Der Ansatz von Robotic Process Automation (RPA) ist schnell erklärt: Die Technologie hilft, wiederkehrende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch auszuführen. Diese Aufgaben übernehmen sogenannte „Bots“, indem sie Arbeitsschritte imitieren, ausführen und mit anderen Softwaresystemen interagieren. So unterstützt RPA dabei, sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten in einem Unternehmen konzentrieren zu können. Auch im Finanzsektor haben Verantwortliche das Potential von RPA erkannt. Doch welche Rolle spielt die Technologie im Finanzsektor und wie hoch ist ihr Potential wirklich? Ein Überblick.
Ausführlich erklärt
Was ist Robotic Process Automation (RPA)?
Bei RPA handelt es sich nicht etwa um einen physischen Roboter, sondern vielmehr um ein Software-Programm (Bot), welches sich wiederholende Schritte eines Geschäftsprozesses automatisch ausführt. RPA imitiert den Anwender bei der Durchführung der Arbeitsschritte, indem es die Aktivitäten auf dem Desktop des Anwenders eigenständig durchführt. Die Bots haben dabei eine eigene „Identität“ (beispielsweise arbeiten sie als eigene SAP-Nutzer) und bewegen sich in einer virtuellen Arbeitsumgebung. Dadurch ist es ohne weitere Schnittstellen möglich, im Laufe eines Prozesses mit verschiedenen inkompatiblen Alt- und Neusystemen, Applikationen, Terminals und Desktops zu arbeiten. Inkompatibel können Systeme beispielsweise sein, wenn keine ausreichende Dokumentation vorhanden ist oder wenn sie in einer Programmiersprache entwickelt wurden, mit der nur wenige IT-Spezialisten vertraut sind.
Die drei größten Vorteile von RPA im Finanzsektor
1. Systeme ohne Schnittstellen verbinden
Robotic Process Automation bietet die Möglichkeit, Systeme miteinander zu verbinden, die über keine Schnittstellen zueinander verfügen. Somit lassen sich unter anderem Kundendaten von historisch gewachsenen IT-Landschaften oder Eigenentwicklungen abgreifen, die ein Mitarbeiter sonst mühsam manuell hätte übertragen müssen.
2. Bearbeitungsgeschwindigkeit erhöhen
Angestellte können beispielsweise Kreditanträge mit Hilfe von RPA deutlich schneller abwickeln. Zum einen, weil Bots nonstop verfügbar sind und zum anderen, weil sie die für den Kreditantrag relevanten Kundendaten in Sekundenschnelle aus den verschiedensten Subsystemen zusammentragen können. Ergänzend mit anderen Technologien, zum Beispiel der elektronischen Signatur, lässt sich der gesamte Kreditantrag durchweg digital abbilden.
3. Manuelle Bearbeitungsfehler reduzieren
Übertragungs- oder Bearbeitungsfehler sind bei Bots ausgeschlossen. Erfahrungsgemäß liegt die Fehlerquote durch eine unzulängliche Programmierung eines Bots deutlich unter der, die durch fehlerhafte Eingaben bei manuellen Tätigkeiten eintritt. Finanzdienstleister können Kunden somit eine deutlich höhere Qualität bei der Abwicklung ihrer Anfragen bieten.
Betrachtet man alle drei Vorteile zusammen sind Finanzdienstleister damit in der Lage, Anfragen schneller, effizienter und ressourcenschonender zu bearbeiten.
RPA lässt sich neben den typischen kundenbezogenen Prozessen wie Girokontoerstellung, Kreditvergabe oder Baufinanzierung auch in zahlreichen anderen Bereichen innerhalb des Finanzinstituts abbilden: zum Beispiel im Personalwesen, Risikomanagement oder im zentralen Einkauf.
Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor
Die Anwendungsfelder von RPA im Finanzsektor sind vielfältig. Manuelle, wiederkehrende Prozesse und Daten aus Drittsystemen, die Angestellte manuell übertragen müssen, finden sich in nahezu jedem Fachbereich, zum Beispiel in der Buchhaltung, der Kundenbetreuung oder bei übergreifenden Aufgaben wie der Einhaltung der Compliance. Typische Einsatzszenarien von RPA im Finanzsektor sind:
Abgleich von Daten im Meldewesen
Als Meldewesen wird die gesetzliche Pflicht von Finanzdienstleistern gegenüber der Bankenaufsicht bezeichnet, bestimmte Informationen wie Finanzdaten zu melden. Die Qualität dieser Informationen lässt sich mit einem Bot automatisch überprüfen. Das Regelwerk ist dabei durch den Fachbereich flexibel erweiterbar, womit Anpassungen der Meldungen kein Problem darstellen.
Onboarding neuer Kunden
Beim Kunden-Onboarding müssen Kundendaten in verschiedene Systeme übertragen werden. Ein Bot kann diese Aufgabe mühelos übernehmen.
Überprüfung von Kundenanfragen
Bots können beispielsweise Kunden, deren Accounts aus unterschiedlichsten Gründen gesperrt wurden, unterstützen. Dazu prüft dieser die Sperrgründe in verschiedenen Systemen und ermittelt die auslösende Ursache. Außerdem kann ein Bot eingereichte Kundenunterlagen auf Basis einer Checkliste abgleichen und ermöglicht so eine schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen.
