Leitfaden zur E-Mail-Archivierung in Unternehmen

Sie ist schnell, unkompliziert und weltweit äußerst beliebt: die E-Mail. Ob privat oder beruflich genutzt – jeden Tag werden über 280 Milliarden Mails versendet, Tendenz steigend. Für Unternehmen kann sich das mittlerweile tatsächlich zu einer Herausforderung entwickeln. Denn nach den GoBD sind Unternehmen in Deutschland dazu verpflichtet, ihre gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Und dazu gehören nicht nur Rechnungen. Von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind auch alle E-Mails wichtig. So gibt es seit 2017 die Pflicht zur Mailarchivierung. Und das gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO – und das Chaos ist perfekt.

Doch das muss nicht sein. Denn mit den richtigen Methoden und der passenden Software geht die Mailarchivierung fast wie von selbst. Worauf Sie dabei achten sollten und wie die Mailarchivierung ohne Schwierigkeiten funktioniert, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mailarchivierung – darum ist sie so wichtig

Zugegeben, so richtig spannend klingt das Thema Mailarchivierung nicht. Dennoch ist es extrem wichtig für kleine, mittlere und große Unternehmen. Sie alle erhalten jeden Tag eine Fülle an E-Mails, die bearbeitet werden wollen. Nur ist es damit allein nicht getan. Aus rechtlichen Gründen muss jede E-Mail, die entweder steuerlich relevant ist oder geschäftsrelevante persönliche Daten enthält, gespeichert und für viele Jahre archiviert werden.

So regeln in Deutschland unter anderem § 257 des Handelsgesetzbuches sowie § 147 der Abgabenordnung die Aufbewahrungspflicht von E-Mails. Abhängig vom Dokumententyp schreiben sie vor, dass geschäftsrelevante E-Mails zwischen sechs und zehn Jahren archiviert werden müssen – und zwar so, dass sie im Falle eines Audits oder einer sonstigen Prüfung schnell, unkompliziert und vor allem unverändert aufzufinden sind. Eine korrekte Mailarchivierung ist dafür entscheidend.

Hinzu kommen die Vorgaben der DSGVO, die einen transparenteren Umgang mit Daten ermöglichen wollen. Die DSGVO verpflichtet Unternehmen dazu, auf Nachfrage detaillierte Auskunft über gespeicherte persönliche Daten geben zu können. Eine strukturierte Mailarchivierung trägt auch in diesem Fall dazu bei, alle von der DSGVO festgesetzten Anforderungen zu erfüllen.

Backup oder Mailarchivierung? Nicht das gleiche, aber gleich wichtig

Wer denkt, ein regelmäßiges Backup aller E-Mails sei die Lösung, um jede gesetzliche Anforderung zu erfüllen, liegt leider falsch. Denn Achtung: Backup und Mailarchivierung sind nicht das gleiche. Wichtig ist jedoch beides.

Während das Backup Daten bzw. E-Mails nur für einen bestimmten Zeitraum sichert, damit sich diese im Bedarfsfall wiederherstellen lassen, gewährleistet die Mailarchivierung eine ständige und auf Wunsch jahrzehntelange Verfüg- und Wiederauffindbarkeit jeder E-Mail. Zudem wird jede eingehende E-Mail durch eine digitale Archivierung sofort erfasst, verschlagwortet, indexiert und gesichert. Bei einem reinen Backup passiert das nicht, und so lassen sich E-Mails ganz einfach löschen, verändern oder manipulieren. Das ist weder sicher noch gesetzeskonform. Hinzu kommt, dass das Backup auf einem Server extrem viel Speicherplatz benötigt, der wiederum Kosten produziert.

Die Vorteile der digitalen Mailarchivierung

Fest steht, irgendwann stoßen Server an ihre Grenzen, und die enorme Menge an E-Mails kann nicht mehr gesichert werden. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter eines Unternehmens extrem viel Zeit mit dem Sortieren von E-Mails verbringen. Das ist weder effektives Arbeiten noch kann es die Pflicht zur Mailarchivierung zufriedenstellend erfüllen – ganz zu schweigen von den Nerven, die die Mailschwemme die Mitarbeiter kostet.

Wer also seine E-Mails korrekt und den gesetzlichen Vorgaben entsprechend archivieren will, der sollte auf eine automatische Mailarchivierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) setzen. Das digitale DMS erkennt vollautomatisch alle geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails und legt sie mit einem fachlichen sowie sachlichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten, wie beispielsweise Scans oder elektronischen Rechnungen, im digitalen Archiv ab. Informationsinseln, die typisch für die Arbeit mit E-Mails sind, haben so keine Chance.

Effektiveres Arbeiten ohne Mehraufwand

Durch eine Ergänzung von Indexbegriffen sowie eine intelligente Volltextsuche sorgt das digitale DMS dafür, dass sich E-Mails und deren Anhänge schnell und einfach wiederfinden lassen. Relevante Unterlagen, z.B. zu einem Kunden, sind mit einem Klick verfügbar – und das inklusive der gesamten E-Mail-Korrespondenz. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis, die sie wiederum in andere gewinnbringende Projekte investieren können. So fördert die Mailarchivierung stressfreies und vor allem effektives Arbeiten. Hinzu kommt, dass die Mailarchivierung mittels digitalem DMS durch den verringerten Zeitaufwand für Ablage und Suche dabei hilft, dass Unternehmen einen wesentlichen Teil ihrer internen Kosten einsparen können.

Die Archivierung der E-Mails im txt-Dateiformat garantiert, dass alle Dateien über viele Jahre hinweg lesbar sind und somit auch sämtliche rechtliche Anforderungen erfüllen. Hinzu kommt das Thema der Business Continuity. Denn was passiert bei einem Serverausfall? Wer seine E-Mails nur sporadisch per Backup sichert, hat spätestens dann ein Problem. Im Zweifel lassen sich verlorene Korrespondenzen nicht wiederherstellen. Anders ist es bei der Mailarchivierung mittels digitalem DMS. Durch die sofortige, vollautomatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails entstehen keine Lücken in der Ablage. So hält sich das Chaos nach einem Serverausfall in Grenzen und der Betrieb kann schnell weitergeführt werden. Das ist maximaler Datenschutz.

Tausendsassa DMS – das sollte eine Software zur Mailarchivierung können

Wer den Schritt von der manuellen zur digitalen Mailarchivierung gehen möchte, muss sich darüber im Klaren sein, dass er nicht nur neue, sondern auch einige bereits existierende Mails zu verarbeiten hat. Deswegen ist es in erster Linie wichtig, dass die gewählte Software zur Mailarchivierung dazu in der Lage ist, alle schon vorhandenen E-Mails aus Postfächern, öffentlichen Ordnern, Shared Boxes oder Mailboxes zu identifizieren und abzulegen. Zudem sollte sie mit allen gängigen Mailprogrammen kompatibel sein. Ebenfalls sollten entsprechende Zertifizierungen die Rechtssicherheit des DMS bestätigen.

Wichtig bei der Wahl einer Software für die automatische Mailarchivierung ist zudem ihre Installation und Inbetriebnahme. Beide sollten so unkompliziert wie möglich sein, damit ein Unternehmen schnellstmöglich und effektiv mit dem System arbeiten kann. Sind diese Punkte alle erfüllt, so stellt sich schnell heraus, dass die digitale Mailarchivierung nicht nur aus sicherheitstechnischen, sondern auch aus betriebswirtschaftlichen Gründen eine gute Wahl ist – und überquellende Postfächer auf überlasteten Servern keine Chance mehr haben.

