Geschäftsprozesse automatisieren Eine Praxisanleitung

Wer heute effizient arbeiten will, kommt um das Thema „Workflow Management“ nicht herum. Der Workflow, also die Abwicklung arbeitsteiliger Prozesse in Unternehmen, soll Arbeitsabläufe optimieren. Das Ziel: mittels Automatisierung größtmögliche Effizienz erreichen. Doch was braucht es, damit die Arbeit wirklich „fließen“ kann? Wann hat es einen Sinn, auf automatisierte Workflows zu setzen? Und wie lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren? Das und mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.

Darum sollten Sie generell auf automatisierte Geschäftsprozesse setzen

Wer in der heutigen Zeit wettbewerbsfähig sein möchte, der muss vor allem eines sein: schnell! Zügiges Handeln und hohe Agilität sind entscheidend für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens – ganz unabhängig von der Branche. Ein großes Hindernis dabei sind papierbasierte, manuell bearbeitete Geschäftsabläufe. Denn jede Arbeit, die ein Mitarbeiter manuell erledigt, kann eine mögliche Quelle für Fehler und Verzögerungen sein. Ein gutes Beispiel dafür ist die Buchhaltung. Hier spielen sich branchenunabhängig entscheidende Prozesse ab, die wesentlich zur Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen. Gleichzeitig birgt eine Buchhaltungsabteilung einige Fehlerquellen. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder Krankheits- und Urlaubstage führen oft dazu, dass eine Rechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Die Folge: Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder Zahlungsausgänge. Treten solche Dinge gehäuft auf, leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Um das zu vermeiden, sollten Sie auf eine Prozessautomatisierung setzen.

Mit anderen Worten: Ersetzen Sie manuelle, papierbasierte Arbeiten, indem sie alltägliche und wiederholt anfallende Geschäftsprozesse automatisieren. So benötigen diese keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit sowie auf andere gewinnbringende Prozesse konzentrieren. Denn wenn Sie auf automatisierte, digitale Workflows setzen, gestalten sie damit alle Geschäftsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens transparenter. Das fördert zudem eine bessere Kontrolle über sämtliche Prozesse. Gerade in Abteilungen wie der Buchhaltung kommt eine solche Transparenz der Liquidität des gesamten Unternehmens zugute. Außerdem begünstigen automatisierte Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse. Das verschafft Ihrem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile – für die Zukunftsfähigkeit einer Firma nicht unwichtig.

Human Resources digital und automatisiert bearbeiten

Sie möchten auch Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten? Dann sollten Sie in diesem Bereich ebenfalls Ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren. Von Einarbeitungen und Kündigungen über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich des Unternehmens vertraut sein und alle dazugehörigen Unterlagen schnell und effizient bearbeiten können.

Der Weg zu mehr Effizienz bei gleichzeitig Zeitersparnis: Optimieren Sie alltägliche Routineaufgaben. Hierbei handelt es sich überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Automatisierte Workflows helfen an dieser Stelle, sämtliche Abläufe zu beschleunigen und unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren. So verhindern sie mittels Standardisierung zum Beispiel lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch mühsame Terminabsprachen. Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, lassen sich letztere nämlich besser planen und organisieren. Das verschafft Ihren Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können.

Geschäftsprozesse automatisieren – so funktioniert es

Haben Sie sich dazu entschieden, die Agilität und die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu steigern, geht es darum, automatisierte Workflows zu implementieren. Dafür steht an erster Stelle eine Analyse des Ist-Zustandes Ihres Unternehmens und der Abteilungen, deren Prozesse Sie zukünftig automatisieren wollen. Bewerten Sie den jeweiligen Status Quo und legen Sie gemeinsam mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf fest. Ein guter Richtwert zum Bestimmen des Optimierungspotenzials: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto sinnvoller ist die Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen automatisierte Geschäftsprozesse Ihrem Unternehmen bringen sollen. Ein erfahrender und professioneller Berater kann Ihnen in dieser Phase wertvolle Tipps geben.

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, sollte es am Ende das Ziel sein, durch manuelle Arbeiten bedingte Fehler zu minimieren und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig mehr Zeit für gewinnbringende Projekte zu verschaffen. Und genau dafür ist die Arbeit mit automatisierten Workflows die beste Methode. Dabei gilt: Investieren Sie so früh wie möglich in die Automatisierung Ihrer Buchhaltung. So sind Sie besser aufgestellt für die digitale Zukunft – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Von diesen wichtigen Vorteilen profitieren Sie

Haben Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens analysiert und das Optimierungspotenzial von Buchhaltungs- und Personalabteilung definiert, so geht es um die Wahl der richtigen Software. Auch hier empfiehlt es sich, auf einen kompetenten Berater zurückzugreifen. Anhand Ihrer Zielvorstellung kann dieser eine Lösung erarbeiten, die genau zu Ihren Anforderungen passt. Danach geht es um die Implementierung. Damit sich das Thema „Geschäftsprozesse automatisieren“ nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration des neuen, automatisierten Systems in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie deswegen darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann.

Sie haben das Gefühl, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren wird sich einiges ändern? Das ist richtig – und auch gut so! Denn durch automatisierte Workflows haben Sie etliche Vorteile. In diesen Bereichen wird Ihr Unternehmen ab Minute eins der Nutzung garantiert profitieren:

1. Die Buchhaltungsabteilung: Automatisierte Workflows nehmen Ihren Mitarbeitern die Arbeit ab, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Mittels Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumentenarchivierung selbständig. Zudem sorgt ein automatisierter Rechnungsworkflow dafür, Fehler, Dubletten und Ausnahmen sofort zu identifizieren sowie alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm zu übermitteln. So lassen sich überflüssige Aufgaben eliminieren und ein effizientes Arbeiten fördern.

2. Die Personalabteilung: Wer beim Recruiting auf automatisierte Workflows setzt, schafft ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Dazu gehört eine detaillierte Abstimmung der Anforderungsprofile potentieller Bewerber mit den betreffenden Abteilungen. Zudem lassen sich Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren.

3. Mitarbeiter im Home Office oder auf Geschäftsreisen: Wer seine Geschäftsprozesse automatisieren kann, erfährt völlige Flexibilität durch automatisierte Workflows. Denn diese ermöglichen ein zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, ganz gleich von welchem Endgerät. So lässt sich beispielsweise die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen von überall aus durchführen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lässt sich ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren.

4. Audits und Prüfungen: Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse automatisieren, profitieren Sie auch in Sachen Audits und Prüfungen. Automatisierte Workflows verhindern, dass Daten falsch oder lückenhaft erfasst werden. Alle vom Auditor geforderten Dokumente können Sie diesem in Echtzeit bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen darüber hinaus bei der Einhaltung der Compliance.

Wenn Sie also zentrale Geschäftsprozesse automatisieren wollen, kommen Sie nicht um die Arbeit mit digitalen, automatisierten Workflows herum. Fest steht dabei: Für die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens ergeben sich entscheidende Vorteile. Und diese sollten Sie nutzen, denn nur so können Sie auf lange Sicht zukunftsfähig sein.

Wie ECM für Compliance sorgt

Im Einklang mit den Compliance- und Sicherheitsrichtlinien zu bleiben, ist für die Unternehmen einfacher gesagt als getan. Basieren ihre Prozesse noch auf Papier, wird das sogar zur großen Herausforderung. Meistert ein Unternehmen diese Herausforderung nicht, kann das fatale Konsequenzen haben – für die Gewinnmarge, für das Geschäftsrisiko oder auch für die Kundenzufriedenheit.

Heute gibt es aber dank moderner Lösungen für das elektronische Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management (ECM) probate Mittel und Wege, sowohl die Unsicherheit bezüglich der Compliance zu verhindern als auch die Betriebskosten und das Risikopotential nachhaltig zu senken.

Eines der Hauptprobleme mit Papierdokumenten ist, dass ein Zugriff darauf manchmal gerade dann schwierig wird, wenn es dringend ist – beispielsweise bei einer Buchprüfung. Ein Steuererklärung oder ein Vertrag wird zwar irgendwo im Aktenarchiv sein – aber falls diese(r) nicht rechtzeitig vorgelegt wird, kann das zur Non-Compliance führen, also zur Verletzung von Verträgen oder Nichteinhaltung gesetzlicher Fristen. Das kann teuer werden.

Um es zu vermeiden, müssen die Mitarbeiter viel Zeit für das Kopieren, die Weiterleitung und die Ablage der Papierdokumente aufwenden; dazu kommen die Kosten für Papier und Drucke bzw. Kopien, für den Archivplatz und das Porto sowie die Hauspost. Außerdem bremst dieser Effizienzverlust die Geschäftsprozesse und beeinträchtigt die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Organisation.

