Ein papierloses Büro: So wird der Traum zur Realität

Ein papierloses Büro glich noch vor wenigen Jahren einem unerfüllbaren Traum. Doch die Zeiten haben sich geändert: Im Zuge des digitalen Wandels kann mittlerweile jedes Unternehmen von den Vorteilen eines papierlosen Büros profitieren. Welche das sind und welche Schritte Sie sicher zum Ziel bringen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Weshalb Sie sich von einem papierbasierten Dokumentenmanagement verabschieden sollten

Die Erfahrung hat gezeigt, dass Unternehmen, die sich von papierbasierten Prozessen verabschiedet haben, einen enormen Nutzen aus der Umstellung ziehen. Sie sparen nicht nur Kosten, sondern profitieren auch von Vorteilen wie transparenteren Arbeitsabläufen und einer höheren Kundenzufriedenheit.

Lassen Sie uns nun anhand einiger Beispiele genauer beleuchten, weshalb ein papierbasiertes Dokumentenmanagement nicht zukunftsfähig ist.

Sind Sie auch schon einmal bei der Suche nach wichtigen Dokumenten verzweifelt? Dann wissen Sie, wie viel Zeit und Energie mit einem papierbasierten Ablagesystem verschwendet wird. Nach Meinung angesehener Experten bindet die Suche nach Informationen in Unternehmen, die ein papierbasiertes Dokumentenmanagement nutzen, 30 bis 40 Prozent des Arbeitstages. 

Diese Beeinträchtigung geht auch mit enormen Ausgaben einher. Im Schnitt verursacht bereits ein einziges falsch abgelegtes Dokument durchschnittliche Kosten in Höhe von 100 Euro. Geht das Dokument sogar völlig verloren, erhöht sich diese Summe schnell auf einen Betrag zwischen 280 und 560 Euro. 

In Unternehmen, die ihr Dokumentenmanagement digitalisiert haben und auf ein papierloses Büro setzen, ist das nicht Fall. Mit der passenden Software können alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf zentral gespeicherte Informationen zugreifen und dadurch jede Menge Zeit und Geld sparen.

Wie Sie von dem papierlosen Büro profitieren

Ein papierloses Büro erlaubt es nicht nur, die verschiedenen Geschäftsprozesse transparenter zu gestalten, sondern sie werden auch effizienter, da sich viele Routineaufgaben automatisieren lassen. Seien es Rechnungen, Aufträge oder Serviceanfragen: Die Bearbeitung alltäglicher Aufgaben gestaltet sich mit einem digitalen Dokumentenmanagement so leicht wie nie zuvor und die Fehlerquote sinkt.

Vor allem die Buchhaltung kann von dieser Tatsache profitieren, wie das Beispiel elektronischer Rechnungen zeigt. Falls Sie Ihre Rechnungen digitalisiert zugesendet bekommen, entfallen umständliche Aufgaben wie Scan- oder Kopiervorgänge. Rechnungen können automatisiert weitergeleitet, sicher auf Knopfdruck archiviert und relevante Informationen wie Kundendaten von professionellen ECM-Systemen automatisch ausgelesen werden. Ein weiterer Vorteil elektronischer Rechnungen: Sie senken die Ausgaben enorm. Experten gehen davon aus, dass die deutsche Wirtschaft jährlich 500 Milliarden Euro einsparen könnte, wenn die Kosten für Porto, Papier und Druck in die Rechnung einbezogen werden.

Ein papierloses Büro in 90 Tagen – So klappt die Umsetzung!

90 Tage. Innerhalb dieser Zeit können Sie sich von Papierakten befreien und ein papierloses Büro ins Leben rufen. Sie denken, dieses Versprechen sei nicht realistisch? Dann sagen wir: Doch, das ist es – vorausgesetzt, Sie halten sich genau an die einzelnen Schritte, die wir Ihnen heute vorstellen werden.

Allerdings ist ein papierloses Büro nichts, was einfach so aus dem Boden gestampft werden kann. Stattdessen müssen einige Grundvoraussetzungen gegeben sein, um das Projekt zum Erfolg zu führen: Ihre Mitarbeiter müssen mitziehen, Sie benötigen die richtige Technologie und vor allem sollten Sie eine klare Strategie verfolgen!

Lassen Sie uns die einzelnen Schritte nun kurz und knapp anreißen (eine detailliertere Erläuterung finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden „Papierlos in weniger als 90 Tagen“):

Schritt 1: Lenkungsausschuss etablieren

Der Erfolg eines jeden Projekts hängt davon ab, wie gründlich es vorbereitet wird – so auch bei der Einführung des papierlosen Büros. Etablieren Sie deshalb zunächst einen Lenkungsausschuss, der sich aus Mitgliedern der Geschäftsführung sowie den einzelnen Abteilungsleitern zusammensetzt.  

Schritt 2: Aufmerksamkeit erzeugen

Eine Initiative wie die Einführung eines papierlosen Büros benötigt zwingend die Unterstützung einer breiten Basis, um schnellstmöglich Erfolge zu verzeichnen. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Aufmerksamkeit erzeugen und Ihren Mitarbeitern den Nutzen des papierlosen Büros klar vor Augen führen.

Schritt 3: Geschäftsprozesse analysieren

Ihre Bemühungen, schnellstmöglich von einem papierlosen Büro profitieren zu können, werden nur dann Früchte tragen, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse im Vorfeld gründlich analysieren. Klären Sie genau, in welchen Bereichen der größte Verbesserungsbedarf besteht und greifen Sie in diesem Zusammenhang auch ganz bewusst auf das Feedback Ihrer Mitarbeiter zurück.

Schritt 4: Design der ECM-Konfiguration

In dieser Phase geht es darum, das Wissen des Lenkungsausschusses mit der technischen Expertise eines externen Dienstleisters zu verknüpfen. Die Zeit der grauen Theorie ist damit vorbei: Das geplante papierlose Büro nimmt langsam, aber sicher Gestalt an.

Schritt 5: Betrieb der ECM-Lösung

Nun geht es ans Eingemachte: Die gewählte ECM-Lösung kann in die Testphase starten, und die Weiterbildung der Mitarbeiter beginnt. Ihre Systemadministratoren bekommen Gelegenheit, externen Experten über die Schulter blicken, während diese das System auf den Servern oder in der Cloud konfigurieren.

Schritt 6: Dokumentation des papierlosen Büros

Sie haben das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen verwirklicht? Gratulation, doch damit ist das Projekt noch lange nicht beendet. Ein papierloses Büro ist ein kontinuierlich wachsendes System, das sich einer Arbeitsumwelt anpasst, die sich ständig verändert.

Wenn Sie erfahren möchten, worauf Sie in diesem Zusammenhang unbedingt achten sollten und wie Sie die vorherigen Schritte optimal umsetzen, laden Sie sich hier unseren Leitfaden „Papierloses Büro in 90 Tagen“ herunter. Dort können Sie ausführlich nachlesen, wie  Sie Ihren Arbeitsplatz innerhalb kürzester Zeit in ein papierloses Büro umwandeln und im Anschluss die Erfolge messen können.

Finanzplanung und Steuerprüfung leicht gemacht

Die Qualität der Finanzplanung eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Buchhaltungsunterlagen verwaltet werden. Sind die nötigen Informationen schwer zugänglich, weil sie sich auf Papier in einem Aktenschrank stapeln, sind Probleme bei der Kosten-, Budget- oder Liquiditätsplanung ebenso vorprogrammiert wie Schwierigkeiten bei Audits oder Steuerprüfungen.

Jeder Gewerbetreibende in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente betragen die Fristen sechs bzw. zehn Jahre. Dokumente länger als nötig aufzubewahren, ist aus zwei Gründen von Nachteil:

  • Erstens fallen überflüssige Kosten für Speicherplatz und Dokumenten-Management an
  • zweitens erhalten die Prüfer unnötige Anhaltspunkte für etwaige Beanstandungen, da sie alle vorliegenden Unterlagen nutzen dürfen.

Auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, vernichten viele Unternehmen die Dokumente nicht. Oftmals erschwert die Art der Ablage bzw. Speicherung dieses, da es meistens ein mühsamer manueller Vorgang. Mit dem „Records Management“ eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dagegen ist eine präzise Einhaltung der Aufbewahrungsfrist jedes Dokumentes automatisch möglich. Beispielsweise lassen sich die Metadaten eines Dokumentes bei der Aufnahme in das elektronische Archiv per Workflow um Erstellungs- oder Empfangsdatum sowie Dokumententyp, etwa Rechnung oder Bilanz, ergänzen.

Danach kümmert sich das DMS um das elektronische Dokument. Läuft seine Aufbewahrungsfrist ab, wird das alte Dokument automatisch gelöscht oder in ein separates historisches Archiv exportiert. Das erleichtert auch die Vorbereitung von Audits und Steuerprüfungen. Mit Papierdokumenten sind diese oft eine Tortur – sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer. Sollen zum Beispiel alle Rechungen aus dem Jahr 2010 geprüft werden, erhalten die Prüfer die entsprechenden Aktenordner und arbeiten sich mühsam durch die Papierberge.

Mit einem DMS ist die Buchhaltung besser vorbereitet. Anfragen der Prüfer können damit so exakt beantwortet werden, dass keine unnötigen Belege mehr ausgehändigt werden müssen. Statt der Belege eines kompletten Jahrgangs im Ordner erhalten die Prüfer die gewünschten Informationen auf DVD – und ausschließlich nur diese Informationen; diese DVD wird einfach mit den Ergebnissen einer simplen Abfrage des DMS gebrannt. Das vereinfacht die Arbeit sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer.