 

Digitale Workflows für mehr Effektivität

Die Digitalisierung betrifft alle Branchen. Ob industrielle Produktion oder Medizin, Logistik oder Einzelhandel, sie alle müssen sich früher oder später mit dem digitalen Wandel auseinandersetzen und digitale Workflows in ihren Unternehmen etablieren. Gerade in Sachen Human Resources und Buchhaltung verhilft ihnen das auf lange Sicht zu mehr Effektivität – ein entscheidender Faktor, wenn es darum geht, den Anforderungen der digitalen Zukunft zu genügen. In welchen Bereichen digitale Workflows auch Ihrem Unternehmen zu mehr Effektivität verhelfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die Vorteile digitaler Workflows

Nicht alle Betriebe sind gleich weit mit der Umsetzung digitaler Prozesse in ihren Abteilungen. So kommt es dazu, dass papierbasiertes Arbeiten in etlichen Unternehmen nach wie vor zum Arbeitsalltag gehört. Doch die Bearbeitung von Rechnungen, Krankmeldungen, Bewerbungen oder anderen Papierdokumenten ist umständlich und kostet viel Zeit. Diese fehlt den Mitarbeitern eines Unternehmens oftmals an anderen Stellen. Hier kann ein Workflow Management Abhilfe schaffen. Sie ersetzen manuelle, papierbasierte Arbeiten, indem sie bei alltäglichen und wiederholt anfallende Arbeiten auf Prozessautomatisierung setzen. So benötigen diese keine Bearbeitung durch eine menschliche Arbeitskraft und die Mitarbeiter können sich auf ihre eigentliche Arbeit und somit auf gewinnbringende Prozesse konzentrieren.

Zudem gestalten sich alle Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens durch digitale Workflows transparenter. Das fördert die Kontrolle über sämtliche Prozesse. Gerade in Abteilungen wie der Buchhaltung kommt eine solche Transparenz der Liquidität des ganzen Unternehmens zugute. Außerdem begünstigen digitale Workflows eine schnelle Reaktion auf Kundenwünsche und Marktgeschehnisse. Das verschafft einem Unternehmen entscheidende Wettbewerbsvorteile, was für die Zukunftsfähigkeit einer Firma nicht unwichtig ist.

Talente finden mit digitalen Workflows

Der Fachkräftemangel fordert heutzutage branchenübergreifend die Unternehmen. (Potenzielle) Bewerber sind heiß umkämpft. Klar im Vorteil sind deswegen Betriebe, die in Sachen Human Resources, Recruiting und Personalmanagement auf digitale Workflows setzen. Denn gerade in der Personalabteilung laufen viele Prozesse zusammen, die sich gegenseitig beeinflussen und letztendlich das ganze Unternehmen betreffen. Alleine die Recruiter müssen sich bei der Talentsuche mit verschiedensten Prozessen befassen: Mit welcher Methode machen sie Bewerber auf sich aufmerksam? Welche Plattformen nutzen sie? Und womit überzeugen sie neue Talente, in das Unternehmen zu kommen? An dieser Stelle setzen digitale Workflows an, indem sie für das reibungslose Zusammenspiel aller Recruiting-Prozesse sorgen.

Wer digitale Workflows nutzt und so beim Recuriting auf standardisierte und optimierte Prozesse setzt, schafft ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Dazu gehört eine detaillierte Abstimmung der Anforderungsprofile potentieller Bewerber mit den betreffenden Abteilungen. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich diese schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Die eingegangenen Bewerbungen lassen sich umgehend von allen Berechtigten einsehen. Kommt es zu einem Bewerbungsgespräch gestaltet sich dessen Koordination und die Organisation von Terminabstimmungen wesentlich leichter. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss sowie die Effektivität der Kandidatensuche insgesamt.

Personalangelegenheiten effizienter und schneller bearbeiten

Von Einarbeitungen und Kündigungen, über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement – um alle Unterlagen schnell und effizient bearbeiten zu können, muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich des Unternehmens vertraut sein. Dabei bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potential zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Digitale Workflows helfen an dieser Stelle dabei, sämtliche Abläufe zu beschleunigen und unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren. So verhindern sie beispielsweise mittels Standardisierung lange E-Mail-Ketten oder Zeitverluste durch langwierige Terminabsprachen. Mittels digitaler Workflows lassen sich letztere nämlich besser planen und organisieren. Das verschafft den Mitarbeitern zusätzliche Zeit, die sie gewinnbringend in andere Projekte investieren können.

Gleiches gilt auch für die Buchhaltung in einem Unternehmen. Hier gibt es ebenfalls eine Menge an Routineaufgaben, die durch digitale Workflows schneller und effizienter ablaufen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Workflows wandeln umständliche Verfahren in einfache und automatisierte Abläufe um. Verlorene Zeit gehört damit der Vergangenheit an. Digitale Workflows machen Platz für gut investierte Arbeit und wandeln Kosten in verfügbares Kapital um. Und das schon ab dem ersten Tag nach der Einführung.

Digitale Workflows sorgen für Effektivität in der Buchhaltung

Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf digitale Workflows setzt, hat einen entscheidenden Schritt in Richtung gesteigerte Effektivität gemacht. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst formatunabhängig alle eingehenden Rechnungen automatisch und gleicht sie direkt ab. Es liest Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferantendaten, Rechnungsnummern oder Beträge, schnell und direkt aus und gleicht sie mit der Bestellung ab. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Dokumente lassen sich ohne manuelle Dateneingabe erfassen und mittels automatisch vordefinierter Datenfelder indexieren. Das spart viel Zeit, was am Ende dem gesamten Unternehmen zugute kommt. Sind nämlich alle Dokumente jederzeit und schnell verfügbar, begünstigt das einen transparenten und reibungslosen Informationsfluss durch alle Abteilungen – ein wichtiger Faktor in Sachen Effektivität.

Wer für mehr Effektivität auf digitale Workflows setzt, kommt auch um Cloud-Lösungen nicht herum. Denn diese fördern eine effektive Arbeit. Zum einen entfallen durch die Datenspeicherung in einer Cloud die Bereitstellung und Betreuung von Speichersystemen und -medien im Unternehmen, da das ganze System in der Cloud läuft. Zum anderen bieten Cloud-Lösungen größtmögliche Sicherheit: Seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Daten einsehen kann. Zudem hosten sie ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es beispielsweise zu einem Serverabsturz kommt. Außerdem bieten Cloud-Lösungen einem Unternehmen unbegrenzten Speicherplatz. So kann ein Unternehmen als Nutzer von Cloud-Services seinen Bedarf flexibel und unkompliziert skalieren, ohne dazu in neue Hardware investieren zu müssen. Mit wenigen Klicks kann es mehr Speicherplatz bekommen. Manche Anbieter setzen auf flexible Kostenmodelle, sodass ein Nutzer lediglich das zahlen muss, was er tatsächlich verbraucht. Damit gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode für digitale Daten.

Ganz gleich, ob es sich nun um die Personalabteilung, die Buchhaltung oder den Umgang mit Dokumenten allgemein handelt, wenn Unternehmen Prozesse digitalisieren, profitieren am Ende alle. Digitale Workflows fördern die Effektivität eines ganzen Unternehmens. Sie sorgen dafür, dass sämtliche Prozesse und Arbeitsabläufe erheblich schneller ablaufen. Die gesparte Zeit können Mitarbeiter in andere gewinnbringende Projekte investieren. Und das verhilft dem ganzen Unternehmen zu mehr Wirtschaftlichkeit und Erfolg.

 

ECM – mehr Effizienz in der Buchhaltung

Eine gute Buchhaltungsabteilung unterscheidet sich von einer mittelmäßigen durch automatisierte, effiziente Prozesse. Deutlich macht das eine Studie der Aberdeen Group, die bei mehr als 180 Unternehmen durchgeführt wurde. Im Bereich der Kreditoren ist der Unterschied zwischen den gut (obere 20 Prozent der Befragten) und den schlecht organisierten Abteilungen (untere 30 Prozent) beachtlich.

Die gut organisierten Abteilungen bearbeiteten eine Eingangsrechnung in durchschnittlich 4,1 Tagen; der Durchschnitt über alle Unternehmen lag bei 6,1 Tagen. Die Bearbeitung einer Rechnung kostete 2,70 €, während der Durchschnitt dafür fast das Doppelte (5 Euro) aufwendete. Außerdem nutzten hier 90 Prozent die möglichen Skonti – ebenfalls fast doppelt soviel wie der Durchschnitt.
Die Kreditorenbuchhaltung bei den Nachzüglern fiel dagegen deutlich ab. Die schlecht organisierten Buchhaltungsabteilungen verarbeiteten eine Rechnung in 16,3 Tagen, ließen sich das 13,34 Euro kosten und nutzten nur 18 Prozent der möglichen Skonti.

Die meisten Buchhalter können nicht annähernd so effizient arbeiten wie die Besten in dieser Studie. Das liegt daran, dass sie bei ihrer Arbeit umständlichen und fehlerträchtigen Prozessen folgen müssen, beispielsweise beim Rechnungseingang per Briefpost.