Streng regulierte Branchen

Vor allem in streng regulierten Branchen wie Pharmazie oder Finanzdienstleistung kann das Papier riesige Probleme verursachen. Beispielsweise kann es Tage oder gar Wochen dauern, bis ein Finanzbroker einen neuen Kunden bedienen kann; damit kann er aber auch erst mit deutlicher Verspätung dessen Geld managen. Damit entgeht dem Broker nicht nur Umsatz – der Kunde ärgert sich über die Bürokratie und ihre Folgen.

Die Digitalisierung kann den Onboarding-Prozess für neue Kunden auf wenige Stunden verkürzen. Das macht nicht nur die Kunden zufriedener, sondern führt auch dazu, dass die ersten Courtagen früher verdient werden können. Weil in einer digitalen ECM-Umgebung gearbeitet wird, werden außerdem alle Regeln und Vorschriften nachweislich eingehalten – ein Riesenvorteil.

Das Risiko der Non-Compliance senken

Werden die digitalen Dokumente korrekt verschlagwortet, sind sie innerhalb von Sekunden über Suchfunktionen auffindbar. Dieser einfache Zugriff reduziert das Risiko der Non-Compliance enorm. Außerdem erleichtern automatisierte Workflows den Umgang mit Ausnahmefällen, indem dafür Regeln definiert werden. So wird der Sachbearbeiter beispielsweise automatisch aufgefordert, die für besondere Bestellungen oder Rechnungen erforderlichen Informationen auch tatsächlich einzugeben. Entsprechen Dokumente nicht den vorgegebenen Regeln, werden sie automatisch als „nicht-compliant“ markiert und einer gesonderten Prüfung zugeführt. Automatismen erleichtern auch die saubere Verwaltung aller Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – bis hin zur Löschung nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist.

Indem das ECM-System viele Compliance-Lasten übernimmt und die Aufgaben automatisiert, eröffnet es auch neue Wachstumschancen für das Unternehmen. Weil ECM die Belegschaft von vielen mühseligen Routineaufgaben befreit, setzt es viel Energie und Kreativität der Mitarbeiter frei. Die lästige Aufgabe, das Archiv zu durchforsten und die Dokumente für einen Audit zusammenzusuchen, gehört der Vergangenheit an. ECM schafft zeitliche Freiräume und erlaubt den Mitarbeitern, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren.

Ein Digitalisierungsprojekt in weniger als drei Monaten mit einem ECM-System erfolgreich durchführen? Wie`s geht, lesen Sie in unserem E-Book „Papierlos in 90 Tagen“.

Wo Dokumenten-Management sich besonders lohnt

Wer einmal investiert, um seine laufenden Kosten zu senken, profitiert von Tag zu Tag immer mehr – die Ersparnisse summieren sich. Egal, ob in die Isolierung eines Hauses oder in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) investiert wird – die Anschaffungskosten im ersten Jahr werden vermutlich weder durch die Ersparnisse bei den Heizkosten noch durch die Effizienzsteigerung in den Geschäftsprozessen wieder eingespielt – langfristig jedoch auf jeden Fall. Das Schöne daran: Ab diesem Zeitpunkt wirft die Investition jedes Jahr Zinsen ab.

Damit dieser Zeitpunkt nach der Investition in ein DMS eher früher als später kommt, lohnt sich ein genauerer Blick auf die vielen Prozesse des Tagesgeschäftes: Wo lässt sich die meiste Zeit oder Arbeit sparen? Diese Prozesse versprechen den besten Return on Investment (ROI).

Lohnende Einsatzfelder sind die klassische Dokumentenverarbeitung und Genehmigungsprozesse. Hier verspricht mehr Effizienz im Dokumenten-Management die größten Spareffekte. Die durch das DMS gesparten Kosten lassen sich beispielsweise mit Hilfe des ROI-Rechners sehr gut abschätzen.

Genehmigungsprozesse definieren den üblichen Arbeitsablauf zum Anlegen bestimmter Belege, zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen, wobei die Genehmigung einer Führungskraft oder eines Vorgesetzten erforderlich ist. Mit dem DMS-System lässt sich festlegen, welche Dokumente genehmigt werden müssen, welche Mitarbeiter Belege genehmigen dürfen und welche Dokumente Teil des Prozesses sind. All das erfolgt automatisch, so dass hier Fehler und Irrtümer ausgeschlossen sind.

Viel Zeit und somit Geld lassen sich in der Buchhaltungsabteilung einsparen. Angenommen, sie bearbeitet täglich hundert Rechnungen und braucht dabei pro Rechnung im Durchschnitt jeweils drei Minuten für das Aufbewahren in einer Papierablage. Außerdem werden jeden Tag etwa zehn alte Rechnungen zum Vergleich aus dieser Papierablage herausgesucht. Das dauert im Durchschnitt jeweils fünf Minuten, hängt aber sehr stark von Alter und Fundstelle des Dokumentes ab. Das heißt: Die Buchhaltung verbringt mindestens 5,8 Stunden mit Dokumenten-Management, 300 Minuten für die Rechnungsablage auf Papier und 50 Minuten für die Suche nach alten Rechnungen.

Ein gutes DMS verkürzt die Zeit für die Suche oder Ablage eines Dokumentes auf durchschnittlich 30 Sekunden. Das würde in unserem Beispiel jeden Monat über 98 Stunden Arbeitszeit sparen, die für wichtige Aufgaben wie Liquiditätsplanung oder Controlling frei würde.

Außerdem beschleunigt ein DMS die Reaktionszeiten der Buchhaltung bei Anfragen von Kunden oder Lieferanten. Denn ein gewisser Prozentsatz der Rechnungen, typischerweise fünf bis zehn Prozent, braucht eine „Sonderbehandlung“. Sei es, weil einem Lieferanten irrtümlich zu wenig bezahlt wurde oder weil ein Kunde auf seiner Rechnung den zugesagten Rabatt vermisst.

In einer Papierablage muss der Buchhalter bei jeder Reklamation erst einmal die Rechnung und zugehörige Dokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine suchen. Dazu muss er vielleicht in einen Nachbarraum gehen, dort den richtigen Aktenordner finden und darin die Dokumente. Erst nach diesem zeitraubenden Abstecher kann er zurückrufen und die Sache klären, wobei er danach die Dokumente wieder einsortieren muss.

Wenn der Buchhalter Glück hat, dauert das 15 oder 20 Minuten. Mit einem DMS verkürzt sich dieser Vorgang auf Sekunden, so dass er Rückfragen oder Reklamationen direkt am Telefon klären kann. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern verbessert auch das Image des Unternehmens.

Ein anderes lohnendes Einsatzfeld für Dokumenten-Management ist die Vorbereitung von Angeboten im Verkauf. Bis ein Geschäft zustande kommt, werden die Angebotsunterlagen oft mehrfach überarbeitet. Erfolgt das mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word, muss der Verkäufer zunächst die aktuelle Version des Angebots finden. Dann würde er es editieren, unter einem neuen Namen abspeichern und dem Kunden zuschicken. Das ist zeitraubend für den Verkäufer und hält ihn von seiner eigentlichen Aufgabe ab.

Wenn ein Angebot drei bis fünf Versionen durchläuft und jede Änderung 15 Minuten dauert, summiert sich das schnell. Mit einem DMS lässt sich die richtige Version eines Angebotes schneller und einfacher finden, ändern und sichern. Dabei erzeugt das DMS automatisch eine neue Version des Dokumentes, so dass die Verkäufer sich weder um die Namensgebung der Versionen noch um das Abspeichern an der richtigen Stelle kümmern müssen.

Unternehmen investieren aus den unterschiedlichsten Gründen in ein DMS. Einige wollen damit rasch wachsende Workloads bewältigen, andere mühsame und langweilige Aufgaben automatisieren und der Belegschaft Freiraum für kreatives Arbeiten und sorgfältige Planung verschaffen. Wer dabei auch den ROI im Blick hat, sollte die Einsparungen bei den hier erwähnten Prozessen einmal durchkalkulieren. Dann wird er die richtigen Prioritäten beim DMS-Projekt setzen – und auch die Kaufleute im Management überzeugen.

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Wie die Digitalisierung Skeptiker zum Umdenken bewegt

Lohnt es sich in die Digitalisierung zu investieren? Nach wie vor stellen sich viele mittelständische Unternehmen diese Frage – und das, obwohl der digitale Wandel nachweislich eine Menge Chancen mit sich bringt. In diesem Beitrag möchten wir uns genauer mit der Frage beschäftigen, weshalb der Mittelstand die Digitalisierung nur zögerlich anpackt und klären, ob die an den Tag gelegte Skepsis wirklich angebracht ist. 