Außerdem verbessert ein DMS Datenschutz und Datensicherheit der vertraulichen Finanzdaten in der Buchhaltung. Damit lässt sich der Zugriff auf bestimmte Dokumente so einschränken, dass nur berechtige Personen damit arbeiten können. Einmal definierte Buchungskontrollen und Prüfpfade machen jederzeit transparent, wer welche Dokumente wann genutzt hat. Das ist wichtig in Bezug auf interne Kontrollsysteme (IKS) und Risikomanagementsysteme (RMS), die sowohl von KonTraG, GoBD, IFRS und HGB als auch vom amerikanischen Sarbanes-Oxley Act und seinen europäischen sowie japanischen Ablegern EuroSOX und J-SOX vorgeschrieben sind.

Kostenanalysen lassen sich mit dem DMS durch die Berücksichtigung von Informationen verbessern, die nicht im ERP-System vorliegen. Das können beispielsweise Details zu Zahlungen sein, die über Termin und Betrag hinausgehen, sich in den Rechnungsdokumenten oder im begleitenden Schriftwechsel befinden und im elektronischen Archiv abgelegt sind. Mit Hilfe des DMS lassen sich die Kostenstrukturen detaillierter analysieren, weil auch die Einflüsse anderer Faktoren – beispielsweise von Lieferverzögerungen oder Reklamationen – berücksichtigt werden können. Diese Zusatzinformationen helfen bei der Kostenplanung enorm; wer genau weiß, warum in der Vergangenheit mehr Geld ausgegeben wurde als vorgesehen wird auch bessere Entscheidungen über künftige Investitionen oder Einkäufe treffen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

So wird Ihr Dokumenten-Management ein Erfolg

Bei der Auswahl eines Enterprise-Content-Management-Systems wissen die Wenigsten, welche Features und Funktionen für ihr Unternehmen wichtig sind. Jedes Unternehmen hat andere Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit ändern. Bei der Suche nach der passenden ECM-Lösung kommt es deshalb nicht nur darauf an, dass die Kriterien des Lastenheftes erfüllt werden. Genauso wichtig ist es, dass die Lösung dank innovativer Technologie auch mit den wachsenden beziehungsweise neuen Anforderungen Schritt hält.

Auswahl eines ECM-Systems

Beim Umstieg auf digitales Dokumenten-Management sollten Sie deshalb bei der Auswahl eines Systems darauf achten, dass die folgenden 5 Innovationen bereits vernünftig implementiert sind:

1. Browserbasiertes User-Interface: Früher erforderten ECM-Systeme komplizierte Software-Installationen am Arbeitsplatzrechner. Um unabhängig von der jeweiligen Hardware zu werden, sollte der User heute mit dem Browser bzw. einem Web-Client arbeiten können. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass im Web-Client ohne Einschränkungen alle Funktionen des ECM-Systems zur Verfügung stehen. So erhält der User einen einfachen, intuitiven Zugriff auf die Dokumente, wie er ihn von modernen Internet-Anwendungen gewohnt ist. Der Web-Client sorgt nicht nur für Plattformunabhängigkeit, sondern erleichtert auch die Einarbeitung in das ECM-System.

2. Kostengünstige Cloud-Infrastruktur: Wurden ECM-Systeme bisher in der Regel im firmeneigenen Rechenzentrum betrieben, wollen heute immer mehr Unternehmer die Vorteile der Cloud nutzen – in Form von Software as a Service. Solche SaaS-Lösungen, die Cloud- und Browser-Technologie kombinieren, versprechen große Kostenvorteile. Vorausgesetzt sie sind skalierbar, serviceorientiert und mandantenfähig. Manche Hersteller bieten sowohl Cloud- als auch Inhouse-Lösungen an. Das ist vor allem für Unternehmen hilfreich, die aufgrund von Compliance- oder Datenschutz-Anforderungen hybride Lösungen benötigen.

3. Mobile Applikationen: Die Bearbeitung von Dokumenten sollte auch mit Smartphone oder Tablet möglich sein. Bei der Auswahl des ECM-Systems ist deshalb darauf zu achten, dass wichtige Funktionen wie Erfassung, Zugriff, Weiterleitung und Ablage auch mobil ausgeführt werden können – und zwar auf allen relevanten Plattformen (Android, iOS und Windows Phone).

Mit der kostenlosen Business-App PaperScan wird beispielsweise eine Quittung direkt über die Kamera des Smartphones erfasst. Das Dokument lässt sich ganz einfach als PDF-Datei in Cloud-Archive wie Dropbox oder Google Drive laden, aber auch wie ein klassisch am Scanner digitalisiertes Dokument in DocuWare archivieren und anschließend einem Workflow zuführen.

4. Automatische Indexierung: Dokumente und Dateien fallen in sehr unterschiedlichen Formaten an, etwa Papierunterlagen, E-Mails oder Office-Dokumente. Damit archivierte Informationen einfach gefunden werden, müssen diese Dokumente indexiert werden.

Bei der manuellen Indexierung werden bei der Erfassung Stichworte vergeben, die den Inhalt charakterisieren. In der Regel sind aber bereits Suchbegriffe vorhanden; die automatische Indexierung erkennt die zum Dokument passenden Ordnungskriterien und fügt sie dem Dokument im Archiv als Indexbegriffe hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.

Der webbasierte Intelligent Indexing Service sucht automatisch die relevanten Indexbegriffe in den Dokumenten. Der User muss diese Vorschläge nur noch bestätigen oder verbessern. Anhand dieses Feedbacks lernt das System selbständig hinzu, sodass bekannte Dokumenttypen wie etwa Rechnungen schon nach kurzer Zeit automatisch abgelegt werden können. Die Zeitersparnis ist enorm.

5. Skalierbare Architektur: Die ECM-Einführung beginnt in vielen Unternehmen in einer bestimmten Abteilung oder bei einem einzigen Prozess, zum Beispiel beim Rechnungseingang. Wird der ECM-Einsatz ausgeweitet, darf das auf keinen Fall die Implementierung einer leistungsfähigeren Software oder Umschulungen der Anwender zur Folge haben.

Deshalb muss sich das ausgewählte ECM-System für den Einsatz mit wenigen Usern genauso gut eignen wie für den unternehmensweiten Einsatz über Abteilungsgrenzen hinweg. Eine skalierbare ECM-Lösung wächst mit den Anforderungen im Unternehmen – und sie funktioniert performant, auch unabhängig von der Zahl der User oder von der Menge zu archivierender Dokumente.

Natürlich hat jeder Unternehmer eigene Anforderungen an das digitale Dokumenten-Management und wird Prioritäten setzen. Dennoch ist eines gewiss: Werden bei der Entscheidung für ein ECM-System die 5 aufgeführten Innovationen berücksichtigt, stärkt die ausgewählte Software auf jeden Fall langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

Revisionssicherheit im Archiv

Unter einem revisionssicherem Archiv versteht man nicht etwa Archive, die vor den Zugriff von Revisoren geschützt sein sollen, sondern das Gegenteil. Revisoren – oder landläufig Wirtschaftsprüfer – sollen möglichst einfach Zugriff auf alle digitalen Unterlagen erhalten, welche sie zur Durchführung ihrer Prüfung benötigen. Diese müssen nicht nur wiederauffindbar und sicher, sondern vor allem auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert sein.

Im Wesentlichen handelt es sich hierbei um geschäftliche Korrespondenz und meist Belege wie Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Aufträge, Verträge und andere Unterlagen, die einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Diese sind in Steuer- und Handelsrecht begründet.

Nicht nur die vereinfachte Vor- und Nachbereitung von Unternehmensprüfungen, sondern auch pragmatische Gründe wie die schnelle und vollständige Auffindbarkeit aller Unterlagen in Bezug auf einzelne Vorgänge oder Projekte sind hilfreich. Insbesondere wenn die zur Beweisführung bei Streitigkeiten herangezogen werden müssen.

Bei der fortschreitenden Digitalisierung aller Prozesse und Inhalte geht es zwar in erster Linie um Kosten- und Prozesseffizienz, doch Aspekte wie Qualität, Compliance und Rechtssicherheit gewinnen zunehmend an Bedeutung. Insgesamt versuchen die Unternehmen mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), ihre Auskunftsfähigkeit zu verbessern – gegenüber Kunden und Lieferanten, aber auch gegenüber Banken, Versicherungen und Behörden.

Was bedeutet revisionssicher?

Die Frage ist: Was bedeutet bei all dem „revisionssicher“? Die Antwort ist einfach: Vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen geschützt. Denn Dokumente könnten – falls Sicherheitsmaßnahmen nicht ausreichend wären – sowohl in digitaler Form als auch ganz konventionell auf Papier, unbeabsichtigten oder gar böswilligen Manipulationen ausgesetzt sein. Deshalb wurden vom Gesetzgeber Regelungen für die Handhabung von geschäftlichen Dokumenten im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit erlassen.

Moderne DMS-Lösungen tragen erheblich zur Einhaltung der Revisionssicherheit bei.. Voraussetzung dafür ist die adäquate Implementierung des DMS, inklusive entsprechender Funktionalitäten, wie zum Beispiel Versionierung oder Vertragsmanagement. Um das volle Potential der Software nutzen zu können, sollten Nutzer und Administratoren entsprechend eingewiesen werden. Intuitive Bedienkonzepte und vorgefertigte Workflows erleichtern nicht nur das tägliche Arbeiten mit dem DMS-System, sondern stellen durch Workflows auch die Einhaltung definierter Prozesse sicher.

