im Rahmen der Digitalisierung achten sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Digitaler Wandel: So profitiert der Mittelstand

Viele mittelständische Unternehmen setzen auf unternehmensübergreifende Wertschöpfungsketten, die eine enge Abstimmung mit Kunden und Lieferanten notwendig machen. Und genau diese Abstimmung wird im Zuge des digitalen Wandels enorm erleichtert. Sei es der unproblematische Zugriff auf Lieferbestände, die automatisierte Rechnungserstellung oder die Tatsache, dass alle Beteiligten bei Bedarf jederzeit auf wichtige Informationen zugreifen können – Unternehmen, die langfristig wettbewerbsfähig bleiben möchten, lassen sich Chancen wie diese nicht entgehen.

Kein Wunder also, dass immer mehr mittelständische Betriebe ihre anfängliche Zurückhaltung hinsichtlich des digitalen Wandels über Bord werfen. Klar messbare Vorteile wie effizientere Arbeitsabläufe, kostengünstigere Prozesse und eine höhere Kundenzufriedenheit lassen selbst die härtesten Kritiker der Digitalisierung verstummen.

Wie werden die Chancen des digitalen Wandels bislang genutzt?

Laut der Commerzbank-Studie „Unternehmen Zukunft: Transformation trifft Tradition“ nutzt die Mehrheit der befragten Unternehmen (63 Prozent) den digitalen Wandel hauptsächlich zur Optimierung bestehender Angebote. Jedes fünfte Unternehmen gibt außerdem an, dass es die neuen Techniken sowohl für die Entwicklung neuer Produkte als auch für die Erschließung neuer Betriebswege nutzt und sich darüber hinaus in der digitalen Vernetzung entlang der Wertschöpfungskette engagiert.

Doch wie weit ist der digitale Wandel tatsächlich fortgeschritten? Folgen wir dem aktuellen Bitkom Digital Office Index, werden 41 Prozent der Betriebe, die zwischen 100 und 499 Mitarbeitern haben, zwar nicht als „Vorreiter“ der Digitalisierung eingestuft, doch immerhin als „überdurchschnittlich fortschrittlich“ bewertet. Kleinere Betriebe verfügen hingegen häufig nur über unzureichende Strategien im Umgang mit dem digitalen Wandel und fallen demnach zumeist in die Kategorien „unterdurchschnittlich fortschrittlich“ oder „Nachzügler“.

Beim Branchenvergleich haben laut Bitkom übrigens die Dienstleister die Nase vorn:  Spitzenreiter sind Finanzdienstleister und Versicherungen, gefolgt von der IT-Branche. Als Schlusslichter gelten die Lebensmittel- und Pharmaindustrie sowie Chemieunternehmen.

So bewältigen Sie die technischen Herausforderungen des digitalen Wandels

Eine wesentliche Grundvoraussetzung, um die Digitalisierung bestmöglich umsetzen zu können, ist eine klare Strategie.

Schlüsseln Sie genau auf, in welchen Bereichen der digitale Wandel Ihrem Unternehmen den größten Nutzen verspricht und benennen Sie einen kompetenten Verantwortlichen, der die Zügel in der Hand hält. Laut Bitkom handelt es sich hierbei in den meisten Fällen um ein Mitglied der Geschäftsführung beziehungsweise des Vorstands (34 Prozent) oder um den IT-Leiter (36 Prozent).

Je genauer Sie die vorhandenen Prozesse und Organisationsmodelle im Vorfeld analysieren, desto größer wird auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die Chancen des digitalen Wandels optimal nutzen können.