Zwischen Stillstand und Fortschritt – Die Zerrissenheit des deutschen Mittelstands

Wachstumschance oder Kostenfalle? Angesprochen auf die Chancen und Risiken der Digitalisierung zeichnen die Entscheider mittelständischer Unternehmen ein durchwachsenes Bild. Einerseits wissen sie um die Notwendigkeit, den digitalen Wandel mitzugestalten, doch andererseits stehen häufig diffuse Ängste dem Fortschritt im Weg.

Wie ausgeprägt die Zerrissenheit des deutschen Mittelstands ist, haben mittlerweile etliche Untersuchungen klar dokumentiert. Das Institut der deutschen Wirtschaft hat 46 davon in der Metastudie „Digitalisierung und Mittelstand“ zusammengefasst und zunächst festgestellt: „Die 46 analysierten Studien zum Thema Digitalisierung im Mittelstand zeigen, dass die KMU die Wichtigkeit der Digitalisierung erkannt haben.“ So ergab laut den Forschern etwa der „Monitoring Report Wirtschaft Digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie, dass 83 Prozent des Mittelstands die Digitalisierung als wichtig, sehr wichtig oder äußerst wichtig bewerten – auch wenn die Ergebnisse je nach Branche und Unternehmensgröße variieren.

Gleichzeitig seien basierend auf den ausgewerteten Daten allerdings auch verschiedene Hemmnisse zu erkennen, die mittelständische Unternehmen davon abhalten, die Chancen der Digitalisierung aktiv zu nutzen. Was die größten Hemmfaktoren sind und ob die Scheu vor dem digitalen Wandel berechtigt ist, möchten wir nun klären.

Die Scheu vor Investitionen – macht sich die Digitalisierung bezahlt?

Wer die Möglichkeiten des digitalen Fortschritts nutzen möchte, muss zunächst investieren. Das ist bekannt, doch viele mittelständische Unternehmen fühlen sich ob des konkreten Investitionsbedarfs verunsichert. Zu komplex sind die mit der Digitalisierung einhergehenden Prozesse, als dass sie sich in der Lage fühlen würden, den Kostenaufwand zuverlässig abschätzen zu können. Nicht zuletzt deshalb hat der Digitalverband Bitkom festgestellt, dass sechs von zehn Unternehmen die erforderlichen Investitionen in die Digitalisierung als zu hoch einstufen.

Doch ist diese Sorge berechtigt? Sicher ist der Investitionsbedarf von Fall zu Fall verschieden, doch eine Auseinandersetzung mit diesem Thema macht sich im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt. Der Bitkom Digital Office Index hält fest: „Dass sich Investitionen in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen lohnen, bestätigen diejenigen Unternehmen, die diesen Weg bereits beschritten haben. So sagen 74 Prozent der befragten Unternehmen, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt hat. Auch die Kunden profitieren: Knapp zwei Drittel (63 Prozent) der Unternehmen geben an, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten. Gut die Hälfte (51 Prozent) konnte außerdem die Datensicherheit erhöhen.“

Können Sie die IT-Sicherheit gewährleisten?

Unsicherheiten im Zusammenhang mit der IT-Sicherheit stehen für viele mittelständische Unternehmen ganz weit oben auf der Liste der Digitalisierungshemmnisse. „Hohe Kosten, großer Zeitaufwand und ein Mangel an eigenen Fachexperten sind neben dem unzureichenden Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter die am häufigsten genannten Hürden bei der Gewährleistung und Verbesserung der IT-Sicherheit“, hat eine Studie der Studie der Bundesdruckerei GmbH in Zusammenarbeit mit Bitkom Research ergeben. Zwar sei ein „Basisschutz“ nach eigener Aussage in allen Unternehmen vorhanden, doch fehle es häufig an Szenarien und Schutzmaßnahmen, die dann zum Tragen kommen, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall vorliegt. Die digitale Transformation in einem solchen Umfeld durchzudrücken, sei ein zu großes Risiko, befinden drei von vier befragten Unternehmen, die nicht bereit sind, die Digitalisierung auf Kosten der Sicherheit zu beschleunigen.

Diese Einstellung ist so nachvollziehbar wie sinnvoll, doch sollten sich mittelständische Unternehmen bewusstmachen, was passiert, wenn sie den digitalen Wandel aus Furcht vor Sicherheitslücken verschlafen. In einer Zeit, in der sich der Markt so schnell wie nie zuvor verändert, kann das Verharren in alten Strukturen schnell das finanzielle Aus bedeuten.  Beschäftigen Sie sich deshalb ausgiebig mit den verschiedenen Sicherheitstechnologien, sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Thematik und machen Sie sich Schritt für Schritt auf den Weg in die digitale Zukunft. Falls Sie sich unsicher sind, ob Sie die nötige IT-Sicherheit gewährleisten können, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Der Zahl der Anbieter skalierbarer Sicherheitslösungen ist groß, und wenn Sie einen Dienstleister wählen, der sich in der Vergangenheit als verlässlicher Partner einen Namen gemacht hat, wird Ihr Unternehmen von den Chancen der Digitalisierung profitieren, ohne unkalkulierbare Risiken einzugehen. 

Ihre Mitarbeiter sind der Motor der Digitalisierung

Nur sechs von zehn Unternehmen (58 Prozent) gehen dem Bitkom Digital Office Index zufolge davon aus, dass sie über die erforderlichen personellen Ressourcen verfügen, um die Digitalisierung voranzutreiben. „Bei Großunternehmen sind es mit 71 Prozent etwas mehr, bei Mittelständlern liegt der Anteil bei 63 Prozent“, heißt es in der Studie. „Unter den kleinen Unternehmen geben 57 Prozent an, dass Personal für die Digitalisierung vorhanden ist.“

Nicht verwunderlich also, dass die Personalfrage zu den größten Hemmnissen der Digitalisierung gehört. Sind zu wenig ausgebildete Mitarbeiter vorhanden, wird die digitale Transformation maßgeblich erschwert – vor allem auch deshalb, weil der digitale Wandel ganze Abteilungen vor völlig neue Herausforderungen stellt.

Zukunftsorientierte Führungskräfte lassen sich von dieser Tatsache allerdings nicht abschrecken, sondern beziehen ihr Team gezielt in die digitale Transformation mit ein. Aufgabenbezogene Weiterbildungen, mitarbeiterspezifische Anreize und eine offene Kommunikation ebnen den Weg für eine erfolgreiche digitale Zukunft. Wie Sie die Herausforderungen der Digitalisierung konkret meistern und sicherstellen, dass ihr Personal mitzieht, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst.

Weshalb die Chancen der Digitalisierung die Risiken überwiegen

Die Ergebnisse der Metastudie „Digitalisierung und Mittelstand“ belegen es eindeutig: „Die fortschreitende Digitalisierung und ihre Durchdringung des Verarbeitenden Gewerbes als Industrie 4.0 bieten erhebliche Chancen für den Mittelstand und die deutsche Wirtschaft als Ganzes.“

Dass die daraus resultierende Veränderung des Marktes so manchem Mittelständler Sorgenfalten auf die Stirn treibt, ist verständlich, doch der digitale Fortschritt ist nicht aufzuhalten und nur wer mitzieht, kann auf Dauer wettbewerbsfähig bleiben. Unternehmen sind folglich gut damit beraten, sowohl die Beziehungen zu ihren Kunden als auch interne Prozesse genau auf den Prüfstand zu stellen, um sich im Anschluss mithilfe digitaler Technologien weiterzuentwickeln. Diese Schlussfolgerung zieht auch die von der Telekom in Auftrag gegebene techconsult-Studie „Digitalisierungsindex“, für die über 1000 mittelständische Unternehmen aller Branchen zu ihren Digitalisierungsbemühungen befragt wurden.

Die Haupttreiber der Digitalisierung sind der Studie zufolge der Wunsch nach beschleunigten Prozessen, die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit, eine verbesserte Kostenstruktur, die Erschließung neuer Märkte und Kunden sowie die Notwendigkeit, den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Und die Rechnung geht auf: „Mit Big-Data- und Analytics-Lösungen greifen Unternehmen in Echtzeit auf ihre Datenbestände zu und können so zum Beispiel ihren Kunden individualisierte Angebote machen. Dank mobiler Lösungen oder Collaboration-Tools für Audio- und Webkonferenzen steigern Unternehmen ihre Produktivität nachweislich“, konstatiert der Digitalisierungsindex.