Arbeiten die Buchhalter noch mit Papier, erfordert das unnötig viel Raum und Zeit. Seine Arbeitszeit kann ein Buchhalter sinnvoller nutzen als mit dem Sortieren, Ablegen und Suchen von Dokumenten; das ist eine Vergeudung seiner Kompetenzen und der Ressourcen des Unternehmens.

Abhilfe schafft Enterprise Content Management (ECM). Damit kann die Buchhaltung Platz für das Archiv und Zeit für die Prozesse sparen. Und weil ein ECM-System nicht nur Rechnungen, sondern alle Dokumentarten elektronisch verwalten und per Mausklick bereitstellen kann, lässt sich der Einsatz problemlos auf andere Bereiche ausweiten.

In der Debitorenbuchhaltung etwa kann der direkte Zugriff auf alle Informationen über einen Kunden viele Vorteile und einen großen Zeitgewinn bedeuten. Säumige Zahler haben ja üblicherweise gute Ausreden; oft behaupten sie einfach, dass ihnen bestimmte Dokumente fehlen oder dass falsche Ware geliefert worden sei. Läuft der Informationsfluss noch auf Papier, kann der Buchhalter an dieser Stelle nicht weiter argumentieren, weil er die Fakten nicht kennt. Oft dauert es dann Tage, bis er die nötigen Details aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen hat.

Mit einem ECM-System hat er alle Fakten noch während des Telefonates parat – und kann die Sache klären oder die fehlenden Dokumente per Fax oder E-Mail sofort nachliefern. Das spart nicht nur Zeit und Geld, weil der Zahlungseingang beschleunigt wird, sondern schont auch die Nerven aller Beteiligten.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

Ein DMS allein reicht nicht zur effizienten Aktenführung

Ein gutes System für die Aktenführung sorgt für Effizienz in der Buchhaltung. Stand der Technik ist hier modernes elektronisches Dokumenten-Management, auch wenn in der Vergangenheit diverse Verfahren und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen, etwa Schriftgutverwaltung bzw. Records Management, ausreichten. Viele Buchhalter müssen heute noch mit derartigen Oldtimern arbeiten – entweder weil es noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Unternehmen gibt oder weil es nicht genutzt wird.

Ein DMS in der Buchhaltung spart jedoch nicht nur bares Geld, weil dank der zügigeren Rechnungsbearbeitung mehr Skonti ausgenutzt werden und weniger Mahngebühren bzw. Säumniszuschläge anfallen. Die Software sorgt nebenbei auch dafür, dass die Buchhalter für etwaige Audits oder Steuerprüfungen nicht in wochenlanger Arbeit die erforderlichen Dokumente zusammensuchen müssen – mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-System stehen alle Unterlagen schnell zur Verfügung. Außerdem sind alle Dokumente sicher vor unbefugtem Zugriff und werden durch Disaster-Recovery-Vorkehrungen der IT-Abteilung vor dem unwiderruflichem Verlust geschützt – sogar bei Feuer, Hochwasser oder anderen Katastrophen. Um all das müssen sich die Buchhalter nicht mehr kümmern.

Die Einführung von elektronischem Dokumenten-Management allein reicht aber bei weitem nicht für eine zeitgemäß effiziente Buchhaltung, denn in der alltäglichen Praxis werden immer wieder typische Fehler gemacht. Allen voran sind das die weiterhin manuelle Dateneingabe sowie schlecht bzw. gar nicht definierte Geschäftsprozesse.

Der Rückgriff auf die manuelle Dateneingabe für die Verwaltung der Buchungsunterlagen trotz aller DMS-Automatismen hat zwei Gründe: Eine unvollständige Datenbasis oder lückenhaft definierte Geschäftsprozesse. Beides ist ebenso schädlich wie unnötig. Die unvollständige Datenbasis ist auf die fehlende Historie (nach wie vor im Papierakten-Archiv), das unvollständige Scannen und Digitalisieren der nach wie vor auf Papier eingehenden Dokumente oder auf schlecht integrierte IT-Systeme, etwa kaufmännische Anwendungen, zurückzuführen.

Diese Mankos müssen die Buchhalter durch die Eingabe der Daten ausbügeln, die sie von Briefen, Druckerlisten oder aus Excel und anderen Anwendungen wie dem Warenwirtschaftssystem abtippen. Das ist nicht nur mühsam und nervig, sondern auch zeitraubend und fehleranfällig – also auch kostspielig. 

Eine Digitalisierung der eingehenden Dokumente und der historischen Archive schafft Abhilfe. Das Abtippen erübrigt sich vollständig, sobald die Buchhaltungssoftware mit dem DMS integriert ist. Dann lassen sich alle relevanten Informationen automatisch importieren.

Auch lückenhaft definierte Geschäftsprozesse sind absolut kontraproduktiv in einer sauber strukturierten Buchhaltung. Manche Dokumente können dann nicht automatisch verarbeitet und abgelegt werden, so dass der Buchhalter sie von Hand den richtigen Kostenstellen zuordnen muss – von den Schwierigkeiten, alte Dokumente wiederzufinden, einmal ganz zu schweigen. Das macht die ordnungsgemäße Buchhaltung abhängig von einzelnen Personen und erschwert die nachweislich korrekte Abwicklung der Prozesse.

Sind die Geschäftsprozesse aber vollständig und korrekt in den Workflows des DMS abgebildet, erfolgen sowohl die Ablage als auch die Dokumentation aller relevanten Vorgänge in der Buchhaltung automatisiert. Beispielsweise stellen die Workflows dann durch die Weiterleitung der Dokumente an die zuständigen Stellen sicher, dass es für jede Rechnung die nötigen Kontrollen und Genehmigungen gibt. Das wird außerdem durch ebenfalls automatisch generierte Prüfprotokolle dokumentiert. So kann ein Unternehmen bei künftigen Audits auch seine Compliance ohne Probleme nachweisen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

Finanzplanung und Steuerprüfung leicht gemacht

Die Qualität der Finanzplanung eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Buchhaltungsunterlagen verwaltet werden. Sind die nötigen Informationen schwer zugänglich, weil sie sich auf Papier in einem Aktenschrank stapeln, sind Probleme bei der Kosten-, Budget- oder Liquiditätsplanung ebenso vorprogrammiert wie Schwierigkeiten bei Audits oder Steuerprüfungen.

Jeder Gewerbetreibende in Deutschland ist gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Art der Dokumente betragen die Fristen sechs bzw. zehn Jahre. Dokumente länger als nötig aufzubewahren, ist aus zwei Gründen von Nachteil: Erstens fallen überflüssige Kosten für Speicherplatz und Dokumenten-Management an, zweitens erhalten die Prüfer unnötige Anhaltspunkte für etwaige Beanstandungen, da sie alle vorliegenden Unterlagen nutzen dürfen.

Auch wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, vernichten viele Unternehmen die Dokumente nicht. Oftmals erschwert die Art der Ablage bzw. Speicherung dieses, da es meistens ein mühsamer manueller Vorgang. Mit dem „Records Management“ eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dagegen ist eine präzise Einhaltung der Aufbewahrungsfrist jedes Dokumentes automatisch möglich. Beispielsweise lassen sich die Metadaten eines Dokumentes bei der Aufnahme in das elektronische Archiv per Workflow um Erstellungs- oder Empfangsdatum sowie Dokumententyp, etwa Rechnung oder Bilanz, ergänzen.

Danach kümmert sich das DMS um das elektronische Dokument. Läuft seine Aufbewahrungsfrist ab, wird das alte Dokument automatisch gelöscht oder in ein separates historisches Archiv exportiert. Das erleichtert auch die Vorbereitung von Audits und Steuerprüfungen. Mit Papierdokumenten sind diese oft eine Tortur – sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer. Sollen zum Beispiel alle Rechungen aus dem Jahr 2010 geprüft werden, erhalten die Prüfer die entsprechenden Aktenordner und arbeiten sich mühsam durch die Papierberge.