An dieser Stelle noch ein wichtiger Hinweis: Je mehr Daten in Ihrem Unternehmen digital verarbeitet werden, desto wichtiger werden auch Themen wie IT-Sicherheit und Datenschutz. Und dabei geht es laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) „längst nicht mehr nur um den ohnehin schon seit Jahren zunehmenden unternehmensinternen IT-Einsatz in Bereichen wie Produktion, Logistik und Verwaltung.“ Stattdessen heißt es in dem aktuellen „Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland“: „Neue Konzepte aus dem Feld der Industrie 4.0, die Präsenz auf Online-Marktplätzen sowie der unumgängliche Austausch mit Kunden und Zulieferern über das Internet bieten zahlreiche neue Möglichkeiten für die Unternehmen, können aber auch zu neuen Verwundbarkeiten führen.“

Falls Sie sich unsicher sind, ob Sie die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen umsetzen können, empfehlen wir Ihnen, auf professionelle Anbieter zurückzugreifen, die sich in der Vergangenheit als verlässliche Partner einen Namen gemacht haben. Sie werden Sie bei der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie gerne unterstützen und Ihrem Unternehmen mit einem breitgefächerten Angebot den Weg in eine sichere digitale Zukunft ebnen.

Der Mensch im Mittelpunkt

Selbst die beste Digitalisierungsstrategie bringt kaum etwas, wenn die davon betroffenen Mitarbeiter nicht mitziehen. Mittelständische Unternehmen, die von den Möglichkeiten des digitalen Wandels profitieren möchten, sind deshalb gut damit beraten, ihre Mitarbeiter aktiv in die damit verbundenen Prozesse einzubeziehen. Neue Technologien, Organisationsformen und Arbeitsabläufe, die mit dem digitalen Wandel einhergehen, stellen Beschäftigte vor Herausforderungen, die nur mit kontinuierlichen Weiterbildungsmaßnahmen zu bewältigen sind. Je besser Sie Ihre Mitarbeiter für diese Herausforderungen qualifizieren, desto wahrscheinlicher wird es auch, dass Sie die Chancen der Digitalisierung optimal nutzen können. 

Wie der digitale Wandel den Alltag in mittelständischen Unternehmen verändert

Über kurz oder lang wird der digitale Wandel sämtliche Bereiche des Unternehmensalltags verändern. Nicht nur die Art und Weise der Arbeit nimmt neue Formen an, sondern es entstehen auch völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

So müssen Mitarbeiter etwa nicht mehr im selben Land leben oder gar in demselben Gebäude sitzen, um sich zuverlässig mit Kollegen, Kunden und Zulieferern abstimmen zu können. Stattdessen finden Meetings virtuell statt, wichtige Informationen sind von jedem Ort aus zugänglich und jedes Teammitglied kann unabhängig von zeitlichen oder räumlichen Grenzen jederzeit seinen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Neben diesem Mehr an Flexibilität müssen sich mittelständische Unternehmen allerdings auch darauf einstellen, dass der Konkurrenzdruck stetig zunimmt. Innovative Technologien legen den Grundstein für neue Geschäftsideen, die die gewohnte Wettbewerbssituation völlig auf den Kopf stellen. Einen ersten Vorgeschmack haben Unternehmen wie der Fahrdienstleister Uber geliefert, die mit ihren internetbasierten Geschäftsmodellen ganze Branchen ins Wanken brachten – und das ist erst der Anfang, denn ein Ende des digitalen Wandels ist noch lange nicht abzusehen. Immer neue technische Entwicklungen revolutionieren den Markt, und Unternehmen, die in starren Strukturen verhaftet bleiben, haben gegenüber flexiblen Querdenkern das Nachsehen.

Je digitalisierter die Welt, desto wichtiger wird es auch, die Bedürfnisse von Kunden und Geschäftspartnern zu verstehen – und das im Idealfall noch lange bevor diese Bedürfnisse überhaupt geäußert werden. In der Wohnung eines Fremden übernachten? Vor Airbnb war diese Idee kaum einem Menschen in den Sinn gekommen, doch jetzt möchte die Zielgruppe des Wohnungsvermittlers nicht mehr auf diese Möglichkeit verzichten. Und Ähnliches gilt auch für viele andere Bereiche des täglichen Lebens: Wohl kaum ein Kunde wäre noch vor einigen Jahren auf die Idee gekommen, ein mobiles Bezahlsystem zu fordern, und doch ist es mittlerweile möglich, selbst ein Parkticket mit dem Mobiltelefon zu lösen.