Ähnlich argumentiert auch die Deloitte Studie „Digitalisierung im Mittelstand“. Sie stellt fest, dass der Mittelstand ein integrativer Bestandteil der digitalen Revolution sei und im Rahmen strukturierter Überlegungen die Antwort darauf finden müsse, „ob und inwieweit die Digitalisierung umzusetzen ist, um das Unternehmen langfristig überlebensfähig zu erhalten.“

Außerdem weist Deloitte zu Recht darauf hin, dass viele Mittelständler, die sich durch ihre beschränkte Ressourcenbasis benachteiligt sehen, die Tatsache vernachlässigen, dass die Digitalisierung genau an dieser Stelle ihren größten Nutzen entfaltet: Existierende Ressourcen können effektiver und effizienter genutzt werden, und Wettbewerbsvorteile sind durch Schnelligkeit und Flexibilität besser zu realisieren.

Worauf warten Sie also noch? Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digitalisierung, um Prozesse zu optimieren, kosteneffizienter zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ein erster Schritt in die richtige Richtung ist die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Laden Sie sich unseren kostenlosen Ratgeber „Kosten sparen mit Dokumenten-Management“ herunter, um zu entdecken, wie Sie finanzielle Ressourcen freisetzen und Arbeitsabläufe effizienter gestalten können.

DMS-Implementierung Eile mit Weile

„Gut Ding will Weile haben“ weiß der Volksmund. Diese Erfahrung gilt auch für die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems. Ein modernes DMS sorgt zwar letztlich für mehr Effizienz und beschleunigt viele Geschäftsprozesse deutlich, sollte aber trotzdem nicht hastig, sondern wohlüberlegt ausgewählt und eingeführt werden – nach dem Motto: Erst wägen, dann wagen. Eine übereilte Auswahl und Einführung kann all die Vorteile einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse zunichtemachen.

Produktivitätsgewinn ist eines der Hauptziele, das die Unternehmen mit einer Investition in Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management (ECM) verfolgen. Denn mit ECM und DMS können sie ihre Prozesseffizienz so sehr verbessern, dass sie viel mehr erreichen, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen – zum Beispiel durch schnelleren Informationszugriff und weniger Aufwand für die (notwendige) Archivierung. So kann ein gut geplantes digitales Dokumenten-Management wesentlich zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit beitragen, während eine übereilte Implementierung von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist.

Zwar klingen manche Abkürzungen methodischer Einführungsstrategien ebenso verlockend wie der Gedanke, bei der Hardware-Ausstattung zu sparen; die meisten irreführenden Sparideen lassen sich auf eigentlich gut gemeinte Eile bei der Implementierung zurückführen. Beispielsweise sind die in die Auswahl des Systems involvierten Entscheidungsträger oft so begeistert von den Möglichkeiten der neuen Technologie, dass sie deren Vorteile kaum abwarten können. Wenn sie jedoch vor der ECM-Einführung nicht zunächst die Ineffizienzen ihrer Geschäftsprozesse analysieren, werden sie diese nicht mit dem DMS beseitigen. Sie werden die gleichen Fehler machen wie bisher – nur schneller.

Deshalb ist es so wichtig, sich vor der Entscheidung für eine ECM-Lösung die nötige Zeit für eine sorgfältige Ist-Analyse der Ausgangslage zu nehmen. Diese Analyse definiert dann den notwendigen Projektumfang und die passende Konfiguration. Werden die aktuellen Schwierigkeiten im Umgang mit Dokumenten klar erkannt, ergeben sich daraus die Prioritäten für das Projekt und ein realistischer Plan, um den Nutzen und die Chancen einer ECM-Implementierung auch in die Praxis umzusetzen. Dazu kann zum Beispiel die Elektronische Rechnungsbearbeitung ebenso gehören wie die Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten nach den Möglichkeiten, die der Gesetzgeber jetzt durch die GOBD eröffnet – die seit Jahresbeginn geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.

Eine andere fatale Folge überhasteter Entscheidungen ist eine mangelnde Unterstützung für das ECM-Projekt. Weil die bei der ECM-Anschaffung involvierten Manager möglichst rasch mit der neuen Software durchstarten wollen, haben sie sich manchmal vielleicht nicht die Zeit genommen, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen – etwa die IT-Abteilung oder andere einflussreiche Stellen im Unternehmen. Selbst wer sich die Zeit für eine saubere Planung nimmt droht dann zu scheitern, weil die bei der Kaufentscheidung übergangenen „Grauen Eminenzen“ interne Widerstände gegen das ECM-Projekt organisieren. Deshalb ist es so wichtig, wirklich alle für das Projekt relevanten Gruppen von Anfang an mit einzubeziehen. Zuerst sollte wirklich jeder von der ECM-Einführung überzeugt sein – und erst dann sollten die Projektziele gemeinsam festgelegt werden. Alles andere führt in die Irre.

Der Erfolgsdruck bei einem ECM-Projekt ist oft auch so groß, dass Zeit an der falschen Stelle eingespart wird und Fehler beim methodischen Vorgehen gemacht werden. Um schnell live zu gehen, werden zum Beispiel Checkpoints übersprungen oder Testergebnisse beschönigt. Diese Hektik schadet nur und gefährdet den Projekterfolg, der nur durch gründliche Tests garantiert werden kann.

Wer die DMS-Einführung übers Knie bricht, nimmt in Kauf, dass es nicht richtig funktioniert. Ergebnis ist oft ein hybrides Szenario, in dem das neue System nur für einige Aufgaben genutzt wird, während andere weiter wie bisher erledigt werden. Im besten Fall wird die Effizienz zwar etwas gesteigert, doch die eigentlichen Ziele bleiben unerreichbar. Wahrscheinlicher ist es aber, dass das Projekt scheitert und mehr Probleme macht als löst.

Wer also eine DMS- oder ECM-Implementierung plant, sollte an das Sprichwort „Eile mit Weile“ denken. Immer dann, wenn die Versuchung im Raum steht, bei Planung, Analyse, Test oder Training Zeit zu sparen, gilt es daran zu erinnern, dass die Vermeidung unnötiger Hektik hier zwar kurzfristig Zeit kostet, langfristig aber für Effizienz und Geschwindigkeit der Prozesse sorgt.

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ gibt Ihnen wertvolle Tipps.

Sind Sie sicher vor Pannen im Rechnungswesen

Wie oft verschwenden Unternehmen Geld für Produkte, die eigentlich niemand hätte kaufen dürfen? Und was kostet eine fehlerhafte oder ineffiziente Rechnungsbearbeitung, falls Bestellungen ordnungsgemäß genehmigt sind und auch die richtigen Produkte geliefert wurden? In der Praxis gibt es immer wieder drei typische Fehler im Rechnungswesen:

1. Unerlaubte Bestellungen werden bezahlt: Werden die Prozesse in der Buchhaltung nicht so stringent eingehalten wie es sein sollte, kann es vorkommen, dass ein Unternehmen auch solche Produkte und Dienstleistungen bezahlt, die von Mitarbeitern unbefugt eingekauft worden sind.

So lässt sich Fehler 1 verhindern: Elektronisches Dokumenten-Management sorgt jedoch dafür, dass ausnahmslos alle Prozesse im Bestell- und Rechnungswesen konsequent eingehalten werden. Für jede Bestellung oder Zahlung liegen also auf jeden Fall die erforderlichen Genehmigungen vor. Außerdem werden die Prozesse transparenter und schneller abgewickelt, beispielsweise durch die Automatisierung von Workflows und die Implementierung wichtiger Geschäftsregeln und -praktiken in Form von Software.

Beispielsweise kann ein DMS so sicherstellen, dass keine Bestellung erfolgt, die nicht mindestens von zwei Verantwortlichen geprüft und genehmigt worden ist. Ein Verantwortlicher übernimmt die fachliche Prüfung der Bestellung hinsichtlich der technischen Spezifikationen und des Preises, der andere prüft die Zahlungsmodalitäten und die Einhaltung des Budgetrahmens. Das DMS stellt zudem sicher, dass automatisch zusätzliche Genehmigungen durch die Abteilungsleitung oder die Geschäftsführung eingeholt werden, falls beispielsweise bestimmte Mengen- oder Kostengrenzen überschritten sind.

2. Überzahlungen: Das sind die wohl schmerzlichsten Pannen im Rechnungswesen. Sei es, weil irrtümlich ein zu hoher Rechnungsbetrag beglichen wird. Oder sei es, weil wegen der schleppenden Bearbeitung Skonti, Rabatte oder Boni verfallen und schlimmstenfalls zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch noch Verzugszinsen und Mahngebühren zu zahlen sind.

