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Integration Immoware / DocuWare

Integration mit Immoware und DocuWare

     Ohne eine leistungsfähige Dokumentenmanagement-Software ist eine effiziente Verwaltung von Immobilien und Liegenschaften nicht mehr zu bewerkstelligen.  Durch die vollständige Integration von DocuWare in die Immoware ist es gelungen, Dokumente mit Objekten, Bestandnehmern, Wohnungsinteressenten, Schadensmeldungen usw. zu verknüpfen und somit direkt aus  Immoware heraus, jederzeit – ohne langes Suchen – auf DocuWare zugreifen zu können: man findet die Dokumente genau dort, wo man sie erwartet. Dies gilt für alle Arten von Dokumenten, von Bauplänen, Fotos und Bewerbungen für eine Wohnung  bis hin zu Bescheiden von Behörden, Verträgen, Abrechnungen, Eingangsrechnungen etc.

 

Zukunftsicher

Datenaustausch ist HTTP-basiert, nicht an spezielle Umgebungen oder Betriebssysteme gebunden.

Schnell

HTTP-Caching-Methoden sorgen für beste Performance, Ressourcen stehen in den Fremdanwendungen sofort bereit

Geschützt

Die Übertragung der Daten bei der Kommunikation mit dem Plattform Service ist per SSL/TLS gesichert.

Plus tablet device
posteingang

Erforderliche Programme&Module

Optionen

 

  • Intelligent Indexing
  • AutoIndex
  • Connect to Outlook
  • Task Manager
  • Express Scan Client

 

  • AutoStamp
  • OutlookSync
  • OutlookWebUrl
  • E-Mail-Robot
  • DateiActiveImport
  • DSGVO Shredder
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objekt_archiveintragungen

Erforderliche Programme&Module

Optionen

 

  • Intelligent Indexing
  • AutoIndex
  • Connect to Outlook
  • Task Manager
  • Express Scan Client

 

  • AutoStamp
  • OutlookSync
  • OutlookWebUrl
  • E-Mail-Robot
  • DateiActiveImport
  • DSGVO Shredder
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Funktionsweise

Neben dem beinahe schon De-facto-Standard des Dokument-Routings innerhalb der Immoware (eine Eingangsrechnung wird z.B. zuerst allen verantwortlichen Mitarbeitern vorgelegt, bevor sie in der Buchhaltung landet und gebucht werden darf) sei hier als weiteres Beispiel einer intelligenten Zusammenarbeit zweier Softwaresysteme die Notwendigkeit erwähnt, beim Abschluss eines neuen Mietvertrages alle dafür erforderlichen Unterlagen auf Knopfdruck parat zu haben bzw. deren Vollständigkeit zu überwachen