Dank automatischer Versionierung werden die ursprüngliche Fassung und alle Evolutionsstufen eines Dokuments weiter vorgehalten, um auch im Nachhinein Nachverhandlungen oder andere Anpassungen nachvollziehen zu können. Dabei dokumentiert das DMS dann automatisch, wer was wann geändert hat.

Qualität, Compliance und Rechtssicherheit

Schauen wir genauer auf den Begriff Revisionssicherheit. Im Wirtschaftslexikon Gabler ist er definiert als „Zustand innerhalb von Unternehmen, dessen Systeme und operative Prozesse im Lichte gesetzlicher (…) Vorschriften als ordnungsgemäß bzw. angemessen angesehen werden kann.“ Der speziellere Begriff Revisionssicherheit eines DMS orientiert sich im technischen und organisatorischen Kontext am allgemeinen Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht; gemeint sind aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.

In Deutschland spielen dabei drei gesetzliche Vorgaben die Hauptrolle: Das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB, also die Aufbewahrung von Unterlagen und die Führung der Handelsbücher), die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoDB, vormals GoBS und GDPdU).

Auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar, verfälschungssicher

Revisionssicherheit beim DMS-Einsatz meint das Verfahren der Aufbewahrung von Dokumenten – also nicht nur die einzelnen Hardware- und Software-Bestandteile, sondern auch deren Zusammenspiel und ihre Nutzung. Revisionssicherheit setzt sichere Abläufe, eine angemessene Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens, den sicheren DMS-Betrieb und eine exakte Verfahrensdokumentation voraus.

Das wesentliche Merkmal revisionssicherer Systeme ist, dass alle Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist daher ein zentraler Bestandteil aller Bestrebungen, die Compliance von Informationssystemen sicherzustellen. Abgeleitet von HGB-Vorschriften sind folgende Kriterien entscheidend für die Revisionssicherheit:

  • Richtigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
    Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

 

Legt man die GoBD zugrunde, die seit Anfang 2017 gelten, müssen aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen wie folgt gespeichert werden: im Original, unverlier- und unveränderbar, jederzeit sofort und lückenlos verfügbar und nicht zuletzt maschinell auswertbar. Das geht also weit über die Anforderung „revisionssicher“ hinaus. Und: Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen chronologisch geordnet und materiell mit dem richtigen, erkennbaren Inhalt festgehalten werden.
„Im Original“ besagt, dass bei digitalen Dokumenten die Ursprungsdatei erhalten bleiben muss. Wird etwa eine Word-Datei nachträglich bearbeitet oder in ein PDF-Dokument umgewandelt, so muss die ursprüngliche Word-Datei auf jeden Fall archiviert bleiben. Ein gescanntes Papierdokument muss nicht aufbewahrt werden, wohl aber der Original-Scan.

Wertvolle Tipps von VOI und Bitkom

„Unverlierbar“ soll heißen, dass keine Dokumente verloren gehen dürfen, weder im Archiv noch auf ihrem Weg dorthin. „Maschinell auswertbar“ bedeutet, dass alle Programme, die ein Dokument lesbar abbilden, dauerhaft vorgehalten werden müssen, zum Beisiel Word, PowerPoint oder Acrobat Reader. Weil das insgesamt eine große Fülle sehr detaillierter Vorschriften ist, sind Merksätze und Tipps hilfreich, wie sie von VOI oder Bitkom veröffentlicht worden sind.

Die erste Version der Merksätze des VOI zur revisionssicheren digitalen Archivierung wurde bereits in den 1990er Jahren veröffentlicht und über die Jahre entsprechend angepasst. In der letzten Neuauflage vom Mai 2019 wurde im Titel der Begriff der Archivierung durch den Begriff der Aufbewahrung ersetzt, um dem Cloud-Trend und den zunehmenden Compliance-Erfordernissen Rechnung zu tragen.

Auch der Digitalverband Bitkom hat in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) die Richtlinien der GoBD in 10 Merksätzen für das revisionssichere elektronische Ablegen von Dokumenten zusammengefasst. Sie stellen die gesetzlichen Vorgaben für die IT-gestützte Buchführung kurz und kompakt dar und geben Tipps für die Unternehmerpraxis.

Verfahrensdokumentation gefordert

Zusätzlich zu den oben genannten Kriterien schreibt der Gesetzgeber bei der rechtskonformen Archivierung eine Verfahrensdokumentation vor. Diese Dokumentation muss alle Archivierungsvorgänge und deren Kontrollmechanismen sowohl technisch als auch organisatorisch beschreiben. Die Inhalte einer solchen Dokumentation reichen vom

Erfassen, Empfangen und Digitalisieren über das
Indizieren, Verarbeiten, Wiederfinden und Ausgeben bis hin zum
Aufbewahren und Vernichten von Dokumenten.

Praktische Tipps für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation liefert die 2015 erstellte Bitkom-Checkliste für die Auswahl von Dokumentenmanagement-Systemen. Darin werden u.a. auch die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen IT-Betrieb nach GoBD beschrieben.

Dokumente im direkten Zugriff, aber revisionssicher archiviert

Ein modernes DMS bietet vielfältige Funktionen zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren digitaler Dokumente. Dazu gehören nicht nur Archivierung und Output-Management, sondern auch Business-Process-, Workflow- und Dokumenten-Management sowie Collaboration-Features zur Unterstützung der Teamarbeit. Dazu können weitere Module kommen, etwa zur Verwaltung von Post- und Rechnungseingang, Verträgen oder Personalakten.

Heutige Dokumentenmanagement-Systeme fügen sich nahtlos in ERP-Systeme wie SAP, oder Steuersoftware wie die von DATEV und andere Lösungen ein. Aber auch CRM-Systeme, SharePoint oder Microsoft Office werden an DMS-Systeme angedockt. Die Anwendungsfälle sind kaum begrenzt und die Anbindung an Branchen- und Individualsoftware ist kein Problem. Unternehmen sind auf diese Weise in der Lage, Gesetze und Vorschriften bezüglich Nachweis- und Revisionssicherheit, echter Dokumentation und Aufbewahrungsfristen, einzuhalten.

So profitieren Sie von der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen

So profitieren Sie von der Workflow-Automatisierung in Ihrem Unternehmen Unternehmen, die langfristig wettbewerbs- und zukunftsfähig sein möchten, kommen heute um eines nicht herum: Agilität. Nur wer agil und flexibel handelt, kann auf lange Sicht am Markt bestehen. Leider gibt es nach wie vor einen Faktor, der viele Betriebe bei ihrem Ziel bremst – das Papier. Denn papierbasierte Prozesse verlangsamen die Produktivität eines Unternehmens. Doch mittels Workflow-Automatisierung lässt sich das ändern. Wie genau das funktioniert und in welchen Bereichen Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen zu einer neuen Produktivität verhilft, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das goldene Zeitalter der Digitalisierung (endlich) richtig nutzen

Jedes Unternehmen hat mindestens in einer Abteilung mit häufig wiederkehrenden Aufgaben und täglich zu treffenden Entscheidungen zu tun. Nach wie vor setzen etliche Betriebe dabei auf papierbasierte Prozesse. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Das lässt sich ändern: mit einer Workflow-Automatisierung. Denn Routineaufgaben und alltägliche Entscheidungen lassen sich mit einer solchen Büroautomationslösung wesentlich schneller und einfacher erledigen. Lenken nämlich Workflows den Dokumenten- und Informationsfluss, haben die Mitarbeiter eines Unternehmens mehr Zeit für andere, produktivere Arbeiten.

Generell hilft die Workflow-Automatisierung dabei, manuelle, papierbasierte Arbeiten zu ersetzen. Alltägliche und wiederholt anfallende Arbeitsprozesse benötigen so keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft, und die Knowledge Worker eines Unternehmens sind von zeitraubenden Prozessen entlastet. In welchen Bereichen Workflow Management zu einer besonderen Steigerung der Produktivität beitragen kann, zeigen die folgenden vier Beispiele:

1. Workflow-Automatisierung in der Buchhaltungsabteilung

Rechnungen lesen, den Zuständigkeiten entsprechend weiterleiten, bearbeiten oder ablegen – das alles kostet viel Zeit, die hochgerechnet auf einen ganzen Arbeitstag regelrecht vergeudet wird. Doch gerade im Bereich des Rechnungswesens lässt sich diese wertvolle Zeit mittels Workflow-Automatisierung einsparen. Beispielhaft zeigen lässt sich das an einem typischen Fakturierungsvorgang.

Nicht automatisiert würde der Vorgang einer Rechnungsbearbeitung wie folgt aussehen: Eine Rechnung gelangt auf elektronischem Wege oder in Papierform in ein Unternehmen. Dann wird sie meist erst von der Person geprüft und freigegeben, die die Waren oder die Dienstleistungen bestellt hat. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an die Führungsetage und das Finanzteam weitergeleitet – ein manueller, linearer Prozess, der sich endlos hinziehen kann. Wer jedoch auf eine Prozessautomatisierung setzt, kann den Vorgang massiv beschleunigen. Denn mithilfe der Büroautomation werden eingehende Rechnungen sofort digital erfasst, auf intelligente Weise indexiert, automatisch zur Freigabe weitergeleitet und im ERP-System verbucht. Menschliche Eingriffe bleiben dabei minimal. So verkürzt ein automatisierter Workflow den Fakturierungsvorgang von Wochen auf wenige Tage.