Mit einem DMS ist die Buchhaltung besser vorbereitet. Anfragen der Prüfer können damit so exakt beantwortet werden, dass keine unnötigen Belege mehr ausgehändigt werden müssen. Statt der Belege eines kompletten Jahrgangs im Ordner erhalten die Prüfer die gewünschten Informationen auf DVD – und ausschließlich nur diese Informationen; diese DVD wird einfach mit den Ergebnissen einer simplen Abfrage des DMS gebrannt. Das vereinfacht die Arbeit sowohl für die Buchhalter als auch für die Prüfer.

Außerdem verbessert ein DMS Datenschutz und Datensicherheit der vertraulichen Finanzdaten in der Buchhaltung. Damit lässt sich der Zugriff auf bestimmte Dokumente so einschränken, dass nur berechtige Personen damit arbeiten können. Einmal definierte Buchungskontrollen und Prüfpfade machen jederzeit transparent, wer welche Dokumente wann genutzt hat. Das ist wichtig in Bezug auf interne Kontrollsysteme (IKS) und Risikomanagementsysteme (RMS), die sowohl von KonTraG, GoBD, IFRS und HGB als auch vom amerikanischen Sarbanes-Oxley Act und seinen europäischen sowie japanischen Ablegern EuroSOX und J-SOX vorgeschrieben sind.

Kostenanalysen lassen sich mit dem DMS durch die Berücksichtigung von Informationen verbessern, die nicht im ERP-System vorliegen. Das können beispielsweise Details zu Zahlungen sein, die über Termin und Betrag hinausgehen, sich in den Rechnungsdokumenten oder im begleitenden Schriftwechsel befinden und im elektronischen Archiv abgelegt sind. Mit Hilfe des DMS lassen sich die Kostenstrukturen detaillierter analysieren, weil auch die Einflüsse anderer Faktoren – beispielsweise von Lieferverzögerungen oder Reklamationen – berücksichtigt werden können. Diese Zusatzinformationen helfen bei der Kostenplanung enorm; wer genau weiß, warum in der Vergangenheit mehr Geld ausgegeben wurde als vorgesehen wird auch bessere Entscheidungen über künftige Investitionen oder Einkäufe treffen.

Sie möchten, dass Ihre Buchhaltungsabteilung so kosteneffizient wie möglich arbeitet? Unser Ratgeber „9 Tipps, um in der Buchhaltung Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken“ zeigt die einfache Lösung mit elektronischem Dokumenten-Management.

Fünf Ideen, mit denen Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren können

Große Unternehmen machen es schon lange vor: die Digitalisierung der Buchhaltung. Ganz ohne Papier und mit automatisierten Prozessen zeigen sie, wie die digitale Transformation funktionieren kann. Der deutsche Mittelstand hinkt in diesem Zusammenhang hinterher – noch, denn die Möglichkeiten, mit denen Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren können, sind vielfältig. Fünf davon sowie die besten Tipps zur Umsetzung verrät Ihnen dieser Beitrag.

Den Innovationsmotor antreiben

Mittelständische Unternehmen gelten als der Motor der deutschen Wirtschaft. Sie wirken sich entscheidend auf das Wachstum und den Wohlstand des Landes aus, indem sie Arbeitsplätze schaffen, junge Menschen ausbilden und die Wettbewerbsfähigkeit auf den Märkten der Welt aufrecht erhalten. Ob kleiner Handwerksbetrieb, traditionsreiches Familienunternehmen oder Selbstständige, sie alle sind ein branchenübergreifend wichtiger Faktor für die Volkswirtschaft. Ihre Innovationen entscheiden über die Zukunftsfähigkeit von ganz Deutschland. Zu einer dieser Innovationen gehört zweifelsohne die Digitalisierung mit ihren vielen Facetten. Dabei ist es ein wichtiger Schritt, dass Mittelständler ihre Buchhaltung digitalisieren.

Wer seine Spitzenposition in der Wirtschaft behalten will, muss neue, kreative Wege gehen. Innovatives Denken gehört deswegen zur ersten Idee, mit der Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren können:

1. Setzen Sie auf eine Disruption vom Alltag

An zukunftsträchtigen Ideen mangelt es dem Mittelstand nicht. Doch der Arbeitsalltag, eingeschliffene Denkweisen und Zeitdruck wirken wie eine Bremse auf die Digitalisierung. Sie machen es unmöglich, Bestehendes grundlegend zu reflektieren, zu ändern und neue Ansätze zu wagen. Deswegen haben sich viele mittelständische Unternehmen bisher dagegen gewehrt, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Nun sehen sie aber, dass es an der Zeit ist, zu handeln und sich von einer manuellen, papierbasierten Arbeit in der Buchhaltung zu verabschieden.

Der erste Schritt dorthin liegt in der Disruption vom Alltag. Geben Sie Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, unabhängig von den täglich anfallenden Aufgaben, neue Denkwege zu gehen und sich mit den neuen Methoden der digitalen Buchhaltung auseinanderzusetzen. Ermitteln Sie gemeinsam mit den Arbeitskräften in Ihrer Buchhaltung, wo Verbesserungspotentiale liegen und an welchen Stellen sich wertvolle Arbeitszeit zu Gunsten anderer, gewinnbringender Projekte einsparen lässt. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter dabei aktiv in die Entscheidungsfindung ein. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeiter verstehen, welche Vorteile ihnen das bringt und warum die Umstellung auf eine digitale Buchhaltung absolut nötig ist, um zukunftsfähig zu bleiben, werden Sie sich gerne in den Prozess einbringen. Dass alle in Ihrem Unternehmen an einem Strang ziehen, ist essenziell, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen.

2. Verabschieden Sie sich vom Papier – endgültig

Hier noch eine Rechnung aus dem Taxi, da noch ein Bewirtungsbeleg und nicht zu schweigen von den ganzen alten Rechnungen im Archiv. Keine Frage, Papier ist in vielen mittelständischen Unternehmen nach wie vor allgegenwärtig. Irgendwo kommt doch immer noch etwas angeflattert, das definitiv nicht digital ist. Doch wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, müssen Sie damit Schluss machen. Eliminieren Sie papierbasierte Vorgänge vollständig. Hier bietet es sich an, zunächst eine Bestandsaufnahme zu machen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Papier-Archiv und digitalisieren Sie alles, was noch nicht digital ist. So haben Sie am Ende Geschäftsbriefe, Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen digital in einem zentralen Archiv gespeichert. Alles, was Sie dafür benötigen, ist ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS).

Die Nutzung eines DMS kann Ihnen viel Arbeit sparen. Das betrifft vor allem Ihre Rechnungsverarbeitung. Generell kann eine Rechnung in verschiedensten Formen in Ihr Unternehmen gelangen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Mittels DMS lässt sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsverarbeitung erfasst alle eingehenden Rechnungen formatunabhängig automatisch. Eine Indexierung der Eingangsrechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. Und Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, kann DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen.

3. Die Buchhaltung digitalisieren mittels Prozess-Automatisierung

Derzeit sieht es in vielen mittelständischen Unternehmen ähnlich aus: Etliche Prozesse sind durch Papier und softwaretechnische Insellösungen geprägt. Wer seine Buchhaltung digitalisieren möchte, kommt so allerdings nicht weiter. Denn die Basis des digitalen Erfolgs liegt in der Anbindung sämtlicher Unternehmensbereiche an ein zentrales System. Sind alle Abteilungen, wie zum Beispiel Produktion, Lagerorganisation, Vertrieb, Einkauf, Personalwirtschaft und Buchhaltung, miteinander verbunden, gestalten sich die Kommunikationsprozesse zwischen ihnen wesentlich unkomplizierter und effizienter. Keine langen E-Mail-Verteiler, keine zwischen den Zuständigkeiten herumirrenden Rechnungen, keine Verzögerungen der Bearbeitung im Urlaubs- oder Krankheitsfall – mittels digitalem Dokumentenmanagement-System ist das möglich.

Wichtig ist an dieser Stelle, dass Sie auf ein umfassendes DMS setzen, das ist in der Lage ist, verschiedene Informationen aus unterschiedlichsten Quellen aufzunehmen und zu verarbeiten. Das erleichtert Ihnen nicht nur die innerbetriebliche Kommunikation, sondern auch die zu Ihren Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern. Diese sollten Sie unbedingt einbeziehen, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren. Flexible Schnittstellen machen es möglich. Trotzdem können jederzeit Ausnahmen oder Fehler auftreten. Deswegen sollte ein DMS auch darauf ausgelegt sein, Unstimmigkeiten sofort zu erkennen. Digitale Prozesse sollten für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung sorgen und Fehler oder Doubletten direkt identifizieren. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Sie sehen: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, sind auch die finanziellen Einsparungen nicht unbeachtlich.