  • Dokumente, die von Immoware erstellt werden, können ohne weiteres Zutun in DocuWare archiviert werden, wobei die für DocuWare benötigte Indexierung teils automatisch von Immoware beigesteuert wird, teils in Form individueller Templates je Dokumenttyp vordefiniert werden kann.
  • Jede in einem beliebigen Windows-Ordner vorhandene Datei kann per Drag-and-Drop mit einem Immoware-Datenbankrecord verknüpft werden. Durch dieses „Verknüpfen“ wird die Datei automatisch in DocuWare archiviert, wobei Immoware eine Original-DocuWare-Ablagemaske öffnet und einen Großteil der Indexierung bereits vorschlägt, was die weitere manuelle Beschlagwortung auf ein Minimum reduziert.
  • Auch E-Mails können auf diese Art via Immoware in DocuWare abgelegt werden, sie können aber auch direkt über die entsprechenden DocuWare-Funktionen archiviert und dann vollautomatisiert mit Immoware-Datenbankrecords verlinkt werden.
  • Dokumente, die direkt in DocuWare abgelegt werden, werden durch die in Immoware integrierte Archiv-Scanfunktion erkannt und den Mitarbeiter:innen in einem persönlichen Posteingang zur Weiterverarbeitung vorgelegt.
  •  
  • Im Immoware-Posteingang werden alle Dokumente „gesammelt“, die im DocuWare-Archiv neu abgelegt wurden und noch keinem Immoware-Datensatz zugeordnet sind. Der:die für ein Dokument verantwortliche Mitarbeiter:in kann es dann überall dort zuordnen, wo er:sie es später wiederfinden möchte, wobei er:sie die „Standard-Zuordnung“ – die auf Grund der in DocuWare erfolgten Indexierung bereits erfolgt ist – nur mehr durch einen Mausklick zu akzeptieren braucht.
  • Dokumente können auch geroutet werden, d.h. sie können der Reihe nach bestimmten Personen vorgelegt werden, die den Erhalt und die Überprüfung des Dokuments durch einen entsprechenden Stempel bestätigen müssen.
  • Die Informationen, die im Posteingang angezeigt werden, sind die vom DocuWare-Archiv übernommenen Indexfelder! Die Spalten, die angezeigt werden, sind – nach gewohnter Immoware-Manier – Benutzer:innen-bezogen frei wählbar.
  • Um wichtige Dokumente gleich auf den ersten Blick erkennen zu können, können die Posteingangszeilen auf Grund eines selbst festlegbaren Indexeintrags auch farblich hervorgehoben werden.
  •  
  • Dokumente werden auf Grund eines frei wählbaren Indexeintrags automatisch einem:r bestimmten Immoware-Benutzer:in oder auch einem:r für das jeweilige Objekt zuständigen Betreuer:in zugeordnet.
  • Dieser:diese „Default-Empfänger:in“ kann die Dokumente dann mittels entsprechender DocuWare-Stempel weiterverteilen.
  • Je nach Art des Dokuments kann ein Schriftstück auf diese Weise der Reihe nach mehreren verantwortlichen Mitarbeiter:innen vorgelegt werden, bis es letztendlich entweder als „erledigt“ abgelegt wird oder als „zu buchen“ in der Finanzbuchhaltung
  •  
  • Sobald eine Rechnung alle notwendigen Stellen in Ihrem Unternehmen durchlaufen hat und sachlich geprüft ist, kann sie zum Buchen freigegeben werden.
  • Diese Freigabe erfolgt normalerweise so, dass derjenige:diejenige Mitarbeiter:in, der:die für die Freigabe verantwortlich ist, am Dokument einen entsprechenden Stempel anbringt. Dieser Stempel wiederum befüllt ein vorgegebenes Schlagwort mit einem bestimmten Text, anhand dessen die Buchungsfreigabe erkannt wird.
  • Zu buchende Dokumente werden im Zuge des Verbuchens nicht nur auf einem zweiten Bildschirm eingeblendet, sondern Teile der Buchungsmaske (wie z.B. Belegdatum, Objekt, Konto, Rechnungsbetrag….) werden auf Grund der Indexierung des Dokuments automatisch befüllt.
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Funktionsweise

Neben dem beinahe schon De-facto-Standard des Dokument-Routings innerhalb der Immoware (eine Eingangsrechnung wird z.B. zuerst allen verantwortlichen Mitarbeitern vorgelegt, bevor sie in der Buchhaltung landet und gebucht werden darf) sei hier als weiteres Beispiel einer intelligenten Zusammenarbeit zweier Softwaresysteme die Notwendigkeit erwähnt, beim Abschluss eines neuen Mietvertrages alle dafür erforderlichen Unterlagen auf Knopfdruck parat zu haben bzw. deren Vollständigkeit zu überwachen

 