2. Workflow-Automatisierung in der Personalabteilung

Auch die Arbeit in der Personalabteilung eines Unternehmens dreht sich überwiegend um alltägliche Routineaufgaben. Einarbeitungen und Kündigungen, die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen oder das Bewerbermanagement kosten die Mitarbeiter viel Zeit – und bieten gleichzeitig ein großes Potenzial zur Workflow-Automatisierung. Digitale Workflows beschleunigen sämtliche Abläufe und eliminieren unnötige Arbeitsschritte. So verhindern sie mittels Standardisierung beispielsweise lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Die Workflow-Automatisierung hilft dabei, Meetings besser zu planen und zu organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können. Für das Unternehmen bedeutet diese Zeitersparnis zudem eine erhebliche Kostenreduktion.

3. Audits besser durchführen mittels Workflow-Automatisierung

Eine lückenlose Dokumentenkontrolle auf belastbaren Prüfpfaden ist sicherlich der Traum eines jeden Auditors. Und es muss kein Traum bleiben – sofern Unternehmen Abstand nehmen vom Papier. Denn in Betrieben, die auf manuelle Prozesse und papierbasierte Daten angewiesen sind, entwickelt sich ein Audit schnell zu einem ausgewachsenen Albtraum. Und das für Auditor und Finanzbuchhaltung gleichermaßen. Denn von der zeitraubenden Suche nach Dokumenten in den Tiefen des Archivs und endlos langen Prüfverfahren sind alle betroffen. Wer hier allerdings auf Workflow-Automatisierung setzt, ist auf dem besten Weg zu lückenlosen, genauen und sicheren Audits.

Mittels Workflow-Automatisierung und einer intelligenten, digitalen Dokumentenmanagement-Lösung lassen sich interne sowie externe Audits einfach und schnell vorbereiten. Automatisierte Workflows erfassen mithilfe einfacher Abfragen relevante Daten und wandeln diese ganz einfach in digitale Informationen um, die sich jederzeit für den Auditor abrufen lassen. Verzögerungen und drohende Bußgelder gehören damit der Vergangenheit an. Darüber hinaus müssen insbesondere börsennotierte Unternehmen, die zur Einhaltung des Sarbanes-Oxley verpflichtet sind, engmaschig alle Zugriffsberechtigungen auf hochsensible Finanzdaten überwachen. Auch das lässt sich durch Workflow-Automatisierung umsetzen. So haben alle Abteilungen von Finanzwesen und Controlling über Personalwesen bis hin zur Beschaffung künftige Audits vollständig im Griff. Deswegen empfiehlt es sich, in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Workflow-Automatisierung zu investieren.

4. Mit Workflow-Automatisierung in die Cloud wechseln

Die Zukunft wettbewerbsfähiger Unternehmen liegt in der Cloud. Alte Technologien, wie zum Beispiel On-Premises-Lösungen, sind auf lange Sicht zu unflexibel und können die Anforderungen der Digitalisierung nicht zu einhundert Prozent erfüllen. Es gilt also, eine leistungsstarke Technologie zu finden, die sowohl sicher und kostengünstig als auch datenorientiert ist. Cloud-Services sind hier ein fester Bestandteil des technologischen Strategieplans – ausnahmslos und vor allem im Bereich der Workflow-Automatisierung.

So ist der Wandel der On-Premises-IT zu maßgeschneiderten Cloud-Services bereits das Technologie-Highlight des letzten Jahrzehnts. Neben einer einfachen Bereitstellung und Wartung sind es vor allem die Mitarbeiterorientierung und die nutzungsbasierten Kosten, mit denen Cloud-Services überzeugen. Hinzu kommt ein umfassendes Sicherheitskonzept, bei dem die Anbieter Skaleneffekte nutzen und ein Sicherheitssystem bereitstellen können, das weit über die Möglichkeiten eines einzelnen Unternehmens hinausgeht. Statt Patches zu verwalten, kann sich das firmeninterne IT-Team anderen, wichtigen Projekten, wie z.B. der Systemintegration, widmen. Hinzu kommt, dass die Nutzung von Workflow-Automatisierung in Verbindung mit Cloud-Services einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Inhalte ermöglicht. Das macht Unternehmen erst recht produktiv und agil.

Wer jedoch denkt, Workflow-Automatisierung meint die Ablösung des Menschen durch Maschinen, der liegt falsch. Im Gegenteil: Digitale, automatisierte Workflows sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter eines Unternehmens nicht mehr um zeit- und nervenraubende Prozesse kümmern müssen, sondern endlich wirklich produktiv arbeiten können – für eine stärkere Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit des ganzen Unternehmens.

 

Dokumentenmanagement-System kontra Kostenfresser

Noch immer prägen Papierberge die Schreibtische vieler Büros – und Regalreihen voller Aktenordner sind dort nach wie vor grauer Arbeitsalltag. Deshalb werden typische Büroarbeiten wie die Ablage und das Auffinden von Dokumenten oft zum Zeit- und Kostenfresser. In diesem Beitrag finden Sie wichtige Tipps aus der Praxis für mehr Effizienz in der Dokumenten-Verwaltung.

Das Problem mit den Kostenfressern kann ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) schnell lösen. Es automatisiert viele Arbeitsschritte in den Geschäftsprozessen, andere kann es mit Hilfe vordefinierter Workflows IT-gestützt in wenigen Schritten digital abwickeln. Dank der Suchfunktion sind alle Dokumente in wenigen Sekunden auffindbar, das aufwendige Durchsuchen von Ordnern entfällt.

Experten schätzen, dass ein Dokumentenmanagement bis zu 50 Prozent der Bürokosten und 30 bis 40 Prozent der Arbeitszeit bei der Verwaltung der Informationen sparen kann, die zuvor in Dokumentensilos wie Aktenschränken und E-Mail-Konten verborgen waren. Der Grund ist einfach: Das DMS sortiert die Dokumente automatisch nach individuellen Kriterien des Mitarbeiters und gemäß der Vorgaben des Unternehmens; falsche Ablagen gehören der Vergangenheit an. Eine optische Zeichenerkennung automatisiert die Archivierung und Verschlagwortung der Dokumente zusätzlich.

Digitalisierung von Papierdokumenten

Heutzutage erstellen Scanner digitale Versionen von Papierdokumenten in einem Takt von 30 bis 60 Seiten pro Minute. Die Digitalisierung spart dann die Kosten für Material, Versand und Porto für Papierdokumente – und reduziert die Anschaffung und Wartung vieler Drucker und Kopierer.

Ein gutes Dokumentenmanagement-System ist mit umfassenden Funktionen ausgestattet. Es kann Papierdokumente nicht nur einscannen und verwalten, sondern organisiert auch andere digitale Dateien, wie etwa E-Mails und Microsoft Office-Dokumente.

Dokumentenmanagement-Systeme sparen viel Zeit

Wenn das digitale Dokumenten-Management den Mitarbeitern jeweils 30 bis 60 Minuten Arbeitszeit am Tag erspart, kann diese Zeit sinnvoll anderweitig genutzt werden – etwa zur Anbahnung neuer Geschäfte oder zur Verbesserung der Servicequalität.

Auch an anderer Stelle spart eine DMS Software viel Zeit, denn alle Dokumente werden zentral elektronisch gespeichert. So sind sie für jedermann einfach und schnell auffindbar. Zumal die Suchfunktion des Dokumentenmanagement-Systems sowohl die Metadaten als auch den Inhalt der Dokumente nutzt.

Egal ob Mailanhänge oder Rechnungsscans – ein gutes DMS übernimmt Dokumente aus allen gängigen Quellen und Anwendungen und stellt diese übersichtlich dar. Seine Benutzeroberfläche ist dabei reduziert – aber intuitiv und mächtig, sie lässt sich auch auf Tablets und Smartphones leicht bedienen.

Sorgfältige Installation des Dokumentenmanagement-Systems

Wichtig ist die sorgfältige Installation und Inbetriebnahme des DMS, so dass die Sicherheit und Vertraulichkeit aller Dokumente jederzeit gewährleistet bleibt. Durch die richtige Vergabe von Rollen und Rechten kann garantiert werden, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Dokumente erhalten. Durch eine Versionierung bleiben Änderungen der Dokumente jederzeit rechtssicher im Blick – und können bei Bedarf nachvollzogen oder auch wieder rückgängig gemacht werden. Doppelte Bearbeitung lässt sich einfach vermeiden. Eingangsstempel und Anmerkungen können automatisch gesetzt werden.

Damit die papierlosen Prozesse reibungslos funktionieren, ist eine gründliche Planung entsprechender „Workflows“ und etwaiger Erweiterungen der DMS-Funktionen notwendig – eventuell auch die Implementierung individueller Anpassungen. Die Abbildung dokumentenintensiver Prozesse wie Posteingang, Rechnungsprüfung oder Vertragsmanagement ist dann in einem guten DMS vordefiniert oder über Add-ons realisierbar; externe Schnittstellen erlauben außerdem die Automatisierung weiterer Geschäftsprozesse. Beispielsweise lässt sich die Buchhaltungssoftware um eine Schaltfläche erweitern, über die man Zugriff auf alle Buchhaltungsdokumente erhält, die einen Bezug zum Inhalt des aktuellen Bildschirms aufweisen.