So lässt sich Fehler 2 verhindern: Auch die Ursache für solche Pannen schaltet ein DMS praktisch aus. Der Buchhalter muss „nur“ die Rechnungssumme mit den entsprechenden Kaufverträgen, Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen. Das ist aber leichter gesagt als getan und kann unnötig zeitraubend sein, wenn die Dokumente noch auf Papier vorliegen. Die Folge: Fehler durch den Zeitdruck oder aber die verzögerte Zahlung – beides kann teuer werden.

Abhilfe schafft ein Dokumentenmanagement-System, das alle wichtigen Dokumente elektronisch archiviert und den Buchhaltern diesen Abgleich der Rechnungssumme sowie die übrigen Prüfungen schnell und mühelos erlaubt.

3. Fehlende Rechnungen: Was geschieht, wenn der Buchhalter eine Rechnung vergeblich sucht, weil sie verlegt oder irrtümlich gar weggeworfen wurde? Allein schon aus Compliance-Gründen dürfen solche Pannen nicht passieren. Das Finanzamt beziehungsweise der Steuerprüfer legen viel Wert auf eine saubere Rechnungsverarbeitung und ordnungsmäßige Buchführung. Nur so lässt sich vermeiden, dass Unternehmen durch Scheinrechnungen ihre Umsätze oder Gewinne verfälschen.

So lässt sich Fehler 3 verhindern: Unternehmen investieren heute auch viel Geld in Backup und Betriebskontinuitätsmanagement. Selbst Naturkatastrophen oder Hacker-Angriffe haben dann keinen Verlust wichtiger Dokumente mehr zur Folge. Kleine Flüchtigkeitsfehler dürfen schon gar nicht derart gravierende Konsequenzen haben. Wer also unbefugte Bestellungen, teure Überzahlungen oder fatale Dokumentenverluste befürchtet, der kann diese Risiken durch die Einführung einer DMS- oder ECM-Lösung deutlich mindern und sich vor Pannen im Rechnungswesen schützen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

 

4 Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren

Für die meisten Unternehmen geht es heute darum, schnell und effizient zu arbeiten. Das gilt vor allem dann, wenn sie auf eine digitale Buchhaltung setzen. Läuft vom Posteingang über die Rechnungsbearbeitung bis hin zur Archivierung alles elektronisch ab, so lässt sich viel Zeit sparen und Arbeitsabläufe gestalten sich wesentlich schneller sowie effektiver. Doch gerade bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen gilt es, einige wichtige Dinge zu beachten. Welche das sind und welche vier wichtigen Tipps Sie kennen sollten, wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kernkompetenzen besser nutzen

Generell gilt: Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren möchte, ist auf dem besten Weg, die Arbeitsabläufe in der Buchhaltung seines Unternehmens wesentlich effizienter zu gestalten. Denn eine digitale Eingangsrechnung sorgt dafür, Kommunikationswege zu verkürzen und direkter zu gestalten. So muss das Personal seine Arbeitszeit nicht für langwierige Routineaufgaben verschwenden, sondern kann sie, seinen Kernkompetenzen entsprechend, für andere gewinnbringende Projekte einsetzen. Damit das in der Praxis tatsächlich funktioniert, sollten Sie die folgenden vier Tipps kennen, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren:

1. Wählen Sie das richtige Aufbewahrungsmedium

Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine elektronische Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Rechnungen mittels digitalem Archiv elektronisch archivieren bedeutet dabei, Dokumente auf einem digitalen Datenträger inhouse oder in der Cloud zu speichern. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln.

Geht es darum, steuerlich aufzubewahrende Dokumente zu archivieren, so darf das Medium zur Aufbewahrung nicht frei gewählt werden. Denn elektronische Rechnungen und Belege müssen in jedem Fall elektronisch archiviert sein. Konkret bedeutet das: Eine elektronische Rechnung auszudrucken und abzuheften, ist keine korrekte Archivierung! Was digital in das Unternehmen gelangt, benötigt auch eine digitale Archivierung. Zudem sollte das Speichermedium nicht veränderbar sein. Hier empfiehlt es sich, auf einen Datenträger zu setzen, der keine nachträglichen Änderungen zulässt.

Wer auf zusätzliche Hardware verzichten möchten, kann seine elektronischen Rechnungen optimal in der Cloud archivieren. Diese digitale Form der Archivierung hat mehrere entscheidende Vorteile: Cloud-Lösungen bieten einen unbegrenzten Speicherplatz, wobei der Nutzer seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren kann, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks lässt sich mehr Speicherplatz zur Verfügung stellen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass der Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Und auch in Sachen Sicherheit können Cloud-Lösungen überzeugen. Denn seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen und hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz kommt. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und sichere Speichermethode für die E-Rechnung.

2. Achten Sie auf Format und Lesbarkeit der Dokumente

Wenn Sie Rechnungen elektronisch archivieren möchten, ist es unbedingt notwendig, darauf zu achten, diese genau in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind. Zwar ist es möglich, alle elektronischen Dokumente wie Rechnungen und Belege in einem betriebsinternen Format abzuspeichern. Diese sind dann jedoch immer in Verknüpfung mit der Originaldatei aufzubewahren. Außerdem ist es ein Muss für die elektronische Archivierung von Rechnungen, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet. Zudem ist es sehr wichtig, dass alle Dateien im elektronischen Archiv innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind.

3. Beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Für elektronische Rechnungen gilt die gleiche gesetzliche Aufbewahrungsfrist wie für Papierrechnungen. So müssen alle Dokumente mindestens zehn Jahre lang im Archiv liegen und jederzeit zugänglich sein. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist darf ein Dokument gelöscht werden. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Wer seine Rechnungen elektronisch archivieren will, sollte also sicherstellen, dass jedes Dokument rechtlichen Anforderungen gemäß aufbewahrt ist. Gelangt eine Rechnung als Anhang einer E-Mail, also beispielsweise als PDF-Datei, in Ihr Unternehmen, so geht es in erster Linie darum, die angehängte Datei zu archivieren. Die E-Mail selbst hingegen müssen Sie nicht zusätzlich speichern.

Unbedingt berücksichtigen sollten Sie auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das Rechnungen elektronisch archivieren möchte, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lassen sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern und eine gesetzeskonforme Archivierung gewährleisten.

4. Wählen Sie das richtige System zur Archivierung

Haben Sie den Entschluss gefasst, in Ihrer Buchhaltung auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung zu setzen, so haben Sie einen entscheidenden Vorteil auf Ihrer Seite: Die digitale Archivierung ist technologieneutral. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, dass Sie in der Wahl des entsprechenden Systems gänzlich frei sind. Dennoch muss dieses ein paar rechtliche Vorgaben erfüllen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.

Auch wichtig ist, dass die Software, mit der Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren wollen, eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die elektronische Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen noch verändert werden kann. Nur damit ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Ein besonderes Augenmerk sollten Sie zudem auf das Thema Sicherheit legen. So muss die von Ihnen gewählte Software höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

Beachten Sie diese vier Tipps, wie Sie Rechnungen elektronisch archivieren, sollte das auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung und Effizienzsteigerung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.

 

Effiziente Ablage im Büro Zuerst organisieren, dann digitalisieren

Das volldigitale Büro wird zwar schon seit 30 Jahren propagiert, ist aber bis heute nur selten Wirklichkeit geworden. Wenn, dann in Großkonzernen oder aber in kleinen, dynamischen Start-ups – jedoch kaum im Mittelstand, dem Motor der deutschen Wirtschaft. Papierarme oder sogar papierlose Prozesse, Ablagen und Archive dagegen sind auch im Mittelstand längst tausendfach erfolgreich im Einsatz. Denn elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und die Automation der damit verbundenen Prozesse stehen weit oben auf der Prioritätenliste der meisten IT-Chefs.

Warum es sich lohnt, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, liegt auf der Hand: Schnellere Bearbeitung durch Wegfall von Hauspost und Liegezeiten auf den Schreibtischen, Zeiteinsparungen bei der Aktenorganisation, weniger Kosten und Raumbedarf für Papierakten. Gleichzeitig mehr Sicherheit und Compliance bei der Dokumentenbearbeitung, etwa durch die effiziente Erfüllung der rechtlichen – insbesondere steuerrechtlichen – Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen.

Papierdokumente werden gescannt, verschlagwortet und dann digital archiviert. Elektronische Formulare können einen Teil der heutigen Papierformulare ersetzen – und insgesamt wird weniger gedruckt und kopiert. Ein papierloses Büro spart nicht nur Kosten, sondern ist auch ökologisch sinnvoll.