Eines ist damit klar: Der digitale Wandel revolutioniert den Alltag – und wollen mittelständische Unternehmen langfristig zukunftsfähig sein, müssen sie sich auf die damit verbundenen Neuerungen einlassen. Wagen Sie deshalb den Schritt in die digitale Welt und profitieren Sie von den damit verbundenen Chancen!

Was halten Sie zum Beispiel davon, mit einem digitalen Dokumentenmanagement viel Zeit und Geld zu sparen? In unserem kostenlosen E-Book erfahren Sie wie das geht. 

Compliance-Alpträume Nicht mit einem DMS

Schlechtes Dokumenten-Management verursacht unnötige Kosten. Viel schlimmer ist aber, dass dadurch vielerorts Compliance-Vorschriften Alpträume verursachen. Denn eine fehlerhafte Verarbeitung von Dokumenten hatte laut IDC bereits in drei von vier Unternehmen signifikante Geschäftsrisiken und Compliance-Vorfälle zur Folge. Genauer gesagt hatten 75,9 Prozent der Teilnehmer an der IDC-Studie bereits „gravierende Folgen“ auszubaden, 36,9 Prozent verfehlten ihre Compliance-Verpflichtungen. Jeweils knapp 25 Prozent hatten Verluste zu beklagen – entweder Verluste wichtiger Mitarbeiter oder großer Kunden.
Auch wenn die Dokumente je nach Branche, Land oder anderen Faktoren, etwa bestimmte Großkunden, durchaus unterschiedlichen Compliance-Bedingungen unterliegen können, gibt es zwei sehr allgemeine Herausforderungen: Steuern und Verträge. Diese beiden Beispiele zeigen, wie ein effektives DMS diese Herausforderungen verkleinern oder sogar ganz eliminieren kann.

Die Finanzämter eines Staates verlangen von den Unternehmen typischerweise bestimmte Belege und Zugriff für Prüfer auf diese Dokumente – auch für weiter zurückliegende Zeiträume. Kann ein Unternehmen das nicht leisten, muss es mit einer Geldstrafe rechnen. Deren Höhe hängt von der Schwere des Verstoßes ab; die Strafe kann sehr teuer werden, ebenso wie der Aufwand für das nachträgliche Beibringen der Belege.

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System verhindert den Verlust oder das Verlegen von Belegen. Es hilft also, die finanziellen Compliance-Bedingungen zu erfüllen, denn jedes Dokument inklusive der zugehörigen Korrespondenz wird sicher im zentralen Dokumenten-Pool gespeichert. Diese zentrale Ablage beschleunigt nicht nur das Auffinden von Dokumenten, sondern erübrigt auch das langwierige (und manchmal vergebliche) Aufspüren falsch abgelegter Dokumente. Das DMS erlaubt den 24/7-Zugriff auf alle Dokumente ohne die Abhängigkeit von Buchhaltern oder Archivaren, die sich daran erinnern müssten, was sie irgendwann mit einem wichtigen Dokument gemacht haben.

Auch für die Dokumentation und die Verwaltung von Verträgen gibt es Vorschriften für die Unternehmen. Bei Meinungsverschiedenheiten oder gar bei einem Rechtsstreit mit Kunden oder Lieferanten müssen sie nachweisen können, dass sie sich zu der fraglichen Zeit vertragskonform verhalten haben. Dazu müssen sie den seinerzeit gültigen Vertrag vorlegen – also auch die Dokumentation der Korrespondenz zu allen Änderungen mit Unterschriften. In einem traditionellen papierbasierten Aktenarchiv kann das kostspielig und langwierig sein.

Elektronisches Dokumenten-Management macht den Prozess des Vertragsmanagements transparent. Es sind nur wenige Mausklicks nötig, um sich die komplette Vertragshistorie anzeigen zu lassen – inklusive datierter Versionen mit der begleitenden Dokumentation und Korrespondenz. Statt E-Mail-Systeme, Aktenordner und Dateisysteme zu durchsuchen, liefert ein DMS auf Knopfdruck den vollständigen Blick auf jedes Projekt, jeden Rechtsstreit und jede Diskussion mit Vertragspartnern.