Das Dokumentenmanagement-System und digitale Workflows

Weiterer Vorteil: Ein digitaler Workflow erfordert keine umfangreiche Schulung. Tatsächlich ähnelt er meistens dem bisherigen Papiersystem, so dass er intuitiv und einfach zu nutzen ist. Wird zum Beispiel ein digitales Dokument elektronisch gestempelt, sieht das genauso aus, als wäre ein klassischer Papierstempel benutzt worden. Der digitale Workflow leitet das Dokument aber automatisch an die nächste Person im Workflow weiter, so dass es nicht in einem Postkorb für Papierdokumente liegen bleibt.

Auch wenn ein Dokumentenmanagement-System an vielen Stellen im Unternehmen Zeit spart und direkte Kosten senkt, spiegelt das den Gesamtvorteil für das Unternehmen nur sehr unvollständig wider. Wichtiger als die Kostenperspektive ist der Blick auf den Mehrwert, den ein DMS liefert – etwa durch die Neugestaltung von Geschäftsprozessen oder den Gewinn an Zeit und Qualität beim Dokumenten-Management. Denn der größte Mehrwert digitaler Dokumentenmanagement-Systeme sind die Einsparungen indirekter und versteckter Kosten durch verbesserte Qualität, Effizienz und Produktivität.

Fünf überflüssige Kostenfresser in Unternehmen – und wie sie mit einem Dokumentenmanagement-System beseitigt werden

Beispielsweise wächst dank DMS die Kundenzufriedenheit durch die schnellere und genauere Information bei Anfragen oder Reklamationen. Das ist zwar eine gute Sache, aber kein Investitionsziel. Ein solches Ziel wäre zum Beispiel, dass zufriedenere Kunden mehr kaufen. Doch lässt sich die größere Kundenzufriedenheit in einen Geldwert umrechnen? Was bedeutet die wachsende Kundenbindung letztlich für die Bilanz? Würde der bessere Kundendienst den Umsatz um fünf oder zehn Prozent steigern, brächte der DMS-Einsatz dem Unternehmen monatlich zigtausend Euro zusätzlichen Gewinn statt nur einige hundert Euro direkte Einsparungen.

In der Praxis bringt die Ausschaltung von fünf versteckten Kostenfressern beim Dokumentenmanagement den Unternehmen die größten Vorteile. Möglich machen das folgende Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems:

  • Mobiler Informationszugriff: Die geschäftlichen Dokumente warten nicht länger in Büro und Archiv auf ihren Nutzer. Der Zugriff darauf an jedem Ort und zu jeder Zeit mit beliebigen Endgeräten macht die Mitarbeiter nicht nur viel produktiver, sondern verbessert zudem die Qualität der Entscheidungsprozesse nachhaltig. Die gesparte Zeit kann beispielsweise in die Stärkung der Kundenbindung sein oder das Neukundengeschäft investiert werden.
  • Datenschutz: Kann das Unternehmen seinen Mitarbeitern für die Arbeit notwendige Informationen nicht schnell und sicher zur Verfügung stellen, riskiert es Nachteile im Wettbewerb. Die Verbesserung von Dokumentenablage, -zugriff und -sicherheit durch ein DMS vermindert dieses Risiko deutlich.
  • Einfacheres Dokumentenhandling: Sind dokumentenlastige Prozesse wie der Rechnungseingang noch auf Papier angewiesen, geht viel Arbeitszeit verloren. Ein gut gestaltetes DMS automatisiert hier viele Routineaufgaben.
  • Compliance: Papierdokumente machen es schwer, branchenspezifische und gesetzliche Vorschriften nachweislich einzuhalten. Auch die Vorbereitung auf Audits, beispielsweise für Controlling, Revision oder Qualitätsmanagement oder auch bei Betriebsprüfungen, gestaltet sich langwierig und arbeitsaufwändig.
    Mit einem DMS sind die vom Auditor gewünschten Unterlagen rasch auffindbar – und können dann gezielt aufbereitet werden. Das Risiko einer Strafe wegen Compliance-Verstößen sinkt deutlich, weil alle vorgeschriebenen Dokumente archiviert und einfach zu finden sind.
  • Workflows: Die mit der Weiterleitung von Papierdokumenten im Unternehmen verschwendete Zeit verursacht immer noch einen Großteil der Prozesskosten. Nach dem Eingang einer Rechnung in der Buchhaltung kann es zwei bis drei Wochen dauern, bis diese geprüft und genehmigt ist; erst dann darf die Zahlung angewiesen werden, so dass Skonti verloren gehen und im Worst Case sogar Mahngebühren anfallen.
    Der papierbasierte Rechnungseingang dauert vor allem wegen der Transport- und Wartezeiten so lange, die sich ein DMS mit Hilfe digitaler Workflows vermeiden oder zumindest drastisch verkürzen kann. Genehmigungsprozesse werden nachweislich eingehalten, bei Krankheit oder Urlaub automatisch Stellvertreter eingeschaltet – und auf Dienstreisen ist ein mobiler Zugriff auf die Dokumente und eine Genehmigung von unterwegs möglich.

 

Diese fünf DMS-Features schalten überflüssige Kostenfresser aus und bringen den größten Mehrwert für das Unternehmen. Sie verdeutlichen außerdem jedem an dem Projekt Beteiligten die Einsparpotentiale. Daher sollten sie auch die Basis für die Wirtschaftlichkeitsanalyse im Vorfeld des DMS-Projektes bilden. Die Herausforderung bei dieser Wirtschaftlichkeitsanalyse liegt darin, dass diese fünf Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems eher qualitativer Natur sind und für die Berechnung des ROI in quantitativ messbare Geldwerte umzurechnen sind.

5 Dinge, die Unternehmen über die Digitalisierung von Dokumenten wissen sollten

Viele Unternehmen wissen um die Vorteile, die eine Digitalisierung von Dokumenten mit sich bringt und können sich eine Rückkehr zu papierbasierten Prozessen nicht mehr vorstellen. Andere Unternehmen sind hingegen noch nicht so weit. Sie scheuen den Schritt in die digitale Zukunft – auch deshalb, weil sie nicht wissen, ob der zu erwartende Profit den initialen Aufwand rechtfertigen wird. In diesem Beitrag nennen wir Ihnen fünf Punkte, die Sie in jedem Fall in Ihre Kalkulation mit einbeziehen sollten, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

1. Wer den Anschluss verpasst, hat das Nachsehen

Veränderungen wollen gut durchdacht sein. Insbesondere dann, wenn sie mit finanziellem Aufwand verbunden sind. Aus diesem Grund gibt es nach wie vor Unternehmer, die vor der Digitalisierung zurückschrecken. Was bislang funktioniert hat, wird doch sicher auch in Zukunft funktionieren – oder etwa nicht? Der entscheidende Punkt, den diese Führungskräfte vernachlässigen: Die Businesswelt hat sich geändert. Kunden sind anspruchsvoller denn je und Unternehmen, die alten Zeiten nachhängen, werden von der innovativen Konkurrenz schnell überholt. Sei es die schnellere Reaktion auf Kundenbedürfnisse, das finanzielle Einsparungspotenzial oder eine effizientere Arbeitsweise: Wenn Unternehmer Dokumente digitalisieren, können sie in allen Bereichen ihres Arbeitsalltags profitieren. Lassen Sie sich also nicht von typischen Denkfehlern aus der Spur bringen, sondern investieren Sie in die Zukunft.

2. Alles im Blick: Der Return on Invest schlägt die Anschaffungskosten

Sind die Investitionskosten für eine effiziente Digitalisierung von Dokumenten nicht viel zu hoch?

Diese Frage stellt sich so mancher Unternehmer und die Antwort lautet: Nein, sind sie nicht. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter, die in der Lage sind, Ihnen ein topaktuelles und zukunftsfähiges digitales Dokumentenmanagement zur Verfügung zu stellen, ohne dass Sie dafür Ihr Tafelsilber verkaufen müssen.

Der technische Fortschritt begünstigt Lösungen, die ohne großen Aufwand realisierbar sind – und damit sinkt auch Ihr Kosteneinsatz. Ein weiterer Aspekt, den Sie sich bewusstmachen sollten: Wer dem Anschaffungspreis in seiner Kostenkalkulation zu großes Gewicht einräumt, vergibt sich enorme Chancen. Viel wichtiger als die initiale Investition ist der Return on Invest. Und der kann sich im Fall der Digitalisierung von Dokumenten sehen lassen. Nach Angaben des American Productivity and Quality Centers APQC beträgt beispielsweise der Kostenaufwand für eine einzige Papierrechnung im Schnitt 12,50 US$. Wird diese Rechnung hingegen digital verarbeitet, sind es nur noch 5 US$. Weitere Posten, die Sie in Ihre Kalkulation miteinbeziehen dürfen, sind unter anderem die folgenden:

Die Kosten für die sichere Aufbewahrung papierbasierter Dokumente.
Ausgaben für Papier, Toner, Porto oder Druckerwartung.
Die Arbeitszeit, die für die manuelle Bearbeitung anfällt; inklusive des Weiterreichens dicker Aktenordner von Mitarbeiter zu Mitarbeiter oder der lästigen Suche nach Informationen, die nicht dort zu finden sind, wo sie sein sollten.

Und das ist noch lange nicht alles. Wenn Sie die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens genau unter die Lupe nehmen, werden Sie schnell erkennen, dass sich der durch die Digitalisierung von Dokumenten entstehende Produktivitätsgewinn schnell in barer Münze bezahlt macht.

