500 Milliarden Euro – so viel könnten Wirtschaft und Verwaltung in Deutschland jährlich sparen. Aber nicht etwa, weil sie einen ausgeklügelten Sparkurs fahren, sondern vielmehr, weil sie investieren. Und zwar in ihre Buchhaltung. Denn die kann mehr, als nur Rechnungen bezahlen und Gehälter überweisen. Eine gut organisierte Buchhaltungsabteilung kann die Effizienz eines gesamten Unternehmens steigern, zu seinem Wachstum beitragen und vor allem Zeit und Geld sparen. Der Schlüsselfaktor, den es dabei zu berücksichtigen gilt, ist teuer, träge und trotzdem einer der beliebtesten Werkstoffe in deutschen Büros – Papier. Doch seit einiger Zeit hat das weiße Blatt eine starke Konkurrenz bekommen: das E-Invoicing.
Geht man ins Detail einer möglichen Investition in die Verwaltung eines Unternehmens, offenbart sich schnell, wo die Chancen des E-Invoicing bzw. der elektronischen Rechnungsstellung im Finanz- und Rechnungswesen liegen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern. Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) wandeln umständliche Verfahren in einfache Workflows um, verlorene Zeit in gut investierte Arbeit und Kosten in verfügbares Kapital – und das ab Tag 1 nach der Einführung. Wie, das zeigen Ihnen diese vier wesentlichen Punkte:
1. Rabatte richtig ausschöpfen
Wer Rechnungen auf Papier via Hauspost durch das Unternehmen befördert, verliert nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Bis eine Rechnung bei demjenigen eintrifft, der entsprechende Güter bestellt hat, und dieser sie geprüft sowie genehmigt hat, vergehen oftmals Wochen. Ein Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Ein intelligentes Dokumenten-Management und die Arbeit mit E-Invoicing können genau das umgehen. Digitale Workflows sorgen dafür, dass jede Eingangsrechnung automatisch an die richtige Stelle gelangen. Zudem ist sichergestellt, dass es auch bei einer Vertretung durch andere, etwa im Fall von Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit, keine Verzögerungen gibt. Mit Hilfe eines solchen flüssigen Workflows lassen sich alle erforderlichen Prüfungen und Genehmigungen schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Bei Rechnungen von zig Hunderttausend Euro summiert sich daraus ein beachtlicher Betrag – zugunsten Ihres Unternehmens!
2. Vermeidung von Überbezahlung
Zeitmangel ist ein großes Problem in vielen Abteilungen des Finanz- und Rechnungswesens – mit verheerenden Folgen. Denn je weniger Zeit Mitarbeiter für die Prüfung von Rechnungen haben, desto weniger akribisch arbeiten sie und übersehen schnell eventuelle Fehler oder falsch berechnete Posten. Am Ende läuft das in eine Überbezahlung zu Gunsten des Rechnungsstellers hinaus. Ein digitales Dokumentenmanagement-System und E-Invoicing können genau das verhindern. Mit einer auf wenige Mausklicks vereinfachten Rechnungsprüfung sind alle relevanten Daten und Dokumente einer Rechnung jederzeit zugänglich. Fragliche Stellen lassen sich damit direkt prüfen und Überbezahlungen vermeiden. So verhelfen ein DMS und E-Invoicing Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern sparen Zeit und schalten mögliche Fehlerquellen aus. Die finanziellen Einsparungen hierbei sind enorm.
3. Sparen von Bußgeldern und Mahnkosten
Eine Rechnung im Papierwust übersehen? Kann passieren, ist ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass man mit digitalem Dokumenten-Management und E-Invoicing einfach und sicher umgehen kann. Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme sorgen zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven, wenn es z.B. um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft dem Unternehmen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein intelligentes DMS Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen.
