Cristiano Ronaldo ist einer der besten Fußballer der Welt. Dennoch kann er alleine keine Weltmeisterschaft gewinnen. Warum? Weil ein gewonnenes Spiel niemals die Leistung eines einzelnen Spielers ist, sondern immer die eines ganzen Teams. Die Summe der Fähigkeiten aller führt zum Sieg. Sie fragen sich, was das mit der Finanzsoftware Sage und einem DMS zu tun hat? Im übertragenen Sinn eine ganze Menge, denn auch hier kommt es auf die „Teamarbeit“ verschiedener Software-Lösungen an, die Ihr Unternehmen in Sachen Finanzen ganz weit nach vorne bringen.
Wie genau das funktioniert, wie Sie mit Zusatzlösungen die Funktionalität Ihrer Finanzsoftware erhöhen können und welche entscheidenden Vorteile eine Kombination aus Sage und einem Dokumentenmanagement hat, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Mehr Performance durch Workflow-gesteuerte Dokumentenverwaltung
Mit seinen Softwarelösungen für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Handwerksbetriebe unterstützt Sage Unternehmen in allen Vorgängen rund um Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Human Resources und Finanzen. Doch trotz digitaler Bearbeitung fallen hier nach wie vor Unmengen an Papier an: ausgedruckte Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsbelege und vieles mehr. Das ist weder effizient noch nachhaltig – und lässt sich durch die Kombination von Sage-Software und einem DMS vermeiden.
Nahezu die wichtigste Währung eines jeden Unternehmens ist Zeit – vor allem in Form von eingesparter Zeit. Denn je weniger Aufwand für alltägliche Routinearbeiten anfällt, umso mehr Kosten lassen sich sparen. Ein Wunsch, der sich durch die Kombination von Sage und einem DMS schnell in die Realität umsetzen lässt. Denn in die kaufmännische Lösung integriert ermöglicht ein DMS die Workflow-gesteuerte Dokumentenverwaltung, und zwar direkt aus den Masken der Sage-Software. So gestalten sich das Aufrufen und Archivieren sämtlicher Dokumente ganz einfach. Und zwar aus jedem Modul, egal ob aus der Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Personalverwaltung oder Finanzbuchhaltung.
So funktioniert die Kombination aus Sage und DMS
Durch digitale Workflows ermöglicht ein DMS eine zügige, automatisierte und rechtskonforme Bearbeitung sämtlicher Dokumente, mit denen sich ein Betrieb jeden Tag konfrontiert sieht. Ab dem ersten Moment der Nutzung verbessert die Kombination von Sage und einem DMS zum Beispiel die Buchführung in Ihrem Unternehmen entscheidend. Denn die reibungslose Integration des DMS in Sage verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Daten und bildet die Basis dafür, dass alle wichtigen Prozesse etwa Ihrer Buchhaltung, Ihres Personalwesens sowie Ihres Projekt- und Verwaltungsmanagements reibungslos und schnell ablaufen.
So verbessern Sage und DMS in Kombination nicht nur Ihren Service (Stichwort: schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen dank besserer Auffindbarkeit von Dokumenten), sondern helfen Ihnen gleichzeitig, Ihre Mitarbeiter effizienter einzusetzen, die gesamte Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern und Informationen besser zugänglich zu machen. Transparenz im Umgang mit Dokumenten sowie ein wirklich effektives Arbeiten gehören somit fest zum Arbeitsalltag Ihres Unternehmens dazu.
Modernes Arbeiten ist unabhängiges Arbeiten
Fragt man die Arbeitskräfte jüngerer Generationen, deren Anzahl auf dem heutigen Jobmarkt stetig steigt, so steht ein Wunsch ganz oben: flexibles sowie zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten. Das betrifft nahezu alle Branchen und sämtliche Bereiche eines Unternehmens – auch Buchhaltung, Personalabteilung und Customer-Relationship-Management. Für Betriebe, die auf die Arbeit mit Sage in Kombination mit einem DMS setzen, ist das jedoch keine Herausforderung. Vor allem Cloud-basierte DMS-Lösungen sind hier die Zauberworte, da sie auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich sind.
Cloud-basierte DMS-Lösungen ermöglichen einen flexiblen Zugriff auf alle notwendigen Daten sowie eine flexible Ver- und Bearbeitung derselben, ganz unabhängig davon, an welchem Ort sich der entsprechende Mitarbeiter befindet. Gleichzeitig garantiert ein Cloud-basiertes DMS eine hohe IT-Sicherheit, die vor unbefugten Zugriffen schützt. Entsprechende Zertifizierungen, wie beispielsweise SOC 2 oder ähnliche, belegen dies. Zudem erfüllen die DMS-Lösungen alle gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich der Vorgaben zur Archivierung und Speicherung von Dokumenten. Regelmäßige Updates erfolgen ohne Aufwand und sorgen dafür, dass Sie immer die neueste Version des DMS nutzen.
Reibungsloser Datenaustausch bei Cloud- und On-Premises-Lösungen
Ein weiterer Vorteil für alle, die auf eine Kombination von Sage und Cloud-basiertem DMS setzen, ist der bedarfsabhängig skalierbare Speicherplatz. Wer eine Cloud-Lösung nutzt, kann den Speicher mit wenigen Klicks nahezu unendlich erweitern. Da etliche Anbieter auf flexible Kostenmodelle setzen, muss der Nutzer lediglich das zahlen, was er wirklich verbraucht.
Ein zusätzlicher Pluspunkt von Cloud-Lösungen zeigt sich in ihrem kompletten Funktionsumfang. Durch den Wegfall mühseliger Installationen auf Ihren Servern können Sie die Arbeit mit dem DMS direkt und schnell beginnen. Eine Schritt-für-Schritt-Konfiguration, spezielle Konnektor-Module sowie eine individuelle Programmierung machen es möglich. Ganz wichtig ist dabei: Eine Cloud-Lösung ist kein Muss. Denn ein DMS lässt sich auch als On-Premises-Lösung auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur installieren und problemlos an Ihr Sage anbinden.
Sage und DMS – das sind die Kernfunktionen
Finden statt suchen, lautet das Motto für alle, die von der Kombination aus Sage und DMS profitieren. Denn ein DMS unterstützt bei alltäglichen Arbeiten und hilft dabei, wirklich alle Dokumente mittels korrekter, einheitlicher und nachvollziehbarer Archivierung wieder aufzufinden. Und das mit nur wenigen Klicks: Schlüsseldaten wie Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge kann ein DMS direkt und schnell auslesen sowie mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnungen bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor. So sorgt die Verknüpfung von Sage und DMS für die vollständige und ordnungsmäßige Dokumentation aller Geschäftsvorgänge. Sämtliche Buchungsbelege und dazugehörige E-Mails, Geschäftsbriefe oder Verträge lassen sich nach der Archivierung umgehend abrufen.
Vorteilhaft ist, dass Sie direkt über die gewohnte Oberfläche Ihrer Sage-Software komfortabel auf Belege zugreifen, bereits implementierte Suchmasken inklusive Verschlagwortung nutzen und Dokumente weiterbearbeiten können. Ob Sie Dokumente archivieren, suchen oder bearbeiten wollen – die integrierte Sage-DMS-Lösung ist ein Garant für ein schnelles und effektives digitales Arbeiten im ganzen Unternehmen.