Suche nach Informationen entfällt

Die zeitraubende Suche nach Informationen entfällt, denn in der elektronischen Kunden-, Personal- oder Projektakte können sämtliche Dokumente zu einem Kunden oder Interessenten, Mitarbeiter oder Entwicklungsprojekt gesammelt werden. Das Dokumentenmanagementsystem verwaltet dabei die unterschiedlichsten Ursprungsformate (Papier, Office-Dateien, CAD-Output, E-Mail, elektronisch erstellte Reports) und Dokumenttypen (Protokolle, Dokumentationen, Zeichnungen, Anträge, Prüfberichte, Standards und Normen) in einem gemeinsamen, thematisch geordneten Dokumenten-Pool mit einheitlicher Aktenstruktur.

Werden Inhalte in einer digitalen Büro Ablage organisiert, zentral gespeichert und korrekt indexiert, ist der Zugriff ganz einfach. Mitarbeiter müssen keine Zeit mehr auf die Suche nach diesen Dokumenten verwenden und können Informationen schnell weitergeben. Es sind keine Kopien mehr nötig – weder auf Papier noch digital. Damit entfällt auch der gravierende Nachteil der Redundanz. Zusätzlich wird vermieden, dass unter Umständen verschiedene Kopien dieser Dokumente durch Änderungen unterschiedliche Informationen enthalten können.

Compliance inklusive

Alle Zugriffe auf Dokumente können überwacht, Freigaben elektronisch gesteuert und Dokumentversionen verwaltet werden. Der Zugriff ist mit unterschiedlichen Endgeräten an beliebigen Orten zeitunabhängig möglich. Durch die geordnete, zentrale Bereitstellung aller relevanten Unterlagen quasi per Mausklick wird Zeit für das Suchen gespart, der Entwicklungsprozess beschleunigt und damit die „Time to Market“ reduziert, sei es zum Beispiel für neue Produkte, sei es für die Erledigungen von Kundenanfragen oder für die Erledigung von Reparaturarbeiten.

Das digitale Büro wird so zur Steuerzentrale der digitalen Transformation, konstatierte DocuWare-Gründer Jürgen Biffar bereits im Vorwort des Bitkom Digital Office Index 2018. Ökologisch höchst fragwürdige Papierberge wandern in die Cloud, die digitale Signatur ersetzt das Fax und Video-Meetings ermöglichen persönliche Gespräche trotz großer Distanz zu Kollegen oder Kunden – in Zeiten wie diesen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Dazu kommen Vorteile wie aufgeräumte Büros, optimierte Workflows, geringere Kopier- und Druckkosten, mehr Agilität, weniger Geschäftsrisiken, bessere Kundenbeziehungen sowie erhöhte Transparenz – und last but not least eine positive Ökobilanz.

Von der Wunschvorstellung zur Wirklichkeit

Die Experten sind sich absolut einig: Die Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- oder kompletten Geschäftsprozessen verspricht ein erhebliches Effizienz- und Innovationspotenzial. Doch wie schon anfangs erwähnt – noch ist das digitale Büro vor allem im Mittelstand eine Wunschvorstellung und höchstens in Start-ups und einigen Großkonzernen gelebte Realität. Auch die Sachbearbeiter in den Behörden müssen aus unterschiedlichsten Gründen notgedrungen immer noch mit Papier arbeiten.

Dafür gibt es verschiedene Ursachen: Je größer das Unternehmen, desto größer in der Regel sein Dokumentenvolumen, desto höher die Komplexität der Organisationsstrukturen und desto stärker die Formalisierung der Abläufe. Das führt insgesamt zu mehr Rationalisierungspotenzial durch den DMS-Einsatz als bei kleineren Unternehmen, auch wenn diese ebenfalls stark mit der zunehmenden Papierflut zu kämpfen haben. Der Handlungsbedarf, die Büro Ablage zu organisieren und zu digitalisieren, war deshalb bis dato nicht ganz so hoch. So öffnet sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen aktuell immer weiter, wie sich beim Digital Office Index 2018 zeigt.

Auf einer Skala von 0 bis 100 Punkten erreichen die mehr als 1.000 dazu befragten Unternehmen einen Durchschnitt von 54 (2016: 50). Dabei steht 0 für „überhaupt nicht digitalisiert“ und 100 für „vollständig digitalisiert“. Großunternehmen mit über 500 Mitarbeitern erzielen demnach einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58), Mittelständler mit 100 bis 499 Mitarbeiten 58 Punkte (2016: 53) und Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern nur 53 Punkte (2016: 49). 

Viele Wege führen zum digitalen Büro

Dass sie strukturierter und formalisierter arbeiten, erleichtert Großunternehmen und Behörden den Weg zur Digitalisierung enorm. Daher sollten auch Mittelständler, die viel Wert auf ihre Dynamik und Flexibilität legen, vor der Digitalisierung erst die Büro Ablage organisieren. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierung ist ja, dass die Strukturen und die Prozesse stimmen, dann erst folgt die IT – ganz nach den Worten von Lufthansa-Vorstand Thorsten Dirks: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“

Für die vernünftige Organisation der Büro Ablage gibt es zahllose Ratgeber. Ein Prinzip steht bei allen ganz oben: Unwichtiges sofort wegwerfen! Das ist schon im Papierarchiv reiner Ballast – und sollte auf keinen Fall digitalisiert werden. Es spart zudem Speicherplatz und dient der Übersichtlichkeit.

Die Ablage optimieren

Völlig zu Unrecht wird die Büro Ablage bei der Organisation häufig stiefmütterlich behandelt, denn jedes Unternehmen und jedes Büro benötigt ein Archiv. Unterlagen müssen aufbewahrt werden, sei es aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, aus Dokumentationsgründen oder wegen firmeninterner Vereinbarungen. Alles, was darüber hinaus archiviert wird, schränkt die Übersicht ein und erfordert Platz, woraus höhere Raum- bzw. im digitalen Fall Speicherkosten resultieren.

Also muss im Unternehmen klargemacht werden, was genau und wie lange archiviert werden muss. Dann werden oft Berge von Akten und Unterlagen nicht mehr einfach sicherheitshalber archiviert, sondern verschwinden. Jeder Archivbehälter – Akte, Mappe oder Karton – wird deutlich mit dem „Verfallsdatum“ gekennzeichnet – also mit dem Datum, an dem die Unterlagen vernichtet werden können. Auch die Zuständigkeit für die Entsorgung sollte geklärt sein, denn wenn sich dafür niemand zuständig fühlt, bleiben die Unterlagen bis zum Sankt-Nimmerleins-Tag archiviert.

Wenn aber Anwender einbezogen werden und die Büro Ablage beizeiten organisiert wird, dann wird die Digitalisierung des Büros auch im Mittelstand Nutzen stiften und das Leben eines jeden Beteiligten erleichtern. Erleichtert im wahrsten Sinne des Wortes wird die Digitalisierung des Büros aber auch durch Umzüge, sei es beim Wechsel eines Mitarbeiters in eine andere Abteilung oder Filiale, sei es bei Umzug einer ganzen Niederlassung zu einem neuen Standort. Dann muss dort nur der PC eingerichtet werden – und sofort sind sämtliche Akten im Zugriff. Den Papierballast gibt es ja nicht mehr! Oder zumindest kaum noch.

Checkliste So gelingt die Einführung eines DMS

Die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) ist für viele Firmen eine Erleichterung ihrer alltäglichen Arbeitsabläufe. Es eignet sich insbesondere zur Verwaltung elektronischer und digitalisierter Dokumente und fördert dabei ein effizientes und effektives Arbeiten. Auf der einen Seite spart ein Unternehmen mit einem DMS einiges an Kosten, denn der Verzicht auf Papier bedeutet zugleich eine Einsparung von Druckermaterialien, Porto und Platz. Auf der anderen Seite lässt sich durch die Arbeit mit einem DMS und der damit zusammenhängenden Automatisierung von Routineaufgaben auch viel Arbeitszeit sparen, die die Mitarbeiter eines Unternehmens wiederum in andere, komplexere Aufgaben investieren können. Wie die Umstellung auf ein DMS gelingt, verrät Ihnen diese Checkliste zur Einführung eines DMS. 

Bevor Sie überhaupt mit der Planung zur Einführung eines DMS beginnen, sollten Sie sich mit allen betroffenen Fachabteilungen beraten. Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass ein digitales DMS zwar eine Umstellung ist, diese auf lange Sicht aber nicht mehr, sondern erheblich weniger Arbeit bedeutet. Fragen Sie die Fachabteilungen vorab nach ihrer Meinung und erfahren Sie darüber mögliche Verbesserungspotentiale. Sind alle Mitarbeiter von der Arbeit mit einem digitalen DMS überzeugt, kann die Planung starten. Wie Sie dabei konkret vorgehen sollten, zeigen Ihnen die folgenden Punkte der Checkliste zur Einführung eines DMS.