Diese beiden Beispiele zeigen: Um die Compliance bestimmter Prozesse zu gewährleisten, empfehlen sich Workflows auf Basis eines Enterprise-Content-Management-Systems. Diese regelbasierten Workflows stellen sicher, dass alle Aufgaben in diesem Prozess auch wirklich korrekt und pünktlich erledigt werden – von der Genehmigung durch die zuständigen Stellen über die Qualitätssicherung bis hin zur Dokumentation. Auf diese Weise wird ein effektives DMS viele der üblichen Compliance-Probleme vermeiden helfen, so dass die Verantwortlichen wieder ruhig schlafen können.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

Einbindung digitaler Signaturen in Workflows – Vorteile und Anforderungen

„Dafür stehe ich mit meinem Namen!“ Auf diese Worte endet der seit vielen Jahren bekannte Werbespot eines großen Herstellers von Babynahrung. Die Redewendung „mit einem Namen für etwas stehen“ soll Vertrauen, Zuverlässigkeit und Echtheit ausdrücken – eine Formulierung, die sich über Jahrhunderte hinweg als Garantie für Ehrlichkeit durchgesetzt hat. Das gilt auch für jegliche Dokumente. Wo Name, Signatur und Siegel darunterstehen, muss Wahres drinstecken. Diese Annahme hat sich im heutigen modernen Zeitalter nicht geändert und bekommt durch die digitale Signatur auch im Zeitalter der Digitalisierung eine hohe Bedeutung.

Warum eine digitale Signatur für jedes Unternehmen von großer Wichtigkeit ist und worauf Sie beim Erstellen achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die digitale Signatur – das steckt dahinter

Im Grunde ist eine digitale Signatur nicht viel anders als die analoge Unterschrift. Allerdings wird sie nicht händisch auf ein Dokument gesetzt, sondern in digitaler Form an eine E-Mail oder ein Dokument angehängt. Ist dies der Fall, so gelten E-Mail bzw. Dokument als unterschrieben. Gleichzeitig dient eine digitale Signatur dazu, die Echtheit eines Dokuments oder einer E-Mail glaubhaft und elektronisch prüfbar zu machen.

Warum es notwendig ist, eine digitale Signatur zu verwenden, zeigt folgendes Beispiel: Über 800 Milliarden E-Mails werden jährlich in Deutschland verschickt. Viele von ihnen gelangen dabei ohne digitale Unterschrift an ihren Empfänger. So kann dieser niemals ganz sicher sein, welcher Absender tatsächlich dahintersteckt. Denn durch die heutigen technischen Möglichkeiten ist es ganz einfach, den Absender einer E-Mail zu fälschen. Es ist also möglich, dass sich eine Person absichtlich als jemand anderes ausgibt. Auch bei analogen Briefen ist das theoretisch möglich, die Unterschrift des Verfassers am Briefende will dies jedoch vermeiden. Und ebenso soll es auch mit der digitalen Signatur funktionieren.

Wichtige Dokumente brauchen einen starken Schutz

Branchen- und größenunabhängig haben alle Unternehmen in ihrem Arbeitsalltag mit einer Vielzahl an Dokumenten zu tun, darunter befinden sich wichtige Business-Dokumente. Gerade bei deren Bearbeitung ist es essenziell, hohe Sicherheitsanforderungen einzuhalten, um Dokumentenfälschung und Datenmissbrauch zu vermeiden. Gleichzeitig geht es jedoch darum, den Arbeitsaufwand nicht zu sprengen und keine unnötig hohen Papiermengen anzuhäufen. Hierbei kann eine digitale Signatur helfen.

Eine digitale Signatur macht wichtige Dokumente und E-Mails rechtskräftig und sorgt dafür, dass diese hohen Sicherheitsansprüchen gerecht werden. Sie gewährleistet zudem die Echtheit von Dokumenten und E-Mails. Dabei gibt es einige entscheidende Anforderungen für eine digitale Signatur. An allererster Stelle sollte diese nicht fälschbar sein. Gleiches gilt für das signierte Dokument bzw. die signierte E-Mail. Außerdem ist es wichtig, dass sich ihre Echtheit überprüfen lässt. Weiterhin darf sich eine digitale Signatur nicht von einem Dokument auf ein anderes übertragen lassen.