  • Dokumente, die von Immoware erstellt werden, können ohne weiteres Zutun in DocuWare archiviert werden, wobei die für DocuWare benötigte Indexierung teils automatisch von Immoware beigesteuert wird, teils in Form individueller Templates je Dokumenttyp vordefiniert werden kann.
  • Jede in einem beliebigen Windows-Ordner vorhandene Datei kann per Drag-and-Drop mit einem Immoware-Datenbankrecord verknüpft werden. Durch dieses „Verknüpfen“ wird die Datei automatisch in DocuWare archiviert, wobei Immoware eine Original-DocuWare-Ablagemaske öffnet und einen Großteil der Indexierung bereits vorschlägt, was die weitere manuelle Beschlagwortung auf ein Minimum reduziert.
  • Auch Emails können auf diese Art via Immoware in DocuWare abgelegt werden, sie können aber auch direkt über die entsprechenden DocuWare-Funktionen archiviert und dann vollautomatisiert mit Immoware-Datenbankrecords verlinkt werden.
  • Dokumente, die direkt in DocuWare abgelegt werden, werden durch die in Immoware integrierte Archiv-Scanfunktion erkannt und den Mitarbeitern in einem persönlichen Posteingang zur Weiterverarbeitung vorgelegt.
  • Im Immoware-Posteingang werden alle Dokumente „gesammelt“, die im DocuWare-Archiv neu abgelegt wurden und noch keinem Immoware-Datensatz zugeordnet sind. Der:die für ein Dokument verantwortliche Mitarbeiter:in kann es dann überall dort zuordnen, wo er:sie es später wiederfinden möchte, wobei er:sie die „Standard-Zuordnung“ – die auf Grund der in DocuWare erfolgten Indexierung bereits erfolgt ist – nur mehr durch einen Mausklick zu akzeptieren braucht.
  • Dokumente können auch geroutet werden, d.h. sie können der Reihe nach bestimmten Personen vorgelegt werden, die den Erhalt und die Überprüfung des Dokuments durch einen entsprechenden Stempel bestätigen müssen.
  • Die Informationen, die im Posteingang angezeigt werden, sind die vom DocuWare-Archiv übernommenen Indexfelder! Die Spalten, die angezeigt werden, sind – nach gewohnter Immoware-Manier – Benutzer:innen-bezogen frei wählbar.
  • Um wichtige Dokumente gleich auf den ersten Blick erkennen zu können, können die Posteingangszeilen auf Grund eines selbst festlegbaren Indexeintrags auch farblich hervorgehoben werden.
  • Dokumente werden auf Grund eines frei wählbaren Indexeintrags automatisch einem:r bestimmten Immoware-Benutzer:in oder auch einem:r für das jeweilige Objekt zuständigen Betreuer:in zugeordnet.
  • Dieser:diese „Default-Empfänger:in“ kann die Dokumente dann mittels entsprechender DocuWare-Stempel weiterverteilen.
  • Je nach Art des Dokuments kann ein Schriftstück auf diese Weise der Reihe nach mehreren verantwortlichen Mitarbeiter:innen vorgelegt werden, bis es letztendlich entweder als „erledigt“ abgelegt wird oder als „zu buchen“ in der Finanzbuchhaltung
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  • Sobald eine Rechnung alle notwendigen Stellen in Ihrem Unternehmen durchlaufen hat und sachlich geprüft ist, kann sie zum Buchen freigegeben werden.
  • Diese Freigabe erfolgt normalerweise so, dass derjenige:diejenige Mitarbeiter:in, der:die für die Freigabe verantwortlich ist, am Dokument einen entsprechenden Stempel anbringt. Dieser Stempel wiederum befüllt ein vorgegebenes Schlagwort mit einem bestimmten Text, anhand dessen die Buchungsfreigabe erkannt wird.
  • Zu buchende Dokumente werden im Zuge des Verbuchens nicht nur auf einem zweiten Bildschirm eingeblendet, sondern Teile der Buchungsmaske (wie z.B. Belegdatum, Objekt, Konto, Rechnungsbetrag….) werden auf Grund der Indexierung des Dokuments automatisch befüllt.
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