1. Vorstudie und Orientierung

Zuerst ist es nötig, dass Sie den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen ermitteln, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Analysieren Sie den jeweiligen Zustand und ermitteln Sie im Gespräch mit den Mitarbeitern den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Potenzial zur Umstrukturierung. Um die Zielformulierung festzusetzen, fragen Sie sich, welchen Nutzen das digitale DMS Ihrem Unternehmen bringen soll. Eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben – die Möglichkeiten sind vielfältig. Haben Sie und Ihre Mitarbeiter ein Ziel gesetzt, gilt es, einen kompetenten Berater zu kontaktieren. Nennen Sie diesem die „Must-Haves“ und die „Nice-to-Haves“, damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine Lösung erarbeiten. Damit haben Sie bereits den ersten Punkt der Checkliste zur Einführung einer DMS Software erfüllt.

2. Die Lösungspräsentation des Anbieters

Hat der Anbieter auf Grundlage Ihrer Zielformulierung einen ersten Lösungsvorschlag erarbeitet, wird er ihn in Ihrem Unternehmen präsentieren. Professionelle Anbieter bieten diese Präsentation in den meisten Fällen kostenfrei an, gehört das doch zum Service eines kompetenten Partners. Zeigen Sie sich deswegen erkenntlich, indem sie alle wichtigen Mitarbeiter des Betriebs zur Präsentation dazu bitten. Dabei sollten Sie sowohl die zukünftigen Anwender wie auch budgetverantwortliche Entscheider und IT-Verantwortliche berücksichtigen. Ein wichtiger Punkt dieser Checkliste zur Einführung eines DMS an dieser Stelle: Entscheiden Sie gemeinsam mit allen Beteiligten, ob Ihnen die präsentierte Lösung zusagt oder nicht. Schließlich sollen am Ende alle von der Arbeit mit dem DMS profitieren. Und das geht nur, wenn alle mit der Lösung zufrieden sind.

Aus Ihrer vorhergehenden Orientierungsphase ist dem Anbieter bereits bekannt, wo die groben Einsatzgebiete liegen und welchen Nutzen Sie sich von der Einführung des DMS erhoffen. Bei seiner Präsentation wird ein professioneller Anbieter einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende DMS geben. Wichtig hierbei ist, dass beide Seiten miteinander einen offenen, vertrauensvollen Umgang mit dem Thema pflegen. Im Idealfall bietet Ihnen der Anbieter eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Lösung mit dem gewünschten Funktionsumfang inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an. Sind Sie nicht von seinem Lösungsvorschlag überzeugt, ist es natürlich möglich, dass Sie ein zusätzliches Angebot von einem weiteren Anbieter einholen.

3. Workshops zur gewählten Lösung veranstalten

Sie haben sich für einen Anbieter entschieden und sind nun bereit für den nächsten Schritt? Dann sollten Sie mit dem ausgewählten Anbieter einen Lösungsworkshop vereinbaren. So kann er ein auf Ihre Anforderungen zugeschnittenes Angebot erstellen. Professionelle Anbieter stellen Ihnen diese Leistung bereits in Rechnung, doch es ist eine Investition, die sich lohnt. Nur so bekommen Sie ein wirklich individuelles Angebot, das Sie schon einen Schritt weiter in Richtung Ihrer Zielvorstellung bringt.

Ein wichtiger Punkt, der sich in einem Lösungsworkshop klären lässt, ist zudem der Umgang mit dem Dokumenten-Altbestand. Soll das Einscannen oder Importieren ein Teil der Dienstleistung sein? Oder wollen Sie den Altbestand in Eigenleistung digitalisieren? Fragen wie diese lassen sich bestens in einem Workshop beantworten. Die Überlegung, welchen Nutzen die Anwender haben sollen, ist an dieser Stelle auch ein wichtiger Aspekt der Checkliste zur Einführung des DMS. Damit alle vom DMS überzeugt sind, sollte sich dieses flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen.

4. Angebot und Kauf 

Als nächster Punkt auf Ihrer Checkliste zur Einführung eines DMS sollte ein professionelles Angebot inklusive verbindlicher Preise stehen. Dieses muss in jedem Fall die Preisangaben für Software, Hardware und sämtliche Dienstleistungen enthalten. Ein gutes Angebot ist zudem so strukturiert, dass es auch für Dritte gut nachvollziehbar ist. Weiterhin sollte es die eingangs von Ihnen formulierte Zielvorstellung inkludieren. Achten Sie darauf, dass das von Ihnen gewählte System alle notwendigen rechtlichen Vorgaben, z.B. aus dem Handelsgesetzbuch oder dem Umsatzsteuergesetz, abdeckt. Gefordert ist dabei nicht nur eine fachgerechte digitale Archivierung aller Dokumente, sondern auch die Dokumentation über die Eingangszeit von Dokumenten sowie die Sicherheit vertraulicher Daten. Gerade im Hinblick auf den Umgang mit Personalakten ist es unabdingbar, dass diese gut geschützt sind. 

Ein kompetenter Partner, der auch Ihre Checkliste zur Einführung des DMS berücksichtigt, verfügt dabei über folgende Eigenschaften:

  • Er bietet Ihnen als verlässlicher Partner einen weitergehenden Service an, er verwendet eine Technik auf neuestem Stand und er ist flexibel.
  • Falls Sie sich momentan noch nicht für den Einsatz eines Cloud-Systems entscheiden, achten Sie darauf, dass er Ihnen bei Bedarf auch einen einfachen Wechsel zu einer Cloud-Lösung ermöglichen kann. Im besten Fall macht er Ihnen dazu direkt ein zweites Angebot, bevor es mit dem nächsten Schritt der Checkliste zur Einführung des DMS weitergehen kann.

 

5. Einrichtung des DMS und Mitarbeiterschulung

Damit die Einführung des DMS sich nicht zur Mehrarbeit entwickelt, ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell. Die Einrichtung sollte den laufenden Betrieb dabei so wenig wie möglich beeinträchtigen. Achten Sie mit Hilfe der Checkliste zur Einführung des DMS darauf, dass ein Organisator, wie zum Beispiel Ihr IT-Leiter, bei der Installation vor Ort ist. Dieser sollte eine spezielle Schulung bekommen, damit er die anderen Mitarbeiter vor allem in der Einarbeitungsphase beraten und unterstützen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.

6. Review-Workshop

Ist das DMS bereits erfolgreich eingeführt, sollten Sie noch einen letzten Punkt der Checkliste zur Einführung des DMS beachten: den Review-Workshop. Damit sich das Investment in ein DMS wirklich lohnt, empfiehlt es sich, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Betrachtung zu engagieren. Dieser besucht den laufenden Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit. So kann er unmittelbare Tipps geben und den Anwendern zu Produktivitätsfortschritten verhelfen. Das steigert nicht nur die allgemeine Zufriedenheit, sondern sichert darüber hinaus die Einhaltung Ihrer Ziele. Auf diesem Weg wird die Einführung des DMS auch in Ihrem Unternehmen zum Erfolg.

 

Digitalisierung der Arbeitswelt Chancen, Risiken Auswirkungen

Die Digitalisierung der Arbeitswelt schreitet zusehends voran. Fliegende Menschen, selbstfahrende Autos und Kommunikation mit dem All – Dinge wie diese gehören schon immer zur Faszination des Menschen, wenn es um die Zukunft geht. Bereits im Jahr 1897 träumte die Schokoladenfabrik Gebrüder Stollwerck auf ihren Reklame-Sammelbildern von Polizisten mit Flügeln und vollen Verkehrsstraßen. So zumindest stellten sie sich das Jahr 2000 vor. Heute, fast zwei Jahrzehnte nach der Jahrtausendwende, fliegen Menschen in Drohnen und zumindest teilautomatisierte Autos fahren auf den Straßen der Welt. Die Digitalisierung macht es möglich. Welche Auswirkungen die Digitalisierung auf die Arbeitswelt hat und was sich durch die Arbeit 4.0 ändert, lesen Sie in diesem Beitrag.

Geht es um die Digitalisierung und ihre Auswirkungen auf die Arbeitswelt, gibt es allgemein zwei vorherrschende Meinungen. Auf der einen Seite stehen die Kritiker und Skeptiker, die Fabriken voller Roboter und Maschinen sowie eine Vielzahl an Arbeitslosen sehen. Auf der anderen Seite zeichnen die Befürworter der Digitalisierung ein anderes Bild. Sie sehen ein neues Wirtschaftswunder mit Jobs für alle. Beiden gemein ist auf jeden Fall, dass ihre Ansichten und Diskussionen stark interessengeleitet sind. Einen technologischen Determinismus, der bestimmte Arbeits- und Beschäftigungsformen vorgibt, gibt es nicht. Eher ist die Digitalisierung ein gesellschaftlicher Prozess, der an bestehende Institutionen, Normen und Werte anknüpft. Dabei liegt es an den jeweiligen Interessenvertretungen, diesen Prozess mitzugestalten.