Biometrische, zentrale oder Remote-Signatur – diese Möglichkeiten gibt es

Je nach Anforderungen kann ein Unternehmen wählen, welcher Sicherheitslevel seine digitale Signatur haben soll, und seine Dokumente damit versehen. Hierbei gibt es die Option einer fortgeschrittenen oder einer qualifizierten Signatur. Weiterhin lassen sich digitale Signaturen in drei mögliche Ausführungen differenzieren:

1. Die Remote-Signatur: Wählt ein Benutzer die Remote-Signatur, um ein per E-Mail gesendetes Dokument zu signieren, wird seine Identität zunächst vom jeweiligen Signatur-Dienstleister bestätigt. Dieser sendet ihm per SMS einen Code, mit dem sich das Dokument überprüfen, signieren und wieder in das genutzte Workflow-System einbinden lässt.

2. Die biometrische Signatur: Hier verwendet der Unterzeichner ein Tablet und einen Stift. Die Verifizierung erfolgt über biometrische Daten wie z.B. Schreibdruck und -geschwindigkeit. Diese sind mit der Signatur in das Dokument eingebettet. Signierte Dokumente werden über digitale Workflows direkt an das System zurückübermittelt. Bei dieser Anwendung sind rund 80 iOS-, Windows- und Android-Geräte zugelassen.

3. Die zentrale Signatur: Die Identität des Remote-Signierenden wird zunächst durch den Signatur-Dienstleister verifiziert, bevor der Benutzer das Dokument einsehen oder signieren kann. Nach der Freigabe durch den Benutzer bringt der Signatur-Dienstleister die Benutzersignatur direkt auf das Dokument auf und platziert sie wieder im Workflow-System.

Nahtlose Integration für einen flüssigen Workflow

Fest steht, dass die digitale Signatur ein fester Bestandteil in jedem modernen Unternehmen sein soll – ganz gleich, um welche Betriebsgröße oder Tätigkeitsbranche es sich handelt. Zügig unter jedes digitale Dokument gesetzt, sorgt sie zum einen dafür, dass sich Papiermengen erheblich reduzieren lassen. Hunderte Ausdrucke, dicke Ordner und volle Archive gehören damit der Vergangenheit an. Zum anderen vereinfachen digitale Signaturen den sicheren Dokumenten-Workflow in Unternehmen.

Damit das wirklich funktioniert, kommt es auf die richtige Implementierung an. So sollte sich eine digitale Signatur schnell, sicher und direkt in ein Dokument einfügen lassen – und zwar ohne dass der Vorgang die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse beeinträchtigt. Zudem ist es wichtig, dass sich die digitale Signatur nahtlos in das jeweils genutzte Workflow Management eines Unternehmens integrieren lässt.

Eine digitale Signatur beschleunigt zentrale Prozesse

Wer auf die Arbeit mit digitalen Signaturen setzt, spart nicht nur Papier und fördert einen sicheren Workflow, sondern beschleunigt auch wichtige Prozesse innerhalb eines Unternehmens. So lässt sich durch die Vorauswahl von festen oder dynamischen Signaturpositionen auf jedem Dokument sowie durch die Identifizierung von spezifischem Ankertext bestimmen, an welche Stelle die Signatur platziert werden soll. Gibt der Benutzer zum Beispiel „Kundensignatur“ als Ankertext an, so bietet ihm das System diesen Ort intuitiv für digitale Signaturen an.

Zudem ist eine gleichzeitige Verwendung von einer Signatur für mehrere überprüfte Dokumente möglich. Nach der Signierung lassen sich diese Dokumente ganz einfach wieder in das Workflow-System einbinden. Die übersichtliche Darstellung der Details einer digitalen Signatur innerhalb des mit jedem signierten Dokument verbundenen Workflows sorgt dafür, dass alle Arbeitsschritte jederzeit nachvollziehbar sind. Damit sparen Unternehmen eine Menge an wertvoller Arbeitszeit – und dass bei höchsten Sicherheitsstandards. Denn für die qualifizierte Signatur werden alle Dokumente direkt aus dem Workflow an einen externen Trust Service Provider geschickt. Ist die Identität geprüft und das Dokument unterzeichnet, wird es automatisch wieder an das Dokumentenmanagement-System des Unternehmens übermittelt.