Kriterien für den erfolgreichen Einsatz von RPA in Finanzprozessen
Auch wenn RPA viele Vorteile hat, ist nicht jeder Finanzprozess für diese Technologie geeignet. Ein Finanzinstitut sollte vorab die Kosten und Nutzen abwägen, bevor es sich entscheidet, die RPA-Technologie zu implementieren. Je mehr der folgenden Kriterien zutreffen, desto naheliegender ist es, den Prozess mit RPA zu unterstützen:
- Der Prozess läuft nach einem festen Schema (regelbasiert) ab.
- Der Prozess hat einen hohen manuellen Aufwand und ist wiederkehrend.
- Der Prozess ist bereits digitalisiert. Ist dies nicht der Fall, sind vorgelagerte Schritte (wie die Überführung in eine Digitalisierungsplattform) notwendig.
- Der Prozess weist eine geringe Prozesskomplexität auf.
- Der Prozess ist möglichst wenig von Systemen abhängig, die in naher Zukunft abgelöst oder aktualisiert werden.
Steht die Entscheidung, Prozesse mit RPA zu automatisieren, braucht es eine passende und vor allem gute Lösung. Auf was sollten Finanzdienstleister bei der Fülle von RPA-Tools achten? Die vier Bausteine, die fast alle Akteure in ihre Entscheidungsfindung einbeziehen, sind: Integrationsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Kosten der Lösung.
Die vier wichtigsten Entscheidungsfaktoren
Integrationsfähigkeit
Die RPA Lösung sollte sich gut in die bestehende IT-Landschaft integrieren und mit allen vorhandenen Plattformen und Anwendungen interagieren können. Hierbei ist zu beachten, dass es verschiedene Hosting-Optionen gibt (Cloud oder On-Premises).
Benutzerfreundlichkeit
Die Lösung sollte intuitiv sein, sodass auch Anwender mit geringen Programmierkenntnissen diese leicht bedienen können.
Skalierbarkeit
Die Lösung muss skalierbar und abteilungsübergreifend anwendbar sein. Der Einsatz von RPA für einen einzelnen automatisierten Prozess ist oft zu aufwendig und lohnt sich daher nicht.
Kosten
Die verschiedenen RPA-Anbieter unterscheiden sich stark in ihren Preismodellen. So gibt es neben den klassischen Lizenzmodellen zum Beispiel auch Pay-Per-Use-Modelle, bei der nur für die tatsächliche Nutzung gezahlt wird.
Fest steht, dass dem Einsatz von RPA immer eine Kosten-Nutzen-Abwägung vorausgeht. Beinhaltet ein Prozess beispielsweise viele Schritte, die nicht regelbasiert oder wiederkehrend ablaufen, übersteigen die Kosten zur Programmierung des Bots manchmal den eigentlichen Nutzen. Deshalb wird RPA oft mit anderen Lösungen zur Prozessautomatisierung ergänzt, die flexibler auf Anforderungen reagieren können. Eine dieser Lösungen ist Digital Process Automation (DPA).
Das Zusammenspiel von RPA und DPA im Finanzsektor
DPA ermöglicht im Gegensatz zu einer isolierten Anwendung von RPA, dass Unternehmen Prozessautomatisierung ganzheitlich und strategisch auf Unternehmensebene umsetzen können. Durch das Einbeziehen weiterer digitaler Technologien lassen sich Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende digitalisieren und in hohem Umfang automatisieren. Daher ist DPA eine sinnvolle, wenn nicht sogar notwendige Erweiterung von RPA.
Am besten lässt sich das Zusammenspiel von DPA und RPA im Finanzsektor an einem Beispiel zeigen: Der Kreditantrag ist ein komplexer Prozess, der mit vielen verschiedenen Aktivitäten einhergeht. Von der Datenerfassung über Abgleiche und Freigaben bis hin zur Archivierung der Unterlagen kommen verschiedene Schritte zusammen. Der zugehörige Workflow wird idealerweise in einer DPA-Plattform umgesetzt, die alle benötigten Abläufe digitalisiert. Sind in diesem Workflow manuelle Interaktionen wie zum Beispiel eine manuelle Nacherfassung von Kundendaten nötig, ist die Integration einer RPA-Lösung sinnvoll. Zudem können in einer DPA-Plattform auch unstrukturierte Daten wie zum Beispiel eine eingehende Mail in natürlicher Sprache mit Rückfragen zum Kreditantrag verarbeitet und für RPA nutzbar gemacht werden.
Ganzheitliche Prozessautomatisierung funktioniert mit RPA nur bedingt
RPA kann im Finanzsektor ein sinnvolles Mittel sein, um Prozessautomatisierung umzusetzen. Die Einsatzszenarien sind vielfältig und Bots helfen, Mitarbeiterkapazitäten und Zeit einzusparen, um sich auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren zu können, sowie Fehler zu vermeiden. Doch die Kosten und Nutzen für den Einsatz von RPA sollten Finanzinstitute vorab gut abwägen. Auch die Auswahl eines geeigneten Tools muss gut überlegt sein. Ist die Digitalisierung im ganzheitlichen Ansatz geplant, kann RPA allein nicht das Patentrezept für Prozessautomatisierung sein. Finanzinstitute sollten in diesem Fall noch andere digitale Lösungen wie DPA hinzuziehen. Denn nur im Zusammenspiel entwickeln Bots ihr volles Potenzial.
