Mauerbach
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Die perfekte Unterstützung zur Erfüllung der DSGVO-Anforderungen
Dokumente werden mit Filter ermittelt, um einzelne DocuWare-Index-Felder zu „weißen“ und das gespeicherte Dokument wird vernichtet. Das Datum und der & Zeitstempel des Löschens wird in einem DocuWare-Index-Feld zum Nachweis gespeichert.
In unserem Fall ist eher der Begriff „weißen“ oder „schwärzen“ von Daten zu verwenden. DocuWare Dokumente setzen sich aus Index Daten und dem Dokument zusammen. Werden nun Dokumente ermittelt, bei denen einzelne Index Daten zu entfernen sind kann dies beispielsweise mit dem DocuWare Modul AutoIndex (wenn lizenziert) automatisiert oder mit entsprechendem Benutzerrecht manuell erledigt werden.
Für das Löschen von Dokumenten steht in der DocuWare Administration ein System Workflow zur Verfügung, mit welchem Dokumente vernichtet werden können. Dabei werden auch alle Index Daten zum Dokument gelöscht.
Bei Dokumenten, die nach DSGVO zu löschen sind, gilt dies grundsätzlich auch für die Backup´s. Da der Aufwand, die Dokumente aus den Backup’s zu entfernen Da die Entfernung der Dokumente aus den Backup’s mit unverhältnismäßig hohem Aufwand zu betreiben wäre, ist es ausreichend ein Löschregister zu führen, damit alle diese Dokumente, im Nachgang einer Datenwiederherstellung, auch wieder gelöscht werden können (müssen).
Es ist mit DocuWare Board Mitteln NICHT möglich den Datenbankindexeintrag zu behalten und nur das Dokument zu löschen!
Daher sind die Anforderungen aus der DSGVO mit Zusatzmodulen (AutoIndex – Anonymisieren) und mit Dokument Zugriff Logging (Index-Update und Löschen) umzusetzen und im Fall einer Datenwiederherstellung aufwändig zu bereinigen. Um statistische Auswertungen zu erhalten, ist zusätzlicher Konfigurationsaufwand nötig.
Es können beliebig viele Profile erstellt werden um Dokumente zu filtern (z.B. Dokumentklassen, Löschstatus …). Als Funktion steht zur Verfügung
Anonymisieren "Weißen" (Leeren von Index-Feldern) oder Ersetzten mit Fix-Werten
Löschen des Dokuments bei Erhalt des original DocuWare Indexeintrages
DocuWare Statusfeld mit Zeitstempel, Dokumentation aller Index-Felder die anonymisiert wurden.
Logging und Fehler E-Mail Benachrichtigung
Bewerbungen langen im Unternehmen ein. Die Unterlagen werden digital gespeichert. Die Stelle ist besetzt oder der:die Kandidat:in zieht die Bewerbung zurück – sind die Unterlagen sind zu vernichten.
Die Bewerbungsunterlagen werden zum „Bereinigen“ manuell von User:innen, oder automatisch (z.B. durch das Modul DocuWare AutoIndex) markiert. Unser Shredder bereinigt die personenbezogenen Index-Daten (z.B. Absender-E-Mail-Adresse) und vernichtet die physischen Dokumente.
In einem DocuWare-Index-Feld wird mit einem Zeitstempel protokolliert, wann das Dokument vernichtet wurde und welche Indexfelder gelöscht wurden. Daraus resultiert ein Löschregister, welches beispielsweise bei einem Restore von gesicherten Daten benötigt wird.
Damit sind die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und der Nachweis dazu kann jederzeit dazu erbracht werden.
Bewerbungen langen im Unternehmen ein. Die Unterlagen werden digital gespeichert. Die Stelle ist besetzt oder der:die Kandidat:in zieht die Bewerbung zurück – die Unterlagen sind zu vernichten.
Die Bewerbungsunterlagen werden zum „Bereinigen“ manuell von User:innen, oder automatisch (z.B. durch das Modul DocuWare AutoIndex) markiert. Unser Shredder bereinigt die personenbezogenen Index-Daten (z.B. Absender-E-Mail-Adresse) und vernichtet die physischen Dokumente.
In einem DocuWare-Index-Feld wird mit einem Zeitstempel protokolliert, wann das Dokument vernichtet wurde und welche Indexfelder gelöscht wurden. Daraus resultiert ein Löschregister, welches beispielsweise bei einem Restore von gesicherten Daten benötigt wird.
Damit sind die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und der Nachweis dazu kann jederzeit dazu erbracht werden.
Damit Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind, oder für das Löschen bzw. Anonymisieren identifiziert werden können, ist vorbereitend eine Klassifizierung der Dokumente durchzuführen.
Zu jeder Klasse ist ein LifeCycle zu hinterlegen. Der DocuWare AutoIndex berechnet auf dieser Basis das Löschdatum und setzt den Auftrag der Löschung. Zusätzlich werden externe Systeme wie Finanzbuchhaltung / Anlagenverzeichnis angebunden.
Zum berechneten Löschdatum gibt es ergänzend einen Lösch-Sperr-Vermerk, damit wichtige Dokumente (als. Beispiel eine Software Lizenz mit unbefristeter Nutzungsdauer und einem Lizenzschlüssel) vor dem automatischen Qualifizieren und Löschen geschützt sind.
Die zum Löschen ermittelten Dokumente stehen den Anwender:innen ab sofort nicht mehr zur Verfügung. Sie werden in einer Aufgabenliste den Verantwortlichen zum Kontrollieren angezeigt, damit eventuelle falsche Qualifizierungen noch festgestellt werden können (DocuWare TaskManager).
Den Rest übernimmt der Datenträger DSGVO-Shredder und dokumentiert das Anonymisieren und Löschen der Dokumente.
Damit Dokumente vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind, oder für das Löschen bzw. Anonymisieren identifiziert werden können, ist vorbereitend eine Klassifizierung der Dokumente durchzuführen.
Zu jeder Klasse ist ein LifeCycle zu hinterlegen. Der DocuWare AutoIndex berechnet auf dieser Basis das Löschdatum und setzt den Auftrag der Löschung. Zusätzlich werden externe Systeme wie Finanzbuchhaltung / Anlagenverzeichnis angebunden.
Zum berechneten Löschdatum gibt es ergänzend einen Lösch-Sperr-Vermerk, damit wichtige Dokumente (als. Beispiel eine Software Lizenz mit unbefristeter Nutzungsdauer und einem Lizenzschlüssel) vor dem automatischen Qualifizieren und Löschen geschützt sind.
Die zum Löschen ermittelten Dokumente stehen den Anwender:innen ab sofort nicht mehr zur Verfügung. Sie werden in einer Aufgabenliste den Verantwortlichen zum Kontrollieren angezeigt, damit eventuelle falsche Qualifizierungen noch festgestellt werden können (DocuWare TaskManager).
Den Rest übernimmt der Datenträger DSGVO-Shredder und dokumentiert das Anonymisieren und Löschen der Dokumente.
Nutzen Sie noch heute alle Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements und profitieren Sie davon! Archivieren, prüfen, teilen und verwalten Sie Ihre Unterlagen digital.
Wie das funktioniertб zeigen wir Ihnen gerne während einer unverbindlichen Webpräsentation.