Ein weiterer Vorteil, den die digitale Signatur bietet, ist ihre einfache Einrichtung. So muss sich ein Unternehmen nur ein einziges Mal registrieren, den Service des Signatur-Dienstleisters abonnieren und kann dann direkt von der digitalen Signatur profitieren. Flexible Kostenmodelle machen die Nutzung darüber hinaus individuell skalierbar, sodass sich für alle Anforderungen die richtige Lösung findet.

Optimieren Sie Ihren digitalen Workflow

Die Verwaltung digitaler Workflows stellt viele Unternehmen vor Schwierigkeiten. Während Dokumente und Daten an verschiedene Stellen geleitet werden, können Informationen verloren gehen. Eine fehlende Struktur hat oftmals überflüssige Schritte zur Folge, die die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen. Wie stellen Sie sicher, dass in Ihrem Unternehmen die richtigen Dokumente die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit erreichen? Und das möglichst schnell?

Tipps, um Ihren digitalen Workflow zu verbessern:

1) Durchdenken und dokumentieren Sie Ihren aktuellen Workflow-Prozess: Um Ihren digitalen Workflow zu verbessern, benötigen Sie zunächst einen Einblick in das, was Ihre Mitarbeiter tun und wie sie es tun.

2) Holen Sie Feedback von Benutzern ein: Befragen und beobachten Sie Personen, die die Prozesse anwenden, die Sie verbessern möchten. Anschließend können Sie ein zentrales Dokumenten-Repository und andere Elemente entwickeln, die einen besseren Workflow-Prozess unterstützen.

3) Optimieren Sie Ihre Prozesse Schritt für Schritt: Schrittweise Prozessverbesserungen sind der Schlüssel zu bleibender Veränderung. Konzentrieren Sie sich also darauf, kleinere Prozesse zu verbessern. Sie müssen nicht mit dem absolut besten digitalen Workflow beginnen, der jedes Problem löst.

4) Machen Sie digitale Workflows flexibel und anpassbar: Häufig werden Workflows von einem Administrator festgelegt und konfiguriert. Das bedeutet allerdings, dass Benutzer jedes Mal den Administrator kontaktieren müssen, wenn sie den Workflow ändern möchten. Ein gutes System lässt zu, dass Benutzer selbst Anpassungen vornehmen können, ohne die IT-Abteilung auf den Plan rufen zu müssen.

Was Sie vermeiden sollten:

1) Gestalten Sie Workflows nicht unnötig komplex: Viele Workflow-Systeme sind äußerst komplex und müssen von vielen Personen konzipiert werden. Die Workflows selbst sollten jedoch so einfach wie möglich gehalten werden.

2) Machen Sie nicht alles alleine: Wenn Sie ein neues System für digitale Workflows implementieren, nehmen Sie professionelle Unterstützung in Anspruch.

3) Unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen digitaler Workflows: Wenn Sie sich genügend Zeit nehmen, einen Prozess zu automatisieren und zu optimieren, können Sie sich besser auf seinen Inhalt konzentrieren. Mit anderen Worten: Je mehr Sie im Hintergrund automatisieren, desto mehr Zeit und Energie haben Ihre Mitarbeiter, um sich auf umsatzsteigernde Aufgaben zu konzentrieren.

Viele Unternehmen machen es sich einfach und ignorieren die Opportunitätskosten. Nichtstun kann sie jeden Tag Geld kosten, auch wenn diese Kosten nicht immer offensichtlich sind.

Die Optimierung digitaler Workflows ist eine Investition, die sich mehrfach auszahlt – sowohl durch erhöhte Produktivität als auch durch weniger Frust unter Ihren Angestellten. Die Laune steigt, wenn sie mit einem intuitiv zu bedienenden System arbeiten.

Möchten Sie mehr über die Verbesserung Ihrer Prozesseffizienz erfahren? Nehmen Sie noch heute Kontakt mit Datenträger auf für eine kostenlose Beratung und umfassende Kosten-Nutzen-Analyse