4. Überflüssige Arbeitsprozesse erkennen und beseitigen
Oft hat das Management eines Unternehmens keinen hundertprozentigen Überblick über die Vorgänge in der Buchhaltung. Die Workflows des Dokumentenmanagement-Systems können da Abhilfe schaffen. Da der Zahlungsprozess gänzlich transparent ist, hat das Management eine bessere Übersicht über die gesamte Rechnungsbearbeitung, kann bei Verzögerungen direkt eingreifen und finanzielle Verluste schon im Vorfeld vermeiden. Zudem protokolliert das DMS alle Zugriffe auf das System und kann zu jeder Zeit Auskunft darüber geben, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat. Das erleichtert die Einteilung von Arbeitsprozessen, macht diese effizienter – und spart am Ende Geld. Hinzu kommt ein großer qualitativer Nutzen, denn von schnelleren Arbeitsprozessen profitieren auch Ihre Kunden. Und zufriedene Kunden kaufen mehr, was wiederum eine Steigerung des Umsatzes bedeutet.
Auf der sicheren Seite – mit digitalem Dokumenten-Management
Seit der Veröffentlichung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU im Jahr 2014 ist E-Invoicing auf dem Vormarsch und gewinnt mehr und mehr an Relevanz, fordert die Richtlinie doch einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Während Bundesbehörden und öffentliche Auftraggeber bis spätestens 2019 alle Vorgaben der Richtlinie erfüllen müssen, haben Unternehmen aus der privaten Wirtschaft noch Zeit. Allerdings müssen auch sie sich an strenge gesetzliche Vorschriften halten, wenn es um die Rechnungsvorgänge in ihrem Unternehmen geht. So sind sie dazu verpflichtet, alle organisatorischen und technischen Abläufe im Zusammenhang mit den digitalen Rechnungen mindestens zehn Jahre in ihrem Originalzustand aufzubewahren, genau zu dokumentieren und ihre Lesbarkeit zu jedem Zeitpunkt zu garantieren.
Wer Teile einer Rechnung oder die gesamte Datei löscht, handelt rechtswidrig. Trotzdem kann es schnell passieren, dass ein Mitarbeiter Dateien – unzureichend gesichert – im Arbeitsprozess versehentlich ändert oder löscht. Eine Archivierung im E-Mail-System reicht da als Sicherheit nicht aus, müssen doch alle Rechnungen in dem Format abgelegt sein, das sie bei ihrer Übermittlung hatten. Auch bei Änderungen in der IT-Struktur des Unternehmens müssen Rechnungen immer vollständig verfügbar bleiben. Eine Forderung, die ein normales Betriebssystem auf dem Computer überhaupt nicht leisten kann. Doch wer an dieser Stelle schon jetzt auf E-Invoicing und ein digitales Dokumentenmanagement-System setzt, hat nicht nur entscheidende Vorteile im Wettbewerb, sondern spart vor allem Geld.
Die Kosten-Nutzen-Rechnung richtig verstehen
Deutsche Unternehmen verschicken pro Jahr 29 Milliarden Rechnungen per Post – ein Kostenfaktor von rund 30 Milliarden Euro. Und das alleine für den Versand. Dazu kommen Erzeugung, Verarbeitung und Ablage der Dokumente sowie die damit zusammenhängende Arbeitszeit plus die Kosten für den Lagerraum etlicher Ordner. Demgegenüber stehen die Anschaffungskosten für eindigitales Dokumentenmanagement-System inklusive E-Invoicing sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten allerdings nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle nämlich die Ermittlung des Return on Investment, den ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann.
Eine Investition in die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens kann also einen großen strategischen Mehrwert liefern, wenn es darum geht, mit E-Invoicing den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern. Studien belegen in diesem Zusammenhang eine Minimierung der Gesamtkosten für die Verarbeitung einer Rechnung von rund 81 %. Und das allein durch die elektronische Rechnungsstellung. Handeln Sie frühzeitig und informieren Sie sich schon jetzt über ein geeignetes Dokumentenmanagement-System, um auch in Ihrer Verwaltung mit E-Invoicing den größtmöglichen finanziellen Nutzen zu generieren.