4. Heben Sie räumliche Trennungen auf

Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, empfiehlt es sich, auf eine standortübergreifende Vernetzung Ihrer Geschäftsbereiche sowie auf den Einsatz gemeinsam genutzter Software zu setzen. So verliert die räumliche Distanz zwischen Mitarbeitern und Abteilungen an Relevanz und Sie können viele neue Arbeitsmöglichkeiten schaffen. Ortsunabhängige Arbeitsteams oder eine Verknüpfung zu Mitarbeitern im Homeoffice schaffen Ihnen völlig neue Optionen zu Verteilung von Aufgaben. So lassen sich buchhalterische Prozesse effizienter verteilen und effektiver bearbeiten – und das ganz unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter gerade befinden. Damit gestaltet sich die gesamte Rechnungsverarbeitung mittels DMS wesentlich schneller. Davon profitiert am Ende Ihr ganzes Unternehmen.

5. Wählen Sie den richtigen Partner

Auf eigene Faust die Buchhaltung digitalisieren? Geht, ist aber nicht erfolgversprechend. Um die Umstellung von papierbasiert auf digital ohne großartige Zeitverzögerung und Störung der alltäglichen Arbeitsabläufe durchzuführen, bietet es sich an, einen kompetenten Partner zu engagieren. Dieser kann Sie von Anfang an bei der Wahl der richtigen Software unterstützen und Ihnen in der ersten Zeit der Anwendung wertvolle und praktische Tipps zu Ihrem digitalen Dokumentenmanagement-System geben. So können Sie schnellstmöglich mit dem Erfolg Ihrer digitalen Buchhaltung rechnen.

Rechnung per E-Mail Der Booster für Ihre Effizienz

Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, Rechnungen per E-Mail zu versenden. In diesem Beitrag erklären wir, was es damit auf sich hat und welche Vorteile Betriebe erwarten können, wenn sie ihre Rechnungen digital versenden beziehungsweise empfangen. Durch eine digitale Rechnungsprüfung ergeben sich viele Vorteile, von denen Betriebe aller Größenordnungen deutlich profitieren.

Inhaltsverzeichnis

  • Was ist eine Rechnung per E-Mail? 
  • Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail
  • Was muss bei der Archivierung der E-Mail-Rechnung beachtet werden?
  • Das müssen Sie bei Rechnungen per E-Mail beachten
  • Fazit zur Rechnung per Mail 

Das Versenden per E-Mail lässt sich natürlich auch mit De-Mail abwickeln. Hier werden die E-Mails über zertifizierte Anbieter verschlüsselt und signiert zugestellt. Es ist aber auch problemlos möglich, Rechnungen mit herkömmlichen E-Mail-Systemen zu versenden. Wenn Sie im Betrieb auf Rechnungen per E-Mail umstellen, ist es also nicht notwendig, dass Sie Ihr E-Mail-System ändern. Sie können das System genauso nutzen wie zuvor. Es hat lediglich eine Aufgabe mehr, was dessen Nutzen im Unternehmen weiter erhöht.

Beim Empfangen von Rechnungen per E-Mail lässt sich der Prozess der Rechnungsprüfung digitalisieren. Das bedeutet, dass sich Rechnungen schneller kontrollieren lassen.

Was ist eine Rechnung per E-Mail? 

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen durch Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes gleichgestellt. In Österreich gelten die Bestimmungen seit dem 1. Januar 2013 und wurden mit dem Abgabenänderungsgesetz 2012 geregelt.

Seitdem können sowohl kleine als auch große Unternehmer im Geschäftsleben viel Zeit und Geld sparen, indem sie Rechnungen nicht teuer ausdrucken, kuvertieren, frankieren und postalisch verschicken, sondern einfach per E-Mail versenden. Dies ermöglicht gleichzeitig die elektronische Rechnungsprüfung beim Rechnungsempfänger.

Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung stellt den Ratgeber „Der Weg zur E-Rechnung in der Verwaltungspraxis“ zur Verfügung. Mit diesem erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie am besten bei der Einführung einer E-Rechnung vorgehen, die Sie dann auch leicht per E-Mail versenden können. Der Bitkom stellt eine Checkliste zur Verfügung, worauf Sie beim Prozess zur digitalen Rechnung achten müssen. Programme zur digitalen Rechnungsprüfung arbeiten optimal mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) zusammen. So kann eine Software dafür sorgen, dass Rechnungen, die per E-Mail im Unternehmen eingehen, im DMS gespeichert werden.

Vorteile beim Rechnungsversand per E-Mail 

Neben dem Senken des Bedarfs von Büromaterial sparen Betriebe auch deutlich Arbeitszeit ein, wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden. Beim Betrachten der Möglichkeiten, die das Verschicken von Rechnungen per E-Mail bietet, kann zwischen dem Rechnungsversender und dem Rechnungsempfänger unterschieden werden. Beide profitieren jedoch von den Möglichkeiten, Rechnungen per E-Mail zu versenden oder zu empfangen. Wir zeigen die Vorteile beider Seiten nachfolgend auf. Ein Unternehmen kann natürlich der Rechnungsversender sein, gleichzeitig aber auch Rechnungen seiner Lieferanten per E-Mail empfangen und automatisiert verarbeiten.

Rechnungsversender profitieren deutlich davon, Rechnungen per E-Mail zu versenden, wie wir bereits aufgezeigt haben. Zusätzlich gehen die Rechnungen auch schneller beim Empfänger ein, der im Idealfall wiederum schneller bezahlt, weil er seine sachliche Rechnungsprüfung komplett digitalisieren kann. Die Liquidität wird erhöht, da Rechnungsempfänger die Rechnungen schneller begleichen. Außerdem werden dadurch Mahnungen vermieden, zum Beispiel wenn die Rechnung beim Rechnungsempfänger verloren gegangen ist. Es leuchtet also ein, warum das Versenden von Rechnungen per E-Mail wesentlich effektiver ist als das langwierige Versenden von Rechnungen mit der Post. Die Digitalisierung der Buchhaltung birgt für Unternehmen große Vorteile.

Drucken kostet viel Geld

Eine Studie des Forschungs- und Beratungsunternehmen Gartner belegt, dass Unternehmen 1 bis 3% Ihres Umsatzes ausgeben, um Dokumente zu drucken. Dazu kommen noch weitere Ausgaben, zum Beispiel für Ablage, Versand und Archivierung. Rechnungen stellen häufig einen großen Posten beim Ausdrucken von Dokumenten dar, sodass sich an dieser Stelle viel Geld sparen lässt. Das gilt natürlich auch beim Empfangen von Rechnungen. Denn hier werden Rechnungen häufig kopiert.

IDC hat eine Studie veröffentlicht, aus der der Produktivitätsverlust für ein Unternehmen hervorgeht, wenn sich Mitarbeiter mit Papierdokumenten wie Rechnungen auseinandersetzen müssen. Es geht also nicht nur um die Kosten des Druckens und Kopierens, sondern auch darum, dass diese Prozesse Arbeitszeit verbrauchen.

Die Umstellung auf Rechnungen per E-Mail spart nicht nur Geld und erhöht die Liquidität, sondern verbessert auch den Umwelt- und Klimaschutz durch einen verminderten Verbrauch von Ressourcen.

Rechnungsempfänger profitieren beim Empfang von Rechnungen per E-Mail 

Auch beim Empfang von Rechnungen per E-Mail sinken die Kosten. Das liegt zum Beispiel daran, dass Prüfung, Zahlungsschritte und Ablage beschleunigt werden. Die Rechnungsprüfung im Unternehmen wird durch das Verwenden von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Der Prozess der Rechnungsprüfung lässt sich digitalisieren und damit auch automatisieren. Anstatt eine manuelle Checkliste für die Rechnungsprüfung zu deren Freigabe zu benötigen, lassen sich diese beiden Prozesse enorm vereinfachen. Wir gehen nachfolgend ausführlicher darauf ein.