Effizientere Prozesse resultieren in größeren Gewinnspannen. Und diese Gewinnspannen machen bei der Frage, wie lange Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben kann, den entscheidenden Unterschied.

3. Erfolgsfaktor Kundenzufriedenheit: So stärkt die Digitalisierung von Dokumenten Ihren Ruf

Ein Punkt, der es in diesem Zusammenhang verdient hat, gesondert behandelt zu werden, ist die wachsende Kundenzufriedenheit, die Sie mithilfe digitaler Dokumente erreichen können. Benötigt ein Kunde beispielsweise schnell wichtige Informationen zu seiner Bestellung, können Sie diese Informationen auf digitalem Weg innerhalb von Sekunden bereitstellen.

Vorbei sind damit die Zeiten, in denen Sie dafür einen Kollegen konsultieren oder minutenlang in Aktenordnern wühlen mussten. Moderne ECM-Lösungen speichern sämtliche relevanten Daten zentral ab, sodass ein Knopfdruck genügt, um sie verfügbar zu machen. Dass Kunden diese Art der effizienten Bearbeitung ihrer Anfragen zu schätzen wissen, versteht sich von selbst. Selbiges gilt übrigens auch für das Erstellen und Bearbeitung von Rechnungen, die auf digitalem Weg schneller in Umlauf gelangen und somit auch schneller bezahlt werden können.

Falls Sie im B2B-Bereich tätig sind, wissen Sie, dass die Digitalisierung von Dokumenten vor diesem Hintergrund mittlerweile zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden ist. Immer mehr große Unternehmen achten darauf, ob potenzielle Geschäftspartner in der Lage sind, Rechnungen digital auszutauschen und zu verarbeiten. Gelingt Ihnen das, sind Sie im Geschäft. Andernfalls macht die Konkurrenz das Rennen und Sie haben das Nachsehen.

4. Die wunderbare Welt der Cloud: Der Turbo für Ihre Produktivität

Was noch vor Jahren wie Science Fiction klang, ist heute gängige Praxis: Mithilfe moderner ECM-Lösungen können Mitarbeiter von jedem Ort der Welt aus auf wichtige Dokumente zugreifen. In einer Zeit, in der sich zukunftsorientierte Unternehmen an möglichst vielen Standorten positionieren, ist diese Entwicklung eine wertvolle Hilfe, um räumliche Grenzen zu überwinden und trotz unterschiedlicher Zeitzonen effektiv zusammenarbeiten zu können.

Immer mehr Unternehmen erkennen heute klar den Nutzen, den Dokumenten-Management, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud mit sich bringen, denn Cloud-Lösungen bieten einen günstigen Einstieg und eine einfache Erweiterbarkeit.

Ein weiterer Vorteil für Unternehmen: Da die Cloud keine aufwendigen stationären Rechenzentren in Ihrem Haus erfordert, können Sie von günstigen Service-Abonnements profitieren. Zudem setzen viele Anbieter professioneller Cloud-Lösungen auf eine klare Skalierbarkeit: Sie bezahlen nur die Rechenleistung, die Sie in Ihrem individuellen Fall benötigen und haben die Kosten jederzeit fest im Blick. Flexibilität ist einer der größten Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten – und mithilfe moderner Cloud-Lösungen können Sie diesbezüglich aus dem Vollen schöpfen.

5. So führt die Digitalisierung von Dokumenten zu mehr Sicherheit

Sind digitale Dokumente wirklich sicher? Diese Frage wird immer wieder gestellt und die Antwort beruhigt: Ja. Digitale Dokumente sind sicher.

Mussten Papierausdrucke früher noch in Aktenschränken eingesperrt werden, erfüllt das digitale Dokumentenmanagement heute höchste Sicherheitsanforderungen. Laut dem Bitkom Digital Office Index gibt mehr als die Hälfte aller befragten Unternehmen an, dass die Digitalisierung von Dokumenten bei ihnen zu mehr Datensicherheit geführt hat. Compliance-Richtlinien können leichter eingehalten werden und die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verlorengehen, sinkt drastisch.

Nutzen Sie also die Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten und machen Sie sich auf den Weg in eine sichere digitale Zukunft!

Warum die DMS-Architektur zukunftssicher sein muss

Es kann sein, dass einem Unternehmen schon eine ganz einfache Dokumentenmanagement-Software an einem einzigen Arbeitsplatz ausreicht. Auf der anderen Seite gibt es Systeme, mit denen mehrere tausend User in verschiedenen Tochterfirmen eines Konzerns zig Millionen Dokumente verarbeiten. Damit das DMS in den nächsten Jahren den sich permanent ändernden Erfordernissen des Unternehmens performant gerecht wird, müssen fünf Faktoren berücksichtig werden:

1. Moderne webbasierte und mobile User-Interfaces: Ob mit einem Mac oder Windows-PC, ob mit einem Tablet oder auch mit einem Smartphone – unabhängig vom Endgerät sollte der Zugriff auf die Dokumente möglich sein. Ein DMS, das auf eine Client-Plattform beschränkt ist, bremst die Produktivität der Mitarbeiter und bremst das Unternehmen bei der künftigen Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes aus. Maximale Flexibilität bietet ein DMS, das sämtliche Standard-Browser unterstützt – und zwar mit dem aktuellen HTML5-Standard. Diese Architektur ermöglicht den Zugriff auf Dokumente von jedem Gerät, das mit dem Internet verbunden ist und über einen Browser verfügt. Außerdem macht es diese Architektur einfacher, mit der dynamischen Weiterentwicklung der Endgeräte Schritt zu halten. Ist an eine Ausweitung des mobilen DMS-Einsatzes gedacht, sollten auch native iOS- und Android-Apps unterstützt werden.

2. Offene Kommunikationsstandards: Um zukunftssicher zu sein, müssen die Interfaces des DMS eine Kommunikation mit Windows-Programmen, HTML5-Webclients und nativen Apps auf mobilen Endgeräten ermöglichen. Deshalb sind offene Kommunikationsstandards ebenso Pflicht wie die Standardprotokolle HTTP/HTTPS in Verbindung mit REST (Representational State Transfer).

3. Kompatibilität sowohl mit Cloud-Lösungen als auch mit On-Premise-Servern: Bei der Anschaffung eines DMS ist auch darauf zu achten, dass es alle wichtigen Datenbank-Server unterstützt; vor allem auch die aktuellen Windows-Versionen und die Datenbanksysteme Microsoft SQL, MySQL sowie Oracle. Auch wenn aktuell eine Verlagerung der Dokumente in die Cloud nicht angedacht ist, sollte ein DMS-Produkt ausgewählt werden, das außer auf einer Vielzahl verschiedener On-Premise-Server auch als lupenreine SaaS-Lösung in der Cloud betrieben werden kann.

4. Mandantenfähigkeit wird immer dann zu einem wichtigen Aspekt der DMS-Architektur, wenn mehrere Organisationen mit dem DMS arbeiten sollen. Mandantenfähigkeit ist Grundvoraussetzung für ein DMS, das als Software as a Service beziehungsweise Cloud-Lösung betrieben werden soll, aber auch immer dann wichtig, wenn das DMS in einem Unternehmen von mehreren Tochtergesellschaften oder unabhängigen Geschäftsbereichen genutzt wird. Die Mandantenfähigkeit erlaubt eine effiziente – weil gemeinsame – Ressourcen-Nutzung, zieht dabei aber einen klaren Trennstrich zwischen Systemressourcen, die von verschiedenen Mandanten genutzt werden. Datensicherheit und eine saubere Abrechnung sind somit gewährleistet. Jeder Mandant hat eigene Archive, User sowie Zugriffsrechte und arbeitet mit seinen spezifischen Workflows, Systemkonfigurationen und Prioritäten, ohne andere Mandanten zu beeinträchtigen.

5. Skalierbarkeit: Ein gutes DMS erlaubt einen vorsichtigen Start in das digitale Dokumenten-Management. Gelingt dieser Start mit wenigen Usern in einer ersten Abteilung, kann der DMS-Einsatz schrittweise auf andere Abteilungen ausgeweitet werden, ohne dass die wachsende Benutzerschar oder das steigende Archivvolumen die Performance beeinträchtigen würden. Für diese Flexibilität sorgt eine DMS-Architektur, die alle Dokumentenzugriffe und Benutzeraktionen über Services realisiert.

In einem kleinen DMS-Szenario können all diese Services gemeinsam mit der Datenbank kostengünstig auf einem einzigen Server implementiert werden. Wächst das DMS, werden die Services und die Datenbank einfach auf mehreren Servern betrieben. Um den Lastausgleich zu verbessern und für Ausfallsicherheit zu sorgen, kann für große DMS-Umgebungen jeder Service auch durch mehrere Instanzen erbracht werden, die auf verschiedene Server verteilt sind. Wie groß oder klein das DMS auch ist – diese serviceorientierte Architektur garantiert die nötige Flexibilität und Skalierbarkeit.