Digitalisierung der Arbeitswelt – was ist das?

Das Wort Digitalisierung ist in aller Munde und jeder hat seine Meinung dazu. Geht es aber um die Digitalisierung im Konkreten, so scheiden sich oft die Geister. Was ist Digitalisierung überhaupt? Welche Prozesse verstecken sich dahinter? Und welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf Arbeitswelt und Alltag von Arbeitnehmern? Fragen wie diese gilt es unbedingt zu klären, wenn man verstehen will, wo die Zukunft hinführen kann.

Generell verstehen Experten unter Digitalisierung mehrere Dinge zugleich. Vor allem geht es dabei aber um die Robotik, die mit fortschreitender technologischer Entwicklung mehr und mehr Unternehmen in eine digitale Zukunft leitet. Zudem ist es das Internet of Things, das zu einer neuen Art der Vernetzung von Mensch und Maschine führt. Darüber hinaus zeigt sich die Digitalisierung auch in cyber-physischen Systemen wie beispielsweise in intelligenten Stromnetzen. Klar ist – sie alle wirken sich auf den Arbeitsalltag der Menschen aus und stellen sie vor neue Herausforderungen. Damit zusammen hängt auch eine starke Veränderung der Arbeitsplätze, wie man sie heute (noch) kennt.

Digitalisierung Arbeitsmarkt: Wie sich viele Berufe verändert

Viele Menschen blicken mit Sorge in die Zukunft einer digitalen Arbeitswelt. Allem voran, steht die Angst vieler Menschen vor einem Jobverlust. Zwar haben, wie Studien belegen, in Deutschland nur rund 15 Prozent aller sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer einen Job mit sehr hohem Substitutionspotential, doch ist die Angst nicht gänzlich unverständlich. Denn es gibt Prozesse, die der Mensch nicht permanent kontrollieren und organisieren muss. Dort ist er zunehmend überflüssig und lässt sich durch Maschinen ersetzen. Dies betrifft vor allem einfache Jobs in der Transport- und Logistikbranche sowie die Industrieproduktion und einige Servicedienstleistungen. Untersuchungen haben ergeben, dass hier in den nächsten Jahren rund sieben Millionen Arbeitsplätze verloren gehen werden. Betroffen sind davon überwiegend Tätigkeiten, die kein hohes kognitives Geschick fordern. Natürlich ist an dieser Stelle nicht ausgeschlossen, dass die Digitalisierung in ferner Zukunft auch Auswirkungen auf die Arbeitswelt anderer Berufe hat, von denen man es heute auf keinen Fall denkt. Experten können hierzu allerdings keine Vorhersage treffen.

Gegenüber dem Verlust einiger Arbeitsplätze steht aber auch die Erschaffung neuer Jobs. Vor allem in den Bereichen Technologie, Medien und Telekommunikation ist es wahrscheinlich, dass sich durch die Digitalisierung etliche Jobs neu bilden. Darüber hinaus prognostizieren Experten einen erhöhten Bedarf an Akademikern, vorzugsweise aus den MINT-Fächern Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik, die maßgeblich an der Entwicklung neuer Technologien beteiligt sein werden. Eine weitere Prognose in Bezug auf die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt ist, dass sich Jobprofile eher verändern werden, als dass sie gänzlich verschwinden. Gleiche Jobs werden andere Anforderungen haben und Ausbildungen werden sich diesen anpassen. Auch heute schon ist das zu beobachten. So muss ein Auszubildender eines handwerklichen Berufs nicht nur die nötigen berufsspezifischen Fachkenntnisse erlernen, sondern zusätzlich mit einem Computer umgehen können.

Hinzu kommt, dass viele kleine und mittelständische Handwerksbetriebe vermehrt auf ihre Präsenz in sozialen Medien setzen. Eine Vielzahl an Sanitär- und Heizungsunternehmen, Bäckereien oder Tischlereien zeigen sich heute bei Facebook, Instagram und Co. So wollen sie attraktiver sein für den Nachwuchs und zeigen damit, dass die Digitalisierung auch Auswirkungen auf ihre Arbeitswelt hat. Die Veränderungen durch den digitalen Wandel sind somit auch in Berufen erkennbar, die auf den ersten Blick nicht auf ihn angewiesen sind, um zukunftsfähig zu bleiben. An dieser Stelle zeigt sich auch, dass ein Wechsel zwischen verschiedenen Berufen und Branchen zukünftig um einiges leichter sein könnte. Die geforderten Qualifikationen ähneln sich und machen die Einarbeitung in einen neuen Job dadurch umso leichter, sind doch die genutzten Technologien die gleichen.

Digitalisierung der Arbeit birgt großes Potenzial

Ein großer Vorteil der Digitalisierung, der auch entscheidende Auswirkungen auf die Arbeitswelt hat, zeigt sich insbesondere an den Grundzügen des digitalen Zeitalters. Dieses ist nämlich von zwei Dingen geprägt: der Speicherung von Informationen in der für Computer verständlichen 0/1-Codierung und in der Nutzung digitaler Codes zur Definition maschineller Algorithmen in Form von Software. Die Elektronik erlaubt es digitalen Maschinen dabei, Informationen zu verarbeiten, darauf zu reagieren und diese selbst weiterzugeben. Mit jeder Verbesserung von Programmcodes, Sensorik und Steuertechnik entwickeln sich diese Maschinen weiter, werden selbständiger, intelligenter und effizienter. Gleichzeitig bedeutet das aber auch, dass sie unabhängiger vom Menschen und seiner Kontrolle werden.

Während viele Menschen darin die Gefahr sehen, ersetzt zu werden, birgt diese Entwicklung auch etliche Chancen. Nehmen Maschinen und Roboter dem Menschen Routineaufgaben ab, so kann dieser sich mehr auf kognitiv anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren. Und auch dabei hat die Digitalisierung der Arbeit schon jetzt entscheidende positive Auswirkungen auf die Arbeitswelt. Sie ermöglicht es den Menschen nämlich, wesentlich flexibler zu sein. Das wirkt sich nicht nur auf ihre Leistungen und die Effektivität ihrer Arbeit aus, sondern auch auf die Gestaltung von Freizeit und Privatleben.

Arbeit 4.0: Flexibilität als Ergebnis der Digitalisierung

Arbeiten, wenn es in den Biorhythmus passt, vollausgerüstete Büros stundenweise mieten oder neue branchenübergreifende Kontakte in Coworking-Spaces knüpfen – diese Auswirkungen auf die Arbeitswelt sind typisch für die Digitalisierung. Denn das Modell von Arbeit 4.0 ist längst ein Teil unseres Alltags. Etliche Betriebe setzen bereits jetzt darauf, ihren Mitarbeitern ein flexibles raum- und ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Die digitalen Strukturen unserer Zeit spielen ihnen dabei in die Karten. E-Mails, Messenger oder Video-Chats erleichtern die Arbeit. Die einzige Voraussetzung:  Das Internet muss funktionieren. Denn die Verbreitung und Nutzung von Technik hängt maßgeblich von der Infrastruktur zur Datenübertragung ab. Auch deswegen hat die Bundesregierung die Verbesserung der durchschnittlichen Geschwindigkeit von Breitbandanschlüssen auf ihrer Agenda stehen.

Eine ausreichende IT-Infrastruktur ist zu großen Teilen dafür verantwortlich, dass die Digitalisierung der Arbeitswelt erfolgreich voranschreiten kann. Vor allem Konzepte wie Industrie 4.0 hängen von ihr ab. Und auch Anwendungen wie Cloud-Computing und Cloud-basierte Arbeitsmodelle sind auf eine gut funktionierende Technik angewiesen. Dabei begeistert vor allem das Cloud-Computing schon heute viele Unternehmen, bietet es ihnen doch eine bedarfsgerechte und flexible Nutzung, die darüber hinaus auch Kosten spart. So greifen im Arbeitsalltag bereits über 30 Prozent der mittleren und großen Unternehmen auf Cloud-Computing und Cloud-basierte Arbeitsmodelle zurück. Digitale Programme wie ein Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) erleichtern hier tägliche Arbeitsabläufe. So haben die Menschen mehr Möglichkeiten, sich auf die Jobs zu konzentrieren, die auf lange Sicht nicht substituierbar sind.