Beim Empfang von Rechnungen per E-Mail können Betriebe die Effizienz der Rechnungsverarbeitung deutlich optimieren. Nach einer Studie der Helsinki-Aalto University School of Business lässt sich die Umlaufzeit von Rechnungen zwischen Eingang und Zahlung im Durchschnitt um zwei Tage verringern, wenn auf E-Rechnungen gesetzt wird.

Durch eine automatisierte Rechnungsbearbeitung lassen sich Rechnungen wesentlich schneller dem richtigen Ansprechpartner zuordnen, der diese im Anschluss einfacher prüfen kann. Der Sachbearbeiter kann die Rechnung so auch schneller freigeben. Dadurch lassen sich auch Skonti und andere Gutschriften sichern, was beim langwierigen Bearbeiten von Papierrechnungen schwer möglich ist. Über eine elektronische Rechnungsprüfung per Software und dem Rechnungseingang im DMS lässt sich die Rechnungskontrolle im Unternehmen also deutlich verbessern.

Bei herkömmlichen Rechnungen auf Papier läuft der Versand meistens über die Hauspost. Das ist ineffizient, langwierig und birgt das Risiko des Verlusts der Rechnung auf diesem Weg. Benötigen mehrere Mitarbeiter im Unternehmen eine Kopie der Rechnung, muss die originale Rechnung erst kopiert werden, was beim Einsatz von Kopierern den gleichen Nachteil darstellt, wie beim Drucken (teures Papier, Feinstaub durch Drucker, eine erhöhte Ozonbelastung, hohe Kosten). Beim Durchlaufen einer Rechnung durch das Unternehmen kann es mehrere Tage dauern, bis alle relevanten Ansprechpartner das Dokument gelesen und genehmigt haben. Das verlängert die sachliche Rechnungsprüfung unnötig.

Gehen Rechnungen im Unternehmen in elektronischer Form ein, lassen sich diese natürlich auch leichter in die automatisierte, digitale Rechnungsverarbeitung integrieren. Das ist auch ein großer Vorteil beim Rechnungsempfang per E-Mail. Der ganze Ablauf lässt sich automatisieren, inklusive der Rechnungsprüfung und Rechnungsverarbeitung. Dazu lassen sich digitale Workflows erstellen, welche Zustellung und Prozesslaufzeiten deutlich erhöhen. Der Prozess der Rechnungsprüfung wird auf diesem Weg vollständig digitalisiert und vereinfacht.

Fehler bei der manuellen Rechnungserfassung vermeiden

Fehler werden zuverlässig vermieden, wenn Rechnungen automatisiert und digital erfasst werden. Es kann schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die Rechnungssumme oder einzelne Buchungen falsch eintippt. Das passiert bei einer elektronischen Verarbeitung nicht. DocuWare bietet bei seiner Lösung zum Beispiel die Funktion „Intelligent Indexing“. Dabei handelt es sich um eine maschinelle Lerntechnologie, die unter anderem relevante Rechnungsdaten wie Lieferantenname, Lieferantennummer, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer und Bruttobetrag automatisiert aus jeder Rechnung auslesen kann. Das System lernt außerdem und kann Rechnungen des gleichen Lieferanten dadurch immer schneller einlesen.

Ist die Rechnung erst einmal vollständig indexiert, kann Sie bei elektronischen Rechnungen mit einem Klick GoBD-konform und sicher archiviert werden. Über die ausgelesenen Indexbegriffe, zum Beispiel den Lieferantennamen, können die Rechnungen mit Hilfe der Suchfunktion jederzeit in Sekundenschnelle gefunden und aufgerufen werden. Das geht natürlich wesentlich schneller, als bei manuellen Rechnungen, die von ihrer Papierform erst in das Rechnungssystem des Unternehmens eingepflegt werden müssen.

Was muss bei der Archivierung der E-Mail-Rechnung beachtet werden? 

Wie alle steuerlich relevanten Dokumente eines Unternehmens müssen auch Rechnungen, die per E-Mail verschickt wurden, archiviert werden. Gemäß der Aufzeichnungspflicht müssen alle Dokumente in Deutschland mindestens zehn Jahre lang in einem Archiv abgelegt und jederzeit abrufbar sein. In Österreich beträgt die Aufbewahrungsdauert sieben Jahre. Das heißt, Sie müssen den Rechnungseingang dokumentieren und nachweisen können. Das gilt für Rechnungen per E-Mail genauso, wie bei Papierrechnungen. Wer diese Pflicht vernachlässigt, muss etwa im Falle einer Betriebsprüfung mit Strafzahlungen rechnen. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, dass Sie Ihre Rechnungen elektronisch archivieren möchten, müssen Sie sicherstellen, dass ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann.

Genau an dieser Stelle kommt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zum Einsatz, das bei der Archivierung von E-Mails eine enorme Verbesserung mit sich bringt. Beim Einsatz eines DMS ist es zum Beispiel nicht notwendig, eine per E-Mail zugestellte Rechnung auszudrucken, was deutliche Mehrkosten mit sich bringen würde. Der Rechnungseingang findet im DMS statt und wird anschließend in elektronischer Form verarbeitet, inklusive der Rechnungsprüfung.

Das müssen Sie bei Rechnungen per E-Mail beachten

Damit das Finanzamt eine Rechnung per E-Mail anerkennt und ein Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten:

  • Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für eine Rechnung
  • Echtheit der Herkunft
    Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung

Rechnungen, die per E-Mail versendet werden, enthalten identische Informationen wie Papierrechnungen, lassen sich aber wesentlich effektiver und vor allem schneller zustellen. Alle Rechnungsmerkmale/Pflichtangaben für den Umsatzsteuerabzug müssen bei E-Rechnungen genauso vorhanden sein, wie bei herkömmlichen Rechnungen.

Wenn Sie im Betrieb also nicht alle Rechnungen per E-Mail versenden können, zum Beispiel weil Lieferanten noch mit Papierdokumenten arbeiten, brauchen Sie keine zwei verschiedenen Workflows für Rechnungen. Die Abläufe sind bei der Erstellung identisch. Beim Versand werden dagegen Papierrechnungen teuer ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und müssen zur Post gebracht oder von der Post kostenpflichtig abgeholt werden.

Der Rechnungsinhalt muss unversehrt sein. Es gilt also sicherzustellen, dass der Inhalt nicht verändert wurde. Die Datei, die per E-Mail verschickt wird, muss ein Format sein, dass vom Rechnungsempfänger gelesen werden kann. Hier wird normalerweise auf PDF- oder JPG-Dateien gesetzt. Wichtig ist: Die Rechnung muss auch von Menschen lesbar sein! Es muss sich um ein Dokument handeln, das sich mit einem Computerprogramm öffnen lässt, und dessen Inhalt im Grunde genommen dem Aufbau einer Rechnung auf Papier entspricht.

Der „Verband elektronische Rechnung (VeR)“ hilft dabei zu verstehen, was Unternehmen beim Einsatz von elektronischen Rechnungen wissen müssen. Auch das „Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)“ ist ein guter Anlaufpunkt für den Wissensaufbau zur Umstellung auf Rechnung per E-Mail.

Fazit zur Rechnung per Mail 

Durch einen Versand und Empfang von Rechnungen per E-Mail kann die Effizienz im Unternehmen gesteigert werden. Gleichzeitig sinken die Kosten sowohl beim Rechnungsversender wie auch beim Rechnungsempfänger, wenn auf digitale Rechnungen gesetzt wird. Rechnungsempfänger profitieren von Skonti, Gutschriften und dem Vermeiden von Mahngebühren. Rechnungsversender partizipieren von einer höheren Liquidität, weil das Geld schneller im Unternehmen eingeht. Durch elektronische Rechnungen lässt sich die Rechnungsprüfung digitalisieren und der ganze Prozess automatisieren. Das spart Zeit, Geld, schont die Umwelt, senkt die Gesundheitsrisiken Ihrer Mitarbeiter und erhöht gleichzeitig deren Zufriedenheit.

5 Tipps für die ECM-Auswahl

Im IT-Bereich werden immer wieder Technologien eingesetzt, die schnell veraltet sind und mehr Probleme bereiten als Nutzen stiften – Geld wird zum Fenster hinaus geworfen. Doch angesichts der zahlreichen am Markt verfügbaren Systeme für Enterprise Content Management (ECM) ist es schwierig, das richtige Produkt auszuwählen. Worauf sollte ein Unternehmen im Vorfeld einer ECM-Einführung achten?