Letztendlich ist eine Architektur des DMS mit echter Mandantenfähigkeit, serviceorientiertem Aufbau und nahtlosen Schnittstellen für Web- und Mobil-Applikationen die entscheidende Voraussetzung für zukunftssichere Investitionen in ein robustes und performantes digitales Dokumenten-Management. Egal wie rasch das Unternehmen expandiert – das DMS kann problemlos mitwachsen und an neue Anforderungen angepasst werden. Problemlos heißt: ohne kostspielige Änderungen oder zeitraubende Schulungen.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

Output-Management: Definition, Vorteile, Umsetzung

Eine moderne Software für das „Enterprise Content Management“ (ECM) bietet Funktionen zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen und Aufbewahren digitaler Dokumente. Zu diesen Funktionen gehören nicht nur Dokumentenarchivierung und -suche, sondern auch Prozess-, Workflow- und Dokumenten-Management sowie Collaboration-Features zur Unterstützung der Teamarbeit – und vor allem ein stringentes Output-Management.

Weitere ECM-Module und -Features können hinzukommen, etwa zur Verwaltung von Post- und Rechnungseingang, Funktionen für Vertragsmanagement oder Aktenplan und eine elektronische Aktenführung. Daher „kann“ ein ECM-System wesentlich mehr als eine klassische Dokumentenmanagement-Software.

An dieser Stelle soll das Output-Management als Teilbereich eines ECM-Systems mit seinen Vorzügen und Einsatzfeldern vorgestellt werden. Gemeint ist das Erstellen elektronischer oder physisch vorliegender Dokumente und die Steuerung ihrer Verteilung über unterschiedliche Kanäle an alle vorgesehenen Empfänger innerhalb oder außerhalb eines Unternehmens. Ziel ist die Versorgung von Belegschaft und Externen (Kunden, Interessenten etc.) mit notwendigen Dokumenten.

Ein ECM-System speichert und verwaltet Daten und Unterlagen aller Art …

… und zwar unabhängig von Format oder Quelle in einem zentralen, digitalen Dokumenten-Pool. Dieser Pool kann wahlweise entweder On-Premises im firmeneigenen Rechenzentrum, auf den Systemen eines Dienstleisters oder in einem Cloud-Speicher angesiedelt sein. Dort sind alle Dokumente – auch die aktuellen Output-Dokumente – von jedem Desktop-PC oder Smartphone, über Intra-/Internet und Terminalserver erreichbar.

Der große Vorteil: Alle Dokumente sind sofort, thematisch sortiert und im Volltext verfügbar. Sie stehen auf Knopfdruck auch für SAP-, Microsoft- oder DATEV-Anwendungen bereit, jedenfalls dann, wenn sich das ECM-System sehr einfach in Fremdapplikationen integrieren lässt. Die Anwendungsszenarien sind kaum begrenzt. Die Einbindung von Branchen- und Individualsoftware ist bei modernen ECM-Systemen ebenso kein Problem wie der ergänzende Rückgriff auf hochspezialisierte Output-Managementsysteme.

Darum ist Output-Management mehr als „Drucken“

Unternehmen sind auf diese Weise in der Lage, Gesetze und Vorschriften bezüglich Nachweis- und Revisionssicherheit inklusive der Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Ganz nebenbei lässt sich für die erzeugten Dokumente so die Einhaltung des Corporate Designs durchgängig garantieren. Außerdem wird die Formatierung von Ein- und Ausgabedokumenten automatisiert und die Bearbeitung und Optimierung von Druckdaten deutlich vereinfacht.

Fällt der Begriff „Output-Management“, wird oft nur an Drucken und Druckermanagement gedacht. Das ist Output-Management auch – es ist aber noch wesentlich mehr. Insbesondere handelt es sich um eine Managementdisziplin mit dem Ziel, die Prozesse und Anforderungen im Unternehmen aus verschiedenen Bereichen zusammenzuführen und Qualität, Zuverlässigkeit, Corporate Identity sowie Governance über klar geregelte Dokumentenprozesse sicherzustellen. Druckermanagement, Multi-Channel-Kommunikation und die Generierung individualisierter Schreiben – all das sind unterschiedlichste Ansprüche an das Output-Management.

Zentrale Kontrolle über alle erstellten und versendeten Dokumente im Unternehmen

Zu den Ansprüchen zählt auch die Dokumentenkontrolle. Das sind ganz ausdrücklich nicht nur die gedruckten, sondern auch die per Mail, Fax oder Brief versendeten Dokumente von allen Systemen, Tools und Prozessen, die „Output“ erzeugen. Schnittstellen zu Archivsystemen sind also Pflicht, damit gedruckte und ausgehende Dokumente zentral archiviert werden können.

Heutzutage ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Kommunikation sowohl kanalbezogen als auch von der Ansprache individuell auf die Bedürfnisse des Empfängers einstellen. Output-Management kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten, wenn es entsprechend konzipiert und implementiert wird. Besonders einfach skalierbar ist es beispielsweise dann, wenn es über das ECM-System in der Cloud betrieben wird.

Output-Management bedeutet flexible Anpassung an unterschiedliche Anforderungen

Deshalb macht es durchaus Sinn, verschiedene Output-Managementsysteme im Unternehmen zu zentralisieren, die Schnittstellen zu vereinheitlichen und trotz dieser Vereinheitlichung die Individualität des Unternehmens zu wahren.

Die neue „Kommunikationszentrale“ bildet dann das ECM-System mit seinem Output-Management, das dynamische Dokumente liefert, die schnell und exakt an geänderte Anforderungen adaptiert werden. Es entsteht ein agiles Unternehmen, in dem einmal definierte Dokumentenprozesse zentral nachvollziehbar ablaufen, wobei der Output ebenfalls zentral und revisionssicher archiviert werden kann.

Hier hapert es in der Praxis allerdings noch oft, denn Output-Management erfolgt bisher nur selten zentral und allzu oft in Form von Insellösungen. Zu viele Tools und unübersichtlich viele Arbeitsstationen generieren, konvertieren, speichern und liefern Dokumente an ebenso viele, oft gar nicht nachvollziehbare Orte. Dieses historisch gewachsene Output-Management ist auch für die IT-Sicherheit und die Compliance eines Unternehmens ein nicht zu unterschätzendes Problem.

Output-Management beginnt schon beim Input

Auch unabhängig von Dokumenten ist es entscheidend, Informationen präzise und strukturiert zu erfassen, um sie in Geschäftsprozesse einzubinden. Für effizientes Arbeiten sollten sich die Unternehmen daher von einigen Dingen verabschieden: von unleserlicher Handschrift auf Papierformularen, von PDFs mit nicht immer funktionierenden Formularfeldern und von der fehleranfälligen manuellen Dateneingabe. Mit modernen Webformularen vereinfachen, verbessern und beschleunigen ECM-Systeme die Datenerfassung. Die Formulare sind sofort für jedermann auf jedem Gerät verfügbar, leicht ausfüllbar und liefern damit strukturierte Daten, mit denen sich der Informationsfluss im Team, aber auch mit Kunden und Geschäftspartnern automatisieren lässt.

Das ideale Output-Management ist heute noch eine absolute Ausnahme

Auch schon beim ersten Schritt zum Output-Management, beim Input, sorgt eine möglichst große Vielfalt an Schnittstellen für Flexibilität. Bei der Transformation werden die Dokumente dann anhand der Inhalte und Meta-Daten identifiziert, einer Kategorie wie Rechnung oder Lieferschein zugeordnet und anschließend umgewandelt. Mit dem letzten Schritt, der Verteilung, erhalten die Empfänger ihre Dokumente. Dabei erfolgt auch die Verteilung anhand der Inhalte – über unterschiedliche Kommunikationskanäle an ein oder mehrere Systeme. Sind die Dokumente verteilt, kann der Prozess über eine Rückmeldung an das sendende System für den User transparent bleiben.

Dieses ideale Output-Management ist heute noch die absolute Ausnahme, denn in den meisten Unternehmen findet man eine Vielzahl von Konvertierungs- und Distributions-Tools, von denen manchmal selbst die IT-Abteilung keine ausreichende Dokumentation besitzt. Zentrales Output-Management hingegen ist nachvollziehbar, dokumentiert und zentralisiert. Das spart Zeit, vor allem aber auch Dokumentations- und Support-Aufwand. Ebenso Nerven und Geld.

Ein gutes Beispiel für den lohnenden Einsatz ist EDI

Dabei handelt es sich um den elektronischen Datenaustausch von Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen zwischen Unternehmen. Auch hier gibt es ein Umdenken, denn die bisher noch typischen Insellösungen erhöhen den Support- und Anpassungsaufwand, sobald neue Partner andere Lösungen erfordern. Enterprise Content Management und zentrales Output-Management können hier gegensteuern und den Datenaustausch sicherstellen – automatisiert und protokolliert, ohne manuelles Eingreifen. So werden Prozesse vereinfacht und gleichzeitig langfristig nachvollziehbar.

Effiziente Output-Prozesse sind überall im Unternehmen wichtig

Getrieben durch die digitale Transformation spielen effiziente Output-Prozesse nicht nur in der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern eine große Rolle, sondern auch in Fertigung, Produktion und Logistik. Um Prozesse beispielsweise aus einem ERP-System heraus richtig zu steuern, sind häufig individuelle Anweisungen nötig. Zum Beispiel Fertigungsaufträge. Mit Hilfe von Output-Management lassen sie sich automatisiert generieren und pünktlich verteilen.

Denn mit dem Output-Management eines ECM-Systems können Anwender alle Zustellprozesse zentral verwalten und die Einschränkungen von Punktlösungen beseitigen, die oft nur eine einzelne Anforderung oder die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden oder Geschäftspartners abdecken. So werden auch die Beschränkungen dedizierter Output-Systeme überwunden, die meistens auf einen einzigen Kommunikationskanal oder ein bestimmtes IT-System zugeschnitten sind.

Ergebnis ist die zuverlässige Bereitstellung von Berichten für Hunderte oder Tausende User oder Prozesse – und das über zig Drucker, Faxe, E-Mail-Systeme und weitere Ziele auf der ganzen Welt. Dazu kommt die deutliche Reduzierung der Helpdesk-Anrufe, eine größere Termintreue, geringere Kosten für Verteilung und Versand und die genaue Verfolgung und Überwachung all der Dokumente, die regelmäßig von ERP- oder CRM-Systemen erzeugt werden.

Enterprise Content Management (ECM) Grundlagen

Dass die Zahl Sieben die Grundlage einer tollen Karriere sein kann, war schon zu Zeiten der Gebrüder Grimm bekannt. Sieben auf einen Streich erledigte das tapfere Schneiderlein im gleichnamigen Grimm‘schen Märchen und verhalfen diesem zu unerwartetem Erfolg. Mit sieben Erfolgsfaktoren können auch jene Unternehmen rechnen, die bei ihrer alltäglichen Arbeit auf ein Enterprise Content Management, kurz ECM, setzen. Warum das so ist und welche grundlegenden Fakten zum ECM Sie unbedingt kennen sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

ECM – das versteckt sich dahinter

Generell ist das Enterprise Content Management ein Dokumentenmanagement-System. Es ersetzt ein papierbasiertes Archiv sowie das manuelle Bearbeiten beispielsweise sämtlicher buchhalterischer oder das Personal betreffender Aufgaben durch digitale, automatisierte Abläufe. Dabei unterstützt das ECM die Verwaltung elektronischer Dokumente, erleichtert die Wiederauffindbarkeit mittels Verschlagwortung und Volltextsuche und fördert zeiteffizientes Arbeiten mittels Automatisierung von Routineaufgaben. Für viele Unternehmen bedeutet die Arbeit mit einem ECM dabei in erster Linie die elektronische Rechnungsstellung. Tausendfach genutzt, erleichtert sie etlichen Betrieben die Arbeit – und das vor allem in der Buchhaltung. Hier konzentriert sich das Enterprise Content Management auf den Rechnungseingang, die weitere Verarbeitung, Begleichung und Ablage oder Archivierung. Vollautomatisiert verschafft die digitale Lösung den Mitarbeitern einen Zugewinn an Zeit, die sie für andere wichtige Aufgaben nutzen können. Deshalb setzen schon heute viele Unternehmen auf die Arbeit mit hochentwickelten ECM-Systemen und halten sich darüber wettbewerbsfähig.

Doch bevor die Umstellung von analoger auf digitale Arbeit starten kann, steht die Beantwortung einer entscheidenden Frage aus: Welches Ziel soll die Einführung eines Enterprise Content Management erreichen? Die Antwort kann hier sehr unterschiedlich ausfallen. Ob schnellere Rechnungsverarbeitung, höhere Servicequalität oder effizientere Prozesse – ein ECM kann viele Visionen eines Unternehmens erfolgreich erfüllen. Worauf es ankommt, sind dabei zunächst eine realistische Einschätzung des Ist-Zustandes innerhalb des Betriebs und seiner Abteilungen sowie eine ganzheitliche Planung.

Auf dem richtigen Weg mit dem Pareto-Prinzip

Pareto haben Sie noch nie gehört? Und die 80/20-Regel ist Ihnen fremd? Kein Problem, denn im Grunde ist es ganz einfach: Unabhängig davon, welches Ziel Sie mit der Implementierung eines Enterprise Content Management erreichen möchten, steht am Anfang die gute alte 80/20-Regel bzw. das Pareto-Prinzip. Konkret bedeutet das, 20 Prozent der Dokumente sorgen für 80 Prozent aller Probleme. Genau deshalb ist eine ganzheitliche Planung des ECM-Einsatzes im Vorfeld extrem wichtig, hilft sie doch, die lohnenswertesten Einsatzfelder zu identifizieren. Dafür sollten Sie zunächst herausfinden, wo sich ECM-Anwendungen am einfachsten einführen lassen, an welchen Stellen Sie sich die größten Verbesserungen versprechen und wo die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter am wahrscheinlichsten ist. Denn gerade letztere sind maßgeblich für den Erfolg eines Enterprise Content Management verantwortlich.

Ihre Mitarbeiter sind letztendlich die Menschen, die jeden Tag mit dem Enterprise Content Management in Berührung kommen, schließlich ist es ein fester Bestandteil ihrer Arbeit. Umso wichtiger ist es, dass Sie sie von Anfang an mit ins Boot holen, die Vorteile des ECM deutlich darlegen, offene Fragen beantworten und so eventuelle Ängste und Unsicherheiten (Stichwort: Arbeitsplatzverlust) abbauen. Der wichtigste Faktor hierbei: Zeit. Ein ECM lässt sich nicht über Nacht einrichten und ein ganzer Betrieb nicht innerhalb weniger Tage von analog auf digital umstellen. Wollen Sie in einem Big-Bang-Projekt alles auf einmal erreichen, sind Sie leider auf dem Holzweg. Denn Hau-Ruck-Aktionen werden Ihre Mitarbeiter garantiert überfordern und ihnen kaum eine Chance geben, um den Umgang mit dem ECM-System angemessen zu lernen. Das Ergebnis: Ihr Projekt scheitert komplett, läuft völlig aus dem Zeit- und/oder Budgetplan oder wird abgebrochen, sodass das ECM nur in ein oder zwei Abteilungen zum Einsatz kommt. Das ist weder effizient noch zielführend!

In sieben Schritten zum Erfolg

Wie verläuft die Implementierung eines Enterprise Content Management also im Idealfall? Entscheidend – und da schließt sich der Kreis – sind sieben Schritte:

1. Ist-Analyse
2. Ziele definieren und Vorteile identifizieren
3. Software-Auswahl
4. Planen der ECM-Implementierung
5. Konfiguration und Optimierung der Lösung
6. Stärkung der Anwender-Akzeptanz
7. Regelmäßiges Überprüfen des Fortschritts

Möchten Sie ein ECM in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen und auf langfristige Effizienz bauen, dann sollten Sie die folgenden sieben Punkte auf jeden Fall befolgen.

1. Die Ist-Analyse

Setzen Sie sich als erstes mit den verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, für die das Enterprise Content Management in Frage kommt, zusammen und ermitteln Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potential zur Umstrukturierung.

2. Ziele definieren und Vorteile identifizieren

In einem zweiten Schritt geht es um die konkrete Zielformulierung und die erwarteten Vorteile. Fragen Sie sich, welchen Nutzen das Enterprise Content Management Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – wie eingangs erläutert, sind die Möglichkeiten vielfältig und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

3. Die Software-Auswahl

Ohne Software keine digitale Archivierung. Als essenzieller Bestandteil einer reibungslosen Digitalisierung von Papierdokumenten sollte sie unterschiedliche Dateiformate verarbeiten und managen können. Für die langfristige Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIFF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel und unveränderbar, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Wichtig ist, dass das digitale Dokument mittels Volltextsuche vollständig durchsuchbar ist und sich schnell auffinden lässt – für ein effizientes Arbeiten ist das unerlässlich.

4. Das Planen der ECM-Implementierung

Bei der Planung Ihres Enterprise Content Management-Projektes sollten Sie ebenfalls alle Mitarbeiter mit einbeziehen. Nehmen Sie sich die Zeit, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu eruieren. So vermeiden Sie eine mangelnde Akzeptanz des neuen Systems, die den Projekterfolg gefährden könnte. Analysieren Sie die bestehende IT-Infrastruktur, Workflows und andere genutzte Programme, um die Integration des ECM reibungslos vornehmen zu können. Ebenfalls wichtig: die richtige Indexierung, das heißt die richtige Verschlagwortung der Dokumente. Für die Struktur Ihres digitalen Archivs und die Wiederauffindbarkeit der Dateien ist das entscheidend.

5. Konfiguration und Optimierung der Lösung

Nach der Planungsphase folgt die Zeit der Konfiguration und Optimierung des Enterprise Content Management. Hier setzen Sie die vorangegangene Planung um und verknüpfen das ECM-System mit den dafür ausgewählten Anwendungsprogrammen, der E-Mail-Infrastruktur und den beruflich genutzten, mobilen Endgeräten Ihrer Mitarbeiter.

6. Stärkung der Anwender-Akzeptanz

Ein Enterprise Content Management einzurichten und seine Vorteile zu bekräftigen reicht jedoch nicht aus für den langfristigen Erfolg. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen am Ball bleiben. Organisieren Sie deswegen regelmäßige Schulungen, bei denen jeder sein Wissen zum ECM vertiefen und sein Können ausbauen kann. Das verringert Unsicherheiten und verhindert, dass sich Fehler einschleichen.

7. Regelmäßiges Überprüfen des Fortschritts

Wichtig ist: Ein Enterprise Content Management ist kein statisches IT-System, sondern vielmehr eine Art lebendes Ökosystem. Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich das Archiv. Deswegen ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen sich mit dem ECM gemeinsam weiterentwickelt. Hier helfen regelmäßige Überprüfungen der Fortschritte, die das Unternehmen bislang erreicht hat. In einem Revisions- und Optimierungs-Workshop können Sie Ihre ersten Erfahrungen einbringen und mögliche Verbesserungen anstoßen. So steht der erfolgreichen Arbeit mittels ECM nichts im Wege.