Die Antwort ist einfach: Die Wahl sollte auf das Produkt und den Hersteller fallen, der die besonderen Herausforderungen des Unternehmens am besten meistern kann. Es ist zwar verlockend, sich für das günstigste System zu entscheiden. Doch das kann am Ende viel kostspieliger als erwartet sein, wenn mit dem falschen Produkt nicht alle Ziele des ECM-Projektes erreicht werden; im schlimmsten Fall sogar das Scheitern droht.

Versucht ein Hersteller während der Ausschreibung vor allem mit Funktionen und Features Eindruck zu schinden, hat er vielleicht die Besonderheiten des Geschäftsmodells seines Interessenten und dessen spezifischen Anforderungen an das Dokumenten-Management nicht verstanden. Deshalb sollten vor einer Software-Anschaffung alle Hersteller in der engeren Auswahl konkret aufzeigen, wie sie mit ihrer Lösung die spezifischen Anforderungen der Fachabteilungen umsetzen wollen.

Zuvor lassen sich bereits mit fünf einfachen Fragen sehr schnell all diejenigen ECM-Systeme aussortieren, die für das geplante Projekt nur unterdurchschnittlich geeignet sind:

Wie groß ist die installierte Basis? Hat der Anbieter viele Kunden aufzuweisen, dürfte es sich um ein ausgereiftes und intensiv genutztes ECM handeln, das am Markt etabliert ist. Je mehr Unternehmen das ECM nutzen, desto größer ist das Interesse des Herstellers an der Weiterentwicklung seiner Software und an der Wahrung der Produktqualität. Je größer die installierte Basis, desto höher sind auch die Einnahmen aus der Software-Wartung und dem Verkauf zusätzlicher Lizenzen, so dass auch die Finanzierung der Weiterentwicklung gesichert ist. Das macht es unwahrscheinlich, dass dieses ECM in absehbarer Zukunft veralten könnte.

2.Ist die Software-Architektur zukunftssicher? Indizien dafür sind zum Beispiel die Verfügbarkeit mobiler Apps, ein moderner Browser-Client oder eine mandantenfähige Cloud-Lösung. Nur ECM-Produkte mit zukunftssicherer Architektur lassen sich langfristig produktiv nutzen.

3.Ist das ECM flexibel genug für die Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur? Es gibt im Unternehmen ja bereits diverse IT-Lösungen, die Dokumente verarbeiten oder erstellen, wie etwa E-Mail- und Office-Systeme oder ERP- und CRM-Anwendungen. Das richtige ECM-Produkt sollte sich nahtlos in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lassen.

Weil Dokumente aus unterschiedlichen Quellen häufig in einem Zusammenhang stehen, sollten sie in ein digitales Archiv überführt und dort strukturiert verwaltet werden. Genauso wichtig ist der unkomplizierte Zugriff auf alle Informationen in diesem zentralen Dokumenten-Pool – und zwar aus sämtlichen IT-Anwendungssystemen des Unternehmens heraus. So sollten zum Beispiel die E-Mails aus Outlook mit einem Befehl ebenso einfach dort archiviert werden wie Dokumente aus dem CRM- oder ERP-System. Auf diese Weise können dann die Buchhalter bei der Rechnungsprüfung per Mausklick alle relevanten Unterlagen zu Rate ziehen – inklusive der gesamten Korrespondenz.

4.Ist das ECM skalierbar? Zum Start des ECM-Projektes sind vielleicht nur zehn Anwender vorgesehen. Doch was geschieht, wenn das Unternehmen wächst oder der ECM-Einsatz auf andere Abteilungen ausgeweitet wird? Funktioniert das ECM auch mit 20, 200 oder 2.000 Anwendern einwandfrei? Nur wenn die Lösung skalierbar ist, lässt sich vermeiden, dass mehrere ECM-Installationen im Unternehmen nötig werden – oder das Produkt gegen ein leistungsfähigeres ausgetauscht werden muss.

5.Gibt es eine Cloud-Option? Diese Frage ist auch dann relevant, wenn aktuell eine klassische Inhouse-Lösung geplant ist. Denn es könnte sein, dass das Dokumenten-Management – allein schon aus Kostengründen – irgendwann in die Public Cloud verlagert werden soll. Somit sollte bereits im Vorfeld geklärt werden, ob der Hersteller ein Cloud-System anbietet, das mindestens 95 Prozent der Inhouse-Features unterstützt.

Prüft man die Antworten auf diese fünf einfachen Fragen sorgsam, lassen sich Fehler bei der Auswahl des passenden ECM-Systems vermeiden. Dann investiert das Unternehmen auch nicht in ein ECM-Produkt, das schon in wenigen Jahren wieder ausgemustert werden muss, weil es veraltet ist oder wichtigen Anforderungen beim Dokumenten-Management nicht genügt.

Soll elektronisches Dokumenten-Management Ihr Unternehmen nachhaltig verbessern? Unser Ratgeber „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ unterstützt Sie von der Bestandsaufnahme über die Planung bis hin zur Implementierung.

So schützt ein DMS Ihre Informationen

Um die wertvollen Dokumente und sensiblen Informationen eines Unternehmens wirksam zu schützen, reicht die Vereitelung von Einbrüchen und Cyber-Attacken nicht aus. Das liegt daran, dass Mitarbeiter des Unternehmens Dokumente auch in der Cloud oder auf mobilen Geräten speichern und damit unwissentlich Risiken aussetzen.

Das aktuelle White Paper „Protect the Content, not the Location“ der renommierten Association for Information and Image Management (AIIM) empfiehlt den Unternehmen, ihre Informationen am besten durch ein rechtebasiertes Sicherheitskonzept auf Basis eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bzw. eines Systems für Enterprise Content Management (ECM) vor unbefugten Zugriffen, Verfälschung oder Verlust zu schützen.

Schon lange ist unbestritten, dass Verschlüsselung die Vertraulichkeit und Korrektheit wichtiger Daten garantiert. Und zwar nicht nur dann, wenn die Daten gespeichert sind, sondern insbesondere auch während ihrer Übertragung. Daher rührt auch die AIIM-Empfehlung, die Sicherheit mittels Verschlüsselung in die Dokumente einzubauen anstatt digitale und analoge Schutzwälle um sie herum zu errichten.

Um zu verstehen, wie ein DMS bzw. ECM-System die geschäftlichen Dokumente und Daten schützen kann, ist die Unterscheidung zwischen Zugriffskontrolle und Datensicherung entscheidend.

Schutz vor unbefugtem Zugriff

Typischerweise arbeiten die Mitarbeiter eines Unternehmens, insbesondere die Knowledge Worker, auch in komplexen Prozessen, die strikten Regeln und Vorschriften unterliegen. Um ihr tägliches Arbeitspensum zu schaffen, brauchen sie daher Zugang zu bestimmten, nicht allgemein zugänglichen Ressourcen – etwa zu vertraulichen Dokumenten oder bestimmten IT-Funktionen. Ein Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass nur autorisiertes Personal bestimmte Dinge tun kann (etwa ein Dokument lesen oder bearbeiten), ohne dass die Transparenz für alle anderen verloren geht.

Im ECM-System erhalten deshalb einzelne User, Benutzergruppen oder auch Rollen – etwa der Systemadministrator – entsprechende Zugriffsberechtigungen. In einem guten System gibt es flexible Filter, um den Zugriff bis auf jedes einzelne Dokument einfach und schnell zu regeln beziehungsweise die Berechtigungen auch zu ändern. Außerdem ist es möglich, bestimmte Aktionen wie Lesen, Editieren, Markieren, Exportieren oder Erstellen genau zu regulieren und ganz detailliert zu kontrollieren und zu dokumentieren. Für besonders sensible Daten sollte das ECM-System über einen Hochsicherheits-Modus verfügen, in dem die Dokumente so verschlüsselt werden, dass selbst ein Systemadministrator nicht mehr darauf zugreifen kann.

Die Kommunikation über das Internet – sei es zwischen Browser-Client und DMS-Server, sei es zwischen verschiedenen Modulen des Dokumentenmanagement-Systems oder mit anderen Anwendungen – wird tunlichst über die Protokolle HTTPS und SSL abgesichert.

Schutz vor Datenverlusten

Backups der Daten sind die Grundvoraussetzung für den Schutz vor Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser, die das Firmengebäude und die Server darin zerstören könnten. Allerdings reicht allein eine Sicherheitskopie der Daten im ECM-System nicht aus; wer nicht die zugehörigen Datenbanken und Index-Kriterien mit sichert, steht im Fall der Fälle vor einem undifferenzierten Wust digitaler Dokumente, in dem das Gesuchte kaum zu finden ist.

Die meisten ECM-Systeme speichern die Dokumente und Index-Kriterien in ein- und derselben Datenbank, was Nachteile bei Geschwindigkeit und Performance zur Folge hat. Nutzen die ECM-Lösungen für den Index eine eigene Datenbank, verwenden sie oft proprietäre Systeme und machen den Kunden so abhängig von ihrem Produkt. Am besten ist es, wenn Dokumente und Index in unterschiedlichen Datenbanken gesichert werden – und zwar unter Verwendung standardisierter Datenformate. Damit wird es möglich, normale Backup-Tools für die Sicherung des DMS zu nutzen.

Andere Strategien der DMS-Sicherung sehen die Duplikation der Index-Daten oder eine Replikation des Archivs vor. Im seltenen Fall eines Datenbankfehlers ist mit einer Kopie der Index-Daten die Wiederherstellung eines Archivs recht einfach. Bei einer Archiv-Replikation dagegen wird ein zweiter Dokumentenbestand irgendwo auf der Welt parallel geführt und regelmäßig mit dem eigentlichen Archiv synchronisiert. Diese Strategie hilft dann weiter, wenn das gesamte DMS zerstört ist oder verloren gehen sollte. Eine weitere Option bei der Datensicherung ist ein Transfer der Dokumente auf externe Datenträger wie DVDs, als systemunabhängiges Archiv inklusive Datenbank und Suchfunktion.

Das Risiko reduzieren

Zugriffskontrolle und Backup sind also essentiell für den Datenschutz im Unternehmen. Beide unterliegen dementsprechend auch gesetzlichen Vorgaben und branchenspezifischen Regulierungen. Wirksame Mechanismen der Zugriffskontrolle sorgen dafür, dass Unbefugte keinen Zugriff auf eine Information im ECM-System haben, während eine sorgfältige Datensicherung den Datenverlust selbst im Fall eines technischen Versagens oder bei Katastrophen verhindert. Ist beides – Zugriffskontrolle und Datensicherung – richtig implementiert, sind die Unternehmensdaten bestmöglich aufgehoben. Denn auf diese Weise wird das Risiko deutlich reduziert, dass Daten in falsche Hände geraten oder verloren gehen.

Wozu mit einem ECM-System Geschäftsprozesse und Workflows optimieren? Antworten darauf gibt unser Ratgeber „7,5 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Dokumenten-Management umstellen sollten“.

Digitale Rechnungsbearbeitung Automatisiert, sicher, effizient

Immer mehr Unternehmen führen die digitale Rechnungsbearbeitung ein. Die Digitalisierung und Automatisierung hat dem Menschen schon in anderen Bereichen die Arbeit erleichtert oder komplett abgenommen: Spülmaschine, Waschmaschine, Trockner – sie alle erledigen ungeliebte Hausarbeiten, erleichtern den Alltag und funktionieren automatisch. Ein Faktor, der den Menschen viel Zeit schenkt, die sie wiederum für andere Dinge nutzen können. Es ist ein Modell, das sich perfekt auf den Arbeitsalltag übertragen lässt. Wieso nicht auch hier zeitaufwendige Arbeiten wie zum Beispiel die Rechnungsbearbeitung automatisieren und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten sparen? Dank digitaler Prozesse ist es möglich. Wie Sie eine automatische Rechnungsbearbeitung einführen und wo das größte Einsparpotenzial steckt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Einsparpotenzial durch digitale Rechnungsbearbeitung

Rechnungen erfassen, Daten auswerten und eingeben, dann die Freigabe-Prozesse, Bezahlung und Archivierung – bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, kann sehr viel Zeit vergehen. Wenn dann auch noch der für die Rechnungsverarbeitung zuständige Mitarbeiter ausfällt, verzögert sich die Rechnungsbearbeitung zusätzlich. Digitale Prozesse im Rechnungswesen können hier Abhilfe schaffen, sorgen sie doch dafür, die Verarbeitung von Rechnungen soweit wie möglich zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte dauerhaft zu entfernen. Eine digitale Rechnungsbearbeitung schafft gradlinige und reibungslose Workflows, beschleunigt den Rechnungsbearbeitungsprozess und trägt zu einem effektiven und effizienten Arbeiten bei.

Eine Rechnung kann in verschiedenen Formen in Ihr Unternehmen kommen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf digitale Prozesse durch ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) zur Rechnungsbearbeitung setzt, kann sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsbearbeitung erfasst jede Eingangsrechnung formatunabhängig automatisch und gleicht sie direkt ab. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.

Automatische Rechnungsbearbeitung durch Rechnungsworkflows

Sind alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt ein digitales DMS für eine reibungslose Weiterleitung der Rechnung zum zuständigen Mitarbeiter. Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei ebenfalls automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Damit trägt ein digitales DMS maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und damit zu einer Digitalisierung der Buchhaltung bei.

Doch nicht jede Rechnung ist gleich und Ausnahmen oder Fehler können jederzeit auftreten. Gut, wenn ein DMS auch darauf ausgelegt ist und Unstimmigkeiten sofort erkennt. Digitale Prozesse sorgen hier für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung und identifizieren Fehler oder Doubletten direkt. Auch fragliche Stellen lassen sich gleich prüfen und mögliche Überbezahlungen vermeiden. Konnte eine Rechnung nicht automatisch weitergeleitet oder genehmigt werden, erstellt das digitale DMS unmittelbar eine Benachrichtigung, damit sich die Rechnungsbearbeitung nicht unnötig verzögert. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Die finanziellen Einsparungen hierbei sind enorm.

Rechnungsautomatisierung mit Software

Dass jemand eine Rechnung im Papierwust übersieht, kann passieren. Keine Frage, das ist ärgerlich, denn im Zweifel kostet es viel Geld. Ein Problem, das sich durch digitale Prozesse einfach und sicher umgehen lässt. Ein intelligentes DMS sorgt zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden müssen, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie durch die detaillierte Indexierung der Rechnungen alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Neben der Einsparung von Speicherplatz schont das auch die Nerven, vor allem wenn es um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft Ihnen, alle geforderten Daten in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder vermeiden.

Darüberhinaus unterstützt ein intelligentes DMS Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrollieren sie alle Pflichtangaben, sorgen für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und melden Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen darüber hinaus bei der Einhaltung der Compliance.

Potentiale und Herausforderungen bei der Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld Sie tatsächlich durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung und ein digitales DMS sparen können? Auf ganz Deutschland bezogen, sind es jährlich 500 Milliarden Euro, die Wirtschaft und Verwaltung einsparen könnten. Und das nur durch den Verzicht auf Papierrechnungen. Denken Sie alleine an die Anschaffung, Instandhaltung und Wartung der benötigten Hardware. Drucker, Scanner, Faxgeräte – sie alle kosten Geld. Hinzu kommen Materialien wie Druckerfarbe, Briefmarken und das Papier selbst.

Demgegenüber stehen natürlich die Anschaffungskosten einer neuen Software für ein digitales DMS sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch, die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle nämlich die Ermittlung des langfristigen Return on Investment, das ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Und das entwickelt sich durch digitale Prozesse definitiv in eine positive Richtung. Verläuft die Rechnungsbearbeitung automatisch und digital, sparen Sie nicht nur Druck- und Portokosten, sondern profitieren maßgeblich von Skonti und Frühzahlerrabatten. Hinzu kommt die Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeiter sparen, in dem das digitale DMS ihnen zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren – und das ROI steigt.

Studien belegen in diesem Zusammenhang eine Minimierung der Gesamtkosten für die Verarbeitung einer Rechnung von rund 81 %. Und das allein durch die elektronische Rechnungsbearbeitung. Das zeigt, wie groß der strategische Mehrwert ist, den digitale Prozesse innerhalb eines Unternehmens liefern. Vor allem, wenn es darum geht, den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern.